Про Регламент виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

Проект рішення Київради візується керівником та юрисконсультом відповідного головного управління, управління Київської міської державної адміністрації, постійною комісією Київради, заступником голови Київської міської державної адміністрації, до відання якого віднесено поставлене в проекті рішення питання, та начальником юридичного управління апарату Київської міської державної адміністрації.

67. Проекти рішень Київської міської ради, які подаються до Київради її постійними комісіями, та передані для погодження до Київської міської державної адміністрації, візуються заступником голови Київської міської державної адміністрації, до відання якого віднесено поставлене в проекті рішення питання, та начальником юридичного управління апарату Київської міської державної адміністрації.

68. Рішення Київради, підготовлені та погоджені в установленому порядку, подаються секретаріатом Київради у десятиденний термін після їх прийняття на засіданні Київради до відділу редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації.

69. Відділ редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації здійснює літературне редагування рішень Київради, перевіряє їх на відповідність встановленим вимогам щодо викладу і оформлення. У разі порушення цих вимог відділ повертає рішення до секретаріату Київради для доопрацювання.

70. Рішення Київради подаються на підпис Київському міському голові заступником голови - керівником апарату Київської міської державної адміністрації.

71. Підписані міським головою рішення Київради надходять до відділу редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації, який забезпечує реєстрацію, зняття необхідної кількості копій рішень та їх направлення до виконавців і секретаріату Київради.

72. Організація роботи з документами у Київській міській державній адміністрації здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням Київської міської державної адміністрації від 16.12.97 N 2047.

73. Діловодство у Київській міській державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

74. Відповідальність за організацію виконання документів несуть міський голова, перші заступники та заступники голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), заступник голови - керівник апарату, керівники головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації.

75. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в апараті Київській міській державній адміністрації здійснює управління документального забезпечення апарату.

Управління документального забезпечення апарату здійснює узагальнення та аналіз службової кореспонденції і інформує міського голову та заступника голови - керівника апарату за підсумками роботи за рік.

76. Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів у відділах перших заступників, заступників голови та заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах Київської міської державної адміністрації покладається на їхніх керівників.

У разі реорганізації структурного підрозділу апарату Київської міської державної адміністрації керівник цього підрозділу забезпечує передачу по акту всіх справ (документів) іншому структурному підрозділу, який визначений правонаступником.

Закінчені діловодством справи разом з контрольно-обліковими картками на документи (дискетами) передаються до архіву Київської міської державної адміністрації через 3 роки після завершення їх у діловодстві структурних підрозділів.

У разі ліквідації структурного підрозділу апарату Київської міської державної адміністрації керівник цього підрозділу по опису передає документи сектору архівного діловодства відділу редагування документів, випуску рішень та розпоряджень для наступного зберігання, який разом з ліквідаційною та експертною комісіями визначає цінність документів на підставі номенклатури справ.

77. Вся службова кореспонденція, що надходить до Київської міської державної адміністрації, приймається і опрацьовується відділом по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд міського голови, заступника міського голови - секретаря Київради та заступників голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

78. Передача документів, зареєстрованих у відділі по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату, здійснюється під розписку у журналах реєстрів видачі службової кореспонденції за встановленою формою.

79. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду міським головою, доповідається йому начальником управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації.

80. На дорученнях міського голови, що містять контрольні терміни та потребують відповіді заявникам, відділом по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату робляться відмітки про взяття їх на контроль. Відділ по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату направляє копії цих документів з дорученнями та копією реєстраційно-контрольної картки до контрольного управління апарату.

81. Після розгляду документів заступниками голови Київської міської державної адміністрації працівники відповідних відділів організаційного забезпечення діяльності перших заступників, заступників голови та заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації знімають необхідну кількість копій (за кількістю виконавців) і передають їх до відділу по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату. Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються у відділах організаційного забезпечення діяльності перших заступників, заступників голови та заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, ознайомлення з ним і дорученням керівників Київської міської державної адміністрації здійснюють відповідні відділи організаційного забезпечення діяльності перших заступників, заступників голови та заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснюється відділом по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату, як правило, до 14.00 щоденно.

82. Копії законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативних актів, а також рішень Київради, розпоряджень міського голови та Київської міської державної адміністрації направляються до юридичного управління апарату.

83. Ініціативні листи керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації на ім'я міського голови попередньо розглядаються першими заступниками та заступниками голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

Службова кореспонденція, що містить питання фінансового забезпечення, розглядається головними розпорядниками бюджетних коштів згідно з бюджетною класифікацією та за дорученнями перших заступників, заступників голови та заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

84. Проекти листів подаються на підпис міському голові, завізовані першими заступниками, заступниками голови та заступником голови - керівником апарату Київської міської державної адміністрації із зазначенням на останній сторінці прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

85. Вся вихідна кореспонденція за підписом міського голови реєструється у відділі по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються у відділі по роботі з службовими документами до передачі в архів.

86. Вихідна кореспонденція за підписом перших заступників, заступників голови та заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації реєструється у відповідних відділах організаційного забезпечення діяльності перших заступників, заступників голови та заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації. У цих відділах також зберігаються копії листів, які формуються в справи згідно з номенклатурою.

87. Організація передачі та прийому інформації за допомогою електронної пошти між Київською міською державною адміністрацією та органами державної влади здійснюється сектором автоматизованих систем діловодства відділу по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату.

Сектор автоматизованих систем діловодства забезпечує регулярний прийом матеріалів 4 рази на день о 9-00, 12-00, 15-00, 18-00 годинах.

88. Службова кореспонденція та інформаційні матеріали, що надійшли електронною поштою, опрацьовуються, вводяться в базу даних електронної системи обліку та контролю у порядку, визначеному у пп. 76-80.

Інформаційні матеріали, які надійшли електронною поштою і мають великий об'єм, записуються на дискету та передаються для опрацювання керівникам структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації.

89. Для передачі електронною поштою файли з інформацією записуються виконавцем на дискету, яка обов'язково перевіряється антивірусною програмою (програми Dr. Web, Anti Viral Toolkit Pro), та передаються до сектора автоматизованих систем діловодства відділу по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації.

Інформація, що підлягає передачі, оформляється виконавцем у текстовому процесорі Word, шрифтом Times New Roman (за винятком відомостей, які формуються з баз даних).

На дискеті повинні бути записані лише файли, призначені для передачі.

Відповідальність за зміст інформації, яка передається електронною поштою, несе керівник відповідного структурного підрозділу апарату Київської міської державної адміністрації, який готує відповідні матеріали.

90. Контрольно-координаційні повноваження Київської міської державної адміністрації здійснюються: міським головою, першими заступниками, заступниками голови та заступником голови - керівником апарату Київської міської державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації.

Організаційне та методичне керівництво контрольно-координаційною діяльністю структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації здійснює контрольне управління апарату Київської міської державної адміністрації.

Порядок організації контролю у Київській міській державній адміністрації регулюється Положенням про контрольне управління, цим Регламентом та Інструкцією з діловодства.

91. Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення у визначений термін або якщо терміни встановлено міським головою.

Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі - акти законодавства), доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень міського голови, рішень Київської міської ради та колегій, розпоряджень Київської міської державної адміністрації, протоколів доручень, наданих міським головою під час апаратних нарад, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів Київської міської ради.

92. Облік і контроль за дотриманням порядку проходження службових документів в апараті Київської міської державної адміністрації здійснює управління документального забезпечення.

Безпосередній оперативний контроль за виконанням доручень здійснюють головні управління, управління, відділи та інші структурні підрозділи Київської міської державної адміністрації, а структурні підрозділи апарату забезпечують координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому.

Контрольне управління здійснює координацію заходів щодо забезпечення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень Київської міської ради, розпоряджень і доручень міського голови та міської державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів Київської міської ради; веде облік і базу даних контрольних документів для надання структурним підрозділам Київської міської державної адміністрації попереджувальних інформаційних матеріалів щодо термінів та якості їх виконання та з подальшим аналізом причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

93. Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень міського голови здійснюється шляхом:

- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на апаратних нарадах у міського голови або заступників голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

Контроль за виконанням актів законодавства і доручень Президента України та на їх виконання інших актів законодавства здійснюється на підставі планів контролю, які розробляються структурними підрозділами апарату Київської міської державної адміністрації, відповідальними за контроль (додаток 3).

План контролю погоджується контрольним управлінням та затверджується заступником голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

Інформація щодо виконання планів контролю подається до контрольного управління апарату.

94. Відповідальність за виконання доручення голови несуть особи, зазначені у резолюції керівника першими, або визначені відповідальними.

95. Акти і доручення Президента України, що надійшли до Київської міської державної адміністрації, виконуються у строки, встановлені Президентом України.

Акти і доручення Кабінету Міністрів України, що надійшли до Київської міської державної адміністрації, виконуються в строки, встановлені Прем'єр-міністром, віце-прем'єр-міністрами України.

Якщо строк не визначено, виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з моменту підписання акту чи доручення.

Строки виконання інших службових документів, що надійшли до Київської міської державної адміністрації, не повинні перевищувати 30 календарних днів (за винятком тих, в яких встановлено конкретний строк) від дня їх реєстрації у відділі по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату.

Якщо акт законодавства або доручення мають виконувати кілька виконавців, інформація подається на особу, зазначену першою, або відповідальною за контроль, і не пізніше 5 робочих днів до закінчення строку.

При необхідності подовжити строк виконання акта законодавства чи доручення відповідальний за виконання повинен звернутись з відповідною пропозицією до посадової особи, яка встановила термін виконання, та письмово повідомити контрольне управління апарату про згоду посадової особи щодо подовження термінів виконання. Питання про перенесення строку виконання порушується не пізніше як за 5 робочих днів до його закінчення.

Запити народних депутатів України виконуються протягом 15 днів згідно з Законом України "Про статус народного депутата України". Якщо протягом зазначеного терміну питання не можливо вирішити, надається проміжна відповідь Голові Верховної Ради України і народному депутату.

Звернення народних депутатів України виконується протягом 10 днів.

Запити депутатів місцевих рад виконуються в строки, встановлені відповідною радою, а звернення депутатів місцевих рад розглядаються в десятиденний строк згідно з Законом України "Про статус депутатів місцевих рад".

Якщо питання протягом зазначеного терміну неможливо вирішити, народному депутату України чи депутату місцевої ради надається проміжна відповідь. Строк виконання депутатських запитів або звернень, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання.

В разі ненадходження інформації від співвиконавців у визначений термін, особа, визначена відповідальною, письмово повідомляє контрольне управління апарату про можливий зрив своєчасного виконання завдань (доручень) з вини співвиконавців.

96. Щоквартально до 3-го числа наступного за звітним місяцем і по мірі вирішення визначених завдань відповідальні за їх виконання або контроль відповідні керівники структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації та районних у м. Києві державних адміністрацій надають звіт контрольному управлінню про виконання рішень Київради, розпоряджень міського голови та розпоряджень Київської міської державної адміністрації або окремих їх пунктів, доручень міського голови, даних на апаратних нарадах, інших контрольних документів для узагальнення та аналізу.

97. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання визначених завдань доповідаються заступнику голови - керівнику апарату Київської міської державної адміністрації на щотижневих апаратних нарадах, а в разі необхідності і міському голові.

З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи неповного виконання завдань, міський голова, перші заступники або заступник голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

98. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, що подається відповідно Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим органам виконавчої влади вищого рівня, підписується міським головою або за його дорученням заступником голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

99. Виконані контрольні документи знімаються з контролю відповідальною за виконання особою за погодженням з контрольним управлінням апарату.

Акти і доручення Президента України знімаються з контролю за погодженням з Головним контрольним управлінням Адміністрації Президента України.

100. Щомісячно контрольним управлінням Київської міської державної адміністрації готується міському голові аналітична довідка про стан виконавської дисципліни.

101. Міський голова, перші заступники, заступники голови Київської міської державної адміністрації та заступник голови - керівник апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проводять відповідно до плану роботи наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень Київської міської державної адміністрації.

Організація проведення нарад у міського голови, перших заступників, заступників голови Київської міської державної адміністрації, заступника голови - керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) покладається на відповідні відділи організаційного забезпечення їх діяльності.

Коло службових осіб, запрошених на нараду, визначається відповідним керівником, з ініціативи якого вона проводиться.

102. Порядок денний апаратної наради формується на підставі примірного переліку питань, що складається на квартал та затверджується міським головою.

За рішенням міського голови на розгляд апаратної наради можуть вноситися питання, не передбачені примірним переліком.

103. До кожного з питань порядку денного апаратної наради головними управліннями, управліннями та службами Київської міської державної адміністрації, відповідальними за підготовку питань, готуються довідковий матеріал, проект протокольних доручень та, при необхідності, проект розпорядження Київської міської державної адміністрації, список запрошених осіб для розгляду питання та список виступаючих по даному питанню.

102. Порядок підготовки та проведення нарад з окремих питань, організація роботи постійних або тимчасових робочих органів визначається положеннями про них.

103. Наради з окремих питань проводяться міським головою, першими заступниками, заступниками голови та заступником голови - керівником апарату Київської міської державної адміністрації відповідно до планів роботи, а також виходячи з оперативної необхідності.

Коло службових осіб, запрошених на наради, визначається відповідним керівником, з ініціативи якого вони проводяться.

104. Запрошення на наради або за іншою службовою необхідністю голів районних у м. Києві державних адміністрацій здійснюється за погодженням з міським головою.

105. Повідомлення про запрошення на наради здійснюється відповідним відділом завчасно, як правило, не пізніше, ніж за 1 день до їх проведення. Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються протоколами із зазначенням виконавців та термінів виконання.

Запрошення представників засобів масової інформації для участі в нарадах та інших офіційних заходах Київської міської державної адміністрації чи окремих її структурних підрозділах здійснюється виключно Головним управлінням з питань взаємодії з засобами масової інформації за погодженням з міським головою або першими заступниками, заступником голови та заступником голови - керівником апарату Київської міської державної адміністрації.

106. Прийом громадян у Київській міській державній адміністрації здійснюють: Київський міський голова, перші заступники, заступники голови Київської міської державної адміністрації згідно з графіком, затвердженим Київським міським головою. Порядок прийому громадян у Київській міській державній адміністрації, запис громадян на прийом до керівників Київської міської державної адміністрації проводить відділ прийому та опрацювання звернень громадян управління документального забезпечення апарату.

Організацію прийому громадян Київським міським головою забезпечує відділ прийому та опрацювання звернень громадян управління документального забезпечення апарату, першими заступниками та заступниками голови Київської міської державної адміністрації - відповідні відділи організаційного забезпечення діяльності перших заступників та заступників голови Київської міської державної адміністрації.

107. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснюють відповідно відділ прийому та опрацювання звернень громадян та відділи організаційного забезпечення діяльності перших заступників та заступників голови Київської міської державної адміністрації. Результати їх виконання доповідаються відповідним керівникам Київської міської державної адміністрації у встановлені строки.

108. Письмові звернення громадян, що надходять до Київської міської ради та Київської міської державної адміністрації, приймаються, реєструються та попередньо розглядаються відділом прийому та опрацювання звернень громадян управління документального забезпечення апарату адміністрації, який передає їх Київському міському голові, заступнику міського голови - секретарю Київради або відповідним заступникам голови Київської міської державної адміністрації для розгляду по суті.

При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнями можуть надсилатися на розгляд районним у м. Києві державним адміністраціям відділом прийому та опрацювання звернень громадян апарату Київської міської державної адміністрації безпосередньо.

109. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян у Київській міській державній адміністрації здійснюють:

відділ прийому та опрацювання звернень громадян управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації - по зверненнях, які надійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів і поставлених ними на контроль, а також по зверненнях, які розглядаються відділом безпосередньо;

відділи організаційного забезпечення діяльності перших заступників, заступників голови та заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації - по письмових зверненнях, які надійшли з органів державної влади та управління вищого рівня, депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації і надісланих до Київської міської державної адміністрації для розгляду, а також по зверненнях, які надійшли до Київської міської державної адміністрації безпосередньо.

110. Управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації здійснює узагальнення та аналіз прийому громадян і розгляду письмових звернень до Київської міської ради та Київської міської державної адміністрації та інформує через заступника голови - керівника апарату Київської міської державної адміністрації Київського міського голову за підсумками роботи за півріччя та рік.

111. Інформування населення міста Києва про діяльність Київської міської державної адміністрації здійснюється Головним управлінням з питань взаємодії з засобами масової інформації.

112. Джерелами інформації є:

- розпорядження міського голови;

- розпорядження міської державної адміністрації, протоколи нарад, плани офіційних та робочих заходів міського голови, перших заступників і заступників голови Київської міської державної адміністрації.

113. Керівники структурних підрозділів апарату Київської міської державної адміністрації взаємодіють з Головним управлінням з питань взаємодії з засобами масової інформації та оперативно надають на його прохання всі необхідні матеріали та інформацію, зміст якої погоджується з міським головою або відповідними заступниками голови Київської міської державної адміністрації.

У пояснювальній записці висвітлюються такі питання:

Зазначається підстава розроблення проекту (зокрема, на виконання актів законодавства, з власної ініціативи). Чи обумовлено розроблення проекту необхідністю врегулювання проблемного питання у тій чи іншій сфері суспільних відносин і негативні наслідки, пов'язані з цим, чи прийняття розпорядження передбачає вирішення цього питання в регіоні.

Розкриваються концептуальна ідея, покладена в основу проекту розпорядження; кінцева мета, якої планується досягти реалізацією цього розпорядження. Визначаються практичне значення і цільова спрямованість проекту.

Відображаються предмет правового регулювання, структура, склад і найважливіші положення проекту.

Зазначається перелік нормативно-правових актів, що діють у даній сфері суспільних відносин, а також перелічуються неврегульовані питання і пропонується механізм їх вирішення.

У разі потреби зазначається, які розпорядження мають бути визнані такими, що втратили чинність, а до яких повинні бути внесені зміни у зв'язку з прийняттям розробленого проекту розпорядження, а також пропозиції щодо розроблення нормативно-правових актів, необхідних для реалізації проекту розпорядження, що вноситься.

Фінансово-економічне обґрунтування проекту розпорядження подається у разі, коли його реалізація потребує матеріальних та інших витрат. Наводиться розрахунок необхідних асигнувань на реалізацію розпорядження із зазначенням конкретних витрат і джерел їх покриття.

Якщо реалізація розпорядження не потребує додаткових матеріальних та інших витрат, про це необхідно зазначити.

Дається оцінка впливу реалізації розпорядження на соціально-економічну ситуацію в регіоні, галузі чи на підприємстві.

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати чотирьох аркушів.