Про затвердження Змін до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16

Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів"

1. Затвердити Зміни до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598, що додаються.

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства управління формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В.

1. У пункті 1.1 та абзаці другому підпункту 3.1.10 слова "Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" замінити словами "Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

2. В абзаці чотирнадцятому підпункту 1.4 цифру "38" замінити цифрою "37".

3. У пункті 2.2, абзаці третьому підпункту 3.1.1, абзаці другому підпункту 3.1.18, абзаці першому підпункту 3.1.19, абзаці другому підпункту 3.1.20, підпункті 3.1.26, абзаці другому підпункту 3.1.27, підпункті 3.2.14, абзаці першому підпункту 3.3.1, абзаці третьому підпункту 4.3.1, підпунктах 4.5.1, 5.2.6, 6.1.3, абзаці другому підпункту 6.1.10, абзаці другому підпункту 6.3.3, підпунктах 12.1.2, 12.2.2, додатках 1, 3, 6 слова "служба документаційного забезпечення управління" замінити словами "служба діловодства" у відповідних відмінках.

4. Пункт 2.3, підпункт 4.4.2 після слів "Кабінету Міністрів України" доповнити словами "наказами Держкомархіву".

5. Пункт 2.4 викласти в такій редакції:

"2.4. Основними завданнями архіву є:

приймання від структурних підрозділів установи та зберігання архівних документів;

контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою (додаток 17) відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії (далі - ЕК) установи проектів описів документів, унесених до Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників установи та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, що належать державі, територіальним громадам, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;

підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників установи, які відповідають за роботу з документами".

6. В абзаці другому пункту 2.5 слова "чинними державними стандартами і правилами" замінити словами "чинним законодавством".

7. У пункті 2.8:

абзац перший після слова "документів" доповнити словами "Національного архівного фонду";

в абзаці другому слова "Адміністрація Президента України" замінити словами "Секретаріат Президента України", після слів "Кабінету Міністрів України" доповнити абзац словами "Вищого адміністративного суду України";

абзац третій перед словом "підпорядкованих" доповнити словом "безпосередньо";

абзац четвертий викласти в такій редакції:

"для районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 5 років".

8. В абзаці другому підпункту 3.1.1, абзаці п'ятому підпункту 3.2.2, розділі 4 слова "включення" замінити словами "внесення".

9. Абзац четвертий підпункту 3.1.2 виключити.

10. Абзаци другий і третій підпункту 3.1.3 викласти в такій редакції:

"Примірні номенклатури справ, розроблені міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, схвалюються ЦЕПК Держкомархіву України та затверджуються керівником установи.

Примірні номенклатури справ, розроблені місцевими органами виконавчої влади, погоджуються ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником установи".

11. В абзаці другому підпункту 3.1.4 слово "окремих" виключити.

12. В абзаці першому підпункту 3.1.18 слово "погодження" замінити словом "схвалення".

13. Підпункт 3.1.23 викласти в такій редакції:

"3.1.23. Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК установи та погоджується ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи (додаток 3).

Державні установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Установи, зазначені в статті 32 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", протягом року з дня реєстрації погоджують свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради. Надалі номенклатура справ подається на погодження ЕК установи вищого рівня. У разі відсутності установи вищого рівня номенклатура справ погоджується власною ЕК".

14. Розділ 4 доповнити абзацом другим такого змісту:

"Забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності".

Відповідно абзац другий вважати абзацом третім.

15. У підпункті 4.2.3 слова "від 13 березня 1996 р. N 9 та зареєстрованого Мін'юстом 10 квітня 1996 року за N 173/1198" замінити словами "29.01.2003 N 16, зареєстрованого в Мін'юсті 12.02.2003 за N 112/7433".

16. Абзац другий підпункту 4.3.1 викласти в такій редакції:

"розгляд питань і прийняття рішень про схвалення та подання відповідній ЕПК: описів документів установи, унесених до Національного архівного фонду; описів документів установи з особового складу; зведеної номенклатури справ поточного діловодства установи; актів про вилучення для знищення документів установи, не внесених до Національного архівного фонду, строки зберігання яких закінчилися".

17. У підпункті 4.4.1 перше речення викласти в такій редакції:

"4.4.1. До складу ЕК, який затверджується керівником установи, уключаються керівники служби діловодства та архівного підрозділу установи, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, фахівці відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради".

18. У підпункті 4.4.3 слово "правомочними" замінити словом "правоможними".

19. У перших реченнях підпунктів 4.5.2, 4.5.5, 4.5.6, 4.5.7, підпункті 4.5.9, у другому реченні підпункту 4.5.10 слово "виділення" замінити словом "вилучення", слова "до знищення" замінити словами "для знищення".

20. Підпункт 4.5.4 після слів "(додаток 6)" доповнити словами "створює комісію зі службового розслідування".

21. У підпункті 4.5.6 останнє речення замінити такими реченнями:

"Схвалені ЕК установи описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником установи, після чого установа-фондоутворювач має право знищувати документи".

22. Підпункт 4.5.8 викласти в такій редакції:

"4.5.8. Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК установи, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК відповідного державного архіву. Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником установи".

23. Пункт 4.6 виключити.

24. Підпункт 5.1.26 доповнити реченням такого змісту:

"Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи".

25. Підпункт 5.2.2 після абзацу четвертого доповнити абзацом п'ятим такого змісту:

"У графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами".

Абзаци п'ятий - дев'ятий вважати відповідно абзацами шостим - десятим.

26. В абзаці першому підпункту 6.1.10 слово "затвердження" замінити словом "розгляд".

27. Підпункт 6.1.11 викласти в такій редакції:

"6.1.11. Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках. Після схвалення ЕК установи описи подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву. Погоджені ЕПК описи затверджує керівник установи. Перший примірник опису зберігається в архівному підрозділі установи, а другий - у службі діловодства".

28. В абзаці другому підпункту 6.3.3 слово "затвердження" замінити словом "схвалення".

29. Підпункт 6.4.4 після слів "ЕК установи" доповнити словами "погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву".

30. Підпункт 7.1.5 доповнити абзацом другим такого змісту:

"Чинниками, що впливають на визначення фондової належності документів, є:

- зміна конституційного ладу держави;

- зміна адміністративно-територіального поділу;

- зміна форми власності фондоутворювача;

- реорганізація фондоутворювача;

- ліквідація фондоутворювача".

31. Підпункти 7.1.7-7.1.10 викласти в такій редакції:

"7.1.7. Документи установи та громадських організацій (профспілкових та ін.), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об'єднання, фондуються разом.

7.1.8. Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви установи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставою для розмежування її документів на два архівних фонди.

Виділення з установи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для відокремлення архівних фондів новостворених установ. Документи установи, що реорганізується, до і після реорганізації фондуються разом.

7.1.9. У разі ліквідації установи з наданням усіх або частини її функцій одній або декільком особам, документи кожної з них утворюють нові архівні фонди.

Документи установ, що тимчасово припинили свою діяльність через ліквідацію, об'єднання, роз'єднання або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими самими функціями, складають єдині архівні фонди.

Особові справи, якщо вони передавалися з однієї установи до іншої у зв'язку з переведенням працівників, уключаються до фонду останньої установи.

7.1.10. Фондування документів установи в разі зміни конституційного ладу держави; зміни адміністративно-територіального поділу; зміни форми власності фондоутворювача визначаються державною архівною установою".

32. У реченні першому підпункту 7.2.7 слово "затвердження" замінити словом "схвалення".

33. В абзацах четвертому, п'ятому підпункту 8.1.1 слово "відвідувачів" замінити словом "користувачів" у відповідних відмінках.

34. Абзац другий підпункту 8.1.4 після слова "установлюються" доповнити словом "відкидні".

35. Підпункти 8.2.3, 8.2.4 викласти в такій редакції:

"8.2.3. Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. При оснащенні сховищ автоматичними системами пожежогасіння та переносними вогнегасниками перевага надається таким, що не мають побічної руйнівної дії на документи. Вогнегасники встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

8.2.4. У разі виникнення пожежі та інших надзвичайних ситуацій в архіві складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ (одиниць зберігання), що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття.

План погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджується її керівником".

36. У підпункті 8.3.2:

слово "баротермогігрометри" замінити словами "контрольно-вимірювальні прилади";

після абзацу першого доповнити підпункт абзацом другим такого змісту:

"Прилади встановлюються в кожному сховищі з розрахунку: за кімнатної системи - одна контрольна точка на кімнату, за багатоярусної - одна на ярус".

Відповідно абзац другий вважати абзацом третім.

37. Підпункт 8.4.1 викласти в такій редакції:

"8.4.1. Санітарно-гігієнічні роботи в сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у санітарні дні (у плановому порядку, не рідше одного разу на місяць) - вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок з документами".

38. У підпункті 8.5.1:

в абзаці четвертому цифру "80" замінити цифрою "50";

абзац шостий доповнити абзацом сьомим у такій редакції:

"відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 110 см".

Відповідно абзаци сьомий та восьмий вважати абзацами восьмим та дев'ятим.

39. Речення друге абзацу другого підпункту 8.8.4 доповнити словами " та ідентифікацією документів усередині справи".

40. Підпункт 9.1.5 викласти в такій редакції:

"9.1.5. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів Національного архівного фонду і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України".

41. У підрозділі "Видавання архівних довідок" підпункт 9.2.12 виключити.

Відповідно підпункти 9.2.13-9.2.28 уважати підпунктами 9.2.12-9.2.27.

42. Підпункт 9.3.2 викласти в такій редакції:

"9.3.2. Документи Національного архівного фонду видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.

Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.

Продовження встановлених строків перебування документів Національного архівного фонду в користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження строку користування виданими документами та підтвердженням їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

По закінченні встановлених строків у разі потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості".

43. У підпунктах 9.4.3, 9.4.4 слово "заява" та в підпункті 9.4.5 слово "анкета" у відповідних відмінках та числах замінити словом "заява-анкета".

44. Пункт 11.3 після слів "в упорядкованому стані" доповнити словами "за рахунок установи".

45. У підпунктах 12.1.2, 12.3.3 слово "віднесені" замінити словом "внесені".

46. У підпункті 12.3.6 слова "Закону України "Про банкрутство" замінити словами "Закону України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом".

47. Додаток 8 виключити.

Відповідно додатки 9-38 вважати додатками 8-37.

Відповідно після слова "додаток": у підпункті 5.1.12 цифру "9" замінити цифрою "8", в абзаці другому підпункту 5.1.15, у підпунктах 6.1.8, 6.2.2 цифру "10" замінити цифрою "9", в абзаці першому підпункту 5.1.22 цифру "11" замінити цифрою "10", в абзацах перших підпунктів 6.1.2, 6.1.6, 7.2.6 цифру "12" замінити цифрою "11", в абзаці першому підпункту 6.2.3 цифру "13" замінити цифрою "12", у підпункті 6.3.1, абзаці першому підпункту 7.2.6 цифру "14" замінити цифрою "13", у підпункті 6.4.1, абзаці першому підпункту 7.2.6 цифру "15" замінити цифрою "14", в абзаці першому підпункту 7.2.4 цифру "16" замінити цифрою "15", в абзаці першому підпункту 7.2.5 цифру "17" замінити цифрою "16", в абзаці першому підпункту 7.2.13 цифру "18" замінити цифрою "17", в абзаці першому підпункту 8.3.2 цифру "19" замінити цифрою "18", в абзаці першому підпункту 8.6.6 цифру "20" замінити цифрою "19", в абзаці першому підпункту 8.6.6 цифру "21" замінити цифрою "22", у підпункті 8.8.5 цифру "22" замінити цифрою "21", у підпунктах 8.8.5, 9.3.4 цифру "23" замінити цифрою "22", в абзаці першому підпункту 8.8.6 цифру "24" замінити цифрою "23", в абзаці першому підпункту 8.8.8 цифру "25" замінити цифрою "24", в абзаці четвертому підпункту 8.8.10 цифру "26" замінити цифрою "25", в абзаці п'ятому підпункту 8.8.10 цифру "27" замінити цифрою "26", в абзаці п'ятому підпункту 8.8.10, у підпункті 11.3 цифру "28" замінити цифрою "27", у підпункті 8.8.11 цифру "29" замінити цифрою "28", у підпункті 9.2.2 цифру "30" замінити цифрою "29", в абзацах другому та третьому підпункту 9.2.21 цифри "31" і "32" замінити цифрами "30" і "31" , у підпунктах 9.3.3, 9.4.7 цифру "33" замінити цифрою "32", у підпунктах 9.3.3, 9.3.4 цифру "34" замінити цифрою "33", у підпункті 9.3.5 цифру "35" замінити цифрою "34", у підпункті 9.4.5 цифру "36" замінити цифрою "35", в абзаці другому підпункту 10.1 цифру "37" замінити цифрою "36", у підпункті 12.2.1 цифру "38" замінити цифрою "37".

48. У додатках 6, 7, 11, 13, 14, 24, 25, 26, 27, 37 гриф затвердження після слова "Дата" наступним рядком доповнити слова "Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду".

49. У додатках 1, 6, 7, 11, 13, 14, 25 грифи погодження та схвалення після слова "Протокол " доповнити словом "засідання".

50. У додатках 2, 3, 24 слова "ПОГОДЖЕНО протокол ЕК" замінити словами "СХВАЛЕНО протокол засідання ЕК".

51. У додатку 7 назву акта викласти в такій редакції "Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду", слова "відібрані до знищення" замінити словами "вилучені для знищення".

52. У додатку 11 слово "ЗАТВЕРДЖЕНО" замінити словом "СХВАЛЕНО".

53. У додатку 27 слова "Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" замінити словами "Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

54. У додатку 29 слова "Адреса заявника, його прізвище, ініціали" замінити словами "Прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання фізичної особи".

55. У додатку 34, у графі 4 таблиці слова "якими користувалися" замінити словами "з яких зроблені копії, витяги тощо".

56. Додатки 17, 32, 35 викласти в новій редакції, що додається.