Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 29 листопада 2013 року № 2541/5

Відповідно до статті 14 Закону України "Про страховий фонд документації України"

1. Унести до наказу Міністерства юстиції України від 29 листопада 2013 року № 2541/5 "Про затвердження Положення про проведення інспекційних перевірок у сфері страхового фонду документації України", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 02 грудня 2013 року за № 2047/245, такі зміни:

1) пункт 1 викласти в такій редакції:

"1. Затвердити Положення про організацію та порядок проведення заходів контролю за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, що додається.";

2) Положення про проведення інспекційних перевірок у сфері страхового фонду документації України, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 29 листопада 2013 року № 2541/5, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 02 грудня 2013 року за № 2047/24579 (із змінами), викласти в новій редакції, що додається.

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності через 10 днів з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. Це Положення розроблено з урахуванням вимог Закону України "Про страховий фонд документації України" та визначає організаційні засади здійснення Державною архівною службою України (далі - орган контролю) заходів контролю у сфері формування та ведення страхового фонду документації України.

Заходи контролю у сфері формування та ведення страхового фонду документації України здійснюються шляхом проведення планових та позапланових інспекційних перевірок за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України (далі - інспекційні перевірки) центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування.

2. Це Положення поширюється на діяльність міністерств, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування (далі - органи влади), які є суб’єктами державної системи страхового фонду документації.

3. Проведення інспекційних перевірок здійснюється за принципами:

пріоритетності безпеки у питаннях життя і здоров’я людини, функціонування і розвитку суспільства, середовища проживання і життєдіяльності перед будь-якими іншими інтересами і цілями;

неприпустимості проведення інспекційних перевірок органів влади за анонімними та іншими безпідставними заявами, а також невідворотності відповідальності осіб за подання таких заяв;

проведення інспекційних перевірок лише за наявності підстав та в порядку, визначених цим положенням;

відкритості, прозорості, плановості й системності інспекційних перевірок;

незалежності органу контролю від політичних партій та будь-яких інших об’єднань громадян;

наявності одного органу контролю у складі центрального органу виконавчої влади;

орієнтованості проведення інспекційних перевірок на додержання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України;

проведення інспекційних перевірок на основі принципу оцінки ризиків та доцільності;

додержання вимог чинного законодавства про державну та іншу передбачену законом таємницю.

1. Планові інспекційні перевірки за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України органами влади здійснюються відповідно до річного плану здійснення заходів державного нагляду (контролю) (далі - річний план), що розробляється і затверджується відповідно до законодавства.

2. Загальними вимогами до проведення планової інспекційної перевірки є:

відповідність мети і завдань інспекційної перевірки вимогам нормативно-правових та нормативних документів у сфері формування та ведення страхового фонду документації України;

об’єктивність та неупередженість інспекційної перевірки;

максимальне охоплення питань, що стосуються діяльності органів влади у сфері формування та ведення страхового фонду документації України;

обов’язкове досягнення мети та завдань інспекційної перевірки;

можливість усунення органами влади порушень, виявлених під час інспекційної перевірки, до моменту складення акта додержання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України (далі - акт перевірки);

не перешкоджання поточній діяльності органів влади.

3. Строк проведення планової інспекційної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів і здійснюється з періодичністю не частіше одного разу на три роки. Продовження строку проведення планової інспекційної перевірки не допускається.

4. Планові інспекційні перевірки здійснюються за питаннями зазначеними у акті перевірки, які наведені у додатку 1 до цього Положення.

5. Позапланові інспекційні перевірки органу влади - це інспекційні перевірки, проведення яких не передбачено річним планом.

6. Позапланові перевірки органу влади проводяться з таких підстав:

здійснення контролю за станом усунення порушень, виявлених під час планової інспекційної перевірки;

у разі ненадходження в установлений строк повідомлення від органу влади про виконання вимог, викладених в акті перевірки або/та припису органу контролю;

за рішенням Кабінету Міністрів України.

7. Під час проведення позапланової інспекційної перевірки з’ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для здійснення цього заходу, з обов’язковим зазначенням таких питань у направленні на проведення перевірки.

8. Акт позапланової інспекційної перевірки має містити висновки щодо результатів усунення порушень, виявлених під час планової перевірки.

9. Строк здійснення позапланової інспекційної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів. Продовження строку проведення позапланової інспекційної перевірки не допускається.

10. Інспекційна перевірка проводиться комісією.

Комісію очолює голова.

11. Для проведення інспекційної перевірки орган контролю видає наказ про проведення інспекційної перевірки, який містить:

найменування органу влади;

тип інспекційної перевірки (планова або позапланова);

підстава для проведення інспекційної перевірки;

строк проведення інспекційної перевірки;

склад комісії;

предмет інспекційної перевірки.

12. На підставі наказу оформлюється направлення на проведення інспекційної перевірки відповідно до додатку 2 до цього Положення, яке підписується керівником органу контролю або уповноваженої ним особою та реєструється у відповідному журналі відповідно до додатку 3 до цього Положення.

У направленні на проведення інспекційної перевірки зазначаються:

тип інспекційної перевірки (планова або позапланова);

місцезнаходження та найменування органу влади, що перевіряється;

номер і дата наказу про проведення інспекційної перевірки;

дата початку та дата закінчення інспекційної перевірки;

склад комісії, із зазначенням посад, власних імен та прізвищ;

предмет та підстава для проведення інспекційної перевірки;

інформація про проведення попередньої інспекційної перевірки.

13. Під час проведення інспекційної перевірки, голова комісії та її члени повинні мати довідки про наявність необхідної форми допуску до державної таємниці відповідно до законодавства.

14. Інспекційна перевірка здійснюється за місцем провадження діяльності органу влади.

Інспекційні перевірки проводяться в робочий час органу влади, встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку.

15. Орган контролю здійснює планові інспекційні перевірки за умови письмового повідомлення органу влади не пізніш як за десять календарних днів до дати початку інспекційної перевірки.

У повідомленні про здійснення інспекційної перевірки зазначаються:

предмет та підстава для проведення інспекційної перевірки;

дата початку та дата закінчення здійснення інспекційної перевірки;

найменування органу влади;

склад комісії.

16. Орган влади у п’ятиденний термін з дня отримання повідомлення про здійснення планової інспекційної перевірки надсилає до органу контролю повідомлення про керівника органу влади, або уповноважену ним особу для організації проведення інспекційної перевірки.

17. У разі участі у проведенні планової інспекційної перевірки уповноваженої особи органу влади необхідно надіслати до органу контролю оригінал або належним чином завірену копію документа, яким уповноважено відповідну особу.

18. Інспекційна перевірка має здійснюватися в присутності уповноваженої керівником органу влади особи, яка відповідальна за організацію проведення інспекційної перевірки.

1. Інспекційна перевірка складається з таких основних частин:

підготовка до інспекційної перевірки;

проведення інспекційної перевірки;

оформлення результатів інспекційної перевірки;

вжиття відповідних заходів за результатами інспекційної перевірки.

2. Члени комісії без службового посвідчення та направлення на інспекційну перевірку не мають права здійснювати перевірку органу влади.

3. Перед початком інспекційної перевірки члени комісії вносять запис про проведення інспекційної перевірки до відповідного журналу органу влади (у разі його наявності).

4. Під час інспекційної перевірки члени комісії зобов’язані дотримуватись установлених правил внутрішнього трудового розпорядку та вимог щодо охорони праці.

5. Інформація, одержана членами комісії, доступ до якої обмежено законом, використовується виключно в порядку, установленому законом.

6. Члени комісії під час здійснення інспекційних перевірок мають право:

доступу на території органу влади, щодо яких проводяться перевірки;

отримувати від органів влади необхідні документи, інформацію та пояснення;

вимагати від органів влади усунення виявлених порушень вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України;

вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню інспекційної перевірки;

надавати (надсилати) органам влади обов’язкові для виконання приписи про усунення виявлених порушень.

7. У разі недопущення до проведення інспекційної перевірки комісія складає у довільній формі акт про непроведення перевірки для вжиття відповідних заходів.

8. Члени комісії зобов’язані:

повно, об’єктивно та неупереджено проводити інспекційну перевірку в межах повноважень, передбачених законом;

дотримуватися ділової етики у взаємовідносинах із органами влади;

ознайомлювати керівника органу влади, а в разі його відсутності уповноважену ним особу з результатами інспекційної перевірки;

забезпечувати нерозголошення інформації для службового користування та державної таємниці, що стає доступною під час проведення перевірки;

надавати органам влади консультаційну допомогу.

9. Органи влади, які перевіряються, зобов’язані:

допускати членів комісії до здійснення інспекційної перевірки;

виконувати вимоги органу контролю щодо усунення виявлених порушень вимог законодавства;

надавати документи, пояснення, довідки, відомості, матеріали з питань, що виникають під час інспекційної перевірки;

одержувати примірник акта перевірки та припису за результатами проведеної інспекційної перевірки.

10. Органам влади які перевіряються, забороняється перешкоджати членам комісії виконувати свої обов’язки з проведення інспекційної перевірки.

11. Органи влади які перевіряються мають право оскаржувати в установленому законодавством порядку висновки та рішення комісії.

1. За результатами інспекційної перевірки комісією складається акт перевірки у двох примірниках за формою, наведеною у додатку 1 до цього Положення.

В акті перевірки визначаються: дата та місце складання акта, підстава мета, дата інспекційної перевірки, перелік питань з відображенням порушень виявлених під час перевірки, чи досягнута мета перевірки, формуються загальні висновки та вносяться пропозиції щодо строків усунення виявлених порушень.

Не допускається внесення до акта перевірки недостовірної інформації. Акт перевірки оформлюється з використанням комп’ютерної техніки.

2. Члени комісії зазначають в акті перевірки стан додержання і виконання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України органом влади, а у разі невиконання - детальний опис виявленого порушення з посиланням на відповідний нормативно-правовий акт та нормативний документ, вимоги яких порушені.

3. В останній день інспекційної перевірки два примірники акта перевірки підписують члени комісії та під підпис ознайомлюють керівника органу влади або уповноважену ним особу, щодо якого проводилась інспекційна перевірка.

4. У разі наявності зауважень органу влади до акта перевірки на всіх примірниках акта перевірки перед підписом керівника органу влади або уповноваженою ним особи робиться запис - "Із зауваженнями".

Зауваження надсилаються органом влади до органу контролю рекомендованим листом та/або за допомогою електронного поштового зв’язку протягом двох робочих днів після ознайомлення з актом перевірки.

Надіслані зауваження додаються до акта перевірки.

5. Один примірник акта перевірки в останній день інспекційної перевірки надається керівнику органу влади або уповноваженій ним особі, другий - зберігається в органі контролю.

Під час вручення акта перевірки в його два примірники вноситься запис "Один примірник акта перевірки отримано" та проставляється підпис керівника органу влади або уповноваженої ним особи.

6. У разі відмови керівника органу влади або уповноваженої ним особи від отримання примірника акта перевірки в акті робиться запис "Від отримання примірника акта перевірки (найменування посади керівника органу влади або уповноваженої ним особи, власного імені і прізвища) відмовився". У такому разі один примірник акта перевірки протягом десяти днів з дня закінчення інспекційної перевірки надсилається органу влади, що перевірявся, рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Повідомлення про вручення рекомендованого листа є підтвердженням факту отримання примірника акта перевірки керівником органу влади або уповноваженою ним особою та зберігається разом з іншим примірником акта перевірки в органі контролю.

7. Голова комісії протягом п’яти робочих днів з дня підписання акта (відмови від підписання) складає припис щодо усунення наступних порушень (порушення), виявлених під час інспекційної перевірки (далі - припис):

відсутність акта (актів) закладення технічної та (або) проєктної документації до страхового фонду документації України при поставленні продукції на серійне виробництво та (або) прийнятті в експлуатацію закінчених будівництвом (новим будівництвом, реконструкцією, реставрацією, капітальним ремонтом) об’єктів;

невиконання вимог наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17 травня 2004 року № 7т "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо структури мобілізаційного плану центрального (місцевого) органу виконавчої влади України" щодо порядку заповнення та погодження форми 39-МП-сфд;

відсутність визначеної і затвердженої номенклатури виробів та продукції, переліків техногенно і екологічно небезпечних об’єктів та інших об’єктів, документація на які підлягає закладанню до галузевих страхових фондів документації;

відсутність розробленої в установленому порядку програми створення страхового фонду документації на продукцію мобілізаційного та оборонного призначення;

невиконання робіт оборонного призначення в частині формування та ведення страхового фонду документації на озброєння, військову та спеціальну техніку, інше військове майно, об’єкти і споруди оборонного та спеціального призначення;

невиконання вимог щодо створення страхового фонду документації для забезпечення виробництва продукції мобілізаційного призначення, проведення аварійно-рятувальних та аварійно-відновлюваних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій;

відсутність програми створення страхового фонду документації для збереження документів на об’єкти культурної спадщини.

Припис складається у двох примірниках, один з яких надається керівнику органу влади або уповноваженій ним особі, а другий зберігається в органі контролю.

Припис складається за формою, наведеною у додатку 4 до цього Положення.

8. У разі якщо посадова особа органу влади відмовляється від отримання припису, припис протягом десяти днів з дня завершення інспекційної перевірки надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення із зазначенням дати реєстрації в органі контролю та вихідного номера.

Припис про усунення порушень законодавства про страховий фонд документації, виявлених під час інспекційної перевірки є обов’язковим для виконання у встановлений строк.

9. У приписі зазначається строк для усунення виявлених порушень, який встановлюється головою комісії.

10. У разі неможливості виконання у встановлені строки вимог, викладених в акті перевірки, та/або припису орган влади звертається листом до органу контролю з проханням щодо продовження строків усунення порушень.

11. Контроль за виконанням вимог, викладених в акті перевірки та/або припису, наданих за результатами інспекційної перевірки, здійснює орган контролю.

12. Невиконання керівником органу влади вимог припису є підставою для складання протоколу про адміністративне правопорушення.

13. Припис може бути оскаржено у суді у строки, встановлені законодавством.