Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій

8.1.2. Робочі кімнати працівників та читальний зал повинні бути відокремлені від архівосховища.

8.1.3. Сховище архіву має бути віддаленим від виробничих, складських, лабораторних та побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів і не мати з ними спільних вентиляційних каналів.

У сховищі архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається лише за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів з них у сховище.

8.1.4. Приміщення архіву повинні мати запасний вихід. Зовнішні двері приміщень ізолюються металом, у неробочий час вони опечатуються. Печатка разом з ключами від приміщення архіву зберігаються у чергового по установі або в іншому місці згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві грати та охоронна сигналізація.

8.2. Електро і протипожежне обладнання архіву

8.2.1. У приміщеннях архіву електропроводка прокладається в схованому вигляді або в газових трубах. Застосовується напівгерметична освітлювальна арматура. Рубильники, електрощити та інше розподільне електрообладнання встановлюються тільки за межами архівосховищ.

8.2.2. За пожежною безпекою приміщення архівів відносяться до категорії "В" і повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеня вогнестійкості.

8.2.3. Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. При оснащенні сховищ автоматичними системами пожежогасіння та переносними вогнегасниками перевага надається таким, що не мають побічної руйнівної дії на документи. Вогнегасники встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

8.2.4. У разі виникнення пожежі та інших надзвичайних ситуацій в архіві складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ (одиниць зберігання), що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття.

План погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджується її керівником.

8.3. Температурно-вологісний і світловий режими

8.3.1. Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17-19 град. С, відносна вологість - 50-55%. У приміщеннях з нерегульованим кліматом рекомендується встановлювати кондиціонери, зволожувачі повітря.

8.3.2. Для виміру кліматичних параметрів у сховищах установлюються контрольно-вимірювальні прилади, показники яких щотижня фіксуються в реєстраційному журналі (додаток 18).

Прилади встановлюються в кожному сховищі з розрахунку: за кімнатної системи - одна контрольна точка на кімнату, за багатоярусної - одна на ярус.

Вимірювальні прилади встановлюються в сховищах подалі від опалювальних та вентиляційних систем. Перевіряння роботи вимірювальних приладів здійснюється щороку.

8.3.3. Освітлення в архівосховищах може бути природним та штучним. При природному освітленні не допускається попадання сонячних променів на документи, для чого вони вміщуються в картонажі, папки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються щільними шторами, жалюзями або віконницями, стелажі розміщуються перпендикулярно до вікон.

Для штучного освітлення в архівосховищах застосовуються електролампи в плафонах або люмінесцентні лампи фіолетового або жовтого відтінків.

8.4. Санітарно-гігієнічний режим

8.4.1. Санітарно-гігієнічні роботи в сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у санітарні дні (у плановому порядку, не рідше одного разу на місяць) - вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок з документами.

8.4.2. У разі виявлення в приміщеннях плісняви, комах, гризунів проводиться дезінфекція, дезінсекція, дератизація уражених ділянок або приміщення в цілому.

Для проведення санітарно-гігієнічних заходів в архіві щомісяця передбачається санітарний день.

8.5. Обладнання архіву

8.5.1. Архівосховища обладнуються стелажами, що розміщуються таким чином:

ширина головного проходу між рядами стелажів - 120 см;

ширина проходів між стелажами - 80 см;

відстань стелажа від стіни - 50 см;

відстань між полицями - 40 см;

відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см;

відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 110 см.

Дерев'яні стелажі обов'язково обробляються вогнезахисними речовинами.

Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін, що мають віконні прорізи та опалювальні системи.

8.5.2. В архівах установ, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути тільки в керівника архіву (особи, відповідальної за архів).

8.5.3. На випадок стихійного лиха в архіві складається план заходів щодо евакуації документів, у котрому передбачаються порядок і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації в першу чергу, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття.

План евакуації документів архіву погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджується її керівником.

8.6. Розміщення документів в архівосховищі

8.6.1. Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу.

Документи ліквідованих організацій - попередників установи зберігаються окремо.

8.6.2. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами, справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками, справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок.

8.6.3. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду, опису, крайні дати та номери справ, уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.

8.6.4. Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.

8.6.5. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.

8.6.6. З метою закріплення місця зберігання та оперативного пошуку необхідних справ і документів в архіві, де зберігаються більше 100 справ, складається постелажний топографічний покажчик (додаток 19), а в архіві, де містяться декілька архівних фондів, - пофондовий топографічний покажчик (додаток 20).

Картки постелажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж (шафу) і розташовуються в порядку зростання номерів стелажів (шаф). Картки пофондового топографічного покажчика складаються на кожен фонд і систематизуються за номерами фондів.

Зміни, що відбуваються в розміщенні документів в архівосховищі, повинні своєчасно зазначатися в топографічних покажчиках.

8.7. Порядок видавання справ з архівосховища

8.7.1. Справи з архівосховища видаються для користування працівникам установи-фондоутворювача, дослідникам, а також у тимчасове користування іншим установам.

8.7.2. Справи вивчаються в читальному залі (робочій кімнаті) архіву або за його межами.

Підстави для видавання справ у користування, строки перебування справ поза сховищами, правила заповнення облікових форм на видання документів викладені в підрозділі 9.3 цих Правил.

8.7.3. Кожне переміщення документів за межі архівосховища потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. За межі будівлі установи документи вивозяться тільки в упакованому вигляді та закритому автотранспорті. Під час транспортування документи вміщуються у валізи, чемодани або упаковуються в пачки. При цьому використовується цупкий папір, шпагат, під який підкладаються картонні прокладки.

Для перевезення документів на великі відстані їх упаковують у водозахисний матеріал і вміщують у ящики.

8.8. Перевіряння наявності та стану справ

8.8.1. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед переданням документів на державне зберігання.

8.8.2. Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу здійснюється раз у 10 років.

8.8.3. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

після переміщення документів в інше сховище;

після ліквідації наслідків стихійного лиха;

якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за архів);

під час реорганізації або ліквідації установи.

Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

8.8.4. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник установи.

Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікацією документів усередині справи.

8.8.5. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видавання справ з архівосховища (додаток 21) та актами про видавання справ у тимчасове користування (додаток 22).

8.8.6. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ (додаток 23), у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис архівного фонду. Після завершення перевіряння в кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

8.8.7. Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, пропущені, вільні номери справ, не відмічені в підсумковому запису, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

8.8.8. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного фонду в цілому, який затверджується керівником установи (додаток 24).

Аркуші й акти перевіряння наявності та стану справ уміщуються в справу фонду.

8.8.9. Якщо перевірянням установлено нестачу справ, то організовується їх розшук. Для цього необхідно:

вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видавання справ з архівосховища;

організувати розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, де вони були сформовані;

перевірити в архівосховищі справи структурних підрозділів або інших фондів, що розташовані поруч, тому що справи можуть бути неправильно підкладені;

вивчити документи справи фонду, у першу чергу акти про виділення документів до знищення, про передання документів до інших установ, на державне зберігання, а також акти й аркуші попередніх перевірок наявності та стану справ.

Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

8.8.10. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути:

акти про виділення їх до знищення (додаток 7);

акти про непоправні пошкодження справи (додаток 25);

акти передання справ іншим установам та на державне зберігання (додатки 26, 27).

8.8.11. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 28).

9.1. Організація користування документами

9.1.1. Документами архіву користуються структурні підрозділи установи-фондоутворювача, інші установи, громадські організації для вирішення питань політичного, економічного, соціально-культурного розвитку, а також громадяни з метою забезпечення захисту своїх прав і законних інтересів.

9.1.2. Основними формами користування документами архіву є:

виконання запитів соціально-правового характеру;

видавання документів у тимчасове користування за межі архіву;

обслуговування користувачів у читальному залі;

ознайомлення громадськості з документами архіву.

Документами архіву користуються тільки з дозволу керівника установи.

9.1.3. Юридичні та фізичні особи, використовуючи інформацію документів, зобов'язані посилатися на їх пошукові дані в архіві. Установи і громадяни несуть відповідальність за правильність використання інформації документів архіву.

9.1.4. Копіювання документів архіву технічними засобами установи-фондоутворювача здійснюється за рахунок замовника.

9.1.5. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів Національного архівного фонду і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

9.2. Виконання запитів соціально-правового характеру

9.2.1. Архів виконує запити юридичних осіб та заяви громадян, видає їм архівні довідки, копії, витяги соціально-правового характеру, необхідні для задоволення їх прав і законних інтересів.

9.2.2. Архівна довідка (додаток 29) - це офіційно засвідчений документ, що має юридичну силу та містить повідомлення (підтвердження) про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів.

9.2.3. Архівна довідка видається на запити юридичних осіб з питань, що відповідають профілю їх діяльності; окремим громадянам - за заявами, пов'язаними із забезпеченням або відновленням їх прав та законних інтересів.

9.2.4. Архівні довідки складаються за встановленою формою на бланках для листів установи на підставі оригіналів та засвідчених копій документів архіву. Використання незасвідчених копій застерігається в тексті довідки словами "незасвідчена копія".

9.2.5. У довідці наводяться назви документів, їх дати і викладаються відомості, що містяться в цих документах. Виклад подається в хронологічній послідовності подій, а не документів, у яких вони висвітлюються. Допускається наводити витяги з документів, беручи їх у лапки.

9.2.6. Найменування установи-фондоутворювача в тексті довідки у першому згадуванні слід подавати повністю, у наступних припустиме вживання скороченого найменування.

У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою "так у документі".

9.2.7. Після тексту довідки вміщуються пошукові дані документів, що стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справ, аркушів).

9.2.8. Відомості, що не стосуються запиту (заяви), до довідки не включаються.

9.2.9. Архівна довідка підписується керівником установи та керівником архіву (особою, відповідальною за архів) і засвідчується гербовою печаткою установи. Копія архівної довідки лишається в архіві.

9.2.10. Якщо в архіві відсутні документи, необхідні для підтвердження запитуваних відомостей, то складається лист на бланку установи, у якому вказуються причини відсутності документів, подаються рекомендації, куди ще можна звернутися за довідкою.

Лист, що містить відомості про відсутність в архіві документів унаслідок їх загибелі або втрати, може засвідчуватися гербовою печаткою установи-фондоутворювача або її правонаступника.

9.2.11. Якщо запит (заява) містить не всі дані, необхідні для наведення довідки, то на адресу заявника направляється лист з проханням повідомити додаткові відомості. Запити, що не відповідають профілю архіву, надсилаються в інші установи або державні архіви за належністю з одночасним повідомленням про це заявника.

9.2.12. Основними джерелами для наведення архівних довідок про трудовий стаж є накази, розпорядження, постанови з особового складу, протоколи загальних зборів, конференцій, з'їздів, особові рахунки та відомості на одержання зарплати. Для складання архівних довідок можна користуватися реєстраційними й абетковими картотеками з обліку кадрів, абетковими, іменними, послужними, трудовими списками, штатними розписами, табелями з обліку праці, засвідченими в установленому порядку, а також службовими документами, підписаними заявником під час його перебування на відповідній посаді в установі.

Листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, що містяться в особових справах, не можуть бути підставами для видання архівних довідок.

9.2.13. У довідці про підтвердження трудового стажу наводяться дані тільки за період, за який виявлені відомості в документах. При цьому наводяться точні назви посад, що займав заявник, та час його перебування на кожній посаді.

9.2.14. Для наведення довідок про заробітну плату використовуються особові рахунки, а за їх відсутності відомості на одержання зарплати, у тому числі складені за допомогою обчислювальної техніки.

У довідці про заробіток члена колгоспу наводяться відомості про грошову і натуральну оплату праці колгоспника.

Розмір заробітної плати вказується в довідці відповідно до грошових одиниць та масштабу цін, що діяли в період, за який наводиться довідка.

Довідки про заробітну плату складаються за формами, установленими державними органами соціального захисту населення.

9.2.15. Основними джерелами для наведення довідок про освіту є протоколи засідань педагогічних рад, державних іспитових комісій або витяги з них, книги реєстрації виданих дипломів, атестатів, свідоцтв про освіту, іспитові листки.

9.2.16. Для наведення довідок про майнові права використовуються нотаріальні реєстри, свідоцтва про право успадкування, нотаріально засвідчені договори, угоди, рішення судових органів за майновими претензіями тощо.

9.2.17. Якщо відомості архівної довідки не вміщуються на одному аркуші, включаючи його зворот, то текст довідки продовжується на другому та наступних аркушах, кожен з яких засвідчується гербовою печаткою установи.

9.2.18. Допускається вилучення з архіву і повернення власникам за їх письмовими заявами з дозволу керівника установи оригіналів трудових книжок, свідоцтв, атестатів, дипломів про освіту, свідоцтв про громадянський стан, партійних квитків, кандидатських та облікових карток членів КПРС, інших політичних партій, комсомольських та профспілкових квитків, не одержаних своєчасно власником.

Замість вилученого документа підкладається його копія, а в облікові документи вносяться необхідні відмітки.

9.2.19. Забороняється видавати з архіву на руки заявникам паспорти, військові квитки, партизанські, орденські книжки, грамоти про нагородження Золотою Зіркою Героя Радянського Союзу, Золотою Зіркою "Серп і молот", атестати про присвоєння вчених звань, дипломи про надання наукових ступенів, посвідчення народних депутатів і депутатів місцевих рад, інвалідів і ветеранів Великої Вітчизняної війни, пенсіонерів, учасників збройних конфліктів за межами СРСР, ліквідаторів катастрофи на Чорнобильській АЕС та інші особові документи, що надають права або звільняють від обов'язків, а також знімати з цих документів копії. Відомості про наявність зазначених документів та їх зміст повідомляються тільки за письмовими запитами зацікавлених установ з обгрунтуванням необхідності одержання інформації.

9.2.20. Архівні довідки й оригінальні особові документи видаються заявникам або уповноваженим ними особам на руки за умови пред'явлення паспорта під розписку на копії документа або довідки. Уповноважені особи при одержанні оригіналу документа пред'являють також нотаріально засвідчену довіреність.

9.2.21. На підставі документів, що зберігаються, архів видає архівні копії та витяги з документів.

Архівна копія - повне (автентичне) відтворення машинописним, фото- та електрографічним або іншим способом усього тексту документа, офіційно засвідчене керівником архіву (додаток 30).

Архівний витяг - повне (автентичне) відтворення частини тексту документа, що стосується певного питання, факту або особи, офіційно засвідчене керівником архіву (додаток 31).

Підстави та порядок видавання архівних копій і витягів є аналогічними підставам і порядку видавання архівних довідок.

9.2.22. Машинописні архівні копії (витяги) складаються на бланку для листів установи з позначенням їх назв ("Архівна копія", "Архівний витяг"). Назва оригіналу документа, його дата і номер відтворюються повністю.

9.2.23. В архівному витягу з тексту документа мають бути вичерпані всі наявні відомості за запитом, зазначені початок і кінець кожного витягу; пропуски в тексті документа окремих слів, речень позначаються трьома крапками.

У разі потреби до тексту машинописної копії (витягу) можуть робитися відповідні застереження щодо місць документа, нерозбірливо написаних, виправлених або таких, що не піддаються прочитанню тощо, а також зовнішніх особливостей оригіналу. Після тексту архівної копії (витягу) зазначаються пошукові дані оригіналу документа.

9.2.24. Архівні копії (витяги) засвідчуються підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) і гербовою печаткою установи.

9.2.25. В архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом, пошукові дані вміщуються на звороті кожного аркуша, засвідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на звороті останнього аркуша документа.

9.2.26. Архівні копії (витяги) направляються заявникам разом із супровідним листом, підписаним керівником установи.

9.2.27. Усі інформаційні документи, архівні копії (витяги) надаються заявникам із застереженням, що вони не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційних мереж, баз даних без попереднього дозволу установи-фондоутворювача.

9.3. Видавання документів у тимчасове користування за межі архіву

9.3.1. Документи з архіву видаються в тимчасове користування:

працівникам структурних підрозділів установи-фондоутворювача або її правонаступника;

іншим установам.

9.3.2. Документи Національного архівного фонду видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.

Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.

Продовження встановлених строків перебування документів Національного архівного фонду в користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження строку користування виданими документами та підтвердженням їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

По закінченні встановлених строків у разі потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості.

9.3.3. Видавання справ з архіву в тимчасове користування структурним підрозділам установи-фондоутворювача або її правонаступника оформляється замовленнями (додаток 32) і реєструється в книзі видавання справ у робочі приміщення установи (додаток 33).

9.3.4. Видавання справ з архіву в тимчасове користування іншим установам оформляється актами (додаток 22) і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видавання справ у робочі приміщення установи (додаток 33).

9.3.5. Кожна справа, що видається з архіву, повинна мати аркуш користування документами (додаток 34). На місце виданої справи вміщується картка-замінник справи (додаток 4).

9.3.6. Виконані замовлення на видавання справ у структурні підрозділи установи-фондоутворювача зберігаються в архіві до проведення чергового перевіряння наявності та стану справ.

9.3.7. Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим установам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий видається замовнику.

Акт підписується керівниками установ, що передають та одержують документи, та скріплюється гербовими печатками.

Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

9.3.8. Перед видаванням справ з архіву та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності представників установ, що передають та одержують справи.

9.3.9. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і передавання їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється.

В окремих випадках на письмову постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 5), перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.

9.4. Обслуговування користувачів у читальному залі архіву

9.4.1. З метою створення умов для роботи користувачів з документами в архіві функціонує читальний зал. Видавати користувачам документи для роботи поза приміщеннями архіву забороняється.

9.4.2. Допущення користувачів з інших установ до роботи з документами архіву здійснюється на підставі листів цих установ, у яких повинні вказуватися прізвище, ім'я, по батькові користувача, його посада, науковий ступінь, учене звання, тема, мета, хронологічні межі дослідження.

9.4.3. Окремі громадяни, які не працюють та не навчаються, допускаються до роботи з документами за їх письмовими заявами-анкетами з дозволу керівника установи-фондоутворювача.

9.4.4. Дозвіл на роботу користувачів в архіві дається керівником установи на строк до 1 року. Для продовження строку роботи користувач оформлює новий лист або заяву-анкету.

9.4.5. Перед початком роботи в архіві користувач заповнює заяву-анкету (додаток 35), пред'являє паспорт.

9.4.6. На кожного користувача в архіві заводиться особова справа, у яку вміщуються лист установи або особиста заява про допущення до роботи з документами, анкета користувача, замовлення на видання справ та на копіювання документів.

Особові справи користувачів зберігаються в архіві один рік після закінчення їх роботи.

9.4.7. Користувачам видаються тільки ті справи, що належать до теми дослідження. Для одержання документів користувачі заповнюють замовлення (додаток 32).

9.4.8. Користувачі документами архіву мають право виготовляти, у тому числі за допомогою власних технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом. Копіювання документів технічними засобами архіву здійснюється після оплати рахунку за виготовлення копій відповідно до Порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами, затвердженого наказом Держкомархіву від 24 січня 2001 р. і зареєстрованого Мін'юстом 27 лютого 2001 р. за N 179/5370.

9.5. Ознайомлення громадськості з документами архіву

9.5.1. Ознайомлення громадськості з документами архіву здійснюється шляхом організації виставок документів, підготовки виступів у засобах масової інформації, документальних публікацій, лекцій, екскурсій, доповідей.

Ця робота, як правило, пов'язується із визначними подіями у житті держави і окремих регіонів, ювілейними датами установ та видатних державних і громадських діячів, представників науки і культури.

9.5.2. Архів організовує виставки документів самостійно або спільно з іншими установами і державними архівами. Документи на виставках експонуються тільки в копіях. Архів може готувати тематичні добірки копій документів, які оформляються у вигляді альбомів, стендів, плакатів тощо.

9.5.3. Пропагування документів архіву в засобах масової інформації здійснюється шляхом підготовки матеріалів для друкованих видань, радіо- і телепередач. Тематика статей, інших матеріалів для публікації та передання в ефір попередньо узгоджується з відповідними редакціями, їх тексти затверджуються керівником установи.

9.5.4. Екскурсії, лекції, доповіді про зміст документів архіву проводяться відповідно до плану його роботи, попередньо визначаються тематика, склад слухачів, час і місце проведення, тривалість заходу.

9.5.5. Документальні публікації готуються архівом, як правило, у вигляді добірок документів, що публікуються у наукових відомчих та масових виданнях. В окремих випадках архів за допомогою відповідного державного архіву може видати добірку документів з історії установи або спільно з іншими установами взяти участь у підготовці тематичного збірника документів.

10.1. В архіві складається річний план роботи. В архівах установ з розгалуженою структурою до річного плану додається план-графік передавання документів із структурних підрозділів до архіву.

Плани підписуються керівником архіву (особою, відповідальною за архів) та затверджуються керівником установи. Схема плану роботи архіву наведена в додатку 36.

10.2. У другій графі плану зазначаються види робіт, що планується виконати в наступному році, при цьому в кожному розділі слід залишати одну-дві позиції для виконання не запланованих попередньо робіт.

10.3. Норми виробітку або часу на виконання кожного виду робіт (графа 3 плану) визначаються відповідно до рекомендацій Держкомархіву.

10.4. За кожним видом роботи визначається її обсяг (графа 4). Якщо окремий вид роботи не має об'ємного показника, його трудомісткість визначається у витраті бюджету робочого часу (графа 5).

10.5. У шостій та сьомій графах плану зазначаються терміни виконання кожного виду робіт та відповідальні виконавці.

10.6. Звіт про виконання річного плану роботи архіву складається за аналогічною формою з доданням видів робіт, що виконані поза планом. Звіти підписуються керівником архіву(особою, відповідальною за архів).

10.7. Облік праці в архіві ведеться в табелі обліку робочого часу за формою, установленою для установи в цілому. В архівах, де працюють декілька співробітників, додатково ведуться індивідуальні щоденники обліку праці, у яких зазначаються обсяги робіт, виконані кожного робочого дня.

11.1. Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі установи згідно з графіками, затвердженими керівниками установи й відповідного державного архіву.

11.2. В установах з невеликим обсягом справ постійного зберігання, а також в громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах строків скликання, передавання документів на державне зберігання може здійснюватися один раз у 3-5 років або по закінченні строків скликання.

11.3. Документи установ передаються на державне зберігання в упорядкованому стані за рахунок установи за описами, затвердженими в установленому порядку (див. пункти 6.1.10, 6.1.11 цих Правил). Надходження документів на державне зберігання оформлюється актом приймання-передавання (додаток 27), що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідного державного архіву, а другий залишається в справі фонду архіву установи.

11.4. Перед передаванням справ на державне зберігання архівом спільно з представником державного архіву проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом установи.

11.5. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ у державний архів. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві установи.

11.6. Якщо при прийманні-передаванні виявлені розходження між підсумковим записом у опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводиться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

Установа зобов'язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ та притягнення посадових осіб, винних у цьому, до відповідальності згідно з порядком, викладеним у п. 4.5.4. цих Правил.

Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання документів на державне зберігання, а причини відсутності справ - у довідці, що додається до акта.

11.7. Разом зі справами на державне зберігання передається історична довідка про установу та її документи або доповнення до історичної довідки.

11.8. Документи до державного архіву доставляються транспортом і за рахунок установи-здавальника.

12.1. Приймання-передавання документів під час зміни керівника установи

12.1.1. Під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також обліково-довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання установи.

12.1.2. Відповідно до облікових даних служби діловодства і архіву в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, в тому числі кількість справ, що внесені до Національного архівного фонду.

12.2. Приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів)

12.2.1. Під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) приймання-передавання справ, обліково-довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентаря архіву здійснюється за актом (додаток 37).

12.2.2. Для приймання-передавання архіву наказом керівника установи призначається комісія в складі не менш 3-х осіб, у тому числі представника служби діловодства.

12.2.3. Під час приймання-передавання архіву перевіряється наявність і стан:

справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з особового складу;

облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

печаток і штампів, якими користується архів;

стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;

умов зберігання документів.

12.2.4. Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується керівником установи.

12.2.5. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентаря архіву комісія негайно інформує керівника установи для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.

12.3. Передавання документів у випадку реорганізації або ліквідації установи

12.3.1. Порядок передавання й подальшого користування документами установи після її реорганізації або ліквідації передбачається в наказі, іншому розпорядчому акті або рішенні про реорганізацію чи ліквідацію установи.

Передавання документів установи, що ліквідується, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.

12.3.2. У випадку реорганізації установи з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.

12.3.3. Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані відповідному державному архіву, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.

Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі справи з основної діяльності установи-фондоутворювача повинні бути прийняті відповідним державним або іншим архівом.

Документи, не закінчені в діловодстві, а також документи з особового складу передаються установам-наступникам ліквідованої установи за належністю.

12.3.4. У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з особового складу працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

12.3.5. Якщо установа ліквідується без правонаступників, її архівні справи, віднесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані відповідному державному архіву, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, та документи, не закінчені у діловодстві, а також документи з особового складу передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.

Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи установи-фондоутворювача повинні бути прийняті відповідним державним або іншим архівом.

12.3.6. У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом" з подальшими змінами до нього.

12.3.7. Під час реорганізації або ліквідації установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для реорганізації або ліквідації установи.