(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів) ________ _____________________
установи (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
____________
* Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.
** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.
*** Передаються разом із справами служби діловодства.
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання, з особового складу структурного підрозділу установи
( Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 2
до пунктів 3.1.5, 3.1.17
_________________________________________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Номенклатура справ
_____________ N _______________
на _________ рік
_____________________________________________________________
(назва розділу)
------------------------------------------------------------------
| | |Кількість|Строк зберігання | |
|Індекс|Заголовок справи | справ | справи (тому, | Примітка |
|справи| (тому, частини) | (томів, | частини) і | |
| | | частин) | номери статей | |
| | | | за переліком | |
|------+-----------------+---------+-----------------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Посада керівника ________ _____________________
структурного підрозділу (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК* Керівник архіву (особа,
структурного підрозділу відповідальна за архів)
від ___________ N _____ установи
Підпис Розшифровка
підпису
Дата
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у _____ році в структурному підрозділі
------------------------------------------------------------------
| | | У тому числі |
| За строками зберігання | Усього |----------------------|
| | |таких, що |з позначкою|
| | |переходять| "ЕПК" |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Постійного | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Тривалого | | | |
|(понад 10 років) | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Тимчасового | | | |
|(до 10 років включно) | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Посада особи,
відповідальної за діловодство ________ _____________________
в структурному підрозділі (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Підсумкові відомості передано до служби документаційного з
забезпечення управління
Посада особи,
відповідальної за передавання ________ _____________________
відомостей (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма номенклатури справ структурного підрозділу
_____________
* У разі наявності ЕК структурного підрозділу.
( Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 3
до п. 3.1.23
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Номенклатура справ Посада керівника установи
___________ N ___________ Підпис Розшифровка підпису
на _________ рік Дата
------------------------------------------------------------------
| | |Кількість|Строк зберігання | |
|Індекс|Заголовок справи | справ | справи (тому, | Примітка |
|справи| (тому, частини) | (томів, | частини) і | |
| | | частин) | номери статей | |
| | | | за переліком | |
|------+-----------------+---------+-----------------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
_________________________________________________________________
(назва розділу*)
Посада керівника служби
діловодства установи ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК установи Протокол засідання ЕПК (ЕК)
державного
архіву (органу вищого рівня)
від ___________ N _____ від ___________ N _____
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у ______ році в установі
------------------------------------------------------------------
| | | У тому числі |
| За строками зберігання | Усього |----------------------|
| | |таких, що |з позначкою|
| | |переходять| "ЕПК" |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Постійного | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Тривалого | | | |
|(понад 10 років) | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Тимчасового | | | |
|(до 10 років включно) | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Керівник служби діловодства ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Підсумкові відомості передано
в архів установи
Посада особи,
відповідальної за передавання ________ _____________________
відомостей (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма зведеної номенклатури справ установи
_____________
* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу - напряму діяльності).
( Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 4
до пунктів 3.3.2, 9.3.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Картка-замінник справи
Справи __________________________________________________________
(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)
Опис ____________________________________________________________
(номер і назва)
Фонд ____________________________________________________________
(номер і назва)
Видані _________________________________
(дата видавання)
_________________________________________________________________
(кому видані, куди видані)
до _________________________________
(дата повернення)
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів
або за діловодство в ________ _____________________
структурному підрозділі) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма картки-замінника справи
Додаток 5
до п. 9.3.10
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
___________ N ______________
_________________________________________________________________
(місце складання)
про вилучення справ (документів)
_________________________________________________________________
(найменування судового або слідчого органу, його поштова адреса)
Підстава ________________________________________________________
_________________________________________________________________
З якою метою вилучаються справи (документи)______________________
_________________________________________________________________
Вилучаються такі справи (документи) з фонду N ___________________
(назва фонду)
--------------------------------------------------------------------
| N |Опис| Справа N | Заголовок | Крайні | Кількість |Примітка|
|з/п| N | (аркуші | справи | дати | аркушів | |
| | |документів|(заголовки | справи | у справі | |
| | | N) |документів)|(документів)|(документах)| |
|---+----+----------+-----------+------------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
--------------------------------------------------------------------
Справи (документи) видані в упорядкованому стані, з
пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами.
Посада керівника установи, Посада керівника судово-слідчого
що видала справи (документи) органу, що отримав справи
(документи)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Гербова печатка Гербова печатка
Видав справи (документи) Отримав справи (документи)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта про вилучення справ (документів)
Додаток 6
до п.4.5.4
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
Затверджую
___________ N _____________ Посада керівника установи
___________________________ Підпис Розшифровка підпису
(місце складання) Дата
про нестачу архівних справ Печатка установи із
(документів) зазначенням
ідентифікаційного коду
У результаті _____________________________установлено нестачу
(назва заходів)
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо
розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку
з чим уважаємо можливим зняти з обліку
-----------------------------------------------------------------
|Опис| Справа N | Заголовок | Дата | Кількість | Можливі |
| N |(або номери| справи |справи | аркушів | причини |
| | аркушів |(документа) |(доку- | справи | відсутності |
| |документів)| |мента) |(документа)| справ |
| | | | | |(документів) |
|----+-----------+------------+-------+-----------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
-----------------------------------------------------------------
Разом ______________________________ справ (документів)
(цифрами і літерами)
Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений
такими справами (документами): ___________________________________
(номери справ, аркушів,
_________________________________________________________________
їх заголовки)
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів
установи, або особа,
відповідальна за
діловодство в структурному ________ _____________________
підрозділі) (підпис) (розшифровка підпису)
Керівник служби діловодства ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Погоджено Схвалено
Протокол засідання ЕПК* Протокол засідання
державного архіву ЕК установи
від _______ N _______ від _______ N __
Формат А4 (210х297)
Форма акта про нестачу архівних справ (документів)
_____________
* Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.
( Додаток 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 7
до пунктів 4.5.6, 8.8.10
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт Затверджую
___________ N ___________ Посада керівника установи
_________________________ Підпис Розшифровка підпису
(місце складання)
Акт про вилучення для Дата
знищення документів, не Печатка установи із
внесених до Національного зазначенням
архівного фонду ідентифікаційного коду
На підставі _________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із
_________________________________________________________________
зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної)
номенклатури справ)
вилучені для знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи
фонду N ____________________
(найменування фонду)
--------------------------------------------------------------------
| | | |Номери | Індекс | | Строк |Примітка|
| N |Заголовок | Дата |описів | справи | Кіль- | збері- | |
|з/п|справи або|справи|(номен-| (тому, | кість | гання | |
| | груповий | або |клатур)|частини) | справ | справи | |
| |заголовок |крайні|за рік | за |(томів,| (тому, | |
| | справ | дати |(роки) |номенкла-|частин)|частини) | |
| | | справ| |турою або| |і номери | |
| | | | | номер | |статей за| |
| | | | |справи за| |переліком| |
| | | | | описом | | | |
|---+----------+------+-------+---------+-------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
--------------------------------------------------------------------
Разом ___________________________ справ за __________________роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК)___________
_________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від _______N_______)
Посада особи,
яка проводила експертизу ________ _____________________
цінності документів (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
( Додаток 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )( Додаток 8 виключено на підставі Наказу Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 8
до п. 5.1.12
Внутрішній опис документів справи N _____________
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс документа | Дата | Заголовок | Номери | Примітка|
|з/п| |документа | документа | аркушів | |
| | | | | справи | |
|---+-----------------+----------+-----------+---------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Разом ________________________________________________ документів
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________
(цифрами і літерами)
Посада особи, ________ _____________________
яка склала внутрішній опис (підпис) (розшифровка підпису)
документів справи
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма внутрішнього опису документів справи
Додаток 9
до пунктів 5.1.15-5.1.19,
6.1.8, 6.2.2
Засвідчувальний напис справи N _______ (Розділу опису)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано
________________________________ аркуша(ів),
(цифрами і літерами)
у тому числі: літерні аркуші_____________________________________
пропущені номери аркушів _______________________________+ аркушів
внутрішнього опису ______________________________________________
------------------------------------------------------------------
| Особливості фізичного стану та | |
| формування справи | Номери аркушів |
|-----------------------------------+----------------------------|
| 1 | 2 |
------------------------------------------------------------------
Посада особи,
яка склала засвідчувальний ________ _____________________
напис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма засвідчувального напису справи
Додаток 10
до пунктів 5.1.22-5.1.26
|
|--------------------------------------------------------------
|20 | Код держархіву______|
| | Код установи ______|
|---|------------------------------------------------------- |
| | _________________________________ |Ф. N _______ | |
|30 | _________________________________ |Оп. N _______ | |
| | _________________________________ |Справа N ______ | |
|---|------------------------------------------------------- |
| 5 | (Найменування державного архіву) |
|---|------------------------------------------------------- |
| | ____________________________________________________ |
|50 | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (Найменування установи і структурного підрозділу) |
|35 | |
|___|___________Справа N _______ Том N ________ |
|15 | |
|---|------------------------------------------------------- |
320| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|70 | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (заголовок справи) |
|25 | |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (дата) |
|20 | |
| | На ____ аркуш. |
| | Зберігати ____________ |
|---|--------------------- |
| | |Ф. N _______ | |
|30 | |Оп. N _______ | |
| | |Справа N ______ | |
|---|---|----------------| |
| | |<-------------->| |
|20 | 60 |
-----------------------------------------------------------------
| 230 |
<------------------------------------------------------->
| |
Додаток 11
до пунктів 6.1.2, 6.1.6,7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Фонд N _________ Підпис Розшифровка підпису
Опис N ________ Дата
справ постійного зберігання Печатка установи із
за _________ рік зазначенням
ідентифікаційного коду
______________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
------------------------------------------------------------------
| N | | | Дата | Кількість | |
|з/п| Індекс | Заголовок справи | справи | аркушів |Примітка|
| | справи | (тому, частини) | (тому, | у справі | |
| | | | частини)| (томі, | |
| | | | | частині) | |
|---+--------+------------------+---------+-------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N _______
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання
ЕПК державного архіву ЕК установи
від ___________ N _____ від ___________ N ____
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання
( Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 12
до п. 6.2.3
_________________________________________________________________
(найменування державного архіву*)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд N ______________
Опис N _____________
_________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ _____________________
_____________
*) Заповнюється в державному архіві
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного
зберігання
Додаток 13
до пунктів 6.3.1, 7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Підпис Розшифровка
Фонд N _________ підпису
Опис N ________
справ тривалого Дата
(понад 10 років) зберігання
за _________ рік Печатка установи із
зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
-----------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |
|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |
| | | | |частини) |частині) | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________ , у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Схвалено
Протокол засідання ЕК установи
від ___________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
( Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 14
до пунктів 6.4.1, 7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Фонд N _________ Підпис Розшифровка
підпису
Опис N ________
справ з особового складу Дата
за _________ рік Печатка установи із
зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу)
-----------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |
|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |
| | | | |частини) |частині) | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________, у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
________ _____________________
Керівник кадрового органу (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Погоджено Схвалено
Протокол засідання Протокол засідання
ЕПК державного архіву ЕК установи
від ___________ N _____ від ________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу опису справ з особового складу
( Додаток 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 15
до п. 7.2.4
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Книга
обліку надходження та вибуття документів архіву
Том N ________________
Початий ______________
Закінчений ___________
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша книги обліку надходження та вибуття
документів архіву
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Найменування установи, |Назва, номер і | Надходження документів | Вибуття документів |Примітка|
|з/п|надходження|структурного підрозділу, |дата документа,|---------------------------------+---------------------------------| |
| |або вибуття|державного архіву, звідки|що підтверджує | кількість справ | кількість справ | |
| | | надійшли (куди вибули) | надходження |---------------------------------+---------------------------------| |
| | |документи, їх крайні дати| (вибуття) |постійного|тривалого |з особового|постійного|тривалого |з особового| |
| | | | документів |зберігання|(понад 10 | складу |зберігання|(понад 10 | складу | |
| | | | | |років) | | | років) | | |
| | | | | |зберігання| | |зберігання| | |
|---+-----------+-------------------------+---------------+----------+----------+-----------+----------+----------+-----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом у __________ році надійшло ________________________________
(цифрами і літерами)
справ (наводяться підсумкові дані за графами 5, 6, 7 книги);
вибуло __________________________________________________________
(цифрами і літерами)
справ (наводяться підсумкові дані за графами 8, 9, 10 книги).
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма книги обліку надходження та вибуття документів архіву
Додаток 16
до п. 7.2.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Список фондів архіву
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша списку фондів
------------------------------------------------------------------
| | |Дата першого|Відомості про вибуття| |
|Номер|Назва фонду| надходження| фонду | Примітка |
|фонду| | документів |---------------------| |
| | | фонду до |куди | дата і номер | |
| | | архіву |вибув| документа, на | |
| | | | |підставі якого | |
| | | | | фонд вибув | |
|-----+-----------+------------+-----+---------------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
На 01.01.200__ до списку включені фонди з N ______ до N _________
Усього зберігається в архіві ____________________________ фондів.
(цифрами і літерами)
Номери вільні: ____________________
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма списку фондів
Додаток 17
до п.7.2.13
Кому надсилається ________________________________________________
(найменування й адреса одержувача)
Ким надсилається _________________________________________________
