Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

Примітка. Форма протоколу може змінюватися залежно від процедури проведення наради.

Стосовно: (викладається зміст питання)

(заголовок друкується малими літерами від лівого поля

без відступу через один міжрядковий інтервал,

максимальна довжина рядка 72 мм (28 друкованих знаків)

Текст (складається з двох частин: вступ, у якому викладається суть питання, та висновки і пропозиції).

Додаток: на арк. в 1 прим.

Від: (прізвище, ініціали, посада особи, що подає доповідну записку)

Стосовно: (зазначається питання, що порушується)

Суть справи: (характеризується стан справ щодо зазначеного питання)

Пропозиція: (пропонуються варіанти розв'язання питання, їх повинно бути декілька)

Додаток: на арк. 1 прим.

Дата, номер доповідної (знак N проставляється)

Виконавець: (прізвище, номер телефону, знак N не ставиться)

Секретар підрозділу є безпосереднім технічним помічником начальника підрозділу і виконавцем, що здійснює діловодство у підрозділі.

Секретар підрозділу безпосередньо підпорядковується начальнику підрозділу і його заступникам, а методично - начальнику департаменту документального забезпечення і його заступнику.

Секретар підрозділу призначається і звільняється керівником департаменту документального забезпечення за клопотанням начальника підрозділу.

Основними функціями секретаря підрозділу є забезпечення обліку вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, у тому числі й з грифом "Для службового користування", передачі її виконавцям відповідно до резолюції керівництва підрозділу, контроль за виконанням документів, формуванням справ і підготовкою документів для передачі в архів Міністерства.

Крім того, в його обов'язки входить:

ведення і подання до бухгалтерії табеля для нарахування заробітної плати працівникам підрозділу;

виписування посвідчень на відрядження працівників підрозділу;

отримання в бухгалтерії за дорученням начальника підрозділу заробітної плати працівників підрозділу і видача її у встановленому порядку;

підписування за табельника листків тимчасової непрацездатності працівників підрозділу після звірення їх з табелем.

Для виконання зазначених функцій секретар підрозділу зобов'язаний:

одержувати в департаменті документального забезпечення кореспонденцію, що надійшла для підрозділу, щодня з 11-00 до 12-00 та з 16-00 до 17-00, у п'ятницю - з 11-00 до 12-00 і з 15-00 до 16-00 (термінову кореспонденцію отримувати негайно, за викликом працівників цього відділу) і обробляти її у встановленому порядку;

передавати документи керівництву підрозділу негайно, після закінчення технічної обробки або в окремо встановлений для цього час;

передавати документи виконавцям-спеціалістам підрозділу негайно, після розгляду керівником підрозділу і закінчення їх обробки (в реєстраційні картки переносити резолюції, вказувати дату і прізвище виконавця, термін виконання документа);

групувати реєстраційні картки в довідково-облікові картотеки. Картотеки створювати окремо на кожний календарний рік. Поділяти картотеки на дві частини: виконані і невиконані, реєстраційні картки розкладати в картотеці за кореспондентами;

вести облік документів з грифом "Для службового користування";

приймати від виконавців вихідну і внутрішню кореспонденцію, реєструвати її, обробляти і передавати для відправки в департамент документального забезпечення, а копії документів і внутрішні документи - виконавцям;

здійснювати контроль за своєчасним виконанням доручень Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України і керівництва Міністерства, а також документів, на які необхідно готувати відповідь. Про стан виконання контрольних доручень та інших документів, що потребують відповіді, один раз на тиждень доповідати начальнику підрозділу;

в реєстраційних картках своєчасно робити відмітки про виконання документів або повернення їх до департаменту документального забезпечення;

за вимогою керівництва і спеціалістів підрозділу підбирати документи, що знаходяться у справах і закінчені діловодством (якщо справи зберігаються у секретаря підрозділу);

передавати документи за межі підрозділу (через департамент документального забезпечення);

давати в усній формі довідки, що стосуються документів, які знаходяться у підрозділі;

забезпечувати на початок року спеціалістів підрозділу обкладинками справ з написаними на них заголовками справ за номенклатурою;

оформляти закінчені діловодством справи для передачі в архів, подавати методичну допомогу спеціалістам у формуванні справ;

перевіряти наявність документів у виконавців;

виконувати друкарські роботи, що надходять від спеціалістів підрозділу;

приймати і передавати телефонограми;

комплектувати по міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади та інших організаціях кореспонденцію для відправки і до 15-00 здавати її у департамент документального забезпечення;

записувати і передавати інформацію для керівників підрозділу в період їх відсутності;

організовувати прийом відвідувачів у керівництва підрозділу;

одержувати канцприладдя і забезпечувати ним спеціалістів підрозділу;

здійснювати облік з'явлення працівників на роботу за встановленою формою;

складати і подавати до департаменту документального забезпечення відомості про документообіг;

вести облік одержання і витрати бланків суворої звітності, складати і подавати до департаменту документального забезпечення звіти про їх використання.

При звільненні або переході на іншу роботу секретар підрозділу передає за актом справи і документи новопризначеній особі або спеціалісту підрозділу за вказівкою начальника підрозділу, один примірник акта передається до департаменту документального забезпечення.

Секретар підрозділу має право:

контролювати правильність оформлення документів, підготовлених до реєстрації і відправки;

вимагати від спеціалістів документи, виконавцями яких вони є;

контролювати хід формування справ у поточному діловодстві і вказувати працівникам підрозділу на допущені ними порушення встановлених вимог;

вимагати від спеціалістів, відповідальних за формування справ, своєчасної обробки і передачі справ для здачі в архів Міністерства;

одержувати необхідні документи і справи в архіві Міністерства.

Секретар підрозділу відповідає за:

своєчасне отримування кореспонденції в департаменті документального забезпечення, передачу її керівництву підрозділу і виконавцям;

інформування керівництва підрозділу про невиконані у встановлені терміни документи;

правильне заповнення реєстраційних карток;

правильне ведення картотек з реєстраційними і контрольними картками;

своєчасну підготовку і передачу справ до архіву Міністерства.

1. Питання N ____ (згідно з порядком денним засідання)

Формулюється питання, яке виноситься на розгляд.

2. Погодження

Подається інформація щодо погодження проекту Мінекономіки (без зауважень; із зауваженнями, які враховано; із зауваженнями, які враховано частково; із зауваженнями, які не враховано).

У разі коли зауваження Міністерства враховано, слід стисло викласти їх зміст.

У разі коли зауваження Міністерства враховано частково або не враховано, необхідно викласти їх стислий зміст та аргументи на їх користь у таблиці:

Примітка. У разі коли питання виноситься на розгляд Кабінету Міністрів України, необхідно обов'язково зазначити стан його проходження в урядових комітетах та чи були підтримані/відхилені зауваження Мінекономіки.

3. Пропозиції

Одне речення, наприклад: Мінекономіки не може погодитися з прийняттям проекту (повна назва) у запропонованій редакції, оскільки ... / Пропонуємо під час засідання висловити наступні зауваження до проекту (повна назва): ... / Підтримуємо рішення головного розробника щодо відхилення зауважень Мінекономіки / інше.

1. Суть закону, в чому принципова новизна закону (порівняно з чинним).

2. Прогноз наслідків прийняття чи неприйняття зазначеного закону.

3. Фінансово-економічне обґрунтування закону, необхідні фінансові витрати.

4. У разі наявності міжнародного досвіду порівняти з іншими країнами.

5. Якщо є альтернативний законопроект - принципова характеристика альтернативного проекту, його відмінність від урядового.

6. Пропозиції щодо прийняття за основу законопроекту та їх мотивація.

7. Оцінка Мінекономіки висновку Головного науково-експертного управління Апарату Верховної Ради України.

8. Перелік можливих питань із запропонованими відповідями.

Варіант I. До першого читання:

- Текст проекту закону, що має розглядатися на пленарному засіданні, пояснювальна записка до нього, за необхідності порівняльна таблиця.

- Висновок Головного науково-експертного управління Апарату Верховної Ради України щодо зазначеного законопроекту.

- Подання та проект постанови профільного комітету Верховної Ради України до зазначеного законопроекту, за наявності всі проекти постанов про прийняття чи неприйняття цього законопроекту.

- У разі розгляду проекту закону про внесення змін до закону України текст чинного закону України.

У разі наявності альтернативного проекту закону, до нього додається аналогічний пакет документів.

Варіант II. До другого читання:

Під час розгляду зазначеного законопроекту в другому читанні до вищезазначеного пакета документів додаються:

- порівняльна таблиця з унесеними правками народних депутатів та рішенням комітету стосовно їх врахування чи відхилення;

- аргументована позиція Міністерства щодо підтримки чи непідтримки підготовленого до другого читання законопроекту;

- оцінка кожної позиції порівняльної таблиці.

1. Суть проекту закону.

2. Відповідність чинному законодавству.

3. Фінансово-економічне обґрунтування закону, необхідні фінансові витрати.

4. Прогноз наслідків прийняття чи неприйняття зазначеного закону (як позитивних, так і негативних).

5. Зауваження Мінекономіки, якщо є.

6. Аргументована позиція Мінекономіки.

- Текст проекту закону, пояснювальна записка до нього, за необхідності, порівняльна таблиця.

- Висновок Кабінету Міністрів України щодо зазначеного законопроекту.

- Висновок Головного науково-експертного управління Апарату Верховної Ради України щодо зазначеного законопроекту.

- У разі розгляду проекту закону про внесення змін до закону України текст чинного закону України.

Довідково. Вказати наявність чи відсутність доручення Кабінету Міністрів України щодо здійснення експертизи зазначеного законопроекту.

До унесеного на погодження проекту: (назва проекту нормативно-правового акта)

Унесеного: (назва організації, що внесла проект)

Мета прийняття акта: (зазначається, з якою метою і чим обумовлено прийняття акта)

Суть і новизна акта: (зазначається, які нові норми уводяться)

Наслідки прийняття акта: (зазначають правові, соціально-економічні та фінансові наслідки прийняття акта, вплив прийняття акта на внутрішньоекономічну і зовнішньоекономічну позицію держави)

Експертний висновок: (проект відповідає/ суперечить законодавству України / законодавству ЄС, міжнародному праву)

Пропозиція структурного підрозділу щодо погодження, прийняття акта: (погодити; погодити із зауваженнями, відхилити, повернути на доопрацювання, обговорити на узгоджувальній нараді)

Від: (прізвище, ініціали, посада)

Стосовно: (зазначається питання, що пояснюється, наприклад порушення строків виконання доручень керівництва Міністерства)

Пояснення причин, що призвели до відповідної ситуації: (надаються обґрунтовані пояснення об'єктивних і суб'єктивних причин, що призвели до відповідної ситуації)

Вжиті заходи для врегулювання питання: (зазначаються заходи, що вжиті на час подання пояснювальної записки та які пропонуються на майбутнє для уникнення такої ситуації)

Доручення за підписом перших посадових осіб держави (Президента, Голови Верховної Ради, Прем'єр-міністра України);

доручення Кабінету Міністрів України, скликання щодо виконання яких визначено за Мінекономіки, а також до законодавчих актів щодо ознайомлення членів Кабінету Міністрів України;

доручення Кабінету Міністрів України щодо особистої участі в нарадах чи делегування для участі когось із заступників;

доручення Кабінету Міністрів України щодо відряджень заступників Міністра та директорів департаментів за кордон;

протоколи та витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, членом яких є Міністр;

закони України, акти Президента та Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, ухвали судів;

листи-звернення голів облдержадміністрацій та облрад;

листи Секретаріату Президента України за підписом Глави;

листи-звернення народних депутатів, голів тимчасових слідчих комісій та комітетів Верховної Ради України безпосередньо до Міністра;

листи-звернення голів Конституційного Суду, Верховного Суду України, Рахункової палати, СБУ, Служби зовнішньої розвідки, Антимонопольного комітету, Фонду державного майна, Головдержслужби, Комісії з цінних паперів та Національного банку України, Генерального прокурора України, Секретаря та заступників Секретаря РНБО України, Уповноваженого з прав людини у Верховній Раді України;

листи-запрошення інших міністерств за підписом міністрів до участі в нарадах особисто Міністра чи направлення для цього одного із заступників Міністра;

листи посольств інших держав в Україні з проханням про зустріч з Міністром чи посольств України в інших державах аналогічного змісту;

звернення громадян (учасників Великої Вітчизняної війни, інвалідів, Героїв Радянського Союзу та України) згідно із Законом України "Про звернення громадян";

кореспонденція з питань, що належать до компетенції безпосередньо підпорядкованих Міністрові підрозділів центрального апарату Міністерства, а також центральних органів влади, діяльність яких координується і спрямовується через Міністра.