5.3.1.2. Відповідно до форми власності майна, на якому засновано юридичну особу, права власності фізичної особи на документи, наявності у них документів НАФ або документів, що підлягають внесенню до НАФ, архів здійснює управління їх діяльністю у таких формах:
- організаційно-методичне керівництво архівними підрозділами, службами діловодства та ЕК органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій - джерел комплектування і контроль за діяльністю зазначених підрозділів, служб і комісій;
- сприяння діяльності архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК, контроль за організацією документів, проведенням експертизи їх цінності, обліком, забезпеченням збереженості документів на підприємствах, в установах і організаціях, заснованих на приватній власності, а також релігійних організаціях і об'єднаннях громадян - джерелах формування НАФ;
- сприяння в роботі з документами приватних архівних зібрань та контроль за станом збереженості в них і обліку документів НАФ;
- сприяння роботі архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК, передусім в роботі з документами з особового складу, інших юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
5.3.1.3. Архів надає юридичним і фізичним особам організаційно-методичну, консультативно-методичну та практичну допомогу. Контрольні функції здійснюються архівом у процесі схвалення описів справ постійного зберігання, анотованих переліків унікальних та переліків особливо цінних документів; погодження індивідуальних положень про служби діловодства і архівні підрозділи, індивідуальних номенклатур справ, описів справ з особового складу, актів про вилучення для знищення документів, а також в ході перевірянь.
5.3.1.4. Архів може надавати юридичним особам - джерелам свого комплектування методичну або практичну допомогу на договірних засадах.
Архів взаємодіє з іншими юридичними особами та власниками приватних архівних зібрань на підставі угод і, як правило, на платній основі.
Архів може надавати власнику документів НАФ безоплатну консультаційно-методичну і практичну допомогу за умови відкриття доступу до цих документів на встановлених для державних архівних установ засадах.
5.3.1.5. Архів створює за рахунок коштів Державного бюджету України копії унікальних та особливо цінних документів НАФ для страхового фонду і фонду користування з правом подальшого користування ними та використання їх інформації з дозволу власника, а також може надавати допомогу в поліпшенні умов зберігання, реставрації та створенні фондів користування іншими документами НАФ.
5.3.2. Напрямки взаємодії архіву з юридичними особами у здійсненні функцій управління архівною справою і діловодством
5.3.2.1. Архів взаємодіє з юридичними особами у таких напрямках:
- організація і вдосконалення роботи служб діловодства;
- організація і вдосконалення роботи архівних підрозділів;
- взаємодія з експертними комісіями;
- методична і практична допомога у виконанні робіт з документами;
- здійснення перевірянь роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій;
- проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства;
- підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій;
- організація державного обліку документів НАФ.
5.3.2.2. З метою організації і вдосконалення роботи служб діловодства архів:
- бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи служб діловодства, опрацюванні проектів розпорядчих документів і планів заходів з цих питань;
- бере участь у підготовці нормативно-методичних посібників, розробляє і впроваджує методичні посібники з питань діловодства;
- проводить наради, семінари і консультації, бере участь у підготовці розпорядчих документів з питань впровадження стандартів на документацію, систем документаційного забезпечення управління, уніфікованих систем документації та вносить пропозиції щодо вдосконалення цих документів;
- погоджує положення про служби діловодства, інструкції з діловодства, типові, примірні та індивідуальні номенклатури справ і надає методичну допомогу в їх розробленні.
5.3.2.3. Під час погодження інструкцій з діловодства та номенклатур справ архів перевіряє їх відповідність вимогам законодавства, державних стандартів на документацію, примірних і типових інструкцій з діловодства та правил роботи архівних підрозділів установ.
5.3.2.4. Юридичні особи протягом року з дня їх реєстрації в установленому законом порядку зобов'язані подати на погодження до відповідного державного архіву або архівного відділу міської ради номенклатуру справ. Номенклатура справ повторно розглядається і погоджується у міру потреби, у разі суттєвих змін основних функцій, завдань і структури юридичної особи, але не пізніше 5 років від дати її останнього погодження.
5.3.2.5. З метою організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів архів:
- бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів, складанні проектів розпорядчих документів та планів заходів з цих питань;
- бере участь у підготовці нормативних актів, розробляє та впроваджує методичні посібники з питань експертизи цінності і відбору документів на зберігання, забезпечення їх збереженості та з інших напрямків роботи архівних підрозділів;
- погоджує положення про архівні підрозділи, надає методичну допомогу в їх розробленні;
- схвалює описи справ постійного зберігання, анотовані переліки унікальних документів та переліки особливо цінних документів;
- погоджує описи справ з особового складу, акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
- погоджує графіки подання описів на розгляд ЕПК та графіки передавання документів НАФ до архіву (для джерел комплектування);
- проводить наради, семінари і консультації з питань роботи архівних підрозділів.
Положення про архівні підрозділи розробляються на основі типових і примірних положень, що затверджуються Держкомархівом.
5.3.2.6. Взаємодія з експертними комісіями
Архів розглядає і погоджує положення про ЕК, надає допомогу у розробленні цих положень та інших нормативно-методичних документів, що регламентують діяльність комісій, бере участь у роботі ЕК, у разі необхідності організовує спільні засідання ЕК та ЕПК, заслуховує звіти ЕК.
5.3.2.7. Допомога у проведенні поточних робіт
Архів надає організаційну і практичну допомогу у проведенні робіт та розробленні методичних рекомендацій з:
- експертизи цінності документів;
- науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з особового складу (систематизація, уточнення походження, авторства, дат, укладання заголовків тощо);
- укладання основних облікових документів для централізованого державного обліку;
- забезпечення збереженості документів;
- укладання довідкового апарату;
- організації користування документами та використання документної інформації, у тому числі публікації документів;
- підготовки до передавання документів із структурних підрозділів до архівного підрозділу та передавання документів НАФ до архіву тощо.
5.3.2.8. Проведення перевірянь роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій
Архів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевіряння роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій юридичних осіб.
Комплексні перевіряння проводяться не рідше, ніж один раз на п'ять років.
Тематичні перевіряння проводяться у міру потреби, але не частіше, ніж раз на два роки.
Контрольні перевіряння здійснюються у разі потреби через рік після проведення комплексного або тематичного перевіряння за рішенням колегії або ЕПК (ЕК) архіву. Замість проведення контрольного перевіряння архів може зробити запит на одержання від юридичної особи письмових відомостей про хід усунення недоліків, виявлених у процесі комплексного або тематичного перевіряння.
5.3.2.9. Комплексне перевіряння здійснюється за планом, затвердженим керівником архіву. У плані обумовлюються завдання й основні питання перевіряння, послідовність і строки його проведення, склад комісії. Архів попередньо повідомляє юридичну особу про мету і терміни проведення перевіряння.
5.3.2.10. У ході комплексного перевіряння обстежуються і аналізуються:
- організаційно-правовий статус архівного підрозділу, служби діловодства, ЕК та їх відповідність нормативним вимогам;
- робота служби діловодства: стан організації документів у діловодстві, стан впровадження стандартів на документацію, системи документаційного забезпечення управління та уніфікованих систем документації, наявність інструкцій з діловодства та якість їх укладання (в тому числі інструкцій з діловодства за зверненнями громадян), правильність оформлення службових документів, наявність номенклатур справ, якість їх укладання та стан впровадження у практику роботи; правильність формування справ відповідно до номенклатур, повнота складу документів у справах постійного зберігання, наявність картотек і покажчиків до документів, дотримання правил зберігання документів у діловодстві; стан роботи з підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах;
- організаційні засади роботи архівного підрозділу: дотримання встановленого порядку планування, звітності, нормування й обліку праці, здійснення архівним підрозділом юридичної особи, яка має мережу підлеглих організацій, внутрішнього контролю за забезпеченням збереженості, упорядкуванням і своєчасним передаванням документів НАФ на постійне зберігання, заходи щодо підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами тощо;
- організація роботи ЕК з експертизи цінності документів;
- забезпечення збереженості документів НАФ та документів з особового складу: наявність спеціально обладнаних архівосховищ, створення і дотримання умов та режимів зберігання, фізичний стан документів тощо;
- стан обліку документів, порядок ведення основних облікових документів, наявність і якість довідкового апарату, сумісність і наступність системи облікових документів та довідкового апарату до документів НАФ, у тому числі апаратного і програмного забезпечення облікових та довідкових баз даних, створюваних засобами EOT;
- дотримання порядку і строків передавання документів із структурних підрозділів до архівного підрозділу та підготовка документів НАФ до передавання на постійне зберігання;
- організація користування документами, використання їх інформації та дотримання режиму доступу до них, а також забезпечення збереженості документів у процесі користування ними тощо.
5.3.2.11. Під час підготовки та проведення комплексних перевірянь вивчаються наглядові справи юридичних осіб (див. п. 5.4.6), розпорядчі і методичні документи з архівної справи та діловодства, плани, звіти і паспорти архівних підрозділів та інші облікові документи, протоколи засідань ЕК, описи справ постійного зберігання та з особового складу, аналізується склад документів, оцінюються ступінь та якість їх упорядкування.
Результати перевірянь розглядаються на засіданнях колегії архіву.
5.3.2.12. Тематичні перевіряння роботи архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК проводяться з метою оцінки стану окремих напрямків роботи з документами (забезпечення збереженості, якість експертизи цінності, організація користування документами, дотримання режиму доступу до них тощо) за програмами, затвердженими керівником архіву.
Питання щодо перевіряння у певній системі (мережі) юридичних осіб погоджується з відповідним органом вищого рівня у цій системі.
5.3.2.13. З метою аналізу стану усунення недоліків, виявлених за підсумками комплексних і тематичних перевірянь роботи з документами, архів у плановому порядку проводить контрольні перевіряння.
5.3.2.14. Результати перевірянь оформлюються довідкою, в якій фіксується прізвище та посада працівників, що здійснювали перевіряння, дата проведення, завдання перевіряння, результати перевіряння відповідно до затвердженого плану, виявлені недоліки, загальні висновки про підсумки перевіряння, пропозиції щодо усунення недоліків, строки реалізації пропозицій.
Результати перевіряння доводяться до відома керівника юридичної особи й обговорюються на нараді працівників архівних підрозділів, служб діловодства та членів експертних комісій. За підсумками наради розробляється план заходів щодо поліпшення роботи з документами, який затверджується керівником юридичної особи. Примірник цих заходів подається архіву, який здійснив перевіряння.
5.3.2.15. У разі виявлення фактів недбалого зберігання, псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконної передачі іншій особі документів НАФ або документів, що підлягають внесенню до нього, незаконного доступу до зазначених документів та інших порушень законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи посадові особи юридичних осіб, а також власники документів НАФ, винні у цих порушеннях, за поданням архіву можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності. За фактами вчинення тяжких порушень винні можуть бути притягнуті до кримінальної відповідальності.
Застосування адміністративного стягнення або кримінального покарання не звільняє винного від обов'язку відшкодувати шкоду, заподіяну власнику документів НАФ або державі.
Діяльність архівних підрозділів, що не забезпечують збереженість документів НАФ або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів, може бути зупинена у порядку, встановленому Держкомархівом України.
За позовом архіву власник документів НАФ, який не забезпечує їх належної збереженості, може бути за рішенням суду позбавлений права власності на ці документи.
5.3.2.16. Проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства
Архів організовує огляди стану діловодства і архівної справи в юридичних особах, що перебувають у зоні його комплектування. Він також бере участь у проведенні таких оглядів, які організовують центральні і місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування.
Архів бере участь у:
- визначенні організаційних форм оглядів (галузевих, територіальних, тематичних тощо);
- встановленні строків їх проведення;
- розробленні умов оглядів, положень про оглядові комісії та у роботі цих комісій;
- підготовці підсумкових документів за результатами оглядів.
Архів може організовувати конкурси на кращий архівний підрозділ, кращу службу діловодства, кращу експертну комісію, кращий опис тощо.
5.3.2.17. Підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій
Архів самостійно або з іншими установами і організаціями організовує підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів та членів ЕК.
Основними формами підвищення кваліфікації є:
- постійно діючі курси підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами, за навчальними планами та програмами, що затверджуються Держкомархівом України;
- короткотермінові курси для працівників архівних підрозділів, служб діловодства та членів ЕК юридичних осіб однієї або кількох споріднених галузей, сфер діяльності за програмами, що затверджуються відповідним архівом;
- постійно діючі семінари з окремих основних питань роботи архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК з урахуванням контингенту слухачів (керівники архівних підрозділів, служб діловодства, голови ЕК тощо);
- разові семінари всіх працівників архівних підрозділів, служб діловодства та членів ЕК для ознайомлення з новими нормативними актами з питань діловодства та архівної справи тощо;
- вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи кращих архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК, складання аналітичних документів, публікація в архівознавчих виданнях, проведення нарад і семінарів.
Для проведення заходів щодо підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами, використовуються можливості архіву, різних навчальних закладів, а також наради, семінари, які проводять органи державної влади, органи місцевого самоврядування.
5.3.2.18. Організація державного обліку документів НАФ
Архів контролює ведення основних облікових документів архівними підрозділами юридичних осіб та фізичними особами - власниками приватних архівних зібрань.
Юридичні особи та власники приватних архівних зібрань у встановленому Держкомархівом України порядку подають документи для централізованого державного обліку (див. п. 6.3.4) до архіву, де їх документи пройшли державну реєстрацію.
Архів щорічно проводить паспортизацію архівних підрозділів юридичних осіб. Паспорт архівного підрозділу відбиває його стан на 01.01 кожного року. Паспортизація передбачає:
- розсилку бланків паспортів у 2-х примірниках;
- проведення семінарів, консультацій з працівниками архівних підрозділів щодо порядку заповнення паспортів;
- надання практичної допомоги, у тому числі на договірних засадах, щодо заповнення паспортів;
- вибіркове перевіряння на місцях правильності заповнення паспортів;
- проведення нарад з працівниками архівних підрозділів за підсумками паспортизації;
- підготовку методичних посібників з ведення паспортів архівних підрозділів.
5.4. Організація і ведення централізованого державного обліку у зоні комплектування архіву
5.4.1. Архів відповідно до своїх повноважень здійснює індивідуальний і сумарний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах державних і комунальних музеїв, бібліотек, юридичних осіб усіх форм власності та в приватних архівних зібраннях, що розташовані у зоні комплектування архіву.
Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, узагальнюють і аналізують облікові показники, подані архівними відділами районних державних адміністрацій і архівними відділами міських рад, у зведених формах паспорта державної архівної установи та звіту про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях (див. п. 2.3.3).
5.4.2. Архів веде поодиничний і сумарний облік документів, що зберігаються в архівних підрозділах, за такими обліковими документами:
- паспортом архівного підрозділу юридичної особи;
- схваленими описами справ постійного зберігання (додаток 6);
- погодженими описами справ з особового складу;
- схваленими анотованими переліками унікальних документів (додаток 9);
- схваленими переліками особливо цінних документів (додаток 10);
5.4.3. На підставі паспортів та інших облікових документів архів вносить відомості до річного звіту про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях (додаток 2).
5.4.4. Архів веде поодиничний і сумарний облік страхового фонду унікальних і особливо цінних документів за описами страхового фонду (додаток 19).
5.4.5. Облік документів, що зберігаються в архівних підрозділах, ведеться в архіві підрозділом, що здійснює комплектування архіву.
5.4.6. Облік роботи з джерелами формування НАФ
На кожну юридичну особу - джерело формування НАФ та на кожне приватне архівне зібрання, де зберігаються документи НАФ, в архіві укладається картка обліку роботи і ведеться наглядова справа.
До наглядової справи вносяться документи, що характеризують стан роботи архівних підрозділів, служб діловодства, ЕК: копії наказів з питань архівної справи і діловодства, положень про архівний підрозділ, службу діловодства та ЕК, зведена номенклатура справ, інструкція з діловодства, угоди, матеріали перевірянь, листування з профільних питань тощо.
До наглядової справи приватного архівного зібрання вносяться документи, що характеризують стан роботи з власником приватного архівного зібрання та стан архівних документів: листування з власником, угоди, матеріали обстежень, заяви, акти тощо.
5.4.7. На кожну юридичну особу, в діяльності якої не створюються документи НАФ, в архіві укладається і ведеться картка обліку роботи (додаток 20).
5.5. Державна реєстрація документів НАФ
5.5.1. Державна реєстрація документів НАФ здійснюється у порядку, що затверджується Кабінетом Міністрів України, з метою надання документам відповідного правового статусу, фіксування права власності на них, забезпечення державного контролю за їх зберіганням, переміщенням і дотриманням права власності на них.
5.5.2. Державній реєстрації підлягають документи, внесені до НАФ, незалежно від місця їх зберігання і форми власності на них.
5.5.3. Державну реєстрацію документів проводять Держкомархів України, центральні державні архіви, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, мм. Києва та Севастополя.
5.5.3.1. Документи, що належать державі, територіальним громадам і зберігаються в зазначених архівах, а також в архівних підрозділах державних наукових установ, реєструє Держкомархів України.
5.5.3.2. Документи, що належать державі, територіальним громадам і зберігаються в архівних відділах державних районних адміністрацій, міських рад, реєструє відповідно Державний архів в Автономній Республіці Крим, державний архів області, міста Києва та Севастополя.
5.5.3.3. Документи, що належать державі, територіальним громадам і зберігаються в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування; архівних підрозділах державних і комунальних підприємств, установ і організацій; архівних підрозділах державних і комунальних музеїв і бібліотек, а також документи, що належать юридичним і фізичним особам, реєструє той архів, який прийняв рішення про віднесення зазначених документів до НАФ.
5.5.4. Архівні відділи районних державних адміністрацій, міських рад готують для державної реєстрації і подають відповідно до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міста Києва та Севастополя документи, що зберігаються у їх зоні комплектування в архівних підрозділах юридичних осіб усіх форм власності та в приватних архівних зібраннях.
5.5.5. Державна реєстрація документів НАФ проводиться по кожній архівній установі чи приватному архівному зібранню окремо за даними державного обліку і здійснюється внесенням відповідного запису до книги державної реєстрації (додаток 21).
5.5.5.1. Під одним реєстраційним номером записуються всі документи НАФ, що на момент реєстрації зберігаються в одній архівній установі за правом власності держави, територіальної громади або належать одній юридичній чи фізичній особі за правом приватної власності.
Залежно від того, яка кількість документів зберігається в архівній установі чи належить одному власнику, зазначений документальний комплекс може складатися як з однієї справи (що може містити один документ або групу документів), так і з сукупності справ, віднесених до одного або кількох фондів.
5.5.5.2. У реєстраційному запису зазначаються: дата реєстрації, відомості про юридичну чи фізичну особу - власника або архівну установу, що здійснює повноваження власника (форма власності на документи; повна назва (найменування) та юридична (місце реєстрації громадянина) і фактична (місце фактичного проживання громадянина) адреса); кількісні показники документів та описів на них (в основних облікових одиницях для кожного класу документів за даними паспорту архівної установи чи приватного архівного зібрання); місце зберігання документів та відомості про реєстраційне свідоцтво.
У разі наступних надходжень або вибуття окремих документів, справ, груп справ чи окремих фондів з числа вже зареєстрованих за одним власником або архівною установою, що здійснює повноваження власника, реєстраційний запис не переукладається, а всі кількісні показники співвідносяться з поточними даними державного обліку.
У разі зміни місцезнаходження або умов зберігання документів у графі "Примітки" робиться відповідний запис.
5.5.5.3. Запис у книзі державної реєстрації анулюється у разі:
- передавання власником права власності на усі зареєстровані і належні йому документи іншій особі або позбавлення права власності на ці документи за рішенням суду;
- вилучення з НАФ і зняття з державного обліку усіх документів, зареєстрованих за однією архівною установою чи одним власником;
- здійснення реєстрації працівником архіву, який є власником документів, членом сім'ї власника або його близьким родичем.
5.5.6. Після проведення державної реєстрації власнику документів або його законному представнику видається свідоцтво про державну реєстрацію документів НАФ (додаток 22).
5.5.6.1. У реєстраційному свідоцтві кількість документів зазначається відповідно до даних реєстраційного запису. У випадках наступних змін загальної кількості зареєстрованих документів свідоцтво повторно не видається.
5.5.6.2. Реєстраційне свідоцтво анулюється у разі виявлення в ньому дописок, виправлень, помилок, його непоправного пошкодження або помилкового повторного оформлення, а також у разі анулювання запису у книзі державної реєстрації.
У випадку втрати, виявлення дописок, виправлень, помилок чи непоправного пошкодження реєстраційного свідоцтва архів за заявою власника або з власної ініціативи видає його дублікат. У разі передавання права власності новому власнику архів видає нове реєстраційне свідоцтво.
5.5.7. Порядок ведення книги державної реєстрації, обліку і зберігання бланків реєстраційного свідоцтва та звітності про їх використання встановлюється Держкомархівом України.
5.5.8. На документах, які пройшли державну реєстрацію, у тому числі приєднаних до зареєстрованих раніше, та їх описах в установленому Держкомархівом України порядку архів проставляє штамп "Україна. Національний архівний фонд" (додаток 23) із зазначенням відповідних реєстраційних реквізитів. У разі вилучення з НАФ на документах та їх описах проставляється відповідний штамп або робиться відмітка про вибуття.
5.5.9. Діяльність архівних установ, що порушують вимоги щодо державної реєстрації документів, може бути зупинено у порядку, встановленому Держкомархівом України.
Спори між архівами, що здійснюють державну реєстрацію, та власниками документів вирішуються в судовому порядку.
Розділ 6
Облік документів в архіві
Облік документів - це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.
6.1. Державний облік документів НАФ
6.1.1. Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством, на рівні:
- архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;
- зони комплектування архіву;
- системи архівних установ України.
На рівні архіву, архівного підрозділу укладання та ведення облікових документів здійснюється відповідно до вимог, викладених в цьому розділі. Власники приватних архівних зібрань облік документів НАФ можуть здійснювати в журналах і книгах довільної форми.
Архіви, архівні підрозділи та власники приватних архівних зібрань щорічно складають облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ (див. п. 6.3.4).
На рівні зони комплектування архіву централізований державний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах органів державної влади, органів місцевого самоврядування; державних і комунальних музеїв, бібліотек; підприємств, установ і організацій усіх форм власності та в приватних архівних зібраннях, здійснює архів у порядку, визначеному в розділі 5 цих Правил. Дані зведеного обліку документів НАФ фіксуються у відповідному звіті (додаток 2). Облікові документи для централізованого державного обліку, укладені архівними підрозділами підприємств, установ і організацій, заснованих на приватній формі власності, державних і комунальних музеїв, бібліотек та власниками приватних архівних зібрань, подаються архівами разом з власними обліковими документами до державної архівної установи вищого рівня у встановлені Держкомархівом України строки.
На рівні системи архівних установ України централізований державний облік НАФ здійснюється Держкомархівом України у Центральному фондовому каталозі, зведеному паспорті архівних установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях та інших базах даних на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, укладених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.
6.1.2. Юридичні і фізичні особи, що є власниками документів НАФ, повинні повідомляти архів, який здійснив державну реєстрацію цих документів, про усі зміни їх місцезнаходження. Місцезнаходження документів фіксується в облікових документах централізованого державного обліку.
Передавання-приймання документів НАФ на депоноване зберігання або у тимчасове користування, незалежно від форми власності на них, не супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах власника чи архіву - постійного утримувача. Передавання документів НАФ з однієї архівної установи чи приватного архівного зібрання до іншої(ого) з передаванням права власності на них оформлюється відповідним актом (додаток 24) та супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах колишнього власника (утримувача) і взяттям їх на облік в основних облікових документах нового власника (утримувача), а також внесенням відповідних змін до облікових документів централізованого державного обліку.
6.2. Основні вимоги до обліку документів
6.2.1. Визначальними принципами обліку є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.
Принцип централізації реалізується через регламентовану Інструкцією з обліку документів в архіві (див. п. 6.2.3.3) взаємодію працівників, відповідальних за облік в архіві, та через дотримання порядку ведення і термінів подання облікових документів для централізованого державного обліку.
Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві, архівних підрозділах та архіві - через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення.
Динамічність забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та облікових баз даних або своєчасним укладенням нових облікових документів.
Достовірність і повнота обліку гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і облікових баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що перебувають на зберіганні.
6.2.2. Облікові одиниці архівних документів
6.2.2.1. Для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа (див. п. 3.5.1.2).
Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних (умовних) справах. Документи особового походження, що пройшли тільки первинне описування, обліковуються в документах, в окремих випадках - в неописаних справах і аркушах.
6.2.2.2. Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку (див. пп. 3.5.1.2, 3.5.1.3). В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами.
6.2.3. Організація обліку документів в архіві
6.2.3.1. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страхові копії документів і копії фонду користування, а також самі облікові документи.
6.2.3.2. Облік здійснюється на основі надання документам та їх сукупностям облікових номерів.
6.2.3.3. Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється окремим підрозділом чи працівником.
Облік документів ведеться також в архівосховищах та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву.
З метою правильної організації обліку складається Інструкція з обліку документів в архівів, що регламентує:
- склад і форми допоміжних облікових документів архіву та облікових баз даних, що ведуться централізовано на рівні архіву, а також склад і форми допоміжних облікових документів, що ведуться в інших підрозділах архіву;
- послідовність виконання у структурних підрозділах робіт з обліку під час надходження або вибуття документів (у тому числі прийнятих на депоноване зберігання або виданих у тимчасове користування) та при проведенні інших робіт із зазначенням по кожному етапу: де, які і ким допоміжні облікові документи та акти-підстави складаються;
- взаємозв'язок обліку, що ведеться у структурних підрозділах, з централізованим обліком, у тому числі періодичність звіряння допоміжних облікових документів;
- порядок контролю за веденням основних і допоміжних облікових документів та дотриманням термінів укладення і подання актів-підстав.
Додатком до Інструкції є Схема обліку документів в архіві, що являє собою відтворену в графічній формі послідовність етапів виконання робіт з обліку надходжень та вибуття документів, їх руху із відображенням взаємозв'язку між підрозділом обліку та структурними підрозділами.
Інструкція затверджується наказом директора архіву.
6.2.3.4. Облікова документація зберігається в ізольованому приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, відповідальних за облік. Після закінчення роботи сейфи і приміщення, в яких знаходяться облікові документи, повинні бути замкнені та опечатані. Облікові документи користувачам видаються лише у виняткових випадках.
6.3. Система облікових документів архіву
6.3.1. Обліковий документ архіву - це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.
Система облікових документів - це комплекс взаємопов'язаних облікових документів та облікових баз даних (див. п. 11.3), що створюються на єдиній методичній основі.
Система основних облікових документів архіву є складовою частиною системи державного обліку документів НАФ.
6.3.2. Облік документів у архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів.
6.3.2.1. Перелік основних облікових документів визначений цими Правилами і є обов'язковим для архіву. До основних облікових документів прирівнюються облікові документи, що складаються для централізованого обліку документів НАФ.
6.3.2.2. Необхідність ведення допоміжних облікових документів визначається кожним архівом самостійно з урахуванням особливостей складу і змісту документів, що зберігаються в ньому, і регламентується Інструкцією з обліку документів в архіві.
6.3.3. Основні облікові документи, їх цільове призначення
- книга обліку надходжень документів на постійне зберігання (додаток 25) - для реєстрації кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період;
- список фондів (додаток 26) - для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також кількості архівних фондів;
- анотований перелік унікальних документів (додаток 9) - для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять унікальні документи;
- перелік особливо цінних документів (додаток 10) - для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні документи;
- аркуш фонду (додаток 27) - для обліку кількості і складу описів в межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу і стану документів, змін в цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін назви фонду;
- аркуш обліку аудіовізуальних документів - для обліку кількості аудіовізуальних документів певного виду їх змін по кожному опису в цілому, обліку й нумерації описів аудіовізуальних документів;
- архівний опис (додаток 6) - для поодиничного та сумарного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі;
- реєстр описів (додаток 28) - для обліку архівних описів у архіві в цілому;
- інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності (додаток 29) - для поодиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;
- книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування (додаток 30) - для реєстрації кожного надходження страхового фонду та фонду користування документами.
- опис страхового фонду (додаток 19) - для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних та унікальних документів;
На кожний архівний фонд започатковується справа фонду (за нефондової організації документів - справа юридичної особи - утворювача документів) - комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.
Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш - засвідчувач справи (додаток 31). Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи (додаток 32).
6.3.4. Для централізованого державного обліку документів НАФ в архіві складаються такі документи:
- паспорт архіву (додаток 1);
- відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.____ р. (додаток 33);
- картка фонду (додаток 34);
- картка централізованого державного обліку архівної Україніки (додаток 14).
Для централізованого державного обліку унікальних документів і внесення Держкомархівом України відомостей про зазначені документи до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання архів подає другий примірник анотованого переліку унікальних документів (див. п. 6.6.4.1).
Порядок складання документів централізованого державного обліку та їх подання до відповідних архівних установ встановлюється Держкомархівом України.
6.3.5. До допоміжних облікових документів належать:
- книга обліку приймання документів на депоноване зберігання;
- паспорт архівосховища - для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їх стану в архівосховищі на 01.01 поточного року;
- книга обліку видавання документів з архівосховища;
- книга обліку видавання документів у тимчасове користування;
- книга і картотека обліку вибуття документів;
- покажчик до аркушів фондів;
- книга обліку справ з особового складу;
- книга та картотека руху фондів, описів, справ, документів - для обліку руху відповідних документальних комплексів та підбиття підсумків руху в цілому по архіву та пофондово;
- книга (картотека) обліку документів з конфіденційною інформацією;
- книга (картотека) обліку документів з особливими умовами доступу;
- інші документи, визначені Інструкцією з обліку документів в архіві.
6.3.6. Загальні вимоги до ведення облікових документів
6.3.6.1. Записи до облікових документів вносяться працівниками, що відповідають за облік.
6.3.6.2. Облік документів, прийнятих на постійне зберігання на правах державної власності, та облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо. Облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, здійснюється у відповідних допоміжних документах (див. п. 6.9.1).
6.3.6.3. Облік документів, що належать до організаційних груп "дорадянського періоду" та "радянського періоду", ведеться окремо (див. п. 6.4.3.2).
6.3.6.4. Підставою для внесення даних до основних й допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ. Акти складаються у відповідних структурних підрозділах архіву і передаються до підрозділу обліку у порядку, визначеному Інструкцією з обліку документів в архіві (див. п. 6.2.3.3). Форма актів встановлюється цими Правилами:
- акт приймання-передавання документів на постійне зберігання (додаток 16);
- акт приймання-передавання документів на депоноване зберігання;
- акт видавання документів у тимчасове користування (додаток 35);
- акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню (додаток 7);
- акт повернення документів (в т. ч. непрофільних, дублетних) власнику;
- акт приймання-передавання документів до іншого архіву (додаток 24);
- акт приймання-передавання страхових копій;
- акт про поділ справ після реставрації;
- акт про технічні помилки в облікових документах (додаток 36);
- акт про невиправні пошкодження документів (додаток 15);
- акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву (додаток 8);
- акт про виявлення необлікованих документів (додаток 37);
- акт про створення об'єднаного архівного фонду;
- акт про вилучення документів з архівної колекції в окремий архівний фонд;
- акт про вилучення документів з об'єднаного архівного фонду в окремий архівний фонд;
- акт перевіряння наявності й стану документів (додаток 18);
- акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено (додаток 38);
- акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано (додаток 39);
- акт про завершення розшуку документів (додаток 40);
- акт описування документів, перероблення архівних описів;
- акт про розсекречування документів;
- акт приймання-передавання документів із секретного на загальне зберігання.
Акти складаються за результатами робіт з документами й фіксують підсумки цих робіт. Датою акту вважається дата затвердження його керівництвом архіву.
6.4. Облік надходжень документів до архіву на постійне зберігання
6.4.1. Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструються у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання. Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається аркуш фонду, картка фонду, картки покажчика до аркуша фонду і започатковується справа фонду. У разі нефондової організації аудіовізуальні документи обліковуються в аркушах обліку.
6.4.2. Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання
6.4.2.1. До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання (додаток 25) записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення необлікованих документів, що укладаються окремо на документи кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межах поточного року кожне надходження отримує один порядковий номер, незалежно від складу і виду документів.
6.4.2.2. Під час реєстрації надходження у відповідних графах книги зазначаються такі відомості: дата запису; назва, номер і дата акта-підстави; назва фонду; крайні дати (роки) документів, їх кількість (обсяг) з розбивкою за видами облікових одиниць, короткий зміст і характеристика їх стану; найменування особи власника чи уповноваженої ним особи, яка передала документи на зберігання, та її адреса; прізвище працівника архіву, який здійснив приймання; номер фонду.
6.4.2.3. У графі "Короткий зміст та характеристика стану документів" подається анотація прийнятих документів: ступінь упорядкування (надійшли за описом чи в неопрацьованому стані), номер опису та його тому, склад документів за видами (управлінська документація, з особового складу, особового походження тощо). Документи особового походження анотуються детальніше (творчий доробок, листування, біографічні матеріали тощо) з переліком найцінніших документів. Для документів зі спеціальними носіями зазначаються відомості про склад супровідної документації.
У графі "Номер фонду" записується номер фонду, до якого документи фондовано.
6.4.2.4. Друковані видання, музейні предмети, аудіовізуальні документи, що надходять до архіву в складі архівних фондів, реєструються також у відповідних допоміжних облікових документах (спеціальних книгах надходжень за видами документів тощо). В архіві з великим відсотком надходжень таких документів для зазначення їх кількості доцільно уводити відповідні підпункти у графі 7 книги обліку надходжень. В архіві з малим відсотком таких надходжень кількість документів може зазначатися в графі "Примітки".
Фотодокументи з паперовою основою, в тому числі фотоальбоми, що надійшли у складі архівних фондів, реєструються у складі цих фондів як документи з паперовою основою.
6.4.2.5. У разі нефондової організації попередня реєстрація надходжень аудіовізуальних документів здійснюється у відділі формування НАФ і діловодства. Після прийняття ЕПК рішення щодо віднесення їх до НАФ і приймання на зберігання документи реєструються у підрозділі обліку в книгах обліку надходжень, що ведуться окремо для надходжень кожного виду документів (кіно-, відео-, фото-, фоно). Замість назви фонду записується назва юридичної або найменування фізичної особи, документи якої надійшли на зберігання; замість номера фонду зазначаються облікові номери документів.
6.4.2.6. Попередній облік документів особового походження здійснюється у відділі формування НАФ і діловодства в книзі реєстрації приймання документів особового походження, до якої відомості вносяться з розписки, що видається архівом власникові переданих документів. Після проведення експертизи цінності та первинної систематизації документів укладається акт приймання. Після розгляду цього акта ЕПК і прийняття відповідного рішення документи знімаються з попереднього обліку і реєструються у підрозділі обліку в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.
6.4.2.7. Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підбивається підсумок кількості документів, що надійшли протягом року, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами документації.
6.4.2.8. Книга обліку надходжень прошнуровується, аркуші пронумеровуються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.
6.4.3. Список фондів
6.4.3.1. У списку фондів (додаток 26) архівний фонд реєструється тільки один раз під час першого надходження його документів до архіву. Порядковий (за валовою нумерацією) номер запису в списку фондів є обліковим номером фонду і складовою частиною його архівного шифру та архівних шифрів належних до нього документів.
Об'єднаному архівному фонду, утвореному з кількох самостійних фондів (підфондів), надається один з їх номерів з додаванням індексу "о. а. ф.".
6.4.3.2. Архівні фонди "дорадянського періоду" реєструються в окремому списку фондів без додавання літерних індексів до номерів фондів; архівні фонди інших груп (див. п. 3.2.5) - в окремому списку фондів із додаванням через дефіс літерного Індексу "Р" до номерів фондів "радянського періоду" (Р-1, Р-2). Шифри архівних фондів колишніх партійних архівів мають в архіві літерний індекс "П", що також відокремлюється від облікового номеру фонду дефісом.
6.4.3.3. Між двома записами у списку фондів залишається вільний рядок.
6.4.3.4. Не допускається внесення до списку фондів тих фондів, документи яких ще не надходили до архіву і зберігаються в архівних підрозділах джерел комплектування, а також фондів, прийнятих на депоноване зберігання.
6.4.3.5. Переукладання, перенумерація й передрукування списку фондів допускається як виняток тільки з дозволу Держкомархіву України. Під час передруковування списку фондів до нього вносяться назви, підстави й причини вибуття усіх фондів, номери яких використовувати не можна.
6.4.3.6. У графі "Назва фонду" записується: для фонду офіційного походження - перенесена з титульного аркуша опису назва фондоутворювача на момент першого надходження його документів до архіву; для фонду особового походження - продубльована з рішення ЕПК назва фонду; для об'єднаного архівного фонду - узагальнена назва фонду (див. пп. 3.4.4.3, 3.4.4.4).
Усі попередні й наступні назви фондоутворювача - юридичної особи, а також усі назви/найменування утворювачів підфондів об'єднаного архівного фонду зазначаються в аркуші та картці фонду, а також у картковому покажчику до аркуша фонду.
6.4.3.7. У графі "Категорія фонду" записується категорія фонду, зазначена у рішенні ЕПК.
Якщо фонд виділено з архівної колекції чи іншого фонду або передано з іншого архіву, то в графі "Колишній номер фонду" робиться відповідний запис.
6.4.3.8. Щорічно на 1 січня у списку фондів укладається підсумковий запис щодо кількості фондів, що надійшли й вибули протягом року (з розбивкою за видами: фонди офіційного і фонди особового походження), та загальної кількості фондів архіву (з розбивкою за видами), з переліком переданих, вибулих, об'єднаних, вільних номерів.
