Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

2.5. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії Мінекономіки

2.5.1. Засідання колегії Міністерства проводяться відповідно до розробленого і затвердженого наказом Міністерства плану та в міру необхідності.

У плані проведення засідань колегії зазначаються питання, назви підрозділів, міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, які готують матеріали, термін подання і дата їх розгляду, прізвище, ініціали та посади доповідачів.

2.5.2. З метою своєчасної розробки плану проведення засідань колегії начальники підрозділів і керівники підвідомчих Міністерству організацій систематично готують за встановленою формою і за місяць до кінця поточного кварталу подають до відділу організації роботи колегії та контролю (у двох примірниках) перелік питань, які доцільно внести на розгляд колегії Міністерства у наступному кварталі, завізований начальником підрозділу та відповідним заступником Міністра.

2.5.3. Матеріали на розгляд колегії Міністерства подають підрозділи у надрукованому вигляді не пізніше ніж за сім днів до дня засідання.

Ці матеріали обов'язково містять:

доповідну записку, адресовану колегії Міністерства, у якій обгрунтовано викладено питання, з висновками і пропозиціями. Обсяг записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок (без урахування додатків). Доповідну записку підписує начальник підрозділу, відповідальний за підготовку даного питання, та візує відповідний заступник Міністра на першій сторінці у лівому верхньому куті з написом "На колегію". У кінці доповідної записки зазначається прізвище та номер телефону виконавця;

проект протокольного рішення (у випадку потреби - проект наказу) з питання, що подається на розгляд, з візами на першому примірнику відповідного начальника підрозділу та заступника Міністра, які відповідають за підготовку цього питання;

довідку про погодження проекту протокольного рішення із заінтересованими міністерствами, іншим центральним органів виконавчої влади, організаціями і підрозділами Міністерства (у разі необхідності);

список осіб, які запрошуються на засідання колегії для участі у розгляді питання, від Мінекономіки - із зазначенням прізвища та ініціалів (в алфавітному порядку), а від інших міністерств, інших центральних органів виконавчої влади і організацій - прізвища, імені та по батькові, посади, поштової адреси організації і службового телефону. Список осіб подається за підписом начальника підрозділу, відповідального за підготовку питання, та погоджується з відповідним заступником Міністра.

2.5.4. Про кожне засідання колегії Міністерства складається протокол.

2.5.5. Матеріали, підготовлені до засідання колегії (порядок денний, проекти протокольних рішень, доповідні записки, довідки, списки запрошених осіб), зберігаються у відділі організації роботи колегії та контролю Міністерства з кожного засідання в окремій папці.

2.5.6. При проведенні закритих засідань колегії Міністерства (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення протокольних рішень, що приймаються, здійснюються з дотриманням встановлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

2.5.7. Після засідань колегії Міністерства відповідальні за підготовку питання начальники підрозділів, керівники підвідомчих організацій в обов'язковому порядку беруть участь у доопрацюванні протокольних рішень засідань колегії з питань, які були подані ними на розгляд колегії.

2.5.8. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку матеріалів до засідань колегії Міністерства покладається особисто на заступників Міністра, начальників відповідних підрозділів та керівників підвідомчих організацій, зазначених у плані проведення засідань колегії.

2.5.9. Відділ організації роботи колегії та контролю Міністерства здійснює контроль за своєчасним поданням усіх необхідних матеріалів до засідань відповідно до плану проведення засідань колегії, перевіряє наявність і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки матеріалів до засідань відділ організації роботи колегії та контролю Міністерства повертає матеріали на доопрацювання та у разі необхідності доповідає Міністру.

2.6. Стенографування матеріалів

2.6.1. Стенографи виконують стенографування матеріалів тільки службового характеру.

2.6.2. Стенографи обслуговують засідання колегії Міністерства, а в разі необхідності - засідання робочих та інших нарад, які проводить Міністр економіки.

2.6.3. Стенографи копії надрукованих стенограм передають замовнику. Перший примірник стенограм зберігається у відділі організації роботи колегії та контролю Міністерства.

2.6.4. Стенографи ведуть облік усіх виконаних ними стенографічних робіт у спеціальному журналі, в якому записується, кому і коли передано стенограму, її обсяг.

2.7. Порядок друкування документів у друкарському бюро

2.7.1. У друкарському бюро управління документального забезпеченням, у підрозділах Міністерства друкуються документи тільки службового характеру.

2.7.2. У друкарське бюро приймаються для друкування документи розбірливо написані чорнилом, уважно перевірені і відредаговані виконавцем. Щоб не допустити повторного передруковування, тексти службових документів, що підлягають друкуванню, мають бути попередньо погоджені з керівництвом підрозділів (завізовані виконавцем і начальником підрозділу).

Неохайно підготовлені рукописи та інші матеріали, написані нечітко, нерозбірливо, дрібним почерком, олівцем, кольоровим (крім синього та чорного) чорнилом, а також з великою кількістю вклеювань і виправлень, для друкування не приймаються.

Матеріали передаються у друкарське бюро разом із замовленням встановленої форми.

2.7.3. Керівник друкарського бюро організовує друкування документів у порядку їх надходження, в першу чергу друкуються термінові документи на виконання контрольних доручень.

Виправлення раніше надрукованих документів провадиться позачергово.

2.7.4. Надрукований текст перевіряють виконавці. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски, виконавці повертають у друкарське бюро надруковані аркуші разом з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки друкарським засобом, без помарок.

2.7.5. У друкарському бюро друкуються матеріали тиражем не більше трьох примірників. Документи, що підлягають друкуванню більшим тиражем, розмножуються у необхідній кількості на розмножувальних апаратах.

2.7.6. У разі виконання термінових робіт друкарським бюро друкування службових документів поточної роботи проводять, як правило, секретарі підрозділів Міністерства.

2.7.7. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом, викладені в додатку 3.

2.8. Порядок розмноження документів на копіювально-розмножувальних машинах

2.8.1. На копіювально-розмножувальних машинах розмножуються тільки документи, що безпосередньо стосуються службової діяльності Міністерства.

Службові документи (накази, протоколи, доповіді, інструкції, положення, довідки, листи тощо), що розробляються у підрозділах і підлягають розмноженню, повинні бути ретельно підготовлені, відредаговані, надруковані з використанням якісної красильної стрічки такої насиченості, яка забезпечує відтворення документа на розмножувальних апаратах.

2.8.2. Документи для розмноження передаються одночасно з замовленням установленої форми, підписаним начальником підрозділу або його заступником.

2.8.3. Подаючи документи для розмноження, виконавець повинен ретельно перевірити їх, не допускаючи в них таємних відомостей і відомостей, що не підлягають відкритій публікації. За зміст документів, що здаються для розмноження, відповідальність несуть виконавці і керівники підрозділів.

Оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються виконавцю разом з розмноженими примірниками документів.

2.8.4. Матеріали великого обсягу можуть розмножуватись на розмножувальних апаратах тільки з дозволу начальника управління документального забезпечення.

2.8.5. Порядок розмноження законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень, протокольних рішень Кабінету Міністрів України, необхідних для використання в роботі документів з грифом "Для службового користування", визначається начальником управління документального забезпечення.

2.8.6. Порядок розмноження таємних документів визначається першим управлінням.

3.1. Загальні правила організації документообігу

3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до завершення виконання або відправлення формує документообіг Міністерства.

3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким вимогам:

у процесі проходження і обробки основних категорій документів слід домагатися оперативності, цілеспрямованості, максимальної одноманітності;

інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати зворотні переміщення документів (додаток 4).

3.2. Порядок проходження і виконання вхідних документів

3.2.1. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України та інших документів, що надходять до Міністерства, здійснюється тільки централізовано. Така реєстрація може здійснюватися в автоматизованому режимі.

Працівникам Міністерства, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів та інших організацій.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за призначенням.

3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні пошкодження, відсутності документів або додатків до них, невідповідності номера на конверті номеру документа управлінням документального забезпечення повідомляється відправнику. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) і надіслані не за призначенням документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. Конверти, в яких надійшли службові документи, знищуються, за винятком випадків, коли на документах немає дати і адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою одержання, і поштові штемпелі є доказом часу відправлення та одержання кореспонденції. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, листів, заяв і скарг громадян.

На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша документа, у правому куті, проставляється реєстраційний штамп, що фіксує факт одержання документа в Міністерстві.

3.2.3. Документи, які не реєструються (додаток 5), а також документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням.

3.2.4. Всі документи, що надходять у Міністерство, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюють працівники управління документального забезпечення.

Мета попереднього розгляду документів - розподілення їх між Міністром економіки, його заступниками і підрозділами відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів.

Міністрові невідкладно, відразу після реєстрації, передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти, листи інших органів виконавчої влади, підписані керівниками, рішення органів місцевого самоврядування, пропозиції, заяви, скарги громадян, адресовані на ім'я Міністра та його заступників, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Решту документів передають начальникам підрозділів.

3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після попереднього розгляду реєструються у управлінні документального забезпечення, після чого передаються керівництву Міністерства і підрозділам для розгляду суті питань, порушених у документах.

3.2.6. Документи, які одержані до 15-00, реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 15-00 - на другий день, термінові - негайно.

3.2.7. Всю кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Міністра економіки і його заступників, попередньо розглядають їх помічники і готують проекти доручень.

3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у резолюціях керівництва Міністерства і начальників підрозділів. У резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка про порядок і характер виконання документів та виконавця. У резолюціях, як правило, зазначаються: прізвище та ініціали виконавців і співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у необхідних випадках); особистий підпис, дата. Резолюції (доручення) Міністра економіки і його заступників пишуться на фішках Міністерства встановленої форми. Начальники підрозділів резолюцію пишуть розбірливо у правому верхньому куті самого документа або на вільному від тексту місці (крім поля, призначеного для підшивання), а не на окремому аркуші.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується порядок виконання документа.

Розгляд документів повинен провадитись у найкоротший термін (як правило, в день надходження документа).

3.2.9. Після розгляду документів керівництвом Міністерства секретарі приймальних* переносять резолюції вищих органів і керівництва Міністерства в реєстраційні картки, залишають останній примірник реєстраційної картки для обліково-довідкової картотеки приймальної, а решту карток разом з документами повертають за реєстром у управління документального забезпечення для передачі виконавцям.

Резолюції начальників підрозділів у реєстраційні картки переносять секретарі підрозділів.

3.2.10. Виконані документи підшиваються до справи згідно з затвердженою номенклатурою.

Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню", повертаються виконавцями до управління документального забезпечення.

На документі з позначкою для ознайомлення ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші позначки на них не робляться.

3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та процес їх підготовки

3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні, візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні), реєстрації та відправленні.

До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він готувався.

3.3.2. Вихідні документи, підписані Міністром економіки, його заступниками або керівництвом підрозділів, передаються секретарю підрозділу для реєстрації та відправлення.

Обробка вихідної кореспонденції у підрозділі полягає в її реєстрації на картці, адресуванні і вкладанні у конверти, заклеюванні, складанні реєстру на рекомендовану пошту і передачі у управління документального забезпечення.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться у конверті.

Вся кореспонденція, що надсилається за межі України, відправляється за спеціальним реєстром (міжнародним списком), який складається у трьох примірниках секретарем підрозділу, та підписується керівництвом підрозділу і передається до управління документального забезпечення для відправки у відкритих конвертах.

3.3.3. Для реєстрації і відправки документи передаються виконавцем повністю оформленими, з позначкою про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень). Надсилати документи рекомендованою поштою без особливої необхідності непотрібно.

Секретар підрозділу перевіряє правильність оформлення документів, наявність підписів на документах і додатках до них, прізвища та номер телефону виконавця, правильність зазначення адрес кореспондентів, розшифрованих віз на копіях документів, що залишаються у справах (начальника підрозділу або його заступника та виконавця), відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям.

Оформлена поштова кореспонденція повинна бути передана у управління документального забезпечення до 15 - 30 для відправлення.

Протягом дня приймаються для відправлення:

телеграми, термінова кореспонденція факсом;

документи, підписані Міністром і його заступниками, адресовані у Верховну Раду України, Адміністрацію Президента України і Кабінет Міністрів України.

Відправлення або передача документів без реєстрації не допускається.

3.3.4. Проекти розпорядчих документів після підготовки і погодження з підрозділами Міністерства, юридичним управлінням і редактором подаються на підпис. Після підписання зазначені документи реєструються і надсилаються для виконання або ознайомлення у підрозділи Міністерства, а в необхідних випадках - за його межі.

Доповідні записки на ім'я Міністра економіки, його заступників, начальників підрозділів і їх заступників. довідки, зведення та інші внутрішні документи оперативного характеру, обов'язково зареєстровані у підрозділі, розглядаються службовою особою, якій вони надіслані, після чого в загальному порядку передаються для виконання (використання) у відповідні підрозділи або поміщаються у справу відповідно до номенклатури справ.

3.4. Організація доставки документів

3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів у приймальні Міністра економіки і його заступників здійснюється працівниками управління документального забезпечення.

Термінові доручення Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, урядові телеграми доставляються у приймальні керівництва Міністерства негайно.

3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи управлінням документального забезпечення розроблено графік доставки і отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами Міністерства.

Доставка кореспонденції у приймальні керівництва провадиться о 10-00, 12-00, 15-00 та 17-00 - щоденно, у п'ятницю - о 10-00, 12-00, 14-00 та 16-00.

Службову кореспонденцію для підрозділів одержують у управління документального забезпечення представники підрозділів з 11-00 до 12-00 і з 16-00 до 17-00 щоденно. У п'ятницю - з 11-00 до 12-00 і з 15-00 до 16-00.

У разі надходження термінової кореспонденції працівники управління документального забезпеченням негайно викликають представників підрозділів, для яких призначаються службові документи.

3.5. Порядок приймання і передачі документів

3.5.1. Приймання і передача вхідних і внутрішніх документів у приймальні керівництва і підрозділи Міністерства здійснюється під розписку, за реєстрами встановленої форми у управління документального забезпечення.

3.5.2. Передача документів виконавцям у межах підрозділу провадиться через секретаря підрозділу під розписку в реєстраційній картці.

3.5.3. У разі необхідності внесення змін у попередній склад виконавців документа готується нова фішка (доручення) з позначкою "ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва Міністерства. Секретарем приймальної нова резолюція переноситься у реєстраційну картку, в якій у правому верхньому куті також проставляється позначка "ПЕРЕПИСАНО".

Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший здійснюється за реєстром, через управління документального забезпечення, приймальними керівництва Міністерства.

3.6. Облік обсягу документообігу

3.6.1. Обсяг документообігу Міністерства складається із кількості вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний час. Кількісному обліку підлягають всі вхідні, вихідні і внутрішні документи Міністерства. При визначенні документообігу роздільно підраховується кількість основних документів і кількість примірників (копій), розмножених на копіювально-розмножувальних машинах.

3.6.2. У всіх підрозділах Міністерства підлягає роздільному обліку кількість вхідних і внутрішніх документів, а також пропозицій, заяв і скарг громадян.

Зведення про документообіг за минулий місяць складають секретарі підрозділів за встановленою формою (додаток 6) і подають у управління документального забезпечення до п'ятого числа наступного за ним місяця.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документів (вхідних, вихідних і внутрішніх) проводиться з метою їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в них інформації.

4.1.2. Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожний документ у Міністерстві реєструється лише один раз. Вхідні документи реєструються в день їх одержання, вихідні і внутрішні - в день підписання (затвердження).

4.1.3. Обов'язковій реєстрації підлягають:

вхідні документи - службові, що надходять з Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів, листи міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів, пропозиції, заяви і скарги громадян та ін., за винятком документів, що мають інформаційний характер і не підлягають реєстрації (додаток 5);

вихідні і внутрішні документи - службова кореспонденція, що надсилається вищим організаціям, накази, протоколи, положення, інструкції, доповідні записки, висновки, акти, листи, довідки, телеграми, телефоно-(факсо)грами та інші документи, які складаються у Міністерстві.

4.2. Індексація документів

4.2.1. Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх реєстраційних номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце виконання (складання) і зберігання.

4.2.2. Індекс вхідного документа складається з номера кореспондента (згідно зі списком постійних кореспондентів, який щорічно уточнюється управлінням документального забезпечення) і реєстраційного (порядкового) номера документа (за кожного кореспондента окремо).

4.2.3. Індекс внутрішнього (крім розпорядчих) і вихідного документа складається з індексу підрозділу-відправника, справи за номенклатурою і реєстраційного (порядкового) номера документа.

Індекс вихідної кореспонденції, що надсилається через управління документального забезпечення на адресу Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, складається з індексу підрозділу та індексу справи за номенклатурою (проставляється підрозділом-відправником) і порядкового номера вихідної урядової кореспонденції й номера кореспондента (проставляється управлінням документального забезпеченням).

4.2.4. Індекси наказів і протоколів складаються з їх реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного виду документа.

4.3. Реєстраційні картки і порядок їх заповнення

4.3.1. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовується єдина реєстраційна картка (додаток 7).

4.3.2. Кількість примірників реєстраційної картки на вхідні документи визначається управлінням документального забезпеченням.

Реєстраційна картка у управлінні документального забезпечення складається:

на документи, які надсилаються на розгляд Міністра економіки та його заступників - у трьох примірниках;

на документи, які надсилаються безпосередньо на адресу начальників підрозділів, - у двох примірниках;

на пропозиції, заяви і скарги громадян, які надійшли у Міністерство, - у чотирьох примірниках (управлінню документального забезпечення, приймальній керівництва Міністерства, відділу організації роботи колегії та контролю і підрозділу, якому документ надсилається для виконання).

4.3.3. Реєстрація наказів Міністерства з основної діяльності провадиться на реєстраційних картках у управлінні документального забезпечення.

Реєстрацію наказів з особового складу провадить відділ кадрів.*

4.3.4. Реєстрація протоколів засідань колегії Міністерства провадиться на реєстраційних картках у відділі організації роботи колегії та контролю, а протоколів нарад у керівництва - у управлінні документального забезпечення секретарем наради.

4.3.5. Секретар підрозділу, одержавши від виконавця повністю оформлений вихідний внутрішній документ, заповнює реєстраційні картки у двох примірниках, на картках і документі проставляє дату реєстрації та індекс (вихідний N), після чого документ і копія реєстраційної картки передаються у управління документального забезпечення для відправки.

4.3.6. На оформлені вихідні документи (у міністерства та інші центральні органів виконавчої влади) секретар заповнює реєстраційну картку в одному примірнику, проставляє на картці і документі дату реєстрації та індекс.

Зареєстровані вихідні документи обробляються секретарем підрозділу; заадресовані і заклеєні конверти передають у управління документального забезпечення для відправки адресатам.

4.3.7. Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається працівниками управління документального забезпечення за спеціальною таблицею і відбивається на конверті за допомогою маркувальної машини.

Періодично працівники управління документального забезпечення перевіряють правильність оформлення вихідної пошти, що надійшла для відправлення.

4.4. Побудова обліково-довідкової картотеки

4.4.1. Реєстраційні картки на вхідні, вихідні і внутрішні документи у підрозділах і управлінні документального забезпечення групуються в обліково-довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік:

на вхідні документи - за кореспондентами, а в кореспондентах - за порядковими номерами;

на вихідні і внутрішні документи - в одній картотеці за порядковими номерами.

У підрозділах Міністерства довідкові картотеки поділяються на дві частини: на невиконані і виконані документи. Перша частина картотеки використовується для пошуку документа в процесі його виконання, друга - для пошуку виконаних документів.

У підрозділах Міністерства в окремі розділи картотеки виділяються реєстраційні картки:

на вхідну і вихідну урядову кореспонденцію і систематизуються за вхідними і окремо вихідними номерами Міністерства;

на постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

накази Міністерства з основної діяльності, особового складу та протоколи систематизуються за порядковими номерами, окремо кожний вид документа;

реєстраційні контрольні картки систематизуються за термінами виконання.

5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

5.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень, пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять у Міністерство. Контролю підлягають також найважливіші вихідні і внутрішні документи. Дії з контролю за виконанням документів полягають у безпосередній перевірці ходу їх виконання керівництвом і начальниками підрозділів Міністерства, обліку і аналізу наслідків виконання контрольованих документів у встановлені терміни.

5.1.2. Контроль за виконанням документів і доручень забезпечують Міністр економіки, його заступники, помічники керівництва Міністерства і начальники підрозділів.

Вони ж приймають рішення про взяття на контроль і зняття з контролю відповідних документів.

Строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, визначає Міністр особисто або за його дорученням відповідна посадова особа.

5.1.3. Безпосереднє ведення контролю здійснюється:

за виконанням доручень вищих органів, наказів Міністерства, протокольних рішень колегії Міністерства - відділом організації роботи колегії та контролю, та контролю та помічниками керівництва Міністерства;

за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян - відділом організації роботи колегії та контролю;

за виконанням документів і доручень, взятих на контроль безпосередньо керівництвом підрозділів - працівниками, на яких ця робота покладена начальниками підрозділів;

за ходом розгляду і своєчасним виконанням доручень Мінекономіки, надісланих у міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, регіони та інші організації й установи, - виконавцями цих документів і начальниками підрозділів.

У підрозділах Міністерства безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар, який один раз на тиждень доповідає начальнику підрозділу про стан виконання контрольних доручень та інших документів, на які потрібна відповідь.

Щотижня відділ організації роботи колегії та контролю надає керівництву Міністерства інформацію про стан виконання доручень вищих органів влади, що перебувають у Міністерстві на контролі, із зазначенням контрольних строків виконання.

Порядок здійснення контролю за виконанням документів з грифом "Таємно" визначається першим управлінням.

5.1.4. Начальники підрозділів не рідше одного разу на тиждень особисто перевіряють стан виконання доручень, а також розгляд листів, що потребують відповідей, і вживають необхідних заходів, які забезпечують їх виконання у встановлені терміни.

5.1.5. Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень та протоколів засідань Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України і вищих органів державної влади із зазначеними термінами виконання, запитів та звернень народних депутатів України, наказів Міністерства, доручень у протоколах засідань колегії Мінекономіки, протоколах робочих нарад у Міністра економіки, пропозицій, заяв і скарг громадян.

За вказівкою керівництва Міністерства на контроль можуть братися також інші документи, не включені в Перелік (додаток 8).

5.1.6. Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього розпорядчого документа (наказі, протокольному рішенні), і особи, вказані в резолюції Міністра економіки, його заступників і начальників підрозділів Міністерства, а також безпосередні виконавці.

У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції вказаний першим. Йому надсилається оригінал, а співвиконавцям - копії документа, виготовлені управлінням документального забезпечення. Відповідальному виконавцю надається право скликання співвиконавців.

Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні до закінчення встановленого терміну, а також всі необхідні матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного доручення. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів.

Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис Міністру економіки не пізніше ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново".

5.1.7. При розгляді пропозицій, заяв і скарг громадян начальники підрозділів зобов'язані:

приймати обгрунтовані рішення за пропозиціями, заявами або скаргами і забезпечувати своєчасне та правильне виконання цих рішень;

повідомляти громадян про рішення, прийняті за їх пропозиціями, заявами або скаргами, а в разі їх відхилення вказувати мотиви;

систематично перевіряти стан виконання пропозицій, заяв і скарг громадян у підрозділах і своєчасно вживати необхідних заходів щодо поліпшення цієї роботи.

5.1.8. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

5.1.9. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважаються виконаними лише після відповіді автору про прийняте рішення.

5.1.10. Журнал обліку громадян, що приходять на прийом до керівництва Міністерства, веде секретар відповідної приймальної.

5.2. Терміни виконання документів

5.2.1. Доручення Президента України та його Адміністрації, Голови Верховної Ради України, Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України і Кабінету Міністрів України, накази, доручення в протоколах засідань колегії Міністерства, протоколах робочої наради у Міністра економіки - у терміни, встановлені у цих документах.

Проекти рішень або інформація про виконання актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до Міністерства, подаються Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання відповідного на них доручення Кабінету Міністрів України, якщо інший строк не зазначено в документі.

Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

5.2.2. Доручення без визначеного терміну повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дня підписання вищою посадовою особою, з позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати підписання доручення вищою посадовою особою. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України Міністерству як розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо в дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається Міністерством до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Адміністрації Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

5.2.3. Доручення керівництва Мінекономіки за зверненнями міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів та інших органів, що надходять на ім'я Міністра економіки і його заступників - у терміни, встановлені керівництвом Мінекономіки.

5.2.4. Запити народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються в 10-денний строк після реєстрації в Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Запити народних депутатів, що надходять безпосередньо до Міністерства, розглядаються не більше 15 днів з дня їх реєстрації в Міністерстві.

У разі коли запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, письмово повідомляється про це Голова Верховної Ради України та народний депутат, який вніс запит, і пропонується інший строк, який при цьому не повинен перевищувати місяць після одержання запиту. Відповідь на депутатський запит надсилається Голові Верховної Ради України та депутату, який його вніс, про що повідомляється Кабінет Міністрів України.

5.2.5. Звернення, народних депутатів, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються в 5-денний строк після реєстрації їх у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Звернення народних депутатів та депутатів місцевих рад народних депутатів, що надходять безпосередньо до Міністерства, розглядаються протягом не більше 10 днів з дня їх реєстрації в Міністерстві.

У разі неможливості проведення розгляду звернення з об'єктивних причин у визначений строк про це повідомляється депутатові офіційним листом з викладенням мотивів продовження строку розгляду. Максимальний строк розгляду депутатського звернення з урахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з часу його одержання.

5.2.6. Пропозиції, заяви, скарги громадян повинні вирішуватись згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві, розробленою на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 та затвердженою наказом Мінекономіки від 03.06.97 N 62, у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

5.2.7. Якщо у зверненні порушено питання, що не належать до компетенції міністерства, то підрозділ-виконавець надсилає його до відповідного органу чи посадовій особі в термін не більше п'яти днів, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

5.2.8. При визначенні термінів виконання окремих видів документів необхідно керуватись Переліком документів із зазначенням термінів виконання (додаток 8).

5.2.9. Якщо у вхідному документі вказано термін, до якого необхідно подати відповідь, він, як правило, має дотримуватись.

5.2.10. Термін виконання може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - того, хто її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не менше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а для доручень без визначеного терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

5.2.11. Контроль за виконанням документів здійснюється з моменту взяття документа або доручення на контроль.

5.3. Здійснення контролю за виконанням документів

5.3.1. Контроль за виконанням документів і доручень у відділах Міністерства здійснюється за реєстраційними (контрольними) картками (додаток 7).

5.3.2. На контрольних картках і документах, що контролюються, ставиться штамп "Контроль", який поміщається у правому куті першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і в графі два реєстраційної (контрольної) картки.

Всі документи, взяті на контроль керівництвом Міністерства і начальниками підрозділів, повинні мати конкретні терміни виконання.

5.3.3. Всі контрольні картки систематизуються в приймальних керівництва Міністерства, підрозділах і відділі організації роботи колегії та контролю у спеціальних картотеках:

у приймальних керівництва Міністерства і відділі організації роботи колегії та контролю - за підрозділами, а в самому підрозділі - за термінами виконання.

5.3.4. Дані про хід виконання документів вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційної (контрольної) картки.

5.3.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішено порушені у ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті. Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться на самому документі - запиті і контрольній картці.

Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністра, які надаються відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, вважається дата реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів.

5.3.6. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняття з контролю документів провадиться працівниками підрозділів Міністерства, про що у той же день робиться відповідна позначка у відділі організації роботи колегії та контролю.

5.3.7. Про результати виконання документів, взятих на контроль, відділ організації роботи колегії та контролю щомісячно готує зведення.

6.1. Складання номенклатур справ

6.1.1. Номенклатура справ (додаток 9) - це систематизований перелік найменувань справ, які заводяться у діловодстві підрозділів Міністерства, з зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура складається з метою встановлення єдиної системи формування справ, обгрунтованого розподілу документів, забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є: одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і розшуку документів; застосування індексації документів, яка забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін, доповнень і виправлень; стабільність індексів справ.

6.1.3. Кожний підрозділ Міністерства повинен мати номенклатуру справ, що розробляється керівництвом підрозділів із залученням провідних спеціалістів.

Номенклатура справ підписується начальником підрозділу, головою експертної комісії і секретарем підрозділу, погоджується з працівником архіву Міністерства і затверджується керівником адміністративного департаменту. Три примірники номенклатури справ підрозділи щорічно, до 15 грудня, передають у управління документального забезпечення.

Громадські організації Міністерства (профком та ін.) розробляють і погоджують із управлінням документального забезпечення свої номенклатури справ.

6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ користуються Положенням про Мінекономіки, положеннями про головні управління, управління, відділи і підвідділи, штатним розписом, номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, Київ, 1997 (далі - Перелік).

6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів Міністерства.

У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження, а також всі реєстраційні картки до цих документів.

Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року (перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі, забороняється.

6.1.6. У номенклатуру справ не включаються друковані видання, відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень Президента України, зібрання постанов Кабінету Міністрів України, довідники та інші подібні документи.

6.1.7. Кожна справа, включена в номенклатуру справ підрозділу, повинна мати індекс. Індекси справ складаються із позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів справ у межах підрозділу.

Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ.

Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються відповідно до Переліку.

6.1.8. Розділами номенклатури справ підрозділу є назви відділів та підвідділів. Першим зазначається секретаріат підрозділу, потім відділи (підвідділи), відповідно до затвердженої структури.

В середині розділів справи розміщуються за ступенем їх важливості, з урахуванням взаємозв'язку документів. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, потім - документація Міністерства: накази, протоколи, положення, статути, далі - програмна, звітна документація (проекти прогнозів, програм, інше) і в кінці - листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.

Заголовки справ зазначаються у відповідних розділах номенклатури. Формулювання заголовків справ у номенклатурі повинні бути стислими, конкретно відображати склад і зміст документів, що групуються в справу, і відповідати на питання: чиї документи і про що?

6.1.9. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені раніше справи, вони, за пропозицією спеціалістів підрозділів і за погодженням з управлінням документального забезпечення, додатково вносяться в номенклатуру. З цією метою у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.

6.1.10. Після закінчення діловодного року в номенклатурі справ обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість фактично сформованих за рік справ (томів).

Підсумковий запис скріплює підписом секретар підрозділу. Для контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній номенклатурі Міністерства роблять позначки про фактично сформовані справи.

6.1.11. Управлінням документального забезпечення складається зведена номенклатура справ (додаток 10), що відображає документи всього Міністерства. Зведена номенклатура справ складається на основі номенклатур справ підрозділів, підписується начальником управління документального забезпечення, працівником архіву, погоджується з Центральною експертною комісією Міністерства (ЦЕК), Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України, і затверджується керівником адміністративного департаменту.

Зведена номенклатура справ, як і номенклатури справ підрозділів щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним органом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Зведена номенклатура справ складається у двох примірниках, на кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівним органом. Установлюється такий порядок розподілу примірників номенклатури:

1-й примірник - передається в архів Міністерства для контролю за формуванням справ у підрозділах;

2-й примірник - залишається в архівному органі, з яким погоджується номенклатура.

Після затвердження зведеної номенклатури справ з неї робляться виписки для використання у роботі підрозділів.

6.1.12. Розділами зведеної номенклатури справ є назви головних управлінь, управлінь, відділів, підрозділами номенклатури - найменування відділів в управліннях, підвідділів - у відділах.

Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається адміністративно-управлінський департамент, потім - підрозділи Міністерства відповідно до затвердженого штатного розпису. Після підрозділів за значенням розміщуються органи і підрозділи, що діють на громадських засадах, громадські організації.

6.2. Формування справ

6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно до номенклатури. Формування справ у підрозділах, як правило, здійснюється секретарями підрозділів за безпосередньою участю спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ.

6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких вимог: групувати справи з документами постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно)* термінів зберігання;