МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 15.12.2025 м. Київ № 3473/5 |
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
15 грудня 2025 р. за № 1881/45287
Про затвердження Порядку видачі витягів з Державного реєстру документів страхового фонду документації України
Відповідно до статті 13 Закону України "Про страховий фонд документації України", абзацу першого пункту 21 Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 року № 642 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 30 травня 2024 року № 631),
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок видачі витягів з Державного реєстру документів страхового фонду документації України, що додається.
2. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи Міністерства юстиції України (Савчук І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Білоуса О.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
15 грудня 2025 року № 3473/5
Порядок
видачі витягів з Державного реєстру документів страхового фонду документації України
1. Цей Порядок визначає процедуру видачі витягів з Державного реєстру документів страхового фонду документації України.
2. Терміни в цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених в Законах України "Про страховий фонд документації України", "Про публічні електронні реєстри", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" та інших законодавчих актах.
3. Витяг з Державного реєстру документів страхового фонду документації України (далі - Витяг) видається (переоформлюється) за запитом правоволодільця публічним реєстратором Державного реєстру документів страхового фонду документації України (далі - Реєстр), який є посадовою особою або особою, яка перебуває у трудових відносинах з Укрдержархівом.
4. Витяг видається на один об'єкт Реєстру.
5. Витяг видається (переоформлюється) у строк, який не перевищує п'яти робочих днів з дня отримання публічним реєстратором Реєстру запиту правоволодільця.
6. Переоформлення Витягу здійснюється у разі зміни правоволодільця без зміни ідентифікаційного коду постачальника документів згідно з Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України для юридичних осіб або реєстраційного номера облікової картки платника податків для фізичних осіб.
7. В оформленому в довільній формі запиті правоволодільця зазначаються:
1) найменування та ідентифікаційний код юридичної особи - правоволодільця в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України або прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи - правоволодільця, реєстраційний номер облікової картки платника податків;
2) інформація про набори реєстрових даних об'єкта Реєстру, визначена підпунктами 1, 2, та 9 пункту 12 Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 року № 642 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 30 травня 2024 року № 631) (далі - Порядок ведення Реєстру);
3) спосіб отримання Витягу:
у паперовій формі, шляхом направлення на вказану поштову адресу;
у електронній формі, шляхом направлення на вказану адресу електронної пошти;
у електронній формі з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
4) назва посади, власне ім'я, прізвище керівника (уповноваженої ним особи) - для правоволодільців юридичних осіб або власне ім'я, прізвище - для правоволодільців фізичних осіб, підписувача запиту.
Запит підписується власноручно або шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
5) дата оформлення запиту;
6) у випадку оформлення запиту правоволодільця на переоформлення додатково зазначається підстава згідно з пунктом 6 цього Порядку.
8. Запит правоволодільця може оформлюватися в паперовій або електронній формі.
Запит правоволодільця надсилається до Укрдержархіву засобами поштового зв'язку або з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади чи технічних засобів електронних комунікацій з дотриманням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".
9. Підставами відмови у видачі Витягу є:
оформлення запиту не правоволодільцем;
відсутність реєстрових даних об'єкта у Реєстрі;
невідповідність запиту правоволодільця реєстровим даним об'єкта Реєстру;
невідповідність запиту правоволодільця вимогам пунктів 7 та 8 цього Порядку.
10. Повідомлення про відмову у видачі Витягу надсилається Укрдержархівом в електронній формі шляхом, визначеним у запиті правоволодільця, у строк, який не перевищує п'яти робочих днів з дня отримання публічним реєстратором Реєстру запиту правоводільця.
11. Витяг містить реєстрові дані об'єкта Реєстру, визначені у пункті 12 Порядку ведення Реєстру та значення хеш-функції, сформовані відповідно до вимог Порядку реєстрової нумерації об'єктів Державного реєстру документів страхового фонду документації України та хеш-логування відповідних наборів даних, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 03 вересня 2024 року № 2609/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04 вересня 2024 року за № 1351/42696 (далі - Порядок реєстрової нумерації об'єктів), а також інформацію про публічного реєстратора Реєстру, яким внесені реєстрові дані до Реєстру, дату їх реєстрації в Реєстрі та оформлюється за формою, наведеною у додатку до цього Порядку.
12. Номер та дата Витягу формується (присвоюється) автоматично засобами Реєстру, облік виданих витягів здійснюється у Реєстрі.
Витяг має номер, за такою структурою CCCC/YYYY/XXXXXX, де:
CCCC - порядковий номер Витягу в межах року;
YYYY - рік видачі Витягу;
XXXXXX - порядковий номер об'єкта Реєстру, на який видано Витяг.
Дата Витягу повинна відповідати даті видачі (переоформлення) Витягу публічним реєстратором Реєстру.
Інформація про номер та дату Витягу зберігається у Реєстрі.
13. Витяг видається в електронній та/або паперовій формі публічним реєстратором Реєстру. Витяг в електронній формі підписується шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису публічного реєстратора Реєстру, що його оформлював. Витяг у паперовій формі оформлюється шляхом друку за допомогою засобів Реєстру з проставленням підпису та печатки (за наявності) публічного реєстратора Реєстру.
14. Обов'язковим атрибутом Витягу є QR-код, що містить значення хеш-функції, сформоване відповідно до вимог Порядку реєстрової нумерації об'єктів, номер та дату Витягу.
15. Витяг, що містить інформацію з обмеженим доступом, видається та надсилається правоволодільцю відповідно до вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736, або Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.
16. Витяг видається (переоформлюється) безкоштовно та надсилається правоволодільцю у спосіб, визначений у запиті правоволодільця.
| Завідувач Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи | Ірина САВЧУК |
Додаток
до Порядку видачі витягів з Державного реєстру документів страхового фонду документації України
(пункт 11)
( див. текст )