Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді

аркуші справи (матеріали кримінального провадження), розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку;

якщо до справи (матеріалів кримінального провадження) долучений конверт з документами, то на конверті вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі;

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі (додаток 30), а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду (палати) із зазначенням посади та дати складання напису.

4.10. У кожній судовій справі (матеріалах кримінального провадження) складається опис документів у справі (матеріалах кримінального провадження). У справі (матеріалах кримінального провадження), що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий до справи (матеріалів кримінального провадження), у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі (матеріалах кримінального провадження) тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу (матеріали кримінального провадження), із зазначенням біля підпису свого прізвища та посади.

4.11. На третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії .

4.12. У процесі подальшого надходження документів справа (матеріали кримінального провадження) продовжують формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

4.13. Справи (матеріали кримінального провадження) з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250 (30 - 40 мм завтовшки).

Кожен том справи (матеріалів кримінального провадження) оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

4.14. Усі матеріали підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження) нитками через п'ять чи чотири (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) отвори впродовж лівого, вільного від тексту поля документів.

Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

5.1. Для забезпечення розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) секретар судового засідання здійснює виклики та повідомлення відповідно до процесуального законодавства і вимог Інструкції та слідкує за поверненням до суду розписок (повідомлення) про вручення судових повісток про виклик у суд (додаток 32).

Розписки (повідомлення) осіб, які одержали судові повістки про виклик до суду, а також судові повістки про виклик до суду, які повернулися у зв'язку з неврученням їх адресату, підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження). У тих випадках, коли надіслані повістки залишилися неврученими, секретар судового засідання зобов'язаний з'ясувати причини невручення, доповісти головуючому у справі (матеріалах кримінального провадження) і за його вказівкою вжити заходів до забезпечення своєчасного вручення судової повістки про виклик до суду.

5.2. Безпосередньо перед розглядом справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність та з'ясовуються причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, уточнюються відомості про вручення судових повісток, повідомлень та інших матеріалів, про що доповідається судді.

5.3. Під час розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) секретар судового засідання забезпечує фіксування судового засідання технічними засобами, а також веде журнал судового засідання.

5.4. Після розгляду справи (матеріалів кримінального провадження) або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних до суду, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду. Відбирається підписка про невиїзд від осіб, до яких застосовано такий запобіжний захід.

5.6. Секретар судового засідання:

оформляє матеріали кримінального провадження в суді;

продовжує нумерацію аркушів і за своїм підписом складає опис документів, що містяться у провадженні;

додає до справи (матеріалів кримінального провадження) заповнені статистичну картку на особу, стосовно якої розглянуто кримінальне провадження, та картку обліку сум шкоди, заподіяної злочином.

5.7. Якщо апеляційний розгляд відкладено, викликаним і присутнім у судовому засіданні особам вручаються відповідні повістки про виклик, повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під підпис на окремому аркуші. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, повістки про виклик надсилаються заздалегідь з урахуванням часу її вручення не пізніше ніж за три дні до дня, коли вони зобов'язані прибути за викликом.

Особа, що перебуває під вартою, викликається через адміністрацію місця ув'язнення.

Про день і час відкладення апеляційного розгляду робиться відмітка в журналі обліку розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів суддею. Після відкладення секретар судового засідання оформляє матеріали кримінальне провадження. В автоматизованій системі документообігу суду у відповідній обліково-статистичній картці зазначається причина відкладення.

7.1. Якщо апеляційна скарга на судові рішення, ухвалені судом першої інстанції, подана безпосередньо до суду апеляційної інстанції, працівник апарату суду, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, надсилає її до суду першої інстанції для виконання вимог статті 397 Кримінального процесуального кодексу України .

7.2. Працівниками апарату суду здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху кримінального провадження в суді апеляційної інстанції.

7.2.3. У разі постановлення суддею-доповідачем ухвали про повернення апеляційної скарги, відмову у відкритті провадження та за відсутності апеляційних скарг інших осіб копія ухвали невідкладно надсилається особі, яка подала апеляційну скаргу, разом з апеляційною скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

7.2.4. У разі якщо обвинувачений захворів на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та судом постановлено відповідну ухвалу сторонам кримінального провадження надсилається повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

7.2.5. Копії усіх судових рішень судді-доповідача, прийнятих під час підготовки до апеляційного розгляду та викладених у формі ухвали, надсилаються учасникам судового провадження.

7.2.8. Працівником апарату суду виготовляється та підшивається до матеріалів кримінального провадження копія апеляційної скарги. Кримінальне провадження повертається до суду першої інстанції, а копії ухвали зберігаються у відповідній справі за номенклатурою справ апеляційного суду.

7.3. Після закінчення апеляційного провадження, у тому числі закриття провадження у зв'язку з відмовою від апеляційної скарги, матеріали кримінального провадження не пізніш як у семиденний строк, а у провадженні за апеляційною скаргою на ухвалу слідчого судді - не пізніш як у триденний строк, направляються до суду першої інстанції.

7-1.1. Судовий розпорядник, а в разі його відсутності - секретар судового засідання роздає особам (потерпілому, його представнику та законному представнику, обвинуваченому, законному представнику обвинуваченого, захиснику, свідку, цивільному позивачу, представнику цивільного позивача та законному представнику цивільного позивача, цивільному відповідачу, представнику цивільного відповідача, перекладачу, експерту, спеціалісту), які беруть участь у судовому розгляді, пам'ятку про їхні права та обов'язки, передбачені Кримінальним процесуальним кодексом України (додатки 36-1- 36-13).

8.1. Забезпечення проходження в суді першої інстанції справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах здійснюється за правилами, встановленими цим розділом, розділом 5 Інструкції та чинним законодавством. Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень у яких ставиться питання про їх перегляд.

8.2. Робота із заявами, залишеними без руху, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

8.2.1. Заяви, залишені в передбачених процесуальними кодексами України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

8.2.2. Заявнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається із заявою та оригіналом ухвали).

8.2.3. Заява з ухвалою про залишення заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від заявника додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення заяви без руху терміну.

Про рух заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі).

8.2.4. У разі усунення заявником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення заяви без руху, усі матеріали підшиваються до відповідної судової справи та продовжується подальше оформлення справи в загальному порядку. Датою надходження заяви вважається день першого її подання до суду.

8.2.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення заяви її копія не пізніше другого дня надсилається заявнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. Заява з оригіналами ухвал про залишення заяви без руху і про повернення заяви та копіями супровідних листів повертаються до справи "Матеріали, залишені без руху" для збереження протягом строку касаційного оскарження ухвали про повернення заяви, про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі).

8.2.6. У разі надходження касаційної скарги чи касаційного подання прокурора на ухвалу про повернення заяви всі матеріали підшиваються у відповідну цивільну чи адміністративну справу, яка оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

8.2.7. Якщо касаційна скарга, касаційне подання прокурора на ухвалу про повернення заяви не надійшли не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого заявнику для касаційного оскарження ухвали про залишення заяви без руху, заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про її одержання заявнику. Оригінали ухвал про залишення заяви без руху, про повернення заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал підшиваються до адміністративних чи цивільних справ, стосовно судових рішень, у яких ставилося питання про перегляд. В обліково-статистичних картках (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

8.3. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання заявникові разом із заявою та всіма доданими до неї документами.

Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі з копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали та повернення заяви з усіма доданими до неї документами підшиваються до відповідних справ, стосовно судових рішень у яких ставилося питання про їх перегляд. В обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

Якщо на ухвалу про відмову у відкритті провадження у справі надійшла касаційна скарга чи касаційне подання прокурора, справа оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

8.4. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України , провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

9.1. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху цивільної чи адміністративної справи в апеляційній інстанції.

9.2. Після надходження до суду цивільної чи адміністративної справи з апеляційною скаргою та її реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції і в обліково-статистичній картці робляться відмітки у відповідному журналі реєстрації копій апеляційних скарг.

До справи підшивається супровідний лист, із яким справа надійшла до суду, заява про апеляційне оскарження (якщо її було подано), апеляційна скарга з усіма доданими до неї документами, після чого справа передається судді для вирішення питання щодо прийняття апеляційної скарги. Інші матеріали (копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційних скарг з доданими до них копіями письмових матеріалів) вкладаються в справу без підшивання.

9.3. За результатами вирішеного суддею питання щодо прийняття апеляційної скарги до розгляду апеляційним судом працівниками апарату суду, які забезпечують роботу відповідної палати, проводяться необхідні дії.

9.3.1. Апеляційна скарга, залишена в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, перебуває на контролі протягом установленого суддею строку для усунення недоліків.

Скаржнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення апеляційної скарги без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з апеляційною скаргою та ухвалою в справі).

Справа, в якій винесено ухвалу про залишення апеляційної скарги без руху, передається для розгляду судді: у разі усунення скаржником недоліків - невідкладно, а якщо недоліки у визначений суддею строк не усунено - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху терміну.

У разі усунення скаржником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку.

У тому разі, якщо суддею винесено ухвалу про повернення апеляційної скарги, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня надсилаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про залишення апеляційної скарги без руху, копія апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та розписка (повідомлення) про одержання скаржником копії ухвали, ухвала про повернення апеляційної скарги і супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3.2. У разі постановлення суддею ухвали про відмову в прийнятті апеляційної скарги копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про відмову в прийнятті апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про відмову в прийнятті апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3.3. Якщо суддею-доповідачем постановлено ухвалу про повернення до суду першої інстанції неналежно оформленої справи, з нерозглянутими зауваженнями на правильність і повноту фіксування судового процесу технічними засобами або без вирішення питання про ухвалення додаткового рішення, працівниками апарату суду підшивається до справи ця ухвала та інші необхідні документи, робляться відмітки в обліково-статистичній картці та надсилається справа до суду першої інстанції.

Виконання ухвали про повернення справи до суду першої інстанції для усунення недоліків перебуває на контролі протягом строку, зазначеного в цій ухвалі. Якщо судом апеляційної інстанції повторно справу не буде отримано, працівник апарату суду доповідає про це судді-доповідачу для прийняття відповідних заходів та виконуються його вказівки.

9.3.4. У разі, якщо суддя-доповідач постановить ухвалу про прийняття апеляційної скарги до розгляду, працівник апарату суду не пізніше наступного дня надсилає копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та доданих до них матеріалів особам, які беруть участь у справі. Протягом строку, в який може бути подано заперечення на апеляційну скаргу, справа перебуває на контролі.

Заява про приєднання до апеляційної скарги передається судді-доповідачу, та виконуються його вказівки щодо подальшого супроводження справи в апеляційній інстанції.

9.3.5. Якщо суддею постановлено ухвалу про повернення апеляційної скарги у зв'язку з відкликанням особою, яка її подала, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніш як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про повернення апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про повернення апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.4. У тому разі, якщо апеляційне провадження закривається у зв'язку з прийняттям відмови від апеляційної скарги особи, яка її подала, працівниками апарату суду оформляється справа, робляться відповідні відмітки в обліково-статистичній картці і повертається в суд першої інстанції.

9.5. У разі прийняття суддею-доповідачем рішення про питання, пов'язані з підготовкою розгляду справи апеляційним судом, звертається до виконання відповідна ухвала (про призначення експертизи, витребування доказів, ужиття заходів забезпечення позову, залучення до участі у справі спеціаліста, перекладача, про судове доручення щодо збирання доказів), а також надсилаються повістки про виклик свідків. Працівниками апарату суду здійснюється контроль за термінами виконання ухвали, пов'язаної з підготовкою справи до розгляду апеляційним судом.

9.6. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України , провадяться інші дії щодо підготовки справи до розгляду апеляційним судом.

Після проведення підготовчих дій та призначення справи до розгляду в апеляційному суді особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються повістки про виклик до суду.

9.7. Якщо розгляд судової справи відкладено на інший день, виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.7 Інструкції.

9.8. У разі закінчення провадження у справі секретарем судового засідання виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.6 Інструкції.

Протягом п'яти днів із дня проголошення судового рішення апеляційного суду особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, надсилаються рекомендованим листом з повідомленням про вручення копії судового рішення. У цей же термін на вимогу осіб, які брали участь у справі, видаються копії судових рішень апеляційного суду.

Звернення до виконання окремої ухвали апеляційного суду здійснюється за правилами, наведеними в пункті 7.5 Інструкції.

9.9. Після закінчення апеляційного провадження працівниками апарату суду заповнюються всі пункти і розділи обліково-статистичної картки, підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду копія судового рішення апеляційного суду, справа оформляється (підшиваються матеріали справи, нумеруються аркуші та робиться їх опис, який засвідчується відповідним працівником апарату суду) та в у семиденний строк направляється до суду першої інстанції, який її розглянув. Разом зі справою повертається картка обліку сум шкоди, завданої злочином, із заповненим розділом щодо апеляційної інстанції.

10.1. Фіксування судового процесу за допомогою спеціальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбачених процесуальним законодавством.

10.2. Порядок роботи зі звукозаписувальними технічними засобами фіксування судового засідання, зберігання, копіювання, дублювання та використання інформації, яка відображає хід судового засідання в судах загальної юрисдикції, регламентується Інструкцією про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання) , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20 вересня 2012 року № 108.

13.3. Після закінчення апеляційного провадження цивільна справа передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу судової палати у цивільних справах.

Працівниками апарату суду виготовляються копії судового рішення та видаються особам, які брали участь у справі, на їхню вимогу не пізніше п'яти днів із дня проголошення рішення. Особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, копії судового рішення надсилаються протягом п'яти днів із дня проголошення рішення рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Після виконання дій, зазначених в абзаці другому цього пункту, та після заповнення відповідних обліково-статистичних карток і оформлення необхідних справ за номенклатурою суду, справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув для звернення судового рішення до виконання.

13.4. Після закінчення апеляційного провадження адміністративна справа передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу відповідної судової палати.

Працівниками апарату суду заповнюються обліково-статистичні картки та оформляються необхідні справи за номенклатурою справ суду. Після проведення таких дій справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув, для звернення судового рішення до виконання.

14.1. Відповідно до норм чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомлюватися з матеріалами кримінальних проваджень, матеріалами цивільних та адміністративних справ.

Цивільному відповідачеві і його представникові для ознайомлення видаються матеріали, що стосуються цивільного позову.

Зазначені особи мають право робити з матеріалів необхідні виписки.

14.2. Справи (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення видаються:

прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, а саме: договір про надання правової допомоги; довіреність; ордер; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги);

іншим учасникам кримінальних, адміністративних і цивільних справ (провадження) (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи (матеріалами кримінального провадження) проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою (матеріалами кримінального провадження) фіксується вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження).

14.3. Видача справ (матеріалів кримінального провадження) для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язана з розглядом справ (матеріалів кримінального провадження), проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду після набрання судовими рішеннями законної сили.

Протягом строку, встановленого на касаційне оскарження, матеріали кримінального провадження ніким не можуть бути витребувані із суду, який виконує судове рішення, за винятком суду касаційної інстанції.

14.4. Особа, яка одержує справу (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення (додаток 43), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. При поверненні справи (матеріалів кримінального провадження) після ознайомлення керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі (матеріалах кримінального провадження), зазначити в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення час повернення справи (матеріалів кримінального провадження) та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один із яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

14.5. Судові справи (матеріали кримінального провадження) надсилаються поштою (рекомендованими відправленнями з повідомленням про вручення) або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органу, якому законом надано право витребування справ (матеріалів кримінального провадження) і лише на підставі резолюції голови суду. Матеріали кримінального провадження про злочини, за які Кримінальним кодексом України передбачено покарання у виді довічного позбавлення волі, надсилаються фельд'єгерським зв'язком.

Категорично забороняється надсилати судові справи (матеріали кримінального провадження), провадження у яких не закінчено.

У разі надіслання справи (матеріалів кримінального провадження) за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи (матеріалів кримінального провадження), та зберігається в суді.

14.6. Окремі документи із судових справ (після набрання судовим рішенням законної сили), копії цих документів і письмові довідки у справах видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою. У разі видачі оригіналу документа у справі залишається належним чином завірена його копія.

14.7. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання.

Про видачу копій судових документів зазначається в журналі видачі копій судових документів (додаток 44).

За повторну видачу копій судових рішень уноситься плата, встановлена чинним законодавством.

14.8. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов повинні бути підписані суддею, чий підпис скріплюється гербовою печаткою. У копіях судових рішень обов'язково зазначається дата набрання ними законної сили, а в тих випадках, коли судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається (з додатковим проставленням підпису судді та його скріпленням гербовою печаткою суду).

Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом судді, чий підпис скріплюється гербовою печаткою суду, та працівника апарату суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов'язково додається (зшивається разом) копія ухвали касаційного суду, яким судове рішення змінено, та робиться в копії судового рішення відповідний запис. Якщо видається копія судового рішення, яке скасовано, про це обов'язково зазначається у цій копії та додається копія судового рішення, яким воно скасовано.

Видача копій судових рішень, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.

14.9. Особа, яка одержала копію судового рішення, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

14.10. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінальним процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє.

15.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у справах (матеріалах кримінального провадження), крім цієї Інструкції, провадяться відповідно до чинного законодавства.

15.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

15.3. Для роботи з речовими доказами (приймання, зберігання, обліку тощо) наказом керівника апарату суду призначається працівник апарату суду.

15.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності керівника апарату суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом керівника апарату суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у журнал обліку речових доказів.

15.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом керівника апарату суду.

15.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

15.8. Суди не можуть приймати предмети та речі, у тому числі одяг обвинувачених, годинники та інші їх речі, що надійшли в суд разом зі справою, але не визнані в установленому порядку речовими доказами. Про повернення таких речей складається акт, який підписується головою суду чи його заступником, працівником апарату суду та особою, яка здійснила доставку речових доказів у суд. Копія акта надсилається органу, що надіслав справу.

15.9. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер, який відповідає порядковому номеру в журналі обліку речових доказів. У цьому журналі вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи (матеріалів кримінального провадження), до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа (матеріали кримінального провадження) зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

У кінці кожного року в новий журнал обліку речових доказів перереєстровуються речові докази щодо справ (матеріалів кримінального провадження), які залишилися нерозглянутими (за новими порядковими номерами та новими номерами справ (матеріалів кримінального провадження) згідно з обліково-статистичними картками). На бирках, що причеплені до речових доказів, зазначаються нові номери. Після перереєстрації таких речових доказів продовжується реєстрація речових доказів у справах (матеріалах кримінального провадження), які надходять до суду.

15.11. Речові докази, зазначені у пунктах 17 - 26 Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 листопада 2012 року № 1104, у суді не зберігаються.

15.13. У разі передання справи (матеріали кримінального провадження) та речових доказів до іншого суду (для розгляду справи) (матеріали кримінального провадження) або повернення в прокуратуру про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

15.14. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться за правилами, зазначеними в розділі 12 Інструкції.

15.15. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

15.16. До матеріалів справи (матеріалів кримінального провадження) долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи з відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ (матеріалів кримінального провадження), мають обов'язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства, організації), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства, організації). Якщо акт, який надійшов до суду, не відповідає цим вимогам, він повертається для належного оформлення.

15.17. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

Також категорично забороняється працівникам апарату суду реалізація і придбання речових доказів, предметів конфіскації та участь у прилюдних торгах конфіскованого майна.

15.18. Справа (матеріали кримінального провадження) не може бути передана в архів суду без відповіді про виконання рішення суду в частині речових доказів. До отримання вказаної відповіді справа (матеріали кримінального провадження) не здається в архів суду, а перебуває на контролі.

15.19. Голова суду (або за його дорученням суддя) зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів стосовно їх приймання, передання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

15.20. При увільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами керівник апарату суду утворює спеціальну комісію для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов'язки покладено відповідним наказом керівника апарату суду, або керівнику апарату суду.