Про затвердження Порядку зберігання та ведення реєстраційних справ приватних нотаріусів

Відповідно до вимог статей 3, 24 та 30-1 Закону України "Про нотаріат" та з метою удосконалення організації роботи щодо реєстрації приватної нотаріальної діяльності

1. Затвердити Порядок зберігання та ведення реєстраційних справ приватних нотаріусів, що додається.

2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Н.В.Ященко):

2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

2.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Н.В.Ященко) та начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Л.В.Єфіменка.

1. Порядок визначає перелік документів, що складають реєстраційну справу приватного нотаріуса (далі - реєстраційна справа), а також вимоги до її формування, зберігання, ведення та обліку.

2. У реєстраційній справі відображається інформація щодо реєстрації приватної нотаріальної діяльності, містяться біографічні та інші дані про приватного нотаріуса.

3. Реєстраційна справа зберігається і ведеться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - управління юстиції).

4. Формування реєстраційної справи:

4.1. Формування реєстраційної справи розпочинається з моменту реєстрації приватної нотаріальної діяльності.

4.2. У реєстраційній справі приватного нотаріуса повинні міститися такі документи:

- власноруч заповнена особова картка, форма якої наведена у додатку 1, та автобіографія;

- заява про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності;

- засвідчена в установленому порядку копія свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;

- засвідчена в установленому порядку копія реєстраційного посвідчення;

- засвідчена в установленому порядку копія диплома про повну вищу юридичну освіту;

- засвідчена в установленому порядку копія паспорта громадянина України;

- належним чином оформлена присяга нотаріуса, форма якої наведена у додатку 2;

- довідка про відсутність судимості на день реєстрації приватної нотаріальної діяльності;

- довідка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців про те, що особа не займається підприємницькою діяльністю;

- засвідчена в установленому порядку копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера;

- засвідчена в установленому порядку копія документа, що підтверджує право власності або право оренди на приміщення для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи копія договору про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення;

- акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса;

- засвідчена в установленому порядку копія договору страхування цивільно-правової відповідальності;

- документи, що підтверджують обладнання приміщення для розміщення робочого місця (контори) приватного нотаріуса засобами охоронної та пожежної сигналізації з відповідним підключенням;

- зразок підпису приватного нотаріуса та відбитка його печатки;

- засвідчена в установленому порядку копія наказу про встановлення часу прийому громадян приватним нотаріусом;

- трудова книжка з унесеним до неї приватним нотаріусом записом про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності.

4.3. Крім документів, зазначених у пункті 4.2 цього Порядку, до реєстраційної справи приватного нотаріуса також додаються:

- письмові повідомлення приватного нотаріуса про зупинення діяльності приватного нотаріуса;

- копії наказів про зупинення (тимчасове зупинення) нотаріальної діяльності приватного нотаріуса;

- копії договорів про заміщення приватного нотаріуса з іншим приватним нотаріусом;

- копії наказів про припинення (продовження строку) нотаріальної діяльності приватного нотаріуса;

- засвідчені в установленому порядку копії трудових договорів (контрактів), укладених приватним нотаріусом, що стосуються його діяльності;

- копії наказів про проведення перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса та виконання ним правил ведення нотаріального діловодства;

- документи про підвищення приватним нотаріусом кваліфікації; копії документів про нагородження, присвоєння наукових ступенів, почесних звань тощо;

- інші документи, що мають відношення до нотаріальної діяльності приватного нотаріуса.

4.4 Реєстраційна справа приватного нотаріуса під час здійснення ним нотаріальної діяльності доповнюється необхідними документами та матеріалами і щороку уточнюється.

4.5. Після припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса реєстраційна справа залишається в управлінні юстиції і передається для архівного зберігання в порядку, визначеному чинним законодавством.

4.6. Відомості, що містяться в реєстраційній справі, не підлягають розголошенню.

Інформація, що міститься в реєстраційній справі приватного нотаріуса, може бути надана компетентним органам у випадках, передбачених чинним законодавством.

4.7. Приватний нотаріус має право на ознайомлення з документами, які містяться у його реєстраційній справі.

4.8. Кожна реєстраційна справа міститься у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.

4.9. Кожній реєстраційній справі присвоюється порядковий номер, який визначається відповідно до книги обліку реєстраційних справ приватних нотаріусів, форма якої наведена у додатку 3.

4.10. Порядок роботи з реєстраційною справою приватного нотаріуса встановлюється управлінням юстиції.

4.11. Зберігання та ведення реєстраційної справи приватного нотаріуса забезпечуються посадовими особами управління юстиції, що відповідають за додержання встановленого порядку зберігання та ведення реєстраційних справ приватних нотаріусів.

4.12. Облік трудових книжок приватних нотаріусів здійснюється у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 N 277.