4.13.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.
Перший заступник Міністра (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.13.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Перший заступник Міністра енергетики Перший заступник Міністра
та вугільної промисловості України юстиції України
(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.13.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:
Голова колегії (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Секретар колегії (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.13.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).
Не допускається ставити прийменник "За" чи правобіжну похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." застосовують у разі заміщення керівника за наказом.
4.13.10. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставляння печатки.
Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у документі.
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень яких належить вирішення питань, викладених у цьому документі, або розпорядчим документом установи.
4.13.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Міністерства.
4.13.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр енергетики та вугільної
промисловості України
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.13.13. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства енергетики
та вугільної промисловості України
20.04.2011 № 15
4.13.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
4.13.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 17).
4.13.16. Печатка, яка відтворює найменування Міністерства або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку слід проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
4.14. Державна реєстрація наказів
Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку. Порядок підготовки розпорядчих документів, які підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, визначається Порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації , затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 № 34/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 12 квітня 2005 р. за № 381/10661.
4.14.1. Накази нумерують порядковою нумерацією в межах календарного року; накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та з особового складу нумерують окремо.
4.14.2. Копії наказів, засвідчені печаткою відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, надсилаються виконавцем згідно зі розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу Міністерства.
4.15. Протокол
4.15.1. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час зборів, наради (засідання), представлених текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.
У протоколах нарад та засідань колегії фіксуються хід обговорення питань та прийняті в результаті обговорення рішення.
4.15.2 Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах стислої форми не фіксується хід обговорення питання, а фіксується лише прийняте рішення.
4.15.3. Протокол оформлюється на загальних або спеціальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання, а якщо воно тривало кілька днів, то через тире зазначають перший і останній день засідання.
4.15.4. Номер (індекс) протоколу присвоюється згідно з порядковим номером засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо з кожної групи протоколів з певного виду засідання колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо.
4.15.5. Реквізити протоколу: назва організації; вид документа (ПРОТОКОЛ); дата наради або засідання; індекс (номер); місце проведення наради або засідання; гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок (найменування колегіального органу); вступна частина тексту (склад присутніх); порядок денний; текст; особистий підпис голови.
У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, де відбулося засідання.
4.15.6. Заголовок протоколу має відображати вид засідання або колегіальної діяльності й узгоджуватися з назвою виду документа.
4.15.7. Текст протоколу містить вступну й основну частини.
У вступній частині протоколу зазначають прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, всіх присутніх на засіданні, запрошених осіб.
У списку присутніх в алфавітному порядку та без зазначення посад спочатку зазначають прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу, потім - прізвища та ініціали запрошених осіб із зазначенням їх посад та за потреби назв установ.
Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначають їх загальну кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина закінчується порядком денним - переліком питань, що розглядаються на засіданні, перелічених у порядку їх значимості із зазначенням доповідача з кожного пункту порядку денного.
Слова "Порядок денний" друкують від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Назви питань у порядку денному починаються з прийменника "про".
4.15.8. Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ), які друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.
У частині СЛУХАЛИ викладається текст виступу основного доповідача.
Прізвище та ініціал(и) кожного доповідача друкують з нового рядка. Текст виступу викладається від третьої особи однини.
Якщо тексти або тези доповіді та виступів оформлені як окремі документи, то до протоколу їх не включають, а після відомостей про доповідача ставлять тире і зазначають: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".
У частині ВИСТУПИЛИ фіксують виступи тих, хто брав участь в обговоренні доповіді. Їх оформляють у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
У частині ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ) записується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і мати такі складові частини: кому, що зробити і в які строки.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Перша цифра відповідає номеру пункту порядку денного, друга - номеру прийнятого рішення. Якщо один з пунктів містить рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, то цей документ додається до протоколу і на ньому робиться посилання на номер і дату протоколу.
4.15.9. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні й хід обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, їх нумерують арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2) і у відповідних розділах протоколу роблять посилання на ці додатки.
Реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту протоколу не оформляють.
4.15.10. За результатами наради та прийнятих рішень оформляється протокол (на чистих аркушах паперу), відповідно візується у керівництва Міністерства і підписується керівником, який проводив нараду. Протокол має номер, який складається з порядкового номеру, літер "пр", індексу керівника, який проводив нараду. Наприклад, № 15пр/2.
Протокол наради складається, візується і підписується та реєструється у керівника, який проводив нараду, працівником структурного підрозділу, що готував нараду, а в окремих випадках відповідно працівником Служби Міністра або помічником, після чого розмножується та розсилається до структурних підрозділів та відповідальних виконавців.
4.15.11. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі в протоколі оформляють гриф затвердження.
4.15.12. Копії протоколів надсилаються виконавцем структурним підрозділам Міністерства і установам згідно з розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу, який готував нараду.
Керівник структурного підрозділу, що готував нараду, забезпечує підготовку, підписання, контроль за виконанням, збереження та здачу до архіву оригіналу підписаного протоколу наради під головуванням Міністра.
4.15.13. Засідання колегії проводиться відповідно до затверджених планів її роботи та в міру потреби.
У плані роботи колегії зазначаються зміст питань, дати розгляду, прізвища доповідачів, найменування структурних підрозділів, які готують документи до розгляду колегіальним органом, терміни подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи переліки питань, що підлягають розгляду на засіданні колегії.
4.15.13.1. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, подаються не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи містять:
доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення, а у разі потреби і проект наказу;
довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегії.
4.15.13.2. Документи, підготовлені на розгляд колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання окремо.
4.15.13.3. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.15.13.4. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів на розгляд, перевіряє наявність потрібних і правильність оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегією секретар доповідає про це голові колегії, який вирішує, чи розглядатиметься це питання на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.
4.15.13.5. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, уважно їх вивчають до засідання колегії і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.
4.15.13.6. Хід обговорення питань на засіданнях колегії, нарадах Міністерства, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
4.16. Окреме доручення
4.16.1. Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства. Окреме доручення як правило має визначений термін дії і стосується вузького кола структурних підрозділів Міністерства.
4.16.2. Проект окремого доручення готується за вказівкою керівництва Міністерства або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами на бланках встановленого зразка. В ініціативному порядку окреме доручення готується у тих випадках коли немає з порушеного питання доручення вищого органу влади.
Окреме доручення за підписом Міністра реєструється у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. За підписом першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату та заступників Міністра здійснюється спеціалістом у приймальні.
4.17. Доповідна записка - документ, адресований керівництву Міністерства, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.
- адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;
- назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);
- дата;
- номер документа;
- місце складання;
- заголовок до тексту;
- текст;
- додаток, підстава;
- підпис.
4.17.1. Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.
Доповідні записки бувають двох видів:
а) внутрішніми;
б) зовнішніми.
4.17.2. Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.
4.17.3. Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку Міністр.
4.17.4. Порядок оформлення тексту доповідної записки:
- у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;
- друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.
Міністру енергетики та вугільної
промисловості України
або Першому заступнику Міністра
або Заступнику Міністра
Прізвище, ініціали
(у давальному відмінку)
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Від: (прізвище, ініціали, посада особи, що подає доповідну записку)
Стосовно: (зазначається питання, що порушується)
Суть справи: (характеризується стан справ щодо зазначеного питання)
Пропозиція: (пропонуються варіанти розв'язання питання, їх повинно
бути декілька)
Додаток: на арк. 1 прим.
Підпис ініціали, прізвище
Дата,
Виконавець: (прізвище, номер телефону, знак № не ставиться)
4.18. Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівництва Міністерства з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників. Пояснювальна записка також буває як вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).
4.18.1. Пояснювальна записка - це документ, в якому:
- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи Міністерства);
- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).
4.18.2. Пояснювальні записки поділяються на дві групи:
1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку Міністерства);
2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на аркушах паперу, підписує виконувач).
4.18.3. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.
Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).
4.18.4. Реквізити службової пояснювальної записки:
Назва структурного підрозділу (розміщується вгорі ліворуч);
Адресат (посада, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч);
Назва документа; Дата; Номер; Заголовок (Про...); Текст;
Посада адресата; Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
4.18.5. Реквізити особистих пояснювальних записок:
Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).
Назва документа; Текст; Дата; Підпис, ініціали, прізвище адресата.
Міністрові енергетики та вугільної
промисловості України
або Першому заступникові Міністра
або Заступникові Міністра
або Директорові департаменту
або Начальникові відділу
Прізвище, ініціали
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Від: (прізвище, ініціали, посада)
Стосовно: (зазначається питання, що пояснюється, наприклад
порушення строків виконання доручень керівництва Міністерства)
Пояснення причин, що призвели до відповідної ситуації: (надаються
обґрунтовані пояснення об'єктивних і суб'єктивних причин, що призвели до
відповідної ситуації)
Вжиті заходи для врегулювання питання: (зазначаються заходи, що
вжиті на час подання пояснювальної записки та які пропонуються на
майбутнє для уникнення такої ситуації)
Посада підпис ініціали, прізвище
4.19. Зауваження та пропозиції - внутрішній, а також зовнішній документ, що є додатком до супровідного листа Міністерства чи доповідної записки його структурного підрозділу і стосується позиції Міністерства чи його структурного підрозділу щодо проекту нормативно-правового акта, що погоджується Міністерством чи його структурним підрозділом. Друкується на окремому чистому аркуші паперу.
ЗАУВАЖЕННЯ ТА ПРОПОЗИЦІЇ
Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
(структурного підрозділу)
До унесеного на погодження проекту: (назва та заголовок проекту
акта)
Зауваження: (подається зміст зауважень; зазначається нормативно-
правовий акт, якому суперечить норма, що пропонується у проекті;
негативні наслідки прийняття проекту акта в редакції норми, до якої є
зауваження Міністерства)
Позиція Міністерства чи структурного підрозділу щодо суперечливої
частини проекту: (викладається бачення Міненерговугілля/структурного
підрозділу суперечливої норми, вносяться пропозиції)
Міністр енергетики та вугільної
промисловості України підпис ініціали, прізвище
4.20. Службові телеграми
У термінових випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасної доставки інформації адресатові, надсилаються телеграми.
4.20.1. При складанні текстів телеграм додержують вимог, що ставляться до текстів службових листів. Характерна особливість телеграм - гранична стислість. Їх зміст має викладатися якомога чіткіше. З телеграм вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, окрім тих, без яких зміст перекручується.
Розділові знаки пишуть скорочено з малої літери: "крп", "км", "лпки". Знаки № (номер), - (мінус), + (плюс), 0 (нуль) пишуть словами.
Телеграми друкуються без абзаців великими літерами з інтервалами між рядками. Переносити слова не дозволяється.
Телеграми пишуться лише з лицьового боку телеграфного бланка.
4.20.2. Телеграма підписується керівництвом Міністерства і засвідчується печаткою. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту 2 - 3 інтервали.
У підпису телеграми зазначається скорочені найменування організації (умовне телеграфне найменування) і посади та прізвище особи, яка її підписала.
Візи відповідальних виконавців і укладачів проставляються на копії, що підшивається до справи.
4.20.3. Службові телеграми друкують у двох примірниках, перший з яких надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) - підшивають до справи.
4.20.4. У телеграмах-відповідях текст треба розпочинати із зазначення номера і дати документа, на який дається відповідь.
4.20.5. Телеграми однакового змісту, що надсилаються до одного населеного пункту кільком адресатам, передають до поштового відділення в одному примірнику. Якщо телеграми однакового змісту надсилаються до кількох населених пунктів, то вони передаються до поштового відділення за кількістю адресатів.
4.20.6. Телефонограма передається для оперативного вирішення службових питань.
У тексті слід уникати слів, що важко вимовляються, словосполучень і складних мовних зворотів.
Телефонограма складається в одному примірнику, підписується Міністром, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату або керівником структурного підрозділу і після передачі підшивається до справи.
4.21. Розсилка організаційно-розпорядчих документів
Підписані та зареєстровані накази, протоколи та рішення колегій розсилаються виконавцем у суровій відповідності з розрахунком розсилки, який складається керівником структурного підрозділу.
У розрахунку розсилки визначаються структурні підрозділи центрального апарату Міністерства, державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, яким має бути надіслано документ, а також внесені пропозиції щодо організації контролю його виконання.
Підписаний наказ разом з розрахунком розсилки, підписаним керівником підрозділу, передається до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або секретарю колегії.
Начальник відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, одержавши оригінал документа, уважно його вичитує, перевіряє правильність оформлення, уточнює розрахунок розсилки, вивчає пропозиції щодо взяття на контроль і забезпечує виготовлення необхідної кількості примірників, їх розсилку та контроль за виконанням доручень.
Підготовлені для розсилки адресатам організаційно-розпорядчі документи засвідчуються печаткою працівниками відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
В день підписання організаційно-розпорядчого документа виконавці структурних підрозділів зобов'язані забезпечити надання Управлінню інформаційно-аналітичного забезпечення копій наказів у трьох примірниках, виданих Міненерговугіллям разом з листом погодження, і електронних копій наказів та інших нормативно-правових актів, у триденний термін з дня підписання, на електронну адресу: nakazu@mev.energy.gov.ua.
Досилання примірників наказів, рішень колегії за клопотанням державних підприємств, установ, організацій та об'єднань, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, яким було надано примірник наказу згідно з розрахунком розсилки, провадиться за висновком керівництва підрозділу, який опрацьовував дане рішення, з дозволу директора Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або його заступників.
4.22. Оформлення копій документів
4.22.1. Копія документа виготовляється і засвідчується тільки з дозволу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату або керівника відповідного структурного підрозділу. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.
4.22.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним або машинописним способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Позначка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:
Згідно з
Директор Департаменту управління
персоналом та документального (Підпис) (Ініціали, прізвище)
забезпечення
Дата
4.22.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Начальник (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Згідно з
Директор Департаменту
управління персоналом
та документального
забезпечення (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та виконавців; напис про засвідчення документа, скріплений печаткою з найменуванням Міністерства (негербовою) або його структурного підрозділу (Департамент управління персоналом та документального забезпечення). Копія документа має містити всі виправлення, внесені в оригінал.
4.23. Копіювання документів
4.23.1. Копіювання невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо спеціалістами за допомогою існуючих на їх робочих місцях засобів оргтехніки.
4.23.2. Копіювання значних за обсягом документів здійснюється за такими правилами:
для виконання копіювальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;
копіювання документів здійснюється з дозволу керівництва Міністерства, їх помічників та радників, начальника Адміністративно-господарського управління.
5. Оформлення документів на відрядження
5.1. Направлення працівника у відрядження здійснюється за планом Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра і оформляється наказом (додаток 20) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, строку і мети відрядження відповідно до завдання на відрядження (додаток 19).
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я Міністра, першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату або заступників Міністра зазначає куди і на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника (додаток 18).
5.2. Доповідна записка разом із завданням на відрядження в межах України, проектом наказу передається Міністру, першому заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату або заступником Міністра на підпис, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження (додаток 18).
Строк і порядок відрядження визначається Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступник Міністра відповідно до вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордоном , затвердженої наказом Мінфіну та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України.
5.3. Підписаний наказ про відрядження в межах України (додаток 20), доповідна записка (додаток 18) реєструються у журналі в Адміністративно-господарського управління (додаток 21).
5.4. Після повернення з відрядження працівник протягом трьох робочих днів доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання завдання та надає до відділу бухгалтерського забезпечення апарату Міністерства звіт про виконання завдання по відрядженню, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, завізований керівником структурного підрозділу, оформлені у встановленому порядку документи про витрати (додаток 22).
5.5. Процедура оформлення відряджень за кордон відбувається відповідно до вимог Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України , затвердженої наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 04.07.2011 № 251.
6. Порядок відправлення вихідної кореспонденції
6.1. Вихідні документи, підписані керівництвом структурного підрозділу, реєструються в департаментах, управліннях та відділах в журналах .
Вихідний номер складається з індексу структурного підрозділу, індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.
6.2. Перелік індексів, присвоєних керівництву Міністерства та структурним підрозділам центрального апарату Міністерства додається (додаток 23).
6.3. Позначка про вихідні документи-відповіді робиться в журналах реєстрації вхідних документів, де проставляється номер, дата вихідного документа та прізвище керівника, що підписав документ.
6.4. Вихідна службова кореспонденція структурного підрозділу конвертується виконавцем у підрозділах із обов'язковим зазначенням на конверті адреси одержувача з індексом підприємства зв'язку, а також реєстраційних вихідних номерів усіх документів, що знаходяться в ньому. Усі конверти здаються у відділ документального забезпечення під розпис у журналі вихідної кореспонденції у відділі документального забезпечення.
Вид і терміновість поштового відправлення визначаються виконавцем і керівництвом Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
Документи, що надсилаються одночасно одному адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться в ньому.
6.5. Законвертована кореспонденція доставляється у поштове відділення відділом документального забезпечення.
Кореспонденція на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України доставляється відділом документального забезпечення згідно із реєстром відправлення кореспонденції Міненерговугілля.
6.6. Доставку вихідних документів до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, підписаних керівництвом Міністерства та зареєстрованих у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснює працівник структурного підрозділу виконавця.
6.7. У неробочий час та термінова вихідна кореспонденція доставляється виконавцем.
6.8. Відправлення та прийом факсограм здійснюється оператором апаратної системи зв'язку відповідно до вимог Інструкції про порядок прийому та передачі факсограм у Міністерстві, що затверджена заступником Міністра Макухою В.О. 4 червня 2010 року.
7. Організація контролю за виконанням документів
7.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
7.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
7.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання з конкретними строками виконання.
Обов'язково контролюється виконання законів України, актів і доручень Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, запити і звернення народних депутатів України.
Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.
7.1.3. Загальне методичне керівництво організацією контролю виконання документів у Міністерстві, контроль за виконанням Інструкції та відповідальність за роботу автоматизованої системи контролю виконання повністю покладаються на Департамент управління персоналом та документального забезпечення.
7.1.4. Відповідальність за організацію і контроль виконання документів несуть перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра, керівники структурних підрозділів Міністерства.
Вони організовують і контролюють виконання документів по суті.
7.1.5. Контроль за виконанням документів у встановлені строки здійснюють Департамент управління персоналом та документального забезпечення, спеціалісти приймалень або особи, на яких покладені ці обов'язки.
7.1.6. Контроль за виконанням документів у Міністерстві включає безпосередню перевірку та аналіз результатів виконання документів, що контролюються, у встановлені строки за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів (АСКВД) Міненерговугілля.
Система розрахована на розв'язання завдань інформування у різних формах виконавців, відповідальних виконавців, керівництва структурних підрозділів Міністерства про хід виконання документів, що контролюються, аналіз виконання організаційно-розпорядчої документації за певний період, видачу довідок.
Завдання вирішуються у двох режимах: попереджувальному - до закінчення строків виконання, контрольному - після закінчення цих строків.
7.1.7. Автоматизованому контролю підлягають документи (вхідні, внутрішні), які містять конкретні доручення, строки виконання, вказівку на конкретних виконавців.
7.1.8. В апараті Міністерства встановлено дворівневий контроль за проходженням і додержанням строків виконання документів.
7.1.9.1. Контроль за виконанням документів 1-го рівня здійснюють:
Департамент управління персоналом та документального забезпечення:
розпорядчих документів та доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України. При виконанні доручень органів вищого рівня завдання будь-якому підрозділу Міністерства надає Міністр, перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра. Останні дають доручення лише тим підрозділам, за роботу яких вони безпосередньо відповідають;
доручень, виконання яких покладено на структурні підрозділи Міністерства наказами Міністерства;
документів міністерств і відомств, місцевих органів, редакцій газет та журналів, громадських організацій, підвідомчих департаментів, компаній, комітетів, підприємств, установ та організацій, коли керівництвом Міністерства визначені строки виконання, проставлена відмітка "контроль".
Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба), помічники та спеціалісти приймалень першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату або заступника Міністра - за виконанням окремих доручень, протоколів нарад у керівництва Міністерства.
Секретар колегії - за виконанням рішень колегії.
Ці підрозділи контролюють хід виконання документів тільки відповідальними виконавцями.
7.1.9.2. Контроль 2-го рівня здійснюється структурними підрозділами Міністерства за документами та дорученнями, за якими вони визначенні відповідальними виконавцями, а також, які адресовані безпосередньо підрозділу або передаються йому за рішенням Департаменту управління персоналом та документального забезпечення без попереднього розгляду керівництвом Міністерства.
У структурних підрозділах Міністерства керівники визначають посадових осіб, на яких покладається ведення роботи з контролю за виконанням документів.
7.1.10. Відомості, необхідні для здійснення контролю строків виконання документів, вводяться у систему АСКВД і фіксуються в контрольно-облікових картках.
7.1.11. Департамент управління персоналом та документального забезпечення зобов'язаний:
забезпечувати своєчасне доведення до виконавців документів, виконання яких підлягає контролю;
забезпечувати своєчасне доведення до виконавців і діловодів структурних підрозділів контрольно-облікових карток;
на підставі інформації діловодів вносити до бази даних АСКВД інформацію про хід виконання документів;
забезпечувати видачу переліку нагадувань по контрольних документах, строк виконання яких закінчується через 5 днів;
на запити організацій і громадян давати довідки про місцезнаходження документів;
знімати документи з контролю;
визначати документи для термінового розгляду та виконання;
брати документи на контроль;
знімати документи з контролю;
вживати конкретних заходів із запобігання порушенням строків виконання документів;
забезпечувати контроль за строками виконання доручень керівництва Міністерства по документах 1-го рівня контролю;
узагальнювати та аналізувати дані, отримані за результатами контрольної діяльності, складати відповідні довідки і вносити керівництву Міністерства пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни.
7.1.12. Керівники структурних підрозділів Міністерства зобов'язані:
забезпечувати виконання документів 1-го і 2-го рівнів контролю в зазначені строки і нести особисту відповідальність за їх порушення перед керівництвом Міністерства;
систематично доповідати першому заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату та заступнику Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) про виконання документів.
7.1.13. Керівники структурних підрозділів Міністерства, визначені відповідальними виконавцями, здійснюють роботу з організації та контролю виконання документів органів вищого рівня, наказів, рішень колегії Міністерства і зобов'язані своєчасно та в повному обсязі вирішувати всі питання, у тому числі про коригування термінів виконання та зняття з контролю виконаних документів. Вони подають на розгляд керівництва Міністерства повністю виконаний документ з візами усіх виконавців. Структурні підрозділи Міністерства, які беруть участь у виконанні доручення, зобов'язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання строку виконання. При цьому відповідальність за несвоєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі працівники, зазначені в дорученні.
Відповідальні за виконання чи виконавці протягом 3 днів можуть переписати доручення на інших виконавців у керівника, який надав це доручення. Відповідальні за виконання чи виконавці вважаються заміненими з моменту прийняття письмового рішення (резолюції) керівника Міністерства, що їх визначив, з доведенням цього рішення протягом дня до відома Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
7.1.14. Перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) систематично аналізують роботу структурних підрозділів щодо виконання документів і в разі потреби вживають заходів до забезпечення їх якісного і своєчасного виконання.
7.2. Строки виконання документів
Строк виконання документа може встановлюватись у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва Міністерства. Кінцевий строк виконання зазначається в тексті документа або в резолюції.
Строки виконання внутрішніх документів обчислюється в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).
7.2.1. Строки виконання документів можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Документи, що підлягають обов'язковому контролю, визначаються спеціальним переліком (додаток 25).
Строки виконання можуть бути зазначені у самому документі, встановлені керівництвом Міністерства або Департаментом управління персоналом та документального забезпечення для документів, складних за характером виконання, за обґрунтованим поданням керівництва структурного підрозділу.
7.2.3. Звернення і заяви народних депутатів України розглядаються в строки, визначені Законом України "Про статус народного депутата України" . Інформаційні запити на публічну інформацію розглядаються відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" .
7.2.4. Власні рішення Міністерства (накази, рішення колегії, завдання та доручення тощо) виконуються в строки, зазначені в них.
7.2.5. Строк виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
Про коригування строку виконавець негайно повідомляє Департамент управління персоналом та документального забезпечення.
7.3. Порядок зняття документів з контролю
7.3.1. Документ вважається виконаним і знімається з контролю, коли розв'язано (для розпорядчих документів) або розглянуто (для листів) порушені в ньому питання, а кореспондентові надано вичерпну відповідь.
Днем виконання завдань, визначених законами України, актами і кореспонденцію Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, запитами і зверненнями народних депутатів України, вважається день реєстрації в установі вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.
Документ, що потребує відповіді на адресу органу вищого рівня, вважається виконаним тоді, коли відповідь надійшла до відповідного органу за даними реєстру в установлений цим документом строк.
7.3.2. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може лише та відповідальна особа, яка поставила його на контроль.
Зняття з контролю рішень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, наказів та рішень колегії Міністерства здійснюється Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра за належністю питань після одержання відповідної інформації від керівників структурних підрозділів відповідальних за організацію виконання.
Підставою для зняття документа з контролю є документ-відповідь, підписаний керівництвом Міністерства або структурного підрозділу, або довідка про виконання документа за підписом керівника структурного підрозділу (контрольна картка).
7.3.3. Проміжна відповідь, як і запит стосовно документа, що виконується, або часткове виконання доручення, не є підставою для визнання документа виконаним.
7.4. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів
Дані про виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і повідомляються керівництву Міністерства на оперативних нарадах, засіданнях колегії з пропозиціями про поліпшення цієї роботи.
7.5. Контроль за виконанням документів у структурних підрозділах Міністерства
7.5.1. Технічну роботу з контролю за виконанням документів у структурних підрозділах Міністерства виконує посадова особа, відповідальна за ведення діловодства.
7.5.2. Особа, відповідальна за ведення діловодства, здійснює контроль за допомогою контрольних карток або журналу, куди вносить всі необхідні позначки. На документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки роблять позначку "контроль".
7.5.3. Працівник, відповідальний за ведення діловодства, виконує такі операції:
формування контрольної картотеки або ведення журналу;
передачу документів з контрольними картками виконавцям;
нагадування виконавцям про терміни виконання документів;
одержання інформації про хід і результати виконання;
внесення позначок про хід і результати виконання документів до контрольних карток або журналу;
систематичне інформування керівників структурних підрозділів про стан і результати виконання документів;
повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних та інших нарадах;
зняття документів з контролю за вказівкою керівників структурного підрозділу;
формування картотеки виконаних документів;
узагальнення даних про хід і результати виконання документів.
8. Облік документообігу
8.1. З метою вдосконалення роботи з документами в Міністерстві щокварталу провадиться облік кількості документів.
Кількісному обліку підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи.
8.2. У Міністерстві може здійснюватись повний або вибірковий облік документів. Повний облік провадиться за всіма видами службових документів у всіх структурних підрозділах, вибірковий - за окремими групами документів або в конкретному підрозділі Міністерства.
8.3. Структурні підрозділи Міністерства складають довідки про кількість документів за квартал, що оформляються на бланках єдиної форми (додаток 26) у двох примірниках. При цьому враховуються лише ті документи, що одержані або відправлені підрозділом самостійно і не зареєстровані у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
Один примірник подається до відділу документального забезпечення до 1 числа місяця, наступного за звітним. Довідка підписується керівником підрозділу.