Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

6.3.1. Документи адресуються установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку,

наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата і пишеться в давальному відмінку, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться, при цьому оригінал документа надсилається адресату, зазначеному першим, усім іншим - його копії, наприклад:

Якщо документ адресується одночасно кільком установам вищого рівня (Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України), Міністр підписує всі примірники і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат зазначається узагальнено, при цьому оригінал документа залишається у справі структурного підрозділу разом із списком на розсилку, а адресатам надсилаються його копії, наприклад:

6.3.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Якщо документ надсилають фізичній особі, то в давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, назву населеного пункту, району, області, поштовий індекс, наприклад:

6.3.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

6.4. Датування документів

6.4.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

6.4.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 2006 року слід писати: 13.01.2006.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2006 року слід писати: 03.04.2006. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 1 квітня 2006 року.

6.4.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

6.4.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

6.4.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

6.5. Індексація документів

6.5.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

6.5.2. За допомогою індексу документа здійснюється оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль за його виконанням та зберіганням.

6.5.3. Індекси вхідних і створюваних Міністерством документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку доповнюються індексами згідно з номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо (додатки 6 і 7).

Індекс справи згідно з номенклатурою справ складається з індексу структурного підрозділу згідно з переліком індексів та порядкового номера справи, наприклад: 2001-01, де 2001 - індекс відділу, 01 - порядковий номер справи.

Індекс вхідного документа складається з номера групи документів у межах групи кореспондентів (додаток 7), порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року та останніх цифр року, наприклад: 01/2678-10, де 01 - номер групи документів, що надійшли з Адміністрації Президента України, 2678 - порядковий номер згідно з журналом реєстрації, 10 - 2010 рік.

Індекс вихідного документа складається з індексу структурного підрозділу, який підготував документ, номера справи згідно з номенклатурою, порядкового номера та індексу кореспондента (додаток 7), наприклад: 2001-21/26-04, де 2001 - індекс відділу, 21 - номер справи згідно з номенклатурою, 26 - порядковий номер згідно з журналом реєстрації, 04 - індекс кореспондента.

Індекс внутрішнього документа складається з індексу структурного підрозділу, номера справи згідно з номенклатурою та порядкового номера, наприклад: 2001-25/118, де 2001 - індекс відділу, 25 - номер справи згідно з номенклатурою, 118 - порядковий номер згідно з журналом реєстрації.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через косу риску.

6.6. Погодження документів

6.6.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у Міністерстві (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

6.6.2. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у дводенний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівництвом Міністерства невідкладно.

6.6.3. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 30-денний строк після їх реєстрації у Міністерстві, якщо інший строк не визначено в самому документі.

Проекти актів, спрямованих на вирішення питань підготовки та проведення в Україні фінальної частини чемпіонату Європи 2012 року з футболу, погоджуються невідкладно, але не пізніше ніж у дводенний строк з дати реєстрації в Міністерстві.

6.6.4. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовими особами Міністерства.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.

Візи проставляються як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у Міністерстві.

Проекти наказів Міністерства, а також спільних наказів в обов'язковому порядку візуються:

виконавцем, який підготував наказ;

начальником відділу, який вносить наказ;

директором департаменту, до складу якого входить відділ, що вніс наказ;

літературним редактором;

директором департаменту правового забезпечення;

першими заступниками Міністра, заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків;

якщо наказ стосується компетенції інших структурних підрозділів Міністерства, повинно також здійснюватися його візування з керівниками цих підрозділів.

Візи погодження проставляються на звороті останнього аркуша наказу з повним їх розшифруванням (додаток 17).

6.6.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка. Зауваження і пропозиції обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

6.6.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, дату погодження, ініціали та прізвище, наприклад:

При погодженні нормативно-правового акта підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою Міністерства.

6.6.7. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

6.6.8. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад: аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

6.7. Засвідчення документів

6.7.1. Засвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами засвідчення є підписання, затвердження та проставлення печаток.

Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа.

6.7.2. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції.

6.7.3. Міністр або особа, що тимчасово виконує його обов'язки, підписує:

накази;

окремі доручення;

листи, що надсилаються Президенту України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністру України, Главі Адміністрації Президента України, Генеральному прокурору України, головам Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України; в окремих випадках підписує інші документи.

6.7.4. Перші заступники та заступники Міністра відповідно до розподілу обов'язків підписують листи, що надсилаються до Кабінету Міністрів України, Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також інших установ та організацій.

6.7.5. Доповідні записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, які підготовлені для внутрішнього використання в центральному апараті Міністерства, можуть підписувати директори департаментів, керівники інших самостійних підрозділів, якщо порушені питання не виходять за межі їх повноважень.

6.7.6. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів, прізвища і дати. Наприклад:

6.7.7. Підписується, як правило, перший примірник документа. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Міністр підписує всі примірники документа.

Унесення в підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

6.7.8. Документи, як правило, підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються в тому разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

6.7.9. У разі підписання документа, підготовленого Міністерством разом з іншими міністерствами (не на бланку), кількома особами з однаковими посадами їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

6.7.10. При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії, наприклад:

6.7.11. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, та ініціали і прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад "Виконуючий обов'язки", "Заступник").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

6.8. Затвердження документів

6.8.1. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документи затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 18).

6.8.2. Затвердження документа у Міністерстві здійснюється за допомогою грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) затверджуються наказом Міністерства.

Якщо документ затверджується Міністром або його першими заступниками та заступниками, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і має таку форму:

6.8.3. Під час затвердження документа наказом Міністерства на ньому проставляється гриф за такою формою:

6.8.4. Якщо документ потребує затвердження та погодження, то грифи розміщуються так:

6.9. Засвідчення підпису гербовою печаткою

6.9.1. На документах, що потребують засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксування факту витрати коштів і матеріальних цінностей, підпис Міністра, перших заступників та заступників Міністра засвідчується гербовою печаткою.

6.9.2. Перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 19).

6.9.3. Інші печатки (не гербові), які відтворюють назву Міністерства та окремих структурних підрозділів (фінансово-господарський департамент тощо), ставляться на документах, які підписані керівниками цих структурних підрозділів або особами, визначеними наказом, що персонально відповідають за їх облік і зберігання.

6.9.4. Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, та частину власноручного підпису, або на відведеному для цього місці - "М.П.".

6.10. Оформлення копій документів

6.10.1. Копія документа (відтворення всіх реквізитів документа) виготовляється і видається в інші організації та установи тільки з дозволу керівництва або керівників структурних підрозділів Міністерства.

Засвідчуються лише копії тих документів, які створюються Міністерством або надійшли до Міністерства.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників, Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

6.10.2. Копія документа виготовляється за допомогою копіювально-розмножувальної та друкарської техніки. При цьому текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Позначка "Копія" ставиться у верхньому правому куті лицьового боку першого аркуша копії документа.

Засвідчувальний напис складається за формою: "Копія відповідає оригіналу", особистий підпис особи, яка засвідчила копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії проставляються нижче реквізиту "Найменування посади".

6.10.3. У разі надсилання копії іншим установам або видачі на руки окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав копію, та засвідчується печаткою з найменуванням Міністерства "Копія відповідає оригіналу".

Під час оформлення копій документа, що стосується особистих прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію, робиться позначка, кому і коли вона видана.

6.10.4. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії, наприклад:

На копіях вихідних документів повинні бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

6.10.5. Розмножені примірники наказів, що не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, засвідчуються печаткою Міністерства "Для наказів".

6.11. Оформлення додатків до документів

6.11.1. Додатки пояснюють, доповнюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

6.11.2. Додатки до документів, що створюються у Міністерстві, можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію наказами Міністерства;

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

6.11.3. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться у правому верхньому куті на лицьовому боці першого аркуша додатка, на другому та наступних його аркушах зазначається "Продовження додатка".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться (всередині тексту слово "додаток" пишеться з малої літери).

Додатки повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються в такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт на I квартал 2006 року на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на II квартал 2006 року на 2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: лист Держкомархіву від 25.01.2006 N 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається, наприклад: Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.;

у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 5 арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

6.12. Позначки про надходження та виконання документів

6.12.1. Проходження документа супроводжується відповідними позначками:

про надходження (реєстрацію) документа - проставляється реєстраційний штрих-код;

про контроль документа - проставляється штамп "Контроль";

про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції керівництва Міністерства або керівників структурних підрозділів Міністерства;

про направлення виконаного документа до справи - робиться позначка на нижньому полі першого аркуша документа, який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова "До справи" і номер справи, в яку повинно бути підшито документ, дату направлення документа до справи, підпис виконавця, наприклад:

До справи N 2001-23

Питання вирішено 06.05.2010 із заступником Міністра економіки Марухном В.О.

6.12.2. Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця і номер його службового телефону проставляються в нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа, наприклад:

Петров В.О.

253-93-94

6.13. Порядок розмноження документів на копіювально-розмножувальних машинах

6.13.1. Розмноження документів на копіювально-розмножувальних машинах здійснюється у відділі комп'ютерного обладнання та оргтехніки департаменту інформатизації та у структурних підрозділах.

6.13.2. При проведенні копіювально-розмножувальних робіт працівники зобов'язані суворо дотримуватися чинних положень та інструкцій, якими визначено види документів, що дозволяється копіювати.

6.13.3. Для здійснення розмноження документи передаються до відділу комп'ютерного обладнання та оргтехніки разом із підписаним бланком замовлення.

6.13.4. Документ реєструється у журналі обліку копіювально-розмножувальних робіт довільної форми.

6.13.5. Оригінали документів після зняття з них копій повертаються структурному підрозділу.

6.13.6. У разі копіювання документів у структурних підрозділах відповідальність за дотримання правил копіювання несуть керівники структурних підрозділів.

6.14. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії Міністерства

Колегія Міністерства є постійним консультативно-дорадчим органом і утворюється для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції Міністерства, для колективного і вільного обговорення найважливіших напрямів діяльності та вироблення рекомендацій з питань формування і реалізації державної політики.

Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії здійснюється відповідно до Положення про колегію Міністерства економіки України, затвердженого наказом Міністерства від 19.04.2010 N 413, та Регламенту засідань колегії Міністерства економіки України, затвердженого наказом Міністерства від 27.04.2010 N 469.

7.1. Усі вихідні документи, що надсилаються Міністерством, опрацьовуються структурними підрозділами та надсилаються адресату централізовано відділом внутрішньої та вихідної документації не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передавання документів без їх реєстрації.

Документи, що надсилаються Міністерством на адресу Президента України, Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, народних депутатів України, реєструються централізовано відділом внутрішньої та вихідної документації. У разі необхідності негайного надсилання вихідної кореспонденції у неробочий час реєстрація такої кореспонденції здійснюється відповідальним черговим Міністерства у журналі обліку вихідної кореспонденції, а реквізити наносяться від руки чітко і чорнилом.

При реєстрації вихідної кореспонденції працівники відділу внутрішньої та вихідної документації здійснюють проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного штрих-коду встановленого зразка ( додаток 20) з відображенням у реєстраційних формах АС "Діловодство та КВД" необхідних відомостей про документ та сканування документа.

Документи, що надсилаються Міністерством на адресу міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій тощо, реєструються у структурних підрозділах Міністерства.

7.2. Документи, що надсилаються Міністерством на адресу Президента України, Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, народних депутатів України, подаються на реєстрацію виконавцями разом з примірником, на якому зібрані внутрішні візи: оригінал відправляється адресату; примірник з внутрішніми візами та проставленим номером для зберігання повертається виконавцеві, який підшиває його до справи згідно з номенклатурою.

Кореспонденція подається виконавцями з дотриманням таких вимог:

обов'язково зазначається заголовок до тексту (короткий зміст документа) та прізвище виконавця і номер його телефону;

нижнє поле першої сторінки документа завширшки 2 см необхідно залишати вільним для нанесення штрих-коду під час реєстрації вихідної кореспонденції;

реквізити, що наносяться від руки, заповнюються чітко і чорнилом;

точно зазначається кількість сторінок, додатків і застосовується чітка нумерація сторінок документа і додатків.

При оформленні відповідей обов'язковим є посилання на дату та повний номер вхідного документа.

7.3. Виконавці документів здійснюють відповідне оформлення вихідної кореспонденції, яка надсилається Міністерством на адресу міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій: проставляють номер на документі; зазначають на конверті номер і повну поштову адресу (адресат, вулиця, місто, район, область, поштовий індекс) та у конверті (крім рекомендованої кореспонденції) подають її до відділу внутрішньої та вихідної документації на обробку та відправлення.

7.4. Рекомендована та міжнародна вихідна кореспонденція подається структурними підрозділами до відділу внутрішньої та вихідної документації у відкритих конвертах разом зі списками на поштове відправлення у трьох примірниках (додатки 21 і 22), підписаними керівником структурного підрозділу, що готував документ. У списках зазначається номер листа та залишається місце для подальшого оформлення поштового відправлення.

Рекомендовані листи мають дві категорії розподілу:

адресати в межах м. Києва;

адресати за межами м. Києва.

Міжнародні відправлення залежно від адрес поділяються на три категорії:

посольства і консульства інших держав в Україні;

країни СНД і Балтії;

усі інші закордонні адресати.

Відповідно до розмежування заповнюються три примірники списків на кожну категорію окремо.

7.5. Працівники відділу внутрішньої та вихідної документації обов'язково перевіряють:

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів (у тому числі посилання на дату і номер документа, на який дається відповідь, прізвище виконавця і номер його телефону);

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність розшифрування віз на другому примірнику документа, що залишається у справі структурного підрозділу;

наявність додатків та відмітки про них у документі.

Кореспонденція в конвертах від структурних підрозділів Міністерства перевіряється вибірково.

Документи, оформлені з порушенням зазначених вимог, до відправлення не приймаються.

7.6. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

7.7. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо, які підготовлені структурними підрозділами, залишаються в Міністерстві. До інших установ надсилаються їх завірені копії.

7.8. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи зобов'язані передавати до відділу внутрішньої та вихідної документації не пізніше 13.00, а в передсвяткові дні - не пізніше 12.00.

7.9. Відділом внутрішньої та вихідної документації здійснюється опрацювання поштових відправлень: визначення ваги та вартості кожного відправлення, поставлення маркувальною машиною відбитків штемпеля з найменуванням Міністерства, складання списків та реєстрів на відправлення і не пізніше 15.00, а в передсвяткові дні - не пізніше 14.00, доставка на поштове відділення зв'язку N 8 м. Києва.

8.1. Строки виконання документів

8.1.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані в самому документі або встановлені нормативно-правовими актами.

8.1.2. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації у Міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

8.1.3. У разі коли строк виконання в документі не зазначено, Міністерство як відповідальний за його виконання центральний орган виконавчої влади самостійно визначає строк і порядок його виконання виходячи з цілей та складності завдання, про що повідомляє співвиконавців. Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк.

У Міністерстві встановлено такі строки розгляду документів та виконання завдань:

30 календарних днів з вихідної дати реєстрації - листи-доручення та листи-запити установ вищого рівня, якщо в тексті документа не визначено конкретного терміну виконання;

30 календарних днів з дати реєстрації в Міністерстві - листи-запити центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, якщо інший термін не визначено документом або керівництвом Міністерства;

7 календарних днів з дати підписання відповідною посадовою особою - документи з позначкою "Терміново";

3 календарних дні з дати підписання відповідною посадовою особою - документи з позначкою "Негайно";

20 календарних днів з дати реєстрації в Міністерстві - проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України;

10 календарних днів з дати реєстрації в Міністерстві - телеграми, а такі, що містять питання, які потребують термінового вирішення, - до 2 днів;

15 календарних днів з дня реєстрації в Міністерстві - депутатський запит;

10 календарних днів з дня реєстрації в Міністерстві - листи комітетів та тимчасових комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій та звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад;

15 календарних днів з дати реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України - депутатський запит, що надсилається Кабінетом Міністрів України;

10 календарних днів з дати реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України - листи комітетів та тимчасових комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій та звернення народних депутатів, що надсилаються Кабінетом Міністрів України;

10 календарних днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України - витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України, якщо в тексті витягу не визначено конкретного терміну виконання. Прийнятий акт оформлюється у триденний строк;

3 календарні дні з дати реєстрації в Міністерстві - витяги з протоколів засідань урядових комітетів, якщо в тексті витягу не визначено конкретного терміну виконання;

2 календарні дні з дати реєстрації в Міністерстві - проекти актів, спрямованих на вирішення питань підготовки та проведення в Україні фінальної частини чемпіонату Європи 2012 року з футболу.

8.1.4. У разі коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, керівництво Міністерства як відповідального за його виконання центрального органу виконавчої влади визначає можливий новий строк, про що повідомляє за п'ять днів до закінчення раніше встановленого строку орган чи посадову особу, які встановили строк виконання завдання, та співвиконавців з викладенням відповідного обґрунтування.

8.1.5. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, особисто Міністр (одразу після реєстрації документа).

8.1.6. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, що надіслані Кабінетом Міністрів України, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України Міністерством як відповідальним за його виконання центральним органом виконавчої влади разом з проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України за п'ять днів до закінчення встановленого строку.

8.1.7. У разі визначення в одному документі кількох термінів з одного питання встановлюється контроль на кожний термін, а в разі визначення декількох виконавців і термінів - встановлюється контроль за кожним виконавцем і терміном.

8.2. Організація контролю за виконанням документів

Організація контролю за виконанням документів здійснюється відповідно до Положення про систему контролю за виконанням документів у Міністерстві економіки України, затвердженого наказом Міністерства економіки України від 26.07.2010 N 920.

9.1. Складання номенклатур справ

9.1.1. Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві Міністерства, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

9.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ у Міністерстві, забезпечення обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору на державне зберігання у процесі діловодства.

9.1.3. Номенклатура справ структурних підрозділів складається за формою згідно з додатком 23.

9.1.4. На підставі номенклатур справ структурних підрозділів складається зведена номенклатура справ Міністерства.

Відповідальність за складання зведеної номенклатури справ покладається на відділ внутрішньої та вихідної документації.

9.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється працівником, відповідальним за ведення діловодства, із залученням працівників цього підрозділу, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується із сектором архіву Міністерства. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

9.1.6. Основними принципами побудови номенклатури справ є єдиний підхід до порядку оформлення, обліку, індексації, систематизації справ, визначення термінів зберігання документів та їх відбору на державне зберігання та для знищення відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованого в Мін'юсті 17.09.98 за N 576/3016.

9.1.7. Після виконання документів вони групуються у справи, яким даються найменування (заголовки), що стисло й узагальнено відтворюють склад і зміст документів у справах (чиї документи і про що). Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

9.1.8. Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації Міністерства (накази тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

9.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу відповідно до переліку індексів та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

Наприклад: 2001-01, де 2001 - індекс структурного підрозділу, 01 - індекс справи.

9.1.10. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) структурного підрозділу та погоджується із сектором архіву Міністерства:

перший (недоторканний) - зберігається у структурному підрозділі;

другий - передається до відділу внутрішньої та вихідної документації;

третій - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

9.1.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться працівниками відділу внутрішньої та вихідної документації в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства. Справи профспілкового комітету працівників Міністерства вміщуються наприкінці зведеної номенклатури справ.

9.1.12. При складанні зведеної номенклатури справ Міністерства використовується структурний принцип її внутрішньої побудови. Розділами в ній є найменування структурних підрозділів, першим розділом номенклатури зазначається відділ внутрішньої та вихідної документації.

9.1.13. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ Міністерства включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи Міністерства.

До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи в електронному вигляді. Справи з питань, вирішення яких триває більше ніж один рік (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення.

9.1.14. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

9.1.15. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Міністерства протягом року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву Міністерства та в інші установи для продовження тощо.

9.1.16. У кінці року особою, відповідальною за ведення діловодства у структурному підрозділі, до номенклатури справ структурного підрозділу складається підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік; зведена номенклатура справ Міністерства закривається підсумковим записом, що підписує начальник відділу внутрішньої та вихідної документації. Про наявність заведених за рік нових справ інформується працівник архіву Міністерства.

9.1.17. Зведена номенклатура справ складається у трьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО).

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший (недоторканний) - зберігається у справі відділу внутрішньої та вихідної документації;

другий - передається до архіву Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до ЦДАВО.

9.1.18. Зведена номенклатура справ Міністерства, як і номенклатури справ структурних підрозділів щороку не пізніше ніж у грудні переглядається і уточнюється. Після внесення змін номенклатури справ передруковуються та затверджуються: зведена - Міністром, структурного підрозділу - його керівником, вводяться в дію із січня нового року.

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з ЦДАВО один раз на п'ять років або негайно у разі змін у структурі, функціях та напрямі роботи Міністерства.

9.2. Формування документів у справи

9.2.1. Закінчені у діловодстві документи групуються в справи згідно із затвердженою номенклатурою. Формування справ у структурних підрозділах здійснюється працівником, відповідальним за ведення діловодства, або спеціально визначеною особою за безпосередньою участю спеціалістів, які здійснюють їх формування.

9.2.2. Під час формування документів у справи слід дотримуватись таких вимог:

групувати у справи тільки оригінали документів або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку та правильно оформлені копії документів;

не допускати включення до справ постійного зберігання документи, у яких містяться правки редакційного характеру;

не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом органу вищого рівня);

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в Міністерстві;

групувати окремо в різні справи документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового термінів зберігання.

Після закінчення року або вирішення питання перед передачею справи до архіву Міністерства документи повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою за такими принципами:

до однієї справи вміщувати документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній та хронологічній послідовності;

якщо документи за змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її найменування та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ;

справа не повинна перевищувати 200-250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

9.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному порядку.

9.2.4. Нормативні акти (статути, положення, інструкції тощо), затверджені наказами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійний документ, то їх групують в окремі справи.