МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
13.11.2024 м. Київ № 3273/5/754
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
14 листопада 2024 р. за № 1701/43046
Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", підпункту 1 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, підпункту 2 пункту 4 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878, розпорядження Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2010 року № 1679-р "Про створення галузевого державного архіву Державної прикордонної служби"
НАКАЗУЄМО:
1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України, що додається.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України, Адміністрації Державної прикордонної служби України від 12 листопада 2010 року № 187/860 "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Державної прикордонної служби України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 29 листопада 2010 року за № 1187/18482.
3. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи Міністерства юстиції України (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаємо за собою.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України, Міністерства внутрішніх справ України
13 листопада 2024 року № 3273/5/754
Положення
про Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України
1. Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України (далі - ГДА Держприкордонслужби) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і розпорядження Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2010 року № 1679-р "Про створення галузевого державного архіву Державної прикордонної служби".
2. ГДА Держприкордонслужби є державною архівною установою Державної прикордонної служби України, яка забезпечує облік і зберігання архівних документів, що утворилися в процесі діяльності Адміністрації Державної прикордонної служби України, регіональних управлінь, загонів морської охорони, органів охорони державного кордону, закладів освіти, науково-дослідних установ, підрозділів спеціального призначення та органів забезпечення Державної прикордонної служби України (далі - органи Держприкордонслужби), формування Національного архівного фонду (далі - НАФ) цими документами, використання відомостей, що містяться в них, а також здійснює управління, методичну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства в органах Держприкордонслужби, взаємодіє з особами, які володіють документами НАФ.
3. ГДА Держприкордонслужби створюється та ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України, а реорганізується - за рішенням Голови Державної прикордонної служби України.
4. ГДА Держприкордонслужби у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, Міністерства внутрішніх справ України, наказами Державної архівної служби України, Адміністрації Державної прикордонної служби України, а також цим Положенням.
5. ГДА Держприкордонслужби підпорядковується Голові Державної прикордонної служби України через його заступника відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Координацію діяльності ГДА Держприкордонслужби з питань дотримання режиму секретності та забезпечення збереженості секретних документів здійснює режимно-секретний орган Адміністрації Державної прикордонної служби України.
Контроль та методичне забезпечення ГДА Держприкордонслужби у сфері архівної справи здійснює Державна архівна служба України в межах повноважень та в спосіб, що передбачені законодавством.
6. Адміністрація Державної прикордонної служби України забезпечує ГДА Держприкордонслужби приміщеннями, технологічним та іншим обладнанням, матеріальними ресурсами для виконання покладених на нього завдань.
Майно ГДА Держприкордонслужби є державною власністю, що закріплюється за ним на праві оперативного управління.
7. ГДА Держприкордонслужби є неприбутковою бюджетною установою.
Фінансування ГДА Держприкордонслужби здійснюється відповідно до законодавства.
Джерелом утримання ГДА Держприкордонслужби є кошти державного бюджету.
8. ГДА Держприкордонслужби працює відповідно до річного плану роботи, який затверджує заступник Голови Державної прикордонної служби України відповідно до розподілу функціональних обов'язків, і звітує перед ним про проведену роботу.
9. ГДА Держприкордонслужби зберігає архівні документи з різними носіями інформації (далі - профільні документи):
1) документи НАФ та з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі електронні та аудіовізуальні, що утворюються в процесі діяльності органів Держприкордонслужби;
2) документи ліквідованих органів Держприкордонслужби;
3) документи особового походження;
4) дисертації, матеріали науково-дослідних робіт;
5) видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;
6) мікрофотокопії страхового фонду архівних документів та копії (у тому числі цифрові) фонду користування;
7) облікові документи та довідковий апарат до архівних документів, інші матеріали, що належать до довідково-інформаційного фонду ГДА Держприкордонслужби.
Документи, що зберігаються в ГДА Держприкордонслужби, є власністю держави.
10. Основними завданнями ГДА Держприкордонслужби є:
1) забезпечення в межах своїх повноважень реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства;
2) забезпечення дотримання законодавства у сфері архівної справи і діловодства в органах Держприкордонслужби;
3) забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ, використання відомостей, що в них містяться;
4) забезпечення формування НАФ, комплектування ГДА Держприкордонслужби профільними документами та створення умов для користування ними;
5) методична допомога з ведення архівної справи та діловодства органам Держприкордонслужби;
6) здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства про архівну справу та архівні установи, станом діловодства в органах Держприкордонслужби;
7) організація роботи експертно-перевірної комісії ГДА Держприкордонслужби;
8) участь у розробленні проєктів нормативно-правових актів у сфері архівної справи і діловодства з питань, що належать до компетенції ГДА Держприкордонслужби;
9) здійснення (у межах компетенції) заходів з охорони державної таємниці, інформації з обмеженим доступом та захисту персональних даних.
11. ГДА Держприкордонслужби відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:
1) подає в установленому законодавством порядку пропозиції щодо реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства та забезпечує її проведення;
2) аналізує та узагальнює практику законодавства у сфері архівної справи в Державній прикордонній службі України, розробляє пропозиції до проєктів нормативно-правових актів у сфері архівної справи;
3) бере участь у розробленні галузевих цільових програм та планів розвитку архівної справи;
4) забезпечує комплектування профільними документами з різними носіями інформації після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування ГДА Держприкордонслужби; здійснює їх зберігання, охорону, реставрацію, консервацію;
5) організовує роботу з віднесення профільних документів НАФ до унікальних, проведення їх грошової оцінки та страхування;
6) організовує роботи, пов'язані з віднесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;
7) організовує приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників профільних документів НАФ, що стосуються діяльності Державної прикордонної служби України, їх науково-технічне опрацювання та зберігання;
8) здійснює надання методичної допомоги органам Держприкордонслужби з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в них, та з питань їх підготовки, науково-технічного опрацювання до передавання до ГДА Держприкордонслужби;
9) складає список юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до ГДА Держприкордонслужби, і подає його на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії і затвердження Голови Державної архівної служби України; складає список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ;
10) веде державний облік профільних документів НАФ незалежно від виду носія інформації та подає відповідні відомості до Державної архівної служби України;
11) вносить пропозиції щодо формування та ведення електронного архіву;
12) створює копії страхового фонду та фонду користування документами, що зберігаються в ГДА Держприкордонслужби;
13) створює й удосконалює довідковий та обліковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні в ГДА Держприкордонслужби, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;
14) здійснює планові та позапланові перевірки стану діловодства в органах Держприкордонслужби, перевіряє збереженість архівних документів (у тому числі з грифами секретності);
15) комплектує довідково-інформаційний фонд;
16) забезпечує реалізацію прав громадян на вільний доступ до відомостей, що містяться в архівних документах, шляхом надання в установленому законодавством порядку документів та довідкового апарату до них у читальному залі ГДА Держприкордонслужби;
17) видає в установленому законодавством порядку архівні довідки, копії документів та витяги з архівних документів на запити юридичних та фізичних осіб;
18) готує документи до публікації та експонування;
19) забезпечує в межах повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;
20) забезпечує відповідно до законодавства охорону відомостей, що містять інформацію з обмеженим доступом, у тому числі персональні дані;
21) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, упровадження наукових досягнень, нових методів роботи в архівній справі й діловодстві;
22) здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.
12. ГДА Держприкордонслужби має право:
1) надавати в межах своєї компетенції органам Держприкордонслужби методичну допомогу щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в них;
2) брати участь у розробленні проєктів розпорядчих актів Адміністрації Державної прикордонної служби України з питань архівної справи та погодженні проєктів інших розпорядчих актів органів Держприкордонслужби з питань, що належать до компетенції ГДА Держприкордонслужби;
3) здійснювати контроль за дотриманням в органах Держприкордонслужби норм законодавства щодо науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання архівних документів (у тому числі з грифами секретності), здійснення діловодства та роботи їхніх експертних комісій;
4) розробляти (за погодженням з Державною архівною службою України) методичні рекомендації з архівної справи та діловодства, ініціювати скликання нарад, проведення семінарів з питань, що належать до компетенції ГДА Держприкордонслужби;
5) брати участь у засіданнях колегій, рад та нарадах Державної архівної служби України, а також органів Держприкордонслужби з дотичних або профільних питань ГДА Держприкордонслужби;
6) одержувати в установленому порядку (у межах своєї компетенції) від посадових осіб органів Держприкордонслужби відомості щодо зберігання архівних документів (у тому числі з грифами секретності), науково-технічного опрацювання документів та залучати в установленому порядку їхніх фахівців для проведення експертизи цінності документів;
7) отримувати в установленому порядку архівні документи органів Держприкордонслужби з метою виявлення таких, що підлягають внесенню до НАФ;
8) представляти в установленому порядку інтереси Державної прикордонної служби України в державних органах, органах місцевого самоврядування, міжнародних організаціях за напрямом діяльності ГДА Держприкордонслужби;
9) надавати користувачам архівні документи і довідковий апарат до них;
10) повертати фондоутворювачам на доопрацювання сформовані та оформлені справи, підготовлені описи справ, що не відповідають установленим законодавством вимогам; справи в неналежному санітарно-гігієнічному стані; справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог законодавства;
11) обмежувати доступ до документів у зв'язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевіркою наявності та стану або реставрацією та в інших передбачених законодавством випадках;
12) обмежувати в установленому законодавством порядку доступ до відомостей, що містяться в документах НАФ, які зберігаються в ГДА Держприкордонслужби;
13) відмовляти в доступі до документів особам у випадках, визначених законодавством;
14) ініціювати в установленому порядку питання притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
15) вносити в установленому порядку Голові Держприкордонслужби пропозиції щодо скасування повністю чи в окремій частині актів джерел формування ГДА Держприкордонслужби, що суперечать законодавству з питань архівної справи;
16) з метою охорони службової інформації та державної таємниці, захисту прав власності та персональних даних, що містяться в документах, встановлювати відповідно до законодавства умови для їх використання;
17) в установленому законодавством порядку надавати архівні документи для тимчасового користування за межами ГДА Держприкордонслужби;
18) проводити наради, семінари з питань, що належать до компетенції ГДА Держприкордонслужби.
13. ГДА Держприкордонслужби з метою виконання покладених на нього завдань взаємодіє з державними органами та органами місцевого самоврядування, Державною архівною службою України, іншими державними архівними установами, підприємствами, установами, організаціями та громадськими об'єднаннями.
14. ГДА Держприкордонслужби очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Голова Державної прикордонної служби України.
15. Начальник ГДА Держприкордонслужби здійснює:
1) організацію діяльності та керівництво ГДА Держприкордонслужби;
2) виконання завдань за функціональним призначенням, пов'язаних із забезпеченням реалізації державної політики у сфері архівної справи в органах Держприкордонслужби;
3) організацію та контроль за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів Міністерства юстиції України, Міністерства внутрішніх справ України, наказів Адміністрації Державної прикордонної служби України, Державної архівної служби України;
4) організацію роботи з підготовки пропозицій до проєктів нормативно-правових актів у межах компетенції ГДА Держприкордонслужби.
16. Начальник ГДА Держприкордонслужби:
1) затверджує положення про структурні підрозділи ГДА Держприкордонслужби;
2) затверджує посадові інструкції керівників структурних підрозділів, військовослужбовців та працівників ГДА Держприкордонслужби, визначає їхні обов'язки;
3) подає на затвердження в установленому порядку структуру та штатний розпис ГДА Держприкордонслужби;
4) приймає на роботу (військову службу) та звільняє з роботи (військової служби) військовослужбовців та працівників ГДА Держприкордонслужби в установленому законодавством порядку;
5) подає на затвердження в установленому законодавством порядку планово-звітну документацію про діяльність ГДА Держприкордонслужби;
6) організовує розроблення документів ГДА Держприкордонслужби щодо функціонування в умовах особливого періоду та затвердження їх наказами Адміністрації Державної прикордонної служби України;
7) приймає рішення щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності військовослужбовців та працівників ГДА Держприкордонслужби, вирішує питання підготовки та підвищення кваліфікації особового складу;
8) створює належні умови для праці, забезпечує дотримання законодавства про працю, соціальне страхування, правил, норм охорони праці, техніки безпеки та правил пожежної безпеки; укладає колективний договір із представниками трудового колективу або профспілки;
9) забезпечує роботу з дотримання вимог законодавства з питань охорони державної таємниці, службової інформації та захисту персональних даних;
10) у межах компетенції забезпечує виконання нормативно-правових актів з питань дотримання рівних прав та можливостей жінок і чоловіків, запобігання та протидії дискримінації за ознакою статі та сексуальним домаганням;
11) забезпечує в межах компетенції здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;
12) здійснює розгляд запитів та звернень юридичних та фізичних осіб, проводить особистий прийом громадян;
13) надає дозвіл на роботу з документами, що зберігаються в ГДА Держприкордонслужби, юридичним та фізичним особам, а також вирішує питання видачі документів юридичним особам у тимчасове користування за межами ГДА Держприкордонслужби в установленому законодавством порядку;
14) представляє ГДА Держприкордонслужби у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами та організаціями в Україні та за її межами;
15) здійснює інші передбачені законодавством повноваження.
17. Начальник ГДА Держприкордонслужби в межах своїх повноважень видає накази та доручення, обов'язкові для виконання військовослужбовцями та працівниками ГДА Держприкордонслужби, організовує і контролює їх виконання, а також здійснює інші заходи, спрямовані на виконання покладених на ГДА Держприкордонслужби завдань.
18. Начальник ГДА Держприкордонслужби має заступника, якого призначає та звільняє з посади Голова Державної прикордонної служби України. У разі відсутності начальника ГДА Держприкордонслужби його обов'язки виконує заступник.
19. Для організації та проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, визначення строків зберігання документів у ГДА Держприкордонслужби створюється експертно-перевірна комісія.
Положення про експертно-перевірну комісію затверджується Міністерством внутрішніх справ України за погодженням з Державною архівною службою України. Склад експертно-перевірної комісії затверджується Адміністрацією Держприкордонслужби за погодженням з Державною архівною службою України.
20. ГДА Держприкордонслужби є юридичною особою, має бланк і печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, а також інші печатки і штампи, необхідні для забезпечення діяльності ГДА Держприкордонслужби.