Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах

Відповідно до Закону України "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), у зв'язку з утворенням місцевих та апеляційних адміністративних судів та з метою організації діловодства в новоутворених судах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л.Є.) довести наказ до відома голів апеляційних і місцевих адміністративних судів.

4. Рекомендувати головам апеляційних і місцевих адміністративних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в окружних та апеляційних адміністративних судах (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції поширюються також і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Приймання вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється згідно з чинним законодавством України.

1.5. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду.

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідувач секретаріату) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням державної судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.6. Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги цієї Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт, який передається голові суду для відповідного реагування в установленому порядку.

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом голови суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду навантаження на кожного працівника апарату суду в разі службової необхідності головою суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях. У разі, коли видається наказ суду з основної діяльності за підписом голови чи виконувача обов'язків голови суду про перерозподіл функціональних обов'язків і в разі виконання цих обов'язків працівником апарату суду тимчасово чи за визначений період, цей перерозподіл функціональних обов'язків не зазначається в посадових інструкціях.

За порушення вимог цієї Інструкції працівники апарату суду притягуються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду, погодженою з головою суду, передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт.

1.8. Прийом громадян у суді здійснюється згідно із законодавством України про звернення громадян та відповідними Правилами внутрішнього розпорядку суду, які затверджуються наказом голови суду.

Графік прийому громадян (крім осіб, зазначених у пункті 19.2 цієї Інструкції) і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). На цьому самому стенді вивішується інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, оголошення про надходження касаційних скарг, зразки заяв про видачу копій судових документів, витяги з нормативно - правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо).

З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів прийом громадян у суді здійснюється відповідним працівником апарату суду, який визначається наказом голови суду.

Особистий прийом громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду або його заступниками.

1.9. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

1.10. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55 (далі - Національний стандарт України).

1.11. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований. Аркуші нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті м'яким простим графічним олівцем або нумератором.

1.12. Заповнення форм звітності про розгляд справ регламентується відповідною інструкцією.

2.1. Усі адміністративні справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та за резолюцією керівництва суду передаються відповідними працівниками апарату суду визначеним виконавцям під підпис.

Робота з електронною поштою визначається відповідною Інструкцією про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці саме документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, установленому цією Інструкцією, та зберігаються разом з документами, отриманими електронною поштою.

2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання адміністративних справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до адміністративної справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо під час відкриття конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явленням документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи, кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) повістки, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки про одержання скарг, судових повісток.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

2.5. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893.

2.6. Позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка прийому громадян невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ, та наявність додатків, указаних у документі.

2.7. На вимогу особи, яка подала матеріали чи документ до суду та надала їх додаткову копію, на першому аркуші такої копії проставляється штамп суду "Отримано", а також зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка їх прийняла, після чого копія повертається.

2.8. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.9. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця не пізніше наступного дня документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.

2.10. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з унесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.11. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для надіслання адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першого аркуша документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.12. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.13. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3.1. Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

Процедура ведення журналу полягає у роздруковуванні списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку.

Форма щоденного списку при друкуванні журналів за допомогою програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:

у заголовній частині списку відповідати формі заголовка відповідного реєстраційного журналу;

додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку;

у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище відповідального за роздруковування і його підпис;

таблична частина повинна повністю відповідати найменуванню й розташуванню граф, передбачених відповідним додатком до цієї Інструкції.

При цьому в табличну частину може бути додана графа з порядковим номером запису в поточному списку.

Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку.

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи.

3.2. Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 3).

3.2.1. Адміністративна справа, позовна заява реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу (додаток 4) та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі об'єднання позовів уноситься запис до відповідної обліково-статистичної картки.

3.2.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 5 та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у відповідній обліково-статистичній картці на справу, рішення в якій переглядається, робиться відповідна відмітка.

3.2.3. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах (додаток 6) і в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.3. Адміністративні справи за апеляційними скаргами, копії апеляційних скарг в адміністративних справах, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику адміністративних справ чи алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 7).

3.3.1. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, отримані апеляційним судом від осіб, які їх подали, реєструються в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 8) і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами. Після надходження до суду адміністративної справи з відповідною апеляційною скаргою в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах робиться про це запис.

Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі після розгляду справ в апеляційній інстанції формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.

3.3.2. Адміністративна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду, реєструється в обліково-статистичній картці на адміністративну справу за апеляційною скаргою (додаток 9). До відповідної графи алфавітного покажчика адміністративних справ за апеляційними скаргами вноситься інформація про надходження такої справи. Також робляться відповідні відмітки в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах.

3.4. Для реєстрації та обліку судових справ у місцевому та апеляційному суді встановлюється перелік індексів:

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;

"2-н" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, прийняті місцевим судом;

"22-к" - копії апеляційних скарг, надіслання яких до суду апеляційної інстанції передбачено Кодексом адміністративного судочинства України.

3.5. Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу та порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад:

адміністративна справа позовного провадження - N 2-а - 25/06;

подання у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах - N 2-в - 88/06;

адміністративна справа за апеляційною скаргою - N 22-а - 32/06 тощо.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

3.6. Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).

3.7. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами, написи в зазначених картках та журналах олівцем не допускаються. Запис про рух та результати розгляду справи в обліково-статистичній картці робить секретар суду на підставі запису в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною обліково-статистичною карткою, реєстраційним журналом.

3.8. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках), відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів (у хронологічному порядку за датою надходження матеріалу або документа до суду) таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика). За кожним індексом ведеться одна картотека.

3.9. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються у хронологічному порядку їх надходження в суд із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:

Перереєстровані обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять у поточному році.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких ставиться номер за картотекою минулого року, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року із зазначенням нового номера.

Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах, полягає в перепису в хронологічному порядку в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що не розглянуті станом на кінець року.

3.10. Адміністративні справи (матеріали), що надійшли з судів апеляційної чи касаційної інстанцій на повторний судовий розгляд після скасування судового рішення, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу (матеріал), у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу).

3.11. Якщо суд унаслідок невиконання однією із сторін умов примирення, встановлених ухвалою суду про закриття провадження у справі, за клопотанням іншої сторони поновлює провадження у справі, то така справа реєструється як така, що надійшла вперше, їй присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на адміністративну справу.

3.12. У разі роз'єднання позовів у адміністративній справі в самостійні провадження нова адміністративна справа реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу). До нової судової справи підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

3.13. У разі об'єднання судових справ в одну їй присвоюється номер тієї з об'єднаних справ, яка надійшла до суду першою. Відповідно до ухвали суду вносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням номера нової судової справи в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи та відповідному алфавітному покажчику.

3.14. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправних коефіцієнтів до них.

Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ запроваджується наказом голови суду.

Навантаження суддів визначається відповідно до розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправних коефіцієнтів до них, що затверджуються Радою суддів України.

Передавання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 10). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються в міру передавання справ і матеріалів.

3.15. Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються у новому журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді наступного року за новими номерами, про що вносяться записи до відповідних граф журналу минулого року.

4.1. З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів і виключення при цьому передумов для незаконного впливу на суддів особистий прийом громадян у суді здійснюється відповідною службою, до якої входять керівник апарату суду та інші працівники апарату суду. Персональний склад цієї служби затверджується наказом голови суду.

Особистий прийом громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду та його заступниками.

4.2. Особами, які проводять особистий прийом громадян, ведеться журнал обліку особистого прийому громадян (додаток 11).

4.3. Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", реєструються в журналі вхідної кореспонденції за індексом першої літери прізвища заявника з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

4.4. Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348.

5.1. Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом, що наведена у додатку 12.

5.2. На обкладинці судової справи вказуються:

найменування суду;

найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника);

у разі подання зустрічного позову в адміністративній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

дата надходження справи в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

5.3. Документи адміністративної справи підшиваються в міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на правову допомогу (якщо такі проводилися);

позовна заява (первинна позовна заява в разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п'ятого цього пункту);

супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення адміністративного позову без руху;

адміністративний позов, який надійшов в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);

документи, додані до позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

ухвала про відкриття провадження у справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.4. Документи справи, у якій позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем не усунуто, підшиваються у міру надходження до суду чи формування у суді в такій послідовності:

ухвала про залишення позовної заяви без руху;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

копія супровідного листа щодо надіслання ухвали про залишення позовної заяви без руху позивачеві;

інше листування з приводу залишення позовної заяви без руху;

ухвала про повернення позовної заяви як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист щодо надіслання позивачеві ухвали про повернення позовної заяви;

супровідний лист щодо повернення позовної заяви позивачеві;

інше листування (у хронологічному порядку).

5.5. У разі відмови у відкритті провадження в адміністративній справі документи справи підшиваються в такій послідовності:

ухвала про відмову у відкритті провадження;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про відмову у відкритті провадження разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

5.5.1. Копія позовної заяви повертається заявнику після набрання ухвалою про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі законної сили.

5.6. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

5.7. Документи, що підшиваються до судової справи, мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правому нижньому куті підпису особи, яка їх надіслала.

5.8. Усі аркуші у справі нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором;

аркуші справи, розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому куті;

якщо до справи долучений конверт з документами, то на ньому вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо вкладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі (додаток 13);

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з доданням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі - відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі, а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису.

5.9. У кожній судовій справі складається опис документів у справі. У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи. Дані в опис вносяться в хронологічному порядку в міру надходження документів, які долучаються до справи.

5.10. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація щодо кожного документа (конверта), підшитого до справи, у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи.

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

5.11. На третій сторінці обкладинки справи обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії (вручення повісток, копій постанови, витребування документів, звернення до виконання судових рішень тощо).

5.12. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

5.13. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том справи оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

5.14. Усі матеріали підшиваються до справи нитками через три проколювання голкою.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

5.15. Не розглянуті по суті судові справи зберігаються у сейфі головуючого судді.

6.1. Позовні заяви, залишені в передбачених Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Адміністративні позови, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

6.2. Позивачу не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення позовної заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається разом з позовною заявою та ухвалою).

6.3. Позовна заява з ухвалою про залишення позовної заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від позивача додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення позовної заяви без руху терміну.

Про рух позовної заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

6.4. У разі усунення позивачем недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви вважається день її першого подання до суду.

6.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення позовної заяви її копія не пізніш як наступного дня надсилається позивачу рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання.

Позовна заява з оригіналами ухвал про залишення позовної заяви без руху і про повернення позовної заяви та копіями супровідних листів в обкладинці повертається до справи "Адміністративні позови, залишені без руху" згідно з номенклатурою справ суду для збереження протягом строку апеляційного оскарження ухвали про повернення позовної заяви, про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

6.6. У разі надходження апеляційної скарги на ухвалу про повернення позовної заяви вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається секретарю суду для належного оформлення справи та надіслання до апеляційного суду згідно з вимогами Кодексу адміністративного судочинства України (далі - Кодексу), про що робиться відмітка в обліково-статистичній картці.

6.7. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення позовної заяви не надійшла, не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого позивачу для апеляційного оскарження ухвали про залишення позовної заяви без руху, позовна заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про її одержання позивачу. Оригінали ухвал про залишення позовної заяви без руху, про повернення позовної заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал, про повернення позовної заяви підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

7.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання позивачеві разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами.

7.2. Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі з копією адміністративного позову, копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали, про повернення позовної заяви підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

7.3. У разі надходження апеляційних скарг на зазначену в пункті 7.1 Інструкції ухвалу справа оформляється апаратом суду для надіслання в апеляційний суд.

8.1. Після закінчення підготовки справи до судового розгляду і призначення справи до розгляду особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються повістки про виклик до суду (додаток 14), а особам, які беруть участь у справі, з приводу вчинення процесуальних дій, у яких участь цих осіб не є обов'язковою, - повістки-повідомлення (додаток 15). Відповідачеві надсилаються також копії позовної заяви та доданих до неї документів, про що зазначається в судовій повістці; крім того, зазначається про право подати письмове заперечення проти позову.

8.2. У разі надходження зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні вимоги щодо предмета спору у справі, позовна заява реєструється відповідно до вимог розділу 3 Інструкції. Про прийняття зустрічного позову сповіщаються особи, які беруть участь у справі.

8.3. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Кодексом адміністративного судочинства України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

9.1. Безпосередньо перед розглядом адміністративної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення повісток про виклик у суд, повісток-повідомлень та інших матеріалів, про що доповідається судді.

9.2. Після розгляду справи або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних у суд, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

9.3. Після закінчення судового засідання секретарем судового засідання у терміни відповідно до процесуального законодавства складається, підписується і передається судді протокол судового засідання. Протокол перевіряється та підписується суддею.

Учасники процесу, сторони чи особи, які беруть участь у справі, можуть бути ознайомлені з протоколом судового засідання і мають право подати свої зауваження на нього.

9.4. Секретар судового засідання:

підшиває до справи в хронологічному порядку документи, додані до справи в ході судового розгляду (у порядку їх надходження), протокол судового засідання, постанову, ухвалу суду;

продовжує нумерацію аркушів справи та опис документів, що містяться у справі;

робить запис у журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею (додаток 16) про результати розгляду лише тих справ, у яких ведеться протокол судового засідання;

виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню;

після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи (не пізніше наступного дня після виготовлення протоколу судового засідання, у разі його ведення) передає її на зберігання до канцелярії суду.

9.5. Якщо розгляд адміністративної справи відкладено з призначенням на інший день, то викликаним і присутнім у судовому засіданні особам вручаються відповідні повістки про виклик до суду, повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під розписку на окремому аркуші, що додається до протоколу судового засідання. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, повістки про виклик їх у суд надсилаються не пізніше наступного дня.

Про відкладення розгляду справи та про день і час, на який перенесено розгляд справи, робиться відмітка в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею. Після відкладення розгляду справи секретар судового засідання оформляє справу. В обліково-статистичній картці на справу зазначається причина відкладення.

10.1. Повне фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбаченими процесуальним законодавством.

10.2. Порядок роботи з технічними засобами (фіксування судового засідання, повне або часткове відтворення технічного запису, повне або часткове роздрукування технічного запису, зберігання носіїв інформації тощо) регламентується Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України 21.07.2005 N 84, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 08.08.2005 за N 868/11148.

11.1. Заяви про апеляційне оскарження та апеляційні скарги на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли в суд, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Про надходження апеляційної скарги робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці. На першій сторінці заяви про апеляційне оскарження чи апеляційної скарги проставляється штамп вхідної кореспонденції із зазначенням дати надходження документа в суд та реєстраційного номера документа.

11.2. Не пізніше наступного дня після надходження в суд апеляційна скарга передається головуючому у справі, який перевіряє додержання особою, яка її подала, вимог Кодексу щодо змісту апеляційної скарги.

11.2.1. У разі винесення головуючим у справі ухвали про залишення апеляційної скарги без руху у зв'язку з невиконанням особою, яка її подала, кодексу щодо змісту апеляційної скарги копія ухвали про залишення апеляційної скарги без руху не пізніше наступного робочого дня надсилається особі, яка подала апеляційну скаргу, рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання.

11.2.2. Ухвала про залишення апеляційної скарги без руху залишається на контролі в апараті суду і разом з документами, що надійшли на її виконання, або не пізніше наступного дня після закінчення визначеного строку для виконання вимог закону передається головуючому в справі.

11.2.3. Копія ухвали про визнання апеляційної скарги такою, що не підлягає розгляду з мотивів невиконання особою, яка її подала, вимог закону, зазначених в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху, не пізніше наступного робочого дня після її винесення надсилається особі, яка подала апеляцію, рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. У разі надходження скарги на ухвалу суду про визнання апеляційної скарги такою, що не підлягає розгляду, скарга реєструється в загальному порядку і за вказівкою головуючого разом із справою надсилається в апеляційний суд, про що повідомляється особа, яка подала апеляцію.

11.3. У разі залишення апеляційної скарги без руху у зв'язку з порушенням вимог адміністративного процесуального законодавства України щодо їх оформлення чи несплати судового збору застосовуються вимоги, зазначені в розділі 6 Інструкції.

11.4. Усі апеляційні скарги в адміністративній справі після їх надходження реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в журналі обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг у адміністративних справах (додаток 17). Про надходження апеляційної скарги робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці. Після надходження в суд усіх апеляційних скарг в адміністративній справі або через три дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги вони разом зі справою надсилаються до апеляційного суду. Апеляційні скарги, що надійшли після цього, не пізніше наступного робочого дня після їхнього надходження надсилаються до апеляційного суду.

11.5. Про оскарження в порядку касаційного провадження судових рішень в адміністративних справах робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці.

11.6. Про дату надіслання справи в апеляційний суд, касаційну інстанцію, повернення справи в суд і наслідки розгляду справи за скаргою чи поданням зазначається у відповідних обліково-статистичних картках.

12.1. Звернення до виконання судових рішень покладається на суд. Постанови та ухвали суду передаються на виконання після того, як вони набрали законної сили, крім випадків негайного їх виконання.

Усе листування щодо звернення до виконання постанов та ухвал покладається на апарат суду.

12.2. Для виконання судового рішення в адміністративній справі, що набрало законної сили або яке належить виконати негайно, стягувачу за його письмовою заявою видається виконавчий лист (додаток 18). Якщо на підставі постановленого судового рішення належить передати майно, що є в кількох місцях, або якщо рішення постановлено на користь кількох позивачів чи проти кількох відповідачів, суд має право за заявою стягувачів видати кілька виконавчих листів, точно зазначивши, яку частину рішення треба виконати за кожним листом. У справах за позовами органів та осіб, яким надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб або державні чи суспільні інтереси, виконавчі листи видаються за заявами таких органів чи осіб або осіб, в інтересах яких заявлено позов.