Про затвердження Порядку подання творчих звітів про реалізацію проекту, проведення заходу та підсумкових звітів про виконання договору та здійснення їх моніторингу

Відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2012 року № 116 "Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для здійснення заходів державної політики з питань молоді та державної підтримки молодіжних та дитячих громадських організацій" (зі змінами) та від 12 жовтня 2011 року № 1049 "Про затвердження Порядку проведення конкурсу з визначення програм (проектів, заходів), розроблених інститутами громадянського суспільства, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка" (зі змінами)

1. Затвердити Порядок подання творчих звітів про реалізацію проекту, проведення заходу та підсумкових звітів про виконання договору та здійснення їх моніторингу, що додається.

2. Департаменту молодіжної політики та комунікацій (Білий А.І.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра молоді та спорту України згідно з розподілом функціональних обов’язків.

1. Цей Порядок визначає правові та організаційні засади подання творчих звітів про реалізацію проекту, проведення заходу (далі - творчий звіт) та підсумкових звітів про виконання договору та обсяг використаних бюджетних коштів (далі - підсумковий звіт) та здійснення їх моніторингу.

2. Творчий звіт про реалізацію проекту, проведення заходу (додаток 1) у 15-денний строк після виконання програми (здійснення заходу) подається структурними підрозділами Міністерства освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, які відповідають за реалізацію державної молодіжної політики (далі - структурний підрозділ з питань молоді та спорту), на погодження до відповідного структурного підрозділу Міністерства молоді та спорту України, відповідального за формування та забезпечення реалізації державної політики у молодіжній сфері (далі - відповідний структурний підрозділ Міністерства молоді та спорту України).

3. Підсумковий звіт про виконання договору та обсяг використаних бюджетних коштів (додаток 2) подається молодіжними та дитячими громадськими організаціями (далі - громадські організації) у 15-денний строк після реалізації проекту на погодження до відповідного структурного підрозділу Міністерства молоді та спорту України.

4. Моніторинговий звіт (додаток 3) подається разом з творчим та підсумковим звітами на затвердження заступнику Міністра молоді та спорту України згідно з розподілом функціональних обов’язків.

Моніторинговий звіт складається працівниками відповідного структурного підрозділу Міністерства молоді та спорту України, структурного підрозділу з питань молоді та спорту, Державного інституту сімейної та молодіжної політики, які здійснювали моніторинг реалізації проекту, проведення заходу.

У разі необхідності до моніторингового звіту додаються висновки, рекомендації чи зауваження щодо результативності реалізації проекту, проведення заходу.

5. Творчий та підсумковий звіти після погодження керівником відповідного структурного підрозділу Міністерства молоді та спорту України подаються на затвердження заступнику Міністра молоді та спорту України згідно з розподілом функціональних обов’язків.

6. Творчий та підсумковий звіти подаються у двох примірниках, один з яких після затвердження зберігається у відповідному структурному підрозділі Міністерства молоді та спорту України протягом трьох років, а другий повертається структурному підрозділу з питань молоді та спорту, громадським організаціям.

7. До творчого та підсумкового звітів додаються:

1) матеріали про реалізацію проекту, проведення заходу на паперовому (фото) та електронному носіях (фото, відео);

2) копія наказу Міністерства молоді та спорту України про виділення коштів на реалізацію проекту, проведення заходу;

3) копія списків учасників, залучених до реалізації проекту, проведення заходу, які затверджуються керівником, за такою формою:

До учасників реалізації проекту, проведення заходу належать особи, які беруть безпосередню участь у заході, проекті;

4) зразки поліграфічної, інформаційної, акцидентної продукції, ксерокопії публікацій;

5) макети поліграфічної продукції, погоджені Міністерством молоді та спорту України (за наявності).

8. Моніторинг застосовується до проектів та заходів, які реалізуються структурними підрозділами з питань молоді та спорту, громадськими організаціями, яким надається фінансова підтримка за рахунок коштів Державного бюджету України за відповідними бюджетними програмами.

9. Моніторинг - комплекс взаємопов'язаних заходів організаційного та правового характеру щодо отримання, аналізу, зберігання та використання інформації про реалізацію проекту, проведення заходу, результативних показників у досягненні поставленої мети, завдань з пріоритетних напрямів державної молодіжної політики, на основі яких здійснюється аналіз виконання бюджетної програми.

10. Основними завданнями моніторингу є:

отримання об'єктивної інформації про якість реалізації проекту, проведення заходу, а також прогнозування подальшого впровадження результатів;

забезпечення Міністерства молоді та спорту України статистичною та аналітичною інформацією про якість реалізації проекту, проведення заходу;

оперативність доведення до Міністерства молоді та спорту України результатів моніторингу.

11. Моніторинг проводиться шляхом збору даних, що забезпечують отримання результатів для підготовки моніторингового звіту за результатами його проведення.

12. Моніторинг проводиться Міністерством молоді та спорту України спільно з Державним інститутом сімейної та молодіжної політики.

Науково-методичне та організаційне забезпечення проведення моніторингу здійснює Державний інститут сімейної та молодіжної політики, який узагальнює статистичну та аналітичну інформацію про якість реалізації проекту, проведення заходу та подає її Міністерству молоді та спорту України після реалізації проекту, проведення заходу.

13. Моніторинг проводиться із залученням працівників Міністерства молоді та спорту України, структурних підрозділів з питань молоді та спорту, членів конкурсної комісії з розгляду проектів, розроблених громадськими організаціями, представників громадських організацій (за згодою).

14. Моніторинг здійснюється шляхом збору та аналізу інформації з реалізації проекту, проведення заходу.

15. Моніторинг може передбачати анкетування учасників, заходу, проекту і організаторів, аналіз програмної документації та інформаційних матеріалів.

16. На основі моніторингу визначаються:

причини неефективного виконання бюджетної програми (пропонуються заходи, необхідні для поліпшення організації її виконання);

досягнення в результаті реалізації проекту, проведення заходу.

Результати моніторингу враховуються під час конкурсного відбору заходів, проектів щодо державної підтримки на наступний рік.