Розділ X. КОНТРОЛЬ ЗА ПРОХОДЖЕННЯМ ДОКУМЕНТІВ У ВЕРХОВНІЙ РАДІ УКРАЇНИ
Підрозділ 28. Строк/термін виконання документа
337. Строк/термін виконання документа, що опрацьовується у Верховній Раді України, її органі та Апараті, визначається законодавством залежно від виду документа.
338. Опрацювання та виконання документа здійснюється особами, зазначеними в документі та/або резолюції керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату, також визначеними ними безпосередніми виконавцями. У разі якщо документ виконується кількома суб’єктами, організація виконання та надання узагальненої відповіді на документ здійснюється суб’єктом, який у документі та/або резолюції зазначений першим виконавцем.
339. Строк виконання документа обчислюється у календарних днях, крім випадків, передбачених законом.
340. Першим днем строку виконання документа є:
1) день прийняття відповідного акта або протокольного доручення Верховної Ради України;
2) день підписання (затвердження) відповідного розпорядження, іншого нормативного акта - з дня їх підписання (затвердження);
3) день реєстрації відповідного вхідного документа в ЄАС;
4) вихідна дата кореспондента внутрішнього електронного документа в ЄАС;
5) день реєстрації внутрішнього паперового документа в ЄАС.
( Пункт 340 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
341. Виконавець опрацьовує документ та готує відповідь на нього:
1) у зазначений у документі строк/термін;
2) у строк/термін, визначений керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату у резолюції до документа (якщо документ не містить строку/терміну його виконання), а в разі його відсутності - протягом 30 днів;
3) протягом 7 днів, якщо документ містить позначку "Терміново";
4) протягом 15 (30), днів, якщо документ є депутатським запитом-1;
5) протягом 10 (30) днів, якщо документ є депутатським зверненням-2;
6) протягом 5 днів, якщо документ є адвокатським запитом-3;
7) протягом 48 годин, 5 (20) днів, якщо документ є запитом на публічну інформацію-4;
8) протягом 5, 15, 30 (45) днів, якщо документ є зверненням-5;
( Підпункт 8 пункту 341 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
9) в інший строк, визначений законом.
__________
-1 Відповідно до частини п’ятої статті 15 Закону України "Про статус народного депутата України".
-2 Відповідно до частини другої статті 16 Закону України "Про статус народного депутата України".
-3 Відповідно до статті 24 Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність".
-4 Відповідно до статті 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
-5 Відповідно до статті 20 Закону України "Про звернення громадян".
342. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, днем виконання вважається перший наступний робочий день.
343. Строк/термін виконання документа може бути змінений лише за рішенням органу (посадової особи), який його встановив. За необхідності продовження строку виконання документа виконавець звертається з аргументованим клопотанням до такого органу (посадової особи), але не пізніш як за три робочі дні до закінчення строку/терміну виконання документа.
344. Документ вважається виконаним та знімається з контролю після його фактичного виконання (надання відповіді за підписом належної посадової особи) і внесення відповідної інформації до ЕРКК.
Підрозділ 29. Контроль за проходженням документа
345. Контроль за проходженням документів здійснюється структурними підрозділами в ЄАС шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання документів за визначеними індикаторами.
346. Контроль за виконанням документа включає:
1) постановку документа на контроль у ЄАС;
2) моніторинг своєчасного доведення документа до виконавця;
3) моніторинг ходу виконання документа;
4) зняття документа з контролю;
5) аналіз і узагальнення результатів виконання документа у структурному підрозділі;
6) інформування керівництва про стан виконання документа у структурному підрозділі.
347. Працівник, який здійснює контроль за своєчасністю виконання документів у структурному підрозділі, завчасно попереджає виконавця про закінчення строку/терміну виконання документа, періодично інформує керівника структурного підрозділу про стан виконання документів.
Розділ XI. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ СЛУЖБОВУ ІНФОРМАЦІЮ
348. Робота з документами, що містять службову інформацію, у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, Апараті здійснюється з дотриманням вимог законів України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", Регламенту Верховної Ради України з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.
В Апараті утворюється та постійно діє Комісія з питань роботи із службовою інформацією у Верховній Раді України, її органах та Апараті (далі - Комісія з питань роботи із службовою інформацією), положення про яку, склад та основні завдання якої затверджуються розпорядженням Керівника Апарату.
Комісія з питань роботи із службовою інформацією на підставі пропозицій структурних підрозділів Апарату складає Перелік відомостей, що становлять службову інформацію (далі - Перелік відомостей).
В умовах воєнного чи надзвичайного стану Перелік відомостей може складатися та уточнюватися з урахуванням тимчасових обмежень конституційних прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, встановлених Указом Президента України про введення воєнного чи надзвичайного стану в Україні, затвердженим Верховною Радою України.
349. Документу, що містить службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування" (далі - гриф ДСК), відповідна позначка проставляється без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа, а також в ЕРКК документа в ЄАС. При цьому цифрова копія оригіналу паперового документа з грифом ДСК не створюється та не зберігається в ЄАС.
350. Питання щодо необхідності присвоєння грифа ДСК документу, створеному у Верховній Раді України, її органах або Апараті, вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 і статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
Документ з грифом ДСК створюється або опрацьовується виконавцем за дорученням Голови Верховної Ради України, його Першого заступника чи заступника, голови комітету Верховної Ради України, голови тимчасової спеціальної, тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, голови депутатської фракції (депутатської групи), Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, керівника відповідного структурного підрозділу чи осіб, які виконують їхні обов’язки.
Документи з грифом ДСК, що підписуються народним депутатом України, створюються таким народним депутатом України або його помічником-консультантом, який працює за строковим трудовим договором на постійній основі, на підставі листа-доручення (додаток 15 до цього Положення) відповідного народного депутата України, що подається Керівнику Апарату в електронній формі через ЄАС. За наявності такого листа-доручення та відповідної електронної резолюції Керівника Апарату помічник-консультант може створювати, опрацьовувати та отримувати у структурному підрозділі з документального забезпечення для ознайомлення документи з грифом ДСК, адресовані відповідному народному депутату України.
351. Оформлення, візування та підписання документів, що містять службову інформацію, здійснюються з дотриманням вимог, встановлених цим Положенням.
351-1. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на структурний підрозділ з документального забезпечення, який:
1) організовує умови для створення документів, що містять службову інформацію, у спеціальному приміщенні, із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки відповідно до законодавства;
2) реєструє вхідні документи з грифом ДСК та надає їх адресатам і виконавцям під особистий підпис, здійснює ознайомлення з такими документами та контролює їх повернення;
3) реєструє вихідні та внутрішні документи з грифом ДСК та забезпечує їх направлення адресатам;
4) забезпечує облік, формування справ, зберігання та використання документів з грифом ДСК з моменту їх одержання до передачі на зберігання до архівного підрозділу або знищення, крім випадків, передбачених пунктом 351-2 цього Положення.
Перед початком роботи з документом з грифом ДСК працівник структурного підрозділу з документального забезпечення доводить до адресата чи виконавця порядок роботи з такими документами (відомостями).
351-2. Облік, формування справ, зберігання та використання мобілізаційних документів з грифом ДСК здійснюються підрозділом з мобілізаційних питань з дотриманням вимог цього Положення.
Облік документів з грифом ДСК, що стосуються охорони державної таємниці, ведеться режимно-секретним підрозділом. Реєстрація таких документів здійснюється разом із секретними документами та іншими матеріальними носіями секретної інформації у журналі обліку відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.
352. Вхідний документ з грифом ДСК приймається, опрацьовується та реєструється в ЄАС структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до цього Положення. Інформація про реєстрацію вхідного документа вноситься до журналу обліку вхідних документів з грифом ДСК (додаток 16 до цього Положення).
Документи, що мають відмітку "(без додатка - відкрита інформація)", реєструються як документи з грифом ДСК.
Після реєстрації документа з грифом ДСК на нього наносяться порядковий реєстраційний номер документа з позначкою "ДСК", електронна дата та номер запису в системі (системний номер), штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому полі лицьового боку останнього аркуша документа, а в разі відсутності місця - на зворотному боці останнього аркуша.
352-1. Інформація про додатки до вхідного документа, що містить службову інформацію, зазначається в ЕРКК документа з грифом ДСК.
На кожному додатку в паперовій формі проставляється реєстраційний номер вхідного документа у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша, а на додатках, що підлягають поверненню, - на зворотному боці останнього аркуша.
На зброшурованих додатках у паперовій формі (книги та інші видання) реєстраційний номер вхідного документа проставляється на титульному аркуші.
Після опрацювання додатки повертаються адресату, який їх надіслав (якщо про це зазначено у вхідному документі), централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення.
353. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться структурним підрозділом з документального забезпечення у відповідному журналі (додаток 17 до цього Положення).
Записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку, забороняється.
На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".
Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами здійснюється у спосіб, що виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
Гриф ДСК зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
354. Документ, що містить службову інформацію, передається адресату, виконавцю з проставленням ним особистого підпису і дати отримання у картці, цифрова копія якої додається до ЕРКК документа.
Виконавець або особа, яка ознайомлюється з документом з грифом ДСК, проставляє у картці особистий підпис і дату ознайомлення під час отримання документа для опрацювання.
Особа, яка ознайомилася з документом з грифом ДСК, несе відповідальність за нерозголошення інформації, що міститься в такому документі.
354-1. Ознайомлення з документом з грифом ДСК в комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату здійснюється виключно після проставлення особою особистого підпису в листі ознайомлення (додаток 18 до цього Положення). До листа ознайомлення вноситься інформація про всіх осіб, які опрацьовували або ознайомлювалися з відповідним документом у комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату.
Представники Кабінету Міністрів України, міністерств, інших державних органів, громадських об’єднань, а також експерти, фахівці та інші особи, які беруть участь у роботі комітетів Верховної Ради України, тимчасових спеціальних, тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), можуть ознайомлюватися з документами, що містять службову інформацію, які виносяться на розгляд відповідного органу, на підставі письмового доручення керівника цього органу відповідному секретаріату. Такі особи беруть на себе письмове зобов’язання щодо нерозголошення службової інформації (додаток 19 до цього Положення) та в разі його порушення несуть відповідальність згідно із законом.
Голова комітету Верховної Ради України, голова тимчасової спеціальної, тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, голова депутатської фракції (депутатської групи), керівник структурного підрозділу Апарату здійснює контроль за дотриманням порядку опрацювання документів з грифом ДСК, за їх зберіганням та своєчасним поверненням до структурного підрозділу з документального забезпечення разом з листом ознайомлення та зобов’язаннями щодо нерозголошення службової інформації.
354-2. Після опрацювання документ з грифом ДСК для його подальшого зберігання і формування у справи у визначений строк (але не більше 30 календарних днів з дня надходження) повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення, про що робиться відмітка в журналі обліку з проставленням підпису працівником цього підрозділу, який прийняв документ.
За потреби подальшого опрацювання документа з грифом ДСК у комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату строк опрацювання такого документа може бути продовжений на 30 календарних днів на підставі листа керівника відповідного органу Верховної Ради України або структурного підрозділу Апарату до керівника структурного підрозділу з документального забезпечення.
355. Виконавець, якому доручено створення документа з грифом ДСК, у встановлений строк/термін створює проект такого документа у спеціальному приміщенні структурного підрозділу з документального забезпечення із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки відповідно до законодавства.
Документи, підготовлені чи оформлені без дотримання вимог цього Положення, до реєстрації не приймаються.
Проекти внутрішніх документів, що містять службову інформацію, друкуються в одному примірнику.
Проекти вихідних документів, що містять службову інформацію, друкуються в кількості примірників, що відповідає кількості адресатів, плюс один примірник (з візами та підписом посадової особи), який залишається у структурному підрозділі з документального забезпечення (долучається до справи).
У правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша проекту вихідного документа, що містить службову інформацію, виконавець проставляє гриф "Для службового користування" та номер примірника під ним.
Наприклад:
"Для службового користування
Прим. № 3".
Якщо службова інформація міститься лише у додатку до документа з грифом ДСК, під таким грифом проставляється позначка "(без додатка - відкрита інформація)".
Наприклад:
"Для службового користування
(без додатка - відкрита інформація)
Прим. № 3".
У разі встановлення заборони на копіювання документа з грифом ДСК за рішенням особи, яка підписала документ, у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа після номера примірника проставляється відповідна позначка.
Наприклад:
"Для службового користування
Прим. № 3
Копіюванню не підлягає".
На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці останнього аркуша в нижньому лівому куті зазначаються прізвище, ініціали і номер телефону виконавця.
Наприклад:
"Петренко І.І. 255-55-55".
На зворотному боці останнього аркуша примірника документа з грифом ДСК, який залишається у структурному підрозділі з документального забезпечення (долучається до справи), у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників, перелік номерів примірників з найменуванням адресатів (не більше чотирьох), пункт Переліку відомостей, прізвище, ініціали і номер телефону виконавця.
Наприклад:
"Надруковано три примірники
Прим. № 1 - Офісу Президента України
Прим. № 2 - Секретаріату Кабінету Міністрів України
Прим. № 3 - до справи
Пункт 9-1 Переліку відомостей
Петренко І.І. 255-55-55".
У разі надсилання документа з грифом ДСК більше ніж чотирьом адресатам виконавець подає до структурного підрозділу з документального забезпечення розрахунок розсилання документа з грифом ДСК (додаток 20 до цього Положення), в якому наводиться перелік адресатів з номерами призначених їм примірників, а замість найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис.
Наприклад:
"Надруковано дев’ять примірників
Прим. № 1-8 - згідно з розрахунком розсилання
Прим. № 9 - до справи
Пункт 9-1 Переліку відомостей
Петренко І.І. 255-55-55".
356. Після підписання документ з грифом ДСК подається до структурного підрозділу з документального забезпечення для реєстрації, передачі виконавцю, надсилання адресату, а також для формування у справу, зберігання.
Реєстрація вихідного та внутрішнього документа з грифом ДСК здійснюється в ЄАС із внесенням відповідної позначки до ЕРКК документа. До вихідного номера кореспондента додається позначка "ДСК". На кожному примірнику документа друкуються системний номер у вигляді штрих-коду, вихідний номер кореспондента та дата реєстрації документа, прізвище підписанта у вигляді QR-коду.
Інформація про реєстрацію вихідних та внутрішніх документів з грифом ДСК вноситься до відповідного журналу обліку (додаток 21 до цього Положення).
Після реєстрації вихідного документа з грифом ДСК, створеного у Верховній Раді України, її органі або Апараті, всі його чернетки, роздруковані варіанти і копії знищуються шляхом подрібнення, про що зазначається на звороті примірника, який долучається до справи. Такий запис завіряється підписом працівника структурного підрозділу з документального забезпечення або виконавця документа.
Наприклад:
"Чернетки, непідписані варіанти і копії знищені шляхом невідновного подрібнення.
Головний консультант управління документообігу Петренко І.І.
01.01.2024".
357. Проекти розпоряджень, що містять службову інформацію, створюються виконавцем у спеціальному приміщенні структурного підрозділу з документального забезпечення із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки у паперовій формі.
Проекти розпоряджень, що містять службову інформацію, створюються, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цього Положення, візуються, підписуються та реєструються у порядку та з дотриманням вимог, передбачених підрозділом 20 цього Положення.
358. Тиражування документів з грифом ДСК здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до резолюції керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату (додаток 8 до цього Положення).
Документ з грифом ДСК, одержаний від іншої установи, для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах копіюється у визначеному цим пунктом порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його копіювання.
На кожному примірнику тиражованого документа від руки проставляється номер примірника.
Облік тиражованих документів з грифом ДСК ведеться у спеціальному журналі (додаток 9 до цього Положення). Передача документа з грифом ДСК народному депутату України, органу Верховної Ради України, структурному підрозділу, посадовій особі здійснюється під особистий підпис.
Друкування і тиражування в Апараті документів з грифом ДСК за допомогою комп’ютерної та копіювальної техніки здійснюються з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Робота з документами з грифом ДСК проводиться у службових приміщеннях з дотриманням вимог, що унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів третіх осіб.
359. Надсилання документа з грифом ДСК у межах України здійснюється централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення фельд’єгерським зв’язком.
360. Опрацьовані документи з грифом ДСК групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ. Дозволяється долучати до справи з грифом ДСК документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань справи.
У разі створення значної кількості документів з грифом ДСК (понад 50 документів за рік одного виду: розпорядження, інструкції тощо) доцільно формувати їх в окремі справи.
На обкладинці справи, що містить документи з грифом ДСК, у правому верхньому куті проставляється гриф "Для службового користування".
У графі номенклатури до номера справи з документами, що мають гриф ДСК, проставляється позначка "ДСК".
360-1. Документи і справи з грифом ДСК зберігаються у шафі, сейфі, що розташовані у службовому приміщенні або сховищі архіву. Шафа, сейф, службове приміщення, сховище архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися особистою металевою печаткою.
Тимчасове зберігання документів з грифом ДСК виконавцем здійснюється з дотриманням вимог, передбачених абзацом першим цього пункту.
Особи, винні у порушенні вимог, передбачених цим розділом, втраті документів з грифом ДСК, розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягаються до дисциплінарної або іншої відповідальності, встановленої законом.
361. Перегляд документів з грифом ДСК проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності у таких документах відомостей, що містять службову інформацію, не менше одного разу на п’ять років.
Скасування грифа ДСК здійснюється у разі відсутності законних підстав для обмежень у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів з метою можливого скасування грифа ДСК обов’язково здійснюється:
1) під час підготовки справ для їх передачі до архівного підрозділу та до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;
2) на підставі рішення суду;
3) відповідно до письмового повідомлення установи - розробника документа, надісланого до Верховної Ради України, її органів, Апарату.
Рішення про скасування грифа ДСК чи його підтвердження для документів, що створені в Апараті, приймається Комісією з питань роботи із службовою інформацією.
Рішення про скасування грифа ДСК для документів, що надійшли на адресу Верховної Ради України, її органів, Апарату, приймається установою - розробником документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
Про скасування грифа ДСК письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ, протягом одного місяця з дня ухвалення Комісією з питань роботи із службовою інформацією відповідного рішення.
На документах гриф "Для службового користування" погашається працівником структурного підрозділу з документального забезпечення шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці номера і дати протоколу відповідного засідання Комісії з питань роботи із службовою інформацією. Інформація про скасування грифа ДСК вноситься до ЕРКК документа та до відповідного журналу обліку.
На підставі отриманого письмового повідомлення від іншої установи про скасування грифа ДСК працівник структурного підрозділу з документального забезпечення закреслює гриф обмеження доступу тонкою рискою та зазначає нижче на вільному від тексту місці номер і дату листа-повідомлення. Інформація про скасування грифа ДСК вноситься до ЕРКК документа та до відповідного журналу обліку.
362. Справа з грифом ДСК, що зберігається в архівному підрозділі, видається у тимчасове користування народному депутату України - члену комітету, тимчасової спеціальної комісії, тимчасової слідчої комісії для виконання письмового доручення відповідного комітету або комісії, а працівнику структурного підрозділу - на підставі письмового дозволу Керівника Апарату на строк, що не перевищує один місяць, з проставленням отримувачем особистого підпису в журналі видавання документів з грифом ДСК з архівосховища (додаток 22 до цього Положення).
За наявності письмового клопотання іншого органу чи установи або припису на проведення перевірки згідно з наданим законом повноваженням документ з грифом ДСК, його копія чи витяг з нього за письмовим дозволом Керівника Апарату можуть видаватися працівнику іншого органу чи установи.
363. Підготовка документів з грифом ДСК для передачі до архівного підрозділу включає проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складення описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, передавання справ з грифом ДСК.
У разі необхідності справи постійного та тривалого строків зберігання з грифом ДСК включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію.
Експертиза цінності документів з грифом ДСК проводиться щороку Комісією з питань роботи із службовою інформацією.
У разі встановлення у процесі експертизи факту нестачі документів чи справ з грифом ДСК, що внесені до номенклатури, Комісія з питань роботи із службовою інформацією організовує проведення службового розслідування та розшуку втраченого документа чи справи. У разі негативного результату розшуку довідка про причини відсутності документа чи справи з грифом ДСК, підписана головою, членами Комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу. На підставі довідки архівний підрозділ складає акт про нестачу документів (справ) з грифом ДСК (додаток 23 до цього Положення), який візує керівник архівного підрозділу, підписує керівник структурного підрозділу з документального забезпечення та затверджує Керівник Апарату або його заступник.
За результатами експертизи цінності документи з грифом ДСК, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про знищення документів з грифом ДСК (додаток 24 до цього Положення). Акт про знищення документів з грифом ДСК після підписання всіма членами Комісії з питань роботи із службовою інформацією затверджується Керівником Апарату.
Під час передачі справ з грифом ДСК на постійне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України структурний підрозділ з документального забезпечення подає лист за підписом Керівника Апарату або його заступника, в якому визначається порядок користування такими справами.
363-1. Перевірка наявності та фізичного стану всіх документів, взятих на облік, справ, видань, інших носіїв інформації з грифом ДСК та організації роботи з ними проводиться не менше одного разу на рік після завершення діловодного року та формування справ на підставі розпорядження Керівника Апарату. Результати перевірки оформлюються актом (додаток 25 до цього Положення) та доповідаються Керівнику Апарату.
У разі встановлення за результатами перевірки факту нестачі документа з грифом ДСК рішенням Керівника Апарату може утворюватися спеціальна комісія для його розслідування.
( Розділ XI із змінами, внесеними згідно з Роз порядженням Голови ВР № 200 від 06.03.2023; в редакції Розпорядження Голови ВР № 433 від 09.05.2024 )
Розділ XII. АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Підрозділ 30. Систематизація та зберігання документів
Глава 1. Складання номенклатури справ
364. Архівне зберігання документів Верховної Ради України, її органів, Апарату здійснюється архівним підрозділом.
365. Архів документів створюється відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів:
1) документів постійного і тривалого зберігання - у паперовій та електронній (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву) формах;
2) документів тимчасового зберігання - в електронній формі (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву).
( Пункт 365 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
366. Номенклатура справ структурного підрозділу - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у структурних підрозділах, із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ структурного підрозділу створюється щороку відповідно до класифікатора справ в електронній формі в ЄАС діловодом із залученням працівників структурного підрозділу, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з керівником структурного підрозділу з документального забезпечення до 15 листопада поточного року.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення змісту документів з усіх питань діяльності такого підрозділу (додаток 10 до цього Положення).
Номенклатура справ новоутвореного структурного підрозділу складається у місячний строк після затвердження положення про нього.
367. Документи групуються у справу, якій надається найменування (заголовок), що у стислій формі визначає зміст документів у справі. Заголовок справи має узагальнено і стисло відображати склад і зміст документів справи. Основною частиною заголовка справи є викладення питання (предмета), якого вона стосується. Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності:
1) назва виду справи (листування, журнал, книга) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти, інший вид документа);
2) автор документів (найменування структурного підрозділу);
3) кореспондент або адресат (найменування органу чи установи, до якої адресовані або від якого надійшли документи);
4) короткий зміст документів справи (предмет, з якого формується справа).
368. У заголовку справи, що містить документи з одного питання, що пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, зазначається слово "справа" (наприклад: "Особова справа").
У заголовку справи, яка містить документи з одного питання, що не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, зазначається слово "Документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи (наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) з питань проведення огляду стану діловодства у структурних підрозділах").
У заголовку справи, яка містить листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування (наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення").
369. Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується ступінь важливості документів, включених до справи, та їх взаємозв’язок. Групи справ розміщуються в номенклатурі, як правило, у такій послідовності:
1) документи, що надійшли від Президента України, Кабінету Міністрів України, судів;
2) організаційні та розпорядчі документи Апарату (розпорядження тощо);
3) планово-звітна документація;
4) листування.
370. Документи у групі справ розміщуються з урахуванням ступеню їх важливості та строків зберігання.
371. Кожна справа, включена до номенклатури справ структурного підрозділу, має індекс, що складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором) та порядкового номера в межах підрозділу.
372. Строки зберігання документів зазначаються у номенклатурі справ на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі - Перелік типових документів).
Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією.
( Пункт 372 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
373. Зведена номенклатура справ Верховної Ради України формується структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до структури Апарату, на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Зведена номенклатура справ Верховної Ради України подається для схвалення експертно-перевірній комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та затверджується Керівником Апарату.
Зведена номенклатура справ Верховної Ради України використовується в ЄАС для автоматизації процесів формування документів у справи.
Зведена номенклатура справ діє з 1 січня по 31 грудня наступного календарного року. Щороку зведена номенклатура справ переглядається, аналізується, уточнюється (за необхідності) до 15 грудня поточного року.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню та погодженню з експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України один раз на п’ять років.
Глава 2. Формування справи
374. Формування справи - це групування виконаних документів у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ з дотриманням таких вимог:
1) у справу групуються документи, виконані протягом одного календарного року, крім:
документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України;
особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в Апараті);
документів депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України (формуються за період скликання);
перехідних справ, що ведуться протягом кількох років;
2) справа формується лише з оригіналів, примірників оригіналів документів;
3) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи тимчасового зберігання, не обмежується кількістю електронних документів;
4) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої у паперовій формі;
5) справа постійного зберігання у паперовій формі не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки). За наявності більшого обсягу аркушів справа формується з кількох томів, що нумеруються;
6) до справи включаються документи лише з одного предмета або групи споріднених предметів, що становлять єдиний тематичний комплекс;
7) не допускається включення до справи постійного зберігання чернеток, особистих документів, розтиражованих копій і документів, що підлягають поверненню;
8) у разі формування справ з оригіналів документів у паперовій формі опис справ складається також у системі, що забезпечує ведення електронного архіву.
( Пункт 374 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
375. Документи, що включаються до справи законопроекту, закону, формуються у справи в паперовій та електронній формах.
Для всіх електронних документів справи законопроекту, закону виготовляється паперова копія документа, що засвідчується відповідно до пункту 25 цього Положення.
Справи законопроектів, знятих з розгляду, зберігаються лише в електронній формі (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву) постійно, а документи, подані у паперовій формі, відносяться до документів тимчасового зберігання.
Справи законопроектів, розгляд яких не завершено протягом діяльності Верховної Ради України чергового скликання, відповідно до статті 106 Регламенту Верховної Ради України подаються Верховній Раді України нового скликання.
Закони, ухвалені Верховною Радою України, підписані Головою Верховної Ради України, але не підписані Президентом України, формуються у справи після закінчення календарного року, в якому вони ухвалені. У разі їх підписання Президентом України уточнена інформація вноситься до відповідних описів та справ після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання.
( Пункт 375 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
376. Розпорядження з основної діяльності, з кадрових, адміністративно-господарських питань групуються в різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання.
377. Паперові справи "Закони України" та "Постанови Верховної Ради України" формуються з паперових оригіналів документів структурним підрозділом з документального забезпечення.
( Абзац другий пункту 377 виключено на підставі Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
378. Особові рахунки працівників Апарату, відомості про нарахування заробітної плати та інші документи, що містять персональні дані працівників, систематизуються в межах року за прізвищами працівників в алфавітному порядку.
Підрозділ 31. Порядок підготовки справ до передавання для архівного зберігання
379. Діловод з метою формування документів у справи створює електронний опис справи в системі, що забезпечує ведення електронного архіву, для проведення попередньої перевірки працівниками архівного підрозділу.
380. Справи, що формуються в електронній формі, складаються в системі, що забезпечує ведення електронного архіву, відповідно до справи у паперовій формі.
381. Опис справ, що формується в електронній формі, візується діловодом та підписується керівником структурного підрозділу шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису.
Глава 1. Особливості оформлення справи, складеної у паперовій формі
382. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складання внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.
383. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються простим олівцем арабськими цифрами у правому верхньому куті.
Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі окремо.
Дата справи повинна відповідати року початку і закінчення справи (додаток 12 до цього Положення). У справі, що включає документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис "є документи за __ роки".
На титульних аркушах справи, що складається з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).
На титульному аркуші та обкладинці справи за погодженням з архівним підрозділом проставляється чорною пастою номер опису і фонду. Номер справи за зведеним описом проставляється архівним підрозділом.
384. У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, що охоплює документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на титульному аркуші справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.
385. Документи у паперовій формі тимчасового зберігання, сформовані у паперову справу, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення титульного аркуша не проводиться (крім первинної бухгалтерської документації).
386. Діловод структурного підрозділу готує для передавання до архівного підрозділу справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема:
1) здійснює оформлення справ;
2) складає опис справ, погоджений працівником архівного підрозділу.
Після закінчення діловодного року до написів на титульних аркушах справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справи на титульному аркуші змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.
Після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання діловод секретаріату комітету Верховної Ради України, секретаріату депутатської фракції (депутатської групи) у Верховній Раді України передає до архівного підрозділу не передані раніше справи та остаточні описи справ.
387. Засвідчувальний напис справи складається за формою згідно з додатком 13 до цього Положення на окремому аркуші, що розміщується в кінці справи і включає інформацію про кількість аркушів у справі, що зазначається цифрами і словами.
Засвідчувальний напис складається і підписується діловодом.
Глава 2. Передавання справ до архівного підрозділу
388. Передавання справ до архівного підрозділу здійснюється за графіком, затвердженим керівником структурного підрозділу з документального забезпечення та погодженим з керівниками структурних підрозділів.
389. Передавання електронних справ у системі, що забезпечує ведення електронного архіву, здійснюється шляхом надання доступу працівнику архівного підрозділу до електронних справ відповідного структурного підрозділу.
390. Секретаріат комітету Верховної Ради України передає справи до архівного підрозділу щороку відповідно до графіка, передбаченого пунктом 388 цього Положення, а також передає не передані раніше справи та остаточні описи справ після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання.
391. Під час приймання електронних справ працівник архівного підрозділу проводить перевірку електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка проводиться в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи.
392. Після прийняття електронної справи працівником архівного підрозділу доступ до такої електронної справи в системі, що забезпечує ведення електронного архіву, надається працівникам Апарату лише в режимі перегляду.
393. Приймання-передавання справ, сформованих у паперовій формі, проводиться працівником архівного підрозділу у присутності діловода структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
На останньому аркуші кожного примірника опису справ, сформованих у паперовій формі, зазначається цифрами і словами кількість справ, переданих до архівного підрозділу, проставляються підписи працівників, який здав та який прийняв справи.
Глава 3. Експертиза цінності документів
394. Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства.
395. Для проведення експертизи цінності документів у порядку , встановленому Постановою Кабінету Міністрів України "Про проведення експертизи цінності документів" від 8 серпня 2007 року № 1004, утворюється експертна комісія. Положення про експертну комісію Апарату і персональний склад комісії затверджуються Керівником Апарату.
396. Експертиза цінності документа в електронній формі проводиться за правилами, принципами та критеріями, що застосовуються до аналогічного документа в паперовій формі.
Глава 4. Користування архівними документами
397. Працівник Апарату може користуватися архівними документами з дозволу керівництва Апарату.
398. Працівник Апарату отримує архівний документ у паперовій формі в архівному підрозділі під розписку з архівосховища та опрацьовує його у спеціально відведеному для цього місці.
Працівник Апарату, який отримав архівний документ для роботи в архівному підрозділі, забезпечує його збереження.
399. В архівному документі забороняється робити будь-які позначки.
У разі виявлення нестачі документів або їх пошкодження керівник архівного підрозділу складає відповідний акт та інформує про це керівника структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого інформування керівництва Апарату.
400. Вилучення документа із справи постійного зберігання забороняється, крім випадку, передбаченого абзацом другим цього пункту.
Вилучення службових документів у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України та Апараті здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду відповідно до вимог закону.
На місце вилученого документа підшивається засвідчена копія цього документа. Протокол вилучення додається до архівної справи.
401. Документи зберігаються в архівному підрозділі протягом періоду до 15 років, після чого передаються до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України, крім особових справ, розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків), відомостей нарахування заробітної плати, які зберігаються в архівному підрозділі протягом 75 років.
( Пункт 401 в редакції Розпорядження Голови ВР № 339 від 20.03.2026 )( Підрозділ 31 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
Підрозділ 32. Передавання справ до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України
406. Описи справ структурних підрозділів складають розділи річного зведеного опису справ. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Зведений опис затверджується Керівником Апарату та подається на розгляд експертно-перевірної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
407. До архівного опису справ складаються підсумковий запис, засвідчувальний напис та передмова відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.
408. За результатами передавання справ від Апарату до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України складається акт про приймання-передавання справи.
Підрозділ 33. Особливості організації діловодства у період дії воєнного або надзвичайного стану
409. У разі введення в Україні воєнного або надзвичайного стану та за неможливості опрацювання документів у ЄАС реєстрація вхідної та вихідної службової кореспонденції здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення у паперовій формі, у відповідних журналах реєстрації.
Вхідна службова кореспонденція після реєстрації у відповідному журналі та оформлення картки реєстрації вхідного документа передається адресату під розписку.
Реєстрація вихідної службової кореспонденції здійснюється у відповідному журналі з оформленням розписки або реєстру.
Протягом п’яти робочих днів з дня відновлення реєстрації вхідної та вихідної службової кореспонденції в електронній формі адресат, якому була передана вхідна службова кореспонденція, надсилає до структурного підрозділу з документального забезпечення цифрові копії оригіналів відповідних паперових документів (разом із додатками) у форматі pdf для їх подальшої реєстрації в ЄАС у визначеному цим Положенням порядку.
