пошук та отримання відомостей про державну архівну установу або архівний відділ міської ради, акредитований центр сертифікації ключів з довідникової бази даних автоматизованого робочого місця архівіста, а також оновлення цієї бази даних;
конвертування електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1 - 11 глави 5 розділу II цього Порядку;
передавання архівних електронних справ на постійне зберігання до відповідних державних архівних установ або архівних відділів міських рад відповідно до вимог, визначених у пунктах 5, 6 розділу VIII цього Порядку;
виконання перевірок обкладинки електронних/архівних електронних справ та електронних документів/архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1 - 6 глави 5 розділу III та пункті 3 глави 1 розділу V цього Порядку.
При негативних результатах перевірки будь-якого із зазначених документів працівник архіву установи, що відповідає за перевірку цих документів, у робочому порядку повідомляє про встановлені помилки службу діловодства, яка у робочому порядку організовує усунення виявлених помилок.
Порядок дій для усунення помилок в електронних документах у діловодстві, виявлених під час перевірки цих документів в архіві установи, визначається установою при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
7. Базове системне та прикладне програмне забезпечення повинно відповідати вимогам ліцензування, встановленим чинним законодавством.
8. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати міжсистемний обмін електронними документами з автоматизованими інформаційними системами у форматах, що визначені у пунктах 1 - 10 глави 6 розділу II, пункті 4 глави 1, пунктах 4, 5 глави 2, пункті 3 глави 3, пунктах 2 - 4 глави 4 розділу VII, пункті 6 розділу VIII цього Порядку.
9. У спеціалізованому прикладному програмному забезпеченні автоматизованого робочого місця працівника архіву має бути передбачено можливість розширення переліку форматів (або заміни одних форматів іншими) обміну електронними документами з автоматизованими інформаційними системами шляхом підключення додаткових програмних модулів. Прикладний програмний інтерфейс та правила розробки таких модулів мають бути відкритими і входити в комплект документації автоматизованого робочого місця архівіста.
10. На автоматизованому робочому місці працівника архіву повинно вестись автоматичне протоколювання роботи системи та користувачів.
Заступник директора Департаменту
взаємодії з органами влади |
С. В. Мартиненко |
Додаток 1
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 12 розділу I)
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки електронного документа
Додаток 1 виключено
(згідно з наказом Міністерства юстиції України
від 14 жовтня 2022 року № 4527/5,
у зв'язку з цим додатки 2 - 18 вважати відповідно додатками 1 - 17)
Додаток 1
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу II)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ _________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата _______________ |
АКТ
_______________ № ______
Про конвертування електронних документів
Електронні документи, відібрані для конвертування як такі, що не відповідають Переліку форматів даних електронних документів: |
| N з/п | Ім'я файлу електронного документа до конвертування | Ім'я файлу електронного документа після конвертування | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Найменування посади особи, яка здійснила конвертування електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
| Найменування посади особи, яка контролювала конвертування електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
( додаток 1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 2
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу II)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ _________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата _______________ |
АКТ
_______________ № ________
Про знищення конвертованих електронних документів
Конвертовані електронні документи, відібрані для знищення як такі, що не підлягають обліку та зберіганню |
| N з/п | Ім'я файлу знищеного конвертованого електронного документа |
| 1 | 2 |
| Найменування посади особи, що здійснила знищення конвертованих електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
( додаток 2 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 3
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу II)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ _________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата _______________ |
АКТ
_______________ № ____
Про внесення змін до XML-документів
XML-документи, відібрані для внесення змін до їхнього змісту у зв'язку із створенням нових версій конвертованих електронних документів, що містяться в XML-документах: |
| N з/п | Ім'я файлу XML-документа | Імена файлів конвертованих електронних документів, що додаються до XML-документа* | Імена файлів конвертованих електронних документів, що видаляються з XML-документа** |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
____________
* Підстава: акт про конвертування електронних документів від _______________ № _______.
** Підстава: акт про знищення конвертованих електронних документів від _______________ № _______. |
| Найменування посади особи, що здійснила зміни в XML-документах | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 3 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 4
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу II)
Ідентифікатори облікових електронних документів
| Найменування електронного облікового документа | Ідентифікатор |
| Електронний примірник описів справ постійного зберігання | 001 |
| Електронний акт приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання | 002 |
| Електронний акт про конвертування електронних документів | 003 |
| Електронний акт про знищення конвертованих електронних документів | 004 |
| Електронний акт про внесення змін до XML-документів | 005 |
| Електронний звіт про технічну перевірку електронних документів | 006 |
| Електронний акт про знищення відхилених вхідних електронних документів | 007 |
| Електронний акт про знищення відхилених вихідних електронних документів | 008 |
| Електронний акт про знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду | 009 |
Додаток 5
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 3 глави 6 розділу III)
| Найменування установи |
ЗВІТ
_____________ № ________
Про технічну перевірку електронних документів |
Складено звіт про технічний стан електронних документів, що надійшли на перевірку у кількості
______________________________________________________________________________________
(цифрами і словами)
З них успішно пройшли технічну перевірку: |
| N з/п | Ім'я файлу електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 |
Усього: _________________________________________________________ електронних документів.
(цифрами і словами)
З них виявлено електронні документи, які не пройшли технічну перевірку: |
| N з/п | Ім'я файлу вхідного електронного документа | Підстава* |
| 1 | 2 | 3 |
Усього: _________________________________________________________ електронних документів.
(цифрами і словами) |
| Найменування посади особи, яка здійснила перевірку електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файлу XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код, зазначити ім'я електронного документа; формат файлу електронного документа не відповідає переліку форматів даних; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа. |
( додаток 5 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 6
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 5 глави 6 розділу III)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника служби діловодства установи
________ _________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата _______________ |
АКТ
_______________ № ______
Про знищення відхилених вхідних електронних документів
Електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають реєстрації та зберіганню на підставі звіту про технічну перевірку від _______________ № ____: |
| N з/п | Ім'я файлу електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 |
Найменування посади особи,
що здійснила перевірку вхідних електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
( додаток 6 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 7
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 6 глави 6 розділу III)
ЖУРНАЛ
реєстрації відхилених вхідних електронних документів*
| Дата надходження електронного документа | Кореспондент, дата та індекс одержаного електронного документа | Ім'я файлу електронного документа | Короткий зміст | Дата та індекс електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа | Ім'я файлу та місце його зберігання у системі електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа | Дата знищення відхиленого вхідного електронного документа | Підпис особи, яка знищила відхилений вхідний електронний документ | Дата відправлення та індекс електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
____________
* За необхідності журнал може доповнюватись додатковими графами.
( додаток 7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 8
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 7 розділу III)
Найменування установи
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ | Адресат |
ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № ___
Про отримання вхідних електронних документів
Підтверджуємо одержання електронних документів: |
| N з/п | Ім'я файлу електронного документа | Дата та час надходження | Індекс вхідного документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Найменування посади особи, відповідальної за створення електронного повідомлення | ____________
(підпис) | _______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
( додаток 8 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 9
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 7 розділу III)
Найменування установи
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ | Адресат |
ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № _______
Про відхилення вхідних електронних документів
Одержані електронні документи відхилені: |
| N з/п | Ім'я файлу вхідного електронного документа | Дата та час надходження | Підстава* |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Найменування посади особи, відповідальної за створення електронного повідомлення | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файлу XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа. |
( додаток 9 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 10
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 3 глави 13 розділу III)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника служби діловодства установи
________ _________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата _______________ |
АКТ
про знищення вихідних електронних документів, яким відмовлено в реєстрації вихідних електронних документів
Вихідні XML-документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню: |
| N з/п | Ім'я файлу вихідного XML-документа | Підстава* |
| 1 | 2 | 3 |
| Вихідні електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню**: |
| N з/п | Ім'я файлу вихідного електронного документа |
| 1 | 2 |
| Найменування посади особи, яка здійснила технічну перевірку та знищення електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файлу XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа.
** Перелік файлів електронних документів, що вказані у графі "Підстава" для відхилених вихідних XML-документів. |
( додаток 10 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 11
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 3 глави 13 розділу III)
ЖУРНАЛ
реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів
| Дата та індекс електронного документа | Кореспондент | Імена файлів, що містяться в електронному документі | Короткий зміст | Дата та індекс електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів | Ім'я файла та місце його зберігання у системі електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів | Дата знищення відхиленого вихідного електронного документа | Підпис особи, яка знищила відхилений вихідний електронний документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Додаток 12
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 2 розділу V)
_______________________________________________________________
(найменування установи)
_______________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника структурного підрозділу
________ ________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
ОПИС № ___
_____________________________________________________________________________________
(назва розділу)
| N з/п | Індекс справи (тому, частини) | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати у справі (томі, частині) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* | Кількість архівних електронних документів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
До опису внесено ________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № _________________________ по № ________________________________________, у тому числі:
_____________________________________________________ справ з паперовим носієм інформації;
(цифрами і словами)
_________________________________________________ справ з паперовим і електронним носіями
(цифрами і словами)
інформації (одночасно).
Архівні електронні справи містять _______________________________________________________
(цифрами і словами)
архівних електронних документів,
номери архівних електронних справ: _____________________________________________________,
літерні номери _________________________, пропущені номери _____________________________ |
| Найменування посади укладача опису | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
служби діловодства установи________
_________________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Передав ________________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _______________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів**,
(цифрами і словами)
у тому числі:
справи, що містять архівні електронні документи
____________________________________________________ за номерами ______________________
(цифрами і словами) |
Найменування посади
працівника структурного підрозділу | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
Прийняв ________________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _________________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів,
(цифрами і словами)
у тому числі:
архівних електронних справ _____________________________________________________________
за номерами __________________
(цифрами і словами) |
Керівник архіву
(особа, відповідальна за архів) установи | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.
** Передаються разом зі справами служби діловодства. |
( додаток 12 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 13
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 1 розділу VI)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
_______ ________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата Відбиток печатки установи із
зазначенням ідентифікаційного коду |
АКТ
_____________ № _____
_____________________
(місце складання)
Про вилучення для знищення електронних документів,
не внесених до Національного архівного фонду
На підставі
_____________________________________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
_____________________________________________________________________________________
або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили
практичне значення, документи фонду № __________________________________________________
(назва фонду) |
| N з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів
(номенклатур)
за рік
(роки) | Індекс справи
(тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом | Кількість справ
(томів, частин) | Строк зберігання справи
(тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом __________________________________________________________ справ за _________ роки.
(цифрами і словами) |
| Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності електронних документів | ____________
(підпис) | ________________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕПК (ЕК) державної архівної установи,
архівного відділу міської ради
_______________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК установи
_______________ № _____ |
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _________ роки схвалено (протокол від __________ № __________).
Документи в кількості _____________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
знищено шляхом видалення файлів методом, який не дозволяє відновлення інформації. |
| Найменування посади особи, яка знищила електронні документи | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 13 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 14
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 1 розділу VII)
Найменування установи
Фонд № _________
ОПИС № ________
справ постійного зберігання
за ____ рік | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ __________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата Відбиток печатки установи із
зазначенням ідентифікаційного
коду |
_____________________________________________________________________________________
(найменування розділу або структурного підрозділу установи)
| N з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Кількість архівних електронних документів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
До опису внесено ______________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ___________________ по № ___________________, у тому числі:
_______________________________________________ справ з документами у паперовій формі;
(цифрами і словами)
_______________________________________________ справ з документами у паперовій та
(цифрами і словами)
електронній формі інформації (одночасно).
Архівні електронні справи містять ______________________________________________________
(цифрами і словами)
архівних електронних документів,
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери ____________________________, пропущені номери _________________________ |
______________________________
(найменування посади укладача опису) | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕПК державного архіву
_______________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК архіву*
_______________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК установи
_______________ № _____ |
Прийнято на постійне зберігання _________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ___________________ по № ___________________, у тому числі:
__________________________________________________________ архівних електронних справ,
(цифрами і словами)
що містять ____________________________________________ архівних електронних документів,
(цифрами і словами)
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери _________________________, пропущені номери ____________________________
Разом за цим томом опису прийнято на постійне зберігання
___________________________________________ справ з № _____________ по № ____________,
(цифрами і словами)
у тому числі: _______________________________________________ архівних електронних справ,
(цифрами і словами)
що містять ____________________________________________ архівних електронних документів,
(цифрами і словами)
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери __________________________, пропущені номери ___________________________ |
| Зберігач фондів | ____________
(підпис) | ________________________
(власне ім'я, прізвище) |
| Завідувач відділу (архівосховища) | ____________
(підпис) | _________________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Для установ, що є джерелами комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад. |
( додаток 14 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 15
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 3 глави 4 розділу VII)
| Код державної архівної установи, архівного відділу міської ради _________ | __________________________________________________
__________________________________________________
(найменування державної архівної установи, архівного відділу міськради) |
| Код установи _________ | __________________________________________________
__________________________________________________
(найменування установи і структурного підрозділу) |
| | Ф. N ______________
Оп. N ______________
Справа № ______________ |
Архівна електронна
справа № ____________, том № ______
_____________________________________________________________________________________
(заголовок справи)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(дата)
Зберігати _______________________ |
| N з/п | Індекс електронного документа | Дата електронного документа | Заголовок електронного документа | Ім'я файла архівного електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом ________________________________________________________________________ архівних
(цифрами і словами)
електронних документів. |
| Найменування посади особи, яка сформувала справу | ____________
(підпис) | _______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 15 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 16
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 5 розділу VII)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № ______________ |
| N з/п | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номери аркушів | Ім'я файла архівного електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом:
___________________________________________________________________________ документів,
(цифрами і словами)
____________________________________________________________________ аркушів документів,
(цифрами і словами)
____________________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.
(цифрами і словами) |
______________________________
(найменування посади укладача опису) | ____________
(підпис) | _______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 16 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 17
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 розділу VIII)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
юридичної особи
________ ________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата Відбиток печатки установи із
зазначенням ідентифікаційного коду | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ ________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата Відбиток печатки установи із
зазначенням ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № __________
___________________________
(місце складення)
ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯ
ДОКУМЕНТІВ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ
НА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".
У зв'язку із ___________________________________________________________________________
(закінченням строків зберігання, ліквідацією юридичної особи, інше)
______________________________________________________________________________ передає,
(найменування юридичної особи)
а ____________________________________________________________________________ приймає
(найменування архіву)
документи фонду № ______ назва ________________________________________________________
___________________________________________ за _________________________________ роки,
а також їх страхові копії та довідковий апарат до них: |
| N з/п | Номери і назви описів | Кількість примірників кожного номера опису | Кількість справ (документів) | Кількість архівних електронних справ (документів) | Кількість страхових копій | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Номери відсутніх справ ________________________________________________________________
Всього прийнято _____________________________________________________ справ (документів);
(цифрами і словами)
__________________________________________________ од. зб. архівних електронних документів;
(цифрами і словами)
_________________________________________________________________ од. зб. страхових копій.
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
______________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р. | Приймання здійснив:
______________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р. |
| Зміни до облікових документів внесено |
________________________________
(найменування посади) | _______________
(підпис) | ___________________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 17 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
____________
