Про затвердження Порядку ротації посадових осіб дипломатичної служби в органах дипломатичної служби

Відповідно до частини третьої статті 17 Закону України "Про дипломатичну службу" та з метою регламентації здійснення ротації в органах дипломатичної служби

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ротації посадових осіб дипломатичної служби в органах дипломатичної служби, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства закордонних справ України від 31 травня 2012 року № 147 "Про затвердження Порядку ротації працівників дипломатичної служби в системі органів дипломатичної служби України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20 червня 2012 року за № 1016/21328.

3. Департаменту менеджменту персоналу забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня набрання чинності Законом України "Про дипломатичну службу", але не раніше дня офіційного опублікування цього наказу.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря МЗС.

 

 

1. Цей Порядок визначає основні організаційні засади та процедуру здійснення ротації посадових осіб дипломатичної служби (далі - посадові особи) в органах дипломатичної служби.

Ротація посадових осіб здійснюється з метою підвищення ефективності їхньої професійної діяльності та з урахуванням інтересів дипломатичної служби. Ротація здійснюється шляхом планового заміщення посад для належного кадрового забезпечення органів дипломатичної служби, ефективного використання людських ресурсів, забезпечення плановості службової кар'єри та просування по службі.

Планове заміщення посад дипломатичної служби підготовленими посадовими особами реалізується в апараті МЗС, представництвах МЗС на території України та в закордонних дипломатичних установах України (далі - ЗДУ) у порядку, визначеному частиною першою статті 20 Закону України "Про дипломатичну службу" (далі - Закон).

Визначення кандидатів з числа дипломатичних службовців на заміщення вакантних посад в секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у розділі VIII цього Порядку.

2. Дія цього Порядку не поширюється на посадових осіб, які призначаються на дипломатичні посади Президентом України.

3. Підбір кандидатів для проведення ротації здійснюється на принципах змагальності з урахуванням службової необхідності, відповідного рівня професійної компетентності, особистих якостей, досвіду роботи і результатів оцінювання службової діяльності.

4. Розгляд кандидатур на заміщення посад дипломатичної служби і посад в секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах (далі - кандидатури) здійснюється Конкурсною комісією МЗС, утвореною відповідно до Закону України "Про державну службу". За результатами розгляду кандидатур, Конкурсна комісія МЗС вносить рекомендації Державному секретарю МЗС.

5. Рішення про переведення посадової особи на посаду в органах дипломатичної служби у порядку ротації, а також про направлення та відкликання у/із відрядження до/із секретаріатів міжнародних організацій та представництв міжнародних організацій в інших країнах приймається Державним секретарем МЗС.

6. Призначення, переведення на посади дипломатичної служби в органах дипломатичної служби посадових осіб здійснюється на підставі Плану ротації на визначений рік, що затверджується наказом МЗС за підписом Державного секретаря МЗС (далі - План ротації).

План ротації складається з двох частин:

План ротації ЗДУ, який складається з графіка відкликання посадових осіб та списку посадових осіб дипломатичної служби, які направляються у довготермінове відрядження до ЗДУ;

План ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України.

Визначення кандидатів з числа дипломатичних службовців, які обіймають посади в апараті МЗС або представництвах МЗС на території України, і заміщення посад у секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах здійснюється на підставі Плану заміщення посад у секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах на відповідний рік (далі - План ротації МО).

План ротації МО включає графік відкликання дипломатичних службовців та список дипломатичних службовців, які направляються у відрядження до секретаріатів міжнародних організацій та представництв міжнародних організацій в інших країнах.

7. Направленню у довготермінове відрядження передує професійна підготовка до відрядження шляхом стажування у структурних підрозділах апарату МЗС та закладі післядипломної освіти - Дипломатичній академії України імені Геннадія Удовенка при МЗС (далі - ДАУ) у порядку, встановленому Положенням про стажування працівників дипломатичної служби, які направляються до закордонних дипломатичних установ України, затвердженим наказом Міністерства закордонних справ України від 03 жовтня 2017 року № 415, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 26 жовтня 2017 року за № 1313/31181.

Дипломатичні службовці, які направляються у відрядження для зайняття посад у секретаріатах міжнародних організацій чи представництвах міжнародних організацій в інших країнах, проходять співбесіди з керівниками структурних підрозділів МЗС, відповідальних за співробітництво з міжнародними організаціями згідно з функціональними обов'язками, та заступником Міністра закордонних справ України, відповідно до розподілу функціональних обов'язків, а дипломатичні службовці, які направляються у відрядження для зайняття посад еквівалентних Представнику України при міжнародній організації, також проходять співбесіду з Міністром закордонних справ України.

1. Направлення та відкликання посадових осіб до/із ЗДУ здійснюються відповідно до Плану ротації ЗДУ в межах визначеного календарного року.

2. Підготовка Плану ротації ЗДУ здійснюється службою управління персоналом МЗС за такими етапами:

1) визначення переліку посад ЗДУ, що підлягають заміщенню в наступному році;

2) формування проекту Плану ротації ЗДУ;

3) затвердження Плану ротації ЗДУ.

3. Визначення переліку посад ЗДУ, що підлягають заміщенню в наступному році, здійснюється за такими етапами:

1) формування списку посадових осіб, які підлягають ротації в наступному році, надсилання його до ЗДУ та узагальнення пропозицій щодо термінів їхнього відкликання;

2) затвердження Державним секретарем МЗС графіка відкликання посадових осіб та його доведення до ЗДУ;

3) ознайомлення посадових осіб, які підлягають відкликанню в наступному році, під підпис;

4) коригування проектів штатних розписів ЗДУ на наступний рік з урахуванням пропозицій їхніх керівників та типових штатних розписів ЗДУ;

5) затвердження Державним секретарем МЗС переліку посад ЗДУ, які підлягають заміщенню у наступному році (далі - перелік посад ЗДУ);

6) ознайомлення посадових осіб із переліком посад ЗДУ та терміном подання заяв;

7) доведення до інших державних органів, зазначених у частині першій статті 23 Закону, витягів з переліку посад ЗДУ в частині, що їх стосується.

4. Формування проекту Плану ротації ЗДУ здійснюється за такими етапами:

1) подання посадовими особами заяв на ім'я Державного секретаря МЗС до служби управління персоналом МЗС з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону, а також внесення керівниками ЗДУ пропозицій щодо кандидатур на заміщення посад, що вивільняються в ЗДУ. Посадова особа подає заяву на заміщення не більше трьох посад, що вивільняються в ЗДУ, при цьому, як мінімум, одна з посад обов'язково має бути в ЗДУ, що розташована у державі Азії, Африки або Латинської Америки;

2) опрацювання службою управління персоналом МЗС заяв кандидатів на заміщення посад та пропозицій керівників ЗДУ щодо кандидатур на заміщення посад, що вивільняються в ЗДУ;

3) оцінювання кандидатів керівниками відповідних ЗДУ.

4) формування рейтингового списку кандидатів;

5) розгляд кандидатур Конкурсною комісією МЗС та внесення рекомендацій Державному секретареві МЗС.

5. Не допускаються до розгляду кандидатури на заміщення посад в ЗДУ, якщо їхнє попереднє довготермінове відрядження було в тій самій ЗДУ, або якщо за час проходження дипломатичної служби кандидат двічі направлявся в довготермінове відрядження до тієї самої країни.

6. Для проведення оцінювання кандидатів служба управління персоналом МЗС розсилає інформацію про кандидатів на особисті службові електронні адреси відповідних керівників ЗДУ. Інформація про оцінювання кандидатів за результатами проведеної співбесіди з кожним кандидатом надається службі управління персоналом МЗС керівниками ЗДУ протягом десяти робочих днів з дня надходження інформації про кандидата на особисті службові електронні адреси таких керівників ЗДУ. У разі ненадання керівником ЗДУ оцінки одному з кандидатів, оцінка такого керівника інших кандидатів на цю посаду не враховується. У такому випадку, а також у разі ненадання керівником ЗДУ оцінок усіх кандидатів у визначений службою управління персоналом МЗС строк, рейтинговий список кандидатів та розгляд їхніх кандидатур Конкурсною комісією МЗС здійснюється без урахування оцінювання керівником ЗДУ.

5. Пункт 5 розділу II виключено

7. Затвердження Плану ротації ЗДУ на наступний рік відбувається шляхом видання наказу МЗС за підписом Державного секретаря МЗС не пізніше 01 грудня року, що передує року ротації.

У разі наявності у керівника ЗДУ заперечень щодо кандидатури, включеної до плану ротації на посаду в ЗДУ, такий керівник протягом п'яти робочих днів з дня отримання інформації щодо такої кандидатури надсилає Державному секретареві МЗС обґрунтованого листа щодо перегляду ухваленого рішення з відповідними пропозиціями щодо вирішення кадрового питання.

У такому разі Конкурсною комісією МЗС на доручення Державного секретаря МЗС повторно розглядаються кандидатури на заміщення відповідної посади та вносяться рекомендації Державному секретареві МЗС для ухвалення остаточного рішення.

8. Інформування посадових осіб, які направляються у довготермінове відрядження до ЗДУ, про їх включення/виключення до/з Плану ротації ЗДУ здійснюється службою управління персоналом МЗС шляхом надсилання відповідного повідомлення на їхні службові електронні адреси.

9. Про відмову від направлення у довготермінове відрядження відповідно до Плану ротації ЗДУ у випадках, передбачених частиною другою статті 17 Закону, посадова особа подає вмотивовану письмову заяву на ім'я Державного секретаря МЗС до служби управління персоналом МЗС, а у випадку, передбаченому пунктом 3 частини другої статті 17 Закону, - також підтвердні документи.

10. Заміщення посад, на які у Плані ротації ЗДУ не визначено кандидатів, здійснюється згідно з процедурою, передбаченою пунктом 4 цього розділу.

Абзац другий пункту 10 розділу II виключено

11. Рішення про внесення змін та доповнень до Плану ротації ЗДУ в межах визначеного календарного року оформлюється наказом МЗС за підписом Державного секретаря МЗС.

12. У разі якщо у Плані ротації ЗДУ залишилися посади, на які не визначено кандидатів, служба управління персоналом МЗС вносить рекомендації Державному секретареві МЗС щодо можливості заповнення таких посад посадовими особами з урахуванням вимог частини другої статті 18 Закону, службової необхідності й рівнозначності посади в ЗДУ посаді, яку займає посадова особа.

За результатами розгляду рекомендацій, зазначених в абзаці першому цього пункту, Державний секретар МЗС вносить пропозиції посадовій особі відповідно до частини другої статті 17 Закону.

13. Посадова особа повинна у десятиденний строк повідомити про свою згоду або відмову від внесеної пропозиції. У разі відмови чи ненадання позиції посадова особа вважається такою, що відмовилася від участі у ротації. Наступна пропозиція вноситься посадовій особі Державним секретарем МЗС у рамках Плану ротації ЗДУ на той самий рік.

14. У разі неможливості заповнення посади дипломатичної служби у порядку ротації служба управління персоналом МЗС вносить на розгляд Державному секретареві МЗС пропозиції щодо проведення конкурсу на зайняття такої посади у порядку, встановленому Законом України "Про державну службу".

1. Оформлення осіб, включених до Плану ротації, передбачає:

1) формування особових справ у встановленому законодавством порядку;

2) організація проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених Законом України "Про очищення влади", стосовно переможців конкурсів на зайняття посад у ЗДУ;

3) направлення до ДАУ з метою підтвердження рівня володіння іноземними мовами, режимно-секретного органу МЗС, військових комісаріатів (для військовозобов'язаних);

4) проходження професійної підготовки до довготермінового відрядження шляхом стажування у структурних підрозділах МЗС та ДАУ у порядку, встановленому МЗС;

5) оформлення проїзних документів (паспортів, віз);

6) визначення дати виїзду;

7) видання наказу по особовому складу про призначення, переведення.

2. Підставами для припинення оформлення у довготермінове відрядження та виключення з Плану ротації є:

1) непроходження переможцем конкурсу перевірки, передбаченої Законом України "Про очищення влади";

2) заява про відмову від зайняття посади;

3) непроходження стажування в установлений строк або отримання негативної оцінки за результатами стажування;

4) ухвалення Державним секретарем МЗС відповідного рішення на підставі абзацу третього пункту 7 розділу II цього Порядку;

5) неоформлення компетентним органом відповідної держави візи на в'їзд до цієї держави протягом трьох місяців або відмови в акредитації компетентним органом відповідної держави;

6) реорганізація органу дипломатичної служби, внаслідок якої скорочено посаду дипломатичної служби, на яку здійснюється оформлення переможця конкурсу до завершення такого оформлення.

3. Оформлення у відрядження осіб, включених до Плану ротації МО, здійснюється відповідно до підпунктів 5 - 7 пункту 1 цього розділу.

Припинення оформлення у відрядження та виключення з Плану ротації МО здійснюється з підстав, визначених у підпунктах 2 та 5 пункту 2 цього розділу, а також у разі наявності заперечень секретаріату міжнародної організації чи представництва міжнародної організації в іншій країні щодо відрядження затвердженого Планом ротації МО кандидата, скорочення посади або з інших обґрунтованих причин, доведених до відома МЗС дипломатичними каналами секретаріатом міжнародної організації чи представництвом міжнародної організації в іншій країні.

1. Закінчення довготермінового відрядження посадових осіб передбачає:

1) надання ЗДУ до служби управління персоналом МЗС не пізніше ніж за 60 днів до 01 числа місяця закінчення довготермінового відрядження, визначеного графіком відкликання посадових осіб Плану ротації ЗДУ чи графіком відкликання дипломатичних працівників Плану ротації МО, пропозицій щодо конкретної дати їхнього відкликання;

2) видання наказу по особовому складу про відкликання.

2. Посадові особи, термін довготермінового відрядження яких закінчився, зобов'язані виїхати в Україну та протягом десяти календарних днів з дати завершення довготермінового відрядження, визначеної наказом МЗС, прибути до служби управління персоналом МЗС.

3. У разі якщо посадова особа не виїхала в Україну та/або не прибула до служби управління персоналом в установлені строки і є включеною до Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України, така посадова особа вважається такою, що відмовилася від участі у ротації та виключається з Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України.

4. Після закінчення довготермінового відрядження посадовим особам надається невикористана щорічна відпустка за відпрацьований період у ЗДУ або секретаріаті міжнародної організації чи представництві міжнародної організації в іншій країні.

5. Посадові особи, які були призначені за контрактом про проходження дипломатичної служби, підлягають звільненню не пізніше останнього дня відпустки.

1. Підготовка Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України здійснюється службою управління персоналом МЗС за такими етапами:

1) визначення переліку посад в апараті МЗС та представництвах МЗС на території України, що підлягають заміщенню;

2) формування проєкту Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України;

3) затвердження Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України.

2. Визначення переліку посад в апараті МЗС та представництвах МЗС на території України, що підлягають заміщенню, здійснюється за такими етапами:

1) за результатами затвердження Плану ротації ЗДУ здійснюється визначення переліку посад, що вивільняються в апараті МЗС та представництвах МЗС на території України, після направлення посадових осіб у довготермінове відрядження;

2) ознайомлення з цим переліком посад апарату МЗС та представництв МЗС на території України керівників структурних підрозділів апарату МЗС та представництв МЗС на території України, а також працівників органів дипломатичної служби.

3. Формування проєкту Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України здійснюється за такими етапами:

1) подання посадовими особами заяв на ім'я Державного секретаря МЗС до служби управління персоналом МЗС про розгляд кандидатури на заміщення посад в апараті МЗС та представництвах МЗС на території України, а також внесення керівниками структурних підрозділів апарату МЗС та представництв МЗС на території України пропозицій щодо заміщення таких посад;

2) опрацювання службою управління персоналом МЗС заяв кандидатів на заміщення посад, що вивільняються в апараті МЗС та представництвах МЗС на території України;

3) формування рейтингового списку кандидатів;

4) розгляд кандидатур Конкурсною комісією МЗС та внесення рекомендацій Державному секретарю МЗС.

4. Затвердження Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України відбувається шляхом видання наказу МЗС за підписом Державного секретаря МЗС.

5. Інформування посадових осіб про їх включення до Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України здійснюється службою управління персоналом МЗС шляхом надсилання відповідного повідомлення на їхні службові електронні адреси.

6. Посадові особи, довготермінове відрядження яких закінчено, зобов'язані протягом трьох робочих днів з дати повернення в Україну прибути до служби управління персоналом МЗС з метою оформлення подальшого проходження дипломатичної служби в апараті МЗС або представництві МЗС на території України.

7. Рішення про внесення змін та доповнень до Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України в межах визначеного календарного року оформлюється наказом МЗС за підписом Державного секретаря МЗС.

8. Якщо посадовій особі після закінчення довготермінового відрядження не визначено посаду в апараті МЗС або представництві МЗС на території України, така посадова особа зараховується у розпорядження МЗС.

9. Переведення зарахованих у розпорядження МЗС посадових осіб, на посади апарату МЗС або представництв МЗС на території України здійснюється за поданням служби управління персоналом МЗС.

1. Пропозиції про зарахування посадових осіб у розпорядження МЗС вносяться Державному секретареві МЗС службою управління персоналом МЗС відповідно до статті 21 Закону.

2. Зарахування посадових осіб у розпорядження МЗС відбувається за рішенням Державного секретаря МЗС, яке оформлюється наказом МЗС з обов'язковим зазначенням посади, яку займала посадова особа до зарахування у розпорядження МЗС, розміру та складових заробітної плати, а також строку перебування у розпорядженні.

3. На час перебування у розпорядженні МЗС оплата праці посадових осіб здійснюється відповідно до законодавства.

4. Посадові особи, які включені до Плану ротації на відповідний рік, можуть бути зараховані у розпорядження МЗС з метою проходження відповідної професійної підготовки.

5. На посади, що вивільняються у зв'язку із зарахуванням посадових осіб у розпорядження МЗС перед направленням у довготермінове відрядження, можуть переводитись інші посадові особи.

6. У разі виключення посадової особи з Плану ротації така посадова особа переводиться на посаду, яку вона займала до переведення у розпорядження МЗС, або рівнозначну посаду.

7. Пункт 7 розділу VI виключено

8. Пункт 8 розділу VI виключено

7. Служба управління персоналом МЗС не пізніше ніж за десять днів до закінчення строку перебування у розпорядженні МЗС пропонує такій особі посаду в апараті МЗС або представництві МЗС на території України, рівнозначну тій, яку посадова особа займала до направлення у довготермінове відрядження або під час такого відрядження.

Посадова особа має у десятиденний строк повідомити про свою згоду або відмову від внесеної пропозиції. У разі відмови чи ненадання позиції посадова особа вважається такою, що відмовилася від третьої поспіль пропозиції про переведення в органах дипломатичної служби після завершення довготермінового відрядження, та звільняється у порядку, встановленому пунктом 4 частини другої статті 28 Закону.

1. З метою планового заміщення посад дипломатичної служби підготовленими фахівцями посадові особи можуть бути переведені у порядку просування по службі на посади в апараті МЗС та представництвах МЗС на території України, що вивільняються у порядку ротації.

2. Керівники структурних підрозділів апарату МЗС або представництв МЗС на території України вносять на розгляд Конкурсної комісії МЗС пропозиції про переведення посадових осіб на посади, що вивільняються у порядку ротації.

3. Рішення про переведення посадових осіб на посади в апараті МЗС та представництвах МЗС на території України, що вивільняються у порядку ротації, приймається Державним секретарем МЗС на підставі рекомендацій Конкурсної комісії МЗС, шляхом затвердження Плану ротації апарату МЗС та представництв МЗС на території України.

4. На посади апарату МЗС або представництв МЗС на території України, що вивільняються у порядку ротації і не можуть бути заміщені посадовими особами дипломатичної служби, оголошується конкурс у встановленому законодавством про державну службу порядку.

1. Підготовка Плану ротації МО здійснюється службою управління персоналом МЗС за такими етапами:

1) визначення переліку посад у секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах для їх заміщення дипломатичними службовцями;

2) формування проекту Плану ротації МО;

3) затвердження Плану ротації МО.

2. Визначення переліку посад у секретаріатах міжнародних організацій та представництвах міжнародних організацій в інших країнах для їх заміщення дипломатичними службовцями включає такі етапи:

1) формування переліку посад для заміщення, погодження та узагальнення пропозицій щодо строків відкликання з відрядження / заповнення посад із секретаріатами міжнародних організацій чи представництвами міжнародних організацій в інших країнах та, у разі необхідності, ЗДУ, у зоні відповідальності якої розташований секретаріат міжнародної організації чи представництво міжнародної організації в такій країні;

2) затвердження Державним секретарем МЗС графіка відкликання дипломатичних службовців та його доведення до секретаріатів міжнародних організацій чи представництв міжнародних організацій в інших країнах, та ЗДУ, у зоні відповідальності якої розташований секретаріат міжнародної організації чи представництво міжнародної організації в такій країні;

3) ознайомлення дипломатичних службовців, які підлягають відкликанню із відрядження, під підпис;

4) затвердження Державним секретарем МЗС переліку посад у секретаріатах міжнародних організацій чи представництвах міжнародних організацій в інших країнах, які підлягають заміщенню;

5) ознайомлення дипломатичних службовців із переліком посад у секретаріатах міжнародних організацій чи представництвах міжнародних організацій в інших країнах та терміном подання заяв.

3. Формування проекту Плану ротації МО здійснюється за такими етапами:

1) подання дипломатичними службовцями заяв на ім'я Державного секретаря МЗС до служби управління персоналом МЗС з дотриманням вимог до осіб, які претендують на вступ на дипломатичну службу, встановлених статтею 13 Закону, а також, у разі наявності, вимог до професійної компетентності, передбаченим правилами відповідної міжнародної організації;

2) опрацювання службою управління персоналом МЗС заяв кандидатів;

3) оцінювання кандидатів за результатами співбесід з керівниками структурних підрозділів МЗС, відповідальних за співробітництво з міжнародними організаціями згідно з функціональними обов'язками, та заступником Міністра закордонних справ України, відповідно до розподілу функціональних обов'язків;

4) формування рейтингового списку кандидатів;

5) розгляд кандидатур Конкурсною комісією МЗС та внесення рекомендацій Державному секретарю МЗС.

4. Затвердження Плану ротації МО на наступний рік відбувається шляхом видання наказу МЗС за підписом Державного секретаря МЗС не пізніше 01 грудня року, що передує року відкликання з відрядження.

5. У разі необхідності, МЗС подає на розгляд у секретаріати міжнародних організацій чи представництва міжнародних організацій в інших країнах інформацію про затверджених Планом ротації МО кандидатів для надання згоди на направлення у відрядження затвердженого кандидата.

6. Служба управління персоналом МЗС інформує дипломатичних службовців, які направляються у відрядження, про їх включення/виключення до/з Плану ротації МО шляхом надсилання відповідного повідомлення на їхні службові електронні адреси.

7. Дипломатичний службовець може відмовитися від направлення у відрядження на підставах і у порядку, визначених у пункті 9 розділу II цього Порядку.

8. Заміщення посад, на які у Плані ротації МО не визначено кандидатів, здійснюється згідно з процедурою, передбаченою пунктом 3 цього розділу.

9. Рішення про внесення змін та доповнень до Плану ротації МО оформлюється наказом МЗС за підписом Державного секретаря МЗС.