Про затвердження Положення про проведення інспекційних перевірок у сфері страхового фонду документації України

Відповідно до статті 14 Закону України "Про страховий фонд документації України"

1. Затвердити Положення про проведення інспекційних перевірок у сфері страхового фонду документації України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи від 6 листопада 2001 року № 254 "Про затвердження Положення про організацію та проведення інспекційних перевірок Державною технічною інспекцією Державного департаменту страхового фонду документації", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 4 грудня 2001 року за № 1003/6194.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

1. Це Положення визначає організаційні засади та порядок проведення Укрдержархівом (далі - орган контролю) інспекційних перевірок додержання вимог законодавства у сфері створення, формування, ведення та використання страхового фонду документації (далі - сфера страхового фонду документації) суб'єктами державної системи страхового фонду документації.

2. Це Положення поширюється на діяльність міністерств, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, юридичних осіб та фізичних осіб, які здійснюють підготовку і постачання документів для формування та ведення страхового фонду документації України (далі - суб'єкти державної системи страхового фонду документації).

Інспекційні перевірки проводяться з метою контролю за додержанням законодавства у сфері страхового фонду документації суб'єктами державної системи страхового фонду документації, визначення й удосконалення стану робіт зі створення, формування, ведення та використання страхового фонду документації.

Періодичність проведення інспекційних перевірок юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які віднесені до суб'єктів господарювання, визначається з урахуванням критеріїв, за якими оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності у сфері створення, формування, ведення та використання страхового фонду документації і визначається періодичність здійснення планових заходів державного контролю Державною архівною службою, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 30 жовтня 2014 року № 575, та цього Положення з додержанням вимог законодавства щодо основних засад державного контролю у сфері господарської діяльності.

Орган контролю має право проводити планові інспекційні перевірки органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування не частіше одного разу на три роки відповідно до планів інспекційних перевірок.

3. У цьому Положенні терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про страховий фонд документації України" та "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності", Господарському кодексі України.

1. Контроль у сфері страхового фонду документації здійснюється шляхом проведення планових та позапланових інспекційних перевірок.

2. При проведенні інспекційних перевірок органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування контролю підлягає організаційна діяльність щодо планування, координування, забезпечення фінансування та виконання робіт зі створення, формування, ведення та використання галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації.

При проведенні інспекційних перевірок суб'єктів господарювання контролю підлягає організаційно-технічна діяльність щодо виконання нормативно-правових актів та державних стандартів, що визначають порядок створення, формування, ведення та використання страхового фонду документації.

3. Інспекційні перевірки суб'єктів державної системи страхового фонду документації проводяться відповідно до річних або квартальних планів інспекційних перевірок суб'єктів державної системи страхового фонду документації (далі - плани інспекційних перевірок), які затверджуються Головним державним інспектором з питань формування та ведення страхового фонду документації України до 1 грудня року, що передує плановому, та до 25 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому.

4. Плани інспекційних перевірок складаються на основі затверджених мобілізаційних планів (завдань), державного оборонного замовлення, планів технічного прикриття, Державного реєстру потенційно небезпечних об'єктів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 серпня 2002 року № 1288, програм створення галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації, затверджених відповідно до законодавства.

Плани інспекційних перевірок оприлюднюються на офіційному веб-сайті Укрдержархіву в установлені законодавством строки.

У разі якщо суб'єкт державної системи страхового фонду документації на відповідний плановий період включений до планів здійснення заходів державного нагляду (контролю) одночасно кількох органів державного нагляду (контролю), Укрдержархів бере в ньому участь.

5. Інспекційні перевірки поділяються на планові та позапланові.

6. За видами планові інспекційні перевірки можуть бути комплексні та цільові.

Під час проведення комплексної інспекційної перевірки перевіряється та оцінюється стан створення, формування, ведення та використання страхового фонду документації суб'єктом державної системи страхового фонду документації.

Під час проведення цільової інспекційної перевірки перевіряються окремі питання у сфері страхового фонду документації, виконання рішень органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування щодо страхового фонду документації, виконання завдань або провадження діяльності у сфері страхового фонду документації за відповідними дозволами.

Строк проведення планової інспекційної перевірки суб'єктів державної системи страхового фонду документації не може перевищувати п'ятнадцяти робочих днів, а для суб'єкта малого підприємництва - п'яти робочих днів, якщо інше не передбачено законом.

Продовження строку проведення планової інспекційної перевірки не допускається.

7. Підставами для проведення позапланової інспекційної перевірки є:

обґрунтоване звернення фізичної особи про порушення суб'єктами державної системи страхового фонду документації її законних прав. Позаплановий захід у цьому разі здійснюється тільки за наявності рішення органу контролю про його проведення;

перевірка виконання суб'єктом господарювання приписів, розпоряджень або інших розпорядчих документів щодо усунення порушень вимог законодавства, виданих за результатами проведення планових заходів;

подання суб'єктом господарювання письмової заяви про проведення інспекційної перевірки на його бажання.

Під час проведення позапланової інспекційної перевірки перевіряються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для здійснення цього заходу, з обов'язковим зазначенням цих питань у направленні на проведення перевірки.

Суб'єкти державної системи страхового фонду документації повинні ознайомитися з наказом про проведення позапланової інспекційної перевірки.

Строк проведення позапланової інспекційної перевірки суб'єктів державної системи страхового фонду документації не може перевищувати десяти робочих днів, а для суб'єктів малого підприємництва - двох робочих днів, якщо інше не передбачено законодавством.

Продовження строку проведення позапланової інспекційної перевірки не допускається.

8. Для проведення планової або позапланової інспекційної перевірки суб'єктів державної системи страхового фонду документації Укрдержархів видає наказ про проведення інспекційної перевірки, який містить:

найменування суб'єкта державної системи страхового фонду документації, щодо якого буде проводитись захід контролю;

предмет перевірки.

Для проведення інспекційних перевірок формуються комісії.

Комісію очолює голова комісії. Голова комісії встановлює завдання кожному члену комісії і несе персональну відповідальність за якість перевірки.

До роботи в комісії залучаються позаштатні (громадські) інспектори з питань формування та ведення страхового фонду документації.

Основними завданнями позаштатного (громадського) інспектора є:

участь в інспекційних перевірках суб'єктів державної системи страхового фонду документації у закріпленому регіоні (галузі);

проведення аналізу та подання рекомендацій щодо усунення недоліків, які були виявлені під час проведення інспекційних перевірок;

підготовка інформації про стан формування та ведення страхового фонду документації суб'єктами державної системи страхового фонду документації у закріпленому регіоні (галузі).

9. На підставі наказу оформляється направлення на проведення інспекційної перевірки, яке підписується Головним державним інспектором з питань формування та ведення страхового фонду документації України або його заступником (із зазначенням прізвища, ініціалів) і засвідчується печаткою.

У направленні на проведення інспекційної перевірки зазначаються:

найменування органу контролю, що здійснює захід;

тип заходу (плановий або позаплановий);

місцезнаходження та найменування суб'єкта державної системи страхового фонду документації або прізвище, ініціали фізичної особи, щодо діяльності якого (якої) проводиться перевірка;

номер і дата наказу, на виконання якого проводиться перевірка;

дата початку та дата закінчення перевірки;

перелік посадових осіб, які будуть проводити перевірку, із зазначенням їх посади, прізвища, ім'я та по батькові;

предмет та підстава для проведення перевірки;

інформація про проведення попередньої перевірки (тип та строк її проведення).

Направлення на проведення інспекційної перевірки є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку проведення інспекційної перевірки.

10. Інспекційна перевірка проводиться за місцем провадження діяльності суб'єктом державної системи страхового фонду документації або його відокремленим підрозділом.

Планові та позапланові інспекційні перевірки проводяться в робочий час суб'єкта державної системи страхового фонду документації, встановлений правилами його внутрішнього трудового розпорядку.

11. Орган контролю не пізніше ніж за десять календарних днів до дня проведення планової інспекційної перевірки надає особисто під розписку керівнику чи уповноваженій особі суб'єкта державної системи страхового фонду документації або надсилає рекомендованим листом повідомлення про проведення перевірки.

У повідомленні про проведення планової або позапланової інспекційної перевірки зазначаються:

дата початку та дата закінчення проведення інспекційної перевірки;

найменування суб'єкта державної системи страхового фонду документації або прізвище та ініціали фізичної особи - підприємця, щодо діяльності якого (якої) проводиться інспекційна перевірка;

найменування органу контролю, посадові особи якого будуть проводити перевірку.

1. Інспекційна перевірка складається з таких основних частин:

підготовка до перевірки;

проведення перевірки;

оформлення результатів перевірки;

вжиття відповідних заходів за результатами перевірки.

2. Посадова особа органу контролю без службового посвідчення та направлення на інспекційну перевірку не має права здійснювати перевірку суб'єкта державної системи страхового фонду документації.

3. Перед початком інспекційної перевірки посадові особи органу контролю вносять запис про проведення інспекційної перевірки до відповідного журналу суб'єкта державної системи страхового фонду документації (у разі його наявності).

4. Під час інспекційної перевірки посадові особи органу контролю та особи, які залучені до перевірки, зобов'язані:

дотримуватись установлених суб'єктом державної системи страхового фонду документації правил внутрішнього трудового розпорядку та вимог щодо охорони праці;

дотримуватися встановлених законом принципів, вимог та порядку здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності;

не перешкоджати праву суб'єктів державної системи страхового фонду документації на будь-який законний захист, у тому числі третіми особами.

5. Інформація, одержана посадовими особами органу контролю, доступ до якої обмежено законом, використовується виключно в порядку, установленому законом.

Розголошення інформації, яка становить комерційну та/або іншу таємницю суб'єкта державної системи страхового фонду документації, забороняється.

6. Посадові особи органу контролю під час проведення інспекційних перевірок мають право:

доступу на території суб'єктів державної системи страхового фонду документації, щодо яких проводяться перевірки;

отримувати від суб'єктів державної системи страхового фонду документації необхідні документи, інформацію та пояснення;

вимагати від суб'єктів державної системи страхового фонду документації усунення виявлених порушень вимог законодавства у сфері страхового фонду документації;

вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню інспекційної перевірки;

надавати (надсилати) суб'єктам державної системи страхового фонду документації обов'язкові для виконання приписи про усунення виявлених порушень і недоліків.

7. Посадові особи органу контролю, які проводять інспекційні перевірки, зобов'язані:

повно, об'єктивно та неупереджено проводити перевірку в межах повноважень, передбачених законом;

дотримуватися ділової етики у взаємовідносинах із суб'єктами державної системи страхового фонду документації;

не втручатися і не перешкоджати здійсненню господарської діяльності під час проведення перевірки, якщо це не загрожує життю або здоров'ю людей;

забезпечувати нерозголошення державної та комерційної таємниці суб'єкта державної системи страхового фонду документації, що стає доступною під час проведення перевірки;

ознайомлювати керівника суб'єкта державної системи страхового фонду документації, а в разі його відсутності - його заступника або уповноважену ним особу з результатами перевірки у строки, передбачені законом;

надавати суб'єктам державної системи страхового фонду документації консультаційну допомогу.

8. Суб'єкти державної системи страхового фонду документації, діяльність яких перевіряється, зобов'язані:

допускати посадових осіб органу контролю до здійснення інспекційної перевірки;

виконувати вимоги органу контролю щодо усунення виявлених порушень вимог законодавства;

надавати документи, пояснення, довідки, відомості, матеріали з питань, що виникають під час інспекційної перевірки;

одержувати примірник припису або акта органу контролю за результатами проведеної планової чи позапланової інспекційної перевірки.

9. Суб'єктам державної системи страхового фонду документації, діяльність яких перевіряється, забороняється перешкоджати посадовим особам органу контролю виконувати свої обов'язки з проведення інспекційної перевірки.

10. За фактами виявлених під час інспекційної перевірки порушень посадові особи органу контролю мають право одержувати письмові пояснення від керівника суб'єкта державної системи страхового фонду документації або уповноваженої ним особи, які долучаються до матеріалів перевірки.

11. За результатами проведеної інспекційної перевірки посадовою особою органу контролю складається акт перевірки додержання суб'єктом державної системи страхового фонду документації вимог законодавства у сфері страхового фонду документації (далі - акт перевірки) у двох примірниках. Для органу виконавчої влади та органу місцевого самоврядування акт перевірки складається за формою, зразок якої наведено в додатку 1 до цього Положення; для суб'єктів господарювання (уніфікована форма) - в додатках 2, 3 до цього Положення.

Не допускається внесення до акта перевірки недостовірної інформації. Акт перевірки оформлюється з використанням комп'ютерної техніки або розбірливим почерком на друкованих формах.

12. Посадові особи органу контролю зазначають в акті перевірки стан додержання і виконання вимог законодавства у сфері страхового фонду документації суб'єктом державної системи страхового фонду документації, а в разі невиконання - детальний опис виявленого порушення з посиланням на відповідний нормативно-правовий акт та нормативний документ, вимоги яких порушені.

13. В останній день інспекційної перевірки два примірники акта перевірки підписують посадові особи органу контролю, які проводили перевірку, та під підпис ознайомлюють керівника суб'єкта державної системи страхового фонду документації або уповноважену ним особу, щодо якого проводилась інспекційна перевірка.

14. У разі якщо суб'єкт державної системи страхового фонду документації при ознайомленні з актом перевірки має зауваження, вони додаються до акта.

У разі відмови суб'єкта державної системи страхового фонду документації ознайомитися з актом перевірки посадова особа органу контролю вносить до нього відповідний запис.

15. Один примірник акта перевірки надається суб'єкту державної системи страхового фонду документації.

Другий примірник акта перевірки залишається в органі контролю.

16. На підставі акта перевірки, якщо під час проведення інспекційної перевірки суб'єкта державної системи страхового фонду документації виявлено порушення вимог законодавства у сфері страхового фонду документації, протягом п'яти днів з дня її завершення складається припис за формою, наведеною в додатку 4 до цього Положення (далі - припис).

17. Припис складається у двох примірниках, один з яких не пізніше п'яти робочих днів з дня складання надається суб'єкту державної системи страхового фонду документації чи уповноваженій ним особі для виконання, а другий примірник з підписом такої особи щодо погоджених строків усунення порушень вимог законодавства зберігається в органі контролю.

Під час проведення планової або позапланової інспекційної перевірки у попередньому приписі, якщо такий є, посадова особа органу контролю, яка проводить інспекційну перевірку, зобов'язана зробити відмітки. При виконанні запропонованих у приписі заходів навпроти кожного з них робиться запис "Виконано", ставиться дата перевірки та проставляється підпис посадової особи органу контролю, а при невиконанні - у кінці припису відмічаються порядкові номери невиконаних пунктів, указуються вжиті заходи, з чим ознайомлюється суб'єкт державної системи страхового фонду документації чи уповноважена ним особа.

Припис може бути оскаржено до суду у строки, встановлені законодавством.

18. У разі якщо суб'єкт державної системи страхового фонду документації чи уповноважена ним особа відмовляється від отримання припису особисто, припис надсилається рекомендованим листом із повідомленням про вручення із зазначенням дати реєстрації в органі контролю та вихідного номера.

19. Строк виконання припису встановлюється посадовою особою органу контролю за погодженням із суб'єктом державної системи страхового фонду документації чи уповноваженою ним особою залежно від виявлених порушень законодавства у сфері страхового фонду документації.

У разі неможливості виконання приписів у встановлені строки суб'єкт державної системи страхового фонду документації чи уповноважена ним особа звертається листом до органу контролю з проханням щодо продовження строків усунення порушень.

20. Контроль за виконанням приписів, наданих за результатами інспекційної перевірки, здійснює орган контролю.

За необхідності інформація про порушення, виявлені під час інспекційних перевірок, і пропозиції з їх усунення та недопущення в майбутньому доводяться до відома Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних або місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, органів управління суб'єктів господарювання.

21. У разі встановлення підстав для призупинення виробництва (виготовлення) або реалізації продукції, виконання робіт, надання послуг суб'єктами державної системи страхового фонду документації орган контролю звертається за відповідним рішенням до суду.

Відновлення виробництва (виготовлення) або реалізації продукції, виконання робіт, надання послуг суб'єктами державної системи страхового фонду документації, що здійснюють виготовлення та зберігання страхового фонду документації, після призупинення можливе з моменту отримання органом контролю повідомлення про усунення ними усіх встановлених судом порушень.

22. За результатами інспекційних перевірок складається інформаційна довідка, яка протягом десяти днів після закінчення перевірки надається Головному державному інспектору з питань формування та ведення страхового фонду документації України.

23. Щороку до 1 квітня Головному державному інспектору з питань формування та ведення страхового фонду документації України надається звіт про виконання планів інспекційних перевірок суб'єктів державної системи страхового фонду документації за попередній рік, який оприлюднюється в мережі Інтернет на веб-сайті Укрдержархіву.