Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України

Відповідно до статті 13 Закону України "Про страховий фонд документації України" Кабінет Міністрів України постановляє:

Затвердити Порядок ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України (додається).

1. Цей Порядок визначає процедуру ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України (далі - Реєстр).

2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

адміністрування Реєстру - комплекс заходів, що здійснюється з метою забезпечення сталого функціонування Реєстру, створення, модифікації, впровадження та супроводу програмного забезпечення Реєстру та забезпечення захисту Реєстру;

ведення Реєстру - комплекс заходів щодо проведення реєстраційних дій, наповнення інформативної частини Реєстру, формування звітності, аналітичних, статистичних та інших матеріалів із використанням реєстрових даних, користування реєстровою інформацією, що здійснюється держателем Реєстру, а також інших заходів, передбачених цим Порядком, що здійснюють публічні реєстратори, створювачі реєстрової інформації, а також інші посадові особи;

Реєстр - інформаційно-комунікаційна система, що забезпечує збирання, накопичення, захист, облік, відображення, оброблення реєстрових даних та надання реєстрової інформації про документи страхового фонду документації.

Інші терміни в цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про публічні електронні реєстри", "Про страховий фонд документації України" та інших законодавчих актах.

3. Ведення та адміністрування Реєстру, обробка та захист персональних даних, інших реєстрових даних та реєстрової інформації Реєстру здійснюються відповідно до вимог законодавства про захист персональних даних, інформацію з обмеженим доступом, технічний захист інформації.

4. Держателем Реєстру є Укрдержархів.

5. Адміністратором Реєстру є Науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії, що належить до сфери управління Укрдержархіву та здійснює створення, модифікацію, впровадження та супровід програмного забезпечення Реєстру.

6. Публічним реєстратором Реєстру (далі - публічний реєстратор) може бути громадянин України, який має вищу освіту та стаж роботи у сфері формування та/або ведення страхового фонду документації не менше одного року.

7. Створювачем реєстрової інформації (далі - створювач) є посадова особа держателя Реєстру, яка здійснює координацію і контроль за формуванням страхового фонду документації, його веденням, утриманням і видачею користувачам реєстрової інформації та копій документів страхового фонду документації.

8. Правоволодільцем інформації про документи страхового фонду документації, внесеної до Реєстру, є її постачальник, який здійснює підготовку і постачання документів для формування та ведення страхового фонду документації.

9. Користувачем реєстрової інформації (далі - користувач) є центральний або місцевий орган виконавчої влади, орган місцевого самоврядування, правоволоділець, інша юридична або фізична особа.

10. Об’єктом Реєстру є інформація про документи страхового фонду документації.

11. Джерелами реєстрових даних Реєстру є витяги з галузевих та обласних (регіональних) програм створення страхового фонду документації та звіти баз зберігання страхового фонду документації про прийняття документів страхового фонду документації на зберігання, вид носіїв, форма та строки подання яких визначаються держателем Реєстру.

12. До набору реєстрових даних Реєстру включається інформація про:

1) назву комплексного виробу або об’єкта, документація на які підлягає закладенню до страхового фонду документації;

2) назву виробу або будови (споруди);

3) код за класифікатором документів страхового фонду документації, який затверджується держателем Реєстру;

4) код місця розташування об’єкта, документація на який підлягає закладенню до страхового фонду документації, або підприємства-виробника продукції (виробів) за Кодифікатором адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад;

5) поштову адресу місця розташування об’єкта, документація на який підлягає закладенню до страхового фонду документації, або підприємства-виробника продукції (виробів);

6) географічні координати місця розташування об’єкта, документація на який підлягає закладенню до страхового фонду документації, або підприємства-виробника продукції (виробів);

7) код постачальника документів згідно з ЄДРПОУ для юридичних осіб або реєстраційний номер облікової картки платника податків для фізичних осіб;

8) реквізити та пункт програми створення страхового фонду документації;

9) позначення документа страхового фонду документації;

10) вид документації;

11) обсяг документації;

12) рік виготовлення документа страхового фонду документації;

13) код спеціальної установи страхового фонду документації згідно з ЄДРПОУ, яка здійснила виготовлення документа страхового фонду документації;

14) номер і дату акта закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації.

Акт закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації (далі - акт) оформлюється після внесення інформації, передбаченої підпунктами 1-14 цього пункту. Номер і дата акта ідентичні відповідно реєстровому номеру і даті реєстрації об’єкта в Реєстрі;

15) дату прийняття на зберігання документа страхового фонду документації базою зберігання страхового фонду документації;

16) обліковий номер відомості комплекта документації;

17) реєстровий номер об’єкта в Реєстрі;

18) стан документа страхового фонду документації (активний, підлягає веденню, переведений на архівне зберігання, знищений);

19) вид носія інформації документа страхового фонду документації (мікроплівка, електронний носій або гібридна технологія).

13. До складу інформативної частини Реєстру входить електронне сховище документів страхового фонду документації та інші підсистеми, які забезпечують автоматизацію процесів ведення, зберігання страхового фонду документації та забезпечення користувачів копіями документів страхового фонду документації.

14. Реєстр ведеться державою мовою.

15. Інформація про документ страхового фонду документації готується створювачем у місячний строк після прийняття базами зберігання страхового фонду документації відповідного документа страхового фонду документації на зберігання у форматі таблиць.xls з використанням програмних інтерфейсів Реєстру. У випадку відсутності офіційних даних для визначення географічних координат використовуються ресурси Google maps.

16. Витяги з програм створення страхового фонду документації та відомості із звітів баз зберігання страхового фонду документації про прийняття документів страхового фонду документації на зберігання готуються створювачем з використанням відомостей, що підлягають внесенню до інформативної частини Реєстру, або інших звітних документів в електронній чи паперовій формі.

17. Реєстрова інформація вноситься до Реєстру публічними реєстраторами безоплатно у строк, що не перевищує 10 робочих днів з дати її отримання.

18. Підставами для відмови у здійсненні реєстрації об’єкта в Реєстрі є наявність помилок у визначенні змісту, характеристик та/або властивостей об’єкта у джерелі реєстрових даних. Повідомлення про відмову у реєстрації об’єкта в Реєстрі надається публічним реєстратором створювачу в строк, що не перевищує п’яти робочих днів з дати виявлення підстав для відмови у реєстрації. У строк, що не перевищує 10 робочих днів після усунення підстав для відмови, створювач може повторно підготувати та подати публічному реєстратору інформацію про документ страхового фонду документації.

19. Після внесення публічним реєстратором усіх реєстрових даних автоматично в Реєстрі формується реєстровий номер об’єкта. Порядок реєстрової нумерації в Реєстрі об’єктів та хеш-логування відповідних наборів даних визначається Мін’юстом.

20. У випадку порушення цілісності реєстрової інформації Реєстру або її несанкціонованої обробки інформація про це протягом п’яти робочих днів після виконання дій, передбачених законодавством про технічний захист інформації, та приведення її в актуальний стан згідно з вимогами нормативних документів з технічного захисту інформації доводиться структурним підрозділом Укрдержархіву, який виконує функції технічного адміністратора Реєстру, до створювачів та публічних реєстраторів.

21. За запитом правоволодільця публічним реєстратором видається (переоформлюється у разі зміни правоволодільця) в електронній формі підписаний шляхом накладення електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису відповідно до вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг, та/або в паперовій формі витяг з Реєстру за формою та у порядку, які визначаються Мін’юстом.

Витяг з Реєстру є офіційним сповіщенням правоволодільця про виникнення, зміну або видалення реєстрової інформації та є документом, що підтверджує його право власності на документ страхового фонду документації та може бути використаний для отримання копій документів страхового фонду документації згідно з вимогами Положення про використання страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 листопада 2022 р. № 1229 (Офіційний вісник України, 2022 р., № 88, ст. 5477).

У разі виявлення правоволодільцем або іншою особою помилки у реєстрових даних та/або у реєстровій інформації, зокрема такої, що міститься у витязі з Реєстру, така особа повідомляє про це держателю Реєстру в порядку, визначеному Мін’юстом.

За запитом правоволодільця публічним реєстратором видається в електронній формі підписаний шляхом накладення електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису відповідно до вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг, та/або в паперовій формі акт за формою та у порядку, що встановлені Мін’юстом.

Акт є офіційним сповіщенням правоволодільця про закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації.

22. За запитами користувачів публічними реєстраторами безоплатно здійснюються:

видача (переоформлення) витягу з Реєстру;

видача акта;

надання інформації з Реєстру про об’єкт.

Користувачі несуть відповідальність за неправомірне використання інформації про документи страхового фонду документації та використання її не за призначенням, яке зазначено в запиті про надання інформації, у порядку, встановленому законом.

Надання інформації з Реєстру про об’єкт здійснюється протягом 10 робочих днів після надходження відповідного запиту.

Реєстрові дані надаються у форматі, що дозволяє їх автоматизоване оброблення електронними засобами, а також у формі витягів, довідок, копій, що можуть отримуватися за допомогою електронних інтерфейсів Реєстру або шляхом письмового звернення до публічного реєстратора.

23. У випадку отримання запитів від осіб, які не є правоволодільцями, крім запитів від органів сектору безпеки і оборони та правоохоронних органів щодо інформації про наявність та стан реєстрації в Реєстрі об’єктів конкретного правоволодільця, держатель Реєстру інформує про це правоволодільця протягом п’яти робочих днів з дати отримання такого запиту та надає таку інформацію виключно за наявності його згоди.

24. У запиті щодо надання інформації з Реєстру про об’єкт користувач зазначає його реєстровий номер або інші реєстрові дані, відповідно до яких можна встановити реєстровий номер об’єкта, за допомогою якого здійснюється ідентифікація об’єкта.

25. Держатель Реєстру оприлюднює на своєму офіційному веб-сайті набори даних Реєстру у формі відкритих даних з урахуванням вимог законодавства про інформацію з обмеженим доступом. Перелік інформації набору даних Реєстру визначається держателем. До складу наборів даних Реєстру у формі відкритих даних, які підлягають оприлюдненню, включається загальна статистична інформація про наповнення Реєстру у розрізі регіонів та напрямів формування страхового фонду документації.

26. Фінансування ведення та функціонування Реєстру, його програмно-технічних засобів, забезпечення захисту інформації здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, передбачених держателю Реєстру.

27. Фінансування розроблення та супроводу програмного забезпечення Реєстру здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, передбачених адміністратору Реєстру.

28. Після введення в постійну експлуатацію спеціалізованого програмного забезпечення Реєстру держатель Реєстру здійснює його модифікацію без зміни реєстрових даних. Інтеграція спеціалізованого програмного забезпечення Реєстру із системою електронної взаємодії електронних ресурсів здійснюється згідно з вимогами законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.