Про Основні правила роботи державних архівів України

- фондів третьої категорії - 20 років;

- аудіовізуальних та електронних документів - 15 років.

Унікальні документи, причини відсутності яких документально не встановлено, з обліку не знімаються і розшук їх не припиняється.

7.5.3.2. У разі якщо є підстави вважати, що причиною відсутності документів можуть бути протиправні дії або обставини зникнення унікальних документів не з'ясовано, про це слід письмово повідомити Держкомархів України і відповідний орган внутрішніх справ.

7.5.3.3. Для організації розшуку невиявлених документів слід:

- вивчити книги видавання документів із сховища до читального залу і робочих приміщень;

- вивчити документи, не внесені до опису, серед яких можуть виявитися відсутні документи;

- за документами справи фонду встановити всі види робіт, що проводилися в цьому фонді, вивчити насамперед усі акти та облікову документацію, укладені за результатами попередніх перевірянь наявності, експертизи цінності, видавання документів із сховищ;

- вивчити переукладені описи і звірити їх з описом, за яким проводилося перевіряння, що дозволить виявити можливі помилки в підрахунках, встановити номери і заголовки справ, вилучених для знищення, перефондованих до інших фондів цього ж архіву або переданих як непрофільні до інших архівів; перевірити, чи відповідають елементи описання на обкладинках (етикетках тощо) одиниць зберігання описанню документів за новими описами;

- проаналізувати описові статті справ з невиявленими документами і підсумкові записи в описах фонду, що дасть можливість виявити справи, внесені до опису двічі або під іншим номером - до іншого опису цього фонду;

- вивчити документи, що піддавалися раніше мікрофільмуванню, реставрації, оправленню, науково-технічному опрацюванню, і за змістом аналогічні з невиявленими, оскільки в процесі роботи могло бути допущено помилки у формуванні, систематизації, описуванні документів;

- перевірити одиниці зберігання розміщених поряд фондів (нефондових комплексів), оскільки можливе виявлення неправильно підкладених одиниць зберігання;

- вивчити фонди вищих або аналогічних за назвою установ, до яких невиявлені документи могло бути перефондовано;

- організувати розшук невиявлених документів в архівних підрозділах та приватних архівних зібраннях фондоутворювачів (власників), оскільки помилково вони могли бути внесені до актів приймання-передавання (не зазначені у числі відсутніх);

- організувати розшук невиявлених документів в архівах, яким передавалися непрофільні фонди (у тому числі тих архівах, що були створені у зв'язку зі зміною адміністративно-територіального поділу).

7.5.3.4. Під час організації розшуку слід враховувати, що в ході робіт, пов'язаних з великими переміщенням чи переукладанням облікової документації (поверненням документів з особового складу установам, організаціям, підприємствам та іншим архівам, проведенням експертизи цінності документів у зв'язку зі змінами порядку комплектування в 1960-1961 рр. та 1987 р., створенням об'єднаних архівних фондів та перефондуванням документів, реорганізацією архівів зі змінним складом на архіви постійного зберігання документів або навпаки) могло бути допущено помилки в обліковій документації.

В окремих випадках проводиться вивіряння й уточнення топографічних покажчиків з метою виявлення неправильно підкладених чи непрофільних документів.

7.5.4. Оформлення результатів розшуку невиявлених документів

7.5.4.1. Документи, знайдені у ході розшуку, передаються зберігачу фондів, який підкладає їх на місце. Складається довідка (на кожний фонд окремо) про виявлення документів, що є підставою для їх вилучення з числа невиявлених. Довідка зберігається у справі фонду. З картотеки (бази даних) обліку невиявлених документів відповідна картка (запис) вилучається.

7.5.4.2. Якщо у ході розшуку виявлено документи, що пояснюють причини відсутності невиявлених документів, то складається акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено (додаток 38), на підставі якого документи знімаються з обліку у порядку, визначеному в розділі 6 цих Правил.

Документальним підтвердженням причин відсутності є:

- довідки фондоутворювачів про те, що невиявлені документи не було передано архіву;

- акт про вилучення документів для знищення (або відбіркові списки);

- розпорядження державної архівної установи вищого рівня про зняття документів з обліку;

- акт про передавання документів до іншого архіву;

- акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду;

- акт попереднього перевіряння наявності і стану з фіксацією відсутності цих документів;

- інші документи (акти, довідки тощо), згідно з якими документи було вилучено з фондів, але своєчасно не знято з обліку.

7.5.4.3. Якщо у ході розшуку причини відсутності документів не встановлено, складається акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано (додаток 39) та детальна довідка про проведення розшуку. Після закінчення строку розшуку (див. п. 7.5.3.1) ці документи (у двох примірниках) подаються на розгляд до Держкомархіву України як підстава для дозволу на зняття з обліку. За наказом директора архіву, виданим відповідно до письмового дозволу Держкомархіву України, документи у встановленому порядку знімаються з обліку.

7.5.4.4. Після завершення розшуку усіх невиявлених документів фонду складається акт про завершення розшуку документів (додаток 40). Картки (записи) на зняті з обліку документи з картотеки (бази даних) обліку невиявлених документів вилучаються.

7.5.5. Контроль фізико-хімічного та технічного стану під час приймання документів до архіву

7.5.5.1. Розміщення у сховищах документів та страхових копій документів без перевіряння їх стану не допускається. Оцінка стану документів, а також їх страхових копій проводиться не пізніше 3 місяців з моменту приймання на зберігання.

Документи розміщуються у приміщенні для приймання і тимчасового зберігання, звільняються від транспортної тари, розкладаються на стелажах і столах. Не допускається складування документів, що надійшли в нерозібраному вигляді.

7.5.5.2. У результаті перевіряння стану документів з паперовими носіями виявляються документи:

- вражені біологічними шкідниками (плісеневі гриби, комахи);

- з підвищеною вологістю;

- з пошкодженнями паперу і тексту;

- запилені.

Документи, уражені біологічними шкідниками, направляються на санітарно-гігієнічне оброблення (див. п. 7.6.2).

У разі виявлення вологих документів проводиться обов'язкова акліматизація до повного висушування. Акліматизацію розгорнутих на столах, стелажах документів проводять в приміщенні приймання і тимчасового зберігання протягом 7 - 14 діб шляхом інтенсивної вентиляції повітря.

Для загальної оцінки стану партії, що надійшла, стан носія і тексту документів перевіряється вибірково.

Знепилювання документів здійснюється в спеціальному приміщенні із застосуванням витяжних шаф і дотриманням заходів санітарії та гігієни (див. п. 7.6.3).

7.5.5.3. Під час оцінки технічного стану аудіовізуальних і електронних документів та їх страхових копій встановлюється відповідність технічних характеристик документів відомостям, що містяться в супроводжуючих актах технічного стану, виявляються документи з вогненебезпечною основою носія. Результати оцінки вносяться до акта технічного стану і визначається комплекс необхідних реставраційних робіт.

Документи очищюються від пилу та забруднення, акліматизуються (залежно від виду носія) від однієї до десяти діб в заданих температурно-вологісних умовах, упаковуються. Документи зі слідами плісняви підлягають фунгіцидному обробленню.

7.5.6. Контроль фізико-хімічного та технічного стану документів у процесі їх зберігання

7.5.6.1. Контроль фізико-хімічного та технічного стану документів, що зберігаються в архіві, проводиться:

- у цільовому порядку;

- в ході перевіряння наявності та стану документів;

- під час підготовки документів до видавання зі сховища;

- після проведення консерваційно-реставраційних робіт;

- після копіювання;

- під час всіх інших робіт, пов'язаних з перегляданням документів.

7.5.6.2. Цільове перевіряння фізико-хімічного та технічного стану документів проводиться поетапно, виходячи з диференційованого підходу, з урахуванням категорій архівних фондів.

Безвідносно до категорій фондів і цінності документів цільовому перевірянню підлягають комплекси документів, що постраждали в екстремальних умовах.

За результатами контролю робляться висновки щодо необхідності проведення реставрації і консервації та, залежно від стану документів, встановлюються терміни проведення наступного контролю.

7.5.6.3. Контроль стану документів з паперовими носіями передбачає виявлення і вилучення зі справ всіх сторонніх предметів: металевих, картонних, паперових та інших закладок, прокладок, скріпок тощо.

Виявлені під час перевіряння вологі документи підлягають негайному вилученню, позачерговому обробленню (сушіння, акліматизація) і поверненню в сухому стані на зберігання. У випадках масового зволоження документів у сховищах вживають заходів щодо його осушення, нормалізації режиму зберігання, а в необхідних випадках - щодо висушування справ чи масивів документів.

Документи, вражені біологічними шкідниками, підлягають негайному переміщенню до ізолятора.

Наявність дефектів паперу і тексту встановлюється візуально під час поаркушного переглядання справ. Дефекти оцінюються на основі єдиної літерно-цифрової індексації за типовими ознаками дефектів паперу (літерна індексація) і тексту (цифрова індексація). Літерно-цифровий індекс характеризує загальний фізичний стан документа, конкретні види дефектів документа, ступінь їх небезпеки для збереженості, а також визначає вид спеціального оброблення, необхідного для усунення цих дефектів.

7.5.6.4. Періодичність контролю фізико-хімічного та технічного стану кіновідеофонодокументів та фонодокументів з магнітною плівкою - один раз на 5 років, грамофонних оригіналів і грамплатівок - один раз на 7 років. Обсяг контрольованих документів визначається строком їх зберігання з моменту утворення та з урахуванням можливостей архіву.

Кіно- і фотодокументи (негативи) підлягають візуальному перегляду у відбитому й прямому світлі на фільмоперевірочному (монтажному) столі. При цьому визначаються: технічний стан поверхні основи та фотошару (подряпини, бруд, потертості та інші механічні дефекти); дефекти біологічного і хімічного походження (пожовтіння, ураження пліснявими грибами, відшарування, сліди кристалізації солей і розкладення залишкових продуктів хіміко-фотографічного оброблення); фотографічна якість (різкість, контрастність, діапазон оптичних густий, відсутність вуалі тощо); технічний стан перфораційних доріжок і склейок; наявність захисних і стандартних ракордів та їх відповідність вимогам нормативної документації. У разі виникнення труднощів з визначенням дефектів документи переглядаються під збільшуваним склом із шкалою або мікроскопом, виконуються необхідні геометричні заміри за допомогою спеціальних приладів.

Копії кінодокументів - проміжні позитиви і позитиви - переглядаються візуально на монтажному столі з метою визначення видимих дефектів, а також на екрані в умовах оптичної проекції з метою визначення якості зображення, рівності планів по густині і кольору, синхронності фонограми з зображенням, стійкості кадру, різкості зображення й відсутності дефектів зображення.

Відеодокументи підлягають перегляду й прослуховуванню на відповідній апаратурі.

Фотодокументи з магнітною плівкою, грамофонні оригінали і грамплатівки, компакт-диски перевіряються шляхом прослуховування на професійній звуковідтворюючій апаратурі, що відповідає вимогам діючої нормативно-технічної документації, а також шляхом перегляду у відбитому світлі. Під час прослуховування перевіряються фізико-хімічні й електроакустичні властивості носія запису, якість звучання. У ході візуального перегляду перевіряється наявність на поверхні механічних пошкоджень і слідів забруднень, дефектів хімічного та біологічного походження (ураження пліснявою, корозія металу, інші наслідки окислення), наявність початкових і кінцевих ракордів, якість виконання склейок для документів із магнітною плівкою.

Контроль стану електронних документів, окрім обстеження з метою виявлення загальних механічних, біологічних дефектів тощо, передбачає перевіряння рівня усіх характерних для цих документів параметрів (наприклад, число збоїв при зчитуванні інформації за одиницю часу), що здійснюється із застосуванням спеціальної апаратури.

7.5.7. Облік фізико-хімічного та технічного стану документів

7.5.7.1. Результати контролю фізико-хімічного та технічного стану документів відображаються в аркушах й актах перевіряння наявності та стану документів; актах технічного стану (для електронних та кінодокументів), картках (книзі) обліку фізичного стану та аркуші-засвідчувачі (для документів з паперовими носіями), картках обліку технічного стану (для електронних та відеофотофонодокументів).

7.5.7.2. В картотеках (книгах) обліку стану документів фіксуються усі виявлені дефекти, а також усі види і строки спеціального оброблення (див. п. 7.6.1), якому підлягають оглянуті документи.

Облік стану документів може здійснюватися як у традиційному, так і в автоматизованому режимі відповідно до реквізитів картки (книги) обліку фізичного (технічного) стану документів.

7.5.7.3. На невиправно пошкоджені документи складається висновок реставраторів і відділу забезпечення збереженості документів архіву стосовно неможливості поновлення їх основи та використання текстової і зображувальної інформації, а також акт про невиправні пошкодження документів (додаток 15).

Акт разом з висновком подаються на розгляд до Держкомархіву України як підстава для дозволу на зняття з обліку. За наказом директора архіву, виданим відповідно до письмового дозволу Держкомархіву України, документи у встановленому порядку знімаються з обліку.

7.6.1. Основні види і загальний порядок проведення робіт з спеціального оброблення документів

7.6.1.1. Спеціальне фізико-хімічне і технічне оброблення документів (далі - спеціальне оброблення) здійснюється з метою:

- усунення причин прискореного старіння та руйнування документів;

- відновлення їх властивостей, технічних характеристик, тривкості;

- фотореставрації документів із згасаючим та слабоконтрастним текстом, заміни оригіналів з нетривкими або пошкодженими носіями копіями.

7.6.1.2. В архівах проводяться такі основні види спеціального оброблення: дезінфекція, дезінсекція, дератизація; знепилювання, реставрація (реставраційно-консерваційне оброблення); відновлення згасаючих та слабоконтрастних текстів. В екстремальних ситуаціях спеціальне оброблення здійснюється в режимі аварійно-рятувальних робіт.

За строками виконання роботи з спеціального оброблення документів поділяються на планові та позачергові.

7.6.1.3. Планове оброблення документів проводиться на основі диференційованого підходу в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуванням видових особливостей, цінності, фізичного стану документів і можливостей архіву.

Диференціювання документів за їх цінністю проводиться з урахуванням як категорії цінності документів, так і категорії фонду, до якого вони належать.

Диференціювання документів за їх потенційною довговічністю здійснюється за ознаками фізичного стану та іншими технічними критеріями.

До пріоритетних об'єктів належать унікальні документи з низькою потенційною довговічністю.

7.6.1.4. До позачергових належать роботи, що виконуються в аварійно-рятувальних ситуаціях, пов'язаних з локальним або масовим ураженням документів вогнем, водою, хімічними або радіоактивними речовинами.

Позачергові, негайні заходи щодо вилучення, ізоляції, санітарного оброблення документів і місця їх зберігання вживаються також у випадках ураження документів біологічними шкідниками.

Залежно від масштабів ураження позачерговому обробленню підлягають окремі фонди, сховища або всі приміщення архіву. Порядок проведення і технологія цих робіт визначаються галузевими нормативними і методичними документами.

7.6.2. Проведення дезінфекції, дезінсекції та дератизації сховищ, засобів зберігання і документів

7.6.2.1. Дезінфекція, дезінсекція, дератизація як вид спеціального оброблення - це сукупність заходів біопрофілактичного, біозахисного характеру та знищення біологічних шкідників у сховищах і на документах.

7.6.2.2. Документи, уражені біологічними шкідниками, направляються на санітарно-гігієнічне оброблення. Вилучення таких документів слід проводити оперативно, із забезпеченням їх ізоляції.

Вибіркове вилучення документів і їх оброблення здійснюється у випадках ураження плісеневими грибами чи комахами окремих одиниць зберігання. Оброблення документів у повному обсязі проводиться у випадках масового ураження плісеневими грибами або комахами.

7.6.2.3. Якщо у сховищі виявлено біологічних шкідників, потрібно вжити термінових заходів щодо оброблення документів, засобів зберігання, приміщень:

- уражені плісеневими грибами або комахами документи загортають у плівку або папір, ізолюють в окремому приміщенні до вирішення питання щодо передання їх на дезінфекцію, дезінсекцію або інше оброблення;

- кінофотодокументи зі слідами біологічного ураження (плісняви) підлягають машинному фунгіцидному обробленню із застосуванням 1% розчину ніцтедину або метациду;

- стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені плісеневими грибами документи, протирають водними розчинами антисептиків (3% формаліну, 5% катаміну АБ) і просушують;

- паковання (коробки, папки тощо), в якому зберігалися уражені плісеневими грибами документи, підлягає знищенню;

- місцеву дезінсекцію сховищ проводять водними розчинами інсектицидів (3-5% хлорофос) або аерозольними препаратами типу "Дихлофос", "Прима", "Аэроантимоль", обробляючи препаратами підлогу, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни на висоті до 1,5 м;

- у разі масового ураження документів проводять дезінфекцію та дезінсекцію сховищ силами санепідемстанцій або карантинних служб під контролем працівників архіву;

- у випадках ураження стін (підлоги, стелі) плісеневими грибами усувають причини зволоження приміщень, знімають штукатурку та фарбу обробляють поверхню водним 5% розчином формаліну, проводять ремонт з додаванням в будівельні матеріали розчинів антисептика;

- знищення гризунів проводять силами санепідемстанцій.

7.6.2.4. Під час прибирання та санітарно-гігієнічного оброблення засоби, що застосовуються (вода, антисептики тощо) не повинні потрапляти на документи.

7.6.3. Знепилювання документів

7.6.3.1. Знепилювання документів є допоміжним видом спеціального оброблення, що здійснюється під час надходження, зберігання документів, користування ними, а також під час проведення консерваційно-реставраційних, санітарно-гігієнічних, технічних операцій різного призначення.

7.6.3.2. Знепилювання документів з паперовими носіями проводиться з урахуванням ступеня їх запиленості, фізичного та санітарно-гігієнічного стану.

Обов'язковому знепилюванню підлягають коробки, папки, обкладинки і корінці справ.

Особливо цінні і унікальні документи, а також документи з високим ступенем забрудненості та запиленості, зі слідами старої плісняви тощо слід знепилювати поаркушно.

7.6.3.3. Під час знепилювання необхідно дотримуватися технологічної послідовності операцій:

- вологі запилені документи висушити у приміщенні акліматизації, а потім знепилити;

- вологі запилені документи, пошкоджені біологічними шкідниками, звільнити від надлишку вологи пористим папером, після чого дезінфікувати, висушити і знепилити;

- сухі запилені документи, пошкоджені біологічними шкідниками, знепилити після їхньої дезінфекції (дезінсекції).

Можлива зміна послідовності операцій з урахуванням фізичного стану документів та методів дезінфекції (дезінсекції), що застосовуються.

7.6.3.4. Знепилювання аудіовізуальних та електронних документів проводиться вручну чи на спеціальному обладнанні.

7.6.4. Реставрація документів з паперовими носіями

7.6.4.1. Найхарактернішими ознаками пошкодження матеріальної основи документа є:

- часткове або повне руйнування паперу, підвищена його ламкість і крихкість;

- випадання частин основи;

- склеювання (зацементування) аркушів;

- осипання тексту разом з частками паперу;

- осипання облицювального шару крейдяного паперу;

- значне пожовтіння паперу в результаті підвищення його кислотності;

- коричневий колір країв паперу внаслідок значного зволоження;

- механічні пошкодження у вигляді розривів аркушів, проколів, закручених країв, складок тощо;

- значне забруднення паперу (брудні або чорнильні плями, наклейки та інше);

- втрата частин тексту.

7.6.4.2. Документи, що мають ознаки механічного, біологічного і хімічного руйнування основи та тексту, передаються до лабораторії архіву.

7.6.4.3. З метою відновлення первісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак пошкоджених чи зруйнованих документів здійснюється їх реставрація.

Основними методами реставрації документів з паперовою основою є відновлення механічної цілісності, ламінування, аероформування, нейтралізація і стабілізація кислотності паперу.

7.6.4.4. Забороняється проводити реставрацію без попереднього визначення структури та якості основи документа, характеру дій речовин і засобів оброблення, що застосовуються у процесі реставрації.

Реставраційні роботи слід проводити таким чином, щоб не пошкодити текст, не послабити його контрастність, не викликати розмивання штрихів.

У процесі реставраційних робіт забороняється вносити доповнення, які можуть змінити зовнішній вигляд та зміст документа.

7.6.4.5. Під час реставраційних робіт використовуються безпечні для документів речовини і матеріали. Використання для оброблення документів клейкої стрічки, паперу низької якості, канцелярського клею (силікатного, казеїнового), а також матеріалів невідомого складу забороняється.

7.6.5. Відновлення згасаючих та слабоконтрастних текстів документів

7.6.5.1. Згасання текстів документів відбувається в результаті впливу факторів довкілля, механічного пошкодження основи документів і стирання штрихів тексту внаслідок тривалого користування.

7.6.5.2. Для виявлення слабоконтрастних і невидимих текстів застосовуються фізико-фотографічні методи, що базуються на використанні ультрафіолетового, видимого та інфрачервоного випромінювань.

Тексти, які ще читаються, передруковуються. Допускається копіювання таких текстів за допомогою копіювально-розмножувальної апаратури.

Метод відновлення тексту обирається з урахуванням характеру барвника штрихів тексту та фізичного стану основи документа. Якщо текст невидимий, документ слід послідовно фотографувати різними методами, що можуть дати позитивний результат.

7.6.5.3. Для фотографування документів із слабоконтрастним текстом використовуються фототехнічні плівки, що мають високу роздільну здатність, велику контрастність і різний характер сенсибілізації. У відбитих ультрафіолетових променях слід фотографувати тексти, що вицвіли або змиті водою, виконані залізо-галовим, кампешевим, алізариновим, аніліновим (червоного і зеленого кольору) чорнилом, графітним олівцем чорного, жовтого, зеленого кольору, а також простим грифельним.

Метод фотографування інфрачервоної люмінесценції застосовується для відновлення слабоконтрастних і невидимих текстів, виконаних залізо-галовим, кампешевим, алізариновим і хромовим чорнилом; метод фотографування у відбитих інфрачервоних променях - текстів, виконаних графітним олівцем, чорною тушшю, чорною друкарською фарбою.

Для виявлення структури основи документа, отримання зображення філіграні застосовується бета-радіографічний метод. Електронографічний метод використовується для відновлення зображення мініатюр.

7.6.6. Консерваційно-профілактичне оброблення аудіовізуальних та електронних документів

7.6.6.1. Склад і послідовність операцій з консерваційно-профілактичного оброблення аудіовізуальних та електронних документів залежить від фізичної природи носія їх інформації. Послідовність основних операцій визначається відповідними нормативними документами.

7.6.6.2. Для документів з магнітною плівкою залежно від інтенсивності користування ними та умов їх зберігання один раз на 2-3 роки здійснюють:

- очищення та знепилювання поверхні - ручне або на спеціальному очисному обладнанні;

- заміну пересохлих або покороблених склейок;

- перемотування з метою зняття внутрішньої напруги в рулонах, електростатичних зарядів на спеціальному обладнанні з пристроями для механічного очищення поверхні або на відрегульованому магнітофоні. Оригінали фонограм магнітного перезапису завширшки 35 мм та 16 мм до кінодокументів перемотуються на фільмоперевірочному столі через прокладку з неворсистого м'якого оксамиту;

- оформлення рулонів захисною магнітною стрічкою.

7.6.6.3. Документи з дисковими носіями підлягають знепилюванню та протиранню антистатиком.

7.6.6.4. Для кіно- і фотодокументів здійснюють:

- ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жирових та воскових забруднень за допомогою м'яких щіточок із білки чи колонка, протирання неворсистим матеріалом (замшею, оксамитом), змоченим етиловим спиртом, бензином, скипидаром чи 0,001 % розчином аміаку; один раз на 1 - 2 роки залежно від інтенсивності користування документами;

- машинне реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення, що забезпечує переведення за допомогою додаткового фіксування нерозчинених солей срібла фотошару у водорозчинні сполуки, вимивання водорозчинних сполук, які зумовлюють появу дефектів фотозображення, що накопичуються під час хіміко-фотографічного оброблення фотошару, усунення загального забруднення, як фотошару, так і основи та зменшення поверхневих подряпин і пошкоджень фотошару у процесі його набухання та подальшого сушіння.

7.6.6.5. Граморигінали і грамплатівки:

- очищаються від пилу обдуванням струменем стислого повітря за допомогою спеціальної пневматичної системи чи побутовим пилососом з спеціальним наконечником та електростатичними щитками;

- протираються неворсистою тканиною, насиченою спеціальною речовиною, що знімає електростатичні заряди, масляні плями, ліквідовує притягнення пилу.

7.7.1. Страховий фонд документів - це упорядкована сукупність страхових копій унікальних та особливо цінних документів, що створюється для збереження документної інформації на випадок пошкодження чи втрати оригіналів документів.

Страхові копії унікальних документів створюються незалежно від форми власності на ці документи.

Страховий фонд є недоторканим і зберігається відокремлено від оригіналів.

7.7.1.1. Страховою копією документа з паперовим носієм є негативна мікроформа (мікрофільм або мікрофіша) 1-го покоління, виготовлена на фотографічній галогенідосрібній плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.

7.7.1.2. Страховою копією кінодокумента є перша суміщена копія оригіналу, виготовлена на плівці відповідного типу методом контактного друку.

7.7.1.3. Страховою копією фотодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена на фотоплівці відповідного типу методом репродукування або контактного друку.

7.7.1.4. Страховою копією фотодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена методом магнітного звукозапису на магнітній плівці відповідного типу Страхові копії унікальних фонодокументів можуть виготовлятися шляхом магнітного звукозапису (граморигінал 1, граморигінал 2).

7.7.1.5. Страховою копією відеодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена у форматі оригіналу шляхом відеозвукозапису на магнітній плівці.

7.7.2. Порядок створення страхового фонду

7.7.2.1. Під час визначення черговості страхового копіювання враховується інформаційна значущість документів, їх фізичний стан та інтенсивність користування ними.

Серед рівноцінних за значенням фондів, першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний стан або якими інтенсивно користуються.

7.7.2.2. Підготовка документів для страхового копіювання здійснюється відповідно до порядку видавання документів із сховищ (див. п. 7.4.). Водночас проводиться перевіряння їх фізичного стану, виявлення документів із слабоконтрастними або згасаючими текстами, а також документів, що потребують реставрації чи консерваційно-профілактичного оброблення.

7.7.2.3. Страхове копіювання здійснюється відповідно до послідовності розташування справ у фонді (за порядком описів та внесених до них справ).

Страхові копії створюються на всі документи справи.

7.7.2.4. У ході страхового копіювання справи, як правило, не розшиваються. У разі цілковитої неможливості копіювання оправленої справи, за погодженням із керівництвом архіву як виняток допускається її розшивання. Після закінчення копіювання справа має бути знову оправлена.

7.7.2.5. Відповідальність за збереженість документів, що копіюються, впродовж усього часу їх перебування в лабораторії покладається на виконавця.

7.7.2.6. Страхове копіювання документів проводиться згідно з типовими технологічними регламентами і відповідними нормативно-методичними документами.

7.7.2.7. Страхове копіювання унікальних документів, що є приватною власністю, здійснюється згідно з положенням, затвердженим Держкомархівом України.

7.7.2.8. Страхові копії мають відповідати оригіналові за документною інформацією і частиною зовнішніх ознак, а також відповідати вимогам нормативно-технологічних документів із страхового копіювання.

На виготовлені копії складається акт технічного стану страхових копій, що засвідчує їх якість.

7.7.2.9. Під час одержання виготовлених страхових копій перевіряється повнота виконання замовлення, кількість копій, їх комплектність, правильність і повнота заповнення актів технічного стану, а також візуально-технічний стан копій.

7.7.3. Контроль наявності та технічного стану страхового фонду

7.7.3.1. Для встановлення фактичної наявності та відповідності кількості страхових копій даним облікових документів періодично проводиться перевіряння їх наявності. Водночас здійснюється контроль їх технічного стану, а в разі необхідності - консерваційно-профілактичне оброблення.

7.7.3.2. Періодичний контроль технічного стану страхового фонду в обсязі 20% страхових копій (виготовлених щорічно) здійснюється один раз на 3 роки.

7.7.3.3. Результати контролю фіксуються в акті технічного стану страхової копії, на підставі якого складається висновок про необхідність та строки проведення профілактичних і реставраційних робіт, а також визначаються терміни проведення наступного контролю.

7.7.4. Створення фонду користування документами

7.7.4.1. Фонд користування документами становить собою сукупність копій документів, призначених для користування замість оригіналів для запобігання їх зношенню.

7.7.4.2. Копії для фонду користування виготовляються:

- у процесі створення страхового фонду;

- цілеспрямовано на документи, якими користуються найбільше;

- у процесі робіт із розсекречування;

- у результаті копіювання оригіналів документів, що зберігаються в інших сховищах;

- у ході виконання інших видів робіт з використанням документів.

7.7.4.3. Фонд користування, що виготовляється під час страхового копіювання, створюється в обов'язковому комплекті.

Обов'язковий комплект фонду користування містить:

- для документів з паперовою основою - одну мікроформу 2-го покоління на галогенідосрібній плівці (негативна або позитивна), виготовлену з негативної мікроформи 1-го покоління, і одну мікроформу 3-го покоління, виготовлену з мікроформи 2-го покоління;

- для фотодокументів - один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;

- для кінодокументів - одну позитивну суміщену копію, один проміжний позитив зображення й один контратип фонограми (для звукових кінодокументів). Позитивна копія і проміжний позитив зображення мають входити до комплекту кінодокумента, що приймається на постійне зберігання. Допускається додаткове виготовлення копій фонду користування кінодокументів у вигляді відеофонограм у форматі Betacam;

- для фонодокументів - одну копію на магнітній плівці завширшки 6,25 мм;

- для відеодокументів - одну копію у форматі VHS.

7.7.4.4. Порядок внесення до фонду користування копій документів, створених у ході виконання інших видів робіт, і вилучення їх для знищення визначається архівом.

До фонду користування вносяться, як правило, копії повністю відзнятих одиниць зберігання. Копії окремих документів вносяться до фонду користування як тематичні добірки документів або поодинично за умови особливої значущості оригіналу документа.

7.7.4.5. Обсяги і періодичність перевірянь наявності та стану копій фонду користування визначаються архівом з урахуванням загального обсягу, складу, умов зберігання фонду, інтенсивності видавання і частоти відтворення копій.

7.8.1. Страхування документів - заходи, спрямовані на забезпечення збереженості документів та відшкодування збитків у випадках їх крадіжок, втрат, пошкоджень або іншої можливої шкоди.

7.8.2. Страхуванню підлягають:

- унікальні документи;

- документи, що перебувають на депонованому зберіганні;

- документи, що видаються у тимчасове користування для реставрації, експонування чи іншого користування за межами архіву;

- в інших випадках, передбачених законодавством.

7.8.3. Страхова ціна документів визначається на основі грошової оцінки документів (див. п. 4.2.10) і, як правило, перевищує верхню межу аукціонної ціни для відповідної категорії цінності архівних документів.

7.8.4. Страхування документів здійснюється відповідно до порядку страхування майна.

Під час тимчасового вивезення документів за кордон страхування здійснюється відповідно до чинного законодавства України або країни, яка приймає документи для експонування.

7.9.1. Надзвичайними ситуаціями природного і техногенного характеру в архіві є порушення нормальних умов діяльності працівників в архіві або на його території, спричинені стихійним лихом, техногенною катастрофою, аварією систем життєзабезпечення архіву, іншими чинниками, що призвело або може призвести до загибелі людей, знищення і псування документів та значних матеріальних втрат.

7.9.2. До надзвичайних ситуацій природного і техногенного характеру належать:

- стихійні лиха та катаклізми;

- катастрофи техногенного характеру;

- аварії будівель та систем життєзабезпечення архіву.

7.9.3. Залежно від виду можливих надзвичайних ситуацій розробляється і регулярно переглядається план конкретних заходів щодо організації роботи архіву в надзвичайних ситуаціях. У плані визначаються:

- порядок і способи оповіщення працівників архіву про надзвичайну ситуацію;

- працівники архіву, які беруть участь у рятувальних роботах;

- види й черговість рятувальних робіт;

- види, перелік і загальна кількість одиниць зберігання, що підлягають евакуації;

- шляхи й черговість евакуації документів;

- зони, придатні для розміщення евакуйованих документів;

- організація охорони документів під час евакуації;

- організація тимчасового зберігання евакуйованих документів;

- список адрес державних структур, приватних компаній та окремих осіб, здатних надати допомогу в надзвичайній ситуації.

План заходів затверджується директором архіву.

7.9.4. З планом заходів та іншими нормативними документами, що визначають дії під час надзвичайних ситуацій, повинні бути ознайомлені всі працівники архіву.

7.9.5. У випадку настання надзвичайної ситуації керівництво архіву з метою проведення заходів щодо забезпечення збереженості документів і рятування людей приймає рішення про роботу в режимі надзвичайної ситуації, яке оформлюється наказом директора архіву.

Про прийняте рішення негайно повідомляється (телефоном, телеграфом, факсом чи особисто) керівництво органу, якому безпосередньо підпорядковано архів, а у разі подвійного підпорядкування - також державна архівна установа вищого рівня та викликаються відповідні аварійно-рятувальні служби.

7.9.6. Після прибуття до архіву спеціальної аварійно-рятувальної служби забезпечується безперешкодний доступ її на територію і до приміщень архіву, за винятком випадків, коли відповідними нормативними актами встановлено особливий порядок доступу.

7.9.7. Керівництво архіву зобов'язане повідомити керівника аварійно-рятувальної служби про кострукційні і технологічні особливості архівних споруд, надати йому, в разі необхідності, їх поповерхові плани.

7.9.8. У разі екстреного відкриття сховищ або інших приміщень архіву, винесення документів і майна складається акт про відкриття сховищ (приміщень), у якому зазначається: хто і коли відкрив, з якою метою, що і куди винесено, хто охороняє евакуйовані документи та майно. Акт підписують посадова особа, що відповідає за збереженість документів, керівник відповідного структурного підрозділу, керівник служби охорони архіву. Акт затверджує директор архіву.

7.9.9. Під час аварійних порушень режиму зберігання, пов'язаних із затопленням приміщень чи намоканням документів, проводяться невідкладні заходи для ліквідації причин і наслідків аварії: осушення приміщень, сушіння документів, їх дезінфекція та реставрація.

7.9.10. Для запобігання руйнуванню документів з паперовими носіями від води й плісняви, а також розпливання водонестійких чорнил і фарб застосовується метод заморожування. В першу чергу заморожуються архівні справи в шкіряних та пергаментних обкладинках. Після заморожування здійснюється прискорене сушіння документів у вакуумній камері та їх дезінфекція.

Під час виконання робіт рекомендується:

- максимально знизити температуру повітря в потерпілому від аварії приміщенні шляхом відключення взимку опалювальної системи, влітку - за допомогою кондиціонерів;

- для нормалізації вологості повітря в потерпілому від аварії приміщенні посилити циркуляцію повітря, відчинивши вікна і двері;

- у разі пошкодження електропроводки користуватися переносним генератором із заземленими проводами та водонепроникною ізоляцією;

- не розгортати архівних справ, не відокремлювати аркушів.

7.9.11. У разі виникнення пожежі робота з її ліквідації здійснюється відповідно до інструкції про заходи пожежної безпеки, затвердженої наказом директора архіву.

Під час пожежі слід користуватися вогнегасниками, що не мають побічної руйнівної дії на документи: вуглекислотними або порошковими вогнегасниками - у сховищах документів з паперовими носіями, пінними вогнегасниками - у сховищах документів з плівковими носіями.

7.9.12. Після ліквідації надзвичайної ситуації в установленому законодавством порядку створюється комісія.

Комісія проводить розслідування надзвичайної ситуації, встановлює розміри заподіяних надзвичайною ситуацією втрат, визначає обсяги матеріальних і фінансових ресурсів, необхідних для ліквідації наслідків.

7.9.13. За висновками комісії складається план відбудовних або ремонтних робіт і реставраційно-консерваційного оброблення документів.

7.9.14. Якщо в результаті надзвичайної ситуації було знищено архівні документи, складається акт про невиправні пошкодження документів (додаток 15).

7.9.15. Для попередження та ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій в архіві створюються та підтримуються матеріальні й фінансові резерви за рахунок власних коштів архіву.

7.9.16. У разі нестачі матеріальних та фінансових ресурсів для ліквідації наслідків надзвичайної ситуації регіонального або загальнодержавного рівня архів звертається до відповідного органу вищого рівня.

Архівне описування або описування архівних документів - це процес створення і організації вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та отриманих з інших джерел відомостей про документи.

8.1.1. Архівне описання - структурована вторинна документна інформація, що є результатом архівного описування у вигляді описової статті архівного довідника.

8.1.2. Одиницею описування називається група документів або окремий документ, що є об'єктом окремого описування.

8.1.3. Зони й елементи описання

За своєю структурою описова стаття архівного довідника поділяється на зони описання, у межах яких за певною ознакою групуються окремі відомості про одиницю описування, що називаються елементами описання.

Послідовність розміщення зон описання в загальній структурі описової статті визначається типом архівного довідника та видом інформаційно-пошукової системи (традиційної чи автоматизованої), до якої включається описання.

8.1.3.1. Зона ідентифікації містить групу елементів описання, що дозволяють ототожнити одиницю описування, виокремити її з числа інших: рівень описання, пошукові дані, заголовок, крайні дати, кількісні показники, характеристики носіїв інформації.

8.1.3.2. Зона історичної інформації (контексту) містить групу елементів описання, що дозволяють ідентифікувати утворювача одиниці описування, визначити ступінь автентичності і достовірності первинної документної інформації та достовірність її тлумачення: історична (біографічна) довідка про утворювача, історія формування і зберігання документів утворювачем (власником) та джерело і форми надходження їх до архіву.

8.1.3.3. Зона змісту та структури містить групу елементів описання, що дозволяють визначити внутрішню організацію одиниці описування, а також реальну та потенційну цінність її документів: принципи систематизації, зміст, відомості про експертизу цінності, перспективи поповнення складу.

8.1.3.4. Зона умов доступу та користування містить групу елементів описання, що визначають порядок доступу до одиниці описування: правові підстави, що регулюють режим доступу; умови відтворення (копіювання) документів та використання їх інформації; фізичні характеристики та особливості форми запису інформації (у тому числі мова) документів, що впливають на можливість користування; склад довідкового апарату до одиниці описування, порядок користування ним.

8.1.3.5. Зона інформації про споріднені документи містить групу елементів описання, що дозволяють користувачеві визначити джерела спорідненої інформації: місцезнаходження оригіналів (для копій документів), наявність копій страхового фонду і фонду користування, наявність копій документів в інших архівах; наявність у цьому ж або в інших архівах документів, споріднених з одиницею описування походженням або тематично; відомості про оприлюднення документної інформації (публікації, дослідження, експонування тощо).

8.1.3.6. Зону приміток призначено для спеціальної інформації, що не може бути представлена в жодній з інших зон. Склад і зміст елементів описання в ній обумовлюється профілем архіву, а також специфікою видового складу і документної інформації одиниці описування.

8.1.3.7. Зона авторської інформації містить групу елементів описання, що пояснюють та обгрунтовують достовірність вторинної документної інформації та обрану методику описування, а також ідентифікують укладача описання: джерела інформації, нормативні документи та методичні посібники, використані під час описування; прізвище і посада укладача та дата описування.

8.1.4. Основні способи і принципи описування

8.1.4.1. Описання документів подається на різних рівнях, що відповідають рівням їх організації в архіві (див. розділ 3). Позиція одиниці описування в ієрархії описань груп документів архіву називається рівнем описання.

Основними одиницями описування і, відповідно, основними рівнями описання у довідковому апараті архіву є фонд, опис, справа, документ. Залежно від того, яка сукупність документів є одиницею описування, можуть виокремлюватися додаткові рівні: групи фондів, справ (комплекс), документів або окремий документ.

8.1.4.2. Відповідно до рівня описання застосовуються такі способи описування:

- подокументний - для окремого документа;

- поодиничний - для окремої справи;

- груповий - для групи документів, групи однорідних справ, усіх справ одного або декількох описів, всього фонду або групи фондів.

8.1.4.3. Описування документів архівного фонду на етапі науково-технічного опрацювання здійснюється послідовно на кожному його структурному рівні за обраною схемою систематизації. Ці рівні визначаються структурою чи функціями фондоутворювача - юридичної особи, ступенем і характером висвітлення у документах життя і діяльності фондоутворювача - фізичної особи, видовим складом, тематикою або хронологічними межами утворення документів.

Одиницею описування послідовно виступають такі групи документів:

- фонд;

- підфонд (для об'єднаного архівного фонду);

- розділ, підрозділ, комплекс, група, підгрупа, справа, документ - за схемою систематизації опису.

Описання фонду подається як об'єднання сукупного описання документів фонду в цілому та описань усіх груп документів на кожному рівні. Такий метод архівного описування називається багаторівневим описуванням фонду, а ієрархічно об'єднана сума усіх описань - багаторівневим описанням фонду.

8.1.4.4. Окремі описання, вичленовані із складу цілісного багаторівневого описання фонду (описання фонду або опису в цілому, розділу, підрозділу, менших груп, справи, документа), використовуються для подальшого формування довідкового апарату архіву - укладання путівників, каталогів та інших архівних довідників і баз даних.

8.1.4.5. Основними принципами багаторівневого описування є:

- розкриття інформації від загального (фонд) до окремого (частини фонду): на рівні фонду подається інформація про фонд у цілому, на кожному з нижчих рівнів - про ті частини фонду, що описуються;

- відповідність інформації рівню описання: на рівні фонду не подається інформація, що міститься в окремій справі; на рівні опису або розділу опису не описується історія фондоутворювача - юридичної особи, а подається стисла інформація про її підрозділ - безпосередній утворювач документів одиниці описування;

- неповторюваність інформації (ступінь згортання інформації) в ієрархічно пов'язаних описаннях, тобто на найвищому рівні подається загальна інформація, яка є спільною для описань усіх рівнів; на нижчих рівнях не повторюється інформація, яку вже наведено на вищому рівні;

- взаємозв'язок і взаємодоповнення інформації різних рівнів описання; пов'язування кожного описання вищого рівня з описанням нижчого рівня здійснюється через вилучення усіх спільних елементів описання (назва архіву, номер і назва фонду, опису, автор, адресат, кореспондент, номінал, жанр, спосіб утворення тощо) з описань нижчих рівнів і перенесення їх до описань вищих рівнів.

8.1.4.6. Конкретний склад елементів описання на кожному рівні описання визначається принципами диференційованого підходу до описування документів, тобто застосуванням пріоритетів у виявленні, відборі, деталізації та узагальненні вторинної документної інформації відповідно до видового складу та ступеня цінності описуваних документів з урахуванням типу і виду архівного довідника, для якого призначене їх описання.

Спільними елементами описання для всіх рівнів описання є заголовок, пошукові і довідкові відомості, носій інформації, склад і зміст документів (анотація), наявність особливо цінних та унікальних документів, наявність страхового фонду та фонду користування; умови доступу і користування документами та використання їх інформації, укладач описання.

Обов'язковими елементами описання для всіх рівнів описання є елементи зони ідентифікації.

Довідковий апарат архіву - сукупність архівних описань у вигляді взаємопов'язаних архівних довідників, у тому числі електронних, і баз даних (див. п. 11.4), призначених для пошуку документів і архівної інформації.

8.2.1.1. Довідковий апарат архіву формується на єдиних науково-методичних засадах через одноразове створення вторинної документної інформації без повторного звернення до документів.

8.2.1.2. Структура довідкового апарату має забезпечувати багатоаспектний пошук інформації на всіх рівнях організації документів НАФ.

8.2.1.3. У довідковому апараті архіву реалізується наступність обліково-пошукового апарату, створеного у діловодстві фондоутворювачів, довідкового апарату їх архівних підрозділів та довідкового апарату архіву.