Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах

Відповідно до Закону України "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), у зв'язку з утворенням місцевих та апеляційних адміністративних судів та з метою організації діловодства в новоутворених судах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л.Є.) довести наказ до відома голів апеляційних і місцевих адміністративних судів.

4. Рекомендувати головам апеляційних і місцевих адміністративних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Інструкція з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах (далі - Інструкція) встановлює загальні правила ведення діловодства в апеляційних та окружних адміністративних судах (далі - суди) і установлює порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції поширюються також і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документів та інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Приймання вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється згідно з чинним законодавством України.

1.5. За організацію діловодства в суді відповідає голова суду. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на службу діловодства суду.

Визначення порядку документообігу в апараті суду та здійснення контролю за його додержанням за наказом голови суду покладається на керівника апарату суду або іншого працівника апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з ведення діловодства.

1.6. Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги цієї Інструкції, забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.

Права, обов'язки та відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, затвердженими головою суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду зазначаються окремим розділом у посадових інструкціях. У разі службової необхідності та залежно від штатної чисельності апарату суду голова суду з урахуванням навантаження на кожного працівника апарату суду може провести перерозподіл функціональних обов'язків, що обов'язково заноситься в посадові інструкції цих працівників. У разі тимчасової необхідності перерозподілу або заміщення зазначених функцій між працівниками головою суду видається наказ.

За порушення вимог цієї Інструкції працівники апарату суду притягуються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду, погодженою з головою суду, передаються особі, яка його заміщує, про що складається відповідний акт.

1.8. Службові документи визначаються номенклатурою справ суду.

1.9. Діловодство в суді ведеться державною мовою з урахуванням вимог чинного законодавства.

1.10. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється згідно з Вимогами до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003, затвердженими наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 N 55.

1.11. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються підписом голови суду та печаткою суду. Кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований арабськими цифрами у верхньому правому куті м'яким простим графічним олівцем або нумератором.

1.12. Заповнення форм звітності щодо розгляду справ здійснюється відповідно до Інструкції щодо заповнення форм звітності про розгляд справ місцевими та апеляційними (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 N 55, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 20.06.2006 за N 724/12598 (із змінами).

2.1. Уся кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та за резолюцією керівництва суду передаються відповідними працівниками апарату суду визначеним виконавцям під підпис.

Після реєстрації кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, передається судді, головуючому у справі, у суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції.

2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання адміністративних справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці першої сторінки супровідного листа чи іншого документа до адміністративної справи (матеріалу) реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер згідно з Журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

У разі коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування" та в разі відсутності підрозділу режимно-секретної роботи, такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі та відповідній обліково-інформаційній картці на справу робиться позначка "ДСК".

Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо під час відкриття конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається Акт про нестачу матеріалів або недоліки формування справи (далі - Акт) (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

У разі надходження до апеляційного адміністративного суду адміністративної справи, яка не відповідає вимогам цієї Інструкції (відсутність: повноти підшивання справ, нумерації аркушів, наявності опису тощо), складається Акт про нестачу матеріалів або недоліки у формуванні справи, один примірник якого залишається в службі діловодства в суді апеляційної інстанції, інший підшивається до матеріалів справи. При поверненні справи до окружного адміністративного суду після закінчення апеляційного розгляду в супровідному листі до справи зазначається про складений акт та необхідність усунення недоліків, указаних у цьому акті.

2.3. Прийняття вхідної кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі (їх представників або кур'єрів), здійснюється за пред'явленням оригіналу документа, що посвідчує особу (документа, що підтверджує повноваження представника або належність його до організації-відправника). У разі непред'явлення таких документів або пред'явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України (далі - КАС України), кореспонденція не приймається.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) повістки, копії процесуальних та інших документів, надсилання яких судом передбачене вимогами КАС України, повернуті за неврученням адресату;

б) розписки про одержання повісток, копій процесуальних документів.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

2.5. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893.

2.6. Позовні заяви, заяви та скарги, подані громадянами безпосередньо у суді, невідкладно передаються працівникам апарату суду, відповідальним за приймання адміністративних справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-інформаційних картках, після чого передаються за призначенням для прийняття рішення відповідно до процесуального законодавства. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику апарату суду, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.

2.7. На вимогу особи, яка подала матеріали чи документ до суду не під час судового засідання та надала їх додаткову копію, на першому аркуші такої копії проставляється відповідний штамп суду про отримання, у якому зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада, прізвище та підпис особи, яка їх прийняла, після чого копія повертається.

2.8. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву суду в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.9. Після попереднього розгляду документа керівництвом суду і призначення виконавця не пізніше наступного дня документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції.

До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про особу, від якої надійшов документ, матеріал чи справа, за яким номером та датою, його короткий зміст, кому і коли його передано та розписка про отримання документа, матеріалу чи справи.

2.10. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з унесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.11. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюції. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для надіслання адресатам.

Виконаний документ разом із завізованим виконавцями примірником відповіді, який також підписується керівником, підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням.

Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці другому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної відповіді.

2.12. Облік і зберігання виконаних документів здійснюються працівниками апарату суду.

2.13. Порядок роботи з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25.12.2007 N 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці самі документи на паперових носіях, вони передаються виконавцям у порядку, установленому цією Інструкцією.

2.14. Після отримання повідомлень електронною поштою працівники апарату суду прочитують кожне з них та перевіряють коректність змісту приєднаних файлів, перевіряють кожне повідомлення на наявність комп'ютерних вірусів, реєструють повідомлення у Журналі реєстрації вхідної електронної пошти (додаток 3), у разі потреби друкують зміст електронного листа та додані файли, передають у друкованому або електронному вигляді адресатам з отриманням підпису про отримання в журналі реєстрації.

3.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

3.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного суду інформаційним довідником, що складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.

3.3. Номенклатура справ (додаток 4) суду схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується головою суду.

3.4. За складання номенклатури справ та ведення відповідає служба діловодства суду за участю архіву суду.

3.5. Номенклатура справ суду призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом.

3.6. Адміністративні справи і матеріали не належать до номенклатури справ суду.

3.7. Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду.

3.8. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

3.9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів).

3.10. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в службі діловодства суду;

другий використовується службою діловодства як робочий;

третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

четвертий надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.

3.11. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

3.12. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи, уключеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. Напочатку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номер статті за Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами) (далі - Перелік). У разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву;

у графі 5 номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів.

3.13. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

3.14. Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

4.1. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, але не пізніше наступного робочого дня, усі адміністративні справи, позовні заяви, заяви, клопотання, подання, доручення судів про проведення певних процесуальних дій, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-інформаційних картках чи реєстраційних журналах та в разі необхідності у відповідних алфавітних покажчиках.

4.2. Адміністративні справи, позовні заяви, що надійшли до суду першої інстанції для розгляду в порядку адміністративного судочинства, реєструються в Обліково-інформаційній картці на адміністративну справу ( додаток 5) , яка заводиться на кожну справу (позовну заяву) окремо та в разі необхідності - в Алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 6). В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем.

Відомості про результати розгляду заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки на адміністративну справу. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.

Відомості про результати розгляду подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження, крім позовних заяв на рішення, дії або бездіяльність державних виконавців, зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки на адміністративну справу. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ.

4.3. У разі роз'єднання однієї чи декількох поєднаних в одне провадження позовних вимог у самостійні провадження кожна з нових адміністративних справ реєструється в обліково-інформаційних картках не пізніше наступного робочого дня після ухвалення відповідного судового рішення. Їм присвоюються нові номери за обліково-інформаційними картками в хронологічному порядку. В алфавітному покажчику адміністративних справ до попереднього запису додається відмітка про новий номер адміністративної справи. До нової адміністративної справи підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

4.4. У разі об'єднання адміністративних справ в одну об'єднаній справі присвоюється номер тієї справи, що надійшла до суду першою. В обліково-інформаційну картку на об'єднану справу відповідно до ухвали суду вносяться записи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням номера справи. Відмітка про об'єднання справи також уноситься в кожну обліково-інформаційну картку справ, що об'єднали, та в разі необхідності - у відповідний алфавітний покажчик.

4.5. Адміністративні справи, що надійшли із судів апеляційної чи касаційної інстанції на повторний судовий розгляд, після скасування судового рішення або в разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами реєструються в новій обліково-інформаційній картці на адміністративну справу. Таким справам присвоюються нові номери. У відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер адміністративної справи. Попередній номер справи береться у дужки.

Не підлягають повторній реєстрації на обліково-інформаційних картках адміністративні справи, що надійшли із судів апеляційної чи касаційної інстанції, після скасування: ухвал про залишення позовної заяви (апеляційної скарги) без руху; про забезпечення позову; про забезпечення доказів; про відмову в поновленні чи продовженні пропущеного процесуального строку; з питань визначення розміру судових витрат; про внесення виправлень у судове рішення чи відмову у внесенні виправлень; про відмову в ухваленні додаткового судового рішення; про роз'яснення судового рішення або відмову у його роз'ясненні; про зупинення провадження у справі; окремої ухвали; додаткового судового рішення.

4.6. Якщо суд унаслідок невиконання однією із сторін умов примирення, зафіксованих в постановленій ухвалі суду про закриття провадження у справі, за клопотанням іншої сторони поновлює провадження у справі, то така справа реєструється в окремій обліково-інформаційній картці з присвоєнням нового номера за обліково-інформаційною карткою. Про поновлення провадження у справі робиться відмітка в обліково-інформаційній картці на справу, де зазначались відомості про закриття провадження у справі. Матеріали підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.

4.7. Адміністративні справи, що надійшли до суду апеляційної інстанції для перегляду судових рішень в апеляційному порядку, реєструються в Обліково-інформаційній картці на адміністративну справу щодо перегляду судових рішень в апеляційному порядку ( додаток 7) , а також у разі необхідності - в Алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 8). Номер за обліково-інформаційною карткою в суді апеляційної інстанції зазначається на обкладинці справи. У цьому випадку новий номер справі не присвоюється.

Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної інстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю обліково-інформаційних карток відповідно до кількості оскаржуваних рішень.

Якщо в одній справі подається одна апеляційна скарга на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю обліково-інформаційних карток відповідно до кількості оскаржуваних рішень.

Відомості про результати розгляду заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами зазначаються у відповідному розділі обліково-інформаційної картки про перегляд судових рішень в апеляційному порядку. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній.

4.8. Заяви про апеляційне оскарження та апеляційні скарги на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду першої інстанції, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в Журналі реєстрації заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 9). Про надходження таких документів до суду та результатів їх розгляду робляться також записи у відповідних обліково-інформаційних картках.

4.9. Судові доручення, надані іншими адміністративними судами України або іноземними судами про проведення певних процесуальних дій, реєструються в Обліково-інформаційній картці на справу щодо виконання доручення про проведення певних процесуальних дій (додаток 10). Листування щодо виконання цих доручень підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду і зберігається в ній.

4.10. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду апеляційної інстанції від осіб, які їх подали, реєструються в Журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 11).

Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі в апеляційному суді формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.

4.11. Для реєстрації та обліку адміністративних справ, позовних заяв в адміністративних справах установлюється індекс "2а".

4.12. Номер справи складається з індексу та через тире порядкового номера за обліково-інформаційною карткою на адміністративну справу у суді першої інстанції із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року, у якому надійшла справа, через дріб коду суду, що визначається Державною судовою адміністрацією України.

Наприклад: справа N 2а-25/09/0670,

де

2а - індекс справи;

25 - номер за обліково-інформаційною карткою;

09 - рік, у якому надійшла справа;

0670 - код суду.

Номер справи проставляється на обкладинці справи. У разі присвоєння справі нового номера (після скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд, якщо справа надійшла за підсудністю з іншого суду) старий номер береться у дужки.

Усе листування, що стосується окремих адміністративних справ, ведеться за номером справи.

4.13. В обліково-інформаційних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами, не пізніше наступного дня після ухвалення судового рішення (відкриття провадження у справі, зупинення провадження в справі тощо) або проведення певних дій по справі (направлення справи в суд апеляційної інстанції, видача виконавчого листа тощо).

Написи в зазначених обліково-інформаційних картках та журналах олівцем не допускаються.

4.14. Після закінчення календарного року обліково-інформаційні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку надходження справ до суду.

Після перенесення обліково-інформаційних карток на всі нерозглянуті справи минулого року проводиться порядкова нумерація справ, що надходять у поточному році, за обліково-інформаційними картками, починаючи з номера 1.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-інформаційних карток вкладаються картки-замінники. У картці-заміннику зазначається номер за обліково-інформаційною карткою, номер справи та робиться запис про перенесення обліково-інформаційної картки в картотеку наступного року. При цьому картка-замінник не є дублікатом обліково-інформаційної картки.

4.15. Обліково-інформаційні картки зберігаються в картотеках (ящиках) у порядку номерів за обліково-інформаційними картками (у хронологічному порядку за датою надходження справи до суду) таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).

4.16. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку справ повинно бути забезпечене формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-інформаційних карток та журналів упродовж року в паперовому вигляді може не здійснюватися.

4.17. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації може бути більшим від передбаченого відповідною обліково-інформаційною карткою або журналом.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач на вимогу учасників судового процесу, а також інших осіб повинен мати можливість одержувати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або адміністративної справи.

4.18. Реєстраційні (контрольні) журнали та обліково-інформаційні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

Процедура ведення журналу полягає у роздрукуванні списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку.

Форма щоденного списку при друкуванні журналів за допомогою програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:

у заголовній частині списку відповідати формі заголовка відповідного реєстраційного журналу;

додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку;

у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище відповідального за роздруковування і його підпис;

таблична частина повинна повністю відповідати найменуванню і розташуванню граф, передбачених відповідним додатком до цієї Інструкції.

У табличну частину може бути додана графа з порядковим номером запису в поточному списку, а також інші графи.

Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник апарату суду повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку.

Обліково-інформаційні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються після закінчення календарного року та передаються до архіву суду.

4.19. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються головуючому судді в суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції.

Передавання справ і матеріалів головуючому судді в суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції здійснюється під підпис у Контрольному журналі адміністративних справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 12). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у хронологічному порядку передавання справ і матеріалів.

5.1. У цьому розділі Інструкції мова йде про звернення громадян до суду, що викладені в письмовій або усній формі (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян), що не підлягають розгляду в порядку адміністративного судочинства, а розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", та здійснюються відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 (із змінами).

Голова суду особисто відповідає за стан діловодства за зверненнями громадян.

Графік особистого прийому громадян і Правила внутрішнього трудового розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). Також на стенді повинна бути вивішена інша корисна для громадян інформація (Список справ, призначених до розгляду (додаток 13); Список апеляційних скарг у справах, призначених до апеляційного розгляду (додаток 14), зразки заяв про видачу копій судових документів, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо).

5.2. Особистий прийом громадян з питань роботи суду здійснюється головою суду або його заступниками, якими ведеться Журнал обліку особистого прийому громадян (додаток 15).

6.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що складають його документообіг.

6.2. Судові документи складаються та оформлюються відповідно до вимог КАС України, інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

6.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

6.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) суду (автора), місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки, реєстраційного номера.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

6.5. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках суду. Бланки виготовляються на папері форматів згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.

Для складання службових документів у суді використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм).

Використання бланків вільної форми не дозволяється.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу такого самого розміру й якості. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Документи внутрішнього складу суду (службові та доповідні записки, пояснення, заяви тощо) оформляються не на бланках.

6.6. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця - береги (поля). Поле з лівого боку становить - 30 мм, з правого - 10 мм, з верхнього та нижнього - 20 мм.

6.7. Нумерація сторінок використовується тоді, коли документ має дві і більше сторінок. Як правило, документи пишуться з одного боку аркуша, нумерація здійснюється арабськими цифрами без будь-яких пунктуаційних знаків посередині верхнього поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю. У листуванні допускається написання документа на обох сторінках аркуша. У цьому разі цифри на лицьовому боці проставляються у правому верхньому кутку - непарні, на зворотному боці в лівому - парні.

6.8. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указу Президента України від 16.11.2004 N 1417 "Про утворення місцевих та апеляційних адміністративних судів, затвердження їх мережі та кількісного складу суддів" (із змінами).

6.9. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), що документується.

6.10. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим особам, а також громадянам.

6.11. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному.

Наприклад:

6.12. У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата.

Наприклад:

6.13. Якщо документ адресують декільком посадовим особам, їхні посади зазначаються узагальнено.

Наприклад:

6.14. У разі адресування документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено в називному відмінку.

Наприклад:

6.15. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспонденту, указується відповідно до загальних поштових правил.

Наприклад:

6.16. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає надсиланню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким ці справи зареєстровано в суді відповідно до пункту 4.12 цієї Інструкції із зазначенням через дріб номера за журналом реєстрації вихідної кореспонденції або номера за реєстром на відправлення рекомендованої кореспонденції з указівкою у дужках літери "р";

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер повинен відповідати номеру номенклатури справ суду, де зберігаються матеріали щодо нього.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини "на N _______ від ____________", що є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

6.17. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа й відповідати на питання "про що?", "чого?".

Формувати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника.

Наприклад: наказ (про що?) про затвердження порядку; протокол (чого?) засідання комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складаються для текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

6.18. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 13 січня 2009 року слід писати: 13.01.2009.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0.

Наприклад: 3 квітня 2009 року слід писати: 03.04.2009.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2009 року або 6 січня 2010 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Текст документа має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання. При складанні тексту документа мають виконуватись найголовніші вимоги - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість. Необхідно використовувати мовні засоби, які відповідають нормам літературної мови. Уживати прямий порядок слів у реченнях. Використовувати лише загальноприйняті стандартні скорочення та абреавіатури. Надавати перевагу простим реченням. Дотримуватись логічної послідовності викладу матеріалу. Уживати стійкі (стандартизовані) словосполучення. Текст може бути поділений на абзаци, причому кожний абзац розпочинає нову думку чи тему, абзаци не повинні бути великими і мають складатися не більш як з 3-5 речень. Текст має бути логічно завершеним, тобто закінчуватися висловленням прохання, повідомлення, пропозиції, згоди, відмови, вимоги тощо.

Назва (заголовок) документа розміщується зцентрованим способом (початок і кінець реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування). Міжрядковий інтервал між назвою (заголовком) і текстом документа, текстом і підписом - 2,0. Крапку в кінці назви (заголовка) не ставлять. Заголовок тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і друкується великими літерами напівжирним шрифтом.

Текст, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

6.19. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не наведена в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку й кількості їхніх примірників, наприклад:

Додаток: Довідка про стан роботи за перше півріччя на 20 арк., в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок комісії від 12.02.2008 і додатки до нього, усього 15 арк., у 2 прим.;

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

6.20. На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

6.21. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа після тексту.

6.22. За зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візуються кількома особами, відповідають однаковою мірою всі посадові особи.

6.23. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

6.24. Документи підписуються посадовими особами суду відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються державним органам, органам місцевого самоврядування, установам, підприємствам, організаціям, іншим учасникам адміністративного процесу, підписуються головою суду, його заступником, суддями, а також керівником апарату суду відповідно до їх компетенції.

6.25. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

6.26. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, посаду, прізвище, ініціали, підпис автора резолюції, дату.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, у резолюції обов'язково має бути визначений відповідальний виконавець, якому надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

У разі невизначення відповідального виконавця таким слід вважати першу із зазначених в резолюції посадову особу.

6.27. На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

6.28. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

6.29. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду, що проставляється у лівому верхньому куті.

6.30. Листи, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються у Журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 16). Для відправлення рекомендованих листів складаються Реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 17). Ці реєстри підписуються відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду, і підшиваються окремо у відповідну справу згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

6.31. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується у Розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 18) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

6.32. Адміністративні справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями, а позовні заяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами.

6.33. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

6.34. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду.

6.35. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

6.36. У телеграмі під рискою друкуються: місцезнаходження суду (без скорочення, з розділовими знаками), найменування суду, посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала телеграму, дата.

6.37. Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи, третій передається до фінансового підрозділу.