Про затвердження Змін до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004,

1. Затвердити Зміни до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами), що додаються.

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства управління формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України (Кузнєцова М.І.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Новохатського К.Є.

1. У пункті 1.3:

слова "до державних архівів або інших архівних установ" замінити словами "до державних архівних установ, архівних відділів міських рад або інших архівних установ";

додати абзац такого змісту:

"Посадові особи установ несуть відповідальність за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.".

2. У пункті 1.4:

в абзаці третьому слова "державним архівам" замінити словами "на постійне зберігання";

абзац п'ятий після слів "експертних комісій" доповнити словами "(далі - ЕК)";

в абзаці тринадцятому пункту слова "здавання-приймання" замінити словами "приймання-передавання".

3. В абзаці дванадцятому пункту 1.4, абзаці другому підпункту 7.2.5, прикладі 3 підпункту 7.2.6, підпунктах 7.2.7, 7.2.12, абзацах чотирнадцятому та двадцять першому підпункту 7.3.4, підпункті 8.8.1, абзаці п'ятому підпункту 8.8.9, абзаці п'ятому підпункту 8.8.10, у назві розділу 11, пунктах 11.1, 11.2, 11.3, 11.4, абзаці третьому пункту 11.6, пункті 11.7, додатку 27 слова "державне зберігання" замінити словами "постійне зберігання".

4. Пункт 1.5 виключити.

5. У зв'язку з цим пункти 1.6 та 1.7 вважати відповідно пунктами 1.5 та 1.6.

6. Пункт 2.1 доповнити абзацом такого змісту:

"Керівництво установи забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.".

7. Пункт 2.2 викласти у такій редакції:

"2.2. Архів є самостійною структурною частиною установи або входить до складу служби діловодства установи (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). Положення про архів, що є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства, затверджується керівником установи.

Установи, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують положення про архів з відповідною експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради, після чого положення затверджуються керівником установи.

У малочисельних установах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства. У посадовій інструкції цього працівника зазначаються види робіт, обов'язки з виконання яких покладаються на нього, його права та відповідальність.".

8. В абзаці шостому пункту 2.4 слова "не віднесені" замінити словами "не внесені", слова "експертної комісії (далі - ЕК)" замінити абревіатурою "ЕК".

9. В абзаці шостому пункту 2.8, слова "того державного архіву, до якого ці документи надходять на постійне зберігання." замінити словами "державної архівної установи, архівного відділу міської ради, до яких ці документи надходять на постійне зберігання.".

10. Підпункт 3.1.5 після слова "установи" доповнити словами "(посадовою особою, відповідальною за архів)".

11. Після підпункту 3.1.16 доповнити розділ новим підпунктом 3.1.17:

"3.1.17. Строки зберігання документів зазначаються в номенклатурі справ на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи, яка погоджує ці строки з ЕПК відповідного державного архіву. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка "Строк зберігання встановлено" (назва ЕПК державного архіву, протокол N___ від ___)".

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).".

12. У зв'язку з цим підпункти 3.1.17-3.1.28 вважати відповідно підпунктами 3.1.18-3.1.29.

13. Підпункт 3.1.19 викласти у такій редакції:

"3.1.19. Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в двох примірниках, на кожному з яких проставляється гриф схвалення з ЕК. Один примірник номенклатури передається службі діловодства.".

14. Абзац перший підпункту 3.1.20 після слова "організацій" доповнити словами ", постійно діючих комітетів, комісій, рад".

15. Підпункт 3.1.24 викласти в такій редакції:

"3.1.24. Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК установи та погоджується ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи (додаток 3).

Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня. У разі відсутності установи вищого рівня номенклатура справ погоджується власною ЕК.

Новостворені установи незалежно від форми власності протягом року з дня реєстрації подають свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.".

16. Підпункт 3.1.28 викласти в такій редакції:

"3.1.28. Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо в установі не утворюються документи Національного архівного фонду.

Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі діловодства установи.

Другий використовується службою діловодства як робочий.

Третій передається до архіву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Четвертий надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, в зоні комплектування яких перебуває установа, або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня, а якщо в них немає структурного поділу - у двох примірниках.".

17. В абзаці другому підпункту 3.3.1 останнє речення викласти в такій редакції:

"У робочих кімнатах справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що зачиняються.".

18. Абзаци перший, другий та третій розділу 4 викласти в такій редакції:

"Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

Заборонено:

знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;

вилучати з Національного архівного фонду документи:

створені у період до 1946 року;

з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що містяться в них, з політичних чи ідеологічних міркувань.".

19. Підпункт 4.1.1 викласти в такій редакції:

"4.1.1. Експертиза цінності документів проводиться за такими принципами:

об'єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

історизм - урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.".

20. Підпункт 4.1.2 викласти в такій редакції:

"4.1.2. Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості.".

21. У підпункті 4.2.1 слова "за місцем свого знаходження" замінити словами ", у зоні комплектування якого вони перебувають".

22. Підпункт 4.2.3 викласти в такій редакції:

"4.2.3. Експертиза цінності документів установ, їх відбір для наступного зберігання здійснюються ЕК установ, що діють відповідно до положень про них, розроблених відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17.12.2007 N 183, зареєстрованого в Мін'юсті України 11.01.2008 за N 13/14704, та Примірного положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Держкомархіву України від 06.05.2008 N 83.".

23. Підпункт 4.3.1 викласти в такій редакції:

"4.3.1. Завданням ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві установи.

ЕК установи приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду, описи справ з особового складу, номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії, анотовані переліки унікальних документів Національного архівного фонду, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, акти про вилучення документів з Національного архівного фонду.".

24. Підпункт 4.4.1 викласти в такій редакції:

"4.4.1. До складу ЕК, який затверджується керівником установи, включаються керівники служби діловодства і архіву, працівники структурних підрозділів, а також представники ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких перебуває відповідна установа. Голову ЕК, яким, як правило, є заступник керівника установи, призначає керівник установи.".

25. У підпункті 4.4.3 слова "не менше двох третин складу комісії" замінити словами "не менш як дві третини складу членів комісії".

26. Абзац перший підпункту 4.4.4 викласти в такій редакції:

"4.4.4. Рішення ЕК з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником, за рішенням якого була утворена комісія. У разі відмови керівника установи затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК Держкомархіву, рішення якої є остаточним.".

27. В абзаці другому підпункту 4.5.2 слова "кожного документа" замінити словами "кожної справи".

28. У підпункті 4.5.5 слова "строки зберігання яких закінчилися" замінити словами "не внесених до Національного архівного фонду".

29. В абзаці другому підпункту 4.5.7 слова "Акт про виділення до знищення документів" замінити словами "Акт про вилучення документів для знищення".

30. У підпункті 4.5.8 слова "ЕПК відповідного державного архіву" замінити словами "ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради".

31. Підпункт 6.1.10 викласти в такій редакції:

"6.1.10. Установи, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

Схвалені ЕПК описи справ затверджуються керівником установи. Один примірник направляється державній архівній установі, архівному відділу міської ради, в зоні комплектування яких перебуває установа. Другий - зберігається як недоторканний в архіві установи. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державної архівної установи, архівного відділу міської ради.".

32. Підпункт 6.3.3 викласти в такій редакції:

"6.3.3. Установи, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК установи та затверджуються її керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий - є робочим.

Установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК установи описи направляються для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій може надсилатися для контролю органу вищого рівня.".

33. Підпункт 6.4.3 викласти в такій редакції:

"6.4.3. Описи справ з особового складу установ, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником установи.".

34. Підпункт 6.4.4 викласти в такій редакції:

"6.4.4. Описи справ з особового складу установ, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради та затверджуються керівником установи.".

35. Підпункт 7.1.7 доповнити абзацами другим та третім такого змісту:

"Документи установи та профспілкової організації, що існує в ній з моменту її легалізації, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об'єднаного архівного фонду.

Справи, що велись послідовно в двох або більше установах, належать до фонду тієї установи, де вони були закінчені в діловодстві.".

36. Абзац перший підпункту 7.1.10 після слів "архівною установою" доповнити словами ", архівним відділом міської ради.".

37. У підпункті 7.2.5:

в абзаці другому слова "відповідним державним архівом" замінити словами "відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради";

в абзаці п'ятому слова "державного архіву" замінити словами "державної архівної установи, архівного відділу міської ради", слова "виділення документів до знищення" замінити словами "вилучення документів для знищення".

38. У підпункті 7.2.7 слова "передання документів державному архіву" замінити словами "передання документів на постійне зберігання".

39. У підпункті 7.2.10 слова "до державного архіву" замінити словами "до державної архівної установи, архівного відділу міської ради".

40. В абзаці другому підпункту 7.2.13, абзаці чотирнадцятому підпункту 7.3.4, пунктах 11.1, 11.3, абзаці першому підпункту 12.3.3 слова "відповідного державного архіву" замінити словами "відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради" у відповідних відмінках.

41. В абзаці п'ятому підпункту 8.8.9 слова "виділення документів" замінити словами "вилучення документів".

42. В абзаці третьому підпункту 8.8.10 слова "акти про виділення їх до знищення" замінити словами "акти про вилучення їх до знищення".

43. У пунктах 11.4, 11.8 слова "державного архіву" замінити словами "державної архівної установи, архівного відділу міської ради".

44. У пункті 11.5 слова "у державний архів" замінити словами "на постійне зберігання".

45. В абзаці другому підпункту 12.3.3 слова "відповідним державним або іншим архівом" замінити словами "відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради або іншою архівною установою.".

46. Підпункт 12.3.5 викласти в такій редакції:

"12.3.5. Якщо установа ліквідується, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання котрих ще не закінчилися, та документи, не закінчені у діловодстві, а також документи з особового складу передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, мм. Києва, Севастополя.

Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи установи-фондоутворювача передаються до архівних установ, що утворюються органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території (району, міста), та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви).

Якщо трудові архіви на відповідній території не створені, то зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.".

47. Додаток 7 викласти в такій редакції:

48. У додатку 10 слова "Код держархіву" замінити словами "Код державної архівної установи, архівного відділу міської ради", слова "(Найменування державного архіву)" замінити словами "(Найменування державної архівної установи, архівного відділу міськради)".

49. У додатку 12 слова "державного архіву", "державному архіві" замінити словами "державної архівної установи, архівного відділу міської ради" у відповідних відмінках.

50. У додатку 14:

слова: "Керівник кадрового органу", "Підпис", "Розшифровка підпису", "Дата" виключити;

у грифі ПОГОДЖЕНО слова "ЕПК державного архіву" замінити словами "ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради".

51. У додатках 15, 27 слова "державного архіву" замінити словами "державної архівної установи, архівного відділу міської ради".

52. Список законодавчих, нормативних актів і методичних посібників з архівної справи та діловодства з цих Правил виключити.