Підпис Розшифровка
Фонд N _________ підпису
Опис N ________
справ тривалого Дата
(понад 10 років) зберігання
за _________ рік Печатка установи із
зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
-----------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |
|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |
| | | | |частини) |частині) | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________ , у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Схвалено
Протокол засідання ЕК установи
від ___________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
( Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 14
до пунктів 6.4.1, 7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Фонд N _________ Підпис Розшифровка
підпису
Опис N ________
справ з особового складу Дата
за _________ рік Печатка установи із
зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу)
-----------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |
|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |
| | | | |частини) |частині) | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________, у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Погоджено Схвалено
Протокол засідання Протокол засідання
ЕПК (ЕК) державної ЕК установи
архівної установи, від ________ N _____
архівного відділу
міської ради
від ___________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу опису справ з особового складу
( Додаток 14 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007, N 188 від 19.09.2008 )
Додаток 15
до п. 7.2.4
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Книга
обліку надходження та вибуття документів архіву
Том N ________________
Початий ______________
Закінчений ___________
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша книги обліку надходження та вибуття
документів архіву
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Найменування установи, |Назва, номер і | Надходження документів | Вибуття документів |Примітка|
|з/п|надходження|структурного підрозділу, |дата документа,|---------------------------------+---------------------------------| |
| |або вибуття|державної архівної уста- |що підтверджує | кількість справ | кількість справ | |
| | |нови, архівного відділу | надходження |---------------------------------+---------------------------------| |
| | |міської ради, звідки | |постійного|тривалого |з особового|постійного|тривалого |з особового| |
| | | надійшли (куди вибули) | документів |зберігання|(понад 10 | складу |зберігання|(понад 10 | складу | |
| | | (вибуття) | | |років) | | | років) | | |
| | |документи, їх крайні дати| | |зберігання| | |зберігання| | |
|---+-----------+-------------------------+---------------+----------+----------+-----------+----------+----------+-----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом у __________ році надійшло ________________________________
(цифрами і літерами)
справ (наводяться підсумкові дані за графами 5, 6, 7 книги);
вибуло __________________________________________________________
(цифрами і літерами)
справ (наводяться підсумкові дані за графами 8, 9, 10 книги).
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма книги обліку надходження та вибуття документів архіву
( Додаток 15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 188 від 19.09.2008 )
Додаток 16
до п. 7.2.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Список фондів архіву
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша списку фондів
------------------------------------------------------------------
| | |Дата першого|Відомості про вибуття| |
|Номер|Назва фонду| надходження| фонду | Примітка |
|фонду| | документів |---------------------| |
| | | фонду до |куди | дата і номер | |
| | | архіву |вибув| документа, на | |
| | | | |підставі якого | |
| | | | | фонд вибув | |
|-----+-----------+------------+-----+---------------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
На 01.01.200__ до списку включені фонди з N ______ до N _________
Усього зберігається в архіві ____________________________ фондів.
(цифрами і літерами)
Номери вільні: ____________________
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма списку фондів
Додаток 17
до п.7.2.13
Кому надсилається ________________________________________________
(найменування й адреса одержувача)
Ким надсилається _________________________________________________
(найменування й адреса установи, що звітує)
ПАСПОРТ
архівного підрозділу установи, організації, підприємства*
------------------------------------------------------------------
|Найменування установи, |Дата створення установи, |
|організації, підприємства та їх |організації, підприємства |
|підпорядкованість | |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| I. Відомості про документи |
|----------------------------------------------------------------|
| N | Назва показників |Кількість|Крайні дати|
| з/п | | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 1. |Фондів | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 2. |Справ | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| |У тому числі: | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 2.1. |Постійного зберігання | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| |З них: | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
|2.1.1.|Унесених в описи, що схвалені ЕПК | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
|2.1.2.|Що зберігаються понад установлені | | |
| |строки | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 2.2. |З особового складу | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| |З них: | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
|2.2.1.|Унесених в описи | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 2.3. |Тривалого (понад 10 років) | | |
| |зберігання | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
|2.3.1.|Унесених в описи | | |
------------------------------------------------------------------
_______________
* Надсилається установами, організаціями, підприємствами відповідному державному архіву до 1 грудня поточного року
II. Відомості про приміщення
------------------------------------------------------------------
| Площа | Ступінь | Коротка | Наявність |
|архівосховища в |завантаженості |характеристика |робочих кімнат,|
| кв. м | в % | приміщення | читального |
| | | | залу |
------------------------------------------------------------------
III. Відомості про кадри
------------------------------------------------------------------
| Кількість штатних |Прізвище, ім'я, по |Освіта, фах|Стаж роботи|
| працівників | батькові | | |
------------------------------------------------------------------
_______________________________________________________
(адреса і номер телефону установи)
Керівник архіву _________ _____________________
(особа, відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
( Додаток 17 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 18
до п. 8.3.2
--------------------------------------------------------------------
| | Кліматичні параметри повітря | Підпис |Примітка|
| Дата |---------------------------------------|працівника| |
|запису| Зовнішнє повітря | Повітря в сховищі | архіву | |
| |-------------------+-------------------| | |
| |темпера-|відносна |темпера-|відносна | | |
| |тура, |вологість,|тура, |вологість,| | |
| |град. С | % |град. С | % | | |
|------+--------+----------+--------+----------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
--------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Форма журналу реєстрації кліматичних параметрів в архіві
Додаток 19
до п. 8.6.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Картка постелажного топографічного покажчика
Стелаж (шафа) N __________
------------------------------------------------------------------
|Полиця N | Опис N | Справи з N __________ | Примітка |
| | | до N __________ | |
|---------+------------+---------------------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148х210)
Форма картки постелажного топографічного покажчика
Додаток 20
до п. 8.6.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Картка пофондового топографічного покажчика
Назва фонду і його номер __________
___________________________________
------------------------------------------------------------------
|Опис N| Справи з N __________ |Стелаж|Полиця N | Примітка |
| | до N __________ |(шафа)| | |
|------+--------------------------+------+---------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148х210)
Форма картки пофондового топографічного покажчика
Додаток 21
до п. 8.8.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Книга видавання справ з архівосховища
Почата ___________
Закінчена _________
Формат А4 (210х297)
Титульний аркуш книги видавання справ з архівосховища
-----------------------------------------------------------------
| | | | | |Крайні| |Розпис|Розпис|Примітка|
| N |Дата|Фонд |Опис|Справа| дати | Кому | про | про | |
|з/п|вида| N | N | N |доку- |видана| отри-|повер-| |
| |ван-| | | |ментів| | мання|нення,| |
| |ня | | | |справи| | | дата | |
|---+----+-----+----+------+------+------+------+------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
-----------------------------------------------------------------
Разом у _____________ році видано з архівосховища
__________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма книги видавання справ з архівосховища
Додаток 22
до пунктів 8.8.5, 9.3.4
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
_________________ N ________________
_________________________________________________________________
(місце складання)
видавання справ у тимчасове користування
_________________________________________________________________
(найменування установи, її
_________________________________________________________________
поштовий індекс, адреса)
Підстава ________________________________________________________
_________________________________________________________________
З якою метою видаються справи____________________________________
_________________________________________________________________
Видано такі справи з фонду:______________________________________
(назва фонду)
------------------------------------------------------------------
| N |Опис|Справа| | Крайні |Кількість| |
|з/п| N | N | Заголовок справи | дати | аркушів |Примітка|
| | | | |документів| справи | |
| | | | | справи | | |
|---+----+------+------------------+----------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Разом видано __________________________ справ на строк __________
(цифрами і літерами)
Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в обкладинки,
з пронумерованими аркушами й засвідчувальними написами. Отримувач
зобов'язується не надавати справи, отримані в тимчасове
користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій,
витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу
установи-фондоутворювача.
Отримувач зобов'язується повернути справи в строк, зазначений
в акті. Отримувача попереджено про відповідальність згідно з
чинним законодавством у разі пошкодження або втрати справ, що
видані.
Посада керівника установи, Посада керівника установи,
що видала справи що отримала справи
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Гербова печатка Гербова печатка
Видав справи Отримав справи
_____________________________
Керівник архіву (особа, (назва посади)
відповідальна за архів)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Справи повернені в повному обсязі та збереженості
Прийняв справи Здав справи
Керівник архіву (особа, _____________________________
відповідальна за архів) (назва посади)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта видавання справ у тимчасове користування
Додаток 23
до п.8.8.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Аркуш перевіряння N __________
наявності та стану справ фонду
_____________________________
(назва фонду)
Перевіряння проводили____________________________________________
(дата перевіряння, посада, прізвище, ініціали)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Номери|Кількість| Номери |Літерні номери справ|Пропущені номери|Номери|Кіль- |Тимча-| Номери справ, що потребують: |Номери|Примітка|
|описів|справ, що|невиявлених|--------------------+----------------|справ,|кість |сові |------------------------------------|справ,| |
| |рахуються| справ |перерахо-|не перера-|обліко-|не облі-|вида- |наявних|шифри |дезин-|дезін-|рестав-|оправ-|віднов-|що | |
| |за описом| |вані в |ховані в |вані в |ковані в|них у |справ |не- |фекції|секції|рації |лення |лення |мають | |
| | | |опису, |опису, але|підсум-|підсум- |тимча-|(описа-|опра- | | | | або |згаса- |непо- | |
| | | |але не |обліковані|ковому |ковому |сове |них) |цьова-| | | |під- |ючих |правні| |
| | | |обліко- |в підсум- |запису |запису |корис-| |них | | | |шивки |текстів|пош- | |
| | | |вані в |ковому | | |туван-| |справ | | | | | |код- | |
| | | |підсумко-|запису | | |ня | | | | | | | |ження | |
| | | |вому | | | | | | | | | | | | | |
| | | |запису | | | | | | | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом ______________________________________ справ
(цифрами і літерами)
Перевірку провели: ______________________________________________
(посади, підписи, розшифровка підписів)
Дата
Формат А3 (297х410)
Форма аркуша перевіряння наявності та стану справ фонду
Додаток 24
до п.8.8.8
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Акт Посада керівника установи
_____________ N ___________ Підпис Розшифровка
перевіряння наявності і підпису
стану справ Дата
___________________________
(постійного, довготривалого Печатка установи із
зберігання, з особового зазначенням
складу) ідентифікаційного коду
___________________________
(назва фонду)
Перевіряння проводилось з ___________ до_____________________
Перевірянням установлено:
1. Нараховується за описами ________________________________справ
(кількість)
2. Не виявлено в наявності _________________________________справ
(кількість)
3. Мають літерні номери ____________________________________справ
(кількість)
а) з них перераховано в опису, але не обліковано в
підсумковому запису _______________справ
(кількість)
б) не перераховано в опису, але обліковано в підсумковому
запису _______________справ
(кількість)
4. Пропущено номерів:
а) не облікованих у підсумковому запису ______________справ
(кількість)
б) облікованих у підсумковому запису ______________справ
(кількість)
5. У наявності за даним фондом (з тих, що включені в описи),
з них: ______________справ
(кількість)
5.1. Потребують дезинфекції і дезінсекції ______________справ
(кількість)
5.2. Потребують реставрації ______________справ
(кількість)
5.3. Потребують ремонту ______________справ
(кількість)
5.4. Потребують оправлення або підшивання ______________справ
(кількість)
5.5. Потребують відновлення згасаючих текстів __________справ
(кількість)
5.6. Непоправно пошкоджені ______________справ
(кількість)
5.7. Видано в тимчасове користування ______________справ
(кількість)
6. Разом у даному фонді в наявності є ______________справ
(кількість)
7. Характеристика умов зберігання справ
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Перевірку проводили _____________________________________________
(посади, підписи, розшифровка підписів)
СХВАЛЕНО
протокол засідання ЕК
від ___________ N _____
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта перевіряння наявності та стану справ
( Додаток 24 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 25
до п.8.8.10
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт Затверджую
_____________ N ____________ Посада керівника установи
____________________________ Підпис Розшифровка
(місце складання) підпису
про невиправні пошкодження
справ Дата
Печатка установи із
зазначенням
ідентифікаційного коду
Фонд ____________________
(назва фонду)
У фонді виявлено непоправно пошкодженими такі справи:
------------------------------------------------------------------
| N | Опис | Справа | Заголовок | Крайні |Кількість| Сутність та|
|з/п | N | N |пошкодженої| дати | аркушів | причини |
| | | | справи | справи | справи | пошкоджень|
|----+------+--------+-----------+--------+---------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Разом виявлено пошкоджених _________________________________справ
(цифрами і літерами)
Перелічені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки___________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Погоджено Схвалено
Протокол засідання Протокол засідання
ЕПК державного архіву ЕК установи
від ___________ N _____ від __________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма акта про непоправні пошкодження справ
( Додаток 25 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 26
до п.8.8.10
Затверджую Затверджую
Посада керівника установи- Посада керівника установи-
здавальника приймальника
________ _____________________ ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата (гербова печатка) Дата (гербова печатка)
Печатка установи із Печатка установи із
зазначенням зазначенням
ідентифікаційного коду ідентифікаційного коду
Акт
________________________________
(місце складання)
приймання-передавання документів в архів іншої установи
Підстава: _______________________________________________________
(зміст рішення, номер і повна назва фонду,
_________________________________________________________________
що передається; найменування та адреса архіву
_________________________________________________________________
установи-здавальника)
____________________________________________________________здав,
а______________________________________________ прийняв документи
(найменування та адреса архіву установи-приймальника)
названого фонду і довідковий апарат до нього:
------------------------------------------------------------------
| N | Номер і назва описів | Кількість | Кількість | Примітка |
|з/п| |примірників | справ | |
| | | кожного | | |
| | | опису | | |
|---+-----------------------+------------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Усього___________________________________________________________
(за графами 2-4)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
____________________________ ____________________________
(посада, підпис, розшифровка (посада, підпис, розшифровка
підпису) підпису)
Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта приймання-передавання документів в архів іншої установи
( Додаток 26 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007 )
Додаток 27
до пунктів 8.8.10, 11.3
Затверджую Затверджую
___________________________ ______________________________
(посада керівника установи) (посада керівника державної
архівної установи, архівного
відділу міської ради)
________ _____________________ ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата (гербова печатка) Дата (гербова печатка)
Печатка установи із Печатка установи із
зазначенням зазначенням
ідентифікаційного коду ідентифікаційного коду
Акт
________________________________________________________________
(місце складання)
приймання-передавання справ на постійне зберігання
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні
установи"
У зв'язку з _____________________________________________________
(завершенням строку зберігання документів,
ліквідацією установи тощо)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
_____________________________________________ приймає на державне
(найменування державної архівної установи,
архівного відділу міської ради)
зберігання документи за ________________________________________,
(Роки)
а також довідковий апарат до них:
------------------------------------------------------------------
| N | Номер і назва описів | Кількість | Кількість | Примітка |
|з/п| |примірників | справ | |
| | | кожного | | |
| | | опису | | |
|---+-----------------------+------------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Номери відсутніх справ __________________________________________
Усього прийнято ____________________________________________справ
(цифрами і літерами)
У _________________________________________________ фонд N ______
(найменування державної архівної установи,
архівного відділу міської ради)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
____________________________ ____________________________
(посада, підпис, розшифровка (посада, підпис, розшифровка
підпису) підпису)
Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта приймання-передавання справ установи на постійне
зберігання
( Додаток 27 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державного комітету архівів N 87 від 05.06.2007, N 188 від 19.09.2008 )
Додаток 28
до п.8.8.11
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Фонд ____________________
(назва фонду)
Опис N __________________
(назва опису)
------------------------------------------------------------------