4.12. Оприлюднення документів у медіа відбувається шляхом підготовки тематичних, наукових, науково-популярних, рекламно-інформаційних статей, добірок документів, документальних нарисів, інтерв'ю, інформацій про події архівного життя, хронік, репортажів, прес-конференцій.
Тексти підготовлених архівом статей, передач тощо затверджує керівник архіву. На примірниках, що залишаються в архіві, зазначають пошукові дані оприлюднених документів.
( пункт 4.12 глави 4 розділу VI доповнено абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 19.05.2023 р.
№ 1927/5 )
4.12.1. Підпункт 4.12.1 пункту 4.12 розділу VI виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 19.05.2023 р.
№ 1927/5 )
4.12.2. Підпункт 4.12.2 пункту 4.12 розділу VI виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 19.05.2023 р.
№ 1927/5 )
4.13. Демонстрація документів і/або оприлюднення відомостей, що в них містяться, здійснюється під час проведення інформаційних заходів.
Формами оприлюднення інформації про склад і зміст документів архіву є: організація "Днів відкритих дверей", презентацій, зустрічей з громадськістю, конференцій користувачів, лекцій, уроків для школярів, семінарів та практичних занять для студентів, екскурсій (оглядові, тематичні) тощо.
Проведення інформаційного заходу включає виступи працівників архіву, користувачів, фондоутворювачів, інших осіб з повідомленнями про виявлені документи, демонстрацію кінофільмів, діапозитивів, слайдів, прослуховування фонодокументів, експонування документів на виставці, демонстрування окремих документів.
4.14. Робота архіву з підготовки документальних видань передбачається планом науково-видавничої роботи архіву і включається до річного і перспективного планів науково-видавничої роботи Укрдержархіву.
Задля забезпечення науково-видавничої роботи в архіві наказом керівника архіву створюють редакційну колегію та колектив упорядників, укладають організаційно-методичні документи, за необхідності - договори з зацікавленими організаціями та видавництвами.
Тип (науково-академічне, науково-критичне, популярне) та вид (пофондове, тематичне тощо) документального видання, що готує архів, він визначає самостійно залежно від цільового призначення видання, специфіки виявлення джерел, особливостей передавання тексту архівних документів та наявного довідкового апарату до документів.
Директор Департаменту
взаємодії з органами влади |
О. В. Зеркаль |
Додаток 1
до Правил роботи архівних установ України
_________________________________________________________
(найменування архіву)
_________________________________________________________
(назва фонду)
_________________________________________________________
Фонд № ____________
Опис № ___________
__________________________________________________________
(назва опису)
__________________________________________________________
________________________
(крайні дати справ)
Формат А4 (210 х 297).
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
Фонд № _________
Опис № ________
справ постійного зберігання
за _________ рік | |
| NN з/п | Індекс справи | Заголовок справи
(тому, частини) | Крайні дати документів справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
До опису внесено _____________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ______________ по № __________, у тому числі:
літерні NN ________________________, пропущені NN ____________________________ |
| Укладач опису | | |
__________________________________
(найменування посади укладача опису) | _______________
(підпис) | _________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
____________ № ______ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК* архіву
____________ № ______ |
____________
* Для архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад.
Формат А4 (210 х 297). |
Прийнято на постійне зберігання ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ______________ по № __________, у тому числі:
літерні NN __________________________, пропущені NN _________________________________
Разом за цим томом опису прийнято на постійне зберігання ________________________________
(цифрами і словами)
справ з № ____________ по № ___________, у тому числі: літерні NN _________________________, пропущені NN _________________________
Разом за цим описом прийнято на постійне зберігання _____________________________________________ справ з № ____________ по № ___________,
(цифрами і словами)
у тому числі: літерні NN ________________________, пропущені NN _________________________ |
| Зберігач фондів | _______________
(підпис) | ________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Завідувач відділу (архівосховища) | _______________
(підпис) | _____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 2
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________N _____________
______________________________
(місце складення)
ПОВЕРНЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
ВЛАСНИКУ | |
_____________________________________________________________________________________
(найменування посад) (ініціали, прізвища працівників архіву)
склали цей акт про те, що під час описування фонду № ______________________________________
(назва фонду)
були вилучені для повернення власнику такі категорії документів
_____________________________________________________________________________________
(зазначається коротка характеристика документів і причин їхнього повернення
_____________________________________________________________________________________
власнику: дублетні примірники, документи, що не мають культурної цінності, та ін.)
Усього: __________________________ справ _____________ документів (аркушів) |
______________________________
(найменування посади працівника архіву) | _______________
(підпис) | _________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
________________________________
(найменування посади працівника архіву) | _______________
(підпис) | ____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Документи отримано: | ____________
(підпис) | ________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ ____________ 20___ р.
Зміни до облікових документів внесено: |
________________________________
(найменування посади працівника архіву) | _______________
(підпис) | ____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 3
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення)
ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯ
ДОКУМЕНТІВ, НЕ ВНЕСЕНИХ ДО
НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ | |
На підставі ___________________________________________________________________________
(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх
_____________________________________________________________________________________
зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ___________________________________________________________________
(назва фонду) |
| N з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів (номенклатур) за рік (роки) | Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом _______________________________________________________ справ за ___________ роки
(цифрами і словами) |
Посада особи, яка
проводила експертизу
цінності документів |
____________
(підпис) |
________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
________________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК архіву*
_______________ № ______ |
Описи справ постійного зберігання за ____________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) __________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(найменування архіву)
(протокол __________ № __________)
Документи в кількості ____________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою ______________________ кг здано в ________________________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною накладною від ________________ № __________ або знищено шляхом спалення. |
Посада особи, яка
здала (знищила)
документи |
____________
(підпис) |
________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 4
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
______________________________
(місце складення)
ПРО ВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,
ЩО НЕ СТОСУЮТЬСЯ ФОНДУ, АРХІВУ | |
У ході __________________________________________________________________________ було
(назва роботи)
виявлено ____________________________________________________________________________
(у фонді, сховищі, робочому приміщенні) |
| N з/п | Заголовок справи (документа) | Шифр (за наявності) | Передано за належністю (N фонду цього ж архіву або назва іншого архіву та номер, наданий фонду) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
Разом виявлено ___________________________________________________ справ (документів)
(цифрами і словами) |
_________________________________
(найменування посади працівника архіву) | _______________
(підпис) | ____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Зміни до облікових документів внесено: |
__________________________________
(найменування посади працівника архіву) | _______________
(підпис) | ____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 5
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення)
ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
З НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ | |
Для вилучення відібрано документи фонду № _____________________________________________
(назва фонду)
на підставі __________________________________________________________________________
(посилання на нормативно-методичні документи для
____________________________________________________________________________________
проведення експертизи та види робіт) |
| NN з/п | Назви груп документів та їх країні дати | NN описів | NN справ за описами | Кількість справ (документів) | Підстава для вилучення документів (дублетні, документи тимчасового строку зберігання, невиправно пошкоджені) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом __________________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Кількість справ, їхні крайні дати та стисла характеристика документів, що залишено на зберіганні
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Особа, що проводила експертизу цінності документів |
__________________________________
(найменування посади) | _______________
(підпис) | _____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Завідувач відділу (архівосховища) |
__________________________________
(найменування посади) | _______________
(підпис) | _____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
_____________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву
_____________ № ______ |
Документи в кількості __________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою ______________________ кг здано в _______________________________________________
(найменування установи)
___________________________________ на переробку за приймально-здавальною накладною від ____________ № __________ або знищено шляхом спалення. |
Найменування посади
особи, яка здала
(знищила) документи |
____________
(підпис) |
________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
Зміни до облікових
документів внесено |
____________
(підпис) |
________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 6
до Правил роботи архівних установ України
ЗАТВЕРДЖУЮ*
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із
зазначенням ідентифікаційного коду
СПИСОК
ЮРИДИЧНИХ ОСІБ - ДЖЕРЕЛ ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ, ЯКІ ПЕРЕДАЮТЬ ДОКУМЕНТИ ДО АРХІВУ (СПИСОК ДЖЕРЕЛ КОМПЛЕКТУВАННЯ АРХІВУ)
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
| NN з/п | Індекс юридичної особи | Найменування юридичної особи | Форма власності на документи | Форма приймання документів (повна, вибіркова) | Наявність аудіовізуальних, науково-технічних, архівних електронних документів | Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:
державна _____________,
комунальна _____________,
приватна _____________;
за формами приймання: повна _________________
вибіркова ________________ |
____________________________________________________________
(найменування посади укладача списку) | _________________
(підпис) | ______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20___ р. | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
___________ № _____ | СХВАЛЕНО**
Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву
_____________ № ______ |
____________
* Для центральних та галузевих державних архівів - Голова Укрдержархіву.
** Для центральних та галузевих державних архівів.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 7
до Правил роботи архівних установ України
ЗАТВЕРДЖУЮ*
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із
зазначенням ідентифікаційного коду
СПИСОК
ЮРИДИЧНИХ ТА ФІЗИЧНИХ ОСІБ - ДЖЕРЕЛ ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ, ЯКІ НЕ ПЕРЕДАЮТЬ ДОКУМЕНТИ ДО АРХІВУ
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
| NN з/п | Індекс юридичної особи | Найменування юридичної або фізичної особи | Форма власності на документи | Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу | Місце зберігання документів (архівна установа, архівний підрозділ, місце проживання фізичної особи, інше) | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
I. Юридичні особи
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:
державна _____________,
комунальна _____________,
приватна _____________
II. Фізичні особи
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ фізичних осіб |
______________________________________________________________
(найменування посади укладача списку) | _________________
(підпис) | ______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
___________ № _____ | СХВАЛЕНО**
Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву
_____________ № ______ |
____________
* Для центральних та галузевих державних архівів - Голова Укрдержархіву.
** Для центральних і галузевих державних архівів.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 8
до Правил роботи архівних установ України
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із
зазначенням ідентифікаційного коду
СПИСОК
ЮРИДИЧНИХ ОСІБ, У ДІЯЛЬНОСТІ ЯКИХ НЕ УТВОРЮЮТЬСЯ ДОКУМЕНТИ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
| NN з/п | Індекс юридичної особи | Найменування юридичної особи | Форма власності на документи | Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:
державна _____________,
комунальна _____________,
приватна _____________ |
_____________________________________________________________
(найменування посади укладача списку) | __________________
(підпис) | _______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
__________ № _____
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 9
до Правил роботи архівних установ України
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника юридичної особи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву |
________
(підпис) | _______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) | ________
(підпис) | _______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Дата Відбиток печатки установи із зазначенням
ідентифікаційного коду | Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення)
ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯ
ДОКУМЕНТІВ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ
НА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ | |
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"
У зв'язку із ___________________________________________________________________________
(закінченням строків зберігання, ліквідацією юридичної особи, інше)
______________________________________________________________________________ передає,
(найменування юридичної особи)
а ___________________________________________________________________________ приймає
(найменування архіву)
документи фонду № ______ назва ________________________________________________________
___________________________________________ за _________________________________ роки,
а також їх страхові копії та довідковий апарат до них: |
| NN з/п | Номери і назви описів | Кількість примірників кожного номера опису | Кількість справ (документів) | Кількість архівних електронних справ (документів) | Кількість страхових копій | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Номери відсутніх справ ________________________________________________________________
Всього прийнято _____________________________________________________ справ (документів)
_________________________________________________ од. зб. архівних електронних документів
(цифрами і словами)
_________________________________________________________________ од. зб. страхових копій
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
__________________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р. | | Приймання здійснив:
_______________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р. |
| Зміни до облікових документів внесено |
________________________________
(найменування посади) | _______________
(підпис) | ____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 10
до Правил роботи архівних установ України
Картка обліку роботи
з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи Національного архівного фонду | |
| Найменування юридичної особи, її підпорядкованість | Місцезнаходження юридичної особи |
| | |
| Відомості про укладання угоди з архівом | Форма власності на документи | Місце зберігання документів (адреса) |
| | | |
| Прізвище, ім'я, по батькові, № телефону |
| керівника юридичної особи | Голови ЕК юридичної особи | керівника служби діловодства | зав. архівним підрозділом (особи, відповідальної за архів) |
| | | | |
| Дата створення (реєстрації) юридичної особи | Дата, № наказу про створення ЕК юридичної особи | Дата, № наказу про призначення особи, відповідальної за архів |
| | | |
| Погодження з ЕПК державного архіву (дата, № протоколу) нормативно-методичних документів |
| інструкції з діловодства | номенклатури справ | положення про ЕК | положення про архівний підрозділ |
| | | | |
Відомості про перевіряння
| Дата | Прізвище, ім'я, по батькові особи, яка проводила перевіряння | Тема перевіряння | Примітки |
Відомості про упорядкування та передавання документів до архіву
| Схвалення ЕПК | Погодження ЕПК | Схвалення ЕК юридичної особи | Передавання справ до архіву |
| описів справ постійного зберігання | описів справ з кадрових питань (особового складу) | актів про вилучення для знищення | описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання |
| кількість | крайні дати | кількість | крайні дати | кількість | крайні дати | кількість | крайні дати | кількість | крайні дати | дата, № акта |
| Назва, дата, № документа про ліквідацію юридичної особи | Відомості про передавання документів на постійне зберігання до архіву і місце зберігання справ з кадрових питань (особового складу) після ліквідації юридичної особи |
Додаток 11
до Правил роботи архівних установ України
АРКУШ ФОНДУ
| Крайні дати кожної назви фонду | Назва фонду |
| 1 | 2 |
| Дата першого надходження фонду | Дата надсилання картки фонду до архівної установи вищого рівня | Назва архівної установи або ініціали та прізвище особи-власника; місцезнаходження фонду | N фонду | Колишній № фонду |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Облік неописаних документів
Дата запи-
су | Надходження | Вибуття | Наявність (залишок) |
| підстава | кількість | підстава | кількість | справ | доку-
ментів | арку-
шів | архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів |
назва доку-*
мента | N доку-
мента | дата | справ | доку-
ментів | арку-
шів | архів-
них елект-
рон-
них доку-
ментів | назва доку-
мента | N доку-
мента | дата | справ | доку-
ментів | арку-
шів | архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
Облік описаних документів
Дата запи-
су | Надходження | Вибуття | Наявність (залишок) справ | Наявність (залишок) архівних електронних справ | Наявність (залишок) архівних електронних документів |
N опи-
су | N то-
му опи-
су | роки | назва опису або ано-
тація доку-
ментів | Кількість | N опи-
су | N то-
му опи-
су | роки | Підстава | Кількість | за да-
ним опи-
сом | за да-
ним то-
мом опи-
су | по фон-
ду в ціло-
му | за да-
ним опи-
сом | за да-
ним то-
мом опи-
су | по фон-
ду в ціло-
му | за да-
ним опи-
сом | за да-
ним то-
мом опи-
су | по фон-
ду в ціло-
му |
| справ | архів-
них елек-
трон-
них справ | архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів | назва доку-
мента | N доку-
мента | дата доку-
мента | справ | архів-
них елек-
трон-
них справ | архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |