Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку

На виконання Програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 1998 року N 1706,

Затвердити Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, що додаються.

1. Форма бухгалтерського обліку як певна система регістрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.

2. Ці Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку (далі - Методичні рекомендації) спрямовані на узагальнення у регістрах бухгалтерського обліку (крім регістру позабалансового обліку) методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань та факти фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій та інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності (далі - підприємства), на накопичення аналітичних даних про склад і рух активів, капіталу і зобов'язань, доходів, витрат, фінансових результатів.

3. Облікові регістри (книги, відомості, журнали тощо) призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах.

4. Облікові регістри складаються щомісяця. Облікові регістри підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

5. Ведення облікових регістрів та контирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, що найменше, коду класу рахунків й коду синтетичного рахунку.

6. Формування аналітичних даних здійснюється групуванням однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсумки переносяться до відповідних журналів. Розріз (деталізація) аналітичної інформації у регістрах бухгалтерського обліку підприємством може розширюватися, змінюватися.

У випадках, коли потрібну аналітичну деталізацію показників за об'єктами обліку на окремих рахунках (запасів, витрат, доходів тощо) безпосередньо у журналах забезпечити неможливо, то попередньо дані первинних документів у потрібному аналітичному розрізі групуються (накопичуються) у допоміжних відомостях (аркушах-розшифровках), з яких підсумки записуються до журналів.

7. Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

8. Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, в залежності від характеру і змісту операцій. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою та змістом.

Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, та з відомостями.

На документах, дані яких включені до облікових регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшурованих документів.

В облікових регістрах, показники яких переносять в Головну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну позначку про це у відповідному рядку регістру.

9. В облікових регістрах підчистки і необумовлені виправлення тексту та цифрових даних не допускаються.

Помилки в облікових регістрах виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст та/або цифри закреслюються і над закресленим наводиться правильний текст та/або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей регістр, із зазначенням дати виправлення.

Помилки в облікових регістрах за звітний рік, що виявлені після записів підсумків облікових регістрів у Головну книгу, виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання Бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або у дужках, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку і Головної книги у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображуються правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилок минулих років оформлюється Бухгалтерською довідкою, де наводиться зміст помилки, сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка. У місяці складання бухгалтерської довідки її дані записуються до відповідного регістру бухгалтерського обліку і Головної книги.

10. Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками і складання фінансової звітності. До Головної книги заносяться із журналів підсумки оборотів з кредиту рахунків.

11. У Головній книзі відображаються: сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за кредитом цього рахунку, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунку, які наводяться сумою за кореспондуючими рахунками із журналів.

12. Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожний синтетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку.

13. Перевірку правильності записів у Головній книзі здійснюють підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом повинні бути відповідно рівні.

14. Підприємства для перевірки правильності складання облікових регістрів можуть застосовувати оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення до неї оборотів із всіх журналів. Обороти за дебетом рахунків і кредитом рахунків також мають бути рівними.

Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів використовується для складання фінансової звітності.

15. Регістри бухгалтерського обліку побудовані за кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року N 291 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999 року за N 893/4186.

16. Ці Методичні рекомендації передбачають застосування таких регістрів бухгалтерського обліку.

17. Форми журналів, відомостей, Головної книги, таблиць аналітичних даних, аркушів-розшифровок, реєстру депонованої зарплати, Бухгалтерської довідки є додатками до цих Методичних рекомендацій.

18. Узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів (у національній та іноземній валюті в касах, на поточних, валютних та інших рахунках у банках), грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, сплачених проїзних документів тощо) та коштів у дорозі здійснюється в Журналі 1 і відомостях до цього Журналу 1.1, 1.2, 1.3.

19. Журнал 1 використовується для відображення оборотів за кредитом рахунків 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти". У відомостях до Журналу 1 відображаються обороти за дебетом рахунків 30, 31, 33.

20. Записи у Журналі 1 та відомостях здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку підсумками за 2 - 3 дні. Можливо накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу 1 і відомостей до нього.

21. Для відображення операцій, здійснених у іноземній валюті, використовується Журнал 1 і відомості до нього, які заповнюються у валюті здійснення операцій. Для кожної іноземної валюти, в якій здійснювалися операції, ведеться Журнал 1 і відомості до нього, які позначаються назвою валюти, в якій вони заповнюються.

Аналітичні дані про грошові кошти в іноземній валюті наводяться у гривнях і одночасно в тій валюті, в якій здійснювалась операція в іноземній валюті.

22. Залишки на відповідних рахунках у відомостях на кінець місяця встановлюються як різниця між сумою сальдо на початок місяця і дебетових оборотів по рахунку за поточний місяць і сумою кредитових оборотів за місяць.

Сальдо рахунків перевіряється з відповідними документами (звітами касира, виписками банку тощо).

23. У Журналі 2 відображаються операції з одержання довгострокових і короткострокових позик та інші операції, облік яких ведеться на рахунках 50 "Довгострокові позики" і 60 "Короткострокові позики".

24. У цьому Журналі відображаються обороти за кредитом рахунків 50 і 60 у розрізі кореспондуючих рахунків. Записи здійснюються на підставі виписок банку і доданих до них документів та інших документів, що засвідчують рух залучених позикових коштів.

25. У розділі III цього Журналу відображаються аналітичні дані до рахунків 50 і 60. У графі 3 відображаються позикодавці (банки) кредитів (позик) і строки їх погашення.

У графі 7 таблиці аналітичних даних до рахунку 50 відображаються суми одержаних довгострокових позик, а також переведення короткострокових (відстрочених) у довгострокові позики, у графі 6 - погашення заборгованості за ними та переведення до поточної заборгованості за довгостроковими зобов'язаннями. У графі 7 таблиці аналітичних даних до рахунку 60 відображаються суми одержаних короткострокових кредитів (позик), у графі 6 - сума їх погашення та переведення до довгострокових зобов'язань у разі відстрочення кредитів (позик). У графах 9 і 10 наводяться дані про нараховані відсотки (проценти) за користування довгостроковими позиками і окремо за короткостроковими позиками за поточний місяць і за період з початку року до кінця місяця, за який складається Журнал 2.

26. Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками, покупцями і замовниками, різними дебіторами і кредиторами, за податками і платежами, облік виданих та отриманих короткострокових векселів, виданих довгострокових векселів, довгострокових і поточних зобов'язань (крім зобов'язань, облік яких ведеться у Журналі 2), відстрочених податкових активів і зобов'язань здійснюється у Журналі 3 та відомостях аналітичного обліку 3.1 - 3.6.

27. У Журналі 3 відображаються обороти за кредитом рахунків:

у розділі I - 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68, у розділі II - 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69. Записи в цьому Журналі здійснюються на підставі підсумкових даних відомостей 3.1 - 3.6 та первинних документів.

28. Відомості аналітичного обліку ведуться в цілому за синтетичним рахунком. Облік векселів ведеться у Відомості 3.4 з підрозділом на одержані і видані, на короткострокові і довгострокові в національній і іноземній валюті (рахунки 16, 34, 51, 62). Відомості аналітичного обліку 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 підприємства можуть вести (заповнювати) для окремих субрахунків рахунків 36, 37, 63 і 68 з наступним включенням підсумків таких відомостей у Журнал 3.

29. Якщо у поточному місяці операцій за рахунком (субрахунком) не відбувалося, то відповідна відомість у поточному місяці не ведеться.

29.1. Відомість 3.1 призначена для аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, що відображаються на рахунку 36 "Розрахунки з покупцями та замовниками", крім заборгованості, яка забезпечена векселем.

Підсумки граф 13 - 20 (рядок "Усього за рахунком 36") цієї відомості переносяться до графи 5 розділу I Журналу 3.

29.2. Відомість 3.2 призначена для аналітичного обліку поточної дебіторської заборгованості (з підзвітними особами, за авансами виданими, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями). У Відомості 3.2 для обліку розрахунків за кожним дебітором відводиться необхідна кількість рядків. Сальдо визначається за кожним дебітором і також переноситься в графи 5 і 6 Відомості 3.2 на наступний місяць.

Підсумки граф 16 - 21 (рядок "Усього за рахунком 37") цієї відомості переносяться до графи 6 розділу I Журналу 3.

29.3. Відомість 3.3 призначена для аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, що відображаються на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Протягом місяця записи у відомості здійснюються в міру визнання зобов'язання за матеріальні цінності, нематеріальні активи, роботи і послуги та проведення розрахунків з постачальниками та підрядниками на підставі первинних облікових документів (товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск товарно-матеріальних цінностей, актів приймання матеріалів, робіт, послуг, прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку тощо).

29.4. За кредитом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом - її погашення, списання тощо. Сальдо на кінець місяця наводиться за кожним постачальником та підрядником і переноситься в графу 6 Відомості 3.3 на наступний місяць.

У графі 20 Відомості 3.3 відображається загальна сума, що належить сплаті постачальнику, підряднику за одержані товарно-матеріальні цінності, нематеріальні активи, прийняті роботи і послуги.

Підсумки граф 13 - 19 (рядок "Усього за рахунком 63") цієї відомості переносяться до графи 10 розділу I Журналу 3.

29.5. Відомість 3.4 призначена для аналітичного обліку заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена одержаними векселями, а також для розрахунків за зобов'язаннями постачальникам, підрядникам та іншим кредиторам за одержані сировину, матеріали, товари, послуги, роботи та за іншими операціями, на яку підприємством видані векселі (рахунки 16 "Довгострокова дебіторська заборгованість", 34 "Короткострокові векселі одержані", 51 "Довгострокові векселі видані", 62 "Короткострокові векселі видані"). У заголовку над рядками 8 - 12 і 15 - 17 Відомості 3.4 підприємством вказується номер синтетичного рахунку, до якого відкрито аркуш цієї відомості, а у самому заголовку Відомості 3.4 вписується словами об'єкт обліку (одержаних короткострокових векселів, виданих короткострокових векселів).

Підсумки граф 15 - 17 (рядок "Усього") цієї відомості переносяться відповідно у графи 3, 4 та 8, 9 розділу I Журналу 3.

29.6. Відомість 3.5 призначена для аналітичного обліку внутрішніх, внутрішньогосподарських розрахунків, розрахунків за нарахованими відсотками, за авансами одержаними та за іншими операціями, що відображаються на рахунку 68 "Розрахунки за іншими операціями".

Підсумки граф 15 - 20 (рядок "Усього") цієї відомості переносяться до графи 11 розділу I Журналу 3.

30. У розділі II Журналу 3 відображаються відстрочені податкові активи і відстрочені податкові зобов'язання, довгострокові зобов'язання, зобов'язання за податками і платежами, дивідендами (за кредитом рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69).

30.1. Відомість 3.6 призначена для узагальнення інформації про розрахунки підприємства за усіма видами платежів до бюджету, включаючи прибутковий податок з працівників підприємства, фінансові санкції, що справляються в дохід бюджету.

У відомості за кожним видом податків і платежів щомісяця відображаються нараховані та належні до відшкодування з бюджету суми податків і платежів, їх сплата, списання тощо. Сальдо на кінець місяця визначається окремо за кожним видом податків і платежів.

У рядках 1.1 - 1.9 відображаються сальдо, сплата, списання, суми, належні до відшкодування з бюджету, тощо та нарахування за кожним видом податків і платежів. У рядку 1.10 наводиться підсумок рядків 1.1 - 1.9 за відповідними графами.

У рядках 2.1 - 2.8 відображаються сальдо, сплата та нарахування інших платежів до бюджету, зокрема мита, різниць між сумою відшкодування і втратами від нестач і псування цінностей. У рядку 2.9 наводиться підсумок рядків 2.1 - 2.8 за відповідними графами.

У рядках 3.1 - 3.3 відображаються сальдо, обороти за дебетом і кредитом субрахунку 643 "Податкові зобов'язання". У рядку 3.4 наводиться підсумок рядків 3.1 - 3.3 за відповідними графами.

У рядках 4.1 - 4.3 відображаються сальдо, обороти за дебетом і кредитом субрахунку 644 "Податковий кредит". У рядку 4.4 наводиться підсумок рядків 4.1 - 4.3 за відповідними графами.

У рядку 5 наводиться підсумок рядків 1.10, 2.9, 3.4, 4.4.

Підсумки граф 13 - 20 рядка 5 "Усього" за рахунком 64 "Розрахунки за податками і платежами" переносяться у графу 9 розділу II Журналу 3.

31. Для узагальнення інформації про наявність та рух основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу необоротних активів, а також для відображення капітальних і фінансових інвестицій призначений Журнал 4 (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 35).

32. Аналітичний облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів (крім інструментів, приладів та інвентарю, малоцінних необоротних матеріальних активів, інвентарної тари, інших необоротних матеріальних активів), нематеріальних активів та зносу цих необоротних активів ведеться за кожним об'єктом окремо з розподілом на власні та отримані на умовах фінансової оренди, виробничі та невиробничі об'єкти необоротних активів в картках обліку відповідних необоротних активів.

33. Записи в Журналі 4 ведуться на підставі первинних та зведених облікових документів (акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів, акта списання, розрахунку амортизації тощо).

У графах 3, 4 і 5 розділу I цього Журналу відображаються вибуття відповідно основних засобів, інших необоротних матеріальних активів та нематеріальних активів внаслідок їх продажу, безоплатної передачі, неможливості отримання підприємством надалі економічних вигод від їх використання або невідповідності критеріям визнання активом, а також сума уцінки, яка відображається за кредитом відповідних рахунків бухгалтерського обліку необоротних активів. У графі 6 розділу I Журналу відображаються сума нарахованої амортизації та сума збільшення зносу необоротних активів внаслідок їх дооцінки та зменшення їх корисності.

34. У графі 7 відображається вартість негативного гудвілу, що виник внаслідок придбання або об'єднання підприємств.

35. У розділі II Журналу 4 відображаються капітальні інвестиції (введення в дію необоротних активів, вибуття внаслідок продажу, уцінка тощо), інші необоротні активи та фінансові інвестиції (їх погашення, списання тощо) (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35).

35.1. Відомість 4.1 ведеться за дебетом рахунку 15 і призначена для аналітичного обліку капітальних інвестицій в розрізі витрат капітального характеру (будівельні, монтажні, проектні роботи, вартість придбаного устаткування, що потребує і не потребує монтажу, затрати на придбання (виготовлення, спорудження) інших необоротних матеріальних (спеціальних інструментів, інвентарної тари, тимчасових нетитульних споруд, предметів прокату, бібліотечних фондів) і нематеріальних активів, фінансова оренда), а також з поділом інвестицій у капітальне будівництво, що виконані підрядним і господарським способом.

У цій відомості також відображаються витрати на проведення модернізації, модифікації, дообладнання (субрахунок 152), реконструкції, добудови (субрахунок 151) об'єкта, що приводить до збільшення первісно очікуваних від його використання майбутніх економічних вигод.

Облік капітального будівництва ведеться за фактичними витратами. Для визначення фактичної вартості кожного окремого об'єкта капітального будівництва, реконструкції, добудови, модернізації, модифікації, що здійснюється у кількох звітних періодах, застосовується вкладний аркуш формату Відомості 4.1 із зазначенням назви об'єкта.

У Відомості 4.1 відокремлюється сума податкового кредиту, що визнається законодавством у зв'язку з попередньою оплатою (авансом) вартості необоротних активів, устаткування і будівельно-монтажних робіт.

Після одержання (прийняття) необоротних активів, устаткування, що потребує монтажу, і будівельно-монтажних робіт сума податкового кредиту способом сторно відображається (у цій відомості і Журналі 3) за дебетом рахунку 15 "Капітальні інвестиції" і кредитом субрахунку 644 "Податковий кредит" і не включається до первісної вартості побудованих (змонтованих, уведених в експлуатацію) основних засобів.

У Відомості 4.2 узагальнюються аналітичні дані про фінансові інвестиції в асоційовані, дочірні підприємства, в спільну діяльність, облік яких ведеться за методом участі в капіталі, а також еквівалентів грошових коштів, інших інвестицій. Для довгострокових і короткострокових фінансових інвестицій ведуться окремі відомості.

Аналітичний облік нематеріальних активів ведеться у Відомості 4.3, в яку з регістрів аналітичного обліку за попередній рік переносяться дані на початок поточного року до граф 1 - 8. Протягом звітного року помісячно на підставі первинних облікових документів позиційним способом записуються до граф 1 - 8 дані про придбані, отримані, створені нематеріальні активи, граф 9 - 11 - про переоцінку, зменшення і відновлення корисності нематеріальних активів, до граф 12 - 14 - про вибуття. На кінець кожного місяця наводиться сальдо вартості нематеріальних активів (графа 5) та їх зносу (графа 6) як результат підрахунків показників у цих графах на початок місяця, записів за поточний місяць у цих графах, а також у графах 9 - 14 з урахуванням відповідної суми амортизації з графи 8. При необхідності Відомість 4.3 продовжується додатковими аркушами такого самого змісту і формату.

36. Для обліку витрат діяльності і відображення кредитових оборотів на рахунках обліку запасів, розрахунків з оплати праці, відрахувань на соціальні заходи застосовується Журнал 5 або 5 А і Відомість 5.1 обліку руху запасів. В обох варіантах Журналу є однаковими за змістом і порядком заповнення розділи I (з кредиту рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99 в дебет рахунків), II "Витрати з податку на прибуток, витрати фінансової та інвестиційної діяльності, інші витрати" та IV "Аналітичні дані до рахунку 28 "Товари".

Розділ I Журналу 5 і Журналу 5 А заповнюється після складання розділів II і III (або III А) цих журналів, окремі дані до яких переносяться із складених журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7 (з розділу III Б журналу 5 А).

37. Усі витрати по підприємству в цілому незалежно від того, на яких синтетичних рахунках вони обліковуються, відображаються (збираються в розрізі кореспондуючих рахунків) в одному регістрі. В цьому Журналі забезпечується узагальнення всіх витрат на виробництво за елементами і статтями витрат. Для цього з графи "Усього" журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7 до Журналу 5 переносяться дані про витрати підприємства, які за побудовою журналів відображені у відповідних регістрах.

38. При опрацюванні первинних облікових документів по заробітній платі і витрачанню матеріальних ресурсів записи в регістрах обліку витрат здійснюються безпосередньо з первинних документів. Нарахована заробітна плата, витрачання матеріалів, відрахування на соціальні заходи, інші витрати розподіляються за напрямками витрат (по рахунках, субрахунках, статтях тощо) при відображенні даних у Журналі 5. Для розподілу можуть застосовуватися аркуші-розшифровки.

За кредитом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" відображаються операції, пов'язані з нарахуванням працівникам підприємства основної і додаткової заробітної плати, премії, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тощо. Операції з виплати заробітної плати та інші обороти за дебетом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" відображаються в журналах 1, 3, 6, 7.

Аналітичний облік розрахунків за неотриману в установлений для виплати з каси підприємства термін суму з оплати праці (розрахунків з депонентами) ведеться в реєстрі депонованої заробітної плати. Реєстр складається касиром, який закриває платіжну відомість, за кожний період виплати заробітної плати окремо і перевіряється головним бухгалтером. Працівник підприємства, який веде облік депонованої заробітної плати на підставі видаткових касових ордерів, платіжних доручень та бухгалтерських довідок про списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, робить відмітку про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати (графи 7 - 10) і своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію.

На початок року невиплачені суми депонованої заробітної плати із реєстрів за попередній рік переносяться у реєстр депонованої заробітної плати поточного року.

39. Підприємства, які не застосовують рахунки класу 8 "Витрати за елементами" у складі Журналу 5 ведуть розділ III "Витрати діяльності".

Дані за рядком 9 "Усього за розділом III" з граф 3 - 16 Журналу 5 переносяться до Головної книги. Підсумки рядків за графами 3 - 16 і за графами 18 - 23 (із журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7) наводяться у відповідному рядку графи 24 як фактичні витрати за наведеними напрямами (статтями) витрат операційної і надзвичайної діяльності, а в графі 25 накопичуються такі дані для складання звітності за період з початку року.

У графі 2 по рядках 1.1 - 1.6 розділу III підприємства вказують об'єкти витрат (види, групи продукції, послуг основного виробництва, об'єкти будівництва, допоміжні (підсобні) виробництва). У графах 3 і 4 цього розділу і розділів III А і III Б підприємства витрачання виробничих запасів можуть наводити за сумою їх облікової вартості та сумою розподілених транспортно-заготівельних витрат.

40. Підприємства, які застосовують одночасно рахунки класу 8 "Витрати за елементами" і класу 9 "Витрати діяльності" у складі Журналу 5 А, ведуть розділи III А "Витрати діяльності" і III Б "Витрати за елементами".

На підставі первинних облікових документів (та/або аркушів-розшифровок) на витрачання виробничих запасів, нарахування заробітної плати, відрахувань на соціальні заходи тощо записуються дані у графи 3 - 12 розділу III Б за складовими відповідних елементів витрат. У графи 14 - 19 розділу III Б з журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7 (з аркушів-розшифровок до них) записуються дані про складові відповідних елементів витрат.

Підсумкові дані (рядок 6 "Усього за розділом III Б") за графами 3 - 12 з розділу III Б "Витрати за елементами" разом з підсумком за відповідними рахунками у графах 3 - 15 розділу III А записуються до підсумкового рядка 10 "Разом за розділами III А і III Б" розділу III А Журналу 5 А, а звідти - до Головної книги.

Підсумкові дані (графа 20) розділу III Б переносяться у розділ III А до відповідної статті (напряму) витрат за графами 17 (з кредиту рахунку 80 "Матеріальні витрати"), 18 (з кредиту рахунку 81 "Витрати на оплату праці"), 19 (з кредиту рахунку 82 "Витрати на соціальні заходи"), 20 (з кредиту рахунку 83 "Амортизація"), 21 (з кредиту рахунку 84 "Інші операційні витрати"). Дані підсумкового рядка 9 розділу III А за графами 16 - 21 також заносяться до Головної книги.

У графі 21 розділу III Б накопичуються дані за складовими елементів витрат за період з початку звітного року, включаючи звітний (поточний) місяць.

У графі 23 розділу III А накопичуються дані про складові витрат діяльності (рахунки, субрахунки, статті) за період з початку звітного року.

41. У розділі IV узагальнюються аналітичні дані про операції з товарами і торговою націнкою.

42. Облік виробничих запасів за синтетичними рахунками (або субрахунками) ведеться у Відомості 5.1 за центрами відповідальності (матеріально відповідальними особами, місцями зберігання) та місцями витрат (синтетичними рахунками або субрахунками обліку витрат). У відомості визначаються сума і рівень транспортно-заготівельних витрат (відхилень фактичної собівартості виробничих запасів від їх поточної облікової оцінки), а також фактична собівартість витрачених (вибулих) запасів, якщо застосовується метод оцінки вибуття запасів за середньозваженою собівартістю.

Записи у Відомість 5.1 проводяться на підставі документів (звітів), в яких узагальнені надходження до матеріально відповідальних осіб (складів, цехів, дільниць) виробничих запасів та їх витрачання, вибуття з відповідних місць зберігання за звітний місяць (або за більш короткий проміжок часу - декада тощо).

У графі 2 видаток показується групуванням за кореспондуючими рахунками (субрахунками, статтями). Суми внутрішнього обороту (надходження, видаток) виробничих запасів (від однієї матеріально відповідальної особи до іншої, зі складу в цех, з цеху в інший цех, склад тощо) за місяць виділяються окремими сумами і мають бути між собою рівними.

43. Журнал 6 призначено для узагальнення інформації про доходи від операційної, інвестиційної і фінансової діяльності підприємства та фінансові результати підприємства від звичайної діяльності та надзвичайних подій (за кредитом рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 79).

У Відомості 6.1 накопичуються дані про окремі складові доходів підприємства.

44. У Журналі 7 відображаються операції про зміни у складі власного капіталу підприємства, про нарахування, одержання і витрачання забезпечень, майбутніх витрат і платежів і коштів цільового призначення (за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49). Відомості 7.1, 7.2, 7.3 забезпечують накопичення аналітичних даних щодо додаткового капіталу, використання прибутку, забезпечень майбутніх витрат і платежів за період з початку поточного року.

45. Аналітичний облік в розрізі об'єктів позабалансового обліку ведеться у Відомості 8, в яку з регістрів аналітичного обліку за попередній рік переносяться дані на початок поточного року (до граф 1 - 6). За простою системою позиційним способом заносяться дані до граф 1 - 6 - про надходження (одержання, надання тощо), до граф 7 - 12 - про вибуття (використання, списання, повернення, сплату тощо) об'єктів позабалансового обліку (орендовані основні засоби, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, устаткування, прийняте для монтажу, матеріали, прийняті для переробки, товари, прийняті на комісію, списана дебіторська заборгованість, невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей та ін.). На кінець кожного місяця наводиться вартість залишку об'єктів позабалансового обліку (графа 5) як результат підрахунків показників у цій графі на початок місяця, записів за поточний місяць у цій графі, а також у графах 8 і 11. При необхідності Відомість 8 продовжується додатковими аркушами такого самого змісту і формату.

Підсумкові записи з журналів після підписання їх головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, переносяться до Головної книги за кожним рахунком окремо.

Сума підсумків Журналу за горизонтальним підрахунком (сума рядків) дорівнює сумі підсумків цього самого Журналу за вертикальним підрахунком (сума граф).

Регістри бухгалтерського обліку (журнали, відомості, таблиці аналітичних даних, аркуші-розшифровки) за всіма господарськими операціями заповнюються в гривнях і копійках, а регістри, що, крім того, ведуться окремо за операціями в іноземних валютах, - у відповідних вимірниках іноземної валюти.

Відомості аналітичних даних заповнюються, як правило, після складання Журналу.