Конвертування здійснюється у присутності особи служби діловодства, на яку покладено контроль за організацією конвертування.
Найменування файлів конвертованих електронних документів відрізняються від найменування файлу оригінального електронного документа тільки ідентифікатором номера версії конвертування.
Завершується конвертування електронного документа накладанням на конвертовані дані кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, особи, яка здійснювала конвертування, та особи, яка контролювала процес конвертування електронних документів та конвертованих електронних документів.
( абзац шостий пункту 9 глави 5 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
10. На підставі електронного акта про знищення конвертованих електронних документів служба інформаційних технологій здійснює видалення з ІАС установи конвертованих електронних документів, імена файлів яких зазначені в цьому акті.
Видалення конвертованих електронних документів з XML-документів здійснює служба діловодства установи відповідно до пункту 11 цієї глави.
Служба діловодства установи забезпечує зберігання в РМК електронного документа відомостей про конвертацію електронного документа: ім'я та посилання на файл конвертованого електронного документа, дата його конвертування; дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів; ім'я файлу з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на цей файл в ІАС установи; (власне ім'я, прізвище) і посада особи, яка здійснила конвертування, та (власне ім'я, прізвище) і посада особи, яка здійснювала контроль за конвертуванням; формат файлу до конвертування; формат файлу після конвертування; дата знищення файлу конвертованого електронного документа; дата та індекс акта про знищення конвертованого електронного документа; (власне ім'я, прізвище) і посада особи, що здійснила знищення.
11. На підставі електронного акта про внесення змін до XML-документів, які містять електронні документи, що перебувають на оперативному або архівному зберіганні, служба діловодства або архів установи здійснює додавання до відповідного XML-документа конвертованих електронних документів та метаданих, що описують процес конвертування.
Якщо в XML-документі вже зберігаються дві попередні версії конвертованих електронних документів, то перед додаванням до нього нової версії конвертованого електронного документа з XML-документа видаляється менша за номером версія конвертованого електронного документа.
Редагування XML-документа завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, осіб, на яких покладено функції зі створення XML-документа у діловодстві установи та архівного електронного документа в архіві установи.
( абзац третій пункту 11 глави 5 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
6. Створення XML-документа
1. Склад XML-документів, що створюються в установі, визначається службою діловодства установи та затверджується розпорядчим документом керівника установи.
2. За організацію створення XML-документів в установі відповідає служба інформаційних технологій.
3. За створення XML-документів у діловодстві установи відповідає служба діловодства, а для архівного зберігання електронних документів - архів установи.
XML-документи створюються за відповідними еталонними XML-схемами в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються відповідно до законодавства.
4. Для створення XML-документів в автоматичному режимі служба діловодства повинна забезпечити зберігання в РМК реквізитів електронних документів та їх метаданих, що визначені пунктом 1 глави 3 цього розділу. Структура РМК електронних документів узгоджується із структурою еталонної XML-схеми та роботою спеціального програмного забезпечення, що використовується для створення XML-документів. Вимоги до цього програмного забезпечення визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
5. Спеціальні програмні засоби, що використовуються для створення XML-документів, забезпечують можливість перевірити відповідальним за створення XML-документа всі необхідні відомості для створення XML-документа, що зберігаються в ІАС установи (РМК електронних документів), шляхом їх відтворення за допомогою технічних засобів.
6. Файли, з яких складається електронний документ і які належать до електронного документа (файл основного електронного документа, електронні документи з додатками, конвертовані електронні документи та файли кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, якими підписані електронні документи та реквізити, що були створені після створення електронних документів), перед додаванням до відповідного компонента XML-документа кодуються у символьний формат відповідно до специфікації Base64 в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються іншими нормативно-правовими актами.
( пункт 6 глави 6 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
7. Кодування електронних документів у символьний формат не здійснюється у таких випадках:
якщо вхідний XML-документ засвідчено кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи, яка підписала розпорядчий документ, що міститься в цьому XML-документі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Такий вхідний електронний документ додається до іншого XML-документа, створюваного в установі, в первинному символьному вигляді разом з накладеним на них кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
( абзац другий пункту 7 глави 6 розділу ІІ у редакції наказу Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
якщо створюється архівний електронний XML-документ з XML-документа для оперативного зберігання електронного документа. Елементи XML-документа для оперативного зберігання електронного документа, відповідні аналогічним елементам із структури архівного електронного XML-документа, додаються до останнього у незмінному вигляді;
якщо створюється обліковий електронний XML-документ, структура якого не передбачає попереднього створення електронних документів у форматі, що визначається Переліком форматів.
8. Склад файлів XML-документа визначається у пунктах 1 - 3 глави 3 та пункті 1 глави 5 цього розділу.
( пункт 8 глави 6 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 10.04.2025 р. № 1019/5 )
9. Створення XML-документа завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи, яка створила цей документ у структурному підрозділі установи або архіві установи залежно від призначення документа.
( пункт 9 глави 6 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
10. XML-документ, що містить розпорядчий електронний документ (постанова, рішення, наказ, розпорядження), разом з додатком (положення, правила, інструкція тощо) у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу підписує особа, яка засвідчила цей розпорядчий електронний документ.
III. Організація електронного документообігу та виконання документів
1. Вимоги до електронного документообігу
1. Порядок організації електронного документообігу визначається інструкцією з діловодства установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
2. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
3. Організація документообігу в умовах застосування засобів автоматизації діловодства забезпечує сумісність традиційного та автоматизованого опрацювання документів із можливостями цих засобів.
4. База даних або інша організація зберігання даних в ІАС установи створюється виключно для підвищення ефективності роботи з документами в установі і не може підміняти ті реквізити документа, які повинні створюватися відповідно до чинних правил опрацювання оригіналу документа з відповідним носієм інформації.
2. Вимоги до уніфікації інформаційних об'єктів електронного документообігу
1. Для спрощення обміну електронними документами між установами, де впроваджені різні ІАС, та забезпечення тривалого збереження електронних документів усі електронні документи створюються у форматах, що визначаються Переліком форматів.
2. Для однозначної ідентифікації електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об'єкта йому присвоюється унікальне ім'я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.
3. Усі реквізити електронного документа, що створені після його підписання, оформлюються окремими інформаційними об'єктами та зберігаються в РМК документа.
4. Одному електронному документу в ІАС установи відповідає одна РМК (один запис у відповідній базі даних установи).
5. Для управління документаційними процесами, пов'язаними з електронними документами, в РМК електронних документів додають метадані, визначені у Форматі електронного повідомлення.
6. Для надсилання вихідних електронних документів створюється XML-документ. Цей документ створюється за еталонною XML-схемою, що відповідає Формату електронного повідомлення.
Відмітки про внутрішнє погодження проєкту електронного документа разом з їх кваліфікованими електронними підписами або удосконаленими електронними підписами, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, не включаються до вихідного XML-документа.
( абзац другий пункту 6 глави 2 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, від 16.03.2026 р. № 677/5 )
7. Для однозначної ідентифікації в електронному документообігу XML-документа, що відповідає Формату електронного повідомлення, як самостійного інформаційного об'єкта йому присвоюється унікальне ім'я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.
8. Еталонна XML-схема Формату електронного повідомлення реалізується в ІАС установи для надсилання вихідних електронних документів і витягування вхідних електронних документів із XML-документа, що надходить до установи.
9. Для оперативного зберігання електронного документа використовується еталонна XML-схема архівного електронного документа, що створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства з урахуванням Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.
10. XML-документ, призначений для оперативного зберігання електронного документа, створюється з відповідних елементів XML-схеми архівного електронного документа, що визначені Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.
11. XML-документ для оперативного зберігання електронного документа призначений для об'єднання в одному файлі усіх файлів, з яких складається електронний документ (він може складатися з різних електронних документів), файлів конвертованих копій електронного документа, реквізитів, що були створені після підписання, затвердження (отримання) електронного документа, та метаданих.
12. Для однозначної ідентифікації XML-документа для оперативного зберігання електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об'єкта його файлу присвоюється унікальне ім'я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.
Якщо такий XML-документ створений в установі, то ім'я його файлу збігається з ім'ям файлу того електронного документа, що міститься в XML-документі.
Якщо такий XML-документ створений з вхідного електронного документа, то ім'я його файлу створюється заново з використанням дати та реєстраційного індексу, що були надані цьому електронному документу в установі.
13. Для підготовки електронного документа до архівного зберігання створюється архівний електронний XML-документ за відповідною йому еталонною XML-схемою, що визначається Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів. Елементи цього XML-документа, що були створені в XML-документі для оперативного зберігання електронного документа, не створюються, а додаються до архівного електронного XML-документа із XML-документа для оперативного зберігання електронного документа.
14. Для забезпечення можливості однозначної ідентифікації архівного електронного XML-документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об'єкта його файлу присвоюється унікальне ім'я відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203 (далі - Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів).
15. Для забезпечення відтворення електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у часі їх конвертують у новий формат при зміні Переліку форматів.
3. Доставка електронних документів
1. Доставка електронних документів до установи відбувається відповідно до вимог, визначених законодавством щодо обміну електронними документами (даними) між установами. ІАС установи забезпечує приймання вхідних та передавання вихідних електронних документів відповідно до таких вимог.
У разі відсутності законодавчого врегулювання цього питання доставка електронних документів до установи відбувається за домовленістю відправника-отримувача з використанням будь-яких носіїв інформації, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації.
2. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано службою діловодства.
Якщо електронні документи надходять з носіями, видалення інформації з яких без знищення носія неможливе (CD-R, DVD-R, BD-R тощо), то після збереження електронного документа в централізованому сховищі установи такий носій підлягає знищенню методом, що не дозволяє його відновлення, не пізніше ніж через 30 календарних днів після його отримання.
3. Для забезпечення безпеки ІАС установи приймання та технічна перевірка електронних документів здійснюються за допомогою відокремленої від основної ІАС автоматизованої системи зі створеною в її складі комплексною системою захисту інформації з підтвердженою відповідністю у встановленому законодавством України порядку.
4. Технічна перевірка вхідного електронного документа
1. Служба діловодства забезпечує технічну перевірку вхідного XML-документа, який містить файли електронного документа, додаткові реквізити електронного документа та метадані життєвого циклу електронного документа.
2. Технічну перевірку електронного документа здійснює працівник служби діловодства установи, на якого покладено функцію приймання вхідних електронних документів.
3. Технічне забезпечення перевірки електронних документів в установі покладається на службу інформаційних технологій установи.
4. Технічна перевірка здійснюється у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час або якщо електронний документ надійшов до установи наприкінці робочого дня. У цьому випадку дозволяється розпочати перевірку таких електронних документів з наступного робочого дня.
Робочий час, після якого дозволяється переносити технічну перевірку на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи, виходячи з обсягів вхідних електронних документів та технологічного часу, що в середньому витрачається на їх перевірку.
5. Технічна перевірка XML-документа складається з перевірки файлу XML-документа та всіх електронних документів, що містяться у ньому.
5. Технічна перевірка файлу XML-документа
1. Технічна перевірка файлу XML-документа здійснюється в такій послідовності:
перевірка цілісності та автентичності XML-документа;
перевірка імені файлу XML-документа;
перевірка на відсутність шкідливого програмного коду в XML-документі;
перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі;
перевірка на відтворення даних з XML-документа.
2. Перевірка цілісності та автентичності XML-документа проводиться шляхом перевірки накладеного на нього кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
( пункт 2 глави 5 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
3. Перевірка імені файлу XML-документа на відповідність Вимогам щодо найменування файлів електронних документів та Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів здійснюється шляхом послідовної перевірки правильності заповнення всіх груп елементів імені файлу XML-документа.
4. Перевірка XML-документа на відсутність шкідливого програмного коду проводиться відповідно до вимог законодавства з питань технічного захисту інформації.
5. Перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі, створеній відповідно до вимог, визначених у Форматі електронного повідомлення, або згідно з Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів залежно від призначення XML-документа, проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
6. Перевірка на можливість відтворення інформації з XML-документа проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів витягування (декодування) з XML-документа файлів електронних документів, реквізитів, що не містяться у файлах електронних документів, файлах кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, та метаданих.
( абзац перший пункту 6 глави 5 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
Вимоги до програмних засобів, що використовуються для декодування файлів електронних документів та кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, визначаються установою під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
( абзац другий пункту 6 глави 5 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
Під час цієї перевірки проводиться відтворення метаданих та реквізитів, що не містяться у файлі електронних документів, у формі, придатній для сприймання їх змісту людиною, за допомогою спеціального апаратно-програмного забезпечення, вимоги до якого визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи.
6. Технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі
1. Технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, здійснюється в такій самій послідовності, що й перевірка самого XML-документа, яка визначена у пунктах 1 - 4 глави 5 цього розділу. Далі проводиться перевірка форматів файлів електронних документів на відповідність форматам, визначеним Переліком форматів. Завершується технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, послідовністю дій, визначених у пункті 6 глави 5 цього розділу.
2. При негативних результатах будь-якої із зазначених перевірок перевірка електронного документа припиняється. Подальша послідовність дій визначена у пункті 5 цієї глави.
3. За результатами технічної перевірки електронного документа складається звіт про технічну перевірку електронних документів (додаток 5), який створюється у форматі для текстових електронних документів.
( абзац перший пункту 3 глави 6 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
Вимоги до найменування файлу звіту про технічну перевірку електронних документів визначаються відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів, наведених у додатку 4 до цього Порядку, та Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів.
4. У РМК електронного документа фіксуються відомості про ім'я файлу XML-документа та про підставу для прийняття вхідного електронного документа: дата, індекс звіту про технічну перевірку електронних документів, ім'я файлу з цим документом та посилання на цей файл в ІАС установи.
5. Інформаційні об'єкти, що вважалися електронними документами до початку технічної перевірки, але не є електронними документами за результатами технічної перевірки, як такі, що не відповідають вимогам законодавства України до електронних документів, знищуються на підставі електронного акта про знищення відхиленого вхідного електронного документа (додаток 6) методом, який не дозволяє відновлення інформації.
( абзац перший пункту 5 глави 6 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів, визначеному Переліком форматів.
Вимоги до найменування файлу електронного акта про знищення відхилених вхідних електронних документів наведено в ідентифікаторах облікових електронних документів (додаток 4) та у Вимогах щодо найменування файлів електронних облікових документів.
Метод знищення електронних документів визначається при розробленні технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
6. Відомості про відхилені вхідні електронні документи реєструються в електронному журналі реєстрації відхилених вхідних електронних документів (додаток 7), у якому зазначаються дата знищення електронного документа та кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи, яка здійснила його знищення.
( пункт 6 глави 6 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, від 16.03.2026 р. № 677/5 )
7. Електронне повідомлення про доставку / отримання / реєстрацію / відмову в реєстрації електронного документа адресатом вхідного електронного документа
1. Після технічної перевірки вхідного електронного документа працівником служби діловодства, відповідальним за опрацювання вхідних електронних документів, створюється електронне повідомлення про доставку / отримання / реєстрацію / відмову в реєстрації електронного документа адресатом цього електронного документа, яке надсилається його відправнику (автору).
2. Пункт 2 глави 7 розділу ІІІ виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, у зв'язку з цим пункти 3, 4 вважати відповідно пунктами 2, 3 )
2. За необхідності електронне повідомлення про доставку / отримання / реєстрацію електронного документа адресатом вхідних електронних документів (додаток 8) та електронне повідомлення про відмову в реєстрації вхідних електронних документів (додаток 9) із зазначенням причин відмову в реєстрації електронних документів створюються на підставі звіту про технічну перевірку електронних документів і підписуються посадовою особою, яка створила електронне повідомлення, або іншою посадовою особою, визначеною інструкцією з діловодства установи.
( пункт 2 глави 7 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
3. Пункт 3 глави 7 розділу ІІІ виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
8. Попередній розгляд електронних документів
1. Надіслані не за адресою електронні документи опрацьовуються з урахуванням вимог, визначених у пункті 5 глави 6 цього розділу. Виявлення електронних документів, надісланих не за адресою, встановлюється під час перевірок, зазначених у пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу: найменування установи у метаданих XML-документа та у реквізиті "Адресат" не відповідають найменуванню установи, до якої документ надійшов.
2. Подальші дії при виявленні відсутності додатків, зазначених в електронному документі, або їх окремих аркушів, а також помилок в оформленні електронного документа, встановлених за перевірками, визначеними у пункті 2 глави 5, пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу, що унеможливлює його виконання (відсутність кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, грифа затвердження), визначаються відповідно до вимог, зазначених у пункті 5 глави 6 цього розділу.
( пункт 2 глави 8 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, від 16.03.2026 р. № 677/5 )
3. Попередній розгляд електронних документів проводиться за допомогою технічних засобів відтворення змісту цих документів у вигляді, що сприймається людиною.
4. Попередній розгляд електронних документів здійснюється одразу після проведення їх технічної перевірки, порядок якої визначений у пункті 5 глави 4 цього розділу, або не пізніше наступного дня, якщо перевірка електронних документів завершилась наприкінці робочого дня і робочого часу осіб, що проводять попередній розгляд документів, не вистачає для здійснення її впродовж поточного робочого дня. Робочий час, після закінчення якого дозволяється переносити попередній розгляд електронних документів на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням норм перенесення технічної перевірки електронних документів, визначених у пункті 4 глави 4 цього розділу.
5. Попередній розгляд вхідного документа з паперовим носієм завершується його реєстрацією відповідно до пункту 6 глави 9 розділу цього розділу та створенням його цифрової копії (сканування, фотографування), що додається до ІАС. Після цього документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у паперовій формі направляється службою діловодства до відповідного структурного підрозділу установи.
( главу 8 розділу ІІІ доповнено пунктом 5 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
9. Реєстрація електронних документів
1. Для електронних документів в установах застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація разом з документами з іншими носіями інформації.
2. Під час реєстрації електронних документів використовується форма РМК для відтворення реквізитів та метаданих електронного документа у паперовій формі або іншими засобами, наприклад на екрані комп'ютера.
3. Під час реєстрації електронного документа йому присвоюється реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера електронного документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі.
4. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів є технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на них кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки. Спочатку забезпечується проставляння у створюваному електронному документі дати і його реєстраційного індексу, за необхідності здійснюється конвертування проєкту електронного документа, якщо формат його проєкту не збігається з форматом, визначеним Переліком форматів, що повинен відповідати типу створюваного документа, а потім виконується накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, відповідно до пунктів 1 - 4 глави 4 розділу II цього Порядку.
( абзац перший пункту 4 глави 9 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
На час накладання на створюваний (внутрішній, вихідний) електронний документ кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, ІАС повинна унеможливити реєстрацію в установі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.
( абзац другий пункту 4 глави 9 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
Якщо електронний документ не був підписаний, його реєстрація скасовується, відомості про це фіксуються службою діловодства в РМК електронного документа, а скасований реєстраційний індекс електронного документа використовується для реєстрації наступного документа.
Особливості вилучення/знищення РМК та розміщених у них електронних документів, які помилково зареєстровані або під час створення/реєстрації яких виникли технічні помилки/збої в ІАС, можуть бути встановлені інструкцією з діловодства установи.
( пункт 4 глави 9 розділу ІІІ доповнено абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
5. Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється одразу після його технічної перевірки відповідно до пункту 4 глави 4 цього розділу та попереднього розгляду службою діловодства установи відповідно до пунктів 1 - 4 глави 8 цього розділу.
6. Реєстрація та підписання електронних документів, які є спільними документами двох і більше установ, здійснюються за таким порядком:
установа-ініціатор електронного документа надсилає до установ, що повинні підписати цей документ, остаточну узгоджену версію проєкту цього документа;
якщо всі установи згодні підписати цей електронний документ, вони у робочому порядку повідомляють установу-ініціатора про власний реєстраційний номер спільного електронного документа на день його підписання;
служба діловодства установи-ініціатора створює загальний реєстраційний індекс спільного електронного документа, аналогічний для спільних документів у паперовій формі. Для цього в ІАС установи передбачається інтерфейс для введення цього реєстраційного індексу, який додається до проєкту спільного електронного документа в одному технологічному процесі, разом з конвертацією проєкту, створенням унікального імені його файлу та накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
( абзац четвертий пункту 6 глави 9 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, від 16.03.2026 р. № 677/5 )
накладання першого кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на спільний електронний документ в установі-ініціаторі здійснюється відповідно до пунктів 1 - 4 глави 4 розділу II цього Порядку;
( абзац п'ятий пункту 6 глави 9 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
створений електронний документ надсилається до установи, яка повинна наступною накласти свій кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на нього;
( абзац шостий пункту 6 глави 9 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
електронний документ надсилається від установи до установи разом з накладеними на нього кваліфікованими електронними підписами або удосконаленими електронними підписами, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, в аналогічному порядку підписання таких документів у паперовій формі;
( абзац сьомий пункту 6 глави 9 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
установа, що остання накладає на спільний електронний документ кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, створює XML-документ відповідно до положень пунктів 3 - 10 глави 6 розділу II цього Порядку та надсилає цей документ до всіх установ, що підписали спільний електронний документ;
( абзац восьмий пункту 6 глави 9 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
служби діловодства установ, що затверджують спільний електронний документ, організовують процес його створення від накладання першого кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, до останнього таким чином, щоб він відбувся протягом одного робочого дня.
( абзац дев'ятий пункту 6 глави 9 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
10. Організація проходження електронних документів та їх виконання
1. Для забезпечення роботи з електронними документами та своєчасного їх виконання в установі визначаються (розробляються) та затверджуються схеми проходження електронних документів між підрозділами установи для всіх видів документів. Відповідно до цих схем працівникам надається доступ до електронних документів відповідно до пунктів 1 - 3 глави 4 розділу IV цього Порядку.
Розробка схем проходження електронних документів здійснюється з урахуванням положення про установу та її структурні підрозділи, згідно з розпорядчими документами про розподіл обов'язків між керівником установи та його заступниками, посадовими інструкціями, класифікаторами питань діяльності установи, номенклатурою справ.
2. Пункт 2 глави 10 розділу III виключено
( пункт 2 глави 10 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, виключено згідно з наказом Міністерства юстиції України від 10.04.2025 р. № 1019/5, у зв'язку з цим пункти 3 - 13 вважати відповідно пунктами 2 - 12 )
2. Після попереднього розгляду електронного документа та реєстрації електронного документа залежно від схем проходження електронних документів служба діловодства повідомляє керівництво або працівників установи про надходження електронних документів та посилання на їх файли в ІАС установи.
3. Технологія повідомлення працівників установи визначається при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
За організацію системи повідомлення працівників установи відповідає служба інформаційних технологій установи.
4. За результатами розгляду електронного документа керівництво установи або керівник підрозділу установи чи визначена посадова особа створює електронну резолюцію, яка додається до РМК електронного документа та складається з таких елементів:
( абзац перший пункту 4 глави 10 розділу ІІІ у редакції наказу Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
1) дати резолюції;
( пункт 4 глави 10 розділу ІІІ доповнено новим абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
2) прізвища, власного імені головного виконавця (розробника), співвиконавця, якому (яким) доручають виконання документа;
( пункт 4 глави 10 розділу ІІІ доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
3) змісту завдання;
( пункт 4 глави 10 розділу ІІІ доповнено новим абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
4) строку виконання.
( пункт 4 глави 10 розділу ІІІ доповнено новим абзацом п'ятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
Електронні документи доводяться до виконавців засобами ІАС на підставі накладених на них електронних резолюцій. Для визначення в резолюції головного виконавця документа в ІАС проставляється позначка "Головний виконавець".
( пункт 4 глави 10 розділу ІІІ доповнено новим абзацом шостим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
Зміна резолюції здійснюється шляхом створення нової резолюції її автором. Для виконання завдання, зазначеного в резолюції, головному виконавцю (розробнику) надається право залучати до співпраці інших співвиконавців та координувати їх роботу.
( пункт 4 глави 10 розділу ІІІ доповнено новим абзацом сьомим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5, у зв'язку з цим абзац другий вважати абзацом восьмим )
Для автоматичного додавання резолюції до РМК електронного документа в ІАС установи має бути передбачено відповідний інтерфейс, що забезпечує керівництво установи можливістю вводу тексту резолюції, вибору переліку виконавців та накладання на резолюцію кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
( абзац восьмий пункту 4 глави 10 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
5. За створеною резолюцією ІАС установи повинна забезпечувати автоматичне формування та надсилання повідомлень виконавцям, зазначеним у резолюції, а також службі діловодства. Таке повідомлення повинно містити зміст резолюції, ім'я файлу електронного документа, до якого була створена резолюція, та посилання на цей файл в ІАС установи. Повідомлення виконавцю є підставою для автоматичного надання йому доступу до електронного документа, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації. Якщо доступ надається автоматично, відомості про це автоматично надсилаються до служби діловодства установи.
( абзац перший пункту 5 глави 10 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р. № 4527/5 )
За надання своєчасного доступу виконавцю до електронного документа відповідає служба інформаційних технологій установи.
6. Надання доступу до електронного документа виконавцю з іншого структурного підрозділу в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства.
7. Доступ до електронних документів, що підлягають контролю, надається іншим структурним підрозділам або іншим виконавцям тільки за узгодженням зі службою діловодства, підрозділом або посадовою особою, відповідальним(ою) за контроль (далі - служба контролю). Для цього виконавець, який ініціює передавання електронного документа, повідомляє про це службу діловодства або службу контролю у спосіб, визначений у пункті 4 цієї глави.
Надання доступу до електронних документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря). Ця особа зобов'язана внести відповідні зміни в РМК електронного документа.
Облік електронних документів, доступ до яких передається з одного структурного підрозділу установи до іншого (в одному підрозділі скасовується, а в іншому надається), забезпечується відповідними відмітками в РМК електронних документів. За своєчасне додавання цих відомостей до РМК електронних документів відповідає служба діловодства установи.
Надання/скасування доступу до електронних документів, що не передбачено затвердженою в установі схемою проходження електронного документа, здійснює служба інформаційних технологій за відповідним повідомленням служби діловодства.
8. Головний виконавець, відповідальний за виконання електронного документа, організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту електронного документа, керуючись відповідними затвердженими установою схемами проходження електронних документів. Якщо проходження електронного документа потребує корегування, головний виконавець узгоджує це із службою діловодства установи.
Разом з проєктом електронного документа в ІАС установи створюється нова РМК до нового електронного документа, файлу проєкту електронного документа надається ім'я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів залежно від призначення документа (внутрішній, вихідний), і в новій РМК фіксується посилання на файл проєкту електронного документа в ІАС установи.
Співвиконавцям надається доступ до проєкту електронного документа, що зберігається в ІАС установи, централізовано. ІАС установи повинна забезпечити виконавців можливістю спільного редагування одного і того ж проєкту електронного документа, передавання між собою пропозицій в електронній формі та повідомлень про зміну проєкту електронного документа.
9. Перед поданням проєкту електронного документа на підпис керівникові виконавець зобов'язаний перевірити правильність його складання та оформлення, уточнити вказані дані, посилання на нормативно-правові акти, наявність необхідних віз і додатків. Якщо додатки пояснюють або доповнюють зміст основного документа, виконавець об'єднує їх з основним документом в одному файлі проєкту електронного документа відповідно до пункту 4 глави 2 розділу II цього Порядку.
10. Працівник, відповідальний за виконання електронного документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі відомості про невиконані документи та поінформувати службу контролю про передавання доступу до електронних документів, що контролюються, іншому виконавцеві.
При цьому передавання особистих ключів кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником на час його відпустки не допускається.
( абзац другий пункту 10 глави 10 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
До РМК електронного документа вноситься відповідна відмітка в порядку, визначеному пунктом 8 цієї глави.
11. Після створення остаточної редакції проєкту електронного документа головний виконавець повідомляє про це службу діловодства та надсилає його на підпис за схемою проходження, визначеною в установі для відповідного виду електронного документа. За встановленою послідовністю керівникам установи або структурних підрозділів надається доступ до проєкту електронного документа (електронний документ). Для цього їм надсилається повідомлення, що містить посилання на файл проєкту електронного документа та файли всіх документів, на підставі яких цей проєкт було складено.
12. Накладання на документ першого кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відбувається згідно з вимогами, визначеними у пунктах 5 - 7 глави 2 та пунктах 1 - 4 глави 4 розділу II цього Порядку. Інші підписи накладаються на ті самі дані, на які було накладено перший підпис.
( абзац перший пункту 12 глави 10 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами і наступний підписувач, починаючи з другого, ініціює скасування оформлення поданого йому на підпис документа через поважні причини (виявлено серйозні недоліки або помилки, документ необхідно суттєво доповнити або змінити, створення документа необхідно скасувати тощо), ця посадова особа (керівник) надсилає до служби діловодства та головного виконавця повідомлення, в якому дає розпорядження про доопрацювання електронного документа із зазначенням нового строку виконання.
Служба діловодства відповідно до отриманого розпорядження керівника установи або іншої посадової особи здійснює контроль за внесенням змін до проєкту електронного документа головним виконавцем електронного документа, його повторним проходженням, підписанням та засвідченням.
Головний виконавець відповідно до отриманого розпорядження посадової особи (керівника) вносить зміни до проєкту електронного документа та повторює процес проходження, підписання та засвідчення електронного документа відповідно до пунктів 1 - 13 цієї глави.
Службою діловодства вносяться відповідні відмітки до РМК електронного документа: новий строк виконання електронного документа та відомості про зміни строку (дата, зміст, власне ім'я, прізвище) і посада особи, яка видала розпорядження).
Службою діловодства до служби інформаційних технологій надсилається копія повідомлення з розпорядженням керівника, яка на підставі цього повідомлення здійснює видалення із ІАС установи електронного документа, підписаного попередніми підписувачами.
11. Організація контролю за виконанням електронних документів
1. Безпосередній контроль за виконанням електронних документів покладається на службу контролю, яка створюється відповідно до інструкції з діловодства установи.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням електронних документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
2. Індивідуальні строки виконання певних видів електронних документів можуть визначатися у розпорядчому документі керівника установи, резолюції керівництва установи, а також інструкцією з діловодства установи. Установа повинна дотримуватися типових строків виконання документів, установлених законодавством.
Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документів в установі.
3. Контроль за виконанням електронних документів включає: взяття електронних документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку своєчасного доведення електронних документів до виконавців, контроль стану виконання, зняття електронних документів з контролю, направлення виконаного електронного документа до справи, облік, узагальнення й аналіз результатів виконання електронних документів, інформування керівництва про хід та підсумки виконання електронних документів.
Визначення форм і методів контролю в умовах автоматизації роботи здійснюється відповідно до схеми проходження електронного документа.
4. Для здійснення ефективного контролю за виконанням електронних документів виконавець повідомляє службу контролю про всі етапи виконання документів. Для цього в ІАС установи впроваджується підсистема відповідних повідомлень, вимоги до якої визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
Служба контролю вносить всі відповідні відмітки до РМК електронного документа.
5. Служба інформаційних технологій відповідає за організацію пошуку відомостей про поточний стан електронних документів і відтворення форм звітності про це на екрані комп'ютера для служби контролю та керівництва установи, наприклад, за формою РМК. Для цього в інтерфейсі ІАС для служби контролю та керівництва установи мають бути передбачені відповідні елементи.
Для здійснення ефективного аналізу результатів виконання електронних документів ІАС установи повинна забезпечувати групування електронних документів за строками їх виконання, виконавцями, кореспондентами або групами електронних документів (розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, доручення вищих державних органів або органу вищого рівня, запити на інформацію тощо).
Якщо встановлено різні строки виконання окремим завданням, зазначеним в електронному документі, ІАС установи дає змогу отримати за запитом служби діловодства, служби контролю, керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення на виконання електронного документа, окрему екранну форму за кожним з цих завдань.
ІАС установи забезпечує виведення окремих екранних форм для кожного з виконавців, якщо вони спільно відповідають за виконання електронного документа.
6. В ІАС установи передбачається автоматичне додавання до РМК електронних документів відомостей про час прочитання повідомлень виконавця, про виконання електронного документа, про надходження пропозицій (зауважень), про зміни в проєкті електронного документа, про час ознайомлення виконавця з електронним документом, з пропозиціями (зауваженнями), проєктом електронного документа.
