Про Основні правила роботи державних архівів України

7.2.1.8. У пристосованих для розміщення архівів приміщеннях рекомендується мати систему водяного, парового або повітряного опалення із захисними решітками на батареях і надійною гідроізоляцією стояків та магістральних трубопроводів. Не допускається обігрів архівів електричними, газовими та іншими приладами.

7.2.2. Вимоги до сховищ

7.2.2.1. Сховища повинні бути максимально віддаленими від лабораторних, виробничих, побутових приміщень архіву та не мати з ними спільних вентиляційних каналів. Об'єднання сховищ із приміщеннями будь-якого призначення забороняється.

7.2.2.2. Рекомендовано розміщувати сховища у приміщеннях із північною орієнтацією вікон. Розміщення сховищ у приміщеннях без вікон дозволяється за умови забезпечення в них штучної чи природної вентиляції повітря з нормативною кратністю обміну, а також встановлення спеціальних систем димовидалення.

7.2.2.3. Висота сховищ залежить від технічного устаткування для зберігання документів, але не може бути меншою за 2,25 м до нижньої частини конструкції, що виступає.

7.2.2.4. Необхідно відокремлювати сховища від сусідніх приміщень архіву протипожежними перегородками 1-го типу та перекриттям 3-го типу або розміщувати їх в окремих будівлях не нижче 2-го ступеня вогнестійкості. Площа відсіку між протипожежними перегородками не повинна перевищувати 600 кв. м.

Приміщення сховищ повинні мати зручні для евакуації виходи до ліфтів, на сходові клітки. З кожного відсіку влаштовують не менше двох виходів. Якщо площа відсіку менша 70 кв. м, дозволяється мати один евакуаційний вихід.

7.2.2.5. Покриття стін, підлога, стеля, обладнання сховищ та засоби зберігання документів мають бути виготовлені з матеріалів, що не збирають пил і самі не є джерелами пилу або агресивних хімічних речовин.

7.2.2.6. У сховищах для документів з магнітною плівкою напруженість магнітних полів не повинна перевищувати 400 А/м.

7.2.2.7. У приміщеннях сховищ забороняється прокладати транзитом труби водопостачання та каналізації, технологічні або побутові відведення води.

7.2.2.8. Для дотримання режимів зберігання сховища мають бути обладнані необхідними приладами і засобами, а також оснащені системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря з кратністю обміну 2-3 і очищення його від агресивних домішок і пилу.

7.2.3. Вимоги до засобів зберігання архівних документів

7.2.3.1. Сховища повинні бути обладнані стаціонарними металевими стелажами; для зберігання фоновідеодокументів - стелажами, виготовленими з неферомагнітного матеріалу. Експлуатація існуючих стаціонарних дерев'яних стелажів допускається за умови оброблення їх вогнезахисним розчином.

У приміщеннях з оптимальним температурно-вологісним режимом допускається застосування пересувних металевих стелажів. Як допоміжне або спеціальне обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками й полицями.

У приміщеннях із нерегульованим кліматом або недостатньою вентиляцією не рекомендується використовувати обладнання закритого типу (сейфи, бокси, пересувні стелажі закритого типу тощо) через можливе утворення локальних застійних зон та біоушкодження документів.

7.2.3.2. Стаціонарні стелажі та шафи слід розміщувати за такими нормами:

- сховища висотою 2,2 м повинні мати одноярусне розміщення стелажів, сховища висотою більше 4 м - двох'ярусне. У пристосованих будівлях висота стелажів визначається висотою приміщення та потужністю перекриттів. Якщо висота перевищує 4 м, для двох'ярусних стелажів передбачаються між'ярусні та міжстелажні перекриття;

- у сховищах з природнім освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно стінам із вікнами; у сховищах без вікон - з урахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання й норм його розміщення;

- відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м; для проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами тощо - визначається із врахуванням особливостей обладнання;

- відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали - не менше 1,1 м);

- відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (обхід) - не менше 0,5 м;

- відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;

- відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м;

- відстань між полицями у висоту перемінна, але не менш ніж 0,4 м.

7.2.3.3. Документи розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншому пакованні.

Креслення можуть зберігатися в шафах із висувними ящиками в розгорнутому вигляді або папках, мікрофільми та кіно-документи - на стелажах Пшеничного. Для карт рекомендується підвісне зберігання на висувних штангах. Для зберігання особливих категорій документів використовуються стаціонарні відсіки-сейфи та спеціальні шафи-сейфи. Конструкція та розміри стелажів, а також шаф для документів особливого формату (газети, карти, плани, коробки з мікрофільмами тощо) визначаються розмірами цих документів.

7.2.3.4. Кожна одиниця зберігання має бути вкладена спочатку в негерметичне індивідуальне первинне, а після цього - у вторинне паковання. Первинне паковання має прямий контакт із документом і захищає його від пилу та вологи, а вторинне - захищає документ і первинне паковання від механічних пошкоджень та впливу факторів навколишнього середовища. Вільне переміщення документів усередині паковання виключається.

Для виготовлення або застосування паковання забороняється використовувати силікатний, казеїновий, натуральний гумовий та деякі інші клеї, а також матеріали із вмістом сірки або хлору. Коробки виготовляються з безкислотного картону.

7.2.3.5. Документи з паперовими носіями підшиваються у томи або вкладаються у папки з клапанами і розміщуються у картонних коробках.

Кінодокументи та мікрофільми оформлюються захисними ракордами, намотуються на сердечники фотографічним шаром назовні й укладаються у металеві коробки.

Касети з відеодокументами зберігаються у заводському (захисному) футлярі (із пластмаси, картону тощо).

Фотодокументи зі скляною чи плівковою основою упаковуються в конверти відповідного розміру з прозорого (калька) або чорного паперу, що не містить шкідливих для фотошару домішок.

Фотодокументи з паперовою основою (позитиви) зберігаються у захисних папках, виготовлених із відповідних сортів паперу.

Позитиви у фотоальбомах необхідно додатково захистити тонкими прокладками з відповідних сортів паперу.

Документи з магнітною плівкою завширшки 6,25 мм оформлюються захисними ракордами, намотуються на сердечники котушки або касети відповідного розміру феромагнітним шаром усередину, укладаються у пакети з поліетиленової плівки та в коробки з глянсового картону; оригінали фонограм (магнітної системи запису) до кінодокументів завширшки 35 мм і 16 мм укладаються в металеві коробки.

Металеві грамофонні оригінали загортаються в конденсаторний папір і укладаються в картонні конверти з м'якою підкладкою (фланель, байка) на одному внутрішньому боці. Грамплатівки вміщуються у пакети з поліетиленової плівки та у паперові конверти. Партія грамплатівок чи граморигіналів укладається в картонні або фанерні коробки.

Компакт-диски зберігаються в заводському пакованні і укладаються в картонні коробки.

Воскові валики укладаються в картонні циліндричні футляри із внутрішньою м'якою матерчатою підкладкою.

7.2.3.6. Впродовж зберігання аудіовізуальних документів здійснюється регулярний контроль за станом їх паковання. У разі виявлення пошкоджень, корозії, деформації паковання підлягає негайній заміні.

7.2.4. Вимоги до світлового режиму

7.2.4.1. Захист документів від руйнівної дії світла має забезпечуватися не тільки в сховищах, але й під час будь-яких робіт з документами і здійснюється шляхом їх зберігання у відповідному пакованні та встановлення на вікнах світлорозсіювачів, розсувних металевих віконниць, щільних штор тощо. Природне освітлення допускається лише за умови захисту документів від прямого попадання сонячних променів.

7.2.4.2. Для штучного освітлення сховищ застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах з рівною зовнішньою поверхнею. Дозволяється застосовувати люмінісцентні лампи з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектру типу ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Світильники сховищ за виконанням та ступенем захисту повинні відповідати класу зони (за Правилами улаштування електроустановок).

7.2.4.3. Освітлення на вертикальній поверхні стелажів і шаф на висоті 1 м від підлоги має дорівнювати 20-50 лк, проходів - 50 лк, робочих столів під час роботи з текстовими документами з паперовими носіями - 100 лк, під час роботи з науково-технічною документацією - 300 лк.

7.2.5. Вимоги до температурно-вологісного режиму

7.2.5.1. Температура та відносна вологість повітря у сховищах, обладнаних системами кондиціювання повітря (див. п. 7.2.2.8), повинні відповідати нормам, наведеним у табл. 1.

7.2.5.2. У сховищах з нерегульованим кліматом здійснюються заходи з оптимізації кліматичного режиму зберігання із застосуванням раціонального опалювання і провітрювання приміщень, а також технічних засобів зволоження або осушення повітря.

7.2.5.3. Під час зберігання документів слід уникати різких коливань (сезонних та впродовж однієї доби) температури (+-5 град. C) і відносної вологості повітря (+-10%).

У разі тривалого порушення режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря до (80-90) %, вживаються заходи з нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховища).

7.2.5.4. Під час проведення різних видів робіт дозволяється тимчасове зберігання документів (до 2 місяців) у приміщеннях із нерегульованим температурно-вологісним режимом при температурі (20 +-5) град. C та відносній вологості повітря (50 +-10) %.

7.2.5.5. Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється регулярним вимірюванням параметрів повітря.

Номенклатура застосовуваних контрольно-вимірювальних приладів (термометрів, гігрометрів, психрометрів, електронних термогігрометрів тощо), а також періодичність та порядок вимірювання і реєстрації параметрів кімнатного та зовнішнього повітря визначаються діючими нормативними й методичними документами.

7.2.5.6. Показники контрольно-вимірювальних приладів фіксуються у спеціальних реєстраційних журналах. У журналах фіксуються також результати перевіряння правильності показань приладів і заходи, вжиті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму у випадках його порушення.

7.2.5.7. Контрольно-вимірювальні прилади слід монтувати на одному щиті та розміщувати їх на стелажі у головному проході подалі від опалювальних та вентиляційних систем (контрольна точка). Прилади встановлюються в кожному сховищі з розрахунку: при кімнатній системі - одна контрольна точка на кімнату, при багатоярусній - одна на ярус.

7.2.6. Вимоги до санітарно-гігієнічного режиму

7.2.6.1. Приміщення сховищ повинні утримуватися у зразковому порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

7.2.6.2. У сховищах забезпечується вільна циркуляція повітря, яка виключає можливість утворення непровітрюваних зон. Повітря, що надходить до сховищ, має бути очищеним від пилу (див. п. 7.2.2.8). З метою запобігання попаданню пилу ззовні рекомендується підтримувати надлишковий тиск повітря (0,05-0,1 атм.).

7.2.6.3. Вікна в приміщеннях архіву, що відкриваються в теплі пори року, захищаються сітками з діаметром отворів не більше 0,5 мм. Захисними сітками обладнуються також вентиляційні отвори в стінах, стелях, підлогах сховищ, зовнішні отвори вентиляційних систем.

7.2.6.4. Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі проводяться регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у плановому порядку, не рідше одного разу на місяць - санітарні дні, під час яких проводиться вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок з документами (див. п. 7.6.3).

7.2.6.5. У приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, мокрому і брудному взутті, зберігання будь-яких сторонніх предметів, зберігання і вживання харчових продуктів, а також розведення квітів.

7.2.6.6. Забороняється торкатися руками поверхні документів магнітного запису із плівковими носіями; їх дозволяється брати тільки за краї або захисний корпус (дискета, джеккет тощо). Роботи з такими документами проводяться в чистих неворсистих рукавичках і білих халатах.

7.2.6.7. Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах.

7.2.6.8. З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) вибірково проводиться мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів та приміщень сховищ. У разі необхідності проводяться дезінфекція та дезінсекція сховищ, засобів зберігання та документів (див. п. 7.6.2).

7.2.7. Вимоги до протипожежного режиму

7.2.7.1. Експлуатацію архівних будівель необхідно здійснювати з урахуванням вимог пожежної безпеки згідно з діючими нормативними документами, у тому числі з пожежної безпеки в державних архівних установах.

7.2.7.2. Будівлі архівів повинні бути оснащені пожежним водопостачанням; сховища, приміщення для зберігання облікових документів та довідкового апарату, а також приміщення для роботи з документами - пожежною сигналізацією, засобами пожежегасіння та протипожежними дверима 2-го типу. Сховища розміщуються у приміщеннях, що відповідають вимогам пожежної безпеки (див. п. 7.2.2.4).

Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу здійснюється двома вводами. Пожежні крани встановлюються на всіх поверхах будівлі на сходових клітках. Біля кожного крану необхідно мати прогумований рукав довжиною до крайньої точки приміщень, розташованих на поверсі.

Під час оснащення приміщень сховищ первинними засобами пожежогасіння та автоматичними системами пожежогасіння перевага віддається використанню вогнегасних речовин, що не мають побічної руйнівної дії на документи (піна, вуглекислота тощо). Кількість та місце розміщення переносних вогнегасників визначається відповідними нормативними документами.

7.2.7.3. Все електроустаткування в архіві забезпечується заземленням. Електричні апарати, обладнання, електропроводи та кабелі за виконанням та ступенем захисту повинні відповідати класу зони (за Правилами улаштування електроустановок), мати апаратуру захисту від струмів короткого замикання та інших аварійних режимів. Сховища обладнуються загальними та поповерховими електричними рубильниками. Рубильники для вимикання, розподільчі електрощити та запобіжники розміщуються тільки поза сховищами.

В основних приміщеннях архіву прокладається схована електрична проводка. У приміщеннях сховищ електрична проводка має бути закрита металевими трубами. Штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) повинні бути герметичними або напівгерметичними, шнури переносної апаратури - мати гумову ізоляцію.

Після закінчення роботи апаратура, лампи, електричні розетки у сховищі послідовно вимикаються.

7.2.7.4. У сховищах забороняється паління та застосування нагрівальних електроприладів.

7.2.7.5. Сховища і приміщення для роботи з документами повинні мати зручні для евакуації документів виходи до ліфтів, на сходові клітки та у коридори (див. п. 7.2.2.4). Стан шляхів евакуації має відповідати таким вимогам:

- забороняється захаращувати їх будь-якими предметами та устаткуванням;

- усі двері евакуаційних виходів повинні вільно відчинятися у напрямку виходу з будинку;

- у коридорах на шляхах евакуації мають бути встановлені символічні зображення знаків "вихід", "відчинені двері".

7.2.8. Вимоги до охоронного режиму

7.2.8.1. Охорона архіву забезпечується шляхом технічного укріплення та обладнання будівель засобами охоронної сигналізації, організацією постів охорони, опечатуванням приміщень, дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу до сховищ.

Вікна підвальних приміщень і цокольних поверхів, через які можливий доступ ззовні, а також виходи з підвалів на вулицю обладнаються захисними металевими гратами, які відкриваються назовні. Навколо території архіву має бути встановлена огорожа.

7.2.8.2. Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодженою з відповідними органами інструкцією про охоронний режим архіву, що вводиться в дію наказом директора архіву.

Охорона архіву здійснюється на підставі договору, що укладається між архівом і службою охорони та містить взаємні зобов'язання сторін щодо охорони архіву, дотримання умов пропускного режиму. Допускається створення власної охорони.

Перелік приміщень архіву, обладнаних засобами охоронної сигналізації, вид охорони та дислокація постів охорони визначаються, виходячи з принципів надійності та економічності.

7.2.8.3. Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатуванню підлягають сховища, приміщення, в яких зберігаються тимчасово видані зі сховищ документи (в тому числі сектор користування документами, лабораторія мікрофільмування та реставрації тощо), облікові документи та довідковий апарат, матеріальні цінності, копіювальна оргтехніка; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового поста охорони.

Опечатуванню підлягають також сейфи, де тимчасово зберігаються видані зі сховищ документи, облікові документи та довідковий апарат, якщо вони знаходяться у приміщеннях, що не опечатуються.

7.2.8.4. Сховища в робочий час закриваються на ключ. Ключі від дверей сховища в робочий час знаходяться у зберігача фондів.

До сховищ мають право доступу завідувач та працівники цього сховища для виконання своїх функціональних обов'язків. Інші особи допускаються до сховищ у виняткових випадках тільки з дозволу керівництва архіву і в супроводі завідувача сховища або особи, що його заміщує.

7.2.8.5. Винесення (вивезення) з архіву документів, друкованих видань, довідкового апарату і матеріальних цінностей здійснюється тільки за спеціальними перепустками за підписом директора архіву або його заступника.

Перепустка на винесення матеріальних цінностей підписується також бухгалтером архіву.

7.2.8.6. У разі виникнення надзвичайної ситуації, що загрожує збереженості документів, охорона зобов'язана вжити невідкладних заходів для їх врятування (використання відповідних засобів, виклик пожежної команди, аварійної служби, керівника архіву), а також може відкрити сховище з наступним складанням акту про причини такої дії (див. п. 7.9.8).

7.3.1. Порядок розміщення

7.3.1.1. Документи з різними носіями розміщуються в окремих сховищах за ознакою їх матеріальної основи згідно з нормативними вимогами до режимів їх зберігання. В одному сховищі можуть зберігатися документи різних класів і видів, носії інформації яких мають однакову фізичну природу і потребують однакових умов зберігання. Так, у різних сховищах розміщуються документи з паперовими носіями; документи з дисковими носіями з магнітним шаром та документи, матеріальною основою носія яких є магнітна плівка; документи на мікроформах та документи, матеріальною основою носія яких є кіноплівка; граморигінали і грамплатівки тощо.

7.3.1.2. Документи з однорідними носіями інформації розміщуються у сховищі у порядку, що забезпечує їх комплексне зберігання в межах організаційних груп (фондів і описів) та відповідає вимогам їх оперативного фізичного розшуку.

Фонди, залежно від їх кількості, можуть розміщуватися як за номерами фондів, так і за галузевою ознакою, із врахуванням ієрархічної підпорядкованості. Окремими групами можуть розміщуватися фонди різних історичних періодів, фонди особового походження тощо.

7.3.1.3. З метою забезпечення підвищеного контролю за доступом до документів, станом їх збереженості та переміщенням, а також для забезпечення негайної евакуації за екстремальних умов окремі категорії документів підлягають відокремленому зберіганню. До них належать:

- секретні документи;

- унікальні документи;

- особливо цінні документи;

- документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності;

- документи з конфіденційною інформацією або з особливими умовами доступу, встановленими їх власниками (див. пп. 9.1.3, 9.1.4);

- документи, що надійшли до архіву в стані розсипу або за описом первинного розбирання (див. пп. 4.3.5, 4.3.6);

- документи, що перебувають на депонованому зберіганні. Тимчасовому відокремленому зберіганню підлягають документи, уражені біологічними шкідниками (див. п. 7.6.2.2).

Документи відокремленого зберігання підлягають вилученню із своїх компактно розміщених організаційних груп. На місце вилучених одиниць зберігання підкладається карта-замінник (додаток 41).

7.3.1.4. Документи відокремленого зберігання розміщуються в окремих сховищах або ж у відокремлених і належним чином обладнаних частинах загальних сховищ, що відповідають нормативним для носіїв їх інформації умовам зберігання, у порядку, зазначеному в п. 7.3.1.2 цих Правил.

Секретні документи зберігаються окремо. Тимчасове спільне зберігання секретних і розсекречених одиниць зберігання допускається як виняток, у разі відсутності вільної площі для переміщення розсекречених документів.

Унікальні та особливо цінні документи, документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності, та документи з конфіденційною інформацією або особливими умовами доступу підлягають сейфовому зберіганню. Неописані або описані за первинним розбиранням документи підлягають зберіганню в окремих проміжних сховищах. У разі відсутності вільних площ ці категорії документів можуть зберігатися у відокремлених частинах відповідних загальних сховищ.

Документи, уражені біологічними шкідниками, ізолюються в окремих приміщеннях.

Місце і площа для відокремленого зберігання документів визначаються, виходячи з наявності площ сховищ, обсягів документів і перспектив комплектування архіву.

7.3.1.5. Розміщення фонду користування здійснюється відповідно до виду носія копій.

Копії фонду користування з паперовою основою (у тому числі й фотокопії) зберігаються у відповідному сховищі оригіналів документів з паперовою основою. Зазначені копії розміщуються на окремих стелажах або в шафах у порядку номерів фондів і описів.

Копії фонду користування з плівковою основою зберігаються у сховищі, що відповідає нормативним для цього носія умовам зберігання.

7.3.1.6. Порядок розміщення фондів в архіві визначається схемою їх розміщення, що передбачає розподілення комплексів фондів по сховищах із зазначенням у разі необхідності їх номерів по кожному стелажу сховища.

Схема розміщення затверджується директором і знаходиться у працівника, відповідального за облік, а також у відділі забезпечення збереженості. Окремі розділи схеми знаходяться у сховищах архіву.

7.3.2. Топографування

7.3.2.1. Усі приміщення архіву (будівлі, поверхи, яруси, сховища, кімнати), а також стелажі, шафи і полиці нумеруються.

У кожному окремому сховищі стелажі й шафи нумеруються самостійно зліва направо від входу. Полиці на стелажах і шафах нумеруються згори донизу, зліва направо.

7.3.2.2. З метою закріплення місця зберігання за кожною одиницею зберігання і забезпечення пошуку документів у сховищах складаються пофондові і постелажні топографічні покажчики у картковій чи аркушній формі. Один примірник покажчиків зберігається у підрозділі обліку, другий - у відповідному сховищі.

7.3.2.3. Пофондові топографічні покажчики (додаток 42) слугують для встановлення місця зберігання конкретних фондів, укладаються окремо на кожний фонд і розміщуються у порядку номерів фондів.

У разі нефондової організації документів топографічні покажчики укладаються на кожний вид документів за ознакою групування у їх розміщенні і слугують для встановлення місця зберігання усіх належних до цього документального комплексу облікових одиниць.

7.3.2.4. Постелажні топографічні покажчики (додаток 43) укладаються окремо на кожний стелаж, призначені для встановлення пошукових даних документів, що зберігаються на ньому, і розміщуються у порядку номерів стелажів у межах кожного сховища.

7.3.2.5. Зміни в розміщенні документів своєчасно відбиваються у всіх примірниках топографічних покажчиків, а також у схемі розміщення фондів архіву.

7.4.1. Мета, підстави і умови видавання документів із сховищ в архіві

7.4.1.1. Документи видаються із сховищ:

- для користування (користувачам - до сектору користування документами, працівникам архіву - до робочих приміщень, юридичним і фізичним особам - у тимчасове користування за межами архіву);

- для виконання планових робіт з документами (працівникам архіву - до робочих приміщень);

- для створення страхового фонду та фонду користування, здійснення спеціального оброблення документів з метою поліпшення їх фізико-хімічного та технічного стану (до лабораторій архіву чи інших юридичних осіб).

7.4.1.2. За наявності копій фонду користування для користування видаються копії, за їх відсутності - оригінали документів.

Оригінали унікальних та особливо цінних документів, а також документів, що перебувають у незадовільному фізичному стані, для користування не видаються. У виключних випадках оригінали цих документів може бути видано лише з письмового дозволу директора архіву.

Не видаються для користування і проведення робіт, пов'язаних зі створенням страхового фонду і фонду користування та поліпшенням фізико-хімічного стану, документи, що не пройшли наукового описування і технічного оформлення. Такі документи може бути видано, як виняток, для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт.

Не видаються для користування документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших спеціальних робіт з ними, а також документи з обмеженим режимом доступу, допуск до яких надається у встановленому законодавством порядку (див. пп. 9.1.3, 9.1.4).

7.4.1.3. Вимоги на видавання документів із сховищ в межах архіву оформлюються відповідними замовленнями на видавання документів. Видавання копій фонду користування оформлюється замовленнями на видавання документів. Дозволом для видавання документів (копій) є письмова резолюція:

- директора архіву або його заступника на замовленні користувача на видавання документів для користування (додаток 44);

- керівника відділу, що забезпечує збереженість документів, на замовленні керівника структурного підрозділу на видавання документів до робочих кімнат або до лабораторії (додаток 45).

7.4.1.4. Видавання документів у тимчасове користування за межами архіву (див. п. 9.5.1) здійснюється на підставі розпорядження директора архіву, у разі видавання документів за кордон - на підставі рішення Держкомархіву України за поданням архіву. Рішення про видавання документів залежно від мети видавання приймається за наявності:

- угоди про експонування документів із зазначенням умов, в яких перебуватимуть документи під час експонування;

- угоди про копіювання документів;

- угоди про проведення реставраційно-консерваційних робіт за умови, що вони здійснюються спеціалізованими закладами або юридичними чи фізичними особами, що мають ліцензії на проведення таких робіт;

- гарантійного листа юридичної особи - отримувача документів; у разі видавання за кордон - страхового поліса чи державної гарантії країни-приймальниці;

- письмового підтвердження архіву про наявність копій страхового фонду щодо документів, що видаються, та їх задовільного фізичного стану.

У разі видавання документів для будь-якого експонування, а також для проведення спеціальних робіт за кордоном в обов'язковому порядку здійснюється грошова оцінка документів (див. п. 4.2.10). Визначена ціна зазначається в переліку документів, що додається до відповідної угоди.

Унікальні та особливо цінні документи у всіх випадках, а інші категорії документів (у тому числі копії, що підлягають поверненню) - у разі видавання за кордон підлягають страхуванню (див. п. 7.8) відповідно до законодавства України чи країни-приймальниці.

Видавання документів у тимчасове користування дозволяється лише за наявності в архіві їх страхових копій.

Вивезення документів за кордон здійснюється відповідно до законодавства про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей.

7.4.1.5. Норми видавання документів із сховищ встановлюються кожним архівом окремо з урахуванням граничних норм, що затверджуються Держкомархівом України. При цьому враховується підготовленість документів до видавання, наявність необхідної кількості працівників, віддаленість сховищ від робочих приміщень, зокрема, від сектору користування документами.

7.4.1.6. Документи видаються із сховищ на строк, що не перевищує:

- п'ять днів - оригінали унікальних та особливо цінних документів;

- десять днів - працівникам архіву, які виконують запити та користувачам для користування в архіві;

- один місяць - копії документів користувачам для користування в архіві;

- два місяці - юридичним особам для користування за межами архіву, у тому числі для експонування на виставках;

Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове користування на строк до шести місяців.

Строки видавання документів для архівних робіт встановлюються керівництвом архіву й обумовлюються планами роботи.

7.4.1.7. Продовження встановлених термінів видавання документів допускається лише в особливих випадках з дозволу керівництва архіву. Продовження термінів перебування документів у користуванні за межами України здійснюється лише за погодженням з Держкомархівом України на підставі угоди про продовження терміну користування за умови письмового підтвердження користувача про наявність виданих документів і дотримання нормативних умов їх зберігання, а також пред'явлення страхового полісу або державної гарантії країни-приймальниці.

7.4.2. Підготовка документів до видавання із сховищ

7.4.2.1. Підготовка документів до видавання із сховищ передбачає:

- виймання одиниць зберігання із засобів зберігання на стелажах, заповнення карти-замінника і аркуша користування;

- звіряння пошукових даних і заголовків (анотацій) з описами та іншою обліковою документацією;

- поаркушне перевіряння (за необхідності);

- технічне опрацювання документів (за необхідності).

7.4.2.2. На місце вилучених документів підкладається карта-замінник (додаток 41), що складається на кожну окрему одиницю зберігання. Відповідні відомості (дата видавання; пошукові дані, заголовок, кількісні характеристики документів; мета видавання, підписи осіб, що видали і прийняли документи) зазначаються в аркуші користування (додаток 46).

7.4.2.3. Звіряння пошукових даних і заголовків з описами та іншою обліковою документацією передбачає перевіряння правильності оформлення первинного паковання (обкладинки, титульного аркуша справи, етикетки тощо) та відповідності заголовка змісту і складу документів.

У разі великої кількості виправлень обкладинка й титульний аркуш перескладаються і залишаються у справі, якщо з огляду на свої зовнішні ознаки можуть становити історичний інтерес.

7.4.2.4. Обов'язковому поаркушному перевірянню перед видаванням із сховищ підлягають:

- секретні документи;

- унікальні документи;

- документи, що мають у зовнішньому оформленні чи додатках до них матеріальні цінності;

- незброшуровані документи з паперовими носіями;

- документи, що видаються у тимчасове користування за межами архіву;

- інші категорії документів, склад яких визначається керівництвом архіву.

7.4.2.5. Усі одиниці зберігання, що видаються із сховищ, повинні бути належним чином оформлені із зазначенням архівних шифрів, аркушем користування і аркушем-засвідчувачем.

Документи з паперовими носіями, що на час видавання зберігаються непронумерованими і незброшурованими, нумеруються і оправляються (крім документів особового походження, листівок, фотографій). Якщо видається не вся справа, а один чи декілька документів з неї, вони вкладаються в окрему папку і на зворотному боці кожного аркуша олівцем проставляється повний архівний шифр.

7.4.3. Оформлення видавання документів із сховищ

7.4.3.1. Видавання документів та копій фонду користування здійснюється на підставі належних чином оформлених замовлень чи розпорядження керівника архіву (див. п. 7.4.1.3, 7.4.1.4) і реєструється у відповідних книгах видавання документів (додаток 47) та книгах видавання фонду користування:

- до сектору користування документами;

- до робочих приміщень архіву;

- до лабораторії архіву;

- у тимчасове користування за межами архіву.

Зазначені книги ведуться окремо.

7.4.3.2. Виконані замовлення на видавання документів до сектору користування передаються разом з виданими документами і зберігаються в особових справах користувачів (див. п. 9.4.4.4).

Усі інші замовлення (у тому числі контрольний примірник на видавання документів до лабораторії) знаходяться у зберігача фондів до закінчення строку їх зберігання, встановленого керівництвом архіву, але не менше одного календарного року.

7.4.3.3. Замовлення на видавання документів до лабораторії (додаток 45) складається у необхідній кількості примірників у відділі, що забезпечує збереженість документів архіву, підписується директором або його заступником (головним зберігачем фондів).

Після реєстрації замовлення в лабораторії у книзі обліку замовлень і проставлення його номера на всіх примірниках замовлення, контрольний примірник повертається до зберігача фондів. Інші примірники залишаються в лабораторії і супроводжують документи на всіх етапах роботи з ними до моменту повернення у сховища.

7.4.3.4. Видавання документів у тимчасове користування за межами архіву оформлюється актом про видавання документів у тимчасове користування (додаток 35), що укладається за наявності усіх інших необхідних документів (див. п. 7.4.1.4). У графі "Примітки" акту зазначаються особливості оформлення і фізичного стану документів.

7.4.4. Контроль за рухом, наявністю і станом виданих документів. Повернення документів до сховища

7.4.4.1. В архіві систематично здійснюється контроль за рухом, наявністю і станом виданих із сховища документів.

Перевіряння книг видавання документів здійснюється щоквартально. У разі порушення терміну, на який документи було видано, завідувач сховищем з'ясовує причину цього і вживає заходів для їх повернення.

У випадку, коли місцезнаходження і наявність не повернутих в зазначений строк документів встановлено, а несвоєчасність повернення зумовлена гострою необхідністю у користуванні документами, їх видавання переоформлюється. Якщо поважних причин для такої затримки немає, здійснюються невідкладні заходи для негайного повернення документів до сховищ.

7.4.4.2. З метою контролю за дотриманням режимів зберігання та правил роботи з документами у плановому порядку чи (у разі необхідності) за розпорядженням керівництва архіву здійснюється перевіряння наявності і стану збереженості виданих документів під час користування ними.

7.4.4.3. Повернення документів фіксується відповідною відміткою у книгах видавання в присутності тих працівників архіву або представників юридичних осіб, які повернули ці документи після користування.

7.4.4.4. Користувачі несуть відповідальність за збереженість виданих їм документів (див. п. 9.4.5.2).

Поаркушне перевіряння документів під час повернення їх користувачами здійснює працівник сектору користування, в інших випадках - зберігач фондів.

Під час повернення документів до сховищ здійснюється перевіряння їх фізичного стану. У випадку виявлення пошкоджень складається за довільною формою відповідний акт, що підписується працівником архіву, який прийняв документи, і особою, котра їх повернула.

7.4.5. Переміщення та транспортування документів

7.4.5.1. Переміщення документів в архіві здійснюється з метою раціонального використання існуючої площі, збільшення місткості сховищ та з інших причин. Дозвіл на переміщення документів дає керівництво архіву. Для переміщення документів у сховищах і робочих приміщеннях архіву використовуються пересувні возики. Аудіовізуальні, електронні, графічні з паперовими носіями та великоформатні документи переміщуються тільки в тих засобах зберігання, в яких вони зберігалися на стелажах.

7.4.5.2. Під час транспортування документів поза межами архіву необхідно забезпечувати їх охорону та захист від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища - пилу, вологи, світла, утворення конденсаційної вологи всередині паковання, а також від механічних пошкоджень. З метою запобігання пошкодженню документи з паперовими носіями, що підлягають перевезенню, щільно укладаються в картонні коробки, пакунки чи інші засоби зберігання; фотодокументи - в коробки жорсткої конструкції відповідного розміру у вертикальному положенні; кінодокументи, попередньо упаковані в поліетиленові пакети, - в металеві коробки; фотодокументи - в коробки жорсткої конструкції, обгорнуті водозахисним матеріалом.

7.4.5.3. Перевезення документів у межах міста (населеного пункту) здійснюється в закритих автомашинах у супроводі працівника архіву.

Транспортування документів на далекі відстані здійснюється в упакованому вигляді в закритих чистих транспортних засобах. Кожний контейнер, ящик, мішок, коробка або пакунок з документами повинні мати бирку з шифром і маркіровку про обережне ставлення.

Контроль наявності, фізико-хімічного та технічного стану документів в архіві здійснюється під час усіх робіт з ними, а також як самостійний вид роботи.

7.5.1. Організація і проведення перевіряння наявності та стану документів

7.5.1.1. Перевіряння наявності та стану документів є постійною плановою роботою архіву і здійснюється з метою:

- встановлення фактичної наявності документів, що зберігаються, і відповідності їх кількості, що зазначена в описах;

- виявлення та усунення недоліків у обліку документів;

- виявлення відсутніх документів та їх розшуку;

- виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного, консерваційно-профілактичного і технічного оброблення.

7.5.1.2. Планове перевіряння наявності та стану документів проводиться у такі строки:

- унікальних, електронних, кіновідеофонодокументів та фонодокументів з магнітними носіями - один раз на 5 років;

- грамофонних оригіналів і грамплатівок - один раз на 7 років;

- фондів першої категорії і таких, що містять особливо цінні документи - один раз на 10 років;

- фондів другої категорії - один раз на 15 років;

- фондів третьої категорії - один раз на 20 років;

- секретних документів - відповідно до вимог спеціальних нормативних документів.

7.5.1.3. Періодичне перевіряння наявності та стану документів, що видавалися впродовж року із сховищ, проводиться у строки, що визначаються кожним архівом, виходячи з конкретних умов.

7.5.1.4. Позачергове перевіряння наявності та стану усіх документів архіву або окремих документальних комплексів проводиться після масових переміщень, ліквідації надзвичайних ситуацій та за інших обставин у разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів.

7.5.1.5. Не підлягають перевірянню фонди, що за останні 5 років:

- надійшли до архіву;

- підлягали науково-технічному опрацюванню або описи яких було перероблено з одночасним переформуванням справ;

- описи яких було удосконалено з частковим редагуванням заголовків, переглядом документів і перевірянням їх наявності;

- в яких проводилася цільова експертиза цінності з одночасним перевірянням наявності документів.

7.5.1.6. Перевіряння наявності та стану документів проводиться комісією, яка складається з 2-3 працівників архіву. У разі необхідності до комісії додатково включаються інші працівники для виконання допоміжних робіт (знепилювання коробок, заміни ярликів тощо). В окремих випадках, як виняток, на підставі наказу директора архіву, дозволяється проводити перевіряння одним працівником.

7.5.1.7. Перевірянню наявності та стану документів передує вивіряння облікових документів, в процесі якого встановлюється повнота облікових документів, проводиться звіряння у різних облікових формах показників, що співставляються; уточнюється нумерація справ за описами, відповідність записів щодо руху документів фонду (нефондового комплексу) підсумковим записам в описах та документам справ фондів (акти-підстави, витяги з протоколів ЕПК тощо), що підтверджують ці зміни; перевіряється правильність укладання титульних аркушів, підсумкових і засвідчувальних записів до описів.

Вивіряння облікової документації може проводитися і як самостійний вид роботи.

7.5.1.8. Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описання, зазначеними на обкладинках (етикетках) одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Фізичний стан документів визначається шляхом їх візуального перегляду (див. п. 7.5, 6.3, 7.5.6.4).

7.5.1.9. Під час перевіряння наявності одиниць зберігання, документи яких обліковуються за внутрішніми описами, проводиться звіряння наявності документів з внутрішніми описами. Документи, що підлягають зберіганню у незброшурованому вигляді, та унікальні документи перевіряються поаркушно.

7.5.1.10. Документи, що видано до сектору користування, а також працівникам архіву, перевіряються на загальних підставах (їх номери встановлюються за картами-замінниками і книгами видавання справ з архівосховища).

7.5.1.11. Документи, що видано у тимчасове користування за межами архіву, перевіряються за книгами та актами видавання і вважаються такими, що є в наявності.

7.5.1.12. У ході перевіряння наявності та стану документів необхідно:

- зберігати порядок розміщення документів на стелажах, у коробках та інших засобах зберігання;

- підкладати на належне місце виявлені під час перевіряння неправильно підкладені документи;

- вилучати з фонду (документального комплексу), що перевіряється, неправильно підкладені до нього документи і передавати їх зберігачу фондів;

- вилучати і передавати зберігачу фондів виявлені документи, які було знято з обліку, але своєчасно не вилучено;

- вилучати та підкладати у кінець фонду (документального комплексу) неописані документи чи документний розсип;

- вилучати і передавати зберігачу фондів документи, що підлягають відокремленому зберіганню, та документи, уражені біологічними шкідниками (див. п. 7.3.1.3).

7.5.1.13. У ході перевіряння наявності та стану документів забороняється:

- робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах;

- вносити до опису необліковані одиниці зберігання.

7.5.2. Оформлення результатів перевіряння наявності та стану документів

7.5.2.1. Безпосередньо у ході перевіряння наявності та стану складається аркуш перевіряння наявності та стану документів (додаток 17), у якому фіксуються усі виявлені в ході перевіряння недоліки.

Як правило, аркуш перевіряння укладається на кожний опис окремо. У разі необхідності до аркуша перевіряння складаються сторінки-доповнення. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складання одного аркуша на всі описи.

У випадках виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів - відповідно змінюються назви граф.

Аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються виконавцями.

7.5.2.2. На підставі аркуша перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану документів (додаток 18). Водночас з актом перевіряння наявності та стану документів у разі необхідності складаються інші документи: акт про технічні помилки в облікових документах (додаток 36), акт про виявлення необлікованих документів (додаток 37), акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву (додаток 8), акт про невиправні пошкодження документів (додаток 15) тощо.

7.5.2.3. Після закінчення перевіряння у кінці опису ставиться штамп "перевірено", дата, назва посади і підпис.

У разі виявлення в описах необлікованих літерних, вільних, пропущених номерів та вибулих одиниць зберігання підсумкові записи перескладаються.

7.5.2.4. На всі невиявлені у ході перевіряння документи складаються картки обліку невиявлених документів (додаток 48). Облік невиявлених документів може здійснюватися у картковій формі або в автоматизованому режимі відповідно до реквізитів картки.

7.5.2.5. Результати перевіряння фізичного стану документів фіксуються в картотеці (книзі) обліку стану документів чи відповідній базі даних (див. пп. 7.5.7.1, 7.5.7.2).

7.5.2.6. Перевіряння вважається завершеним після внесення всіх змін до облікових документів.

Акт і аркуші перевіряння підкладаються до справи фонду або брошуруються в окремий том і зберігаються разом із справою фонду як додаток до неї.

7.5.3. Організація розшуку відсутніх документів

7.5.3.1. Розшук невиявлених документів організовується з моменту встановлення факту їх відсутності. У ході розшуку документи може бути знайдено, причини їх відсутності можуть бути підтверджені відповідними документами або залишатися не з'ясованими. Розшук документів, причини відсутності яких документально не встановлено, максимально триває впродовж таких строків для:

- особливо цінних документів, фондів першої і другої категорії - 30 років;