Про Основні правила роботи державних архівів України

Колегія, обговоривши доповідь першого заступника Голови Держкомархіву К.Є. Новохатського, підкреслює надзвичайну актуальність розроблення і впровадження у практику архівної справи Основних правил роботи державних архівів України - зведеного нормативно-методичного документа, що регламентує відповідно до сучасних реалій та чинного законодавства більшість основних питань функціональної діяльності провідних ланок загальної системи архівних установ України як цілісного комплексу взаємопов'язаних архівних технологій.

Прийняття Правил є вагомим внеском у розбудову нормативно-правової бази у цій сфері, подальше реформування архівної справи.

Цей документ в українській архівістиці є першим документом такого жанру й такого рівня складності. У ході підготовки Правил авторському колективу, редакційній колегії, відповідальним редакторам із залученням державних архівів у цілому вдалося розв'язати низку складних питань теорії, методики і практики архівної справи.

Разом з тим процес роботи над Правилами засвідчив, що окремі питання підлягають подальшому поглибленому вивченню, частина нових норм - додатковій практичній перевірці.

Водночас колегія констатує, що в організації підготовки Правил мали місце недоліки, недостатньо відповідальне ставлення до цієї роботи окремих членів авторського колективу, що спричинило затягування видання Правил, не дозволило на цьому етапі повністю реалізувати його початкову концепцію.

Враховуючи зазначене, колегія

1. Схвалити Основні правила роботи державних архівів України.

Вважати такими, що втратили чинність для архівних установ України, "Основные правила работы государственных архивов СССР" (М., 1984).

2. Державному центру збереження документів НАФ (Терещук Л.В.) до 10 лютого 2004 р. надрукувати Правила накладом 150 примірників.

3. Відділу інформаційних технологій Держкомархіву (Кокодзей І.П.) подати текст Правил з додатками на веб-сайті Держкомархіву.

4. Відділам Держкомархіву, УНДІАСД:

до 20 лютого 2004 р. подати пропозиції до плану впровадження Правил, а також до списку нормативних актів, методичних посібників та архівознавчої літератури за профільними розділами Правил;

до 1 квітня 2004 р. подати пропозиції щодо перероблення і вдосконалення обліково-звітних форм архівних установ;

організувати впровадження в архівних установах відповідних норм Правил за профілем своєї діяльності.

5. Керівникам державних архівів забезпечити впровадження Правил у практичну роботу своїх архівів та інших архівних установ у зоні свого комплектування в частині, що стосується діяльності цих установ. У разі необхідності внести відповідні зміни до планів на 2004 рік.

6. Організаційно-аналітичному відділу Держкомархіву (Прись Т.П.):

узагальнити до 1 березня 2004 р. пропозиції до плану впровадження Правил і подати його на затвердження керівництву Держкомархіву;

проаналізувати до 15 травня 2004 р. пропозиції щодо вдосконалення обліково-звітних форм архівних установ і підготувати їх на розгляд Методичної комісії Держкомархіву.

7. Вважати доцільним продовжити роботу редакційної колегії Правил з підготовки доопрацьованого і доповненого другого їх видання у такому складі:

Державні архіви є основною ланкою системи архівних установ України. Ці спеціалізовані державні установи організовують формування Національного архівного фонду, забезпечують державний облік його документів, зберігають абсолютну більшість загального його обсягу, забезпечують надання архівної інформації користувачам. Вони разом з Державним комітетом архівів України здійснюють управління архівною справою і діловодством.

Реалізуючи ці завдання, державні архіви забезпечують збереження, примноження й використання важливої складової частини вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів, сприяють формуванню національної самосвідомості Українського народу, вносять свій вклад у розбудову демократичної, соціальної, правової держави.

У процесі виконання своїх функцій і повноважень державні архіви вступають у численні і різноманітні відносини з фізичними і юридичними особами, державою. Ці відносини регулюються законодавством України.

В умовах реформування архівної справи нормативно-правова база діяльності архівних установ і передусім державних архівів зазнала суттєвих змін.

Зведений нормативно-методичний документ, що кодифікував до останнього часу порядок діяльності державних архівів України з основних напрямів їх роботи - "Основные правила работы государственных архивов СССР", видані 1984 року - в абсолютній більшості своїх норм не відповідає сучасним реаліям.

На новій правовій основі з урахуванням досвіду роботи архівних установ України, а також зарубіжної архівної практики Державним комітетом архівів України підготовлено перші Основні правила роботи державних архівів України.

Цей документ не є черговою вдосконаленою редакцією попередніх Правил.

Він відображає кардинально нову за сучасних умов вихідну позицію - триєдину суть і статус державного архіву як сховища документальних культурних цінностей, специфічної інформаційної системи, органу державного управління якісно новою категорією - Національним архівним фондом - і всією сферою архівної справи і діловодства.

Правила базовано на таких фундаментальних для сучасної української архівної справи реаліях: багатоманітність форм власності на архівні документи; єдність усієї національної сукупної архівної спадщини; кваліфікація її як різновиду культурних цінностей і інформаційних ресурсів, як об'єктів права, а її документів також як специфічного виду рухомого майна; деполітизація і деідеологізація архівної справи; визначення архівної справи і діловодства складовими єдиної документно-інформаційної сфери.

Однією з особливостей цих Правил є комплексний системний підхід до розгляду питань діяльності архівів, роз'яснення їх мети, показ взаємозв'язку між різними процесами, роботами і операціями.

Структурно текст Правил складається з одинадцяти розділів. Перші п'ять розділів присвячено загальним питанням організації і формування Національного архівного фонду і організації діяльності державних архівів, у тому числі як органів управління.

Шостий і сьомий розділи охоплюють комплекс рішень, заходів, процесів обліку і зберігання документів Національного архівного фонду.

Останні чотири розділи висвітлюють різні аспекти інформаційної діяльності архіву в широкому розумінні цього поняття.

Хоча Правила зорієнтовано в основному на регламентацію процесів роботи з традиційними управлінськими документами, які переважають у загальних обсягах Національного архівного фонду, у них подано також універсальні спільні для архівів різного профілю норми, зокрема щодо роботи з документами особового походження, аудіовізуальними документами, науково-технічною документацією. Особливості процесів роботи із зазначеними специфічними документами буде розкрито в окремих правилах роботи з такими документами.

У Правилах зроблено спробу узагальнити деякі види робіт в архівах з електронними документами. Відсутність принципових рішень з цих питань і достатнього досвіду роботи з такими документами поки що мінімально обмежили виклад у цій частині.

Очевидно в недалекому майбутньому і наповнення новим змістом регулюючої діяльності державних архівів у питаннях організації діловодства.

На підставі законодавства Правила регулюють і закріплюють прийнятні для всіх державних і комунальних архівосховищ України незалежно від їх відомчого підпорядкування уніфіковані положення і норми, що забезпечують єдність Національного архівного фонду, ефективність його формування, збереження і використання. Тому застосування цих Правил є обов'язковим для усіх цих архівних установ у межах повноважень, закріплених у їх положеннях.

Оскільки процес удосконалення і розвитку правової бази триває, Правила в частині своїх норм є новаторськими стосовно до чинних на сьогодні нормативних актів, у багатьох випадках Правила уточнюють і конкретизують загальні норми таких актів. І навпаки, з деяких питань, які нещодавно регламентовано окремими нормативно-правовими актами, у Правилах подаються лише принципові положення цих актів.

Одним з важливих завдань, яке вирішують Правила, є збереження кращих попередніх здобутків теорії і методики архівістики. Виконання вимог Правил не вимагає перероблення якісно зробленого раніше, зокрема з експертизи цінності, обліку, описування документів.

Правила не передбачають розкриття методики і технології виконання усіх архівних робіт. Це є завданням комплексу методичних посібників, назви більшості яких подано у додатку до цих Правил, а частину ще має бути підготовлено. У Правилах викладаються переважно основні вимоги нормативного характеру і лише в деяких випадках, враховуючи відсутність окремих посібників, робиться відступ у бік деталізації.

Архівні терміни, визначення яких не розкрито в тексті Правил, застосовуються у значеннях, передбачених архівним законодавством, стандартами, сучасними архівними термінологічними словниками. При цьому з метою скорочення обсягів тексту у всіх випадках, де не виникає необхідності розрізнення цих понять, вживається:

архів - державний архів, у тому числі галузевий державний архів, архівний відділ державної районної адміністрації, архівний відділ міської ради;

архівний фонд - архівний фонд, архівна колекція, архівне зібрання;

власник - власник, законний представник власника, уповноважена власником особа, у тому числі архівна установа;

державна архівна установа - державний архів, у тому числі галузевий державний архів, архівний відділ державної районної адміністрації; архівний підрозділ державної наукової установи, музею, бібліотеки;

державна архівна установа вищого рівня - для державних архівів, архівних підрозділів загальнодержавних наукових установ, музеїв, бібліотек - Державний комітет архівів України; для місцевих архівних установ низової ланки, архівних підрозділів місцевих державних і комунальних музеїв, бібліотек - відповідний державний архів;

керівник архіву - директор, заступник директора архіву, начальник архівного відділу;

юридична особа - державний орган, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від форми власності, суб'єкт господарювання без створення юридичної особи.

Разом з тим слід мати на увазі, що частина архівних установ, на які поширюються ці Правила, не мають певних повноважень державних архівів або виконують їх в обмеженому обсязі (зокрема щодо управління архівною справою і діловодством, формування Національного архівного фонду, державної реєстрації його документів, постійного зберігання його документів).

У Правилах щодо конкретних видів робіт і операцій проведено розмежування поняття справи (для аудіовізуальних і електронних документів - одиниці обліку) як класифікаційних одиниць визначення інформаційної цілісної сукупності документів, що водночас виступають як одиниці описування і обліку, та поняття одиниці зберігання як класифікаційної одиниці визначення фізичної сукупності документів як матеріальних об'єктів (переважно з однорідними носіями інформації), що зберігаються в окремому упакуванні (зброшурованими і оправленими в цупку обкладинку, в папці з клапанами, конверті, коробці, тубусі, на дискеті та ін.) і фігурують у процесах і технологіях зберігання, переміщення тощо. У першому випадку вживається термін справа (під яким розуміється і одиниця обліку аудіовізуальних та електронних документів), у другому - одиниця зберігання. Для загального позначення одиниць виміру кількісних показників документів з метою їх обліку в усіх випадках (незалежно від їх виду і виду носія інформації) вживається термін облікова одиниця.

1.1.1. Національний архівний фонд України - складова частина вітчизняної історика - культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства

Національний архівний фонд України відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" - це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя Українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації та складовою частиною вітчизняної і світової історико-культурної спадщини.

До Національного архівного фонду України належать архівні документи (оригінали або копії, що їх заміняють) незалежно від їх виду, видів носіїв інформації, місця і часу створення і місця зберігання, режиму доступу, форми власності на них, що перебувають на території України або за її межами і відповідно до міжнародних договорів, ратифікованих Верховною Радою України, підлягають поверненню в Україну.

Формування Національного архівного фонду України здійснюється на підставі експертизи їх цінності в порядку, визначеному в розділі 4 цих Правил.

Національний архівний фонд України є самостійною інформаційною системою, складовою національних інформаційних ресурсів, одним із джерел забезпечення інформаційних потреб фізичних і юридичних осіб, суспільства, держави.

1.1.2. Правовий статус документів Національного архівного фонду України

1.1.2.1. Національний архівний фонд України перебуває під охороною держави. Документи Національного архівного фонду є культурними цінностями, що не підлягають знищенню або безповоротному вивезенню за межі України і повинні постійно зберігатися на її території.

1.1.2.2. Документи Національного архівного фонду України можуть перебувати як у державній, так і у недержавній (колективній або приватній) власності. Право власності на документи Національного архівного фонду охороняється законом.

1.1.2.3. Державі належать архівні документи, що нагромадилися за час діяльності:

- органів державної влади та управління, державних та націоналізованих підприємств, установ і організацій, що діяли на території України, а також органів і формувань, що претендували у різні часи на державну владу;

- органів державної влади, банків, віднесених до державної власності, державних підприємств, установ і організацій, що діють на території України;

- державних підприємств, установ і організацій України, що діють за її межами;

- підприємств, установ і організацій змішаних форм власності, якщо в їх статутному капіталі переважає частка державної власності;

- установ релігійних конфесій до часу відокремлення церкви від держави;

- органів, підприємств, установ і організацій колишніх компартії України і ЛКСМУ, інших політичних організацій, що ліквідовані або саморозпустилися;

- інших громадських організацій та об'єднань громадян до часу їх реєстрації відповідно до законодавства України про об'єднання громадян;

- ліквідованих недержавних підприємств, установ і організацій у разі відсутності правонаступників;

- юридичних і фізичних осіб та надійшли на законних підставах у власність держави, у тому числі з-за кордону.

Територіальним громадам належать архівні документи, що нагромадилися за час діяльності органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій, а також інші архівні документи недержавної форми власності, одержані (придбані) на законних підставах у власність громади.

1.1.2.4. Документи Національного архівного фонду, що належать державі, підлягають постійному зберіганню в центральних і галузевих державних архівах, державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя, архівних підрозділах державних наукових установ (Національної та галузевих академій наук), музеїв і бібліотек.

Документи Національного архівного фонду, що належать територіальним громадам міст, підлягають зберіганню в архівних відділах міських рад. Інші територіальні громади належні їм документи Національного архівного фонду за угодами передають на постійне зберігання до державних архівів, у зоні комплектування яких вони перебувають.

Документи Національного архівного фонду, що належать державі і нагромадилися за час діяльності підприємств, установ і організацій, які перебувають у зоні комплектування архівних відділів міських рад, за угодами між зазначеними міськими радами і відповідними державними архівами можуть тимчасово зберігатися в архівних відділах міських рад.

Документи Національного архівного фонду, що належать територіальним громадам, за угодами між відповідними органами місцевого самоврядування і державними архівами передаються на постійне зберігання до державних архівів.

Документи Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств, установ і організацій, тимчасово зберігаються в їх архівних підрозділах. Після закінчення визначених Держкомархівом України строків зберігання цих документів у зазначених архівних підрозділах органи, підприємства, установи і організації передають їх в упорядкованому стані, з належним довідковим апаратом і страховими копіями особливо цінних та унікальних документів на зберігання відповідно до державних архівів чи архівних відділів міських рад, у зоні комплектування яких вони перебувають.

1.1.2.5. Документи Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, не можуть бути об'єктом приватизації, купівлі-продажу або інших угод, пов'язаних з передаванням права власності, і надаються лише в тимчасове користування. Право власності на зазначені документи може бути передано лише згідно з міжнародними договорами, згоду на обов'язковість яких надано Верховною Радою України, і законами України.

У разі ліквідації або реорганізації органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій або зміни форми власності державних і комунальних підприємств, установ і організацій архівні документи, що нагромадилися за час їх діяльності, після проведення їх науково-технічного опрацювання передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) в упорядкованому стані правонаступникам зі збереженням власності держави, територіальної громади на зазначені документи. У випадках відсутності правонаступників або закінчення строків тимчасового зберігання документи Національного архівного фонду передаються до відповідних державних архівів чи архівних відділів міських рад.

1.1.2.6. Національний архівний фонд формується також із документів, що перебувають у власності:

- об'єднань громадян (професійних спілок, політичних партій і рухів, благодійних, екологічних, культурно-просвітницьких та інших об'єднань, спілок, фондів тощо) з часу їх реєстрації відповідно до законодавства України про об'єднання громадян;

- релігійних об'єднань і організацій з часу відокремлення церкви від держави;

- недержавних підприємств, установ і організацій (акціонерних товариств, корпорацій тощо) промисловості, сільського господарства, торгівлі, інших галузей економіки, науки, культури, соціальної сфери, засобів масової інформації;

- фізичних осіб.

Власники документів сприяють державним архівним установам у вирішенні питань проведення експертизи цінності цих документів та державної реєстрації у разі внесення їх до Національного архівного фонду.

1.1.2.7. Власники документів Національного архівного фонду забезпечують їх збереженість, подають до відповідних державних архівів відомості для здійснення державного обліку цих документів, забезпечують виявлення унікальних документів та подання їх анотованих переліків до зазначених державних архівів у порядку, передбаченому в розділі 4 цих Правил, а також надають державним архівам можливість створювати і зберігати страхові копії зазначених унікальних документів у порядку, передбаченому в розділі 7 цих Правил.

Передавання права власності на документи Національного архівного фонду, що не належать державі, територіальним громадам, а також зміна місцезнаходження, умов їх зберігання та користування ними здійснюються лише після попереднього письмового повідомлення державної архівної установи, яка здійснила державну реєстрацію цих документів.

1.1.2.8. Документи Національного архівного фонду, що перебувають у недержавній власності, можуть передаватися до державних архівних установ на постійне зберігання з передаванням права власності або на депоноване зберігання (див. п. 4.3.10). Підставою для таких передавань є відповідні угоди між власниками документів чи уповноваженими ними особами і державними архівними установами або свідоцтва про право архівних установ на успадкування документів за заповітом.

У разі ліквідації недержавних підприємств, установ, організацій або смерті власника за відсутності законних правонаступників чи спадкоємців документи Національного архівного фонду, а також документи, що не мають власника або власник яких невідомий, надходять у власність держави, територіальної громади в установленому порядку.

1.1.3. Забезпечення національних інтересів у сфері архівної справи

1.1.3.1. Національні інтереси в архівній справі визначаються збалансованими інтересами особи, суспільства, держави і спрямовані на забезпечення повноти і цілісності Національного архівного фонду, його документальних комплексів та архівної інформації.

Інтереси особи у сфері архівної справи - це її право на законне володіння, розпорядження і користування архівними документами, на одержання і використання архівної інформації, що належить державі, територіальним громадам, на захист конфіденційної інформації про особу, що міститься в архівних документах.

Інтереси суспільства щодо архівної справи полягають у забезпеченні верховного права власності суспільства на Національний архівний фонд, створенні та підтриманні умов використання архівної інформації для самопізнання і самовдосконалення суспільства.

Серед власних інтересів держави у цій сфері є збереження архівних документів передусім державного походження як одного з найважливіших елементів державності, використання архівної інформації для забезпечення ефективного функціонування державних структур, чітке регулювання використання архівної інформації, що містить державну таємницю.

1.1.3.2. Забезпечення національних інтересів, пов'язаних з формуванням, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, полягає в забезпеченні розвитку архівної справи і захисту її від чинників, що створюють можливості несанкціонованого розповсюдження, крадіжки, втрати, псування, знищення, приховування, перекручення, підроблення, блокування архівних документів і архівної інформації, виснаження архівно-інформаційних ресурсів, зачіпання інтересів вітчизняних користувачів та інших загроз і небезпек.

1.1.3.3. Для забезпечення безпеки архівної справи має здійснюватися:

- прогнозування, виявлення й оцінка внутрішніх та зовнішніх загроз і небезпек;

- створення нормативної бази, розроблення і здійснення комплексу заходів щодо випередження, нейтралізації чи ліквідації зазначених загроз і небезпек;

- координація дій органів державної влади, архівних та інших установ щодо захисту прав та законних інтересів фізичних і юридичних осіб, суспільства, держави у цій галузі.

1.2.1. Державний архів(1) як у станова, що забезпечу є формування Національного архівного фонду(2), облік і зберігання його документів та використання їх інформації

(2) Далі - як правило, НАФ.

1.2.1.1. Архів є установою, що створена і фінансується державою та призначена для формування НАФ, обліку і зберігання його документів, забезпечення використання їх інформації.

1.2.1.2. Відповідно до призначення і мети діяльності архів за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснює певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною НАФ, що належить державі і зберігається у зазначеному архіві згідно з його профілем і рангом (див. п. 1.2.1.5, 1.2.3.6). Архів може зберігати також документи НАФ, що не належать державі, і за дорученням їх власників здійснювати певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

1.2.1.3. Архів зберігає документи НАФ постійно. Частина місцевих архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня, з наступним передаванням зазначених документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання. У разі зміни форми власності на документи такі передавання оформлюються угодами.

1.2.1.4. Архів зберігає документи НАФ в особливому режимі, що забезпечує їх збереженість і збереженість інформації, що міститься в них, цілісність упорядкованих документальних комплексів (архівних фондів, архівних колекцій, архівних зібрань тощо), доступність їх для користувачів. Для цього архів веде комплектування, здійснює заходи щодо забезпечення збереженості документів, створює і вдосконалює довідковий апарат, забезпечує умови для користування документами, задовольняє інформаційні запити органів державної влади, інших юридичних осіб, забезпечує реалізацію конституційних прав фізичних осіб щодо одержання архівної інформації, з власної ініціативи здійснює використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах, а також регулює доступ до документів, що спеціально охороняються законодавством.

1.2.1.5. За своїм профілем - основним видовим складом документів, що підлягають зберіганню в них, - архіви поділяються на загальні та спеціалізовані, такі, що комплектуються, та історичні.

Загальні архіви зберігають документи незалежно від часу їх створення, галузевої належності, виду носіїв інформації, способу і техніки закріплення інформації.

Спеціалізовані архіви зберігають документи, що обмежуються тематикою, належністю до певних галузей чи сфер діяльності, видами носіїв інформації, способом і технікою закріплення інформації. До спеціалізованих архівів належать Центральний державний архів громадських об'єднань України, Центральний державний кінофотофоноархів України ім. Г.С. Пшеничного, Центральний державний науково-технічний архів України, Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України, галузеві державні архіви.

Залежно від того, чи здійснюють архіви систематичне поповнення своїх архівних фондів документами, що утворилися в їхніх джерелах комплектування, чи зберігають закриті архівні фонди установ попередніх історичних епох, архіви поділяються на такі, що комплектуються, та історичні.

Профіль архіву визначається за погодженням з державною архівною установою вищого рівня органом, що його утворює, і закріплюється у положенні про архів (див. п. 2.1.3).

1.2.1.6. Окремі архіви через унікальність документальних комплексів загальнонаціонального значення, що в них зберігаються, в установленому порядку віднесено до соціально-культурних установ, що мають особливу суспільну значущість.

1.2.2. Державний архів як інформаційна система у структурі інформаційних ресурсів

Архів є інформаційною системою - організаційно упорядкованою сукупністю архівних документів, довідкового апарату, включаючи бази і банки даних, та інформаційних технологій. Документи, що зберігаються в архіві, належать до архівних інформаційних ресурсів, які є складовою частиною національних інформаційних ресурсів України.

Архів як інформаційна служба і суб'єкт інформаційних відносин бере участь у реалізації державної політики у сфері інформаційних відносин, здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної інформації. Документи, що зберігаються в архіві, є об'єктом інформаційних відносин, права власності, авторського та суміжних прав.

1.2.3. Архівні установи системи Держкомархіву України. Ранги архівів

1.2.3.1. Держкомархів України є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та водночас архівною установою системи архівних установ України.

Держкомархів України в межах повноважень у сфері архівної справи і діловодства, визначених законом, бере участь у формуванні та забезпеченні реалізації державної політики, здійснює нормативно-правове регулювання відносин, визначає перспективи та пріоритетні напрями розвитку, здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання та міжнародне співробітництво. Він також контролює діяльність архівних установ і служб діловодства, організовує нормативно-правове, науково-методичне, інформаційне забезпечення їх діяльності, формування вимог до комп'ютеризації діловодства і архівної справи та до створення, реєстрації, обліку, зберігання електронних організаційно-розпорядчих документів. Держкомархів України розпоряджається НАФ, організовує його формування, державну реєстрацію, державний облік та зберігання його документів, використання інформації, що в них міститься.

1.2.3.2. До системи архівних установ Держкомархіву України входять центральні державні архіви України, інші центральні державні архівні установи і місцеві державні архівні установи.

Центральні державні архіви України є установами безпосереднього підпорядкування Держкомархіву України, що створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для постійного зберігання документів Національного архівного фонду загальнонаціонального значення відповідно до свого профілю, виконання завдань та функцій держави з управління архівною справою і діловодством у межах своїх зон комплектування.

Для здійснення науково-дослідної, інформаційної, виробничої, обслуговуючої, іншої допоміжної діяльності у сфері архівної справи і діловодства у системі Держкомархіву України функціонують спеціалізовані архівні установи, підприємства, організації.

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя є місцевими державними архівними установами, що підзвітні і підконтрольні відповідному органу виконавчої влади і Держкомархіву України. Вони здійснюють управління архівною справою і діловодством у відповідній зоні комплектування та постійне зберігання документів НАФ, що мають місцеве значення.

Центральні державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя є науково-методичними центрами у сфері архівної справи і діловодства (див. п. 10.3.1).

Архівні відділи районних державних адміністрацій підзвітні і підконтрольні головам районних державних адміністрацій, Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державному архіву області, міста Києва і Севастополя відповідно, а також Держкомархіву України. Ці місцеві державні архівні установи складають низову ланку установ системи Держкомархіву України і здійснюють управління архівною справою і діловодством у своїй зоні комплектування та тимчасове або постійне зберігання документів НАФ, що мають районне значення.

1.2.3.3. Архівні відділи міських рад міст республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного значення, що утворюються відповідними міськими радами, виконують делеговані повноваження місцевих державних архівних установ щодо зберігання документів НАФ та управління архівною справою і діловодством у своїй зоні комплектування.

З питань здійснення цих повноважень архівні відділи міських рад підконтрольні відповідно Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, а також Держкомархіву України.

1.2.3.4. Зоною комплектування архіву є сукупність юридичних і фізичних осіб, розташованих на території певної адміністративно-територіальної одиниці, на яких поширюються повноваження архіву відповідно до його профілю і рангу.

1.2.3.5. До місцевих архівних установ належать також трудові архіви - архівні установи, що у порядку, передбаченому законодавством, створюються місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до НАФ і утворилися в діяльності суб'єктів господарювання, розташованих на певній території.

Місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад контролюють діяльність трудових архівів щодо зберігання, упорядкування і обліку архівних документів, використання їх інформації, надають консультативно-методичну допомогу у цих питаннях.

1.2.3.6. Ранг архіву - належність архіву до певного рівня системи архівних установ: загальнодержавного, республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного, міського, районного - визначається рівнем органу, який утворив цей архів, і складом документів, що у ньому зберігаються та підлягають зберіганню.

1.2.4. Державні архівні установи, що не входять до системи Держкомархіву України

Державне зберігання документів НАФ та інформаційну діяльність в сфері архівної справи і діловодства здійснюють також державні архівні установи, що не входять до системи Держкомархіву України: галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

Галузеві державні архіви створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для централізованого в межах галузі або системи установ зберігання геологічних, гідрометеорологічних, картографічних та інших специфічних видів архівних документів, які потребують особливих умов їх зберігання і використання відомостей, що містяться в них.

Архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек (відділи рукописів та інші структурні підрозділи) створюються в порядку, встановленому законодавством, для постійного зберігання документів НАФ, що нагромадилися у сховищах цих установ, та інших профільних документів.

1.2.5. Правова база діяльності державних архівів

Правовою базою діяльності архівів є законодавство про Національний архівний фонд та архівні установи, інші акти законодавства України та міжнародні правові акти, згоду на обов'язковість яких надано Верховною Радою України.

Законодавство про Національний архівний фонд та архівні установи складається із Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", інших актів законодавства України, прийнятих відповідно до нього.

1.2.5.1. Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" визначає поняття НАФ як однієї із загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об'єкт права, закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням НАФ, та інші основні питання архівної справи.

Архіви у своїй діяльності керуються також Основами законодавства України про культуру, законами про інформацію, про державну таємницю, про авторське право та суміжні права, про обов'язковий примірник документів, іншими законами, а також указами Президента України, що регулюють відповідні питання функціонування архівів.

1.2.5.2. Діяльність державних архівів та інших місцевих архівних установ регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в межах їх компетенції та згідно із законодавством.

Нормативно-правові акти органів виконавчої влади і місцевого самоврядування визначають правовий статус відповідних архівів та їх працівників, регулюють порядок діяльності зазначених архівів як суб'єктів права, їх взаємовідносини з іншими юридичними і фізичними особами, питання реалізації загальних нормативних та методичних принципів організації архівної справи стосовно конкретних умов діяльності відповідних архівів.

Нормативно-правові акти Держкомархіву України, державних архівних установ - органів виконавчої влади, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації.

2.1.1. Під управлінням архівом мається на увазі організація виконання працівниками завдань і функцій та реалізації повноважень архіву Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади (місцевого самоврядування) вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву організаційно-розпорядчими, економічними, соціальними і виховними методами.

2.1.2. Управління архівом здійснюється на основі Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших центральних та відповідних місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування.

Відповідно до цих нормативно-правових актів розробляються основні нормативні документи з організації роботи архіву: положення про архів і його структурні підрозділи, структура та штатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові інструкції працівників.

2.1.3. Положення про архів визначає його статус як юридичної особи, порядок створення і підпорядкування, правову базу діяльності, профіль, завдання, функції, права і порядок управління.

Положення про архів затверджується органом виконавчої влади (органом місцевого самоврядування) вищого рівня. Положення про місцеві державні архівні установи затверджуються на підставі типових положень, затверджених Кабінетом Міністрів України.

2.1.4. Структура архіву - документ, що визначає склад структурних підрозділів, розробляється з урахуванням завдань і функцій архіву та умов і особливостей його роботи.

Структура архіву затверджується директором архіву за погодженням з органом вищого рівня.

В архівах, що не мають структури, можуть створюватися групи працівників за напрямками діяльності, які очолюють відповідні спеціалісти.

2.1.5. Положення про структурні підрозділи архіву визначають завдання, функції, повноваження й організацію діяльності підрозділів. Ці положення розробляються на основі положення про архів, його структури та з урахуванням примірних положень про структурні підрозділи архівів, затверджених Держкомархівом України.

Положення про структурні підрозділи затверджуються директором архіву.

2.1.6. Штатний розпис архіву - документ, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їхньої заробітної плати відповідно до умов оплати праці.

Штатний розпис складається згідно із структурою архіву в межах встановленої йому граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і затверджується керівником органу вищого рівня.

2.1.7. Кошторис надходжень і витрат архіву - документ, що визначає загальний обсяг, цільове надходження, використання і поквартальний розподіл коштів архіву. Кошторис складається на календарний рік та затверджується керівником органу вищого рівня.

2.1.8. Посадові інструкції складаються на всіх працівників архіву і визначають їхні обов'язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції складаються на підставі кваліфікаційних довідників посад працівників і положень про структурні підрозділи та затверджуються директором архіву.

2.1.9. Директор (керівник) архіву здійснює керівництво діяльністю архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів та інших працівників архіву.

2.1.10. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції архіву, в ньому на правах дорадчого органу створюється колегія. Склад колегії, положення про неї (регламент) затверджуються відповідним органом вищого рівня.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора.

2.1.11. В архіві на правах науково-дорадчих органів створюються із залученням представників інших установ та наукової громадськості:

- науково-методична рада - для розгляду питань науково-методичної та видавничої роботи (див. п. 10.4);

- експертно-перевірна (експертна) комісія - для розгляду питань, пов'язаних з визначенням цінності документів, віднесення їх до НАФ, визначення складу документів архіву, грошової оцінки документів НАФ;

- комісія по розсекречуванню документів - для зняття обмежень доступу до документів архіву.

У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші постійно діючі чи тимчасові ради та комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються директором архіву.

2.2.1. Планування роботи архіву - це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до призначення і мети діяльності архіву.

2.2.2. В архіві складаються такі планові документи на рік:

- план розвитку архівної справи;

- план науково-дослідної та методичної роботи;

- план науково-видавничої роботи;

- план впровадження наукових і методичних розробок;

- план-звіт роботи архіву;

- план-звіт роботи структурного підрозділу;

- план-звіт роботи працівника.

Плани складаються за формами, затвердженими Держкомархівом України, і супроводжуються пояснювальними записками.

Залежно від напрямів діяльності, штатної чисельності та наявності структурних підрозділів окремі види планових документів можуть не складатися. Разом з тим архів може розробляти окремі плани розвитку певних напрямів діяльності.

2.2.3. Планування здійснюється архівом самостійно на основі аналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвитку архівної справи і діловодства та програм за окремими напрямами діяльності, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, з врахуванням рекомендацій і доручень органів вищого рівня.

Планування в архіві починається з розроблення планової частини планів-звітів роботи структурних підрозділів.

2.2.4. План розвитку архівної справи, план науково-дослідної та методичної роботи, план науково-видавничої роботи, план впровадження наукових і методичних розробок включають показники, виконання яких контролюється Держкомархівом України. Ці плани затверджуються директором архіву і надсилаються Держкомархіву України в установлені ним терміни.

2.2.5. План розвитку архівної справи складається на основі плану-звіту роботи архіву. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім показників архіву у відповідних графах до плану включають зведені показники архівних відділів районних державних адміністрацій і міських рад, а також зведені показники в цілому по республіці (області, місту).

2.2.6. План-звіт роботи архіву є основним внутрішнім плановим документом, що визначає виконувані види робіт, їх обсяги і виконавців, вирішує питання координації діяльності структурних підрозділів, фіксує розрахунок бюджету робочого часу, потрібного для виконання запланованих обсягів робіт, і передбачає організаційні заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.

План-звіт роботи архіву складається з табличної частини за формою, затвердженою Держкомархівом України, і текстової частини, в якій за встановленими напрямами розвитку архівної справи коротко обгрунтовуються і конкретизуються види й обсяги робіт, визначаються їх кінцеві результати, основні організаційно-методичні заходи, їхні терміни та виконавці. Текстова частина не повинна дублювати табличну (розрахункову).

У табличній частині на основі планової штатної чисельності працівників архіву і діючих норм часу (виробітку) проводиться розрахунок бюджету робочого часу; передбачається резерв часу на виконання позапланових робіт.

Проект плану-звіту архіву розробляється працівником, який відповідає за планування та звітність, на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів і після обговорення на засіданні колегії затверджується директором архіву.

2.2.7. План-звіт роботи структурного підрозділу архіву розробляється керівником структурного підрозділу, включає профільні підрозділу основні показники плану-звіту роботи архіву, а також обсяги і види робіт, що контролюються лише керівником підрозділу. Після затвердження плану-звіту роботи архіву, складеного на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів, останні, в разі необхідності, доопрацьовуються і подаються на затвердження директору архіву.

2.2.8. План-звіт роботи працівника складається на основі плану-звіту роботи структурного підрозділу і затверджується керівником підрозділу.

2.3.1. Облік праці працівників архіву здійснюється з метою контролю за виконанням запланованих робіт і використанням робочого часу у формах, встановлених директором архіву. В архіві також ведеться табель обліку робочого часу, що є основою для контролю за станом трудової дисципліни і нарахування заробітної плати.

2.3.2. Контроль за виконанням планів та якістю роботи є складовою частиною управління архівом і здійснюється керівництвом архіву та його структурних підрозділів, а також органами вищого рівня. Результати контролю розглядаються на засіданнях колегії і доводяться до відома колективу працівників архіву.

2.3.3. Звітність є формою контролю за виконанням планів роботи. В архіві складаються звіти про виконання планів, зазначених у пункті 2.2.2 цих Правил, а також паспорт архівної установи (додаток 1), звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях (додаток 2). Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, складають звіт про мережу місцевих архівних установ (додаток 3).

Звіти складаються за формами, затвердженими Держкомархівом України.

2.3.4. Звіти про виконання планів, зазначені у пункті 2.2.4 цих Правил, а також паспорт архівної установи, звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, а також звіт про мережу місцевих архівних установ подаються у визначені Держкомархівом України терміни органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства вищого рівня.

2.3.5. Звітні частини планів-звітів роботи архіву, структурного підрозділу і працівника заповнюються щоквартально, починаючи від індивідуального плану-звіту до плану-звіту архіву в цілому. Під час заповнення цих звітів архів може ввести графи для розрахунку % виконання плану % продуктивності праці тощо.

На підставі звітних даних хід виконання планів щоквартально розглядається в структурних підрозділах, на засіданнях колегії.

2.4.1. Ефективність праці в архіві забезпечується якісними підбором, розстановкою та використанням кадрів, систематичним підвищенням їх кваліфікації, нормуванням праці, створенням сприятливих умов для роботи працівників, раціональним використанням матеріально-технічних ресурсів.

2.4.2. Підбір кадрів, їх розстановка і використання здійснюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційних довідників посад. На основі структури і штатного розпису складається штатна розстановка, тобто розподіл працівників по структурних підрозділах і ділянках роботи, що затверджується директором архіву.

Підбір і розстановка кадрів здійснюються керівництвом архіву за участю керівників структурних підрозділів. При цьому враховується відповідність працівників кваліфікаційним вимогам, беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Підбір і прийняття працівників на посади державних службовців здійснюється відповідно до вимог законодавства про державну службу.

Під час прийняття працівників на роботу в архів його керівництво ознайомлює їх з посадовими обов'язками, правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці та її оплати, а також з цими Правилами.

Для визначення відповідності працівників займаній посаді періодично проводиться їх атестація. Склад атестаційної комісії і положення про неї затверджуються директором архіву.

2.4.3. З метою підвищення рівня знань і удосконалення професійних навичок систематично проводяться заходи з підвищення кваліфікації працівників архіву і післядипломної освіти його спеціалістів. Зазначені заходи (організація стажування, семінарів, лекцій, курсів, гуртків тощо) та участь у них працівників передбачаються в планах-звітах архіву, структурного підрозділу та працівника.

2.4.4. Розподіл праці в архіві, тобто розмежування діяльності працівників за характером функцій, що ними виконуються, здійснюється з метою прискорення та підвищення якості розв'язання завдань за рахунок одночасного виконання різних робіт та спеціалізації працівників.

Кооперація праці - об'єднання працівників для узгодженої спільної участі у виконанні єдиного завдання, встановлення взаємозв'язків між окремими працівниками у єдиному процесі праці.

Розподіл і кооперація праці в архіві закріплюються його структурою, штатним розписом та штатною розстановкою, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників, методичними посібниками з виконання певних робіт.

Формою кооперації праці в архіві є створення тимчасових трудових (творчих) колективів на час виконання певної роботи (розроблення науково-дослідної теми, підготовка збірника, виставки документів, довідника, виконання завдання органу вищого рівня тощо). До складу тимчасового трудового колективу можуть включатися працівники різних структурних підрозділів архіву і, в разі необхідності, фахівці інших установ.

Склад тимчасового трудового колективу, умови його діяльності, у тому числі фінансування, строки і порядок виконання роботи, затверджуються наказом директора архіву.