Про затвердження Положення про проведення інспекційних перевірок у сфері страхового фонду документації України

Відповідно до статті 14 Закону України "Про страховий фонд документації України"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про організацію та порядок проведення заходів контролю за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи від 06 листопада 2001 року № 254 "Про затвердження Положення про організацію та проведення інспекційних перевірок Державною технічною інспекцією Державного департаменту страхового фонду документації", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04 грудня 2001 року за № 1003/6194.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О. В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О. П.

 

 

1. Це Положення розроблено з урахуванням вимог Закону України "Про страховий фонд документації України" та визначає організаційні засади здійснення Державною архівною службою України (далі - орган контролю) заходів контролю у сфері формування та ведення страхового фонду документації України.

Абзац другий пункту 1 розділу I виключено

2. Це Положення поширюється на діяльність міністерств, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування (далі - органи влади), які є суб'єктами державної системи страхового фонду документації.

3. Контроль за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України органами влади здійснюється шляхом проведення органом контролю планових та позапланових інспекційних перевірок (далі - інспекційна перевірка).

За формою проведення інспекційна перевірка може бути виїзна (за місцезнаходженням органу влади) або невиїзна (за місцезнаходженням органу контролю).

1. Планові інспекційні перевірки за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України органами влади здійснюються відповідно до річного плану здійснення заходів контролю (далі - річний план), що затверджується органом контролю не пізніше 01 грудня року, що передує плановому, та розміщується на його вебсайті.

2. Загальними вимогами до проведення планової інспекційної перевірки є:

відповідність мети і завдань інспекційної перевірки вимогам нормативно-правових та нормативних документів у сфері формування та ведення страхового фонду документації України;

об'єктивність та неупередженість інспекційної перевірки;

максимальне охоплення питань, що стосуються діяльності органів влади у сфері формування та ведення страхового фонду документації України;

обов'язкове досягнення мети та завдань інспекційної перевірки;

можливість усунення органами влади порушень, виявлених під час інспекційної перевірки, до моменту складення акта додержання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України (далі - акт перевірки);

не перешкоджання поточній діяльності органів влади.

3. Строк проведення планової інспекційної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів і здійснюється з періодичністю не частіше одного разу на три роки. Продовження строку проведення планової інспекційної перевірки не допускається.

4. Планові інспекційні перевірки здійснюються за питаннями зазначеними у акті перевірки, які наведені у додатку 1 до цього Положення.

5. Позапланові інспекційні перевірки органу влади - це інспекційні перевірки, проведення яких не передбачено річним планом.

6. Позапланові перевірки органу влади проводяться з таких підстав:

здійснення контролю за станом усунення порушень, виявлених під час планової інспекційної перевірки;

у разі ненадходження в установлений строк повідомлення від органу влади про виконання вимог, викладених в акті перевірки або/та припису органу контролю;

за рішенням Кабінету Міністрів України;

складення Акта про створення перешкод у проведенні інспекційної перевірки;

відсутність затвердженої галузевої або обласної (регіональної) програми створення страхового фонду документації України.

7. Під час проведення позапланової інспекційної перевірки з'ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для здійснення цього заходу, з обов'язковим зазначенням таких питань у направленні на проведення перевірки.

8. Акт позапланової інспекційної перевірки має містити висновки щодо результатів усунення порушень, виявлених під час планової перевірки.

9. Строк здійснення позапланової інспекційної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів. Продовження строку проведення позапланової інспекційної перевірки не допускається.

10. Інспекційна перевірка проводиться комісією.

Комісію очолює голова.

11. Для проведення інспекційної перевірки орган контролю видає наказ про проведення інспекційної перевірки, який містить:

найменування органу влади, що підлягає перевірці;

тип (планова або позапланова) та форма інспекційної перевірки;

підстава для проведення інспекційної перевірки;

строк проведення інспекційної перевірки;

склад комісії;

предмет інспекційної перевірки.

12. На підставі наказу оформлюється направлення на проведення інспекційної перевірки відповідно до додатку 2 до цього Положення, яке підписується керівником органу контролю або уповноваженою ним особою та реєструється у відповідному журналі відповідно до додатку 3 до цього Положення.

Абзац другий пункту 12 розділу II виключено

абзац третій пункту 12 розділу II виключено

абзац четвертий пункту 12 розділу II виключено

абзац п'ятий пункту 12 розділу II виключено

абзац шостий пункту 12 розділу II виключено

абзац сьомий пункту 12 розділу II виключено

абзац восьмий пункту 12 розділу II виключено

абзац дев'ятий пункту 12 розділу II виключено

13. Під час проведення інспекційної перевірки, голова комісії та її члени повинні мати довідки про наявність необхідної форми допуску до державної таємниці відповідно до законодавства.

14. Інспекційна перевірка здійснюється за місцезнаходженням органу влади (виїзна) або місцезнаходженням органу контролю (невиїзна).

Інспекційні перевірки проводяться в робочий час органу влади, встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку.

15. Орган контролю здійснює планові інспекційні перевірки за умови письмового повідомлення органу влади не пізніш як за десять календарних днів до дати початку інспекційної перевірки.

У повідомленні зазначаються:

предмет та підстава для проведення інспекційної перевірки;

дата початку та дата закінчення здійснення інспекційної перевірки;

найменування органу влади;

форма проведення інспекційної перевірки;

склад комісії.

Повідомлення надсилається рекомендованим листом засобами поштового зв'язку або з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система електронної взаємодії) чи технічних засобів електронних комунікацій з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

16. Орган влади у п'ятиденний строк з дня отримання повідомлення про здійснення планової інспекційної перевірки надсилає з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій до органу контролю повідомлення про посадову особу, яка відповідальна за формування та ведення страхового фонду документації України в органі влади (далі - уповноважена особа), із засвідченою в установленому законодавством порядку копією відповідного організаційно-розпорядчого документа щодо покладення на неї виконання цих обов'язків, та визначену керівником органу влади особу, яка відповідальна за організацію проведення інспекційної перевірки.

17. Уповноваженою особою є керівник або інша посадова особа, обсяг повноважень якої дозволяє самостійно організовувати процеси формування та ведення страхового фонду документації України в органі влади, у тому числі надавати доручення у цій сфері, які обов'язкові до виконання іншими працівниками органу влади.

18. Інспекційна перевірка має здійснюватися в присутності визначеної керівником органу влади особи, яка відповідальна за організацію проведення інспекційної перевірки.

1. Інспекційна перевірка складається з таких основних частин:

підготовка до інспекційної перевірки;

проведення інспекційної перевірки;

оформлення результатів інспекційної перевірки;

вжиття відповідних заходів за результатами інспекційної перевірки.

2. Члени комісії без службового посвідчення та направлення на інспекційну перевірку не мають права здійснювати перевірку органу влади.

3. Перед початком інспекційної перевірки члени комісії вносять запис про проведення інспекційної перевірки до відповідного журналу органу влади (у разі його наявності).

4. Під час інспекційної перевірки члени комісії зобов'язані дотримуватись установлених правил внутрішнього трудового розпорядку та вимог щодо охорони праці.

5. Інформація, одержана членами комісії, доступ до якої обмежено законом, використовується виключно в порядку, установленому законом.

6. Члени комісії під час здійснення інспекційних перевірок мають право:

доступу до адміністративних будівель (приміщень) органу влади;

отримувати від органів влади необхідні документи, інформацію та пояснення;

вимагати від органів влади усунення виявлених порушень вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України;

вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню інспекційної перевірки;

надавати (надсилати) органам влади обов'язкові для виконання приписи про усунення виявлених порушень.

7. У разі створення перешкод у здійсненні комісією покладених на неї повноважень щодо проведення інспекційної перевірки комісія складає у довільній формі Акт про створення перешкод у проведенні інспекційної перевірки (далі - Акт про створення перешкод).

Зазначеними в абзаці першому цього пункту перешкодами є:

недопущення та/або незабезпечення безперешкодного доступу комісії до адміністративних будівель (приміщень) органу влади для проведення інспекційної перевірки;

невиконання органом влади вимог пункту 16 розділу II цього Положення;

відсутність протягом першого або подальших днів інспекційної перевірки визначеної керівником органу влади особи, яка відповідальна за організацію проведення інспекційної перевірки;

неподання у строки, встановлені комісією, інформації (подання інформації не в повному обсязі, недостовірної інформації та/або інформації не по суті поставлених у запиті комісії питань), необхідної для проведення перевірки;

неподання у строки, встановлені комісією, документів (засвідчених в установленому законодавством порядку їх копій), необхідних для проведення перевірки.

Акт про створення перешкод складається та підписується комісією у паперовій (у двох примірниках) або електронній формах. Складання Акта про створення перешкод є фіксацією порушення органом влади законодавства про страховий фонд документації та підставою для завершення інспекційної перевірки.

Один примірник Акта про створення перешкод вручається керівнику органу влади чи уповноваженій особі або надсилається з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій не пізніше дня, наступного за днем підписання такого акта разом з відповідною вимогою про усунення порушень законодавства про страховий фонд документації із зазначенням строку їх усунення.

Повідомлення органу влади стосовно виконання вимог щодо усунення порушень законодавства про страховий фонд документації надсилаються до органу контролю з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій не пізніше 5 робочих днів з дня виконання зазначених вимог.

Орган контролю не пізніше 10 робочих днів з дня отримання зазначеного повідомлення від органу влади приймає рішення про доцільність та строки проведення позапланової інспекційної перевірки, про що інформує орган влади. Невиконання органом влади у встановлені строки вимог про усунення порушень законодавства про страховий фонд документації є підставою для складення уповноваженими особами органу контролю протоколу про адміністративне правопорушення.

8. Члени комісії зобов'язані:

повно, об'єктивно та неупереджено проводити інспекційну перевірку в межах повноважень, передбачених законом;

дотримуватися ділової етики у взаємовідносинах із органами влади;

ознайомлювати керівника органу влади, а в разі його відсутності уповноважену особу з результатами інспекційної перевірки;

забезпечувати нерозголошення інформації, доступ до якої обмежено законом, що стає доступною під час проведення перевірки;

надавати органам влади консультаційну допомогу.

9. Органи влади, які перевіряються, зобов'язані:

допускати членів комісії до здійснення інспекційної перевірки;

виконувати вимоги органу контролю щодо усунення виявлених порушень вимог законодавства;

надавати документи, пояснення, довідки, відомості, матеріали з питань, що виникають під час інспекційної перевірки;

одержувати примірник акта перевірки та припису за результатами проведеної інспекційної перевірки.

10. Органам влади які перевіряються, забороняється перешкоджати членам комісії виконувати свої обов'язки з проведення інспекційної перевірки.

11. Органи влади які перевіряються мають право оскаржувати в установленому законодавством порядку висновки та рішення комісії.

1. За результатами інспекційної перевірки комісією складається акт перевірки у двох примірниках за формою, наведеною у додатку 1 до цього Положення.

В акті перевірки визначаються: дата та місце складання акта, підстава мета, дата інспекційної перевірки, перелік питань з відображенням порушень виявлених під час перевірки, чи досягнута мета перевірки, формуються загальні висновки та вносяться пропозиції щодо строків усунення виявлених порушень.

Не допускається внесення до акта перевірки недостовірної інформації. Акт перевірки оформлюється з використанням комп'ютерної техніки.

2. Члени комісії зазначають в акті перевірки стан додержання і виконання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України органом влади, а у разі невиконання - детальний опис виявленого порушення з посиланням на відповідний нормативно-правовий акт та нормативний документ, вимоги яких порушені.

3. В останній день інспекційної перевірки два примірники акта перевірки підписують члени комісії та під підпис ознайомлюють керівника органу влади або уповноважену ним особу, щодо якого проводилась інспекційна перевірка.

4. У разі наявності зауважень органу влади до акта перевірки на всіх примірниках акта перевірки перед підписом керівника органу влади або уповноваженою ним особи робиться запис -"Із зауваженнями".

Зауваження надсилаються органом влади до органу контролю рекомендованим листом або з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій протягом двох робочих днів після ознайомлення з актом перевірки.

Надіслані зауваження додаються до акта перевірки.

5. Один примірник акта перевірки в останній день інспекційної перевірки надається керівнику органу влади або уповноваженій ним особі, другий - зберігається в органі контролю.

Під час вручення акта перевірки в його два примірники вноситься запис "Один примірник акта перевірки отримано" та проставляється підпис керівника органу влади або уповноваженої особи.

6. У разі відмови керівника органу влади або уповноваженої особи від отримання примірника акта перевірки в акті робиться запис "Від отримання примірника акта перевірки (найменування посади керівника органу влади або уповноваженої особи, власного імені і прізвища) відмовився". У такому разі один примірник акта перевірки протягом десяти днів з дня закінчення інспекційної перевірки надсилається органу влади, що перевірявся, рекомендованим листом з повідомленням про вручення або з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій.

Повідомлення про вручення рекомендованого листа або електронне повідомлення про доставку / отримання / реєстрацію електронного документа адресатом є підтвердженням факту отримання примірника акта перевірки керівником органу влади або уповноваженою ним особою та зберігається разом з іншим примірником акта перевірки в органі контролю.

7. Голова комісії протягом п'яти робочих днів з дня підписання акта (відмови від підписання) складає припис щодо усунення таких порушень (порушення), виявлених під час інспекційної перевірки (далі - припис):

відсутність акта (актів) закладення технічної та (або) проєктної документації до страхового фонду документації України при поставленні продукції на серійне виробництво та (або) прийнятті в експлуатацію закінчених будівництвом (новим будівництвом, реконструкцією, реставрацією, капітальним ремонтом) об'єктів;

невиконання вимог наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17 травня 2004 року № 7т "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо структури мобілізаційного плану центрального (місцевого) органу виконавчої влади України" щодо порядку заповнення та погодження форми 39-МП-сфд;

відсутність визначеної і затвердженої номенклатури виробів та продукції, переліків техногенно і екологічно небезпечних об'єктів та інших об'єктів, документація на які підлягає закладанню до галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації;

відсутність галузевої або обласної (регіональної) програми створення страхового фонду документації;

відсутність розробленої в установленому порядку програми створення страхового фонду документації на продукцію мобілізаційного та оборонного призначення;

невиконання робіт оборонного призначення в частині формування та ведення страхового фонду документації на озброєння, військову та спеціальну техніку, інше військове майно, об'єкти і споруди оборонного та спеціального призначення;

невиконання вимог щодо створення страхового фонду документації для забезпечення виробництва продукції мобілізаційного призначення, проведення аварійно-рятувальних та аварійно-відновлюваних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій;

відсутність програми створення страхового фонду документації для збереження документів на об'єкти культурної спадщини.

Припис складається у двох примірниках, один з яких надається керівнику органу влади або уповноваженій ним особі, а другий зберігається в органі контролю.

Припис складається за формою, наведеною у додатку 4 до цього Положення.

8. У разі якщо посадова особа органу влади відмовляється від отримання припису, припис протягом десяти днів з дня завершення інспекційної перевірки надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення із зазначенням дати реєстрації в органі контролю та вихідного номера або з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій.

Припис про усунення порушень законодавства про страховий фонд документації, виявлених під час інспекційної перевірки є обов'язковим для виконання у встановлений строк.

9. У приписі зазначається строк для усунення виявлених порушень, який встановлюється головою комісії.

10. У разі неможливості виконання у встановлені строки вимог, викладених в акті перевірки та/або приписі, орган влади звертається листом до органу контролю з проханням щодо продовження строків усунення порушень, у якому також зазначає актуальну інформацію про стан усунення цих порушень. Строк усунення порушень може бути продовжено не більш ніж на шість місяців від строку для усунення виявлених порушень, зазначеного у приписі.

11. Контроль за виконанням вимог, викладених в акті перевірки та/або припису, наданих за результатами інспекційної перевірки, здійснює орган контролю.

12. Невиконання уповноваженою особою вимог припису є підставою для складання протоколу про адміністративне правопорушення.

Перевірка виконання вимог припису здійснюється шляхом проведення виїзної інспекційної перевірки.

13. Припис може бути оскаржено у суді у строки, встановлені законодавством.

1. Невиїзна інспекційна перевірка проводиться відповідно до пунктів 1, 4 - 8 розділу II цього Положення на підставі наказу про проведення інспекційної перевірки та направлення на проведення інспекційної перевірки (додаток 2), оформлених відповідно до пунктів 11 та 12 розділу II цього Положення, у разі неможливості проведення виїзної інспекційної перевірки, про що зазначається у наказі про проведення інспекційної перевірки.

Під час проведення невиїзної інспекційної перевірки обмін інформацією та документами, які містять відомості, що становлять державну таємницю, між органом влади та комісією, яка проводить таку перевірку, здійснюється з дотриманням вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці.

2. На підставі наказу про проведення інспекційної перевірки та направлення на проведення інспекційної перевірки органом контролю оформлюється запит, у якому зазначаються:

інформація, яку необхідно надати органу влади відповідно до переліку питань, наведених у додатку 1 до цього Положення;

перелік копій документів, які необхідно подати для проведення невиїзної інспекційної перевірки органу влади.

Запит разом з направленням на проведення інспекційної перевірки підписується керівником органу контролю або головою комісії та надсилається з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.

3. Відповіді на запити органу контролю надаються органами влади у десятиденний строк з дати їх отримання з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.

4. Строк проведення невиїзної інспекційної перевірки не може перевищувати двадцяти одного робочого дня з дати отримання органом влади направлення на інспекційну перевірку.

5. Результати проведення невиїзної інспекційної перевірки органу контролю оформлюються відповідно до вимог пункту 1 розділу IV цього Положення.

6. Акт перевірки не пізніше ніж в останній робочий день проведення невиїзної інспекційної перевірки оформлюється в електронній формі та підписується головою та членами комісії шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису.

7. Підписаний акт перевірки разом із супровідним листом надсилається органу влади з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.

8. Ознайомлення керівника органу влади або уповноваженої особи з актом перевірки здійснюється протягом п'яти робочих днів з дня його отримання шляхом накладення на нього кваліфікованого електронного підпису.

Після ознайомлення акт перевірки разом із супровідним листом надсилається органу контролю з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.

9. Припис (додаток 4) у разі його складення за результатами інспекційної перевірки оформлюється в електронній формі та підписується головою комісії шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису та надсилається разом із супровідним листом органу влади з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.