Про затвердження Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання

У разі якщо неможливо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану у зв'язку зі зберіганням актових записів цивільного стану на тимчасово окупованій території України, актовий запис цивільного стану поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, які проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

Про поновлення актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляються відділи державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

Якщо поновлено актовий запис цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим та міста Севастополя, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляється відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

У разі отримання повідомлення про поновлення актового запису цивільного стану відділи державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України у строк, передбачений пунктом 1.11 розділу I, вносять відповідну відмітку тільки до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

До матеріалів справи долучається повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану. Перевірка наявності поновленого актового запису цивільного стану проводиться з урахуванням місцевості та періоду проживання в Україні особи, відносно якої поновлюється актовий запис.

Про поновлення актового запису цивільного стану не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляється компетентному органу іноземної держави.

У такому разі у графі "Для відміток" поновленого актового запису цивільного стану зазначаються місце і дата його первинного складання.

3.14. Поновлені актові записи цивільного стану складаються у двох примірниках. Перший примірник залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання, а другий передається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації.

3.15. Кожен примірник поновленого актового запису цивільного стану нумерується одним і тим самим номером. Нумерація поновлених актових записів кожного виду реєстрації актів цивільного стану починається з першого номера і ведеться послідовно впродовж року.

Поновлений актовий запис про народження включається до окремої книги державної реєстрації поновлених актових записів про народження, а всі інші види актових записів цивільного стану включаються в одну книгу поновлених записів поточного року. Нумерація кожного виду поновлених актових записів цивільного стану ведеться окремо.

3.16. На підставі поновленого актового запису цивільного стану заявнику повторно видається або надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану для вручення. На свідоцтві проставляються штампи "Запис поновлено" та "Повторно".

У разі якщо поновлено актовий запис цивільного стану щодо особи, яка померла (для вирішення спадкової справи), у свідоцтві про державну реєстрацію акту цивільного стану зазначається дата смерті цієї особи. У таких випадках замість свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану може бути виданий витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

3.17. Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану, є підставою для державної реєстрації таких фактів.

У цих випадках заявником у заяві про поновлення актового запису цивільного стану, що подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання, зазначаються реквізити відповідного рішення суду. Отримане у спосіб, передбачений абзацами восьмим, дев'ятим пункту 1.5 розділу I, таке рішення суду додається до цієї заяви.

При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складання актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.

Актовий запис про народження, смерть, складений на підставі рішення суду про встановлення факту народження, смерті, включається до книги поновлених актових записів цивільного стану, якщо з дня народження або дня настання смерті минуло більше одного року.

4.1. Заява про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану за встановленою формою подається заінтересованою особою до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання або за місцем зберігання актового запису, дія якого підлягає припиненню (який визнається недійсним, скасовується) (додаток 13).

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Іноземці, особи без громадянства, які на законних підставах перебувають в Україні, подають заяву про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання або за місцем зберігання першого примірника актового запису. У разі припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану, складеного на тимчасово окупованій території України, заява подається за межами цієї території на їх вибір.

Дію поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану може бути також припинено з ініціативи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким виявлено первинний актовий запис за заявою заінтересованої особи.

Реєстрація заяв про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми.

4.2. Разом із заявою про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану подаються:

свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану, дію якого необхідно припинити;

інші документи.

У разі припинення дії поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану заявник додає письмове пояснення стосовно проведення подвійної державної реєстрації актового запису цивільного стану.

4.3. Припинення дії поновлених або повторно складених актових записів цивільного стану проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану в разі виявлення первинного актового запису і за відсутності спору між заінтересованими особами.

Дія поновлених актових записів цивільного стану також підлягає припиненню, якщо їх складання було проведено всупереч зібраним матеріалам або з порушенням встановленого порядку поновлення актових записів цивільного стану.

При виявленні повторно складеного актового запису цивільного стану припиненню дії підлягає актовий запис, який складений пізніше.

За наявності спору між заінтересованими особами питання про припинення дії (скасування) поновлених або повторно складених актових записів вирішується у судовому порядку.

4.4. Дію актового запису цивільного стану може бути припинено (визнано його недійсним, скасовано) на підставі:

рішення суду;

висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, складеного у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України, за заявою заінтересованої особи;

висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації про припинення дії поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану;

висновку дипломатичного представництва або консульської установи України про припинення дії (визнання недійсним) первинного актового запису цивільного стану.

4.5. Припинення дії (скасування) актових записів цивільного стану на підставі рішення суду проводиться без складання висновку. В інших випадках складання висновку про припинення дії (визнання недійсним) або відмову у припиненні дії (визнанні недійсним) актового запису цивільного стану обов'язкове.

4.6. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України припиняє дію (скасовує) первинні актові записи цивільного стану на підставі рішення суду про:

скасування актового запису цивільного стану;

визнання шлюбу недійсним;

визнання шлюбу неукладеним;

визнання розірвання шлюбу фіктивним;

скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою або оголошення померлою у випадках, передбачених статтею 118 Сімейного кодексу України. Актовий запис про розірвання шлюбу припиняє дію (скасовується) на підставі рішення суду про скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою у разі поновлення шлюбу за спільною заявою подружжя.

4.7. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України розглядає заяву заінтересованої особи про визнання шлюбу недійсним та складає висновок про припинення дії (визнання недійсним) актового запису про шлюб, якщо шлюб зареєстрований:

з особою, яка одночасно перебуває в іншому зареєстрованому шлюбі;

між особами, які є родичами прямої лінії споріднення, а також між рідними братом і сестрою;

з особою, яка визнана недієздатною.

У зазначених випадках дія актового запису про шлюб припиняється (він визнається недійсним) незалежно від смерті осіб, з якими було зареєстровано шлюб.

Якщо шлюб зареєстровано з особою, яка вже перебуває в іншому шлюбі, то в разі припинення попереднього шлюбу до припинення дії (визнання недійсним) актового запису щодо повторного шлюбу зазначений повторний шлюб стає дійсним з моменту припинення попереднього шлюбу. Про це робиться відповідна відмітка в першому та другому примірниках актового запису про шлюб.

Наявність одночасного перебування в іншому зареєстрованому шлюбі має бути підтверджена витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян або копіями відповідних актових записів про шлюб. Родинні стосунки також мають бути підтверджені документально.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв'язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав підтверджується відповідними легалізованими у встановленому законодавством порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, без витребування копій актових записів цивільного стану.

У цих випадках складається висновок про припинення дії (визнання недійсним) актового запису про шлюб, який є недійсним відповідно до статті 39 Сімейного кодексу України, що разом із зібраними документами не пізніше наступного робочого дня з дня його складання надсилається для виконання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, дія якого підлягає припиненню (який визнається недійсним) (додаток 14).

За відсутності документів, які підтверджують зазначений факт, складається висновок про відмову.

4.8. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України за місцем подання заяви про припинення дії (визнання недійсним) поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану збирає та надсилає для остаточного розгляду всі зібрані матеріали до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації за місцем зберігання актового запису, дія якого підлягає припиненню (який визнається недійсним), для складання висновку про припинення його дії (визнання недійсним) або про відмову в цьому. У разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України висновок про припинення його дії (визнання недійсним) або відмову в цьому складає відповідний відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано заяву про припинення дії (визнання недійсним) актового запису цивільного стану; Центральний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України - у випадку подання заяви до дипломатичного представництва чи консульської установи України. Висновок про припинення дії (визнання недійсним) поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану або відмову в цьому за формою, наведеною в додатку 15, складається у двох примірниках у строк, що не перевищує п'ятнадцяти робочих днів з дня отримання матеріалів справи.

4.9. Другий примірник висновку про припинення дії (визнання недійсним) актового запису або про відмову в цьому видається заявнику.

Висновок та відповідні документи надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, дія якого підлягає припиненню (який визнається недійсним).

Висновок та відповідні документи не надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України.

4.10. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який припинив дію (визнав недійсним) актовий запис цивільного стану, не пізніше наступного робочого дня з дня припинення його дії (визнання його недійсним) письмово повідомляє про це заінтересовану особу за формою, наведеною в додатку 16.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, дія якого підлягає припиненню (який визнається недійсним), у передбачений цим пунктом строк повідомляє про припинення дії (визнання недійсним) запису та про надсилання повідомлення заінтересованій особі відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво або консульську установу України, якими надіслано документи про припинення дії (визнання недійсним) актового запису за формою, наведеною в додатку 17.

Висновок про припинення дії (визнання недійсним) актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, не пізніше наступного робочого дня з дня його складання надсилається до відповідних відділів державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України, а в разі зберігання такого актового запису на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим та міста Севастополя - до відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України у строк, передбачений пунктом 1.11 розділу I, вносить відповідну відмітку до Державного реєстру актів цивільного стану громадян та повідомляє про це заінтересовану особу.

4.11. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України, рішення суду в актовому записі цивільного стану, дія якого підлягає припиненню (який скасовується, визнається недійсним), у строк, що не перевищує семи робочих днів з дня його складання або отримання, робиться відмітка або проставляється такий штамп, в якому обирається (підкреслюється) одне із запропонованих значень: "скасований або визнаний недійсним"

4.12. Одночасно із прийняттям рішення щодо припинення дії (визнання недійсним) актового запису цивільного стану відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво або консульська установа України, на підставі висновку, яким припиняється дія актового запису цивільного стану (він визнається недійсним), приймає рішення щодо вилучення і повернення відповідного свідоцтва відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису, дія якого підлягає припиненню (який визнається недійсним).

У разі вилучення свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану припиняє дію і знищується відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, дія якого припиняється (який визнається недійсним) у встановленому законодавством порядку. Припинення дії та знищення вилученого свідоцтва здійснюють відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України, на підставі висновку яких проводиться припинення дії (визнання недійсним) актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України.

У разі неповернення відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, дія якого підлягає припиненню (який визнається недійсним, скасовується), не пізніше наступного робочого дня з дня припинення його дії (визнання його недійсним, скасування) повідомляє про це відповідний відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації, який отримав таке повідомлення, у триденний строк повідомляє Міністерство юстиції України про неповернення свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану для оприлюднення інформації про припинення його дії (визнання недійсним) на офіційному веб-сайті Міністерства юстиції України.

Відповідний відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації направляє Міністерству юстиції України аналогічне повідомлення у разі припинення дії (скасування) актового запису цивільного стану на підставі рішення суду, яким не було вилучено свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану при постановленні цього рішення.

4.13. Про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану та проставлення відмітки в актовому записі, дію якого припинено (який визнано недійсним, скасовано), відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який припинив дію актового запису (визнав його недійсним, скасував), не пізніше наступного робочого дня з дня припинення його дії (визнання його недійсним, скасування) надсилає повідомлення про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану (додаток 18) до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації, який робить відповідну відмітку в другому примірнику актового запису цивільного стану.

4.14. Якщо припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису про шлюб або розірвання шлюбу було проведено не за місцем проживання колишнього подружжя, відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем їх проживання на підставі отриманого повідомлення про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису робить відповідні відмітки в паспорті у формі книжечки, якщо вони звертаються із зазначеного питання.

4.15. Якщо актовий запис цивільного стану, дія якого підлягає припиненню (який визнається недійсним, скасовується), уже зберігається у державному архіві, відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації у строк, що не перевищує семи робочих днів з дня складання висновку, надсилає повідомлення про це до відповідного державного архіву, у якому міститься цей актовий запис, для проставлення в ньому відмітки про припинення дії (визнання недійсним, скасування).

4.16. У разі припинення дії (скасування) актового запису про розірвання шлюбу у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, в актовому записі про шлюб цього самого дня робиться відмітка або проставляється штамп про припинення дії (скасування) актового запису про розірвання шлюбу:

Якщо актовий запис про шлюб зберігається не за місцем складання актового запису про розірвання шлюбу, дію якого припинено (який скасовано), для проставлення аналогічної відмітки не пізніше наступного робочого дня з дня припинення його дії (скасування) надсилається повідомлення про припинення дії (скасування) актового запису цивільного стану (додаток 19).