Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

Переважне значення має питальний принцип систематизації, що передбачає розміщення документів у логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація, в основі своїй, співпадає з розміщенням документів за їх датами (підписання, надходження, виконання).

При хронологічному порядку розміщення документів постійного терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на початку справи; далі необхідно:

групувати в справи документи одного діловодного року, за винятком справ, продовження яких більше одного року викликається необхідністю (перехідні);

перевіряти правильність оформлення кожного документа, що підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу, позначок "До справи N", засвідчувального підпису копії та ін.). Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи;

групувати в окремі томи додатки великого обсягу. Невеликі додатки приєднувати до тих документів, яких вони стосуються;

включати у кожну справу не більше 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки);

включати у справу тільки один примірник кожного документа;

перевіряти склад документів, які повинні поміщатися в ту чи іншу справу. Не допускати включення у справи документів, що не стосуються питання, а також чернеток, варіантів, розмножених копій і документів, що підлягають поверненню.

6.2.3. Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснюється управлінням документального забезпечення.

6.3. Систематизація окремих категорій документів

6.3.1. Службові документи (накази, інструкції, положення та ін.) групуються у справи за видами, всередині окремих видів - за хронологією.

6.3.2. Документи засідань колегії Міністерства групуються у дві справи:

1) протоколи засідань колегії Міністерства (протокольні рішення, порядок денний, доповідні записки, довідки, доповіді, список запрошених осіб та інші документи);

2) протоколи засідань, робочих нарад у Міністра економіки або його заступників.

6.3.3. Протоколи розміщуються у справах в хронологічному порядку і за номерами.

6.3.4. Доручення вищих органів групуються в справи за напрямами діяльності підрозділів Міністерства. Документи в середині справ розміщуються у хронологічному порядку.

6.3.5. Накази Мінекономіки з основної діяльності і з особового складу групуються в самостійні справи.

6.3.6. Прогнози, програми, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих документів.

6.3.7. Проекти прогнозів, програм, заявки, кошториси, звіти, розрахунки до них і листування, пов'язане із складанням проектів прогнозів, програм або їх виконанням, повинні зберігатися в документах того року, до якого відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання і дати одержання. Наприклад, звіт за 1996 рік, складений у 1997 році, повинен бути віднесений до 1996 року, а не до 1997 року; проект програми, прогнозу на 1997 рік, складений у 1996 році, повинен бути віднесений до 1997 року, а не до 1996 року.

6.3.8. Документи з особових справ розміщуються у такому порядку:

особовий листок з обліку кадрів або форма П-2ДС, автобіографія; документи про освіту; заява про прийом на роботу; направлення або подання; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення, зміну прізвища тощо; довідки та інші документи, що стосуються даної особи. У межах цих груп документи розміщуються за хронологією.

Копії наказів про стягнення, заохочення тощо у зв'язку з внесенням цих записів на доповнення до особового листка з обліку кадрів, в особову справу не підшиваються.

Справа, сформована з декількох особових справ, повинна мати внутрішній опис цих справ.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші документи другорядного значення групуються окремо від особових справ у справи тимчасового зберігання.

6.3.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи групуються у самостійні справи в межах року і розміщуються за підрозділами, а прізвища в них - за алфавітом.

6.3.10. Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються в окремі справи. Документи в цих справах розміщуються в хронологічному порядку.

Кожна заява (скарга) і документи з її розгляду становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторної заяви (скарги) або виникнення додаткових документів вони підшиваються в дану групу документів,

6.3.11. Листування групується в справи за період календарного року. До справи "Листування" поміщаються документи, що виникли в ході вирішення питання.

При поновленні листування з певного питання документи включаються до справи поточного року з зазначенням індексу справи за минулий рік, у якій зберігалися попередні документи з цього питання.

7.1. Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення збереженості документів, передачу справ до архіву Міністерства.

7.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів

7.2.1. Експертиза цінності документів - це визначення економічного, соціально-культурного та іншого значення документів з метою їх відбору на зберігання і установлення термінів зберігання.

7.2.2. Експертиза цінності документів здійснюється постійно діючими експертними комісіями підрозділів (ЕК) і Центральною експертною комісією Міністерства (ЦЕК).

7.2.3. Експертні комісії підрозділів і Центральна експертна комісія Мінекономіки призначаються наказом Міністерства у складі: у підрозділах - не менше трьох - п'яти осіб і ЦЕК - семи - дев'яти осіб.

7.2.4. У своїй роботі експертні комісії підрозділів і Центральна експертна комісія Міністерства керуються вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України, Центрального державного архіву вищих органів влади та управління, інструкціями та положеннями, що приймаються у Міністерстві.

7.2.5. Експертні комісії підрозділів здійснюють такі функції:

щорічно організовують відбір документів і справ на зберігання;

проводять експертизу наукової і практичної цінності документів, що утворюються в діяльності підрозділів;

перевіряють правильність формування справ з постійними термінами зберігання;

перевіряють правильність оформлення описів на справи, відібрані на постійне і тимчасове зберігання;

перевіряють правильність оформлення актів про виділення до знищення документів, справ підрозділу, що не підлягають

передачі в архів Міністерства;

розглядають і узгоджують номенклатури справ.

7.2.6. Центральна експертна комісія Міністерства здійснює такі функції;

розглядає описи на справи постійного зберігання, що підлягають передачі в державний архів, та описи на справи з особового складу і приймає рішення про подання їх на погодження експертно-перевірочною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

після погодження ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України описів на справи постійного зберігання розглядає акти про виділення на знищення за відповідний період документів Міністерства із закінченими термінами зберігання, складені працівниками архіву Міністерства;

розглядає пропозиції про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, установлених діючим Переліком, і приймає рішення про подання цих пропозицій на затвердження до Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;

бере участь у підготовці проектів Переліку документів з термінами зберігання, Інструкції з діловодства та інших методичних посібників з діловодства і архівної справи;

розглядає і узгоджує зведену номенклатуру справ Міністерства.

7.2.7. Засідання ЦЕК і ЕК відділів оформляються протоколом.

7.2.8. Рішення ЦЕК затверджується керівником адміністративного департаменту Міністерства, а в деяких випадках - ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України.

Обов'язковому узгодженню ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України підлягають рішення ЦЕК Міністерства про затвердження описів на справи, що підлягають постійному зберіганню, у тому числі і з особового складу; пропозиції про скорочення термінів зберігання документів; пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками.

7.2.9. Відбір документів і справ, що підлягають зберіганню у підрозділах (з терміном зберігання "Доки не мине потреба"), до знищення оформляється актом. Акт, після розгляду ЕК підрозділів, підписується головою і членами комісії, затверджується керівництвом підрозділів і погоджується з працівником архіву Міністерства (додаток 11).

Знищення включених в акти документів, що зберігаються в архіві Міністерства, термін зберігання яких скінчився, проводиться після розгляду акта ЦЕК Міністерства, підписання його членами комісії та затвердження керівника адміністративного департаменту (додаток 12).

Самовільне знищення підрозділами справ або документів забороняється.

7.3. Оформлення справ

7.3.1. Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з описання справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання засвідчувального напису.

7.3.2. Справи постійного терміну зберігання (понад 10 років) підшиваються в тверду обкладинку за встановленою формою.

7.3.3. Підшивання документів у справи проводиться так, щоб збереглась повна можливість вільного читання тексту і щоб аркуші не виступали за край обкладинки. У випадках, коли текст на документі розташований близько біля краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні його в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається в справу.

7.3.4. Карти, схеми та інші подібні матеріали додаються до справи в конвертах, прикріплених до нижньої обкладинки справи з внутрішнього боку, а при великих кількостях групуються в окремі папки з клапанами.

7.3.5. Аркуш, складений і підшитий за середину, нумерується як два окремих аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і пришитий за один край, нумерується на верхній складці як один аркуш. Аркуш з наклеєними документами (вирізками, виписками, фотографіями тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа одним краєм підклеєні інші документи (вирізки, перекази, вставки тексту тощо), то кожен документ нумерується окремо черговим порядковим номером.

7.3.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки та ін.) при формуванні справ видаляються.

7.3.7. На обкладинці кожної справи зазначається: повне найменування Міністерства; назва підрозділу; N фонду; N опису; N справи за списком; індекс справи за номенклатурою; заголовок (коротке, чітке формулювання основного змісту документальних матеріалів справи); кількість аркушів у справі; дати початку і закінчення справи; термін зберігання справи. Всі написи на обкладинках виконуються чітко.

7.3.8. На багатотомних справах крім номера справи, присвоєного першому тому, зазначається номер тому (справа N 12-20, том 2). На останньому томі після номера тому пишеться слово "останній" (справа 12-20, том 4, останній).

7.3.9. Для річних документів (програм, звітів та ін.), які датуються у заголовках справ, дата їх складання на обкладинках не зазначається.

7.3.10. Якщо в справі є документи-додатки за роки, що передують року утворення тому, на її обкладинці над датою робиться запис: "Є документи за такі роки".

7.3.11. Датою початку справи вважається найбільш рання дата вхідного, вихідного або внутрішнього документа, датою закінчення - найпізніша.

7.3.12. Присвоювати справам назви, які не визначають змісту підшитих у них документів (різне листування, із загальних питань тощо) - не дозволяється.

7.3.13. Всі аркуші, що мають на лицьовому чи зворотному боці будь-які записи, незалежно від їх формату, нумеруються порядковими номерами в правому верхньому куті чорним графітним олівцем. Якщо в справі понад 250 аркушів, вона повинна бути розділена на томи. Кожен том нумерується окремо. Чисті аркуші і аркуші з засвідчувальним написом не нумеруються.

7.3.14. У разі виявлення помилок, допущених при нумерації справи, а також пошкоджень документів, їх наявність повинна бути обумовлена в засвідчувальному написі. Наприклад: у цій справі N 42-1 за 1995 рік пронумеровано 201 аркуш (двісті один), у тому числі, літерні N 50а, 50б, аркуш 130 забруднено чорнилом. Посада, підпис, дата.

7.3.15. Справи тимчасового зберігання оформляються спрощено: аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться, документи залишаються на швидкозшивачах, без додаткового опису на обкладинці, засвідчувальні написи не заповнюються.

7.3.16. При формуванні справ з документами на виконання доручень Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів, протокольних рішень колегії, керівництва Міністерства складаються внутрішні описи документів, що знаходяться у справі (додаток 13). Внутрішній опис поміщається на початку справи і включає зазначення індексів документів, короткого змісту, дат і номерів аркушів у справі. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо; їх кількість зазначається у засвідчувальному написі.

7.4. Описи документів постійного і тимчасового зберігання

7.4.1. Описи складаються окремо на справи постійного і тимчасового зберігання.

7.4.2. Описи складаються працівниками підрозділів, відповідальними за діловодство, за методичною допомогою працівника архіву Міністерства.

7.4.3. При внесенні справ до опису необхідно керуватись таким:

кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожен том вноситься у справу під самостійним номером;

справи в описах систематизуються відповідно до номенклатури справ. У порядок систематизації справ архівом Міністерства можуть вноситися уточнення. Документи з особового складу систематизуються в описі за алфавітом, тематикою, хронологією;

у графі опису "Індекси справ" проставляється відповідне позначення, закріплене за справами по номенклатурі;

викладений на обкладинці справи заголовок без змін і скорочень вписується в 3-ю графу опису. У цій самій графі з нового рядка пишеться номер тому;

дати справ проставляються у відповідній графі опису з обкладинки справ. У цій самій графі опису робиться зауваження про дати документів-додатків ("Є документи за такий рік");

кількість аркушів вноситься у відповідну графу опису з обкладинки справ;

у графі "Примітки" робляться позначки про фізичні особливості документів справи (пошкодження тексту та ін.), передачу справ у інші підрозділи.

7.4.4. Опис нумерується поаркушно порядковою нумерацією.

7.4.5. Річні розділи описів (додатки 14, 15) складаються: постійного зберігання - у трьох примірниках, тимчасового зберігання - у двох примірниках; підписуються секретарем підрозділу і головою ЕК та затверджуються начальником підрозділу.

7.4.6. Зведені річні описи на справи постійного зберігання, що підлягають передачі на державне зберігання, складаються працівниками архіву Мінекономіки у чотирьох примірниках, підписуються начальником управління документального забезпечення і головою ЦЕК, погоджуються з керівником адміністративного департаменту і передаються на затвердження ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України. Один примірник після затвердження залишається в Центральному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів архів Міністерства передає справи на державне зберігання у встановлені терміни.

7.5. Забезпечення збереженості документів у підрозділах

7.5.1. Особи, відповідальні за ведення діловодства і формування справ, зобов'язані забезпечити збереженість документів.

Справи з часу їх заведення в діловодстві і до передачі в архів Міністерства зберігаються в робочих кімнатах у шафах канцелярського типу, які надійно замикаються і захищають документи від пилу, впливу сонячного світла і забезпечують їх збереженість.

Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому вигляді (на столах, на шафах та ін.) забороняється.

7.5.2. Вилучення і видача будь-яких документів із справ постійного зберігання не дозволяється. Як виняток (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення провадиться з дозволу керівництва Міністерства з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і складанням акта про причини вилучення оригіналу.

7.5.3. При зберіганні документів і роботі з ними необхідно додержуватись всіх застережних заходів, що забезпечують повну їх збереженість. Про факти втрати службових документів треба негайно повідомляти керівника адміністративного департаменту.

7.5.4. Порядок зберігання і видачі у тимчасове користування справ із архіву Міністерства визначається Положенням про управління документального забезпечення.

7.6. Передача справ до архіву Міністерства

7.6.1. До архіву Міністерства передаються справи постійного і тимчасового зберігання через рік після завершення їх у діловодстві підрозділів.

7.6.2. Передача справ до архіву підрозділами здійснюється згідно з наказом, що затверджується керівництвом Міністерства. Архів приймає справи на зберігання за описами після їх науково-технічної обробки.

7.6.3. Справи, що підлягають постійному і тимчасовому зберіганню, всі без винятку, вносяться в опис і передаються до архіву. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві підрозділу для поточної роботи, то вони також вносяться в опис і архів Міністерства оформляє видачу цих справ у тимчасове користування.

7.6.4. Справи, оформлення і опис яких не відповідає встановленим вимогам, до архіву не приймаються без внесення необхідних виправлень.

7.6.5. Працівник архіву розписується про приймання справ на всіх примірниках описів документів постійного, тривалого і тимчасового термінів зберігання із зазначенням дати приймання документів і фактичної кількості прийнятих справ. Один примірник описів повертається підрозділу, решта залишається в архіві Міністерства.

7.6.6. До передачі в Центральний державний архів вищих органів влади та управління України справи, що підлягають постійному зберіганню, зберігаються в архіві Міністерства.

Справи, що мають термін зберігання "Доки не мине потреба", в архів Міністерства не передаються, залишаючись у відділі, доки не мине потреба.

Термін зберігання такої документації визначається співробітниками підрозділу. Знищуються ці документи за актом встановленої форми.

8.1. Механізація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціонального ведення діловодства, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

8.2. Найбільш ефективне виконання апаратом Міністерства діловодних робіт забезпечує комплексна механізація, яка передбачає застосування технічних засобів для всієї послідовності операцій з вхідними, вихідними і внутрішніми документами.

8.3. Впровадження у практику апарату Міністерства технічних засобів для механізації діловодних процесів здійснює управління справами.

1. Наказ - розпорядчий документ, що видається Міністром економіки, який діє на правах єдиноначальності з метою вирішення основних і оперативних завдань, що стоять перед Міністерством.

Наказами провадяться в життя рішення колегії Міністерства.

За своїм призначенням накази поділяються на накази із загальних питань і накази з особового складу.

Накази із загальних питань, в свою чергу, поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання документів вищих органів.

Накази із загальних питань (форма 1) підписуються у порядку, визначеному наказом по Міністерству.

Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. У констатуючій викладаються факти, що стали підставою для видання наказу, в розпорядчій перелічуються пропоновані дії.

Якщо наказ видається на підставі документа вищого органу, то в констатуючій частині має бути посилання на номер і дату цього документа.

Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ. Воно друкується великими літерами і з окремого рядка. Намічувані заходи подаються пунктами, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний пункт слід починати з зазначення конкретного виконавця - структурного підрозділу або службової особи (в давальному відмінку). Потім викладається пропонована дія, яка виражається дієсловом в неозначеній формі, і визначається термін виконання. Наприклад: Відділу кадрів у першому півріччі 1998 р. організувати групи вивчення української мови.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають структурний підрозділ або осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

У процесі підготовки наказ погоджується з юридичним управлінням, редактором, заінтересованими підрозділами Міністерства, відповідними заступниками Міністра економіки. Візи погодження проставляються на першому примірнику, на зворотному боці останнього аркуша наказу.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (форма 1).

При підготовці наказу виконавець визначає необхідний тираж документа і складає розрахунок розсилання.

Накази з особового складу (форма 2) готуються відділом кадрів і підписуються у порядку, визначеному наказом по Міністерству.

Формуляр наказу має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України, назву виду документа (наказ), місце видання, дату, номер, заголовок, підпис, візи погодження.

2. Інструкція - це документ, що видається керівництвом Міністерства з метою встановлення правил, які регулюють організаційні, фінансові та інші спеціальні напрями діяльності Міністерства і підвідомчих йому організацій та стосунки установ і службових осіб. Інструкція набуває чинності після затвердження її наказом.

Окрему групу інструкцій складають посадові інструкції. Посадова інструкція - це документ, що визначає організаційно-правове становище працівників у підрозділах Міністерства. Посадова інструкція має такі розділи: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника. Її підписують начальники підрозділів.

3. Протокол - один з найпоширеніших документів. У ньому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів як постійних, так і тимчасових, а також різних нарад, зборів, засідань, конференцій та ін. У протоколах відображаються всі думки з питання, що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення.

Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання колегії Міністерства, найважливіші наради, що проводяться керівництвом і начальниками підрозділів Міністерства. Протокол веде секретар колегіального органу або інша спеціально призначена особа.

Формуляр протоколу (форми 3 - 4) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України, назву виду документа (протокол), дату та номер, місце засідання, найменування колегіального органу або конкретної наради, підписи голови і секретаря.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної. У першій частині зазначаються прізвища та ініціали голови і секретаря засідання, а також всіх присутніх членів колегіального органу і запрошених.

У списку присутніх спочатку перелічуються члени колегіального органу, а потім запрошені з зазначенням їх посад, організацій, які вони представляють; прізвища пишуться в алфавітному порядку. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо, у вигляді додатка до протоколу. Тоді у вступній частині протоколу зазначається тільки загальна кількість присутніх. У цій частині протоколу також пишеться порядок денний засідання з переліком питань, що підлягають розгляду.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною формулою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Слово СЛУХАЛИ друкується великими літерами, після чого ставиться двокрапка; в наступному рядку (абзаці) зазначаються ініціали та прізвище доповідача, ставиться тире, а потім викладається основний зміст доповіді.

Аналогічно оформляється розділ ВИСТУПИЛИ:

Розділ ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) друкують через три міжрядкових інтервали після попереднього тексту. В ньому повністю формулюється прийняте рішення. Якщо в рішенні є різні за характером питання, то вони виділяються в пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Крім зазначеної повної форми протоколу існує коротка форма. Вона являє собою перелік питань, що розглядаються, з зазначенням прізвищ та ініціалів доповідачів і тих, що виступили, а також прийнятих рішень (без викладу виступів). У разі виникнення принципових розбіжностей з будь-яких питань фіксуються особливі думки присутніх. Коротка форма протоколювання застосовується лише в тих випадках, коли всі необхідні матеріали, тексти доповідей і виступів, списки присутніх додаються до протоколів.

4. Положення - важливий нормативно-правовий акт, який визначає функції, обов'язки, права і організацію роботи установи та її структурних підрозділів на тривалий проміжок часу.

Текст положення повинен мати такі основні розділи: загальна частина, основні завдання і функції, права, організація роботи.

У Міністерстві розробляються проект Положення про Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України, положення про головні управління, управління, відділи та підвідділи, а також положення, що регулюють питання діяльності Міністерства у межах його компетенції.

Положення про Міністерство затверджується Указом Президента України, інші положення - наказами Міністерства.

Положення про відділи затверджують начальники управлінь, про підвідділи - начальники самостійних відділів.

5. Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і права підвідомчих Міністерству організацій. Статути затверджуються наказом Міністерства і підлягають обов'язковій реєстрації у державних органах.

6. Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує які-небудь встановлені факти або події.

Акти готуються за результатами ревізій, при прийманні-передачі справ, прийнятті закінчених об'єктів тощо. У деяких встановлених законодавством випадках акти підлягають затвердженню вищими організаціями.

Формуляр акта (форма 5) має такі реквізити: найменування установи - Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України, назву виду документа (акт), місце складання, дату, номер, гриф затвердження, заголовок до тексту, підпис.

Заголовок акта коротко відображає подію або факт, що актується. Наприклад: Про перевірку наявності і терміни виконання документів у відділі реформування форм власності за 1996 рік.

Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині зазначають підставу для складання акта та перелічують укладачів і присутніх. Після слова "підстава" вказується розпорядчий документ або усна вказівка. Після слова "складений" перелічують посади, ініціали та прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови. Прізвища інших членів комісії пишуть в алфавітному порядку. Після слова "присутні" перелічуються посади, ініціали та прізвища осіб, які були присутніми при складанні акта.

В констатуючій частині викладається мета і завдання складання акта, суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки і пропозиції.

В кінці тексту акта (перед підписом) поміщають відомості про кількість примірників акта і їх місцезнаходження.

Кількість примірників може визначатися кількістю заінтересованих сторін або відповідними нормативними документами.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При оформленні підпису посади не зазначаються.

За наявності особливої думки у складачів акта або присутніх її слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

7. Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності Міністерства.

Існують листи-запити, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги, листи-скарги, листи-відповіді, інформаційні, супровідні тощо.

Листи не можуть встановлювати нові правові норми або змінювати чи скасовувати їх.

Формуляр листа (форми 6 - 9) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Міністерство економіки з питань європейської інтеграції України, адресу міністерства, поштовий індекс, дату, вихідний індекс, заголовок, адресат, посилання на номер і дату документа, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону. Листи можуть бути написані на бланках або на чистих аркушах паперу.

Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних частин. У першій описуються факти або події, що стали основою для складання листа. У другій викладають висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо суті питання. Навіть якщо лист складається з однієї фрази, то її побудова повинна відповідати запропонованому принципу.

Лист слід складати з кожного питання окремо, тому що це значно спрощує і прискорює всі операції щодо виконання і обробки документа.

Супровідні листи складають тільки у тому випадку, коли вони містять пояснення відносно характеру виконання або мети надсилання документа, що додається.

У супровідному листі повинні точно вказуватись заголовок, індекс і дата документа, що надсилається.

8. Доповідна записка - документ, адресований керівництву Міністерства України або керівництву вищих органів, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.

Формуляр доповідної записки (форма 10) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України, назву виду документа (доповідна записка), дату, вихідний, індекс, місце складання, заголовок до тексту, посада, підпис, прізвище і телефон виконавця.

Текст доповідної записки складається з двох основних частин. У першій викладаються факти, що стали приводом для складання документа, у другій - висновки і пропозиції автора.

9. Телеграма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту (телеграфом).

Складати телеграми (форма 11) треба з додержанням таких правил:

телеграми повинні складатись коротко і зрозуміло;

у телеграмі зазначають точне найменування адресата з обов'язковим проставленням номера поштового відділення зв'язку;

текст телеграми друкують через півтора інтервала великими літерами без абзаців;

телеграми однакового змісту, що надсилаються кільком адресатам, підписують на першому примірнику. Засвідчені печаткою копії готують у кількості примірників, що відповідає кількості адресатів;

у телеграмах-відповідях перед текстом обов'язково зазначають номер або назву того документа, на який дають відповідь;

розділові знаки в тексті телеграм проставляють скороченими позначеннями; в кінці останнього рядка тексту телеграми проставляють вихідний номер;

через 2 - 4 інтервали після тексту телеграми зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала телеграму;

у нижній частині телеграми під рискою пишуть поштову адресу Міністерства і номер авансу. Підпис і дата підписання телеграми проставляється під рискою;

телеграми на одну адресу друкують у трьох примірниках, один із яких передається у відділення зв'язку, один залишається у справах підрозділу, один - у управлінні документального забезпечення. Телеграму на багато адрес для відділення зв'язку готують у стількох примірниках, скільки в ній зазначено адрес;

при оформленні телеграм на відправку секретарем відділу складається реєстр у двох примірниках.

10. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається телефоном і записується одержувачем).

Телефонограма застосовується у необхідних випадках для оперативного вирішення службових питань з установами і організаціями.

Телефонограми, підписані керівництвом Міністерства, передають телефоном секретарі приймальних, а телефонограми, підписані начальниками підрозділів або їх заступниками, передають секретарі підрозділів. На телефонограмі позначається час її передачі, прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер телефону працівника, який прийняв телефонограму.

Телефонограми, адресовані керівництву Міністерства і начальникам підрозділів, приймають, відповідно, секретарі приймальних або секретарі підрозділів.

11. Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Формуляр довідки має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України, назву виду документа (довідка), дату, номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону.

12. Договір - документ, що фіксує угоду сторін про встановлення будь-яких відносин і регулює ці відносини.

13. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань, висновків, пропозицій і призначений для усного виступу.

14. Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту).

15. Державне прогнозування економічного і соціального розвитку - це система науково обгрунтованого передбачення напрямів економічного і соціального розвитку, можливого стану економіки держави у майбутньому, альтернативних шляхів і термінів його досягнення у разі прийняття тієї чи іншої стратегії економічного розвитку.

16. Програма економічного і соціального розвитку - визначає цілі та стратегію вирішення економічних і соціальних проблем розвитку, є комплексною системою ефективних шляхів і конкретних заходів у досягненні зазначених цілей, узгоджених за термінами їх реалізації.

17. Звіт - документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, підготовку і здійснення доручень та заходів, який подається вищій установі або службовій особі.

18. Зведення - документ, який містить узагальнені відомості з якогось питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог тощо).

19. Список - документ, що містить перелік осіб або предметів у певному порядку, складений з метою інформації або реєстрації.

20. Особова картка - документ, який служить для аналізу складу і обліку руху кадрів.

Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів:

Державний Герб України;

найменування Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України;

найменування структурного підрозділу;

адресат;

резолюція;

гриф затвердження;

індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телефону, номер телефаксу;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс і дату вхідного документа;

місце складання або видання;

відмітка про контроль;

заголовок до тексту;

текст;

позначка про наявність додатків;

підпис;

гриф погодження;

позначка про засвідчення копій;

візи;

відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

позначка про надходження;

прізвище виконавця і номер його телефону.

У конкретних документах окремі реквізити можуть бути відсутні.

Всі організаційно-розпорядчі документи друкуються на бланках або на папері формату А4 (210 х 297), А5 (148 х 210) і А3 (297 х 420).

На бланку формату А4 виготовляються тільки документи великого обсягу. Якщо друкарський текст не перебільшує семи рядків, то документ друкується на бланку формату А5 незалежно від того, кому він адресований.

На бланку друкується перша сторінка документа, наступний текст розміщується на чистих аркушах паперу однакового формату і якості з бланком.

У документах, що оформляються на двох і більше аркушах, другий і наступні аркуші нумеруються посередині верхнього поля на віддалі не менше 10 мм від верхнього зрізу арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Для зручності обробки документа з усіх боків аркуша залишаються вільні поля. Поле з лівого краю становить 20 - 35 мм, верхнє і нижнє - не менше 10 - 20 мм, праве - не менше 8 мм.

Текст документів повинен друкуватись через півтора міжрядкових інтервала. Допускається друкування через один міжрядковий інтервал текстів документів формату А5. З двома інтервалами друкуються тільки документи, призначені для усного читання (доповіді) або для видання друкарським способом.

Окремі закінчені думки виділяються в абзаци. Перший рядок кожного абзацу тексту друкують, відступивши п'ять знаків від межі лівого поля, тобто текст на початку абзацу друкується з нового рядка.

Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. При цьому складові частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "позначка про наявність додатків", "гриф погодження" слід відділяти один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити розділяють між собою 2-3 міжрядковими інтервалами.

Назва виду документа друкується великими літерами.

Реквізит "Підпис" друкується від шостого положення табулятора без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади. За наявності кількох підписів, що розміщуються один під одним, найменування посад і розшифровка підписів розділяються 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати за межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

При друкуванні використовують 8 стандартних положень табулятора:

0 - від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади в реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - після 5 друкарських знаків від межі лівого поля - для початку абзаців у тексті;

2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів.

Якщо в тексті документа є примітки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкуються від нульового положення табулятора, а текст, що до них відноситься, - через один міжрядковий інтервал.

Найменування адресата друкується малими літерами, крім заголовної.

Примітки: 1) Реквізити "назва виду документа" і "місце складання і видання" на бланках з центральним розміщенням реквізитів друкуються центровано;

2) За наявності кількох грифів погодження їх розміщують двома вертикальними рядами. Перший ряд друкується від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.

При зазначенні в адресаті прізвища особи, якій надсилається документ, його слід друкувати малими літерами, крім заголовної. Після прізвища перед ініціалами робиться пропуск в один друкарський знак.

У розпорядчих документах, а також у протоколах і актах, які не мають грифів затвердження і оформляються на основі поздовжнього варіанта розміщення реквізитів, заголовок слід продовжувати до межі правого поля документа.

Заголовок до тексту друкується малими літерами (крім заголовних) через один міжрядковий інтервал.

Позначка про наявність додатка друкується через один міжрядковий інтервал. Після слова "Додаток", яке пишеться малими літерами, крім заголовної, ставиться двокрапка. Слова "аркуші" і "примірники" друкуються скорочено -"арк." і "прим.".

Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується через один інтервал малими літерами, крім заголовної. Якщо документ друкується на бланку, то в найменуванні посади не зазначається назва установи.

Слово ПОГОДЖЕНО в реквізиті "гриф погодження" друкується великими літерами без лапок, після слова ПОГОДЖЕНО двокрапка не ставиться. Найменування посади в цьому реквізиті розміщують через один інтервал, причому в одному рядку може бути не більше 28 знаків. Розшифрування підпису розміщується так, щоб остання його літера була приблизно під останньою літерою в найменуванні посади.

Примітка. Документи, зазначені у пунктах 5, 7, 8, 9, 10, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Міністерства.