Деякі питання організації ведення автоматизованої системи реєстрації гуманітарної допомоги

Кабінет Міністрів України

1. Затвердити Положення про автоматизовану систему реєстрації гуманітарної допомоги, що додається.

2. Абзац третій пункту 4 та пункт 9 Порядку взаємодії центральних і місцевих органів виконавчої влади та Національного банку щодо реалізації Закону України "Про гуманітарну допомогу", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2013 р. № 241 (Офіційний вісник України, 2013 р., № 29, ст. 990; 2016 р., № 6, ст. 308), виключити.

3. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Кабінету Міністрів України згідно з переліком, що додається.

4. Міністерству юстиції, Державній митній службі та іншим центральним органам виконавчої влади на запит Міністерства соціальної політики забезпечити до 15 квітня 2021 р. інформаційну взаємодію власних інформаційно-телекомунікаційних систем з Автоматизованою системою реєстрації гуманітарної допомоги.

5. Міністерству соціальної політики провести організаційні заходи щодо забезпечення з 1 грудня 2020 р. подання виключно в електронній формі та опрацювання інформації та документів, необхідних для реєстрації отримувачів гуманітарної допомоги, визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг.

6. Ця постанова набирає чинності з 1 вересня 2021 р., крім пунктів 2 і 3 цієї постанови, які набирають чинності з 1 жовтня 2021 року.

1. Це Положення визначає основні процеси, суб’єктів та структуру автоматизованої системи реєстрації гуманітарної допомоги, а також умови її функціонування.

2. У цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні:

1) автоматизована система реєстрації гуманітарної допомоги (далі - автоматизована система) - сукупність технічних і програмних засобів, призначених для автоматизації процесів створення, подання, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення електронних документів та електронних копій паперових документів, з використанням засобів кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки з дотриманням вимог Закону України "Про електронні довірчі послуги" та Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 76, ст. 2528), для включення отримувачів гуманітарної допомоги до Єдиного реєстру отримувачів гуманітарної допомоги (далі - Єдиний реєстр), виключення з нього та внесення змін, а також для реєстрації вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг, що визнані гуманітарною допомогою;

2) електронний кабінет автоматизованої системи - частина автоматизованої системи, призначена для авторизованої роботи користувачів системи щодо формування, подання та опрацювання документів в електронному вигляді, інформування про надходження заяв і стан їх опрацювання, прийняте за результатами їх розгляду рішення;

3) заява - електронний документ з накладеним кваліфікованим електронним підписом суб’єкта звернення, поданий ним Мінсоцполітики за допомогою автоматизованої системи через електронний кабінет;

4) інформаційна веб-система автоматизованої системи - частина офіційного веб-сайта Мінсоцполітики, через яку здійснюється формування, ведення Єдиного реєстру та користування ним, що містить відомості про вантажі (товари), кошти, у тому числі в іноземній валюті, виконані роботи, надані послуги, що визнані гуманітарною допомогою або у визнанні яких гуманітарною допомогою відмовлено;

5) інформація, що не підлягає відображенню у відкритому доступі, - зазначені в автоматизованій системі відомості щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії (за наявності) та номера паспорта громадянина України (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті), дати народження, обставин, що підтверджують необхідність отримання гуманітарної допомоги, місця проживання фізичної особи - набувача гуманітарної допомоги (крім відомостей про область, район, населений пункт, район у місті (за наявності);

6) публічна інформація автоматизованої системи - відомості, внесені отримувачами гуманітарної допомоги та уповноваженими особами Мінсоцполітики до автоматизованої системи, та інша інформація в автоматизованій системі реєстрації гуманітарної допомоги, крім інформації, що не підлягає відображенню у відкритому доступі;

7) робоча група з питань гуманітарної допомоги при Мінсоцполітики (далі - робоча група) - постійно діючий консультативно-дорадчий орган, утворений відповідно до пункту 4 Порядку взаємодії центральних і місцевих органів виконавчої влади та Національного банку щодо реалізації Закону України "Про гуманітарну допомогу", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2013 р. № 241 (Офіційний вісник України, 2013 р., № 29, ст. 990; 2016 р., № 6, ст. 308), з метою надання рекомендацій щодо визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про гуманітарну допомогу", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про благодійну діяльність та благодійні організації", "Про захист персональних даних".

3. Ведення автоматизованої системи здійснюється державною мовою.

Інформація в автоматизованій системі розміщується державною мовою, крім випадків, коли зазначені українською мовою офіційні назви іноземних неурядових організацій, представництв, філій іноземної благодійної організації, донорів, прізвища, імена, по батькові (за наявності) керівників донорів, адреси місцезнаходження можуть бути неточними, та інших випадків, передбачених цим Положенням. У такому випадку інформація вноситься українськими та/або латинськими літерами.

4. Автоматизована система використовує систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів для інформаційної взаємодії з Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, Державним реєстром фізичних осіб - платників податків, Єдиним державним інформаційним веб-порталом "Єдине вікно для міжнародної торгівлі", іншими державними електронними інформаційними ресурсами відповідно до єдиних форматів електронних повідомлень та обміну даними системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів.

Автоматизована система може бути інтегрована з іншими інформаційними системами державних органів та органів місцевого самоврядування.

Порядок та умови інформаційної взаємодії з державними електронними інформаційними ресурсами визначаються договорами про інформаційну взаємодію або спільними нормативно-правовими актами суб’єктів електронної взаємодії.

У процесі інформаційної взаємодії суб’єкти електронної взаємодії забезпечують дотримання вимог пунктів 10-11 Положення про електронну взаємодію державних електронних інформаційних ресурсів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2016 р. № 606 (Офіційний вісник України, 2016 р., № 73, ст. 2455).

5. Структура та обсяг даних обміну, вимоги до їх обліку, параметри обміну, вимоги до здійснення контролю, процедури взаємодії інформаційних систем визначаються спільними рішеннями суб’єктів електронної взаємодії, які оформляються відповідно до законодавства.

Електронна взаємодія між суб’єктами, а також автентифікація в автоматизованій системі суб’єктів такої взаємодії здійснюється в електронній формі з використанням електронних довірчих послуг та інтегрованої системи електронної ідентифікації.

6. Основними завданнями автоматизованої системи є:

забезпечення доступу до відомостей Єдиного реєстру;

інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності Мінсоцполітики, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій (далі - місцеві держадміністрації) з питань гуманітарної допомоги та суб'єктів громадського контролю за визнаними гуманітарною допомогою вантажами (товарами), коштами, в тому числі в іноземній валюті, виконаними роботами, наданими послугами;

ведення обліку отримувачів гуманітарної допомоги та вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг;

забезпечення подання отримувачем гуманітарної допомоги електронних документів;

реєстрація та прийняття до розгляду електронних документів;

забезпечення електронної взаємодії під час процесу прийняття Мінсоцполітики рішень за погодженням із Держмитслужбою, ДПС, МОЗ, Мінекономіки, Мінфіном, Міноборони, ДСНС, МВС, Національною поліцією, Національним банком - через відповідних уповноважених осіб зазначених та інших органів - членів робочої групи;

забезпечення збереження всієї інформації щодо взаємодії отримувача гуманітарної допомоги, Мінсоцполітики, місцевих держадміністрацій;

автоматичне інформування отримувача гуманітарної допомоги через його електронний кабінет та/або на електронну адресу про стан розгляду та опрацювання поданих ним документів та прийнятого за результатами їх розгляду рішення;

управління правами доступу до інформації в автоматизованій системі;

забезпечення обліку і контролю за отриманням, розподілом, використанням за цільовим призначенням гуманітарної допомоги.

7. Автоматизована система призначена для:

адміністрування та ведення Єдиного реєстру;

оброблення даних, отриманих у процесі приймання, реєстрації, опрацювання та розгляду електронних документів, які подаються для включення заявників до Єдиного реєстру, визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг;

надання безпосереднього оперативного доступу членам робочої групи до поданих отримувачами документів щодо визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, виконаних робіт, наданих послуг;

надання користувачам автоматизованої системи інформації про хід опрацювання заяви (прийняття електронних документів до розгляду та рішень за результатами розгляду);

подання отримувачем гуманітарної допомоги документів про зміну даних, що стосуються відповідного отримувача гуманітарної допомоги та визнаних гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг, - для прийняття Мінсоцполітики рішення про внесення відповідних змін до автоматизованої системи;

організації погодження проектів рішень про визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг з Держмитслужбою, ДПС, МОЗ, Мінекономіки, Мінфіном, Міноборони, ДСНС, МВС, Національною поліцією, Національним банком - через відповідних уповноважених осіб зазначених та інших органів - членів робочої групи;

здійснення контролю виконання протокольних доручень робочої групи;

суспільного контролю над розподілом гуманітарної допомоги та її використанням за цільовим призначенням;

надання користувачам автоматизованої системи доступу до інформаційної бази даних реєстрації гуманітарної допомоги з метою здійснення пошукових та аналітичних функцій відповідно до рівня доступу користувачів автоматизованої системи;

візуалізації інформації у вигляді електронних карт;

формування статистичних даних на підставі наявних в автоматизованій системі інформаційних даних (щомісячних, щоквартальних, піврічних та річних статистичних звітів);

проведення аналізу статистичних даних інформаційних ресурсів та автоматичної зміни образу об’єкта залежно від зміни його характеристик, масштабу та деталізації картографічної інформації в інформаційних ресурсах;

зберігання електронних документів та їх підготовку до передачі в електронний архів;

забезпечення комплексного захисту інформації (у тому числі персональних даних), що зберігається в базах даних автоматизованої системи.

8. Інформаційний ресурс автоматизованої системи - інформація, створена у процесі діяльності Мінсоцполітики, щодо:

визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг;

контролю за отриманням, розподілом, використанням за цільовим призначенням, підготовкою статистичної звітності, обліком гуманітарної допомоги, визнаної такою рішенням Мінсоцполітики або місцевих держадміністрацій;

даних, що вносяться до Єдиного реєстру.

9. Оброблення персональних даних, що містяться в інформаційних ресурсах автоматизованої системи, проводиться відповідно до вимог Закону України "Про захист персональних даних".

10. Власником автоматизованої системи є держава в особі Мінсоцполітики, розпорядником автоматизованої системи є Мінсоцполітики, що розробляє організаційні, методологічні засади ведення автоматизованої системи та забезпечує її ефективне функціонування, зокрема організовує інформаційну взаємодію з електронними інформаційними ресурсами (інформаційними системами) Мінсоцполітики, Мін’юсту, ДПС, Держмитслужби, інших центральних органів виконавчої влади з метою належного ведення автоматизованої системи.

11. Функції адміністратора автоматизованої системи виконує державне підприємство, що належить до сфери управління Мінсоцполітики.

12. Адміністратор автоматизованої системи забезпечує:

технічне та технологічне супроводження програмного забезпечення автоматизованої системи;

функціонування програмного забезпечення (його впровадження, оновлення, модифікацію);

ведення обліку користувачів, блокування та анулювання доступу авторизованим користувачам до інформації;

збереження і захист інформації від несанкціонованого доступу, знищення, модифікації та блокування доступу до неї шляхом вжиття організаційних і технічних заходів, упровадження засобів та методів технічного захисту інформації;

координацію функціонування складових автоматизованої системи;

автоматичне знеособлення конфіденційної інформації про фізичну особу - набувача гуманітарної допомоги під час автоматичного розміщення такої інформації в публічному доступі.

13. Рішення про надання, припинення та анулювання права доступу до даних автоматизованої системи уповноваженим особам Мінсоцполітики та членам робочої групи приймається головою робочої групи.

Адміністратор автоматизованої системи надає право доступу до автоматизованої системи, припиняє та анулює права доступу уповноваженим особам Мінсоцполітики і членам робочої групи на підставі рішення голови робочої групи.

14. Користувачами автоматизованої системи є:

1) адміністратори - працівники державного підприємства, що належить до сфери управління Мінсоцполітики, які відповідають за налаштування автоматизованої системи, надання доступу користувачам до автоматизованої системи, підтримують її роботу та яким в установленому порядку надано право доступу до інформації в автоматизованій системі;

2) отримувачі гуманітарної допомоги - зареєстровані користувачі, що мають доступ до електронного кабінету користувача та публічної інформації автоматизованої системи, можуть подавати через електронний кабінет звітність та документи щодо визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг;

3) публічні користувачі - фізичні та юридичні особи, які мають вільний доступ у режимі он-лайн до публічної інформації автоматизованої системи та можуть проводити пошук, переглядати та зберігати електронні дані, подавати документи для реєстрації їх як отримувачів гуманітарної допомоги;

4) уповноважені особи Мінсоцполітики - працівники міністерства, які мають право доступу до інформації в автоматизованій системі через електронний кабінет з використанням власного кваліфікованого електронного підпису і на яких покладено повноваження з ведення Єдиного реєстру та реєстру вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг, що визнані гуманітарною допомогою;

5) члени робочої групи - посадові особи органів виконавчої влади, які уповноважені розглядати питання щодо визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг і яким в установленому порядку надано право доступу до інформації в автоматизованій системі.

15. Електронна ідентифікація користувача в автоматизованій системі проводиться з дотриманням вимог Закону України "Про електронні довірчі послуги" та Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 76, ст. 2528), через інтегровану систему електронної ідентифікації.

16. Кожна дія авторизованого користувача та адміністратора на інформаційних ресурсах автоматизованої системи фіксується у спеціальному електронному журналі.

17. Мінсоцполітики цілодобово забезпечує на власному офіційному веб-сайті вільний та безоплатний доступ до інформації автоматизованої системи у формі відкритих даних з можливістю перегляду, пошуку, визначення параметрів пошуку, завантаження, копіювання з використанням поширених веб-оглядачів та редакторів, а саме:

1) найменування, прізвища, імені, по батькові (за наявності) керівника, коду згідно з ЄДРПОУ, місцезнаходження юридичної особи - отримувача гуманітарної допомоги;

2) найменування, прізвища, імені, по батькові (за наявності) керівника, коду згідно з ЄДРПОУ, місцезнаходження юридичної особи - набувача гуманітарної допомоги;

3) найменування, місцезнаходження донора гуманітарної допомоги із зазначенням країни, прізвища, імені, по батькові (за наявності) керівника або посадової особи, уповноваженої підписувати документи юридичної особи - донора гуманітарної допомоги;

4) країни, прізвища, імені, по батькові (за наявності) фізичної особи - донора гуманітарної допомоги;

5) номера, дати прийняття рішення про включення до Єдиного реєстру;

6) номера, дати прийняття рішення про визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг.

18. Будь-яка фізична особа може за допомогою автоматизованого розсилання автоматизованої системи безоплатно отримувати на електронну адресу повну інформацію, що стосується включення особи як потенційного набувача гуманітарної допомоги до її плану розподілу та як набувача гуманітарної допомоги - до звіту про її розподіл, а також встановлювати/вимикати автоматичне блокування можливості позначення такої особи як набувача гуманітарної допомоги. Ідентифікація особи проводиться з дотриманням вимог Закону України "Про електронні довірчі послуги" та Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749, або за реєстраційним номером облікової картки платника податків, або серією (за наявності) та номером паспорта громадянина України (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті).

У разі безпідставного позначення особи як набувача гуманітарної допомоги внаслідок помилки або підроблення документів така особа може звернутися до робочої групи із заявою у паперовій або електронній формі про перевірку зазначених обставин та виключення себе з відповідного плану (звіту) про розподіл гуманітарної допомоги. У разі виявлення посадовою особою ознак підроблення документів така особа звертається з відповідною заявою до правоохоронних органів.

19. Пошук інформації та документів у автоматизованій системі проводиться за принципом збігу всіх ідентифікаторів пошуку та/або окремого із зазначених ідентифікаторів пошуку щодо:

1) отримувача гуманітарної допомоги:

найменування;

код згідно з ЄДРПОУ;

номер в Єдиному реєстрі;

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) керівника отримувача гуманітарної допомоги;

місцезнаходження;

номер телефону;

2) вантажу:

вага;

товарна група;

товарна позиція;

стан товарів (нові/що були у вжитку (залежно від групи товару);

3) транспортних засобів:

стан транспортних засобів (нові / що були у вжитку);

вид (за призначенням, за використанням енергії), категорія, марка, модель, VIN-код, власник (власники із зазначенням частки кожного);

4) коштів:

сума коштів;

валюта;

5) найменування робіт / послуг;

6) донора:

найменування;

країна реєстрації головного офісу донора;

країна відправлення гуманітарної допомоги;

реєстраційний номер (ідентифікаційний код) з торговельного, банківського, судового реєстру або будь-якого іншого офіційного документа, який підтверджує реєстрацію в країні, в якій зареєстровано (розташовано) головний офіс юридичної особи;

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) керівника донора, посадової особи, уповноваженої підписувати документи юридичної особи - донора гуманітарної допомоги;

номер телефону;

7) юридичних осіб - набувачів гуманітарної допомоги:

найменування;

місцезнаходження (район, населений пункт, район у місті (за наявності), вулиця, номер будинку, номер квартири/офісу/іншого приміщення);

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) керівника;

8) фізичних осіб - набувачів гуманітарної допомоги:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

місцезнаходження набувача (район, населений пункт, район у місті (за наявності); для фізичних осіб - набувачів гуманітарної допомоги, які проживають на тимчасово окупованих територіях, - район, населений пункт з поміткою "тимчасово окупована територія України"); у населених пунктах, у яких проживає менше ніж 100 осіб, - дані про прізвище, власне ім’я, по батькові фізичної особи - набувача гуманітарної допомоги для публічного доступу знеособлюються, в автоматизованій системі зазначається лише кількість осіб - набувачів гуманітарної допомоги, їх стать і вік;

9) дата (період) подання документів для прийняття рішення щодо гуманітарної допомоги;

10) дата (період) прийняття рішення щодо гуманітарної допомоги;

11) пошук за контекстом.

20. Користувачам автоматизованої системи надається можливість пошуку, перегляду, оброблення, завантаження, копіювання в цілому або частини інформації та документів з автоматизованої системи.

21. Відомості з автоматизованої системи формуються у витяг виключно за допомогою програмних засобів з обов’язковим присвоєнням індексного номера, фіксацією дати та часу їх формування.

Витяг з автоматизованої системи містить інформацію за визначеними ідентифікаторами пошуку із зазначенням актуальної дати та часу його формування або відомості про відсутність такої інформації.

22. Доступ до інформації з автоматизованої системи не потребує авторизації або ідентифікації користувача, забезпечує можливості пошуку, класифікації за визначеними критеріями, завантаження, оброблення даних.

Доступ до інформації з автоматизованої системи надається в режимі он-лайн у форматі відкритих даних.

23. Адміністратор автоматизованої системи проводить комплекс програмних, технологічних та організаційних заходів щодо захисту інформації (у тому числі персональних даних), що міститься в автоматизованій системі, від несанкціонованого доступу.

24. Захист інформації від несанкціонованого доступу передбачає її захист від перехоплення, спотворення, несанкціонованого автоматичного вивантаження, знищення.

25. Адміністратор автоматизованої системи відповідає за збереження інформації, що міститься в автоматизованій системі.

Забезпечення збереження інформації у випадках аварійних ситуацій передбачає щоденне створення резервних копій баз даних.

Відновлення інформації після аварійних ситуацій виконується у тижневий строк.

26. Контроль за дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації під час використання автоматизованої системи здійснює розпорядник автоматизованої системи.

27. До електронного архіву Мінсоцполітики передаються матеріали, внесені до бази даних автоматизованої системи суб’єктами звернення для включення до Єдиного реєстру та визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг незалежно від того, чи прийнято позитивне рішення, чи документи повернуто без розгляду.

28. Передача електронних документів, згідно з якими прийнято рішення про визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг, і повернутих без розгляду документів, на зберігання до електронного архіву, проводиться автоматизованою системою один раз на рік, про що формується відповідний опис.

29. Строк зберігання в електронному архіві документів, згідно з якими прийнято рішення про визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг, і повернутих без розгляду документів, становить десять років.

Строк зберігання в електронному архіві документів, згідно з якими прийнято рішення про визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг, і повернутих без розгляду документів, обчислюється з 1 січня року, що настає за роком передачі документів в електронний архів.

30. Автоматизована система формує здавальний опис документів, розглянутих на засіданні робочої групи, згідно з якими прийнято рішення по суті, і повернутих без розгляду документів, що передані до електронного архіву. Здавальний опис документів містить такі відомості:

номер і дату протоколу засідання робочої групи, на якому розглядалося питання;

номер і дату наказу Мінсоцполітики щодо прийнятого рішення;

зміст обґрунтованих зауважень, які отримувачем не було усунуто;

відомості про донора (країну реєстрації та найменування);

вид і вагу вантажу;

відомості про отримувача (найменування, місцезнаходження, номер в Єдиному реєстрі);

початкову та кінцеву дати розгляду отриманих документів (дату надходження, дату і підстави надсилання на доопрацювання);

дату передачі до електронного архіву.

31. Електронні документи (заява і документи, необхідні для включення до Єдиного реєстру, та для визнання вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг гуманітарною допомогою) подаються Мінсоцполітики користувачами, авторизованими в автоматизованій системі, шляхом заповнення електронних форм і завантаження копій паперових документів в електронному кабінеті через інформаційну веб-систему автоматизованої системи.

32. Зареєстровані користувачі мають право:

доступу до електронного кабінету після автентифікації отримувача гуманітарної допомоги з використанням кваліфікованого електронного підпису уповноваженої особи отримувача гуманітарної допомоги або печатки;

створювати, змінювати та видаляти чернетки документів в електронному кабінеті;

подавати та переглядати подані ними електронні документи;

отримувати в електронному кабінеті та/або на електронну адресу повідомлення про підтвердження подання документів, інші повідомлення від уповноважених осіб Мінсоцполітики;

надсилати через електронний кабінет звернення до адміністратора про надання роз’яснень з технічних питань користування автоматизованою системою.

33. Документи, наявні тільки в паперовій формі, додаються до заяви у форматі PDF/A із створеним кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи отримувача гуманітарної допомоги або печатки.

34. У разі подання до автоматизованої системи електронних документів документи на паперових носіях не подаються.

Члени робочої групи не мають права без відповідного протокольного рішення робочої групи вимагати від отримувачів гуманітарної допомоги будь-які документи.

35. Інформація та документи, внесені (подані) до автоматизованої системи суб’єктом звернення, зберігаються в автоматизованій системі і одразу після внесення (подання, підписання) автоматично оприлюднюються (за винятком інформації, що не підлягає відображенню у відкритому доступі, яка в разі оприлюднення підлягає автоматичному знеособленню) у публічній інформації автоматизованої системи.

36. Юридична особа для реєстрації в Єдиному реєстрі через електронний кабінет автоматизованої системи:

1) заповнює електронну форму заяви про реєстрацію юридичної особи отримувачем гуманітарної допомоги із зазначенням коду згідно з ЄДРПОУ;

2) зазначає необхідну інформацію та завантажує електронні документи, передбачені пунктами 43-45 цього Положення;

3) завантажує копію установчого документа у форматі PDF/A, якщо такий документ не оприлюднено на порталі електронних сервісів відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

37. Іноземна неурядова (благодійна) організація, її відокремлений підрозділ, представництво, філія, а також представництво, філія іноземної благодійної організації, акредитованої в Україні (далі - іноземна організація), для реєстрації в Єдиному реєстрі через електронний кабінет автоматизованої системи та з використанням кваліфікованого електронного підпису:

1) заповнює електронну форму заяви про реєстрацію іноземної організації отримувачем гуманітарної допомоги, в якій зазначаються:

ідентифікаційний код/податковий номер (у разі наявності);

повне найменування українськими та/або латинськими літерами;

місцезнаходження в Україні;

номер телефону;

електронна адреса;

відомості про керівника (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), посада);

відомості про осіб, уповноважених вчиняти дії від імені іноземної організації (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), посада (за наявності);

код/номер з торговельного, банківського, судового або іншого офіційного реєстру, який підтверджує реєстрацію в країні, де розташовано головний офіс іноземної організації;

країну реєстрації головного офісу іноземної організації та місцезнаходження головного офісу (українськими та/або латинськими літерами);

2) зазначає інформацію та завантажує документи, передбачені пунктами 43-45 цього Положення;

3) завантажує копію установчого документа у форматі PDF/A або свідоцтва про акредитацію установленого зразка, засвідченого у визначеному порядку (крім випадків, коли акредитацію проведено відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань"), або підтвердження щодо реєстрації в МЗС.

38. Дипломатичне представництво, консульська установа іноземної держави або представництво міжнародної організації в Україні (далі - іноземне представництво) для реєстрації в Єдиному реєстрі через автоматизовану систему та з використанням кваліфікованого електронного підпису уповноваженої особи, визначеної іноземним представництвом:

1) заповнює електронну форму заяви про реєстрацію іноземного представництва отримувачем гуманітарної допомоги, в якій зазначаються:

повне найменування українськими та/або латинськими літерами;

місцезнаходження в Україні українськими та/або латинськими літерами;

номер телефону;

електронна адреса;

відомості про керівника (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), посада);

відомості про осіб, уповноважених вчиняти дії від імені іноземного представництва (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), посада (за наявності);

країна реєстрації головного офісу іноземного представництва та місцезнаходження головного офісу (українськими та/або латинськими літерами);

2) зазначає інформацію та завантажує документи, передбачені пунктами 43-45 цього Положення.

39. Мінсоцполітики після внесення відомостей, зазначених у пунктах 36-38 цього Положення, в порядку інформаційної взаємодії з Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань отримує необхідну інформацію (дані) про особу заявника за повідомленим ним у заяві кодом згідно з ЄДРПОУ та одночасно з рішенням про визнання вантажів (товарів), коштів, у тому числі в іноземній валюті, виконаних робіт, наданих послуг гуманітарною допомогою приймає рішення про реєстрацію отримувача гуманітарної допомоги.

40. Якщо відомості, зазначені в пунктах 36-38 цього Положення, подано не в повному обсязі або оформлено з порушенням вимог законодавства, або якщо вантажі (товари), кошти, у тому числі в іноземній валюті, виконані роботи, надані послуги не визнано гуманітарною допомогою, Мінсоцполітики приймає рішення про необхідність надсилання на доопрацювання документів щодо включення юридичної особи до Єдиного реєстру. Таке рішення надсилається заявнику не пізніше ніж протягом трьох робочих днів з дня його прийняття через автоматизовану систему.

41. До Єдиного реєстру вноситься зазначена у підпункті 1 пункту 36 цього Положення інформація про юридичну особу - отримувача гуманітарної допомоги.

У разі внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб - підприємств та громадських формувань змін про юридичну особу - отримувача гуманітарної допомоги така юридична особа зобов’язана протягом десяти календарних днів подати через автоматизовану систему електронну заяву про внесення змін до Єдиного реєстру, в якій зазначаються змінені відомості, та завантажити підтвердні документи (крім установчого документа, оприлюдненого на порталі електронних сервісів відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань").

42. Рішення про виключення отримувача гуманітарної допомоги з Єдиного реєстру приймається Мінсоцполітики в разі:

документального підтвердження факту порушення отримувачем гуманітарної допомоги законодавства про гуманітарну допомогу;

подання отримувачем гуманітарної допомоги заяви про виключення його з Єдиного реєстру;

ліквідації юридичної особи, яка є отримувачем гуманітарної допомоги;

неподання звітів про розподіл та використання гуманітарної допомоги за формою, затвердженою Мінсоцполітики.

Рішення про повторне включення до Єдиного реєстру юридичної особи, яка порушила законодавство про гуманітарну допомогу, може бути прийняте не раніше ніж через шість місяців після прийняття рішення про її виключення.

43. Для розгляду питання про визнання гуманітарною допомогою вантажів (товарів) отримувач гуманітарної допомоги через автоматизовану систему:

1) заповнює електронну форму заяви про визнання вантажів (товарів) гуманітарною допомогою та про письмову згоду отримувача гуманітарної допомоги на її одержання, в якій зазначаються:

повне найменування такого отримувача гуманітарної допомоги;

місцезнаходження, номер телефону;

код згідно з ЄДРПОУ (за наявності);

номер в Єдиному реєстрі (за наявності);

товарна група вантажу (товарів), її характеристики та деталізований склад згідно з даними ДК 021:2015 та/або УКТЗЕД, вага кожної товарної групи. При цьому для окремих груп вантажу зазначаються додатково інші відомості, а саме для:

- продуктів харчування - найменування продуктів, строк придатності;

- одягу - новий або такий, що був у вжитку (відсоток зносу);

- взуття - нове або таке, що було у вжитку (відсоток зносу), кількість пар - для нового взуття;

- виробів санітарно-гігієнічного призначення та засобів гігієни - строк придатності;

- лікарських засобів - строк придатності;

- медичного устаткування та обладнання - нове або таке, що було у вжитку (відсоток зносу), строк експлуатації;

- меблів та речей домашнього вжитку - нові або такі, що були у вжитку (відсоток зносу);

- побутової техніки та приладів - нові або такі, що були у вжитку (відсоток зносу), строк експлуатації;

- будівельних матеріалів - нові або такі, що були у вжитку (відсоток зносу);

- іграшок - нові або такі, що були у вжитку (відсоток зносу);

- транспортних засобів - нові або такі, що були у вжитку (рік введення в експлуатацію), вид (за призначенням, за використання енергії), категорія за класом, марка, модель, номерний знак, VIN-код, номер двигуна, номер кузова, номер шасі (рами), дата першої реєстрації (рік виробництва), вартість, власник (власники із зазначенням частки кожного).

Також зазначаються інші характеристики вантажу, які отримувач гуманітарної допомоги вважає за необхідне зазначити;

країна реєстрації донора; країна відправлення гуманітарної допомоги; повне найменування українськими та/або латинськими літерами; реєстраційний номер (ідентифікаційний код) з торговельного, банківського, судового реєстру або іншого офіційного документа, який підтверджує країну реєстрації юридичної особи; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) керівника донора, який прийняв рішення про відправлення вантажу (товарів), або посадової особи, уповноваженої підписувати документи юридичної особи - донора гуманітарної допомоги;

2) зазначає номер і дату:

письмової пропозиції донора про надання гуманітарної допомоги;

вичерпного переліку складу вантажу із зазначенням його кількості та ваги за кожною позицією, зокрема рахунка-фактури або інвойса; пакувального листа або специфікації на вантаж;

інших супровідних документів, у тому числі визначених підпунктом 7 цього пункту Положення (за наявності);

3) завантажує копії:

письмової пропозиції донора щодо надання гуманітарної допомоги (дарчого документа);

документів із зазначенням вичерпного переліку складу вантажу, його кількості та ваги за кожною позицією, зокрема:

рахунка-фактури або інвойса;

пакувального листа або специфікації на вантаж;

інших супровідних документів;

листів набувачів - юридичних осіб щодо потреби в гуманітарній допомозі (окремо щодо кожного);

4) складає план розподілу гуманітарної допомоги між набувачами (крім іноземних організацій та іноземних представництв), в якому зазначається:

розподіл між набувачами - юридичними особами (щодо кожного), а саме: повне найменування набувача; код згідно з ЄДРПОУ; місцезнаходження набувача (район, населений пункт, район у місті (за наявності), вулиця, номер будинку, номер квартири/офісу); номер телефону набувача; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) керівника набувача; перелік товарів, що входять до складу вантажу; вага та/або кількість товарів, що входять до складу вантажу за кожною товарною групою;

та/або орієнтовна кількість набувачів - фізичних осіб;

5) проставляє відмітку "Підтверджую свою згоду на одержання гуманітарної допомоги та підтверджую обізнаність про кримінальну відповідальність за ухилення від сплати податків, зборів (обов’язкових платежів) (стаття 212 Кримінального кодексу України) та підроблення документів, печаток, штампів та бланків, збут або використання підроблених документів, печаток, штампів (стаття 358 Кримінального кодексу України)";

6) завантажує копії листів центральних органів виконавчої влади, місцевої держадміністрації стосовно доцільності визнання вантажу (товарів) гуманітарною допомогою із зазначенням отримувача допомоги, складу вантажу, його ваги та обґрунтуванням потреби в гуманітарній допомозі (за наявності);

7) залежно від складу вантажу завантажує:

копії документів, наданих донором, які підтверджують якість і безпеку товарів гуманітарної допомоги (довідка про проведення епідеміологічної та санітарної обробки (дезінфекції), інформація про стан і якість товарів, що були у вжитку, із зазначенням відсотка їх зносу; довідка про строки придатності продуктів харчування, засобів гігієни, лікарських засобів тощо);

копії реєстраційних і технічних документів на транспортний засіб, зокрема свідоцтва про реєстрацію (технічного паспорта) або технічного талона та інших документів на транспортний засіб, виданих уповноваженими органами країни донора, із зазначенням права власності донора на транспортний засіб та відміткою про зняття його з обліку, інформацію уповноваженого органу про відсутність відомостей щодо викрадення або розшуку транспортного засобу;

міжнародну товарно-транспортну накладну (за наявності).

44. Для прийняття рішення про визнання гуманітарною допомогою коштів, у тому числі в іноземній валюті, отримувач гуманітарної допомоги через автоматизовану систему:

1) заповнює електронну форму заяви про визнання коштів гуманітарною допомогою та про письмову згоду отримувача гуманітарної допомоги на її одержання, в якій зазначає:

повне найменування отримувача гуманітарної допомоги; місцезнаходження, номер телефону; код згідно з ЄДРПОУ (за наявності); номер в Єдиному реєстрі (за наявності);

суму коштів та валюту;

країну реєстрації донора; країну відправлення гуманітарної допомоги; повне найменування (українськими та/або латинськими літерами); реєстраційний номер (ідентифікаційний код) з торговельного, банківського, судового реєстру або іншого офіційного документа, який підтверджує країну реєстрації юридичної особи; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) керівника донора, який прийняв рішення про відправлення коштів, або посадової особи, уповноваженої підписувати документи юридичної особи - донора гуманітарної допомоги;

2) зазначає номер і дату:

письмової пропозиції донора щодо надання гуманітарної допомоги;

інших супровідних документів (за наявності);

3) завантажує копії:

письмової пропозиції донора про надання гуманітарної допомоги;

дозволу про надання інформації щодо перерахування коштів, визнаних гуманітарною допомогою, відповідно до статті 62 Закону України "Про банки і банківську діяльність";

доручення на перерахування коштів в іноземній валюті на рахунок в іноземній валюті отримувача гуманітарної допомоги із зазначенням напряму їх використання;

листів набувачів - юридичних осіб щодо потреби в гуманітарній допомозі (щодо кожного набувача);

4) складає план розподілу коштів між набувачами, в якому зазначається:

загальна сума коштів та валюта;

відомості про розподіл між набувачами - юридичними особами (щодо кожного), а саме: повне найменування набувача; місцезнаходження набувача (район, населений пункт, район у місті (за наявності), вулиця, номер будинку, номер квартири/офісу); номер телефону набувача; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) керівника набувача; сума коштів;

відомості про орієнтовний розподіл між набувачами - фізичними особами (щодо кожного набувача), а саме: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) набувача; місцезнаходження набувача (район, населений пункт, район у місті (за наявності), вулиця, номер будинку, номер квартири); номер телефону набувача; обставини, об’єктивні потреби, що підтверджують необхідність отримання гуманітарної допомоги набувачем; сума коштів і валюта;

5) проставляє відмітку "Підтверджую свою згоду на одержання гуманітарної допомоги та підтверджую обізнаність про кримінальну відповідальність за ухилення від сплати податків, зборів (обов’язкових платежів) (стаття 212 Кримінального кодексу України) та підроблення документів, печаток, штампів та бланків, збут або використання підроблених документів, печаток, штампів (стаття 358 Кримінального кодексу України)";

6) завантажує копії листів центральних органів виконавчої влади, місцевої держадміністрації стосовно доцільності визнання коштів гуманітарною допомогою із зазначенням отримувача допомоги, суми коштів, валюти та обґрунтуванням потреби в гуманітарній допомозі для відповідного регіону (за наявності).

45. Для розгляду питання про визнання гуманітарною допомогою робіт/послуг отримувач гуманітарної допомоги через автоматизовану систему:

1) заповнює електронну форму заяви про визнання робіт/послуг гуманітарною допомогою та про письмову згоду отримувача гуманітарної допомоги на її одержання, в якій зазначається: