довідка про склад членів сім'ї годувальника, які перебували на його утриманні; довідка навчальних закладів про те, що особи, зазначені в п. "а" частини третьої та в частині четвертій ст. 37 Закону України "Про пенсійне забезпечення", навчаються;
довідка про те, що один з батьків або з подружжя, дід, баба, брат чи сестра померлого зайняті доглядом за дітьми (братами, сестрами або онуками) померлого, які не досягли 8 років;
рішення органів опіки і піклування про призначення особи відповідно опікуном чи піклувальником;
документи про визнання заявника ветераном війни, особою, на яку поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", та особою, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною (для підвищення розміру пенсії згідно із ст. ст. 12 - 16 Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту");
документи про визнання заявника реабілітованим або членом сім'ї реабілітованого (для підвищення розміру пенсії згідно із п. "г" ст. 77 Закону України "Про пенсійне забезпечення");
довідка про середній заробіток на підприємстві для даної професії, якщо смерть годувальника настала внаслідок трудового каліцтва чи професійного захворювання;
акт про нещасний випадок на виробництві (форма Н-1, акт про розслідування нещасного випадку (аварії), що стався/сталася (форма Н-5), акт розслідування професійного захворювання (форма П-4), якщо смерть годувальника настала внаслідок трудового каліцтва чи професійного захворювання.
Для призначення пенсій за вислугу років до заяви додаються такі документи:
документи про загальний та спеціальний трудовий стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу;
довідка про заробіток особи, а в разі, коли законодавством передбачено необхідність підтвердження заробітку за даними системами персоніфікованого обліку, - інформація про заробіток особи із системи персоніфікованого обліку;
документи про місце проживання заявника;
документи про перебування на утриманні в заявника непрацездатних членів сім'ї, про визнання його одиноким, а також висновок медичних закладів про те, що заявник потребує постійного стороннього догляду (для призначення надбавок, передбачених ст. 21 Закону України "Про пенсійне забезпечення");
документи про визнання заявника ветераном війни, особою, на яку поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", або особою, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною (для підвищення розміру пенсії згідно із ст. ст. 12 - 16 Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту");
документи про визнання заявника реабілітованим або членом сім'ї реабілітованого (для підвищення розміру пенсії згідно із п. "г" ст. 77 Закону України "Про пенсійне забезпечення").
Розділ VIII
Формування кадрового резерву на посади керівників державних підприємств, установ та організацій
Формування кадрового резерву керівників державних підприємств, установ і організацій здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 жовтня 1999 р. N 1912 "Про затвердження Положення про формування кадрового резерву керівників державних підприємств, установ і організацій".
Кадровий резерв формується міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевою державною адміністрацією, а також організацією, якій Кабінет Міністрів України делегував функції управління майном, що перебуває у державній власності.
Пропозиції стосовно кандидатур для зарахування до кадрового резерву подаються керівниками державних підприємств, установ і організацій (далі - державні підприємства) за письмовою згодою кандидата. До списку кандидатур включаються: керівні працівники і спеціалісти підприємств різних форм власності та об'єднань підприємств, працівники центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування.
До цих списків обов'язково додаються Біографічні довідки (два примірники) на осіб, що пропонуються до кадрового резерву на посаду керівника підприємства (установи, організації) та безпосередньо на керівника, заява про згоду, особи яка пропонується до кадрового резерву, на зарахування до резерву, а також особисті річні плани стажування осіб, зарахованих до кадрового резерву, на посадах, на які вони зараховані.
Запропоновані до кадрового резерву кандидатури погоджуються:
Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевою державною адміністрацією, якщо державне підприємство належить до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади чи організації, якій Кабінет Міністрів України делегував функції управління майном, що перебуває у державній власності;
міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади чи організацією, якій Кабінет Міністрів України делегував функції управління майном, що перебуває у державній власності, якщо державне підприємство належить до сфери управління Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевої державної адміністрації.
Серед основних порушень під час надання пропозицій стосовно кандидатур для зарахування до кадрового резерву слід відмітити такі: нехтування вимог щодо погодження запропонованих до кадрового резерву кандидатур з відповідною місцевою державною адміністрацією, не дотримуються рекомендації щодо вікового цензу кандидатів (чоловіки віком до 55 років та жінки до 50 років), стажу роботи та пропорційного представництва в кадровому резерві чоловіків та жінок.
Зразки біографічних довідок
БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА
керівника державного підприємства (установи, організації, ВАТ)
_________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові)
Посада ___________________________________________________________
Підприємство _____________________________________________________
Орган управління майном __________________________________________
Призначено на посаду _____________________________________________
Номенклатурна група ______________________________________________
посади керівника _________________________________________________
Число, місяць і рік
народження _______________________________________________________
Місце народження _________________________________________________
Освіта (назва ВНЗ,
рік закінчення) __________________________________________________
Спеціальність
за дипломом, кваліфікація ________________________________________
Науковий ступінь,
вчене звання _____________________________________________________
Володіння мовами _________________________________________________
Нагороди, почесні звання _________________________________________
Стаж роботи на посадах
керівника підприємств ____________________________________________
Депутат ради _____________________________________________________
ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ
| Місяць і рік | Посада із зазначенням підприємства (установи, організації), а також органу, уповноваженого на управління | Місцезнаходження підприємства, установи, організації | |
| Прийняття | Звільнення | ||
Начальник відділу кадрів
"___" ____________ 200_ р.
БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА
особи, зарахованої до кадрового резерву на посаду керівника державного підприємства (установи, організації, ВАТ)
______________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові)
Пропонується на посаду ___________________________________________
Підприємство _____________________________________________________
Орган управління майном __________________________________________
Номенклатурна група посади _______________________________________
Дата зарахування до кадрового
резерву __________________________________________________________
Працює на посаді _________________________________________________
Підприємство _____________________________________________________
Орган управління майном __________________________________________
Число, місяць і рік
народження _______________________________________________________
Місце народження _________________________________________________
Освіта (назва ВНЗ, рік
закінчення) ______________________________________________________
Спеціальність за дипломом,
кваліфікація _____________________________________________________
Науковий ступінь, вчене звання ___________________________________
Володіння мовами _________________________________________________
Нагороди, почесні звання _________________________________________
Стаж роботи на посадах керівника
підприємств ______________________________________________________
Депутат ради _____________________________________________________
ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ
| Місяць і рік | Посада із зазначенням підприємства (установи, організації), а також органу, уповноваженого на управління | Місцезнаходження підприємства, установи, організації | |
| Прийняття | Звільнення | ||
Начальник відділу кадрів
"___" ____________ 200_ р.
Розділ IX
Складання номенклатури і формування справ
1. Складання номенклатури справ
Номенклатура справ кадрової служби (складова частина зведеної номенклатури справ підприємства) розробляється із залученням фахівців, підписується її керівником за погодженням з архівним підрозділом або посадовою особою, відповідальною за архівну справу на підприємстві.
До розробки номенклатури справ визначаються перелік та найменування документів для включення до номенклатури, порядок розміщення справ у номенклатурі, встановлюються терміни зберігання справ, їх індексація.
Документи після виконання групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться (наприклад, "Звіт про склад і рух працівників у 2003 р.").
Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самого підприємства (положення, інструкції, накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
Кожна справа, що включається до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення - індекс (арабськими цифрами). Індекс справи кадрової служби складається з індексу кадрової служби (за штатним розписом) та порядкового номера справи (наприклад, 05-1, 05-2, 05-34).
В кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в кадровій службі.
Номенклатура справ кадрової служби підприємства складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівну справу на підприємстві):
- перший примірник - недоторканий (зберігається в кадровій службі);
- другий примірник - передається до канцелярії (загального відділу);
- третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа (робочий).
Фрагмент номенклатури справ
Назва підприємства
Назва кадрової служби
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ*
________ N _________
_____________________
місце складання
на ______________ рік
------------------------------------------------------------------
|Індекс | Заголовок справи |Кількість | Термін | Примітка |
|справи | (тому, частини) | справ | зберігання | |
| | | (томів, | справи | |
| | | частин) | (тому, | |
| | | | частини) і | |
| | | | номери | |
| | | | статей за | |
| | | | Переліком | |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-1 |Положення про | |3 роки (1) |(1) Після |
| |___________ служба | |_________ |заміни |
| | | | 33 |новими |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-2 |Посадові інструкції | |3 роки(1) |(1) Після |
| |працівників | |_________ |заміни |
| | | | 49 |новими |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-3 |Накази: | | | |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| |а) про прийняття, | | 75 р. | 75 р. |
| |переведення, | | ____ | ____ |
| |звільнення, | | 16 | 16 |
| |сумісництво | | | |
| |працівників | | | |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| |б) про надання | | 5 р. | 5 р. |
| |відпусток | | ____ | ____ |
| | | | 16 | 16 |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| |г) про стягнення | | 3 р. | 3 р. |
| | | | ______ | ______ |
| | | | 16 | 16 |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-4 |Документи до наказів | | 3 р. | 3 р. |
| |з особового складу | | _____ | _____ |
| |(листки з обліку | | 508 | 508 |
| |кадрів, заяви, | | | |
| |подання, доповідні | | | |
| |записки, довідки, | | | |
| |копії довідок), що не| | | |
| |ввійшли до складу | | | |
| |особових справ | | | |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-5 |Листування про | | 3 р. | 3 р. |
| |працевлаштування | | _____ | _____ |
| |осіб, звільнених із | | 511 | 511 |
| |лав армії, інвалідів,| | | |
| |пенсіонерів, молоді, | | | |
| |яка закінчила | | | |
| |загальноосвітні школи| | | |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-6 |Документи (подання, | | 75 р. | 75 р. |
| |клопотання, | | ______ | ______ |
| |характеристики, | | 624 | 624 |
| |нагородні листи, | | | |
| |довідки, витяги з | | | |
| |рішень профспілкових | | | |
| |органів про подання | | | |
| |про нагородження | | | |
| |державними нагородами| | | |
| |України) | | | |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-7 |Особові картки | |75 р. - "В" |75 р.- "В"|
| |робітників, | |___________ |__________|
| |службовців, | | 519 | 519 |
| |інженерно-технічних | | | |
| |працівників (у тому | | | |
| |числі тимчасових | | | |
| |працівників та | | | |
| |працюючих за | | | |
| |сумісництвом) | | | |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-8 |Особові справи | |75 р. - "В" |75 р.- "В"|
| |працівників | |___________ |__________|
| | | | 513 | 513 |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-9 |Протоколи засідань | | Пост. | Пост. |
| |конкурсних комісій із| | _____ | _____ |
| |заміщення вакантних | | 533 | 533 |
| |посад наукових | | | |
| |працівників, | | | |
| |державних службовців | | | |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-10 |Журнал (книга) обліку| | Пост. | Пост. |
| |наказів з особового | | _____ | _____ |
| |складу | | 100 | 100 |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-11 |Журнали обліку видачі| | 50 р. | 50 р. |
| |трудових книжок і | | _____ | _____ |
| |вкладишів до них | | 541 | 541 |
------------------------------------------------------------------
________________________________ ______________ ____________
посада керівника кадрової служби підпис розшифровка
_________________________________ ______________ ____________
посада керівника архівного органу підпис розшифровка
_________________________
дата
_______________
* Номенклатура справ кадрової служби розробляється відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання документів.
2. Формування справ
Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;
- не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком судових, перехідних та особових справ працівників).
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
- документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні;
- листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання до діючої номенклатури справ;
- документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), групуються у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).
В кінці кожної справи на окремому чистому аркуші (в книгах, журналах - на зворотній стороні останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремій чистій карточці) робиться запис із зазначенням кількості пронумерованих аркушів або карток (цифрами і прописом).
3. Оперативне зберігання документів
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу підприємства зберігаються в кадровій службі.
4. Підготовка справ до зберігання та використання
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архівного підрозділу підприємства для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу за погодженням з керівником підприємства.
Підготовка документів до передачі до архівного підрозділу включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу підприємства.
Документи на постійне, тимчасове зберігання та для знищення відбирають кадрові служби. На постійне зберігання відбирається: переписка підприємства з органами вищого рівня; особові справи видатних діячів науки, літератури, мистецтва, депутатів Верховної Ради України, працівників, які нагороджені вищими державними нагородами.
Для окремих справ встановлено строк зберігання 75 років (в основному - документи з особового складу, які передбачають облік віку людини до моменту закінчення справи, що позначається буквою "В"). Тривалість зберігання таких справ після їх завершення повинна складати різницю: 75 років - "В". Наприклад, особова справа працівника, якщо вона закінчена діловодством, коли йому виповнилося 60 років, повинна зберігатися в архіві підприємства 15 років (75 - 60 = 15).
Строк зберігання справи обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.
Справи, які не підлягають подальшому зберіганню, знищуються за актом (складається експертною комісією або кадровою службою), який затверджується керівником підприємства.
Справи постійного і тривалого строків зберігання (понад 10 років) підлягають такому оформленню: брошурування (обкладинка з твердого картону), нумерація аркушів; складання підсумкового запису та, у разі потреби, внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Документи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно), сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
Обкладинка справ постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання оформляється за встановленою формою (додається).
Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
Обкладинка для справ
постійного і тривалого
терміну зберігання*
код держархіву _____________
код установи _______________
______________________________ Ф N _________________________
______________________________ Оп N ________________________
______________________________ Спр N _______________________
__________________________________________________________________
(найменування державного архіву)
________________________________________________________________
(найменування установи і структурного підрозділу)
СПРАВА N ___________ том N ________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок справи)
___________________________
(дата)
На _______________ аркуш.
Зберігати _________________
Ф N __________________________
Оп N _________________________
Спр N ________________________
Спр N________________________
_______________
* Аркуш А-4
Розділ X
Нормативно-правові акти
Закон України "Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні"
Постанова Кабінету Міністрів України від 3 квітня 1993 р. N 245 "Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій"
Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій (затверджено наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства фінансів України від 28.06.93 N 43
Лист Міністерства праці та соціальної політики України N 03-3/2091-018-2 від 06.05.2001 "Про суміщення професій і посад, виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників керівниками на госпрозрахункових підприємствах"
Лист Міністерства праці та соціальної політики України N 06/2-4/123 від 30.04.2002 "Про включення до трудового договору обмежень на роботу за сумісництвом"
Лист Державного департаменту нагляду за додержанням законодавства про працю Міністерства праці та соціальної політики України N 010-778 від 08.08.2002 "Щодо оплати та оформлення трудових відносин між роботодавцем та особою, яка поєднує роботу з навчанням на денному відділенні навчального закладу"
Постанова Кабінету Міністрів України від 19 березня 1994 р. N 170 "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору"
Порядок оформлення іноземцям та особам без громадянства дозволу на працевлаштування в Україні (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 1 листопада 1999 р. N 2028
Перелік посад посадових осіб, які зобов'язані проходити попередню і періодичну перевірку знань з охорони праці (затверджено наказом Державного комітету України по нагляду за охороною праці від 11.10.93 р. N 94
Лист Міністерства праці та соціальної політики України N 06/2-4/66 від 06.05.2000
Постанова Кабінету Міністрів України від 28 червня 1997 року N 634 "Про затвердження Порядку, тривалості та умов надання щорічних відпусток працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формами навчання, де навчальний процес має свої особливості"
Наказ Міністерства праці та соціальної політики України N 7 від 10.10.97 "Про затвердження Рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці"
Постанова Кабінету Міністрів України від 18 жовтня 1999 р. N 1912 "Про затвердження Положення про формування кадрового резерву керівників державних підприємств, установ і організацій"
Постанова Пленуму Верховного Суду України N 9 від 06.11.92 "Про практику розгляду судами трудових спорів"
Постанова Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 р. N 2021 "Про вдосконалення порядку нагородження Почесною грамотою Кабінету Міністрів України"
Указ Президента України "Про почесні звання України"