( абзац перший пункту 7.7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р.
№ 1189/5 )
Відділ Головного управління юстиції у м. Києві не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від Міністерства закордонних справ України повідомлення про факт втрати (викрадення) бланків свідоцтв повідомляє про такий факт Міністерство юстиції України.
( абзац другий пункту 7.7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р.
№ 1189/5 )
( Порядок доповнено розділом VII згідно з наказом Міністерства юстиції України від 01.10.2013 р.
№ 2072/5 )
Директор Департаменту взаємодії з органами влади | О. В. Зеркаль |
Додаток 1
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану | |
АКТ
про прийняття бланків свідоцтв від підприємства, яке виготовляє бланки свідоцтв
___ ____________ 20__ року | _________________ (місце складання) | N ______ |
Відповідно до підпункту 2.7.1 пункту 2.7 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ____________ № ___, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України ____________ за № ____, а також згідно з наказом _________________________________________________ від ___ _____________ 20__ року № _____ (найменування міжрегіонального управління) "Про створення комісії для приймання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану" комісія _________________________________________________________________________ (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану) |
у складі: голови комісії | ________________________________________________________; (посада, прізвище та ініціали) |
членів комісії: | ________________________________________________________; (посада, прізвище та ініціали) |
| ________________________________________________________ (посада, прізвище та ініціали) |
склала цей акт про те, що ___ ____________ 20__ року від підприємства, яке виготовляє бланки свідоцтв, ____________________________________________________________________________, (найменування підприємства) відповідно до ____________________________________ від ___ ____________ 20__ року № _______ (назва документа) були прийняті такі бланки свідоцтв: про _______________________________________ серії ________ з № __________ до № ___________ (вид бланків свідоцтв) |
у кількості | ________ (цифрами) | (______________) (словами) | штук. |
Кількість, серія і номери бланків свідоцтв відповідають паперовому, контрольному ярликам, а також супровідним документам. Бланки свідоцтв отримані у ____________ пакувальних одиницях (пачках). Усі пачки неушкоджені. (кількість) |
Голова комісії | ________________ (підпис) | ___________________________ (ініціали та прізвище) |
Члени комісії: | ________________ (підпис) | ___________________________; (ініціали та прізвище) |
| ________________ (підпис) | ___________________________ (ініціали та прізвище) |
М. П. | | |
( додаток 1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р.
№ 1189/5 )
Додаток 2
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування сектору з архівної роботи, відділу державної реєстрації актів цивільного стану | |
АКТ
про прийняття бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління
___ ____________ 20__ року | _______________ (місце складання) | N _____ |
Відповідно до підпунктів 2.7.2, 2.7.3 пункту 2.7 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ___ ____________ № ___, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України ___ ____________ за № ___, а також згідно з наказом _________________________________________________ від ___ _____________ № ______ (найменування міжрегіонального управління) "Про створення комісії для приймання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану" комісія _________________________________________________________________________ (найменування сектору, відділу державної реєстрації актів цивільного стану) |
у складі: голови комісії | ________________________________________________________; (посада, прізвище та ініціали) |
членів комісії: | ________________________________________________________; (посада, прізвище та ініціали) |
| ________________________________________________________ (посада, прізвище та ініціали) |
склала цей акт про те, що ___ _____________ 20__ року від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації _____________________________________________ було прийнято та перевірено (найменування міжрегіонального управління) наявність таких бланків свідоцтв: про __________________ серії _________ з № ______ до № _____ (вид бланків свідоцтв) у кількості __________ (________________) штук. (цифрами) (словами) При перевірці отриманих бланків свідоцтв установлено, що свідоцтва про _____________________ (вид бланків свідоцтв) серії ________ з № ____ до № ____ у кількості __________ (_________________) штук є в наявності, (цифрами) (словами) що відповідає супровідним документам (назва документа) та видатковій накладній від ___ ____________ 20__ року № ___. Комісія прийняла й переглянула кожний бланк свідоцтва про ________________________________, (вид бланків свідоцтв) окремо перевірено нумерацію бланків. Дефектних бланків свідоцтв немає, серія і номери відповідають супровідним документам (паперовому ярлику) та видатковій накладній. |
Голова комісії | ________________ (підпис) | ___________________________ (ініціали та прізвище) |
Члени комісії: | ________________ (підпис) | ___________________________; (ініціали та прізвище) |
| ________________ (підпис) | ___________________________ (ініціали та прізвище) |
М. П. | | |
( додаток 2 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р.
№ 1189/5, від 02.12.2016 р.
№ 3447/5 )
Додаток 3
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану | |
ПІДТВЕРДЖЕННЯ
про прийняття бланків свідоцтв
___ ____________ 20__ року | _______________ (місце складання) | N _____ |
Відповідно до пункту 2.8 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ___ ____________ № ____, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України ___ ____________ за № ___, а також на підставі наказу _______________________________________________________________________________ (найменування міжрегіонального управління) від ___ _____________ № ______ мною, __________________________________________________, (посада, прізвище та ініціали) складено це підтвердження про те, що ___ ____________ 20__ року від ________________________ _____________________________________________________________________________________ (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану) було прийнято та перевірено наявність таких бланків свідоцтв: про _________________________ серії _____ з № _____ до № ______ (вид бланків свідоцтв) у кількості ________ (______________) штук. (цифрами) (словами) Кожний бланк свідоцтва переглянуто, окремо перевірено їх нумерацію. Отримані бланки свідоцтв ___ ____________ 20__ року оприбутковані в книзі обліку бланків свідоцтв про __________________. (вид бланків свідоцтв) |
М. П. | Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв | ____________ (підпис) | ___________________ (ініціали та прізвище) |
( додаток 3 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р.
№ 1189/5 )
Додаток 3-1
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
(пункт 2.10)
Найменування виконавчого органу сільської, селищної, міської ради |
ПІДТВЕРДЖЕННЯ
про прийняття бланків свідоцтв
___ ____________ 20__ року | ________________ (місце складання) | N ______ |
Відповідно до пункту 2.10 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ___ ____________ № ____, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України ___ ____________ за № ___, а також на підставі _______________________________ (найменування документа) виконавчого комітету __________________________________________ сільської, селищної, міської (найменування ради) ради (необхідне підкреслити) від ___ ____________ 20__ року № ______ мною, _____________________________________________________________________________________, (посада, прізвище та ініціали) складено це підтвердження про те, що ___ ____________ 20__ року від ________________________ _____________________________________________________________________________________ (прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської ради) було прийнято та перевірено на наявність такі бланки свідоцтв: про _______________________________ серії _____ з № ______ до № ______ (вид бланків свідоцтв) у кількості _________ (_______________________) штук. (цифрами) (словами) Кожний бланк свідоцтва переглянуто, окремо перевірено їх нумерацію. Отримані бланки свідоцтв ___ ____________ 20__ року оприбутковано в книзі обліку бланків свідоцтв про _________________________________ (вид бланків свідоцтв) |
М. П. | Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв | __________ (підпис) | ___________________ (ініціали та прізвище) |
( Порядок доповнено додатком 3-1 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 26.09.2019 р.
№ 3000/5, додаток 3-1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р.
№ 506/5 )
Додаток 4
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ, ЯКІ ВИДАЮТЬСЯ ПРАЦІВНИКАМ ВІДДІЛУ КЕРІВНИКОМ ЧИ ПОСАДОВОЮ ОСОБОЮ, ВІДПОВІДАЛЬНОЮ ЗА ЗБЕРІГАННЯ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ В ОКРЕМОМУ ПРИМІЩЕННІ ВІДДІЛУ
_____________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
ВИД БЛАНКІВ СВІДОЦТВ
N з/п | Дата видачі бланків свідоцтв | Серія і номери бланків свідоцтв з № до N | Кількість виданих бланків свідоцтв | Посада, прізвище, ім'я, по батькові працівника, якому видані бланки свідоцтв | Підпис про одержання бланків свідоцтв | Дата повернення бланків свідоцтв | Серія і номери бланків свідоцтв (з № до N) | Кількість невикористаних бланків свідоцтв | Посада, прізвище, ім'я, по батькові працівника, якому було повернуто залишок бланків свідоцтв | Підпис про одержання бланків свідоцтв при їх поверненні |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
Додаток 5
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування виконавчого органу сільської, селищної, міської ради | |
ПІДТВЕРДЖЕННЯ
про прийняття бланків свідоцтв посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв
___ ____________ 20__ року | _______________ (місце складання) | N _____ |
Відповідно до пункту 2.10 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ___ ____________ № ___, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України ___ ____________ за № ____, а також на підставі __________________ виконавчого (найменування документа) комітету ___________________________________ сільської, селищної, міської ради (найменування ради) (необхідне підкреслити) від ___ _______________ № ______ мною, _____________________________________________________________________________________, (посада, прізвище та ініціали) складено це підтвердження про те, що ___ ____________ 20__ року від _____________________________________________________________________________________ (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану) було прийнято та перевірено наявність таких бланків свідоцтв: про ___________________________ (вид бланків свідоцтв) серії __________________ з № ____________ до № ___________ у кількості _________ (_____________________________) штук. (цифрами) (словами) Кожний бланк свідоцтва переглянуто, окремо перевірено їх нумерацію. Отримані бланки свідоцтв "___" ____________ 20__ року оприбутковані в книзі обліку бланків свідоцтв про__________________________________________________________________________. (вид бланків свідоцтв) |
М. П. | Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв | ____________ (підпис) | ___________________ (ініціали та прізвище) |
( додаток 5 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 26.09.2019 р.
№ 3000/5, від 15.02.2022 р.
№ 506/5 )
Додаток 6
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ
____________________________________________________ (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану) |
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
ОПРИБУТКУВАННЯ
N з/п | Дата надходження | Від кого надійшли бланки свідоцтв | Серія, номер та дата складання видаткової накладної | Про народження | Про смерть |
кількість | серія | з № до N | кількість | серія | з № до N |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | |
Про шлюб | Про розірвання шлюбу | Про зміну імені |
кількість | серія | з № до N | кількість | серія | з № до N | кількість | серія | з № до N |
11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| | | | | | | | |
ВИТРАЧАННЯ
N з/п | Дата видачі бланків свідоцтв | Кому видані бланки свідоцтв (найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, прізвище та ініціали посадової особи, яка отримала бланки свідоцтв) | Про народження | Про смерть |
кількість | серія | з № до N | кількість | серія | з № до N |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | |
Про шлюб | Про розірвання шлюбу | Про зміну імені | Підпис про одержання бланків свідоцтв або номер і дата супровідного документа у разі направлення спецзв'язком (реєстровим поштовим відправленням з оголошеною цінністю) |
кількість | серія | з № до № | кількість | серія | з № до № | кількість | серія | з № до № |
10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| | | | | | | | | |
Додаток 7
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ ПРО НАРОДЖЕННЯ, СМЕРТЬ
_________________________ (вид бланків свідоцтв) _________________________________________________________ (найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану) |
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
ОПРИБУТКУВАННЯ
N з/п | Дата одержання бланків свідоцтв | Кількість бланків свідоцтв | Серія і номери бланків свідоцтв (з № до N) | Ким одержані бланки свідоцтв (посада, прізвище та ініціали) | Від кого одержані бланки свідоцтв (посада, прізвище та ініціали) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
ВИТРАЧАННЯ
N з/п | Серія бланка свідоцтва | Номер бланка свідоцтва | Прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку складено актовий запис цивільного стану | Видане при державній реєстрації акту цивільного стану чи при повторній видачі | Актовий запис цивільного стану | Місце державної реєстрації | Прізвище, ім'я, по батькові заявника, ступінь родинного зв'язку з особою, на яку складено актовий запис цивільного стану при повторній видачі свідоцтва, відмітка про реєстрацію за електронною заявою | Дата видачі (висилання, передавання/повернення) свідоцтва | Підпис про одержання свідоцтва або найменування центру надання адміністративних послуг, якому передано свідоцтво, відділу державної реєстрації актів цивільного стану, в який надіслано свідоцтво при повторній видачі |
номер запису | дата складання запису |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
( додаток 7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р.
№ 2825/5 )
Додаток 8
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ ПРО ШЛЮБ, РОЗІРВАННЯ ШЛЮБУ, ЗМІНУ ІМЕНІ
__________________________ (вид бланків свідоцтв) ____________________________________________________ (найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану) |
Розпочата: ___ ____________ 20__ р.
Закінчена: ___ ____________ 20__ р.
ОПРИБУТКУВАННЯ
N з/п | Дата одержання бланків свідоцтв | Кількість бланків свідоцтв | Серія і номери бланків свідоцтв (з № до N) | Ким одержані (посада, прізвище та ініціали) | Від кого одержані (посада, прізвище та ініціали) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
| | | | | |
ВИТРАЧАННЯ
N з/п | Серія бланка свідоцтва | Номер бланка свідоцтва | Прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку складено актовий запис цивільного стану | Видано при державній реєстрації акту цивільного стану чи при повторній видачі | Актовий запис цивільного стану | Місце державної реєстрації | Дата видачі (висилки) свідоцтва | Підпис про одержання свідоцтва. Прізвище, ім'я, по батькові заявника або назва відділу державної реєстрації актів цивільного стану, в який надіслано свідоцтво при його повторній видачі |
номер запису | дата складання запису |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
Додаток 9
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОСОБОВИХ РАХУНКІВ З ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ
________________________________________ (вид бланків свідоцтв) ____________________________________________________ (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану) |
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
Особовий рахунок ____________________________________________________ (найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану) |
N з/п | Дата видачі бланків свідоцтв | Серія і номери бланків свідоцтв (з № до N) | Кількість виданих бланків свідоцтв | Дата звіту про використання бланків свідоцтв | Кількість використаних бланків свідоцтв | Залишок бланків свідоцтв |
у тому числі | усього |
виданих при державній реєстрації | при повторній видачі | зіпсованих при заповненні | викрадених та загублених | дефектних | | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| | | | | | | | | | | |
Додаток 10
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ СВІДОЦТВ, ЯКІ НАДІЙШЛИ ВІД ІНШИХ ОРГАНІВ РЕЄСТРАЦІЇ АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ, ПОВЕРНУТІ ЦЕНТРОМ НАДАННЯ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ ДЛЯ ВРУЧЕННЯ ГРОМАДЯНАМ
________________________________________________________ (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану) |
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
N з/п | Дата надходження свідоцтва | Серія і номер бланка свідоцтва | Вид бланка свідоцтва | Прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку видано свідоцтво | Яким органом реєстрації актів цивільного стану, центром надання адміністративних послуг було надіслано/повернуто свідоцтво | Дата отримання заявником, передавання/повернення центру надання адміністративних послуг свідоцтва | Прізвище, ім'я, по батькові особи, що отримала свідоцтво, та ступінь родинного зв'язку з особою, на яку видано свідоцтво | Підпис про одержання свідоцтва, найменування центру надання адміністративних послуг, якому передано свідоцтво, або номер та дата складання акта про його знищення |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
( додаток 10 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р.
№ 2825/5 )
Додаток 11
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану | |
ЗВІТ
про витрачання бланків свідоцтв
за ____________________20__ року (місяць, квартал, рік) |
N з/п | Вид бланків свідоцтв | Залишок бланків свідоцтв на початок звітного періоду | Одержано за звітний період | Передано за звітний період | Використано у звітному періоді | Залишок на кінець звітного періоду |
видано при державній реєстрації актів цивільного стану | видано повторно | зіпсовано при заповненні | дефектні | викрадено та втрачено | усього витрачено |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Про народження | | | | | | | | | | |
| Про смерть | | | | | | | | | | |
| Про шлюб | | | | | | | | | | |
| Про розірвання шлюбу | | | | | | | | | | |
| Про зміну імені | | | | | | | | | | |
| ______________________________________________________ (посада, підпис, ініціали та прізвище особи, яка звітує) |
М. П. | |
( додаток 11 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 24.01.2013 р.
№ 170/5 )
Додаток 12
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
РЕЄСТР
бланків свідоцтв, виданих виконавчим органом _______________________________ сільської, (найменування ради) селищної, міської ради _____________________________ району (необхідне підкреслити) ________________________________ області у __________ ___ року (місяць) |
N з/п | Вид бланка свідоцтва | Серія і номер бланка свідоцтва | Прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку складено актовий запис цивільного стану | Номер актового запису цивільного стану та дата його складання | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
| | | | | |
______________________________________________________________________ (посада, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв) М. П. |
( додаток 12 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 26.09.2019 р.
№ 3000/5, від 15.02.2022 р.
№ 506/5 )
Додаток 13
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування сектору з архівної роботи, відділу державної реєстрації актів цивільного стану | |