Про затвердження Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності та заміщення приватного нотаріуса

Відповідно до статей 3, 24, 29, 30-1 Закону України "Про нотаріат" та з метою удосконалення організації роботи щодо реєстрації приватної нотаріальної діяльності

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності та заміщення приватного нотаріуса, що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства юстиції України від 22.08.2003 № 98/5 "Про затвердження Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.08.2003 за № 734/8055 (із змінами), від 12.12.2008 № 2151/5 "Про затвердження Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12.12.2008 за № 1187/15878, від 29.12.2008 № 2315/5 "Про затвердження Порядку зберігання та ведення реєстраційних справ приватних нотаріусів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30.12.2008 за № 1261/15952.

3. Установити, що реєстраційні посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності, видані до набрання чинності цим наказом, підлягають заміні у разі:

3.1 припинення приватної нотаріальної діяльності по одному нотаріальному округу та у зв'язку з подальшою реєстрацією нотаріальної діяльності в іншому нотаріальному окрузі;

3.2 втрати, пошкодження реєстраційного посвідчення або необхідності внесення до нього виправлень, а також за власним бажанням приватного нотаріуса.

4. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К. І.):

4.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами);

4.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4.3. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К. І.), начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л. В.

 

 

1.1. Реєстрація приватної нотаріальної діяльності провадиться відповідним територіальним органом Міністерства юстиції на підставі заяви особи, яка має свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю, та акта про сертифікацію відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса або рішення суду, яке набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності здійснюється в межах визначеного для приватного нотаріуса нотаріального округу.

1.2. Особа, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність, подає до відповідного територіального органу Міністерства юстиції заяву про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності.

У заяві зазначається назва нотаріального округу, в якому особа буде займатися нотаріальною діяльністю, який визначається залежно від місця розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Якщо місцем розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса є населений пункт, що входить до складу територіальної громади, визначеної пунктом 4 наказу Міністерства юстиції України від 07 червня 2021 року № 2040/5 "Про затвердження Переліку нотаріальних округів в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі", в заяві зазначається, що такий нотаріус здійснює діяльність у межах відповідного міського нотаріального округу.

Якщо місцем розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса є населений пункт, що входить до складу територіальної громади, розташованої в межах району, визначеного Постановою Верховної Ради України від 17 липня 2020 року № 807-IX "Про утворення та ліквідацію районів" (крім населених пунктів, визначених в абзаці третьому цього пункту), в заяві зазначається, що такий нотаріус здійснює діяльність у межах відповідного районного нотаріального округу.

До заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності додаються:

свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його копія, засвідчена підписом заявника;

документ, що підтверджує право власності на приміщення або право користування приміщенням для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи договір про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення, та засвідчена підписом заявника копія такого документа чи договору;

власноруч заповнена особова картка за формою, наведеною в додатку 1 до цього Положення;

дві фотокартки заявника розміром 3 х 4 см;

паспорт громадянина України, який подається особисто, та засвідчені підписом заявника копії першої, другої сторінок (третьої - шостої за наявності відміток) паспорта громадянина України у формі книжечки або копії обох сторін паспорта громадянина України з безконтактним електронним носієм у формі ID-картки.

Свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю з відміткою територіального органу Міністерства юстиції про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності, документ, що підтверджує право власності на приміщення або право користування приміщенням для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи договір про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення, та паспорт громадянина України повертаються особі, яка їх подала.

У разі зміни адміністративно-територіального поділу України, в результаті якого розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса увійшло до іншого нотаріального округу, для реєстрації приватної нотаріальної діяльності у цьому нотаріальному окрузі нотаріус подає до відповідного територіального органу Міністерства юстиції заяву про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності, у якій зазначається назва утвореного нотаріального округу, та дві фотокартки розміром 3 х 4 см.

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України, здійснюється без припинення приватної нотаріальної діяльності нотаріуса в нотаріальному окрузі, що існував до зміни адміністративно-територіального поділу України.

1.3. Розгляд заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності відкладається у разі її подання без документів, передбачених законодавством, або якщо документи подано не у повному обсязі, або подані документи не відповідають установленим вимогам.

Територіальний орган Міністерства юстиції повідомляє заявника про необхідність усунення невідповідностей протягом п'яти робочих днів. Перебіг строку розгляду заяви, передбачений пунктом 1.4 цього Порядку, зупиняється та поновлюється після усунення таких невідповідностей.

У разі неподання повного переліку документів, оформлених належним чином, протягом встановленого строку така заява залишається без розгляду.

Відмова в реєстрації приватної нотаріальної діяльності допускається у випадках припинення нотаріальної діяльності з підстав, передбачених пунктом 8-1 частини першої статті 30 Закону України "Про нотаріат".

1.4. Реєстраційне посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності (далі - реєстраційне посвідчення), форма якого наведена в додатку 2, видається територіальним органом Міністерства юстиції у семиденний строк після подання заяви.

1.5. У реєстраційному посвідченні вказуються назва територіального органу Міністерства юстиції, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) приватного нотаріуса та назва нотаріального округу. Адреса розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса зазначається в додатку до реєстраційного посвідчення, форма якого наведена в додатку 3.

1.6. Бланки реєстраційного посвідчення та додатка до реєстраційного посвідчення заповнюються за допомогою загальноприйнятих технічних засобів.

1.7. Для обліку виданих реєстраційних посвідчень в територіальному органі Міністерства юстиції ведеться журнал обліку виданих реєстраційних посвідчень, форма якого наведена в додатку 4.

1.8. При одержанні реєстраційного посвідчення особа, якій уперше надається право займатися нотаріальною діяльністю, в територіальному органі Міністерства юстиції в урочистій обстановці приносить присягу за формою, наведеною в додатку 5.

1.9. Про видане реєстраційне посвідчення територіальний орган Міністерства юстиції протягом п'яти робочих днів з дня реєстрації приватної нотаріальної діяльності повідомляє податковий орган за місцем постійного проживання приватного нотаріуса.

1.10. Реєстраційне посвідчення є підставою для виготовлення печатки, відкриття поточних інших рахунків у банках, встановлення графіка часу прийому фізичних осіб тощо.

1.11. У разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватний нотаріус зобов'язаний протягом трьох робочих днів повідомити територіальний орган Міністерства юстиції для внесення відповідних відомостей у додаток до реєстраційного посвідчення.

1.12. У разі втрати або пошкодження реєстраційного посвідчення, а також у разі необхідності внесення до нього виправлень, змін, у тому числі пов'язаних з перейменуванням нотаріального округу або зміною прізвища, власного імені, по батькові приватного нотаріуса, територіальним органом Міністерства юстиції видається повторне реєстраційне посвідчення під тим самим номером разом з додатком до реєстраційного посвідчення.

Попереднє реєстраційне посвідчення, пошкоджене або яке потребує виправлень / змін, разом з додатком до нього з відміткою територіального органу Міністерства юстиції про видачу повторного реєстраційного посвідчення долучається до матеріалів, що зберігаються в реєстраційній справі приватного нотаріуса.

1.13. Повторне реєстраційне посвідчення видається на підставі реєстраційного запису в журналі обліку виданих реєстраційних посвідчень у триденний строк з моменту подання приватним нотаріусом заяви про видачу повторного реєстраційного посвідчення.

До заяви додаються дві фотокартки розміром 3 х 4 см.

На реєстраційному посвідченні, що видається повторно, проставляється відмітка "Повторне".

1.14. Про видане повторне реєстраційне посвідчення у графі "Примітка" реєстраційного запису журналу обліку виданих реєстраційних посвідчень проставляється відповідна відмітка із зазначенням дати такої видачі.

1.15. Про анулювання або припинення дії реєстраційного посвідчення територіальний орган Міністерства юстиції протягом п'яти робочих днів повідомляє податковий орган за місцем постійного проживання приватного нотаріуса.

2.1. Документи щодо реєстрації приватної нотаріальної діяльності, біографічні та інші дані про приватного нотаріуса формуються у реєстраційну справу приватного нотаріуса (далі - реєстраційна справа), яка зберігається і ведеться відповідним територіальним органом Міністерства юстиції.

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності у разі зміни адміністративно-територіального поділу України, в результаті якого розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса увійшло до іншого нотаріального округу, здійснюється без формування нової реєстраційної справи. Документи, подані для такої реєстрації, долучаються до реєстраційної справи приватного нотаріуса, яка велася відповідним територіальним органом Міністерства юстиції до зміни адміністративно-територіального поділу України.

2.2. Формування реєстраційної справи розпочинається з моменту реєстрації приватної нотаріальної діяльності.

У реєстраційній справі повинні міститися:

заява про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності;

заява про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса;

заява про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України, заява про видачу повторного реєстраційного посвідчення, заява про зміну адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса (у разі подання таких заяв);

акт про сертифікацію відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса або копія рішення суду, яке набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса;

автобіографія;

належним чином оформлена присяга нотаріуса;

зразок підпису приватного нотаріуса та відбиток його печатки;

витяг (скорочений) з інформаційно-аналітичної системи "Облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості", власником якої є держава в особі Міністерства внутрішніх справ України, сформований не раніше ніж за тридцять календарних днів до дня подання заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності;

документи, які додавалися до заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності:

особова картка;

копії першої, другої сторінок (третьої - шостої за наявності відміток) паспорта громадянина України у формі книжечки або копії обох сторін паспорта громадянина України з безконтактним електронним носієм у формі ID-картки;

копія документа, що підтверджує право власності на приміщення або право користування приміщенням для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи договору про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення;

копія свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;

копії документів, засвідчені підписом приватного нотаріуса:

реєстраційного посвідчення;

реєстраційного посвідчення, виданого нотаріусу при реєстрації приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України, повторного реєстраційного посвідчення (у разі видачі таких посвідчень);

документа, який у встановленому законодавством порядку підтверджує зареєстроване або задеклароване місце проживання (перебування) (місце взяття на облік внутрішньо переміщеної особи);

документа, що засвідчує реєстрацію фізичної особи у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків, крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті;

документа про повну вищу юридичну освіту;

документа, що засвідчує рівень володіння державною мовою, визначений Законом України "Про забезпечення функціонування української мови як державної";

договору страхування відповідальності нотаріуса;

наказу про встановлення часу прийому фізичних осіб приватним нотаріусом.

Документи, передбачені цим пунктом, подаються приватним нотаріусом протягом тридцяти робочих днів після видачі реєстраційного посвідчення, крім:

заяв, передбачених цим пунктом, та документів, які додаються до заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності;

копії документа, що засвідчує реєстрацію фізичної особи у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків, яка подається протягом трьох календарних днів після видачі реєстраційного посвідчення.

2.3. Крім документів, зазначених у пункті 2.2 цього розділу, до реєстраційної справи приватного нотаріуса в хронологічному порядку за часом надходження також додаються:

письмові повідомлення приватного нотаріуса про зупинення діяльності приватного нотаріуса;

копії наказів про зупинення (тимчасове зупинення) нотаріальної діяльності приватного нотаріуса;

копії договорів про заміщення приватного нотаріуса з іншим приватним нотаріусом, засвідчені його підписом;

копії наказів про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса;

копії трудових договорів (контрактів), укладених приватним нотаріусом, що стосуються його діяльності, засвідчені його підписом;

копії наказів про проведення перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса та виконання ним правил ведення нотаріального діловодства;

копії документів про підвищення приватним нотаріусом кваліфікації у випадках, передбачених пунктом 3 частини першої статті 29-1 Закону України "Про нотаріат";

копії документів про нагородження, присвоєння наукових ступенів, почесних звань тощо;

інші документи, що стосуються нотаріальної діяльності приватного нотаріуса.

2.4. У разі припинення приватним нотаріусом нотаріальної діяльності в одному нотаріальному окрузі та у зв'язку з подальшою реєстрацією нотаріальної діяльності в іншому нотаріальному окрузі до реєстраційної справи долучається довідка відповідного територіального органу Міністерства юстиції за попереднім місцем реєстрації нотаріальної діяльності про дату прийняття нотаріусом присяги, а також довідка про факт належного виконання наказу територіального органу Міністерства юстиції щодо передачі документів, що зберігаються в архіві приватного нотаріуса, на зберігання до державного нотаріального архіву, знищення печатки приватного нотаріуса та передачі спеціальних бланків нотаріальних документів.

Положення абзацу першого цього пункту не застосовується у разі реєстрації нотаріусом приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України.

2.5. Реєстраційна справа під час здійснення приватним нотаріусом нотаріальної діяльності доповнюється необхідними документами та матеріалами і щороку уточнюється.

Засвідчена підписом приватного нотаріуса копія договору страхування відповідальності нотаріуса або додаткової угоди про внесення змін до такого договору подається приватним нотаріусом протягом чотирнадцяти днів з дня підписання такого договору або додаткової угоди.

2.6. Після припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса реєстраційна справа залишається у територіальному органі Міністерства юстиції і передається для архівного зберігання в порядку, визначеному чинним законодавством.

2.7. Відомості, що містяться в реєстраційній справі, не підлягають розголошенню.

Інформація, що міститься в реєстраційній справі, може бути надана компетентним органам у випадках, передбачених чинним законодавством.

2.8. Приватний нотаріус має право на ознайомлення з документами, які містяться у його реєстраційній справі.

2.9. Кожна реєстраційна справа міститься у спеціально призначеній для цього папці формату А4.

2.10. Кожній реєстраційній справі присвоюється порядковий номер, який визначається відповідно до книги обліку реєстраційних справ приватних нотаріусів, форма якої наведена у додатку 6.

2.11. Порядок роботи з реєстраційною справою встановлюється територіальним органом Міністерства юстиції.

2.12. Зберігання та ведення реєстраційних справ забезпечується посадовими особами територіального органу Міністерства юстиції, що відповідають за додержання встановленого порядку зберігання та ведення реєстраційних справ.

2.13. Пункт 2.13 виключено

3.1. У випадках, передбачених статтями 29, 29-1, 29-2 Закону України "Про нотаріат", приватним нотаріусом укладається договір про його заміщення.

3.2. Одночасне заміщення більш як одного приватного нотаріуса не допускається.

3.3. Нотаріальні дії, вчинені в порядку заміщення, підлягають реєстрації у журналі реєстрації фактів заміщення, форма якого наведена у додатку 7.

Одночасно з реєстрацією фактів заміщення приватного нотаріуса всі нотаріальні дії, учинені нотаріусом, який заміщує, підлягають реєстрації ним у власному реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у порядку, передбаченому Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613.

3.4. Документи діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщують, у порядку, передбаченому зазначеними Правилами.

 

 

 

Лицьовий бік

Зворотний бік

 

Лицьовий бік

Зворотний бік