Про затвердження Правил роботи архівних установ України

для фотодокументів - один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;

для кінодокументів - одну позитивну суміщену копію, один проміжний позитив зображення й один контратип фонограми (для звукових кінодокументів). Позитивна копія і проміжний позитив зображення мають входити до комплекту кінодокумента, що приймають на постійне зберігання. Допускається додаткове виготовлення копій фонду користування кінодокументів у вигляді відеофонограм у форматі Betacam та у цифровому форматі;

для фонодокументів - одну копію на магнітній плівці завширшки 6,25 мм та в цифровому форматі;

для відеодокументів - одну копію у форматі VHS та в цифровому форматі.

Фонд користування може створюватися у вигляді фотокопій, цифрових копій, ксерокопій тощо, придатних для подальшого копіювання. Облік різних видів копій фонду користування здійснюється в облікових документах довільної форми.

8.15. Порядок внесення до фонду користування копій документів, створених у ході виконання інших видів робіт, та вилучення їх для знищення архів визначає самостійно.

8.16. До фонду користування вносяться копії повністю відзнятих одиниць зберігання. Копії окремих документів вносяться до фонду користування як тематичні добірки документів або поодинично за умови особливої значущості оригіналу документа.

8.17. Обсяги і періодичність перевіряння наявності та стану копій фонду користування архів визначає самостійно з урахуванням загального обсягу, складу, умов зберігання фонду, інтенсивності видавання і частоти відтворення копій.

9.1. Обов'язковому страхуванню власниками підлягають:

документи НАФ, віднесені до унікальних, після погодження ЦЕПК анотованого переліку унікальних документів НАФ і внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

документи, що передаються на депоноване зберігання до архіву;

документи, надані в тимчасове користування за межами архіву для реставрації, експонування чи іншого користування;

в інших випадках, передбачених законодавством.

9.2. У разі віднесення документів НАФ до унікальних або реставрування документів НАФ поза місцем їх постійного зберігання страхувальниками є:

архів або фізична особа - власник документів;

за дорученням архіву або фізичної особи - власника документів НАФ - інша юридична або фізична особа.

9.3. У разі надання в тимчасове користування за межами архіву документів НАФ або іншими місцями постійного зберігання документів (експонування, інші види користування) страхувальниками є:

юридична особа, якій було надано в тимчасове користування документи НАФ;

за дорученням юридичної особи, якій було надано в тимчасове користування документи НАФ, інша юридична або фізична особа.

9.4. Страхова ціна документів визначається на підставі їх грошової оцінки. Страхова ціна повинна перевищувати верхню межу аукціонної ціни для відповідної категорії цінності архівних документів.

9.5. Страхування документів здійснюється у порядку, встановленому законодавством для страхування майна.

Факт страхування документів НАФ підтверджується договором страхування.

9.6. Під час тимчасового вивезення документів за кордон страхування здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

10.1. До надзвичайних ситуацій (далі - НС) в архіві належать:

оголошення режиму надзвичайного стану державного, регіонального, місцевого, об'єктового рівнів;

надзвичайні ситуації техногенного характеру (пожежі, вибухи у будівлях та спорудах архіву, раптове руйнування будівель та споруд архіву, аварії в електричних мережах, аварії з викиданням (загрозою викидання) небезпечних і шкідливих хімічних та радіоактивних речовин, у системах життєзабезпечення архіву, у системах зв'язку і телекомунікацій, на очисних спорудах);

надзвичайні ситуації природного характеру (землетруси, зсуви, обвали, повені, осипи, метеорологічні НС, пов'язані з атмосферними опадами, шквали, смерчі, снігові замети тощо);

надзвичайні ситуації соціального характеру, пов'язані з протиправними діями, які спричинили знищення, розкрадання або псування архівних документів та майна архіву, несанкціонованим доступом до архіву сторонніх осіб, відмовою від обслуговування архіву протипожежною або іншою позавідомчою охороною, страйком або іншими діями, пов'язаними з відмовою від виконання службових обов'язків частиною працівників архіву;

інші обставини, за яких керівник архіву приймає рішення щодо зміни режиму роботи архіву або призупинення його діяльності.

10.2. Залежно від виду можливих НС архів розробляє і періодично переглядає план заходів щодо організації роботи архіву в надзвичайних ситуаціях.

До розроблення планів заходів залучають фахівців у галузі будівництва та технічної експлуатації будівель, пожежної безпеки, охорони праці, цивільної оборони та інших відповідальних працівників архіву.

10.3. Плани заходів розробляють на підставі ґрунтовного аналізу чинників, які можуть спричинити НС, створити загрозу життю людей та забезпеченню збереженості документів архіву.

10.4. Під час укладання плану враховують:

недоліки технічного стану будівлі архіву, технологічного та інженерного обладнання;

географічні особливості місцезнаходження архіву (близькість річок, морів, рівень ґрунтових вод тощо);

близькість промислових об'єктів з викидами шкідливих речовин та інші фактори.

10.5. Незалежно від характеру можливої НС у планах завчасно передбачають проведення превентивних заходів, спрямованих на попередження НС, а також на максимальне зниження розмірів збитків і втрат у разі їх виникнення.

Плани та інші документи щодо мобілізаційної підготовки, цивільної оборони архіву розробляються у встановленому законодавством порядку.

10.6. З планом заходів та іншими нормативними документами, що визначають дії під час НС в архіві, повинні бути ознайомлені всі працівники архіву.

10.7. Після ліквідації НС наказом керівника архіву створюється комісія, яка проводить розслідування надзвичайної ситуації, встановлює розміри заподіяних НС втрат, визначає обсяги матеріальних і фінансових ресурсів, необхідних для ліквідації наслідків.

10.8. За висновками комісії укладають план відбудовних або ремонтних робіт і реставраційно-консерваційного оброблення документів.

10.9. У разі знищення внаслідок НС архівних документів складається акт про невиправні пошкодження документів за формою, наведеною в додатку 35.

1.1. Архів забезпечує доступ до документів користувачам з часу їх надходження на зберігання з урахуванням обмежень, визначених законодавством, а також умов власника, встановлених під час передавання документів до архіву.

1.2. Громадяни України, іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються правами доступу до документів архіву, довідкового апарату та баз даних.

1.3. Архів не може обмежувати або визначати умови використання відомостей, що містяться в архівних документах, доступ до яких не обмежено, отриманих користувачем у результаті їх самостійного пошуку, і не несе відповідальності за використання відомостей, що містяться в архівних документах, отриманих користувачем на законних підставах.

1.4. Архів зобов'язаний інформувати користувача про порядок оформлення дозволу на доступ до документів та баз даних.

1.5. Допуск до секретних документів та ознайомлення з ними здійснюються відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 жовтня 2003 року № 1561-12.

Доступ до розсекречених документів надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено законодавством.

1.6. Доступ до документів з інформацією про особу (персональних даних) надається з письмового дозволу фізичної особи (суб'єкта персональних даних), у разі її смерті - з дозволу спадкоємців.

Доступ до документів з грифом "Для службового користування" надається відповідно до вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

Доступ до документів НАФ, що зберігаються в архіві та містять інформацію, віднесену до комерційної або іншої, передбаченої законодавством таємниці, надається з дозволу керівника архіву. Копіювання документів здійснюється з письмового дозволу фондоутворювача або його правонаступника (подальшого власника).

1.7. Обмеження доступу до документів НАФ не поширюються на працівників державних архівів, суду, правоохоронних та податкових органів, які виконують службові завдання, а також в інших, передбачених законодавством випадках.

1.8. Доступ до документів, переданих до архіву за договором з власником документів (у т. ч. на депоноване зберігання), визначає власник документів.

1.9. Доступ до документів, що є об'єктами авторського і суміжних прав та права інтелектуальної власності, надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено письмовим розпорядженням суб'єкта права (фондоутворювача чи іншої особи) або його спадкоємців.

1.10. Про відмову в доступі до документів архів письмово інформує користувача із зазначенням вичерпних підстав відмови.

1.11. Авторське право на створені архівом довідники, документальні видання належить архіву.

Авторське право на створені архівом у співавторстві інформаційні продукти належить всім співавторам.

2.1. Для забезпечення доступу до архівних документів архів створює вторинну документну інформацію у вигляді описових статей (описань) архівних довідників, призначених для пошуку документів та архівної інформації.

2.2. Укладання описових статей для архівних довідників здійснюють на рівнях: фонду (частини фонду), одиниці зберігання / одиниці обліку, архівного документа (фрагмента документа).

Відповідно до рівня описання застосовують способи описування:

подокументний - для окремого документа (фрагмента документа);

поодиничний - для окремої одиниці зберігання / одиниці обліку;

груповий - для груп архівних фондів, груп одиниць зберігання / одиниць обліку, комплексів, груп архівних документів.

2.3. За структурою описова стаття архівного довідника містить елементи, об'єднані в інформаційні зони.

Склад елементів описової статті визначає рівень описання.

Обов'язковими елементами для всіх рівнів описання є елементи ідентифікації одиниці описування.

2.4. Джерелами інформації для описування є інформація одиниці описування, інші архівні документи цього ж архіву, інших архівів, облікові документи, довідковий апарат, довідкова література.

2.5. Описова стаття на рівні фонду (частини фонду) включає такі елементи: пошукові дані фонду, назву фонду, дату документа фонду, кількість справ і/або кількість одиниць зберігання у фонді, історію/біографію фондоутворювача, історію зберігання і формування фонду, історію надходження документів до архіву, систематизацію документів фонду, анотацію документів фонду, відомості про експертизу цінності документів, поповнення складу документів фонду, умови правового доступу до документів фонду та копіювання документів фонду, мову інформації документів фонду, характеристику фізичного стану документів фонду, довідковий апарат до документів фонду, місце зберігання страхових копій та копій фонду користування, інформацію про документи, що споріднені з документами фонду, оприлюднення документів фонду, джерела інформації, правила або нормативи, використані під час описування, виконавця описування, дату(и) проведення описування.

2.6. Описова стаття для довідника на рівні одиниці зберігання / одиниці обліку повинна містити такі елементи:

пошукові дані одиниці зберігання/одиниці обліку, заголовок одиниці зберігання / одиниці обліку, дати документів одиниці зберігання / одиниці обліку, кількісні характеристики одиниці зберігання / одиниці обліку, носія(їв) інформації, систематизацію документів одиниці зберігання, короткий зміст одиниці зберігання / одиниці обліку, відомості про експертизу цінності документів, умови правового доступу до документів, умови, що регулюють відтворення (копіювання) документів, мову інформації документів, характеристику фізичного стану документів, місце зберігання оригіналів, місце зберігання страхових копій та копій фонду користування, інформацію про документи, споріднені з документами одиниці описування, відомості про оприлюднення документів, джерела інформації, правила або нормативи, методичні посібники, використані під час описування, прізвище, посаду укладача описання та дату(и) описування.

2.7. Описова стаття для архівного довідника на рівні документа (фрагмента документа) включає такі елементи:

пошукові дані документа, заголовок документа, дату документа, кількісні характеристики, носія(їв) інформації документа, назву утворювача(ів) документа, короткий зміст (анотацію) документа, умови правового доступу, умови, що регулюють відтворення (копіювання) документа, мову / графічну систему запису інформації документа, фізичний стан документа, включення інформації про документ до довідкового апарату, місце зберігання оригіналу документа, місце зберігання копій документа, споріднені документи, оприлюднення документів одиниці описування, елементи зони авторської інформації.

2.8. Описання усіх рівнів використовується для подальшого формування довідкового апарату архіву - укладання путівників, каталогів, інших довідників і баз даних.

Під час укладання архівних довідників враховуються не лише загальні вимоги до підготовки описових статей, а й особливості підготовки кожного типу та виду довідника.

3.1. Для забезпечення доступу до документів архів надає користувачам довідковий апарат.

3.2. Основними типами архівних довідників відповідно до їх цільового призначення є: опис справ (документів), архівний каталог, путівник, огляд, покажчик.

3.3. Обов'язковими елементами довідкового апарату архіву є описи, анотовані реєстри описів, путівник по фондах архіву, каталоги, бази даних, що виконують функції довідників.

Додатковими елементами довідкового апарату є: покажчики, огляди фондів (документів).

3.4. Під час створення довідкового апарату застосовують диференційований підхід до вибору методики укладання довідників, визначення елементів описання, складу та наповнення довідкового апарату, встановлення черговості робіт залежно від інформаційної важливості, характеру документів, інтенсивності і перспектив використання відомостей, що в них містяться, а також стану та складу наявного довідкового апарату до документів архіву.

3.5. Опис справ (документів) - тип архівного довідника, призначений для розкриття складу та змісту одиниць зберігання / одиниць обліку, закріплення їх систематизації та обліку.

Опис справ (документів) є базовим для створення інших типів довідників (путівників, каталогів, оглядів).

Описи укладають у діловодстві, архівних підрозділах юридичних осіб та в архіві на документи, що надійшли неописаними, а також під час перероблення неякісно укладених описів.

Довідковий апарат опису складають: титул, зміст, передмова, список скорочень, перевідні таблиці архівних шифрів (у разі перероблення описів), покажчики.

Удосконалення опису передбачає уточнення (редагування) заголовків одиниць зберігання / одиниць обліку (без зміни їх систематизації), укладання необхідного довідкового апарату до опису.

Перероблення опису в архіві включає комплекс робіт зі складання нового опису на заміну старого, що не відповідає вимогам обліку й пошуку інформації: вивчення одиниць зберігання / одиниць обліку із проведенням експертизи їх цінності, уточнення їх фондової належності, укладання або уточнення заголовків одиниць зберігання / одиниць обліку, визначення або уточнення крайніх дат документів, систематизація одиниць зберігання / одиниць обліку за новою схемою, укладання довідкового апарату до опису. До перероблених описів укладають перевідні таблиці шифрів одиниць зберігання / одиниць обліку.

Описова стаття опису містить такі обов'язкові елементи описання: пошукові і довідкові дані, заголовок одиниці зберігання / одиниці обліку, носія інформації, анотацію документів одиниці зберігання / одиниці обліку; відомості про умови доступу, наявність копій страхового фонду та фонду користування.

3.6. Архівний каталог - тип архівного довідника, в якому вторинну документну інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації документної інформації.

Залежно від обраної схеми побудови каталоги поділяють на систематичні, тематичні та їх різновиди (каталоги з історії установ, адміністративно-територіального поділу тощо), предметні та їх різновиди (іменний, географічний, об'єктний тощо).

Сукупність каталогів архіву складає систему каталогів, взаємопов'язаних між собою, різних за призначенням і структурою, що доповнюють один одного та розкривають склад і зміст документів архіву.

Склад системи каталогів визначається складом і змістом архівних документів, інтенсивністю користування ними, ступенем розробленості архівних документів, наявністю та якістю інших довідників.

3.6.1. У систематичному архівному каталозі вторинна документна інформація систематизується за галузями знань і практичної діяльності суспільства відповідно до схем класифікації документної інформації.

3.6.2. У тематичному архівному каталозі вторинна документна інформація систематизується за темою в логічній послідовності, а всередині теми - за предметною ознакою.

3.6.3. В архівному каталозі з історії установ вторинна документна інформація систематизується за галузями і далі - за підпорядкованістю, за типами установ (заводи, управління, товариства, банки тощо), а всередині - за їх назвами в алфавітному порядку.

3.6.4. В архівному каталозі з історії адміністративно-територіального поділу вторинна документна інформація систематизується за алфавітом видів адміністративно-територіальних одиниць, а всередині - за алфавітом їх назв.

3.6.5. У предметному архівному каталозі вторинна документна інформація систематизується в алфавітному порядку назв предметів (фактів, явищ, географічних назв, прізвищ осіб).

3.6.6. Іменний архівний каталог містить вторинну документну інформацію про осіб, які є авторами документів або згадуються в них, і є переліком прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками іменного каталогу виступають окремі напрями діяльності тієї чи іншої особи або види (номінал, жанр) документів.

3.6.7. Географічний архівний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Рубрики розташовуватися в алфавітному, а підрубрики - в логічному або алфавітному порядку.

3.6.8. Каталог документів з особового складу укладають для полегшення пошуку інформації під час виконання запитів соціально-правового характеру. У каталозі інформацію про осіб систематизують за алфавітною ознакою.

3.6.9. Різновидами предметного каталогу для аудіовізуальних документів можуть бути фільмовий, журнальний, режисерський каталоги, каталог за виробником тощо.

3.6.10. Рівнем описання для каталогу є документ (або фрагмент документа), одиниця зберігання / одиниця обліку, група документів.

Обов'язковими елементами описання для каталогу є: найменування архіву, індекс, рубрика, підрубрика, дата події, місце події, зміст одиниці описування, пошукові дані одиниці описування, мова документа та спосіб його відтворення, прізвище укладача описання та дата проведення описування.

Описові статті для каталогу розміщують на каталожних картках.

3.6.11. Зв'язок з іншими розділами каталогу або з іншими архівними довідниками забезпечується системою посилань.

3.6.12. Каталогізацію проводять в архіві як самостійний вид роботи (цільова каталогізація) або ж під час виконання інших видів робіт, пов'язаних із виявленням та описуванням документів.

Ведення каталогу в архіві передбачає: створення науково-методичних посібників про порядок ведення каталогу, індексування архівної інформації, систематизацію каталожних описань за індексами та рубриками, удосконалення каталогів, ведення обліку форм каталогізації і використання інформації, що міститься в каталогах, для традиційного варіанта - розміщення карток у каталозі, складання роздільників, оформлення каталожних шухляд.

За необхідності архів може проводити удосконалення каталогу шляхом уточнення його структури (схем класифікації його підрозділів), перевіряння змісту і оформлення каталогу, усунення виявлених недоліків.

3.6.13. Для обліку роботи з каталогізації документів в аркуші-засвідчувачі справи та після засвідчувального напису до опису проставляють штамп "Каталог".

Про завершення каталогізації архівного фонду укладають довідку, яка зберігається у справі фонду.

У журналі або картотеці каталогізації здійснюють централізований пофондовий (по кожному опису) облік закаталогізованих справ, документів (із зазначенням їх облікових номерів).

Облік надходжень карток до каталогу ведуть у спеціальній книзі. У цілому по архіву кількість складених і внесених до каталогу карток відображають у паспорті архіву.

Для обліку користування каталогами в архіві ведуть журнал обліку користування каталогами за формою, наведеною в додатку 36.

3.7. Путівник - тип архівного довідника, що є систематизованою сукупністю описань архівних фондів (нефондових комплексів) і призначений для загального ознайомлення з їх складом та змістом.

3.7.1. Основними видами путівників є: путівник по фондах архіву (архівів), тематичний путівник по фондах архіву (архівів), короткий довідник по фондах архіву (архівів), путівник по архіву (архівах), путівник по аудіовізуальних документах (за видами документів) архіву.

Вид путівника та схема його побудови визначаються його цільовим призначенням.

3.7.2. Путівник містить такі структурні складові: основну частину, додатки та довідковий апарат до путівника.

3.7.3. Путівник по фондах архіву (архівів) - архівний довідник, одиницями описування в якому є архівні фонди.

Основну частину путівника по фондах архіву (архівів) складають сукупність описань на рівні фонду або групи архівних фондів, до якого включають відомості про всі фонди, доступ до яких не обмежено. Для фондів зі складною структурою, що містять багатоаспектну інформацію, рівень описання розширюють до опису, для фондів, у складі яких містяться унікальні документи, - до окремого документа.

Характеристика фонду може доповнюватися відомостями про обсяг справ з особового складу, скопійовані справи та умови доступу до документів.

3.7.4. Короткі довідники по фондах архіву (архівів) поділяються на анотовані та неанотовані.

Основну частину короткого довідника по фондах архіву (архівів) складає систематизований перелік описань архівних фондів (групи фондів).

Обов'язковими елементами описової статті для неанотованого короткого довідника є: назва фонду, його пошукові та довідкові дані; для короткого довідника по фондах архівів додатково зазначають назву архіву та його місцезнаходження.

Описову статтю фонду в анотованому короткому довіднику доповнюють короткою історичною довідкою / біографією фондоутворювача і стислою анотацією складу та змісту документів фонду.

Різновидом короткого довідника по фондах архіву (архівів) може бути список фондів архіву (архівів).

3.7.5. У тематичному путівнику по фондах архіву (архівів) одиницею описування виступають документи (група документів) фонду (фондів) архіву (архівів), що містять інформацію за певною тематикою.

У разі описування великих за обсягом фондів до описової статті додають короткі відомості про фондоутворювача.

3.7.6. Путівник по архіву призначений для ознайомлення з історією конкретного архіву, складом та змістом його документів, складом довідкового апарату архіву.

Основна частина путівника по архіву містить такі елементи описання: характеристику архіву (назва архіву з усіма перейменуваннями і змінами підпорядкованості, дата створення архіву, система організації документів архіву, загальна кількість фондів, обсяг фондів, крайні дати документів, їх стисла анотація, місцезнаходження архіву), відомості про довідковий апарат архіву.

Основна частина путівника по архівах містить систематизований перелік архівів з характеристикою фондів, що зберігаються в них. У путівнику подають інформацію про всі архіви, музеї, бібліотеки, які постійно зберігають документи НАФ. Об'єктом описування в такому путівнику виступає архів (архівна установа).

Характеристика архіву включає: назву (повну та скорочену) і місцезнаходження архіву, коротку історичну довідку, відомості про кількість фондів та їх обсяг, крайні дати документів, анотацію їх складу і змісту, список виданих довідників. У разі наявності в архіві аудіовізуальних та науково-технічних документів зазначають їх обсяги та крайні дати.

3.7.7. Путівник по аудіовізуальних документах архіву включає відомості про аудіовізуальні документи за їх видами. Обов'язковими елементами описової статті для цього путівника є його пошукові та довідкові дані про аудіовізуальні документи.

3.8. Анотований реєстр описів - архівний довідник, що містить систематизований перелік описів справ зі стислими анотаціями документів і призначений для розкриття їх змісту.

Обов'язковими елементами описання для укладання анотованого реєстру описів є: пошукові і довідкові дані (облікові номери, кількісні показники, дати документів), анотація документів.

До анотованого реєстру укладають довідковий апарат: титул, зміст, передмову, список скорочень, покажчики, додатки, загальну бібліографію.

3.9. Огляд - архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів з їх джерелознавчим аналізом. Різновидами огляду є: огляд архівного фонду (подає відомості про склад і зміст документів одного архівного фонду) та тематичний огляд (подає відомості про склад і зміст всіх або частини документів одного фонду, кількох фондів одного чи кількох архівів з певної теми).

3.9.1. Обов'язковими елементами характеристики документів є: індивідуальна і/або групова анотація документів, їх пошукові дані.

3.9.2. Традиційними схемами побудови огляду є структурна, галузева (функціональна), предметно-тематична, географічна, хронологічна.

3.9.3. Для оглядів фондів особового походження використовують схему систематизації документів у фонді.

3.10. Покажчик - архівний довідник, що містить алфавітний, систематичний або укладений за будь-якою іншою ознакою перелік назв (найменувань) предметів, згадуваних в архівних документах, із зазначенням їх пошукових даних.

3.10.1. Покажчик може виступати самостійним архівним довідником або елементом довідкового апарату до архівного довідника.

3.10.2. Основними видами покажчиків є: тематичні, предметні (різновиди - іменні та географічні), хронологічні.

Покажчики бувають внутрішньофондові, міжфондові, міжархівні.

3.10.3. Об'єктом описування для будь-якого виду архівного покажчика є предмет (предметне поняття).

3.10.4. Основним елементом покажчика є рубрика, де зазначають предметне поняття і пошукові дані. Залежно від призначення покажчика рубрика може бути простою, тобто не мати підрубрик, або складною, тобто мати одну чи декілька підрубрик. За структурою рубрик розрізняють покажчики глухі та анотовані.

3.10.5. Покажчики за групуванням понять у них бувають алфавітні, систематичні, хронологічні. Алфавітний принцип розміщення застосовують для покажчиків, що містять однорідні поняття (прізвища, географічні об'єкти).

Тематичний покажчик містить поняття, які відбивають історичні факти та явища, назви установ, організацій.

Предметний покажчик може бути загальним і спеціальним. За формою загальний предметний покажчик складають тільки глухим, спеціальний предметний покажчик може бути глухим і анотованим.

Географічний покажчик складають з рубрик, що містять назви країн, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річок.

Іменний покажчик містить прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська, біографічні довідки.

У хронологічному покажчику дати подій або дати документів розміщують у хронологічному порядку. Покажчик складають глухим.

Схема побудови будь-якого покажчика визначається його тематикою.

У покажчиках, що розкривають зміст справ, документів у галузевому або тематичному плані, структура основної частини побудована в систематичному порядку, а алфавітне розміщення понять виступає на останньому етапі систематизації.

Для покажчиків, рубриками яких є історичні факти, систематизацію здійснюють за хронологічною ознакою.

У покажчиках застосовують систему посилань для встановлення зв'язків між тотожними предметними поняттями.

3.11. Архівні довідники можуть вестися в електронній формі, що забезпечить оперативний, багатоаспектний пошук архівної інформації та виведення її на екран дисплея, паперовий носій та у файл (у тому числі в режимі віддаленого доступу).

3.11.1. Інформаційною основою комп'ютеризованого довідкового апарату є зміст описових статей на усіх рівнях архівного описання, а також ключові слова та рубрикатори.

3.11.2. Обов'язковими видами ключових слів для ведення автоматизованих архівних довідників виступають: "тематика", "персоналії", "географія", за необхідності - інші види ключових слів.

4.1. Основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є:

інформаційне забезпечення користувачів за їх запитами та в порядку ініціативного інформування;

надання документів (або їх копій) для користування в читальному залі архіву;

експонування документів (або їх копій) на виставках;

видавання документів у тимчасове користування за межами архіву;

публікація архівних документів та оприлюднення відомостей, що в них містяться, у медіа, у тому числі онлайн-медіа;

проведення інформаційних заходів (демонстрація документів і/або оприлюднення відомостей, що в них містяться, під час зустрічей з громадськістю, екскурсій в архіви, презентацій, днів відкритих дверей, лекцій, доповідей, конференцій тощо).

4.2. Запити, що надходять до архіву, поділяють на такі види:

соціально-правового характеру;

тематичні;

персональні;

майнові.

4.2.1. Запити соціально-правового характеру - запити фізичної або юридичної особи, пов'язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов'язань України, що передбачають витребування інформації про:

реєстрацію актів громадянського стану;

національність (підтвердження громадянства України);

освіту;

трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;

пенсії;

присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;

нагороди, присудження почесних звань;

творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;

службу у Збройних силах СРСР, Українському війську;

військову службу в складі діючої армії в період бойових дій, у тому числі під час виконання інтернаціонального обов'язку;

участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС;

поранення, стан здоров'я та перебування у військово-лікувальних установах;

участь у Другій світовій війні;

перебування в партизанських загонах та з'єднаннях, участь у підпільному русі в період Другої світової війни;

перебування в евакуації, на окупованій території України та інших держав у період Другої світової війни, у нацистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;

насильне вивезення мирного населення на примусові роботи на територію Німеччини або її союзників, що перебували у стані війни із Союзом РСР, або на території окупованих ними інших держав;

репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюється архівом безоплатно.

4.2.2. Тематичні - запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.

4.2.3. Персональні - запити, до яких належать біографічні, генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.

Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи.

Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв'язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов'язаних таким зв'язком, про історію сім'ї, роду.

4.2.4. Майнові - запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно (виділення земельних ділянок під будівництво об'єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень; надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд; закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями; введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд; виділення житла; продаж домоволодінь; виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів).

4.2.5. Виконання тематичних, персональних та майнових запитів архів здійснює як платну послугу або пропонує фізичній/юридичній особі, що звернулася до архіву з таким запитом, провести самостійний пошук за документами архіву у читальному залі.

Фізична/юридична особа, що проводитиме самостійний пошук документів, що підтверджують родинні зв'язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних або генеалогічне дослідження, має надати архіву документи про згоду особи щодо проведення такого пошуку або засвідчене нотаріально доручення від замовника генеалогічного дослідження.

У випадку виконання архівом значного обсягу робіт з виконання тематичних, персональних та майнових запитів, що передбачає виявлення документів, їх анотування, виготовлення копій (цифрових копій), складання переліку, укладання інформаційного документа та інше, з фізичною/юридичною особою архів укладає відповідний договір, в якому визначаються умови, форми і строки виконання запиту. Оплата послуг архіву здійснюється на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.

4.2.6. Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання архівних довідок судам, правоохоронним органам, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали документи на зберігання, здійснюється безоплатно.

4.2.7. До архіву можуть надходити запити, що не відповідають його профілю і передбачають пересилання за місцем зберігання витребуваних документів або надання архівом відповідних рекомендацій заявникові.

4.2.8. Усі запити, що надійшли до архіву (поштою, електронною поштою, на особистому прийомі), підлягають обов'язковому розгляду за винятком анонімних запитів.

4.2.9. У разі отримання запиту електронною поштою із зазначенням зворотної поштової та електронної адреси автора запит роздруковують і розглядають в установленому законодавством порядку.

4.2.10. Про прийняття запиту до розгляду або вмотивовану відмову у розгляді інформують заявника.

4.2.11. Керівник архіву (або спеціально уповноважений працівник архіву) здійснює особистий прийом громадян із соціально-правових питань у порядку, визначеному та затвердженому наказом керівника архіву.

4.2.12. Виконання запитів юридичних осіб здійснюють у строки, встановлені законодавством або зазначені у запиті.

Першочергово виконують запити осіб, які мають встановлені законодавством пільги.

Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками, у тому числі БД) строк його виконання становить п'ятнадцять днів з дати реєстрації.

Строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов'язково інформують заявника.

Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п'яти днів.

Непрофільний запит впродовж п'яти днів з дати його реєстрації в архіві пересилають за місцем зберігання затребуваних документів, про що інформують заявника або письмово надають йому відповідні рекомендації.

4.2.13. Архівні довідки, копії і витяги видають заявнику в разі його особистого звернення до архіву за пред'явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, уповноваженій заявником особі - за наявності оформленої в установленому законодавством порядку довіреності. Отримувач розписується на звороті копії архівної довідки, копії, витягу із зазначенням своїх паспортних даних та дати отримання документа.

Архівні довідки, копії і витяги надсилають заявнику простим поштовим відправленням.

4.3. На виконання письмових запитів юридичних осіб та заяв фізичних осіб архів укладає такі інформаційні документи:

інформаційний лист, що містить інформацію про наявні відомості з певного питання (тематики), а також інформацію щодо умов користування документами та використання відомостей, що в них містяться, за підписом керівника архіву;

тематичний перелік - систематизований стислий або анотований перелік заголовків архівних документів з певної теми із зазначенням їх дат та пошукових даних, підписаний укладачем переліку та керівником архіву;

тематичний огляд - розгорнуте описання документного комплексу (фонду, кількох фондів, частин фонду або кількох фондів), що містить інформацію з певної теми або проблеми;

тематичну добірку копій документів - систематизований комплект копій архівних документів або витягів з них за певною темою. Добірка включає: титул, перелік архівних документів за темою, за необхідності - історичну довідку та інші елементи описання;

архівну довідку - засвідчений архівом у встановленому законодавством порядку документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту з посиланням на пошукові дані архівних документів;

архівну копію - засвідчений архівом у встановленому законодавством порядку документ, що містить точне знакове відтворення тексту письмового або графічного зображення архівного документа із зазначенням його пошукових даних;

архівний витяг - засвідчений архівом у встановленому законодавством порядку документ, що містить точне знакове відтворення частини тексту письмового або графічного зображення архівного документа, із зазначенням його пошукових даних.

4.4. Архівні довідки, копії і витяги оформлюють на бланку архіву із зазначенням назви виду документа, засвідчують підписом керівника архіву (архівні довідки - також підписом виконавця) і відбитком печатки архіву.

4.4.1. Текст архівної довідки подають у хронологічній послідовності подій. Допускається цитування документів з відповідним оформленням.

Відомості про роботу в різних установах або навчання в різних навчальних закладах подаються в одній довідці.

Після тексту довідки наводять пошукові дані документів, що стали підставою для її складання.

Архівну довідку на кількох аркушах прошивають, а місце з'єднання аркушів обов'язково засвідчують відбитком печатки архіву.

4.4.2. Архівні копії та архівні витяги оформлюють у порядку, аналогічному оформленню архівних довідок, на бланку архіву, із зазначенням назви інформаційного документа ("Архівна копія", "Архівний витяг").

В архівних копіях, виготовлених засобами друку, засвідчувальні написи і відбиток гербової печатки розміщують на звороті кожного аркуша, в архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом, - на звороті останнього аркуша.

В архівному витязі назву архівного документа, його номер та дату відтворюють повністю.

В архівних копіях (витягах), виготовлених засобами друку, пошукові дані наводять після тексту, у виготовлених фото- або електрографічним способом - на звороті кожного аркуша.

4.5. У разі відсутності в архіві документів, необхідних для виконання запиту, заявнику письмово повідомляють причини відсутності документів та подають рекомендації щодо подальшого їх пошуку.

За наявності документального підтвердження відсутності запитуваних документів в архіві відповідь засвідчують відбитком печатки архіву.

4.6. Архів виконує запити соціально-правового характеру, що надходять від Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, дипломатичних представництв України, юридичних осіб іноземних держав та безпосередньо від заявників - громадян України, що проживають за її межами, іноземців та осіб без громадянства, що проживали або навчалися в Україні, відповідно до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої наказом Державного комітету архівів України, Міністерства закордонних справ України від 11 червня 2001 року № 116/53, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 червня 2001 року за № 547/5738 (із змінами).

4.6.1. Запит виконують у формі архівної довідки, копії, витягу, що оформлюється або переоформлюється архівом на підставі документів, що зберігаються безпосередньо в архіві, в архівних підрозділах навчальних закладів, підприємств, установ і організацій, за даними військкоматів, органів прокуратури, Служби безпеки України та Міністерства внутрішніх справ України.

Оформлені та переоформлені архівні довідки, копії (витяги), а також негативні відповіді надсилають до Укрдержархіву для подальшого пересилання заявникам або юридичним особам у встановленому законодавством порядку.

У разі особистого звернення до архіву громадян України, що проживають за її межами, іноземців або осіб без громадянства довідку видають безпосередньо заявнику за наявності документа, що посвідчує особу.

4.6.2. Архівні довідки, копії, витяги, що пересилають до держав, які підписали Гаазьку конвенцію 1961 року, потребують проставляння "апостиля", до інших держав - консульської легалізації в Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України відповідно до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за № 535/6823.

Трудові книжки, військові квитки, посвідчення особи не підлягають вивезенню за межі України. На їх підставі архів оформлює відповідні архівні довідки.

Виявлення та пересилання документів здійснюють без стягнення плати із заявників.

4.7. Ініціативне інформування юридичних осіб здійснюють шляхом направлення їм документів про можливості архіву щодо інформаційного забезпечення їх діяльності, наявність в архіві відомостей, що можуть їх зацікавити як потенційних споживачів інформації, та про інформаційні послуги, що надаються архівом.

Архів планує роботи з ініціативного інформування на підставі вивчення суспільних потреб в інформації, державних (національних), галузевих та регіональних програм розвитку, планів роботи державних органів, органів місцевого самоврядування, відомостей, що надходять від прес-служб, служб зв'язків з громадськістю цих органів та інших юридичних осіб, а також на підставі складання та вивчення календарів історичних подій та пам'ятних дат.

4.8. З метою організації користування документами в архіві функціонують: читальний зал (сектор користування) з відповідним технічним обладнанням та кімнати (дільниці) інформаційно-пошукових систем, видавання документів, для читання мікрокопій, для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів, документів в електронній формі, зокрема електронних, тимчасове сховище.

За відсутності спеціально обладнаного приміщення обслуговування користувачів здійснюють у робочій кімнаті архіву під контролем працівника архіву.

4.8.1. Порядок роботи користувачів з документами, доступ до яких не обмежено, що належать державі та територіальним громадам, їх права та обов'язки визначають правила користування документами, що розробляються архівом відповідно до порядку, встановленого законодавством. Перед початком роботи архів зобов'язаний ознайомити користувачів з цими правилами.

4.8.2. Користування документами обмеженого доступу здійснюється у порядку, зазначеному в пунктах 1.5 - 1.10 глави 1 цього розділу.

4.8.3. Відвідування сектору користування документами, користування документами і довідковим апаратом до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

4.8.4. На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей архіву виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів на паперових носіях, а також аналогові та цифрові копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів.

Копії документів НАФ можуть бути виготовлені технічними засобами користувача за умови, що копіювання не завдає шкоди документам НАФ і не заважає іншим користувачам, а також не порушує авторських та суміжних прав.

Надання документів для копіювання технічними засобами користувачів та копіювання документів архів здійснює на платній основі.

4.8.5. Користувач має право публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання.

4.9. З огляду на особливості використання відомостей, що містяться в архівних документах (експонування на виставках, богослужіння, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчої дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо), їх оригінали видають юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву.

4.10. У запиті до архіву обґрунтовують необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначають строк, на який видають документи, а також надають гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.

Видачу документів у тимчасове користування за межами архіву здійснюють у порядку, визначеному в главі 2 розділу V цих Правил.

4.11. Експонування архівних документів здійснюється на виставках, які можуть бути стаціонарними, пересувними, тимчасовими, постійно діючими, організованими архівом самостійно або спільно з бібліотеками, музеями, іншими установами.

4.11.1. Підготовка виставки архівних документів включає:

укладання історико-археографічної та бібліографічної довідки;

виявлення та складання переліку документів за тематикою виставки;

складання анотацій на документи;

розроблення експозиційного плану виставки з рубрикацією;

розроблення макета буклета (каталогу) виставки;

написання прес-релізу;

публікацію он-лайнової версії виставки для оприлюднення на веб-порталі архіву.

4.11.2. Документи на виставках експонують у вигляді копій, муляжів. На стаціонарній виставці можуть короткочасно експонуватися оригінали документів. На пересувних виставках документи експонують лише у вигляді фото- та електрографічних копій.

У разі експонування оригіналів документів їх розміщують у засклених вітринах, які замикають і опечатують.

У приміщенні, де розміщують виставку, має підтримуватися режим, що забезпечує збереженість архівних документів.

Страхування архівних документів та оформлення їх тимчасового вивезення за межі України для експонування здійснюють в установленому законодавством порядку.