Про Основні правила роботи державних архівів України

- що об'єднані за ознакою походження, призначення і/або змісту - для електронних документів.

Фотодокументи з паперовими носіями групуються у справи на загальних засадах.

Справа/одиниця обліку науково-технічних документів є окремим документом (аркушем креслення, текстовим чи табличним документом, мікроформою, файлом, що має самостійне значення) або сукупністю документів з однорідними носіями інформації, що стосуються певного питання.

3.5.1.3. Одиницею зберігання є один або декілька фізично відокремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаються разом, в окремому первинному пакованні (зброшурованому томі, папці, конверті, футлярі тощо).

Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа.

Одиницею зберігання документів зі спеціальними носіями є один фізично відокремлений носій інформації:

- рулон кіноплівки чи магнітної стрічки - для кінодокументів;

- рулон магнітної стрічки, касета, диск - для відеодокументів;

- рулон магнітної чи паперової стрічки, грамофонний оригінал, грамплатівка, валик, диск - для фонодокументів;

- негатив, контратип (на правах оригіналу), слайд, позитив, рулон діафільму - для фотодокументів(1);

- магнітна стрічка, диск, дискета - для електронних документів.

Одиниця зберігання документів з спеціальними носіями може містити одну частину однієї або декілька одиниць обліку. Відповідно, одиниця обліку таких документів може бути цілою одиницею зберігання або її частиною чи складатися з декількох одиниць зберігання.

3.5.2. Групування документів архівного фонду відповідно до схеми його систематизації

3.5.2.1. Формування і систематизація справ для документів офіційного походження здійснюється, як правило, у службах діловодства та архівних підрозділах юридичних осіб, для документів особового походження - в архівах.

3.5.2.2. Справи в межах архівного фонду групуються у вищі структурні групи за схемою систематизації фонду, що закріплюється описом/описами справ фонду.

Укладання схеми систематизації передбачає:

- вивчення історії (біографії) фондоутворювача, його структури, функцій, підпорядкованості, організації документів у діловодстві, історії формування фонду;

- укладання проекту схеми систематизації та його доопрацювання після завершення систематизації справ фонду.

3.5.2.3. Схема систематизації архівного фонду юридичної особи може відображати структуру фондоутворювача, його функції, склад фонду за видами і різновидами документів або їх основними темами.

Групування справ здійснюється переважно за такими ознаками:

- хронологічна (за періодами або датами створення документів);

- структурна (відповідно до структури фондоутворювача);

- функціональна, галузева, тематична, предметно-питальна (з врахуванням функцій або галузей діяльності, тем чи питань, відображених у документах);

- номінальна (за видами і різновидами документів);

- авторська (за назвами або прізвищами авторів);

- географічна (за географічними назвами, з якими пов'язано зміст документів);

- кореспондентська (за назвами або прізвищами одержувачів документів).

Систематизація справ здійснюється послідовно за однією, двома або поєднанням ознак, застосування яких буде визнано доцільним для всіх або окремих груп фонду. Ознаки групування справ обираються з врахуванням значення тієї чи іншої ознаки для повноти відображення діловодного та смислового зв'язку між справами.

Одиниці обліку групуються, як правило, окремими описами за видами носіїв інформації, всередині описів - за однією або декількома зазначеними ознаками із врахуванням особливостей носіїв інформації.

3.5.2.4. Поєднання структурної і хронологічної ознак дає найпоширеніші варіанти схеми систематизації: хронологічно-структурну і структурно-хронологічну.

Хронологічно-структурна схема систематизації (за хронологією створення справ, в межах кожної хронологічної групи - за структурними підрозділами), як правило, застосовується під час складання описів справ діючих юридичних осіб зі спрощеною структурою, а також ліквідованих осіб із часто змінюваною структурою.

Структурно-хронологічна схема систематизації (за структурними підрозділами, а в межах кожного з них - за хронологією створення справ) найчастіше застосовується у процесі складання описів справ ліквідованих юридичних осіб із стабільною і нескладною структурою.

Поєднання хронологічної і функціональної ознак дає хронологічно-функціональний і функціонально-хронологічний варіанти схеми систематизації.

Хронологічно-функціональна схема систематизації застосовується для юридичних осіб із часто змінюваною структурою. У разі застосування цієї схеми справи систематизуються за роками започаткування і далі за функціями діяльності з врахуванням їх значимості (організаційно-розпорядча, планування, фінансування тощо).

Функціонально-хронологічна схема систематизації передбачає первинне групування справ за функціями (напрямками, видами діяльності), а далі - за хронологією.

Для групування справ у незначних за обсягом фондах застосовуються хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації.

Хронологічно-номінальна або номінально-хронологічна схеми систематизації справ застосовуються здебільшого до документів невеликих безструктурних юридичних осіб.

3.5.2.5. Під час систематизації справ за схемою слід дотримуватися таких вимог:

- справи належать до того року, в якому започатковані у діловодстві або надійшли від іншої юридичної особи (структурного підрозділу) для продовження;

- справи, які започатковано в діловодстві одного структурного підрозділу і передано для завершення іншому структурному підрозділу, належать до останнього підрозділу;

- справи з планами незалежно від дати їх складання належать до року, на який їх укладено, довгострокові плани належать до першого року їх дії; звіти належать до того року, за який їх укладено, або до останнього звітного року;

- в межах року або хронологічного періоду справи систематизуються за структурою, значимістю функцій фондоутворювача.

Справи в межах нижніх щаблів систематизації розміщуються за ступенем їх значимості та хронологією створення документів. Якщо декілька справ мають одну початкову дату, спершу розміщують ті, які мають найраніші кінцеві дати.

Належність справи певній юридичній особі чи структурному підрозділу встановлюється за елементами діловодного або архівного оформлення, а також за змістом документів.

3.5.2.6. Як правило, організуються за окремими описами документи з особового складу, а також однотипна спеціальна документація: звіти з наукових тем у науково-дослідних установах, історії хвороб у медичних закладах, акти перевірянь у контрольних органах, рукописи у видавництвах тощо.

3.5.2.7. Структура об'єднаного архівного фонду, що складається з підфондів однотипних юридичних осіб, визначається внесенням кожного з них до такого фонду окремим описом і далі - значимістю утворювачів підфонду або із застосуванням географічної, номінальної та інших ознак.

Схеми систематизації справ підфондів, що ввійшли до об'єднаного архівного фонду, укладаються на засадах, визначених для окремих архівних фондів.

3.5.2.8. Документи фондів особового походження систематизуються за схемами, що відображають основні напрямки творчої, державної, політичної, службової, громадської та іншої діяльності особи, її приватного життя та кола захоплень.

Систематизація справ здійснюється за напрямками діяльності і далі - за тематичною, номінальною і авторською ознаками. Застосовуються також жанрова (наприклад, у фонді вченого, літератора, фольклориста), кореспондентська (в листуванні), тематична (в документах депутатської діяльності), хронологічна (в біографічних документах) та інші класифікаційні ознаки залежно від складу документів.

3.5.2.9. В архівних колекціях, як правило, зберігається внутрішня організація документів, обрана фондоутворювачами.

В архівних зібраннях організація документів визначається їх складом - за тематикою, всередині груп - за конкретними питаннями і далі - за хронологією або за географічною чи авторською ознаками.

3.5.3. Організація спеціальних видів документів в межах нефондових комплексів

3.5.3.1. Кіновідеодокументи систематизуються за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал, кіно-, відео-, телесюжет), всередині видів - за одиницями обліку (комплектами), роками виробництва, виробничими номерами, кольоровістю (чорно-білі, кольорові), форматом носія (форматом запису), типом відеокасет.

Фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів - за одиницями обліку (комплектами); за установами-виробниками і виробничими номерами або організуються за іншою прийнятою архівом схемою. Під видом фонодокументів розуміють документ, створений за допомогою певної системи запису звукової інформації: фонографічної, грамофонної, шоринофонної, фотографічної (оптичної), магнітної.

Комплект кіновідеофонодокументів складається з оригіналів і копій документів, віднесених до однієї одиниці обліку.

Фотодокументи систематизуються за видами (негативи певної кольоровості і розміру, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми), всередині виду негативи і слайди систематизуються за ознакою кольоровості (чорно-білі, кольорові); негативи додатково систематизуються за видом основи носія (скло, плівка) і його розмірами.

3.5.3.2. В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських документів внесені до його складу документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої під час розроблення проекту і закріпленої у специфікації.

Документи в межах комплексу архітектурно-будівельних проектів систематизуються за принципом "від загального до окремого" (будівельний майданчик і генеральний план, фасади і плани поверхів, окремі вузли - опалення, водопостачання тощо).

Комплекси проектно-кошторисних, конструкторських документів систематизуються за видами, номерами і абеткою найменувань проектів.

3.5.3.3. Карти і плани групуються за видами (фізико-географічні, адміністративно-політичні тощо), всередині видів - за територіальною ознакою і масштабом.

3.5.4.4. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні і жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за характером документної інформації.

4.1.1. Формування НАФ - це комплекс організаційних, методичних і практичних рішень та заходів, спрямованих на систематичне поповнення НАФ цінними для суспільства архівними документами та вилучення з нього документів, що втратили свою культурну цінність.

НАФ формується з документів, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, громадян та їх об'єднань, а також з документів історико-культурної спадщини України, що утворені за межами України або вивезені за кордон, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

Джерелами формування НАФ є юридичні та фізичні особи - утворювачі і/або власники документів, що підлягають внесенню до НАФ.

4.1.2. Метою формування НАФ є збереження архівних документів, що повноцінно репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави.

Головні завдання державних архівних установ щодо формування НАФ:

- визначення оптимального видового складу НАФ;

- виявлення юридичних і фізичних осіб, документи яких підлягають внесенню до НАФ;

- внесення до НАФ та вилучення з нього документів;

- поповнення НАФ документами, що належать державі;

- забезпечення поповнення НАФ документами, що не належать державі.

4.1.3. Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів.

Організаційно-правовою основою формування НАФ є норми архівного законодавства та рішення експертних комісій.

Розгляд питань, пов'язаних з формуванням НАФ, у тому числі документів, укладених за результатами експертизи цінності, належить до компетенції таких експертних комісій:

- Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України (далі - ЦЕПК);

- експертно-перевірних комісій (далі - ЕПК) центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;

- експертних комісій (далі - ЕК) архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад;

- експертних комісій органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, інших юридичних осіб.

Порядок утворення і діяльності експертних комісій затверджується Кабінетом Міністрів України. Діяльність експертних комісій регулюється положеннями про них, розробленими на основі типових і примірних положень.

4.1.4. Формування НАФ у зоні комплектування архіву здійснюється через:

- визначення профільних джерел формування НАФ;

- організацію експертизи цінності документів, нагромаджених за час діяльності юридичних і фізичних осіб;

- державну реєстрацію і державний облік документів НАФ;

- комплектування документами НАФ;

- відповідні форми і методи контролю за здійсненням експертизи цінності документів в інших архівних установах та приватних архівних зібраннях у порядку, визначеному в розділі 5 цих Правил.

4.2.1. Експертиза цінності документів - це визначення культурної чи практичної цінності документів через їх всебічне вивчення з метою внесення документів до НАФ або вилучення з нього, встановлення строків зберігання архівних документів, що не підлягають внесенню до НАФ, грошової оцінки документів НАФ та віднесення їх до унікальних і особливо цінних.

4.2.2. Під час визначення цінності документів комплексно застосовуються такі групи критеріїв:

- походження - роль та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, час і місце утворення документів; значущість подій, явищ, предметів, відображених у документах;

- місту - значення інформації, що міститься у документах, її новизна, повторюваність в інших документах; цільове призначення, види документів; наявність чи відсутність резолюцій, віз, позначок; ступінь збереження документів у складі певного документального комплексу;

- зовнішніх ознак - оригінальність чи копійність документів, вид носія, спосіб фіксації інформації, стан фізичної збереженості документів; наявність художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні документів.

4.2.3. Під час застосування критеріїв цінності документів керуються такими принципами:

- об'єктивності - оцінка документів здійснюється не з позицій певних груп, партій чи інших суспільних формувань, а на основі безстороннього, неупередженого підходу;

- історизму - документи оцінюються, виходячи з особливостей часу і місця утворення документів, загальноісторичного контексту того періоду;

- всебічності та комплексності - документи вивчаються не ізольовано, а з урахуванням їх місця серед інших документів цих та інших документальних комплексів.

4.2.4. Основними рівнями експертизи цінності є експертиза:

- типологічних документальних комплексів і видів документів з метою створення нормативно-методичної бази для експертизи цінності наявних документальних груп;

- документальних фондів юридичних і фізичних осіб з метою віднесення до джерел формування НАФ;

- архівних документів з метою встановлення належності до НАФ, вилучення з НАФ документів, що втратили культурну цінність, а також з метою визначення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ;

- фондів НАФ з метою встановлення ступеня їх цінності;

- документів НАФ з метою встановлення ступеня їх цінності;

- документів НАФ з метою визначення грошового еквівалента їх цінності.

4.2.5. Експертиза цінності типологічних документальних комплексів і видів документів спрямована на визначення типологічних джерел формування НАФ та видового складу його документів, а також встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ, і здійснюється через вивчення:

- документальних комплексів, що нагромаджуються за час діяльності юридичних осіб, споріднених функціонально-цільовим призначенням, або за час життя і діяльності фізичних осіб, споріднених належністю до певних соціальних груп;

- груп документів, що утворилися в процесі документування певних функцій юридичних осіб у кожній сфері діяльності (видів діяльності фізичних осіб).

4.2.5.1. Основними критеріями для здійснення експертизи цінності є критерії походження і змісту документальних груп.

4.2.5.2. За результатами експертизи цінності укладаються:

- переліки категорій юридичних та фізичних осіб, що можуть бути утворювачами документів НАФ;

- типові, примірні та галузеві переліки документів (зміни до них) із строками зберігання документів та переліки документів постійного зберігання (що підлягають внесенню до НАФ) - для документів офіційного походження;

- примірні переліки документів особового походження, що не підлягають внесенню до НАФ;

- типові і примірні номенклатури справ.

4.2.5.3. Держкомархів України визначає типологічні джерела формування та видовий склад НАФ, затверджує переліки категорій (видів) юридичних і фізичних осіб, що можуть бути утворювачами документів НАФ, розглядає та затверджує (подає на затвердження) типові, галузеві і примірні переліки документів, зміни до них, типові і примірні номенклатури справ.

4.2.5.4. Архів визначає категорії юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ у зоні свого комплектування, а також склад документів (у тому числі переліки проектів, проблем, тем), що утворюються в діяльності юридичних і фізичних осіб та підлягають внесенню до НАФ; уточнює строки зберігання документів, не передбачених чинними переліками; розглядає, схвалює і погоджує примірні переліки документів постійного зберігання, типові та примірні номенклатури справ.

4.2.6. Експертиза цінності документальних фондів конкретних юридичних і фізичних осіб спрямована на виявлення джерел формування НАФ у зоні комплектування архіву і здійснюється архівом у процесі вивчення історії (біографії) утворювача документального фонду, розгляду номенклатур справ, ознайомлення із складом документальних фондів у службах діловодства, архівних підрозділах, за місцем зберігання приватних архівних зібрань.

4.2.6.1. Основними критеріями для здійснення експертизи цінності є критерії походження документальних фондів, насамперед критерій значення фондоутворювача, що застосовується із врахуванням:

- для юридичних осіб - виду за організаційно-правовою формою, функціонально-цільового призначення, місця і ролі у відповідній галузі або системі, масштабу діяльності;

- для фізичних осіб - ступеня впливу на розвиток суспільства або його окремих галузей і сфер життєдіяльності або значення особи як типового представника своєї соціальної групи чи як свідка, учасника етапних процесів і подій - в масштабі країни, регіону, місцевості.

4.2.6.2. За результатами експертизи цінності архів укладає списки джерел формування НАФ у зоні свого комплектування (додаток 5).

4.2.7. Експертиза цінності документів у складі документальних фондів та фондів НАФ спрямована на відбір документів, що підлягають внесенню до НАФ або вилученню з нього, а також на вилучення для знищення документів, що не підлягають внесенню до НАФ і втратили практичну цінність.

4.2.7.1. Експертиза цінності здійснюється у службі діловодства і архівному підрозділі юридичної особи під час укладання номенклатур справ і упорядкування документів, а також в архіві.

В архіві експертиза цінності здійснюється:

- на етапі первинного розбирання невпорядкованих документів особового походження та документів громадських, релігійних організацій, політичних партій і рухів (див. пп. 4.3.5, 4.3.6) із складанням опису первинного розбирання і/або акта приймання-передавання;

- на етапі упорядкування документів із складанням архівних описів та перероблення недосконало укладених архівних описів одночасно із формуванням, систематизацією та описуванням справ/одиниць обліку;

- як самостійний вид роботи (цільова експертиза).

4.2.7.2. Основними критеріями для здійснення експертизи цінності є критерії змісту і зовнішніх ознак документів, що для науково-технічних, аудіовізуальних, електронних документів і документів особового походження застосовуються із врахуванням:

- наукової цінності для наукових праць, тем і досліджень, проектів тощо, мистецької цінності для творів літератури і мистецтва (художні якості, композиційно-сюжетна цілісність, виразність і оригінальність композиційно-сюжетного вирішення тощо);

- своєрідності носія, кольорового і/або звукового вирішення, способу запису (техніки виконання), способу відтворення інформації, технічного стану тощо.

4.2.7.3. Експертиза цінності документів юридичних осіб починається з вивчення складу і змісту документів фонду вищої з них. Потім вивчаються документи підлеглих юридичних осіб, встановлюється наявність дублетних документів або документів, інформацію яких поглинуто. При цьому уточнюється фондова належність оригіналів і копій таких документів. Для документів однотипових юридичних осіб може застосовуватися метод повидового відбору.

Експертиза цінності документів фізичної особи починається з вивчення літератури про фондоутворювача, біографічних документів, документів службової, творчої, громадської, майново-господарської діяльності.

Для експертизи великих і складних фондів або груп фондів укладається робоча інструкція, а також можуть складатися примірні переліки документів, що підлягають і не підлягають зберіганню.

4.2.7.4. Кожна справа/одиниця обліку переглядається (прослуховується) подокументно (поаркушно) співробітником архіву, що проводить експертизу. Не допускається визначення цінності документів тільки за заголовками справ/одиниць обліку.

Документи з повторюваною інформацією вилучаються тільки після зіставлення їх інформації з інформацією документів, що залишаються на зберіганні.

На постійному зберіганні можуть залишатися, крім оригіналів, копії особливо цінних документів, а також копії документів з візами, резолюціями, позначками, виправленнями тексту. Кожний архів визначає склад і кількість дублетних документів, що залишаються для зберігання.

Документи, більша частина інформації яких через невиправні фізичні пошкодження носія є недоступною для використання, може бути вилучено для знищення.

Відібрана для знищення справа, що містить окремі цінні документи, підлягає переформуванню.

4.2.7.5. Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню (не становлять цінності, дублетні, з поглинутою інформацією) і проводиться, як правило, комплексно у фондах: вищих і підвідомчих юридичних осіб однієї системи; однорідних юридичних осіб, діяльність яких пов'язана з певною територією; фізичних осіб, діяльність яких пов'язана службовими, родинними та іншими стосунками.

Не підлягають вилученню для знищення унікальні документи та документи НАФ, утворені до 1946 року.

4.2.7.6. За результатами експертизи цінності укладаються індивідуальні номенклатури справ; описи документів постійного зберігання (додаток 6), описи документів з особового складу; акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню (додаток 7); акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву (додаток 8).

Після погодження та затвердження акта про вилучення для знищення документи утилізують. Передання документів на утилізацію оформлюється приймально-здавальною накладною. Утилізація документів юридичних осіб контролюється працівниками архіву.

Документи знімаються з обліку згідно з вимогами розділу 6 цих Правил.

4.2.7.7. Експертиза цінності документів, що не належать державі, проводиться за ініціативою власника документів або за ініціативою архіву за згодою власника.

Фізичні особи надають архіву можливість здійснити експертизу цінності належних їм документів.

Юридичні особи - фондоутворювачі і/або власники документів організовують експертизу цінності та подають до відповідного архіву на схвалення або погодження індивідуальні номенклатури справ, описи документів постійного зберігання та з особового складу, акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану документів їх власник зобов'язаний негайно повідомити про це відповідний архів для організації експертизи цінності цих документів.

Юридичні і фізичні особи, що є власниками документів, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які продають чи вивозять архівні документи за кордон, зобов'язані повідомити про це відповідний архів з метою проведення експертизи цінності цих документів.

4.2.7.8. Архів здійснює експертизу цінності документів фізичних осіб; контролює проведення експертизи цінності документів юридичних осіб та надає організаційну і методичну допомогу цим особам в її здійсненні; схвалює або погоджує номенклатури, описи і акти, подані юридичними особами.

Архів розглядає і подає на затвердження Держкомархіву України списки фондів, що підлягають цільовій експертизі, акти про вилучення для знищення документів з фондів архіву; розглядає і затверджує описи документів, що зберігаються в архіві; описи документів постійного і довготривалого зберігання та акти про вилучення для знищення документів, що утворилися у діловодстві архіву.

4.2.7.9. Спірні питання з оцінки й відбору документів вирішує Держкомархів України, а також архів у межах своїх повноважень. Спори між архівами і власниками документів з питань призначення експертизи цінності, внесення документів до НАФ або вилучення з нього вирішуються у судовому порядку.

4.2.8. Під час визначення категорії архівного фонду (див. п. 3.3.4.1) комплексно застосовуються критерії походження, змісту і зовнішніх ознак з пріоритетним застосуванням критеріїв значення фондоутворювача, інформативності документів та часу їх створення.

4.2.8.1. Архівний фонд першої категорії є комплексом унікальних або особливо цінних документів, інформація яких стосується різних сторін діяльності держави, суспільства та його провідних діячів.

4.2.8.2. Архівний фонд другої категорії містить окремі унікальні і/або значну кількість особливо цінних документів, інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів цих галузей (напрямків).

4.2.8.3. Архівний фонд третьої категорії містить документи, інформація яких стосується певної теми або питання і доповнює інформацію фондів першої і другої категорій.

4.2.9. Віднесення документів до категорій унікальних і особливо цінних здійснюється за методикою, затвердженою Держкомархівом України.

Унікальним визнається документ НАФ, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину.

Особливо цінним визнається документ НАФ, що містить особливо важливу інформацію про державу, суспільство та їх видатних представників і/або має особливі (специфічні) зовнішні ознаки.

До унікальних або особливо цінних може бути віднесено архівні фонди, їх частини, окремі справи або документи. Якщо в справі виявиться лише один унікальний документ, то всю її слід віднести до категорії унікальних.

4.2.9.1. Віднесення до категорії унікальних або особливо цінних для всіх класів документів здійснюється з пріоритетним застосуванням критеріїв: часу (давності) і місця створення документів; значущості подій, явищ, фактів, відображених в документах (загальноісторичний контекст) та значення самої інформації про згадані події, явища і факти. Для документів офіційного походження пріоритетними також виступають критерії цільового призначення та виду (номіналу) документів; для документів особового походження - значення автора (фондоутворювача).

Підставою для віднесення документів до унікальних чи особливо цінних за їх зовнішніми ознаками є насамперед рідкісний (специфічний) спосіб фіксації інформації та вид її носія, а також наявність раритетного (специфічного) художнього чи палеографічного оформлення, оздоблення дорогоцінними металами тощо.

4.2.9.2. Віднесення документів до унікальних чи особливо цінних проводиться юридичними і фізичними особами - власниками документів НАФ чи уповноваженими ними особами за місцем зберігання документів, а також в архіві - планомірно або в процесі укладання архівних довідників, виконання запитів тощо.

Виявлення фондів проводиться за галузевими групами фондів або фондами одного історичного періоду. Виявлення документів проводиться переважно за фондами першої та другої категорій, починаючи з вивчення структури фондів, складу й характеру їх структурних частин, принципів формування справ, особливостей описання і систематизації документів. Для цього залучаються справи фондів, описи справ, інший довідковий апарат. Виявлені за описами справи переглядаються подокументно (поаркушно).

4.2.9.3. За результатами експертизи цінності укладаються анотовані переліки документів (додаток 9) та переліки особливо цінних документів (додаток 10), що подаються на розгляд ЕПК відповідного архіву. Після схвалення зазначених документів ЕПК архіву документи визнаються унікальними або особливо цінними і обліковуються у порядку, визначеному в розділі 6 цих Правил.

4.2.10. Грошова оцінка документів НАФ здійснюється за нормами і методиками, що затверджуються Кабінетом Міністрів України.

4.2.10.1. Грошова оцінка документів як культурних цінностей та рухомого майна проводиться на підставі комплексного застосування загальних критеріїв цінності, що визначають інформаційну і споживчу цінність документів та цінність, обумовлену їх збереженістю.

Ціна документа є грошовим еквівалентом його рангу, що визначається шляхом підсумування загальної кількості балів документа за кожним критерієм цінності.

4.2.10.2. Грошова оцінка документів НАФ здійснюється архівом на підставі наказу його керівника або договору між архівом і власником документів у разі: зміни права власності на документи; пошкодження, крадіжки, незаконного вивезення або знищення документів - з метою визначення розміру завданих збитків; страхування унікальних, депонованих документів; видавання документів у тимчасове користування та в інших, передбачених законом, випадках.

4.2.10.3. За результатами експертизи цінності укладається акт грошової оцінки документів НАФ (додаток 11).

4.3.1. Комплектування архіву документами - це цілеспрямоване і систематичне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю.

Комплектування архіву включає:

- визначення джерел комплектування архіву відповідно до його профілю;

- визначення складу документів, що підлягають прийманню;

- приймання документів на зберігання.

4.3.2. Джерела комплектування, складання і ведення списків джерел комплектування

4.3.2.1. Джерелами комплектування архіву є юридичні і фізичні особи, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ, що підлягають постійному державному зберіганню в обов'язковому порядку або на підставі угоди.

4.3.2.2. Архів на підставі рішення своєї ЕК (ЕПК) складає:

- списки юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ (додаток 5);

- за даними списків джерел формування - списки джерел комплектування архіву документами НАФ: список юридичних осіб, що передають на зберігання до архіву документи НАФ на підставі вимог законодавства або на підставі угоди (додаток 12); список фізичних осіб, документи яких бажано прийняти на постійне зберігання;

- список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ (додаток 13).

4.3.2.3. Списки джерел комплектування укладаються архівом за методикою, затвердженою Держкомархівом України, розглядаються ЕПК архіву, затверджуються його керівником і перезатверджуються у разі потреби, але не рідше, ніж раз на 5 років.

4.3.2.4. Внесення змін до списків джерел комплектування архіву відбувається на підставі рішення ЕК (ЕПК) у зв'язку з рішенням відповідної державної архівної установи вищого рівня щодо передання юридичної особи до джерел комплектування іншого архіву, створенням, реорганізацією або ліквідацією особи, розірванням угоди з недержавним власником щодо передання документів на державне зберігання до цього архіву.

4.3.2.5. Архів веде окремі списки недержавних юридичних осіб та фізичних осіб - потенційних джерел комплектування до укладення угоди з ними про передавання документів до архіву на правах державної власності.

4.3.2.6. Архів виявляє джерела поповнення НАФ та комплектування архіву документами архівної Україніки, що знаходяться за кордоном або надходять з-за кордону на законних підставах: фондоутворювачів, власників, їх адрес, адрес зберігання документів. Архів веде списки таких джерел, формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної Україніки встановленого зразка (додаток 14) у двох примірниках. Перші примірники карток разом з іншими обліковими документами для централізованого державного обліку подаються щорічно до Держкомархіву України, другі примірники залишаються в архіві і вносяться до картотеки документів архівної Україніки.

4.3.2.7. З метою забезпечення повноти архівних фондів втрачені оригінали документів, відсутність яких засвідчена документально, можуть бути замінені їх діловодними копіями або копіями з інших архівних фондів.

4.3.3. Граничні строки зберігання документів в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування

4.3.3.1. Приймання документів НАФ до архіву від юридичних осіб - джерел комплектування здійснюється після закінчення таких граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах цих осіб:

- для управлінської документації:

- Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм юридичних осіб - 15 років;

- Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм юридичних осіб, обласних судів і прокуратур - 10 років;

- районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм юридичних осіб, районних і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

- для окремих категорій документів:

- записів актів громадянського стану, документів з особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ, погосподарських книг - 75 років;

- науково-технічної документації - 25 років;

- аудіовізуальних документів, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності - 3 роки після закінчення копіювання;

- електронних документів, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності - 5 років;

- аудіовізуальних та електронних документів, що входять до складу управлінської або науково-технічної документації, - впродовж строків, передбачених для зберігання цих видів документації.

4.3.3.2. Строки зберігання документів у архівних підрозділах до передавання їх до архіву можуть бути змінені за погодженням з архівом.

Подовження строків зберігання документів у архівних підрозділах дозволяється у разі необхідності практичного користування документами зі службовою метою або відсутності в архіві вільних площ у сховищах.

Скорочення строків зберігання документів у архівних підрозділах може здійснюватися у випадках:

- ліквідації юридичної особи - джерела комплектування у разі відсутності правонаступника;

- зміни форми власності державної юридичної особи;

- загрози втрати або пошкодження документів.

Дострокове приймання документів може здійснюватися на платній основі.

4.3.4. Приймання документів від джерел комплектування державної власності

4.3.4.1. Приймання документів проводиться щорічно за графіками, затвердженими архівом за погодженням з джерелами комплектування.

У разі незначних обсягів документів архів може приймати їх раз на декілька років, але не рідше одного разу за 5 років.

4.3.4.2. Документи готуються до передавання відповідно до вимог, встановлених Держкомархівом України. Ці роботи здійснюються за рахунок фондоутворювача.

Перед прийманням документів представник архіву проводить на місці перевірянь фізичного, санітарно-гігієнічного і технічного стану документів. У разі виявлення пошкоджень складається відповідний акт (додаток 15). Пошкодження усувають шляхом фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.

4.3.4.3. Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за затвердженими описами. Приймання оформлюється актом приймання-передавання (додаток 16), що складається у двох примірниках.

4.3.4.4. Разом з документами до архіву передаються три примірники опису (у тому числі контрольний примірник) та довідковий апарат до нього. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається у фондоутворювача.

Приймання справ проводиться за описом поодинично у присутності представника фондоутворювача, а справ з унікальними та особливо цінними документами - подокументно і поаркушно, і фіксується відповідним підсумковим записом в опису (див. п. 6.4.5.4).

У разі відсутності справ їх номери та причини відсутності зазначаються в акті приймання-передавання документів на державне зберігання (графа "Примітки") і в письмовому поясненні фондоутворювача, що додається до акта.

Юридична особа, що передає документи, зобов'язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ і документів та притягнення осіб, винних у втраті документів НАФ, до відповідальності згідно із законодавством.

4.3.4.5. Під час першого надходження документів до архіву подається історична довідка про фондоутворювача. Під час наступних надходжень подаються доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни, що відбулися в назві, підпорядкованості, функціях, структурі юридичної особи тощо.

4.3.5. Приймання документів до архіву від недержавних юридичних установ - джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно відповідно до умов угоди між власником і архівом.

Приймання документів громадських об'єднань та релігійних організацій може здійснюватися за описом первинного розбирання з подальшим укладанням архівних описів працівниками архіву.

В угодах повинні зазначатися документи з конфіденційною інформацією та порядок користування ними, умови відтворення цих документів та використання їх інформації.

4.3.6. Документи особового походження надходять на постійне зберігання до архіву на підставі договору дарування, договору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнання документів безгосподарним майном чи майном, що безгосподарно зберігається). У договорі зазначаються особливі умови користування документами, їх відтворення та використання їх інформації. Приймання документів здійснюється після затвердження ЕПК архіву опису первинного розбирання та акта приймання-передавання із зазначенням грошової оцінки документів. Описи первинного розбирання можуть укладатися окремо або як складова частина акта приймання-передавання.

Документи, що не підлягають прийманню до архіву, повертаються власнику за актом, що складається у двох примірниках, один з яких отримує власник.

4.3.7. Науково-технічні документи приймаються в такому обсязі, що дозволяє створити об'єктивне уявлення про результати досліджень чи розробок та відтворити об'єкт, виріб, технологію процесу. Електронні документи приймаються разом з програмним забезпеченням, що дозволяє відтворити інформацію. Аудіовізуальні документи приймаються в належному комплекті разом із супровідною документацією.

4.3.8. Архів може за власною ініціативою створювати (замовляти створення) документи НАФ з метою віддзеркалення значущих подій, явищ, процесів, якщо в документах інших фондоутворювачів ці події відображено недостатньо.

Анкети, фотографії, записи бесід, інтерв'ю та інші документи, створені в результаті ініціативного документування, надходять до архіву на загальних підставах. Стороною, що передає, у цьому випадку є особи, які здійснили ініціативне документування.

4.3.9. Надходження документів архівної Україніки до архіву здійснюється на підставі:

- міжнародних угод;

- угоди між власником документів та архівом щодо дарування, купівлі-продажу документів, обміну копіями;

- заповіту або в якийсь інший законний спосіб.

4.3.10. Приймання документів на депоноване зберігання

Депоноване зберігання архівних документів - зберігання документів в архіві за угодою між архівом і власником документів, із збереженням за власником права власності на документи.

Існує строкове і безстрокове депоноване зберігання. Під час приймання документів на строкове депоноване зберігання в угоді зазначається термін, після закінчення якого архів документи повертає власникові. Якщо після закінчення терміну депонованого зберігання власник не подовжує угоду і не забирає документи, вони переходять у власність держави відповідно до законодавства. У разі безстрокового депонованого зберігання термін зберігання не обумовлюється, але документи мають бути повернені власнику за першою ж його вимогою.

Архів може приймати на депоноване зберігання будь-які архівні документи, що не належать державі, якщо це не погіршує умов постійного зберігання документів НАФ в його сховищах.

Приймання документів на депоноване зберігання здійснюється за описами первинного розбирання або архівними описами (у разі наявності) поодинично із складанням аркушів й актів перевіряння наявності та стану документів (додатки 17, 18) та обов'язковою фіксацією їх фізичного (технічного) стану у відповідних облікових документах (див. пп. 7.5.7.1, 7.5.7.2). Приймання оформлюється актом приймання-передавання на депоноване зберігання із зазначенням грошової оцінки документів.

Депоноване зберігання документів здійснюється, як правило, на платній основі. Під час укладання угоди доцільно передбачити умови доступу до документів та використання їх інформації. Експертиза цінності та науково-технічне опрацювання депонованих документів здійснюється лише за попередньою домовленістю з власником.

4.3.11. У разі ліквідації юридичної особи - джерела комплектування архіву її документи впродовж строків тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення документи НАФ передаються до архіву на загальних засадах.

У разі відсутності правонаступника документи НАФ підлягають передаванню до архіву: в обов'язковому порядку, якщо ліквідована особа належала до державного сектору; відповідно до угоди, якщо ліквідована особа належала до недержавного сектору.

Документи НАФ, що нагромадилися за час діяльності ліквідованої юридичної особи, приймаються до архіву на загальних засадах.

Документи тимчасового зберігання ліквідованих юридичних установ, строки зберігання яких вичерпано, вилучаються для знищення. Документи осіб, не внесених до джерел комплектування архіву, якщо строки зберігання цих документів не вичерпано, зберігаються у трудових архівах.

Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано, упорядкування документів, що підлягають зберіганню, передавання цих документів до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.

Архів у межах своїх повноважень здійснює управління архівною справою і діловодством у зоні свого комплектування (див. п. 1.2.3.4).

Основними завданнями архіву як органу управління є забезпечення формування НАФ, збереженості документів НАФ та інших соціально значущих документів, використання архівної інформації; організація документаційного забезпечення управління, а також забезпечення додержання законодавства у сфері архівної справи і діловодства. Ці завдання реалізуються через виконання архівом його основних функціональних обов'язків як органа управління.

5.1.1. Архів подає пропозиції щодо формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства та в межах своєї компетенції забезпечує її проведення.

Архів систематично здійснює аналіз та узагальнення практики застосування законодавства з архівної справи і діловодства та подає відповідним органам вищого рівня конкретні пропозиції щодо його вдосконалення.

В межах своїх повноважень архів видає накази, затверджує інші нормативні документи, які після їх реєстрації в установленому порядку є обов'язковими для виконання іншими фізичними і юридичними особами. У разі потреби архів видає разом з іншими органами виконавчої влади спільні акти.

5.1.2. На підставі узагальнення основних планових показників своєї роботи, інших державних архівних установ, трудових архівів, архівних підрозділів юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, архів складає зведений план розвитку архівної справи на відповідній території (у зоні комплектування) і забезпечує його виконання. Цей план затверджується директором архіву, для архівних установ низової ланки - за погодженням з державною архівною установою вищого рівня керівником органу, який створив архів.

5.1.3. Архів може розробляти цільові регіональні програми розвитку архівної справи і діловодства або брати участь у розробленні аналогічних державних чи галузевих програм.

5.1.4. Архів в установленому порядку подає обгрунтовані пропозиції до бюджетного запиту на наступний рік щодо фінансування діяльності архіву і розвитку архівної справи, у тому числі планування, у разі необхідності, капітальних вкладень на будівництво нових приміщень.

5.1.5. З метою вдосконалення мережі місцевих архівних установ у своїй зоні комплектування та забезпечення збереженості соціально значущих документів, що не належать до НАФ, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державний архів області, міста Києва і Севастополя подає місцевим органам виконавчої влади та органам місцевого самоврядування пропозиції щодо створення архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад та трудових архівів у відповідних адміністративно-територіальних одиницях.

5.1.6. У межах своїх повноважень архів здійснює міжгалузеву координацію та міжнародне співробітництво у сфері архівної справи і діловодства, зокрема у здійсненні науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії, впровадженні нових інформаційних і документозберігаючих технологій, обміні досвідом роботи архівних установ та копіями документів тощо.

5.2.1. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державний архів області здійснює науково-методичне керівництво архівними відділами районних державних адміністрацій та архівними відділами міських рад на території республіки (області), контролює дотримання нормативних вимог на усіх напрямках їх функціональної діяльності.

Державний архів міста Києва, Севастополя здійснює аналогічні функції щодо архівних відділів районних у місті Києві, Севастополі державних адміністрацій.

5.2.2. Архівний відділ районної державної адміністрації, архівний відділ міської ради надає трудовим архівам організаційну допомогу, здійснює нормативно-методичне забезпечення їх діяльності та контролює стан збереженості документів, що перебувають на зберіганні в них, якість проведення експертизи цінності цих документів, їх описування та укладання довідкового апарату до них, організації користування ними і використання їх інформації.

5.2.3. Архів відповідно до своїх повноважень контролює діяльність архівних підрозділів державних і комунальних музеїв та бібліотек в частині проведення експертизи цінності документів, забезпечення збереженості документів НАФ, ведення їх державного обліку та створення довідкового апарату до них. Архів бере участь у роботі експертних органів музеїв і бібліотек з питань визначення цінності документів; надає допомогу музеям і бібліотекам у веденні державного обліку документів НАФ, поліпшенні умов зберігання документів, їх реставрації, консервації, створенні страхового фонду та фонду користування документами.

5.2.4. Архів відповідно до своїх повноважень контролює діяльність архівних установ, заснованих фізичними особами, в частині дотримання нормативних вимог на усіх напрямках їх функціональної діяльності, у тому числі щодо забезпечення збереженості документів у разі ліквідації архівної установи.

5.2.5. Архів сприяє залученню фахівців, які мають відповідну освіту, до роботи в архівних відділах районних державних адміністрацій, архівних відділах міських рад, трудових архівах, інших архівних установах, організовує систематичне підвищення їх кваліфікації.

5.3.1. Форми і методи управління архівною справою і діловодством у взаємодії архіву з юридичними і фізичними особами

5.3.1.1. Архів у межах своїх повноважень здійснює нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, та контролює дотримання ними і власниками приватних архівних зібрань вимог законодавства у сфері архівної справи і діловодства.