Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", плану основних заходів Державного комітету архівів України на перше півріччя 2001 р. та рішення колегії Держкомархіву від 6 лютого 2001 р. "Про підсумки роботи державних архівних установ у 2000 році та їх завдання на 2001 рік"

1. Затвердити Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, схвалені Методичною комісією Держкомархіву 12 жовтня 2000 р., протокол N 4 (додаються).

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г.В.) та керівників державних архівних установ.

1.1. Правила роботи архівних підрозділів (далі - архіви) органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі - установи) розроблені на підставі Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", Положення про Державний комітет архівів України (далі - Держкомархів) та інших нормативно-правових актів.

1.2. Правила є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.

1.3. Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

1.4. Правила складаються з 12 розділів, у яких викладені основні напрями роботи архівів установ.

У першому розділі дається загальна характеристика зазначених Правил.

Другий розділ визначає основні завдання, обов'язки і права архівів установ, склад їх документів та строки тимчасового зберігання до передання державним архівам.

Питання організації документів у діловодстві установ викладені в третьому розділі Правил.

Правовий статус, завдання і функції експертних комісій установ, основні вимоги до практичного проведення експертизи цінності документів подаються в четвертому розділі цих Правил.

П'ятий розділ Правил присвячений питанням упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи.

У шостому розділі Правил викладені вимоги до складання і оформлення річних розділів зведених описів та закінчених описів справ архівного фонду установи.

Сьомий розділ цих Правил присвячений порядку фондування і обліку документів архіву та складання до них довідкового апарату.

У восьмому розділі Правил охарактеризовані умови забезпечення збереженості архівних документів, у тому числі проведення перевіряння їх наявності та фізичного стану.

Розділ дев'ятий цих Правил визначає порядок, завдання та форми користування документами архіву.

Десятий розділ Правил регламентує питання планування, звітності та обліку роботи в архіві.

Порядок передавання архівом документів Національного архівного фонду на державне зберігання викладений в одинадцятому розділі цих Правил.

Умови здавання-приймання документів під час зміни керівництва установи, її архіву, а також реорганізації або ліквідації установи викладено у дванадцятому розділі Правил.

До Правил додаються 38 реєстраційних форм документів, що утворюються в процесі функціонування архіву установи.

1.5. Наприкінці цих Правил подано список чинних законодавчих, нормативних актів і методичних посібників з питань архівної справи та діловодства.

1.6. Дія Правил поширюється на архіви, що зберігають документи з паперовою основою. Умови роботи архівів установ, що зберігають науково-технічну, кіно-, фото-, фоно-, відеодокументацію, документи, створені на електронних носіях, а також документну інформацію з грифами обмеження доступу, регламентуються іншими нормативно-правовими актами.

1.7. З уведенням у дію цих Правил "Основные правила работы ведомственных архивов", затверджені наказом Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР 5 вересня 1985 р. N 263, вважати такими, що не застосовуються на території України.

2.1. Установи створюють архіви для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2.2. Архів є самостійною структурною частиною установи або входить до складу служби документаційного забезпечення управління установи (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).

У малочисельних установах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби документаційного забезпечення управління.

2.3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, положенням про архів установи та цими Правилами.

2.4. Основними завданнями архіву є:

прийняття від структурних підрозділів і первинних громадських організацій (далі - структурні підрозділи) установи та зберігання документів з паперовими носіями;

контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи;

участь у складанні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою до відповідного державного архіву;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд експертної комісії установи описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу установи та актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація користування документами, видавання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідного державного архіву;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників установи, які відповідають за роботу з документами.

2.5. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

вимагати від структурних підрозділів установи передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

давати структурним підрозділам установи рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від структурних підрозділів установи відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво установи про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в установі, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

2.6. На посаду керівника архіву установи призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки.

Керівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи.

Коло обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником установи.

2.7. До складу документів архіву входять:

закінчені в поточному діловодстві документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами установи;

особові архівні документи працівників установи;

документи з паперовою основою організацій-попередників установи, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи передаються із структурних підрозділів установи до архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, наведеного в додатку 1 до цих Правил.

2.8. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві установи:

для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

для документів Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської і Севастопольської міських рад та державних адміністрацій і підпорядкованих їм організацій - 10 років;

для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій - 5 років;

для записів актів громадянського стану, судових справ, записів нотаріальних дій, документів з особового складу - 75 років.

Строки тимчасового зберігання документів в архіві установи можуть бути змінені з дозволу того державного архіву, до якого ці документи надходять на постійне зберігання.

3.1. Складання номенклатур справ

3.1.1. Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

Відповідальність за складання номенклатури справ покладається на службу документаційного забезпечення управління за участю архіву установи.

3.1.2. Існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є нормативним актом.

Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією (далі - ЦЕПК) Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву і підлягає державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.

Типова номенклатура справ для установ окремого регіону (Автономної Республіки Крим, області, міст Києва, Севастополя) розробляється відповідним місцевим органом виконавчої влади, погоджується з експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, затверджується керівництвом установи-автора та державного архіву і підлягає державній реєстрації в місцевому органі Міністерства юстиції України.

3.1.3. Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірні номенклатури справ розробляються міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджуються з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджуються керівництвом установи-автора.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для установ, що належать до сфери їх управління, і використовуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

3.1.4. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Зведена індивідуальна номенклатура справ установи складається, як правило, з номенклатур справ окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в установі.

3.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 2) розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з керівником архіву установи. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

3.1.6. Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

3.1.7. Заголовок справи складається з:

назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором документів;

найменування установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;

короткого змісту документів справи;

найменування регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;

дати періоду, до якого належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі.

Приклади:

1. "Листування з Міністерством фінансів України про внесення змін до кошторису витрат державних архівних установ на I-IV квартали 2000 року".

2. "Журнал реєстрації вхідних документів ___________сільської ради ________________району__________________області за 1999 рік".

3. "Довідки фінансового управління Міністерства охорони здоров'я України про заробітну плату працівників міністерства, видані в 1998 р. (копії)".

3.1.8. У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін "справа".

Приклади:

1. "Справа про притягнення до адміністративної відповідальності державного службовця Потапенка І.В. у зв'язку з займанням ним посади в комерційному підприємстві".

2. "Особова справа директора Державного архіву Волинської області Гики В.М.".

3.1.9. У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю ведення діловодства, уживається термін "документи", а після нього в дужках наводяться основні види документів справи.

Приклад. "Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про врахування пропозицій за результатами перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації".

3.1.10. Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта.

Приклад. "Документи до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

3.1.11. У заголовках справ з листуванням зазначаються кореспондент та короткий зміст документів.

Приклад. "Листування з Фондом державного майна України про приватизацію об'єктів державної власності".

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, вони не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва.

Приклад. "Листування з державними архівами України про планування роботи на 2000 рік".

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами вони не зазначаються.

Приклад. "Листування про організацію науково-практичної конференції з забезпечення збереженості документів та друкованих видань".

3.1.12. Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, то в заголовку справи їх індивідуальні найменування не вказуються.

Приклад. "Листування з державними архівами областей про протипожежну безпеку".

Якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці (населеного пункту), то її (його) найменування наводиться в заголовку справи.

Приклад. "Листування з Державним архівом Волинської області (м.Луцьк) про роботу з кадрами".

Найменування населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).

3.1.13. У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи.

Приклади:

1. "План організаційно-технічних заходів підприємства на 2000 рік".

2. "Звіт про використання бюджетних коштів за листопад 2000 року".

3.1.14. Якщо справа складається з кількох томів або частин, то формулюється її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додаються заголовки кожного тома (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

Приклад. "Звіти державних архівів України про виконання планів розвитку архівної справи на 1999 рік.

Том 1. Центральні державні архіви;

Том 2. Галузеві державні архіви".

3.1.15. Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

3.1.16. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

3.1.17. У кінці року особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік (додаток 2).

3.1.18. Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково проставляються гриф погодження з експертною комісією (далі - ЕК) і керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Перший (недоторканий) примірник номенклатури справ зберігається в структурному підрозділі. Другий примірник передається в службу документаційного забезпечення управління установи. Третій примірник використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.

3.1.19. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою документаційного забезпечення управління установи в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. При цьому номенклатури справ первинних громадських організацій вміщуються наприкінці зведеної номенклатури справ.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні номенклатури справ; індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.

3.1.20. Під час складання зведеної номенклатури справ використовуються структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба документаційного забезпечення управління.

Приклад. "Канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ маркетингу та збуту продукції тощо".

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується в разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками установи. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується в установах, що не мають структури, у тому числі в суб'єктах господарської діяльності недержавної власності.

Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ зазначеної вище установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та галузі діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості.

Приклад. "Організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо".

3.1.21. До зведеної номенклатури справ установи включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи установи, у тому числі справи тимчасово діючих органів установи, наприклад справи ліквідаційної комісії.

До зведеної номенклатури включаються також не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ.

3.1.22. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (наприклад, протоколи засідань керівних органів первинних громадських організацій) вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж всього терміну їх вирішення або ведення.

До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

3.1.23. Зведена номенклатура справ погоджується з ЕК установи і ЕПК (ЕК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи (додаток 3).

Державні установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Установи з недержавною власністю після першого повідомлення відповідного державного архіву про свою зведену номенклатуру справ надалі погоджують її з власною ЕК і затверджують підписом керівника установи.

3.1.24. У графі "Примітка" зведеної номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передання справ в архів установи або іншим установам для продовження ведення справ.

3.1.25. У зведеній номенклатурі справ установи може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом "Для службового користування", якщо в діяльності установи створюється незначна кількість документів із зазначеним грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕПК".

3.1.26. У кінці року зведена номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби документаційного забезпечення управління установи. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів).

3.1.27. Зведена номенклатура справ державної установи складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо в установі не створюються документи Національного архівного фонду.

Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі документаційного забезпечення управління установи.

Другий передається до архіву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Третій надсилається до відповідного державного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Четвертий розподіляється за розділами між структурними підрозділами установи.

Установи недержавних форм власності можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного поділу - у двох примірниках.

3.1.28. Зведена номенклатура справ установи та номенклатури справ структурних підрозділів щорічно не пізніше грудня переглядаються і уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються та затверджуються керівником установи (структурного підрозділу) та вводяться в дію з 1 січня нового року.

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.

3.2. Формування документів у справи

3.2.1. Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в порядку, викладеному в п. 3.1.23 цих Правил.

3.2.2. Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

3.2.3. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.

3.2.4. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

3.2.5. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

3.2.6. Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

3.2.7. Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

3.2.8. Документи засідань колегіальних органів установи групуються в дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають, тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

3.2.9. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи або за напрямами діяльності установи, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.

3.2.10. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

3.2.11. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

3.2.12. В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. N 639.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

3.2.13. Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

3.2.14. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ установи здійснює її служба документаційного забезпечення управління.

3.3. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи

3.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів установи зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою. У невеликих установах справи зберігаються централізовано в службі документаційного забезпечення управління.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереженість забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в зазначених підрозділах. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися в шафах і столах, що зачиняються.

3.3.2. Видавання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 4), у якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справа видана, дата її повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу.

Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення цих документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи цінності документів є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду або виключення документів з нього, а також для встановлення строків тимчасового зберігання документів.

Забороняється виключення з Національного архівного фонду будь-яких документів, складених до 1946 року.

4.1. Принципи і критерії експертизи цінності документів

4.1.1. Експертиза цінності документів проводиться за принципами:

об'єктивності - коли в основу оцінки документів беруться об'єктивно існуючі фактори змісту, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документів, їх оригінальності, часу створення, повторюваності в інших документах інформації, що міститься в них;

історизму - що передбачає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) і змісту документів, що вони склали, виходячи з особливостей того часу, коли виникли ці документи;

всебічності та комплексності - який полягає у вивченні відомостей про авторів (фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольовано, а в складі певних комплексів (архівних фондів, колекцій), з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

4.1.2. Основними критеріями проведення експертизи цінності документів є:

походження - визначення ролі та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця їх виникнення;

зміст - установлення значення інформації, що міститься в документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів та різновидів документів, ступеня їх збереженості в складі певного комплексу документів;

зовнішні особливості - урахування оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, позначок, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні, фізичного стану документів.

4.2. Організація експертизи цінності документів в установі

4.2.1. Установи незалежно від форм власності зобов'язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до одного з державних архівів за місцем свого знаходження для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.

4.2.2. Експертиза цінності документів в установі проводиться:

у поточному діловодстві під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі Національного архівного фонду.

4.2.3. Експертиза цінності документів установ, їх відбір для наступного зберігання здійснюється експертними комісіями установ, що діють відповідно до Типового положення про ці комісії, затвердженого наказом Держкомархіву від 13 березня 1996 р. N 9 та зареєстрованого Мін'юстом 10 квітня 1996 р. за N 173/1198.

4.3. Основні завдання експертної комісії установи

4.3.1. Основними завданнями ЕК є:

розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на затвердження в установленому Держкомархівом порядку: описів документів, віднесених експертизою цінності до складу Національного архівного фонду; зведеної номенклатури справ поточного діловодства установи; актів про вилучення документів установи, не віднесених експертизою цінності до складу Національного архівного фонду;

організація і проведення спільно зі службою документаційного забезпечення управління та архівом установи щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю за організацією документів у діловодстві установи;

участь у підготовці та розгляді номенклатури справ установи, методичних посібників з організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів;

розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, не передбачених чинними переліками, та подання рішень з цих питань на затвердження ЕПК відповідного державного архіву;

проведення інструктажу і консультацій працівників установи з організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів та їх підготовки до передання на подальше зберігання.

4.4. Організація роботи експертної комісії установи

4.4.1. До складу ЕК, який затверджується наказом керівника установи, включаються керівники служби документаційного забезпечення управління і архіву установи, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника установи, а секретарем - керівник архіву установи.

4.4.2. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Держкомархіву.

4.4.3. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником установи, і звітується перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правочинними, якщо на них присутні не менше двох третин складу комісії.

4.4.4. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою або його заступником і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником установи.

Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання комісії, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і окремих посадових осіб установи рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.

4.5. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів

4.5.1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління установи разом з ЕК під методичним керівництвом архіву установи.

4.5.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву установи, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах установи, виділення до знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ установи шляхом поаркушного перегляду кожного документа. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

4.5.3. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені з зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки по завершенні експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

4.5.4. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 6), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.

4.5.5. За результатами експертизи цінності в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, строки зберігання яких закінчилися. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо. Оформлення та описання справ здійснюється відповідно до вимог пунктів 5.1, 5.2 цих Правил.

4.5.6. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про виділення цих документів до знищення (додаток 7) здійснюються після зведення описів справ установи за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК установи одночасно. Схвалені ЕК установи акти затверджуються керівником установи тільки після затвердження і погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання та з особового складу, після чого установа-фондоутворювач має право знищувати документи.

4.5.7. Справи включаються в акт про виділення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів (див. пункти 4.5.2, 4.5.5 цих Правил).

Акт про виділення до знищення документів складається в двох примірниках на всі справи установи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

4.5.8. Установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, складають акти про виділення документів до знищення тільки після затвердження описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником установи і його погодження з відповідним державним архівом.

4.5.9. Акти про виділення документів до знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

4.5.10. Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду установи та зберігаються в архіві установи.

Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

4.5.11. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893.

4.6. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архіві установи

4.6.1. Державній реєстрації підлягають усі документи установи, що віднесені експертизою їх цінності до складу Національного архівного фонду. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду установи здійснюється відповідним державним архівом сумарно за обліковими відомостями архіву установи, де зберігаються ці документи.

4.6.2. Після затвердження рішення ЕПК про віднесення документів установи до складу Національного архівного фонду відповідний державний архів оформляє на ці документи реєстраційне свідоцтво (додаток 8). Реєстраційне свідоцтво видається установі-власникові документів разом із примірником затвердженого опису документів.

4.6.3. Питання видавання, переоформлення та анулювання реєстраційних свідоцтв регулюються Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853.

Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву установи для наступного зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів установи за рішенням її керівника.

5.1. Оформлення справ

5.1.1. Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів установи, покладається на працівників цих підрозділів за методичною допомогою архіву установи.

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

5.1.2. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

5.1.3. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

5.1.4. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

5.1.5. Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

5.1.6. Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

5.1.7. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

5.1.8. Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

5.1.9. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

5.1.10. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

5.1.11. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

5.1.12. Внутрішній опис (додаток 9) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

5.1.13. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

5.1.14. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

5.1.15. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 10) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

5.1.16. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

5.1.17. У засвідчувальному напису застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;