• Посилання скопійовано
Документ підготовлено в системі iplex

Про затвердження Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання

Міністерство юстиції України  | Наказ, Реєстр, Звіт, Акт, Форма типового документа, Порядок від 29.10.2012 № 1578/5
( абзац перший пункту 7.7 із змінами, внесеними згідно з  наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. № 1189/5 )
Відділ Головного управління юстиції у м. Києві не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від Міністерства закордонних справ України повідомлення про факт втрати (викрадення) бланків свідоцтв повідомляє про такий факт Міністерство юстиції України.
( абзац другий пункту 7.7 із змінами, внесеними згідно з  наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. № 1189/5 )
( Порядок доповнено розділом VII згідно з наказом  Міністерства юстиції України від 01.10.2013 р. № 2072/5 )
 

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади

О. В. Зеркаль
 
Додаток 1
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування відділу державної
реєстрації актів цивільного стану
 
АКТ
про прийняття бланків свідоцтв від підприємства, яке виготовляє бланки свідоцтв
___ ____________ 20__ року _________________
(місце складання)
N ______
Відповідно до підпункту 2.7.1 пункту 2.7 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ____________ № ___, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України ____________ за № ____, а також згідно з наказом _________________________________________________ від ___ _____________ 20__ року № _____
                    (найменування міжрегіонального управління)
"Про створення комісії для приймання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного
стану" комісія _________________________________________________________________________
                                                                   (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
у складі: голови комісії ________________________________________________________;
                                                  (посада, прізвище та ініціали)
членів комісії: ________________________________________________________;
                                                  (посада, прізвище та ініціали)
  ________________________________________________________
                                                  (посада, прізвище та ініціали)
склала цей акт про те, що ___ ____________ 20__ року від підприємства, яке виготовляє бланки
свідоцтв, ____________________________________________________________________________,
                                                                                               (найменування підприємства)
відповідно до ____________________________________ від ___ ____________ 20__ року № _______
                                                                (назва документа)
були прийняті такі бланки свідоцтв:
про _______________________________________ серії ________ з № __________ до № ___________
                                      (вид бланків свідоцтв)
у кількості ________
(цифрами)
(______________)
(словами)
штук.
Кількість, серія і номери бланків свідоцтв відповідають паперовому, контрольному ярликам, а також супровідним документам.
Бланки свідоцтв отримані у ____________ пакувальних одиницях (пачках). Усі пачки неушкоджені.
                                                                        (кількість)
Голова комісії ________________
(підпис)
___________________________
(ініціали та прізвище)
Члени комісії: ________________
(підпис)
___________________________;
(ініціали та прізвище)
  ________________
(підпис)
___________________________
(ініціали та прізвище)
М. П.    
( додаток 1 із змінами, внесеними згідно з наказом  Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. № 1189/5 )
 
Додаток 2
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування сектору з архівної роботи,
відділу державної реєстрації
актів цивільного стану
 
АКТ
про прийняття бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління
___ ____________ 20__ року _______________
(місце складання)
 N _____
Відповідно до підпунктів 2.7.2, 2.7.3 пункту 2.7 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ___ ____________ № ___, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України ___ ____________ за № ___, а також згідно з
наказом _________________________________________________ від ___ _____________ № ______
                                         (найменування міжрегіонального управління)
"Про створення комісії для приймання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного
стану" комісія _________________________________________________________________________
                                                (найменування сектору, відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
у складі: голови комісії ________________________________________________________;
                                                      (посада, прізвище та ініціали)
членів комісії: ________________________________________________________;
                                                      (посада, прізвище та ініціали)
  ________________________________________________________
                                                      (посада, прізвище та ініціали)
склала цей акт про те, що ___ _____________ 20__ року від відділу державної реєстрації актів
цивільного стану управління державної реєстрації _____________________________________________ було прийнято та перевірено
      (найменування міжрегіонального управління)
наявність таких бланків свідоцтв: про __________________ серії _________ з № ______ до № _____
                                                                                          (вид бланків свідоцтв)
у кількості    __________    (________________) штук.
                               (цифрами)                       (словами)
При перевірці отриманих бланків свідоцтв установлено, що свідоцтва про _____________________
                                                                                                                                                                                  (вид бланків свідоцтв)
серії ________ з № ____ до № ____ у кількості __________ (_________________) штук є в наявності,
                                                                                                           (цифрами)                   (словами)
що відповідає супровідним документам (назва документа) та видатковій накладній від ___ ____________ 20__ року № ___.
Комісія прийняла й переглянула кожний бланк свідоцтва про ________________________________,
                                                                                                                                                                     (вид бланків свідоцтв)
окремо перевірено нумерацію бланків.
Дефектних бланків свідоцтв немає, серія і номери відповідають супровідним документам (паперовому ярлику) та видатковій накладній.
Голова комісії ________________
(підпис)
___________________________
(ініціали та прізвище)
Члени комісії: ________________
(підпис)
___________________________;
(ініціали та прізвище)
  ________________
(підпис)
___________________________
(ініціали та прізвище)
М. П.    
( додаток 2 із змінами, внесеними згідно з наказами  Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. № 1189/5,  від 02.12.2016 р. № 3447/5 )
 
Додаток 3
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування відділу державної
реєстрації актів цивільного стану
 
ПІДТВЕРДЖЕННЯ
про прийняття бланків свідоцтв
___ ____________ 20__ року _______________
(місце складання)
 N _____
Відповідно до пункту 2.8 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ___ ____________ № ____, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України ___ ____________ за № ___, а також на підставі
наказу _______________________________________________________________________________
                                                                                      (найменування міжрегіонального управління)
від ___ _____________ № ______ мною, __________________________________________________,
                                                                                                  (посада, прізвище та ініціали)
складено це підтвердження про те, що ___ ____________ 20__ року від ________________________
_____________________________________________________________________________________
                                                      (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
було прийнято та перевірено наявність таких бланків свідоцтв:
про _________________________ серії _____ з № _____ до № ______
                          (вид бланків свідоцтв)
у кількості ________ (______________) штук.
                         (цифрами)             (словами)
Кожний бланк свідоцтва переглянуто, окремо перевірено їх нумерацію.
Отримані бланки свідоцтв ___ ____________ 20__ року оприбутковані в книзі обліку бланків свідоцтв про __________________.
                                  (вид бланків свідоцтв)
М. П. Посадова особа, відповідальна
за зберігання бланків свідоцтв
____________
(підпис)
___________________
(ініціали та прізвище)
( додаток 3 із змінами, внесеними згідно з наказом  Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. № 1189/5 )
 
Додаток 3-1
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
(пункт 2.10)
Найменування виконавчого органу
сільської, селищної, міської ради
ПІДТВЕРДЖЕННЯ
про прийняття бланків свідоцтв
___ ____________ 20__ року ________________
(місце складання)
N ______
Відповідно до пункту 2.10 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ___ ____________ № ____, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України ___ ____________ за № ___, а також на підставі _______________________________
                                                                                                                                                                  (найменування документа)
виконавчого комітету __________________________________________ сільської, селищної, міської 
                                                                                          (найменування ради)
ради (необхідне підкреслити) від ___ ____________ 20__ року № ______ мною, _____________________________________________________________________________________,
                                                                                         (посада, прізвище та ініціали)
складено це підтвердження про те, що ___ ____________ 20__ року від ________________________
_____________________________________________________________________________________
                                                 (прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, відповідальної за зберігання бланків 
                                                                      свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської ради)
було прийнято та перевірено на наявність такі бланки свідоцтв:
про _______________________________ серії _____ з № ______ до № ______
                              (вид бланків свідоцтв)
у кількості _________ (_______________________) штук.
                           (цифрами)                         (словами)
Кожний бланк свідоцтва переглянуто, окремо перевірено їх нумерацію.
Отримані бланки свідоцтв ___ ____________ 20__ року оприбутковано в книзі обліку бланків свідоцтв про _________________________________
                                                     (вид бланків свідоцтв)
М. П. Посадова особа, відповідальна
за зберігання бланків свідоцтв
 
__________
(підпис)
 
___________________
(ініціали та прізвище)
( Порядок доповнено додатком 3-1 згідно з наказом  Міністерства юстиції України від 26.09.2019 р. № 3000/5, додаток 3-1 із змінами, внесеними згідно з наказом  Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
 
Додаток 4
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ, ЯКІ ВИДАЮТЬСЯ ПРАЦІВНИКАМ ВІДДІЛУ КЕРІВНИКОМ ЧИ ПОСАДОВОЮ ОСОБОЮ, ВІДПОВІДАЛЬНОЮ ЗА ЗБЕРІГАННЯ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ В ОКРЕМОМУ ПРИМІЩЕННІ ВІДДІЛУ
_____________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
ВИД БЛАНКІВ СВІДОЦТВ
N
з/п
Дата видачі бланків свідоцтв Серія і номери бланків свідоцтв з № до N Кількість виданих бланків свідоцтв Посада, прізвище, ім'я, по батькові працівника, якому видані бланки свідоцтв Підпис про одержання бланків свідоцтв Дата повернення бланків свідоцтв Серія і номери бланків свідоцтв (з № до N) Кількість невикористаних бланків свідоцтв Посада, прізвище, ім'я, по батькові працівника, якому було повернуто залишок бланків свідоцтв Підпис про одержання бланків свідоцтв при їх поверненні
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
                     
                     
 
Додаток 5
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування виконавчого органу
сільської, селищної, міської ради
 
ПІДТВЕРДЖЕННЯ
про прийняття бланків свідоцтв посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв
___ ____________ 20__ року _______________
(місце складання)
 N _____
Відповідно до пункту 2.10 розділу II Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від ___ ____________ № ___, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України ___ ____________ за № ____, а також на підставі __________________ виконавчого
                                                                                                                                                   (найменування документа)
комітету ___________________________________ сільської, селищної, міської ради
                                                       (найменування ради)
(необхідне підкреслити) від ___ _______________ № ______ мною,
_____________________________________________________________________________________,
                                                                                        (посада, прізвище та ініціали)
складено це підтвердження про те, що ___ ____________ 20__ року від
_____________________________________________________________________________________
                                                       (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
було прийнято та перевірено наявність таких бланків свідоцтв: про ___________________________
                                                                                                                                                                         (вид бланків свідоцтв)
серії __________________ з № ____________ до № ___________
у кількості _________ (_____________________________) штук.
                          (цифрами)                                  (словами)
Кожний бланк свідоцтва переглянуто, окремо перевірено їх нумерацію.
Отримані бланки свідоцтв "___" ____________ 20__ року оприбутковані в книзі обліку бланків свідоцтв про__________________________________________________________________________.
                                                                                                     (вид бланків свідоцтв)
М. П. Посадова особа, відповідальна
за зберігання бланків свідоцтв
____________
(підпис)
___________________
(ініціали та прізвище)
( додаток 5 із змінами, внесеними згідно з наказами  Міністерства юстиції України від 26.09.2019 р. № 3000/5, від 15.02.2022 р. № 506/5 )
 
Додаток 6
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ
____________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
ОПРИБУТКУВАННЯ
N
з/п
Дата
надходження
Від кого надійшли бланки свідоцтв Серія, номер та дата складання видаткової накладної Про народження Про смерть
кількість серія з № до N кількість серія з № до N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
                   
Про шлюб Про розірвання шлюбу Про зміну імені
кількість серія з № до N кількість серія з № до N кількість серія з № до N
11 12 13 14 15 16 17 18 19
                 
ВИТРАЧАННЯ
N
з/п
Дата видачі бланків свідоцтв Кому видані бланки свідоцтв (найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, прізвище та ініціали посадової особи, яка отримала бланки свідоцтв) Про народження Про смерть
кількість серія з № до N кількість серія з № до N
1 2 3 4 5 6 7 8 9
                 
Про шлюб Про розірвання шлюбу Про зміну імені Підпис про одержання бланків свідоцтв або номер і дата супровідного документа у разі направлення спецзв'язком (реєстровим поштовим відправленням з оголошеною цінністю)
кількість серія з № до № кількість серія з № до № кількість серія з № до №
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
                   
 
Додаток 7
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ ПРО НАРОДЖЕННЯ, СМЕРТЬ
_________________________
(вид бланків свідоцтв)
_________________________________________________________
(найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану)
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
ОПРИБУТКУВАННЯ
N з/п Дата одержання бланків свідоцтв Кількість бланків свідоцтв Серія і номери бланків свідоцтв (з № до N) Ким одержані бланки свідоцтв (посада, прізвище та ініціали) Від кого одержані бланки свідоцтв (посада, прізвище та ініціали)
1 2 3 4 5 6
           
           
           
ВИТРАЧАННЯ
N
з/п
Серія бланка свідоцтва Номер бланка свідоцтва Прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку складено актовий запис цивільного стану Видане при державній реєстрації акту цивільного стану чи при повторній видачі Актовий запис цивільного стану Місце державної реєстрації Прізвище, ім'я, по батькові заявника, ступінь родинного зв'язку з особою, на яку складено актовий запис цивільного стану при повторній видачі свідоцтва, відмітка про реєстрацію за електронною заявою Дата видачі (висилання, передавання/повернення) свідоцтва Підпис про одержання свідоцтва або найменування центру надання адміністративних послуг, якому передано свідоцтво, відділу державної реєстрації актів цивільного стану, в який надіслано свідоцтво при повторній видачі
номер запису дата складання запису
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
                     
                     
                     
( додаток 7 із змінами, внесеними згідно з наказом  Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5 )
 
Додаток 8
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ ПРО ШЛЮБ, РОЗІРВАННЯ ШЛЮБУ, ЗМІНУ ІМЕНІ
__________________________
(вид бланків свідоцтв)
____________________________________________________
(найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану)
Розпочата: ___ ____________ 20__ р.
Закінчена: ___ ____________ 20__ р.
ОПРИБУТКУВАННЯ
N з/п Дата одержання бланків свідоцтв Кількість бланків свідоцтв Серія і номери бланків свідоцтв (з № до N) Ким одержані (посада, прізвище та ініціали) Від кого одержані (посада, прізвище та ініціали)
1 2 3 4 5 6
           
           
ВИТРАЧАННЯ
N
з/п
Серія бланка свідоцтва Номер бланка свідоцтва Прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку складено актовий запис цивільного стану Видано при державній реєстрації акту цивільного стану чи при повторній видачі Актовий запис цивільного стану Місце державної реєстрації Дата видачі (висилки) свідоцтва Підпис про одержання свідоцтва. Прізвище, ім'я, по батькові заявника або назва відділу державної реєстрації актів цивільного стану, в який надіслано свідоцтво при його повторній видачі
номер запису дата складання запису
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
                   
                   
                   
 
Додаток 9
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОСОБОВИХ РАХУНКІВ З ОБЛІКУ БЛАНКІВ СВІДОЦТВ
________________________________________
(вид бланків свідоцтв)
____________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
Особовий рахунок ____________________________________________________
                                       (найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану)
N
з/п
Дата видачі бланків свідоцтв Серія і номери бланків свідоцтв (з № до N) Кількість виданих бланків свідоцтв Дата звіту про використання бланків свідоцтв Кількість використаних бланків свідоцтв Залишок бланків свідоцтв
у тому числі усього
виданих при державній реєстрації при повторній видачі зіпсованих при заповненні викрадених та загублених дефектних    
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
                       
 
Додаток 10
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
КНИГА
ОБЛІКУ СВІДОЦТВ, ЯКІ НАДІЙШЛИ ВІД ІНШИХ ОРГАНІВ РЕЄСТРАЦІЇ АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ, ПОВЕРНУТІ ЦЕНТРОМ НАДАННЯ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ ДЛЯ ВРУЧЕННЯ ГРОМАДЯНАМ
________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
Розпочата: ___ ____________ 20__ року
Закінчена: ___ ____________ 20__ року
N
з/п
Дата надходження свідоцтва Серія і номер бланка свідоцтва Вид бланка свідоцтва Прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку видано свідоцтво Яким органом реєстрації актів цивільного стану, центром надання адміністративних послуг було надіслано/повернуто свідоцтво Дата отримання заявником, передавання/повернення центру надання адміністративних послуг свідоцтва Прізвище, ім'я, по батькові особи, що отримала свідоцтво, та ступінь родинного зв'язку з особою, на яку видано свідоцтво Підпис про одержання свідоцтва, найменування центру надання адміністративних послуг, якому передано свідоцтво, або номер та дата складання акта про його знищення
1 2 3 4 5 6 7 8 9
                 
                 
                 
( додаток 10 із змінами, внесеними згідно з наказом  Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5 )
 
Додаток 11
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування органу державної
реєстрації актів цивільного стану
 
ЗВІТ
про витрачання бланків свідоцтв
за ____________________20__ року
(місяць, квартал, рік)
N
з/п
Вид бланків свідоцтв Залишок бланків свідоцтв на початок звітного періоду Одержано за звітний період Передано за звітний період Використано у звітному періоді Залишок на кінець звітного періоду
видано при державній реєстрації актів цивільного стану видано повторно зіпсовано при заповненні дефектні викрадено та втрачено усього витрачено
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  Про народження                    
  Про смерть                    
  Про шлюб                    
  Про розірвання шлюбу                    
  Про зміну імені                    
  ______________________________________________________
                (посада, підпис, ініціали та прізвище особи, яка звітує)
М. П.  
( додаток 11 із змінами, внесеними згідно з наказом  Міністерства юстиції України від 24.01.2013 р. № 170/5 )
 
Додаток 12
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
РЕЄСТР
бланків свідоцтв, виданих виконавчим органом _______________________________ сільської,
                                                                                                                                            (найменування ради)
селищної, міської ради _____________________________ району
                                                        (необхідне підкреслити)
                          ________________________________ області
                                                    у __________ ___ року
                                                                                  (місяць)
N
з/п
Вид бланка свідоцтва Серія і номер бланка свідоцтва Прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку складено актовий запис цивільного стану Номер актового запису цивільного стану та дата його складання Примітка
1 2 3 4 5 6
           
           
______________________________________________________________________
(посада, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв)
М. П.
( додаток 12 із змінами, внесеними згідно з наказами  Міністерства юстиції України від 26.09.2019 р. № 3000/5, від 15.02.2022 р. № 506/5 )
 
Додаток 13
до Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання
Найменування сектору з архівної роботи,
відділу державної реєстрації актів цивільного стану