Про затвердження Положення про систему контролю за виконанням документів у Міністерстві економіки України

З метою вдосконалення роботи в Міністерстві з виконання доручень, підвищення рівня виконавської дисципліни та посилення відповідальності працівників за доручену справу

1. Затвердити Положення про систему контролю за виконанням документів у Міністерстві економіки України, що додається.

2. Першим заступникам Міністра, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів забезпечити в тижневий термін ознайомлення з наказом працівників підпорядкованих структурних підрозділів.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Максюту А.А.

1.1. Положення про систему контролю за виконанням документів у Міністерстві економіки України (далі - Положення) визначає порядок організації та здійснення контролю за:

виконанням структурними підрозділами Міністерства, урядовими органами у системі Міністерства завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями керівництва Міністерства (далі -документи);

дотриманням строків розгляду запитів і звернень комітетів Верховної Ради України, листів депутатських фракцій, комітетів і тимчасових комісій Верховної Ради України, депутатських запитів і депутатських звернень народних депутатів України і депутатів місцевих рад, які надійшли безпосередньо до Міністерства або надіслані Кабінетом Міністрів України;

дотриманням строків розгляду звернень (пропозицій, зауважень, заяв, клопотань, скарг) громадян.

1.2. Основними завданнями контролю за виконанням документів є:

забезпечення належного рівня виконавської дисципліни в структурних

підрозділах Міністерства, урядових органах у системі Міністерства шляхом підвищення відповідальності посадових осіб за якість та своєчасне виконання завдань, визначених відповідними документами;

своєчасне виявлення порушень строків та якості виконання завдань, визначених документами, що знаходяться на контролі.

1.3. Контроль за виконанням документів передбачає:

здійснення постійного поточного та випереджувального моніторингу стану виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю та підготовку інформаційно-аналітичних матеріалів для інформування керівництва Міністерства:

облік завдань, що підлягають контролю, формування комп'ютерної бази даних (картотеки) таких завдань;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

надання структурним підрозділам Міністерства, урядовим органам у системі Міністерства необхідної методичної допомоги в дотриманні вимог нормативно-правових актів, якими регламентуються порядок і строки підготовки та виконання документів;

формування пропозицій та впровадження заходів щодо вдосконалення системи контролю та поліпшення виконавської дисципліни.

2.1. До системи контролю за виконанням документів входять:

Міністр, перші заступники Міністра, заступники Міністра, які організовують роботу з виконання документів, що підлягають контролю, приймають відповідно до законодавства рішення про взяття на контроль документів;

директори департаментів, начальники управлінь та відділів (на правах самостійних), керівники урядових органів у системі Міністерства, які організовують у підпорядкованих структурних підрозділах виконання завдань, визначених документами, що перебувають на контролі;

відповідальні виконавці, які особисто чи із залученням інших виконавців забезпечують своєчасне та якісне виконання завдання, визначеного відповідним документом;

начальник відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади, який організовує в межах повноважень роботу щодо здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами Міністерства, урядовими органами в системі Міністерства завдань, визначених документами, що знаходяться на контролі.

2.2. Міністр, перші заступники Міністра, заступники Міністра:

забезпечують розгляд і приймають рішення щодо документів протягом не більше одного робочого дня з визначенням строку виконання завдань (якщо такий не визначено чинним законодавством або самим документом), головного виконавця та співвиконавців;

здійснюють контроль за виконанням документів безпосередньо підпорядкованими відповідно до розподілу функціональних обов'язків структурними підрозділами;

забезпечують організацію і методичне керівництво підпорядкованими структурними підрозділами з питань здійснення їх керівниками обов'язків безпосереднього контролю за виконанням документів;

беруть безпосередню участь у врегулюванні з органами державної влади, іншими державними органами проблемних питань, що виникають під час опрацювання документів у Міністерстві;

вживають заходів щодо підвищення відповідальності керівників підпорядкованих структурних підрозділів за якісне і вчасне виконання завдань, визначених документами, що знаходяться на контролі.

2.3. Директори департаментів, начальники управлінь та відділів (на правах самостійних), керівники урядових органів у системі Міністерства:

забезпечують відповідно до вимог чинного законодавства облік документів, які надходять для розгляду і виконання та знаходяться на контролі;

організовують своєчасне та якісне виконання документів;

у випадках звільнення працівника, якому передано на виконання документ, чи переведення його до іншого структурного підрозділу, вибуття у відпустку або відрядження невиконані документи передають іншому працівникові;

регулярно особисто перевіряють стан виконання завдань, визначених документами, що перебувають на контролі, уживають необхідних заходів щодо забезпечення їх виконання в установлений строк;

за наявності обгрунтованих підстав своєчасно вирішують питання продовження строку виконання документів;

у разі визначення підпорядкованого підрозділу співвиконавцем документа забезпечують своєчасне подання необхідних матеріалів підрозділу, відповідальному за його виконання (за винятком випадків проведення юридичної експертизи проектів нормативно-правових актів, підготовлених структурними підрозділами);

інформують за запитом спеціалістів відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади про хід та стан виконання завдань, визначених дорученнями, що знаходяться на контролі.

2.4. Відповідальні виконавці:

несуть безпосередню відповідальність за дотримання строків, повноту та якість відпрацювання документів, що перебувають на контролі;

уживають у межах повноважень заходів щодо отримання від співвиконавців матеріалів, необхідних для виконання завдання, визначеного документом, що перебуває на контролі;

інформують за запитом спеціалістів відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади про хід та стан виконання завдань, визначених дорученнями, що знаходяться на контролі.

2.5. Начальник відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади:

організовує роботу підпорядкованого відділу відповідно до Положення про відділ;

забезпечує постійну взаємодію з керівниками структурних підрозділів Міністерства, урядових органів у системі Міністерства з питань виконавської дисципліни та надання методичної і практичної допомоги;

проводить порівняльний аналіз навантаження структурних підрозділів Міністерства щодо кількості та обсягу виконаних завдань і дотримання строків їх виконання;

підтримує постійну взаємодію з Управлінням контролю Секретаріату Кабінету Міністрів України;

надає керівництву Міністерства пропозиції з питань підвищення ефективності системи контролю за виконанням документів.

3.1. Контролю підлягають завдання, визначені: законами України;

постановами Верховної Ради України; указами Президента України; розпорядженнями Президента України; дорученнями Президента України; листами Адміністрації Президента України; постановами Кабінету Міністрів України; розпорядженнями Кабінету Міністрів України;

рішеннями засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, протоколів нарад, що проводяться під головуванням керівництва Кабінету Міністрів України;

постановами та висновками Колегії Рахункової палати;

власними рішеннями - наказами, окремими дорученнями, протоколами нарад і засідань колегії Міністерства, планами роботи з окремих питань діяльності.

3.2. Контролю підлягають:

запити та звернення комітетів Верховної Ради України;

листи депутатських фракцій, комітетів і тимчасових комісій Верховної Ради України;

депутатські запити та депутатські звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад;

звернення центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій;

телеграми (факсограми) органів державної влади;

звернення (пропозиції, зауваження, заяви, клопотання, скарги) громадян.

3.3. Контроль за виконанням завдань, визначених документами, які мають гриф обмеження доступу "цілком таємно" і "таємно", здійснюється режимно-секретним відділом.

3.4. Контроль за виконанням завдань, визначених документами, які мають гриф обмеження доступу "для службового користування", здійснюється відділом контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади.

3.5. Контроль за виконанням доручень за пропозиціями, зауваженнями, заявами, клопотаннями, скаргами громадян здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 N 348.

3.6. Контроль та закриття документів в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" здійснюється відповідно до вимог Інструкції для роботи з документами в автоматизованій системі "Діловодство та КВД", затвердженої наказом Міністерства економіки України від 14.09.2007 N 303 (зі змінами).

3.7. Контролю не підлягають документи інформаційного характеру, такі, що надсилаються до Міністерства з метою врахування в роботі, до відома тощо.

4.1. Строки виконання завдань, визначених документами, що знаходяться на контролі, установлюються нормативно-правовими актами, перелік яких наведено в Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України, затвердженій наказом Міністерства економіки України від 27.03.1998 N 36 (зі змінами) (далі - Інструкція з діловодства).

4.2. Загальний порядок обчислення строків для всіх документів, що перебувають на контролі, в календарних днях.

Коли строки визначаються днями, то їх обчислюють з дня, наступного після того дня, з якого починається строк.

Якщо закінчення строку припадає на неробочий день, то за останній день строку вважається перший робочий день.

4.3. У разі коли строк виконання завдання не визначено чинним законодавством або самим документом, він визначається керівництвом Міністерства з обов'язковим урахуванням складності завдання, необхідності залучення співвиконавців і має бути достатнім для його виконання.

Якщо завдання потребує термінового (негайного) виконання, зазначається конкретна дата (час).

4.4. Матеріали з обґрунтованим проханням щодо продовження строку виконання завдання, визначеного документом, що знаходиться на контролі, подаються виконавцями на підпис Міністру не пізніше ніж за п'ять днів до закінчення встановленого строку виконання завдання.

Строк виконання завдання може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, якою він був установлений, а в разі її відсутності - особи, яка її заміщає.

Використання в тексті документів, якими визначено завдання, слів "прискорити" та "невідкладно" без зазначення конкретної дати не передбачає перенесення раніше встановленого строку виконання завдань.

4.5. Структурні підрозділи, визначені співвиконавцями (за винятком випадків проведення юридичної експертизи), надають відповідні матеріали та пропозиції структурному підрозділу, визначеному відповідальним виконавцем, не пізніше ніж за чотири дні до закінчення визначеного строку виконання завдання.

4.6. Оформлені згідно з вимогами Інструкції з діловодства проекти відповідей та необхідні матеріали подаються на підпис Міністру не пізніше ніж за три дні до закінчення визначеного строку виконання завдання.

4.7. У разі коли строк виконання припадає на вихідні та святкові дні, подання зазначених документів на підпис Міністру забезпечується підрозділом, визначеним відповідальним виконавцем, у першій половині дня напередодні.

5.1. Закриття документів, що знаходяться на контролі, проводиться після їх виконання.

5.2. Документ уважається виконаним і знімається з контролю в разі:

вирішення визначених у ньому питань;

надання органу або особі, якими надіслано документ, вичерпної інформації з порушеного питання;

втрати ним актуальності;

зняття з контролю в Адміністрації Президента України (для актів Президента України) або Секретаріаті Кабінету Міністрів України (для документів Кабінету Міністрів України).

5.3. Документи, у тому числі такі, які мають гриф обмеження доступу "для службового користування", знімаються з контролю відділом контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади за результатами їх закриття структурними підрозділами, визначеними головними виконавцями.

Зняття з контролю здійснюється шляхом:

унесення відповідної інформації до бази даних підсистеми "Контроль виконавської дисципліни" Єдиної інформаційно-аналітичної системи Секретаріату Кабінету Міністрів України;

унесення інформації до комп'ютерної бази даних відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади;

перевірки правильності введення реквізитів до автоматизованої системі "Діловодство та КВД".

5.4. Документи, які мають гриф обмеження доступу "цілком таємно" і "таємно", знімаються з контролю режимно-секретним відділом.

5.5. Керівниками структурних підрозділів, відповідальних за виконання завдання, визначеного документом, що знаходиться на контролі, або уповноваженими ними посадовими особами не пізніше дня закінчення строку виконання завдання обов'язково надаються відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади ксерокопія підписаного Міністром (його першими заступниками або заступниками залежно від розподілу функціональних обов'язків) документа, що відправляється, та його вихідний номер.

За відсутності цієї інформації зазначені завдання подаються до аналітичної записки керівництву Міністерства про стан виконавської дисципліни як такі, шо знаходяться на виконанні (невиконані).

6.1. Інформаційно-аналітична робота з питань виконавської дисципліни здійснюється відділом контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади і включає:

щоденний оперативний випереджувальний (строком на два тижні) моніторинг стану виконання доручень, які перебувають на контролі Секретаріату Кабінету Міністрів України;

щоденне інформування в паперовому та електронному вигляді першого заступника Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків про невиконані станом на поточний день доручення, які перебувають на контролі Секретаріату Кабінету Міністрів України;

щоденне інформування перших заступників Міністра та заступників Міністра про доручення з терміном виконання протягом наступного тижня шляхом надсилання в електронному вигляді інформації-нагадування;

щоденне оновлення на внутрішньому веб-сайті Міністерства інформації про доручення, які знаходяться на контролі Секретаріату Кабінету Міністрів України, а також про доручення керівництва Міністерства, не виконані за даними автоматизованої системи "Діловодство та КВД";

щотижневе інформування в паперовому та електронному вигляді перших заступників Міністра, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів та керівників урядових органів у системі Міністерства про доручення, які знаходяться на контролі Секретаріату Кабінету Міністрів України, з терміном виконання протягом наступних двох тижнів, а також про доручення, які не виконані і термін виконання яких порушено;

щомісячне інформування першого заступника Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків про доручення, виконані з порушенням термінів, та підготовку пропозицій щодо притягнення порушників виконавської дисципліни до відповідальності.

6.2. Начальник відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади:

щокварталу подає Міністру аналітичні записки про стан виконавської дисципліни з пропозиціями щодо її поліпшення;

складає та подає на затвердження першому заступнику Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків план проведення перевірок стану виконавської дисципліни в структурних підрозділах Міністерства та урядових органах у його системі, готує звітні матеріали за результатами перевірок;

готує річні, щоквартальні та щомісячні звіти про стан виконавської дисципліни в Міністерстві (аналітична записка, довідково-інформаційні матеріали);

надає керівництву Міністерства пропозиції щодо вдосконалення системи контролю за станом виконавської дисципліни в структурних підрозділах Міністерства та урядових органах у його системі, а також взаємодії з Управлінням контролю Секретаріату Кабінету Міністрів України.

7.1. Відповідальність за правильність визначення строків виконання завдань, визначених документами, що знаходяться на контролі, покладається на департамент забезпечення роботи Міністра (патронатна служба), сектори координації роботи департаментів перших заступників Міністра, сектори координації роботи департаментів заступників Міністра.

7.2. Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документів у межах повноважень несуть посадові особи, зазначені в резолюції керівництва Міністерства до документа.

7.3. Відповідальність за порушення строків виконання документів унаслідок недостатнього контролю та ненадання необхідної допомоги виконавцям у їх виконанні несуть відповідні керівники структурних підрозділів нарівні з безпосередніми виконавцями.

7.4. Начальник відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади щомісяця готує довідку про стан виконавської дисципліни в Міністерстві з пропозиціями щодо притягнення порушників до відповідальності згідно з чинним законодавством.

7.5. Інформація відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади про виконавську дисципліну за попередній місяць ураховується при визначенні розміру премії працівникам Міністерства відповідно до Положення про порядок преміювання працівників центрального апарату Міністерства економіки України, затвердженого наказом Міністерства економіки України від 08.06.2010 N 633.