Про затвердження Положення про галузевий державний архів Державної прикордонної служби України

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", розпорядження Кабінету Міністрів України від 18.08.2010 N 1679-р "Про створення галузевого державного архіву Державної прикордонної служби України"

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Державної прикордонної служби України, що додається.

2. Відділу формування Національного архівного фонду управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України та галузевому державному архіву Державної прикордонної служби України забезпечити подання цього наказу у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України відповідно до функціональних обов'язків та першого заступника Голови Державної прикордонної служби України - директора Департаменту охорони державного кордону.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і розпорядження Кабінету Міністрів України від 18.08.2010 N 1679-р "Про створення галузевого державного архіву Державної прикордонної служби". Архів є державною архівною установою Державної прикордонної служби України, здійснює зберігання та облік документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), управління, методичну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи у Державній прикордонній службі України.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Адміністрації Державної прикордонної служби України та Державного комітету архівів України, а також цим Положенням.

3. Архів підпорядковується Голові Державної прикордонної служби України через першого заступника Голови Державної прикордонної служби України - директора Департаменту охорони державного кордону.

4. Архів працює відповідно до річного плану роботи, який затверджує перший заступник Голови Державної прикордонної служби України - директор Департаменту охорони державного кордону, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Архів здійснює приймання, державний облік та зберігання документів НАФ, що утворилися в процесі оперативно-службової діяльності Адміністрації Державної прикордонної служби України, регіональних управлінь, загонів морської охорони, органів охорони державного кордону, навчальних закладів, науково-дослідних установ, підрозділів спеціального призначення, органів забезпечення (далі - органи охорони державного кордону та забезпечення) та створює умови для користування цими документами.

6. Архів зберігає:

документи НАФ на різних носіях інформації, що відображають діяльність Державної прикордонної служби України;

мікрофотокопії страхового фонду документів та фонду користування ними;

службові відомчі видання;

документи з особового складу органів охорони державного кордону та забезпечення;

документи особового походження.

7. Архів є методичним центром з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в органах охорони державного кордону та забезпечення, та здійснює організаційно-методичне керівництво роботою архівних підрозділів цих органів.

8. Основними завданнями Архіву є:

забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів, що знаходяться на зберіганні;

ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про них Держкомархіву;

створення та організація зберігання страхового фонду документів і фонду користування ними;

виявлення унікальних документів НАФ;

створення й удосконалення довідкового апарата до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

комплектування Архіву документами органів охорони державного кордону та забезпечення;

участь у виявленні специфічних документів історико-культурної спадщини України;

проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

контроль за збереженням документів та нормативно-методичне забезпечення ведення архівної справи в органах охорони державного кордону та забезпечення;

робота з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);

організація в установленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним та фізичним особам;

проведення заходів щодо охорони державної таємниці та захисту інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави;

підготовка документів для опублікування та експонування;

комплектування довідково-інформаційного фонду в межах виділених асигнувань;

впровадження сучасних досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику роботи Архіву.

9. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів;

створює систему облікових документів Архіву;

веде державний облік документів НАФ та подає відповідні відомості про них один раз на рік Держкомархіву, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням інформації зазначених документів;

створює копії унікальних документів для страхового фонду документів та фонду користування ними;

створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в Архіві;

складає списки установ - джерел формування НАФ, які передають документи до Архіву, приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в архівних підрозділах органів охорони державного кордону та забезпечення;

перевіряє роботу архівних підрозділів органів охорони державного кордону та забезпечення;

організовує приймання документів особового походження на прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів НАФ, які мають відношення до діяльності Державної прикордонної служби України, та забезпечує їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

надає користувачам документи і довідковий апарат до них;

провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов'язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

видає архівні довідки, копії, витяги з документів на запити юридичних та фізичних осіб, готує до публікації документи, що зберігаються в Архіві;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі та діловодстві.

10. Архів має право:

одержувати в установленому порядку від органів охорони державного кордону та забезпечення відомості стосовно зберігання і впорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз'яснення правил та вимог щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах органів охорони державного кордону та забезпечення, з метою їх неухильного виконання;

здійснювати контроль за дотриманням правил впорядкування, обліку та зберігання архівних документів архівними підрозділами органів охорони державного кордону та забезпечення;

повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність з вимогами чинного законодавства України;

для забезпечення діяльності Архіву укладати договори;

розробляти за погодженням з Держкомархівом методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що належать до компетенції Архіву;

погоджувати проекти розпорядчих документів Державної прикордонної служби України з питань архівної справи;

надавати пропозиції щодо скасування розпорядчих документів Державної прикордонної служби України, що суперечать чинному законодавству України, з питань архівної справи;

з метою охорони державної таємниці і захисту права власності на інформацію встановлювати відповідно до чинного законодавства умови для використання інформації, що містяться в документах Архіву.

11. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Держкомархівом, іншими державними архівними установами та органами державної влади.

12. Архів очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади Головою Державної прикордонної служби України.

Начальник Архіву у межах своїх повноважень видає накази.

13. Начальник Архіву:

здійснює керівництво діяльністю Архіву;

представляє Архів в усіх державних і громадських установах;

несе персональну відповідальність за виконання покладених на Архів завдань;

затверджує положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників Архіву;

забезпечує цільове використання коштів у суворій відповідності із затвердженим кошторисом та відповідно до чинного законодавства;

приймає на роботу та звільняє працівників Архіву та військовослужбовців у встановленому порядку;

забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву органам охорони державного кордону та забезпечення, наданні доступу до роботи з ними.

14. Для проведення експертизи цінності документів в Архіві утворюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджує Голова Державної прикордонної служби України за погодженням з Головою Держкомархіву.

15. Архів забезпечується відповідними штатами, приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними та фінансовими ресурсами за рахунок кошторису Державної прикордонної служби України.

16. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, відповідні штампи та рахунки в Державному казначействі України.