Про затвердження Положення про здійснення фінансового моніторингу субєктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Міністерство юстиції України

З метою забезпечення реалізації вимог статей 7-13, 15, 21 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про здійснення фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Міністерство юстиції України (далі - Положення), що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 999/5 "Про затвердження Положення про здійснення фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Міністерство юстиції України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 735/27180.

3. Департаменту приватного права (Ференс О.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Департаменту нотаріату та державної реєстрації (Хардіков В.), начальникам міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України забезпечити виконання вимог Положення.

5. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. Це Положення розроблене відповідно до Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" (далі - Закон) та визначає порядок організації і проведення фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання і нагляд за діяльністю яких у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення здійснює Мін’юст (далі - суб’єкти).

2. Це Положення поширюється на:

адвокатські бюро, адвокатські об’єднання та адвокатів, які здійснюють адвокатську діяльність індивідуально; нотаріусів; суб’єктів господарювання, що надають юридичні послуги, з урахуванням особливостей діяльності таких суб’єктів, якщо вони беруть участь, діючи від імені та/або за дорученням клієнта, у будь-якій фінансовій операції та/або допомагають клієнту планувати чи здійснювати операцію щодо:

купівлі-продажу нерухомості або управління майном при фінансуванні будівництва житла;

купівлі-продажу суб’єктів господарювання та корпоративних прав;

управління коштами, цінними паперами або іншими активами клієнта;

відкриття та/або управління банківським рахунком або рахунком у цінних паперах;

залучення коштів, необхідних для створення юридичних осіб та фондів, забезпечення їх діяльності або управління ними;

створення, забезпечення діяльності або управління юридичними особами, фондами, трастами або іншими подібними правовими утвореннями;

осіб, які надають послуги щодо створення, забезпечення діяльності або управління юридичними особами, трастами та іншими утвореннями без статусу юридичної особи, якщо вони, зокрема, надають консультації клієнту, беруть участь, діючи від імені та/або за дорученням клієнта, у будь-якій фінансовій операції та/або допомагають клієнту планувати чи здійснювати операцію щодо створення, забезпечення діяльності або управління юридичними особами, трастами та іншими утвореннями без статусу юридичної особи.

3. Терміни, що вживаються у цьому Положенні, застосовуються у значеннях, наведених у Законі.

Термін "електронний резидент (е-резидент)" у цьому Положенні вживається у значенні, наведеному в Податковому кодексі України.

4. Цим Положенням регулюються питання:

належної організації та проведення первинного фінансового моніторингу;

діяльності працівника, відповідального за проведення фінансового моніторингу;

встановлення правил та програми проведення фінансового моніторингу;

здійснення заходів належної перевірки;

застосування ризик-орієнтованого підходу (належна система управління ризиками та оцінка ризиків);

виявлення підозрілих фінансових операцій;

проведення внутрішніх перевірок;

інші питання.

1. Суб’єкт зобов’язаний забезпечити належну організацію та проведення первинного фінансового моніторингу.

Метою належної організації та проведення первинного фінансового моніторингу є:

1) виконання вимог законодавства України у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення (далі - у сфері запобігання та протидії);

2) можливість належним чином виявляти підозрілі фінансові операції (діяльність) та повідомляти про них Державну службу фінансового моніторингу (далі - Держфінмоніторинг);

3) запобігання використанню послуг суб’єкта для проведення клієнтами фінансових операцій з протиправною метою.

2. Суб’єкт з метою належної організації та проведення первинного фінансового моніторингу вживає, зокрема, таких заходів:

1) призначає відповідального працівника суб’єкта згідно з вимогами законодавства у сфері запобігання та протидії на рівні керівництва суб’єкта;

2) створює (у разі необхідності) окремий структурний підрозділ у сфері запобігання та протидії, який очолює відповідальний працівник суб’єкта або який безпосередньо підпорядковується відповідальному працівникові суб’єкта;

3) розробляє критерії ризиків;

4) забезпечує функціонування системи управління ризиками;

5) розробляє та затверджує внутрішні документи суб’єкта з питань фінансового моніторингув обсязі, необхідному для ефективного функціонування первинного фінансового моніторингу та розуміння працівниками суб’єкта своїх обов’язків та повноважень у сфері запобігання та протидії;

6) забезпечує достатню інформованість та обізнаність керівника суб’єкта, відповідального працівника та інших працівників суб’єкта, залучених до проведення первинного фінансового моніторингу, щодо їхніх обов’язків у сфері запобігання та протидії, а також щодо притаманних ризик-профілю суб’єкта ризиків;

7) запроваджує та постійно вдосконалює внутрішній контроль з питань запобігання та протидії, зокрема, забезпечує своєчасне виявлення внутрішніми перевірками або шляхом проведення незалежного аудиту проблемних питань та ознак неналежної системи управління ризиками;

8) забезпечує здійснення на постійній основі проведення навчальних заходів для усіх працівників суб’єкта, залучених до проведення первинного фінансового моніторингу, з метою розуміння ними покладених на них обов’язків та порядку дій;

9) забезпечує перевірку наявності бездоганної ділової репутації в усіх працівників суб’єкта, залучених до проведення первинного фінансового моніторингу;

10) забезпечує перевірку відсутності громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь у керівника, заступників керівника суб’єкта, відповідального працівника (особи, яка тимчасово виконує повноваження відповідального працівника у разі його відсутності), інших працівників суб’єкта, залучених до проведення первинного фінансового моніторингу;

11) забезпечує своєчасне виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;

12) розробляє та здійснює заходи з належної перевірки клієнта з метою розуміння суті діяльності клієнта, мети та очікуваного характеру ділових відносин з ним, що дає змогу суб’єкту бути впевненим, що фінансові операції клієнта відповідають наявній у суб’єкта інформації про нього, ризик-профіль, включаючи у разі потреби джерела походження його коштів/статків, підстави володіння/розпорядження ними (прав на них), встановлення кінцевого бенефіціарного власника для виявлення підозрілих фінансових операцій (діяльності);

13) зберігає всі документи, дані, інформацію (у тому числі відповідні звіти, дозволи, файли), що стосуються виконання суб’єктом обов’язків у сфері запобігання та протидії, протягом строків, визначених законодавством у сфері запобігання та протидії;

14) своєчасно та в повному обсязі надає на запити Мін’юсту, територіального органу Мін’юсту, Держфінмоніторингу необхідні документи/інформацію/пояснення/аргументи, що належним чином підтверджують виконання суб’єктом вимог законодавства у сфері запобігання та протидії;

15) забезпечує розгляд проблемних та актуальних питань щодо належної організації та проведення первинного фінансового моніторингу.

3. Відповідальність за неналежну організацію та проведення первинного фінансового моніторингу несе керівник суб’єкта, а також відповідальний працівник суб’єкта.

4. Керівник суб’єкта у визначений ним строк розглядає такі питання у сфері запобігання та протидії:

1) результати моніторингу ділових відносин з клієнтами, за підсумками якого була виявлена підозріла діяльність клієнтів, та пропозиції щодо вжиття необхідних заходів стосовно таких клієнтів з метою мінімізації ризиків;

2) питання, пов’язані з пропозиціями щодо відмови у встановленні/продовженні ділових відносин з клієнтами (у тому числі в разі встановлення клієнту неприйнятно високого рівня ризику);

3) проблемні питання, що виникають у суб’єкта під час проведення заходів з належної перевірки клієнта;

4) зміни у законодавстві України у сфері запобігання та протидії та вжиття суб’єктом необхідних заходів у зв’язку із такими змінами (зокрема, оновлення внутрішніх документів суб’єкта з питань фінансового моніторингу) із зазначенням строків вжиття таких заходів;

5) питання щодо проведення навчальних заходів для працівників суб’єкта;

6) проблемні питання, пов’язані з установленням ділових відносин з політично значущою особою, членом її сім’ї або особою, пов’язаною з політично значущою особою, або інша особа, кінцевий бенефіціарний власник якої є політично значущою особою, членом її сім’ї або особою, пов’язаною з політично значущою особою, та/або їх обслуговуванням;

7) інші питання щодо виконання суб’єктам вимог законодавства у сфері запобігання та протидії, які потребують розгляду.

5. Суб’єкт забезпечує перевірку відсутності громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь у керівника, заступників керівника суб’єкта, відповідального працівника (особи, яка тимчасово виконує повноваження відповідального працівника у разі його відсутності), інших працівників суб’єкта, залучених до проведення первинного фінансового моніторингу, у порядку, встановленому пунктом 6 розділу III цього Положення.

6. Положення цього розділу застосовуються суб’єктами з урахуванням особливостей власної діяльності.

1. Положення цього розділу застосовуються суб’єктами, крім тих, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи (у тому числі адвокатів, які здійснюють свою діяльність індивідуально, нотаріусів та осіб, які надають юридичні послуги, послуги щодо створення, забезпечення діяльності або управління юридичними особами, трастами та іншими утвореннями без статусу юридичної особи як фізичні особи - підприємці).

2. Працівник, відповідальний за проведення фінансового моніторингу (далі - відповідальний працівник), призначається керівником суб’єкта не пізніше п’яти робочих днів з дня встановлення ділових відносин з клієнтом, що передбачає участь суб’єкта у фінансових операціях, визначених частиною першою статті 10 Закону, а для суб’єктів, зазначених у підпункті "е" пункту 7 частини другої статті 6 Закону, у фінансових операціях, передбачених абзацом дев’ятим пункту 2 розділу І цього Положення.

Відповідальний працівник суб’єкта призначається за посадою на рівні керівництва суб’єкта і є незалежним у своїй діяльності щодо проведення фінансового моніторингу та підзвітним тільки керівнику суб’єкта.

Виконання повноважень відповідального працівника може бути покладено на керівника суб’єкта відповідним органом управління суб’єкта або засновником(ами).

3. Суб’єкт повідомляє Держфінмоніторинг відповідно до встановленого Кабінетом Міністрів України порядку про:

призначення відповідального працівника або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки,- протягом трьох робочих днів з дня призначення;

звільнення відповідального працівника або особи, яка тимчасово виконувати його обов’язки,- протягом трьох робочих днів з дня звільнення;

зміну відомостей про відповідального працівника чи особу, яка тимчасово виконує його обов’язки,- протягом трьох робочих днів з дня настання відповідних змін.

4. Відповідальний працівник є особою, на яку покладаються організація та координація діяльності з проведення суб’єктом фінансового моніторингу.

У разі незгоди відповідального працівника з вказівками керівника суб’єкта щодо проведення фінансового моніторингу відповідальний працівник може повідомити про це Мін’юст з письмовим викладенням своїх заперечень.

5. Відповідальний працівник повинен відповідати таким вимогам:

мати бездоганну ділову репутацію;

не мати громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь;

мати вищу освіту;

мати досвід роботи не менше одного року у сфері запобігання та протидії або у відповідній сфері діяльності суб’єкта.

Відповідальний працівник повинен знати законодавство та міжнародні стандарти у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення, володіти навичками щодо їх застосування в практичній діяльності.

6. Призначення відповідального працівника здійснюється після перевірки відповідності такого працівника вимогам, установленим пунктом 5 цього розділу.

Перевірка відповідності відповідального працівника вимогам, встановленим пунктом 5 цього розділу, здійснюється керівником або особою, яка виконує його обов’язки, на підставі поданих ним оригіналів документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту та/або підвищення кваліфікації, довідки про відсутність судимості.

Документами, що підтверджують перевірку в особи, яка претендує бути відповідальним працівником, відсутність громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь, зокрема, є опитувальник та/або заява, що заповнюється/пишеться та підписується власноруч такою особою.

Перелік питань, що має містити опитувальник, складається суб’єктом у довільній формі та має надавати змогу перевірити інформацію щодо відсутності громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь в особи, яка претендує бути відповідальним працівником.

При перевірці відсутності громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь в особи, яка претендує бути відповідальним працівником, керівник або особа, яка виконує його обов’язки, має право також використовувати офіційні та/або надійні джерела інформації.

Такі документи або їх копії повинні зберігатись у суб’єктане менше п’яти років.

Відповідальність за достовірність наданої інформації та документів несе особа, що претендує бути відповідальним працівником.

У разі призначення відповідальним працівником керівника суб’єкта його перевірка здійснюється відповідним органом управління суб’єкта або засновником(ами).

Результати перевірки особи, що претендує бути відповідальним працівником, оформлюються письмовим висновком, який підписується керівником суб’єкта або особою, яка здійснювала перевірку, або затверджується відповідним органом управління суб’єкта.

Призначення особи відповідальним працівником є свідченням успішної перевірки його відповідності кваліфікаційним вимогам.

7. Особа, вперше призначена на посаду відповідального працівника, повинна протягом трьох місяців з дня призначення пройти навчання в установленому законодавством порядку.

Відповідальний працівник зобов’язаний підвищувати кваліфікацію шляхом проходження навчання не менше одного разу на три роки на базі відповідного навчального закладу, що належить до сфери управління Держфінмоніторингу, та в інших навчальних закладах за погодженням із Держфінмоніторингом.

8. На час відсутності (відпустка, відрядження, хвороба) відповідального працівника або у разі неможливості виконання покладених на нього обов’язків призначається особа, яка тимчасово буде виконувати його обов’язки.

На таку особу поширюються права та обов’язки, встановлені для відповідального працівника.

Особа, яка тимчасово виконуватиме обов’язки відповідального працівника, повинна відповідати вимогам, установленим пунктом 5 цього розділу, та пройти відповідно до внутрішніх документів з питань фінансового моніторингупідготовку щодо виконання вимог Закону.

Перевірка відповідності особи, яка тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника, вимогам, установленим цим Положенням, здійснюється в порядку, установленому пунктом 6 цього розділу.

9. У разі звільнення відповідального працівника керівник суб’єкта не пізніше п’яти робочих днів з дня після його звільнення призначає іншого відповідального працівника або особу, яка тимчасово буде виконувати його обов’язки.

Допускається виконання обов’язків відповідального працівника особою, яка тимчасово виконує його обов’язки, у разі звільнення відповідального працівника протягом строку, який не повинен перевищувати двох місяців.

10. Відповідальний працівник здійснює свої повноваження відповідно достатті 9 Закону на підставі посадової інструкції, яка затверджується керівником суб’єкта або особою, яка виконує його обов’язки. Відповідальний працівник підтверджує підписом факт ознайомлення з посадовою інструкцією.

Повноваження (права) та обов’язки, функції та завдання відповідального працівника, передбачені законодавством, його відповідальність за порушення вимог законодавства визначаються посадовою інструкцією суб’єкта.

11. Інформування відповідальним працівником керівника суб’єкта про виявлені фінансові операції та заходи, вжиті для реалізації норм законодавства у сфері запобігання та протидії, здійснюється не менше одного разу на місяць шляхом надання останньому інформації у письмовій довільній формі.

12. Ознайомлення керівника суб’єкта або особи, яка виконує його обов’язки, із наданою інформацією підтверджується підписом цієї особи.

13. Документи, наявність яких передбачена цим розділом, зберігаються не менше п’яти років з дня їх підписання (затвердження або погодження).

1. Положення цього розділу застосовуються суб’єктами, крім тих, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи (у тому числі адвокатів, які здійснюють свою діяльність індивідуально, нотаріусів та осіб, які надають юридичні послуги, послуги щодо створення, забезпечення діяльності або управління юридичними особами, трастами та іншими утвореннями без статусу юридичної особи як фізичні особи - підприємці).

2. Суб’єкт з урахуванням вимог законодавства, результатів національної оцінки ризиків та оцінки ризиків, притаманних його діяльності, міжнародних стандартів у цій сфері, розробляє, впроваджує та оновлює внутрішні документи з питань фінансового моніторингу.

Внутрішні документи з питань фінансового моніторингу повинні містити процедури, достатні для забезпечення ефективного управління ризиками, а також для запобігання використанню послуг та продуктів суб’єкта для легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

3. Правила фінансового моніторингу (далі - Правила) є внутрішнім документом суб’єкта, який визначає порядок вчинення дій працівниками суб’єкта щодо реалізації фінансового моніторингу та спрямований на недопущення використання суб’єкта з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

4. Програма проведення первинного фінансового моніторингу (далі - Програма) є окремим внутрішнім документом суб’єкта, який містить план організаційних заходів для проведення фінансового моніторингу.

5. Правила і Програма охоплюють специфіку проведення фінансового моніторингу за всіма напрямами діяльності суб’єкта, а також враховують особливості різних типів клієнтів та застосування суб’єктом ризик-орієнтованого підходу.

6. У новоствореному суб’єкті Правила і Програма розробляються відповідальним працівником та затверджуються керівником суб’єкта не пізніше дня проведення першої фінансової операції.

Суб’єкт здійснює оновлення Правил і Програми на постійній основі, але не пізніше трьох місяців із дня набрання чинності змінами до законодавства у сфері фінансового моніторингу або подій, що можуть вплинути на ризики легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

7. Правила принаймні мають складатися з таких окремих розділів:

опис внутрішньої системи фінансового моніторингу суб’єкта, який, зокрема, включає перелік посад окремих працівників суб’єкта, залучених до проведення фінансового моніторингу, механізм взаємодії між ними та відповідальним працівником, а також перелік прав та розподіл обов’язків між відповідальним працівником та іншими працівниками, які задіяні у проведенні фінансового моніторингу;

порядок постановки на облік (зняття з обліку) суб’єкта у Держфінмоніторингу;

порядок дій, який забезпечує здійснення заходів належної перевірки клієнта;

порядок виявлення суб’єктом розбіжностей між відомостями про кінцевого беніфіціарного власника, які містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, та інформацією, отриманою суб’єктом в результаті здійснення належної перевірки клієнта;

порядок визначення політично значущих осіб та порядок вжиття щодо них необхідних додаткових заходів;

порядок застосування ризик-орієнтованого підходу в діяльності суб’єкта, що включає: порядок оцінки та переоцінки ризик-профілю суб’єкта та ризик-профілю клієнта; вжиття належних заходів щодо управляння ризиками у спосіб та в обсязі, що забезпечать моніторинг; контроль ризиків з метою їх мінімізації;

критерії ризику легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення;

порядок відмови від встановлення (підтримання) ділових відносин, у тому числі шляхом розірвання ділових відносин, відмови від проведення фінансової операції;

порядок моніторингу фінансових операцій клієнта;

порядок забезпечення виявлення, зокрема з використанням засобів автоматизації, фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;

порядок повідомлення Держфінмоніторингу про відмову від встановлення (підтримання) ділових відносин/проведення фінансової операції;

порядок виявлення, подання Держфінмоніторингу інформації про підозрілі фінансові операції, а також надання обґрунтованих висновків, копій документів та іншої інформації, на основі яких сформовано підозру, та додаткову інформацію;

порядок повідомлення Мін’юсту як держателю Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та структуру власності клієнта (зокрема про виявлення неповноти, неточностей чи помилок в інформації про кінцевого бенефіціарного власника або про структуру власності такого клієнта, що міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань);

порядок надання інформації на запит Держфінмоніторингу;

порядок забезпечення таємниці фінансового моніторингу;

порядок зберігання документів щодо належної перевірки клієнтів, оцінки та переоцінки ризиків, а також усіх документів, що стосуються проведення фінансової операції та ділових відносин з клієнтом;

порядок вчинення дій щодо направлення запитів до органів державної влади з метою виконання завдань, покладених на суб’єкта Законом;

порядок повідомлення керівника суб’єкта та/або відповідального працівника про порушення вимог законодавства у сфері запобігання та протидії, у тому числі без зазначення авторства (анонімно), із забезпеченням відповідних засобів;

порядок проведення внутрішніх перевірок діяльності суб’єкта на предмет дотримання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії;

порядок проведення навчальних заходів для працівників суб’єкта;

порядок ознайомлення працівників суб’єкта з внутрішніми документами суб’єкта.

8. Програма принаймні має містити такі заходи з відповідними строками їх виконання та визначенням осіб, які відповідають за їх виконання:

призначення/звільнення відповідального працівника / призначення особи, яка тимчасово буде виконувати обов’язки відповідального працівника у разі його відсутності;

зміна відомостей про відповідального працівника / особу, яка тимчасово виконує його обов’язки;

розробка та затвердження посадової інструкції відповідального працівника;

розробка і оновлення Правил і Програми;

надсилання інформації: пропризначення/звільнення відповідального працівника / призначення особи, яка тимчасово буде виконувати обов’язки відповідального працівника у разі його відсутності; зміну відомостей про відповідального працівника / особу, яка тимчасово виконує його обов’язки, до Держфінмоніторингу;

попередження працівників суб’єкта про відповідальність за порушення внутрішніх документів з питань фінансового моніторингута законодавства у сфері запобігання та протидії;

забезпечення підвищення кваліфікації відповідального працівника;

підготовка персоналу щодо виконання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії шляхом проведення освітньої та практичної роботи;

проведення внутрішніх перевірок суб’єкта на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії або незалежного аудиту своєї діяльності у цій сфері.

9. У разі наявності у суб’єкта філій, інших відокремлених підрозділів та дочірніх підприємств, які розташовані в державах, у яких рекомендації Групи з розробки фінансових заходів боротьби з відмиванням грошей (FATF) не застосовуються або застосовуються недостатньою мірою, Правила передбачають проведення оцінки заходів запобігання та протидії, що здійснюються у таких державах. У разі коли здійснення зазначених заходів не дозволяється законодавством такої держави, суб’єкт зобов’язаний повідомити Мін’юст про відповідні запобіжні заходи, які суб’єкт буде вживати для мінімізації ризиків використання діяльності філій, інших відокремлених підрозділів та дочірніх компаній з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму чи фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

Правила містять перелік запобіжних заходів, спрямованих на здійснення посилених заходів належної перевірки до встановлення ділових відносин з особами або компаніями таких держав; повідомлення Держфінмоніторингу про фінансові операції з клієнтами відповідних держав; попередження клієнтів про те, що операції з фізичними або юридичними особами, трастами або іншими подібними правовими утвореннями у відповідних державах можуть містити ризик легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму чи фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

1. Положення цього розділу застосовуються суб’єктами, крім тих, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи (у тому числі адвокатів, які здійснюють свою діяльність індивідуально, нотаріусів та осіб, які надають юридичні послуги, послуги щодо створення, забезпечення діяльності або управління юридичними особами, трастами та іншими утвореннями без статусу юридичної особи як фізичні особи - підприємці).

2. Суб’єкт може розробити та запровадити засоби комунікацій з метою інформування працівниками керівника та/або відповідального працівника суб’єкта про порушення вимог законодавства у сфері запобігання та протидії (далі - повідомлення про порушення).

3. Процедури щодо повідомлення про порушення працівником суб’єкта мають містити:

1) порядок надання працівниками повідомлень (у тому числі з використанням засобів автоматизації (за наявності)) про порушення;

2) порядок отримання та розгляду керівником та/або відповідальним працівником суб’єкта повідомлень про порушення;

3) порядок забезпечення захисту працівників, які повідомили про порушення.

4. Порядок інформування має передбачати можливість надання повідомлень про порушення як анонімно, так і, зазначаючи авторство.

5. Суб’єкт може передбачити різні способи отримання повідомлень про порушення, зокрема за допомогою листування (електронною поштою (e-mail), факсом, поштовим відправленням на адресу суб’єкта), телефонної "гарячої лінії", запиту на особистий прийом до керівника та/або відповідального працівника суб’єкта, заповнення форми на вебсайті суб’єкта, інших засобів.

6. Повідомлення про порушення може містити рекомендований мінімальний перелік відомостей, а саме:

1) дату/період проведення фінансових операцій;

2) валюту і суму кожної фінансової операції;

3) учасників фінансових операцій та їх роль;

4) фактичних вигодоодержувачів (у разі наявності інформації);

5) зміст фінансових операцій;

6) наявні ознаки легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та/або фінансування розповсюдження зброї масового знищення;

7) за яких обставин (засобів) виявлено фінансові операції;

8) посилання на положення нормативно-правових актів у сфері запобігання та протидії, що були порушені.

7. Суб’єкт має забезпечити ознайомлення працівників з наявними засобами та способами комунікацій суб’єкта для подання повідомлення про порушення.

8. Навчальні заходи, організовані суб’єктом, мають містити частину, у якій роз’яснюється, що саме працівнику суб’єкта рекомендується зазначати в повідомленні про порушення в разі здійснення ним анонімного інформування.

9. Суб’єкт забезпечує захист працівників, які подали повідомлення про порушення. Суб’єкту заборонено: звільнення чи примушення до звільнення, притягнення до дисциплінарної відповідальності чи піддання іншим негативним заходам впливу (переведення, атестація (переатестація), зміна умов праці, відмова в призначенні на вищу посаду, скорочення заробітної плати тощо), або піддання загрозі таких заходів впливу у зв’язку з поданням працівником повідомлення про порушення.

1. Суб’єкти при виконанні обов’язків щодо фінансових операцій, передбачених пунктом 1 частини першої статті 10 Закону, абзацу дев’ятого пункту 2 розділу І цього Положення, здійснюють належну перевірку клієнта за умов, передбачених частиною четвертою статті 11 Закону, крім суб’єктів, які здійснюють свою діяльність без встановлення ділових відносин.

Суб’єкти, які здійснюють свою діяльність без встановлення ділових відносин, проводять належну перевірку в разі:

наявності підозри;

виникнення сумнівів у достовірності чи повноті раніше отриманих ідентифікаційних даних клієнта;

проведення разової фінансової операції, передбаченої пунктом 1 частини першої статті 10 Закону, без встановлення ділових відносин з клієнтами, якщо сума фінансової операції дорівнює або перевищує суму, визначену частиною першою статті 20 Закону.

2. Суб’єкт з урахуванням особливостей власної діяльності, зобов’язаний здійснювати кожен із заходів належної перевірки.

Обсяг дій при здійсненні кожного із заходів належної перевірки визначається суб’єктом з урахуванням ризик-профілю клієнта, зокрема рівня ризику, мети ділових відносин, суми здійснюваних операцій, регулярності або тривалості ділових відносин.

3. Належна перевірка клієнта здійснюється керівником або відповідальним працівником, або іншими працівниками суб’єкта, визначеними внутрішніми документами суб’єкта.

Суб’єкти, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, здійснюють належну перевірку клієнта безпосередньо.

4. При проведенні належної перевірки клієнта суб’єкт складає анкету.

Анкета є внутрішнім документом суб’єкта, який заповнюється і підписується керівником або відповідальним працівником суб’єкта, або іншим працівником суб’єкта, визначеним внутрішніми документами з питань фінансового моніторингу, а у випадку здійснення діяльності одноособово - безпосередньо суб’єктом.

Анкета формується за результатами здійснення належної перевірки клієнта до проведення першої фінансової операції.

В анкеті за результатами проведення належної перевірки клієнтів має міститись перелік інформації, що наведено в додатках 1-4 до Положення.

Суб’єкт має право за потреби доповнювати анкету додатковими даними.

Суб’єкт вносить до анкети інформацію (дані), достовірність якої (яких) підтверджується наявними у суб’єкта відповідними документами (їх копіями), а також інформацію, отриману від клієнта, з офіційних, надійних та інших джерел.

Анкета має містити інформацію, отриману в результаті належної перевірки клієнта, достатню для подання до Держфінмоніторингу в установлених законодавством випадках повідомлення.

Анкета доповнюється новими або уточненими даними протягом 10 робочих днів за результатами вжитих суб’єктом заходів щодо актуалізації даних про клієнта. Такі дії здійснюються суб’єктом у разі встановлення з клієнтом ділових відносин.

5. Ідентифікація та верифікація клієнта (представника клієнта) здійснюються до встановлення ділових відносин, вчинення правочинів, проведення фінансової операції.

З метою неперешкоджання звичайній діловій практиці верифікація клієнта може здійснюватися за необхідності під час встановлення ділових відносин. У такому разі здійснення верифікації має бути завершене як найшвидше після першого контакту з клієнтом, за умови здійснення ефективного управління ризиками легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

Фінансові операції з існуючими клієнтами (з якими встановлені ділові відносини), які раніше не були ідентифіковані, проводяться суб’єктом після здійснення ідентифікації таких клієнтів у встановленому порядку.

6. Суб’єкти, що виконують свої обов’язки без встановлення ділових відносин, здійснюють ідентифікацію та верифікацію клієнта (його представника) при кожному його зверненні.

Повторна ідентифікація та верифікація клієнта (його представника), який здійснював фінансову операцію без встановлення ділових відносин протягом року перед наступним зверненням та раніше був ідентифікований та верифікований згідно з вимогами закону, не є обов’язковою за умови відсутності у суб’єкта підозр та/або підстав вважати, що наявні документи, дані та/або інформація про клієнта (представника клієнта) є не чинними (недійсними) та/або неактуальними.

Повторна ідентифікація та верифікація клієнта (його представника), з якими встановлені ділові відносини, не є обов’язковими, якщо ця особа раніше була ідентифікована та верифікована згідно з вимогами закону, за умови відсутності у суб’єкта підозр та/або підстав вважати, що наявні документи, дані та/або інформація про клієнта (представника клієнта) є не чинними (недійсними) та/або неактуальними.

7. Суб’єкт зобов’язаний під час здійснення ідентифікації клієнта інформувати його про покладені на такого суб’єкта зобов’язання щодо обробки персональних даних для цілей запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.

Обробка персональних даних здійснюється суб’єктом без отримання згоди клієнта (суб’єкта персональних даних).

8. Суб’єкт під час здійснення ідентифікації отримує такі ідентифікаційні дані:

1) для фізичної особи - відомості, зазначені у пункті 1 частини дев’ятої та у пункті 1 частини десятої статті 11 Закону;

2) для фізичної особи - підприємця - відомості, зазначені у пункті 2 частини дев’ятої статті 11 Закону;

3) для електронного резидента (е-резидента) - відомості, зазначені у пункті 1-1 частини десятої статті 11 Закону;

4) для юридичної особи - відомості, зазначені у пункті 3 частини дев’ятої та у пункті 2 частини десятої статті 11 Закону;

5) для трасту або іншого подібного правового утворення, що не є юридичними особами - відомості, зазначені у пункті 3 частини десятої статті 11 Закону;

6) для органів державної влади України - повне найменування, місцезнаходження, реквізити розпорядчого акта (крім тих, що здійснюють діяльність на підставі законодавства України), на підставі якого створено юридичну особу (найменування, дата прийняття/підписання, номер розпорядчого акта), ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (далі - код за ЄДРПОУ), ідентифікаційні дані осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та/або майном;

7) для підприємств державної власності - повне найменування, місцезнаходження, реквізити розпорядчого акта, яким створено підприємство (найменування, дата прийняття/підписання, номер розпорядчого акта), код за ЄДРПОУ, ідентифікаційні дані осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та/або майном;

8) для міжнародної установи чи організації (її представництва), в яких бере участь Україна відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, а також міжнародних договорів України, що не підлягають ратифікації,- дату укладення, номер, дату ратифікації Україною договору (за наявності); ідентифікаційні дані осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та/або майном на території України;

9) для представництв установ, органів, офісів або агентств Європейського Союзу - повне найменування; місцезнаходження; відомості про нормативний акт та/або договір, на підставі якого створено таку установу, орган, офіс або агентство; ідентифікаційні дані осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та/або майном на території України;

10) для дипломатичних представництв іноземних держав, акредитованих в Україні в установленому порядку,- повне найменування; місцезнаходження на території України; відомості про документ, що підтверджує акредитацію на території України; ідентифікаційні дані осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та/або майном на території України.

9. Якщо немає підозр щодо достовірності (чинності) документів та/або інформації, то суб’єкт може не здійснювати верифікацію одержаних від клієнта таких даних:

1) реквізити банку, в якому відкрито рахунок клієнту, та номер поточного рахунку;

2) місце проживання або місце перебування фізичної особи - резидента України (місце проживання або місце тимчасового перебування фізичної особи - нерезидента в Україні);

3) відомості про виконавчий орган (органи управління);

4) інша інформація, необхідна для з’ясування мети та характеру майбутніх ділових відносин, проведення на постійній основі моніторингу ділових відносин та фінансових операцій клієнта, встановлених суб’єктом на підставі офіційних документів та/або інформації, одержаної від клієнта (представника клієнта) та засвідченої ним, а також з інших офіційних та/або надійних джерел, якщо така інформація є відкритою.

10. Суб’єкт може здійснити ідентифікацію на підставі інформації, отриманої від клієнта (представника клієнта), або одночасно на підставі офіційних документів та/або інформації, отриманої суб’єктом з метою здійснення верифікації клієнта.

11. У разі якщо клієнт (особа) діє як представник іншої особи чи від імені або в інтересах іншої особи, суб’єкт зобов’язаний ідентифікувати також особу, від імені або в інтересах якої проводиться фінансова операція, та встановити її кінцевого бенефіціарного власника або встановити вигодоодержувача (вигодонабувача) за фінансовою операцією.

Суб’єкт отримує необхідні ідентифікаційні дані такої особи з офіційних документів (їх копій), зокрема, довіреності, інформації, наданої та засвідченої представником, та з інших джерел.

У разі якщо особа діє як представник клієнта, суб’єкт повинен перевірити на підставі офіційних документів наявність у цієї особи відповідних повноважень, а також здійснити ідентифікацію та верифікацію такої особи.

Документи, видані на території іноземної держави, що підтверджують повноваження представника клієнта, мають бути легалізовані в установленому порядку, якщо інше не передбачено законодавством або міжнародним договором України. Копії цих документів мають бути нотаріально засвідчені.

12. Суб’єкт встановлює такі дані щодо вигодоодержувача (вигодонабувача) за фінансовою операцією:

1) для фізичної особи - прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), дату народження, країну громадянства та постійного місця проживання;

2) для юридичної особи - повне найменування, місцезнаходження, дату та орган реєстрації юридичної особи, дані, що дають змогу встановити кінцевих бенефіціарних власників.

Суб’єкт встановлює вигодоодержувача на підставі документів та/або інформації, наданих особою, яка діє на користь або в інтересах вигодоодержувача, а також з інших джерел, якщо відповідна інформація є публічною (відкритою).

13. Суб’єкт відповідно до законодавства зобов’язаний на підставі офіційних документів або інформації, отриманої з офіційних та/або надійних джерел (якщо інше не передбачено Законом), здійснювати верифікацію.

Офіційні документи мають бути чинними (дійсними) на момент їх подання та включати всі необхідні ідентифікаційні дані.

Офіційними джерелами є автоматизовані інформаційні і довідкові системи, реєстри, бази та банки даних, держателем (адміністратором) яких є державні органи або органи місцевого самоврядування, а також відповідні органи іноземних держав та міжнародних, міжурядових організацій.

Надійними джерелами вважаються: офіційні засоби розкриття інформації (включаючи інтернет-сторінки) Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Національного банку України, Державної служби фінансового моніторингу, Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку, органів виконавчої влади України, органів місцевого самоврядування, а також відповідні інтернет-сторінки органів іноземних держав, міжнародних, міжурядових організацій, задія-них у сфері боротьби з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванням тероризму та фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення.

Копії (або копії-витяги, копія з копії) офіційних документів, на підставі яких суб’єкт здійснив верифікацію клієнта (представника клієнта), засвідчуються суб’єктом, який має оглянути оригінал документа, проставити на копії (копії-витягу, копії з копії) відмітку "з оригіналом згідно", та скріпити її підписом та зазначити дату і час засвідчення.

У тому ж порядку суб’єкт оглядає копії (копії-витяги) офіційних документів та засвідчує копії з таких копій у разі, якщо верифікація клієнта (представника клієнта) здійснювалась на підставі копій документів, засвідчених нотаріально або органом, який видав документ, або будь-яким іншим органом, уповноваженим на їх офіційне засвідчення.

14. Суб’єкт здійснює верифікацію клієнта, що є суб’єктом господарювання, в частині ідентифікаційних даних, що стосуються його державної реєстрації, на підставі даних, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - ЄДР), зокрема, отриманих у вигляді безоплатного доступу через портал електронних сервісів.

Суб’єкт отримує установчі документи юридичної особи шляхом їх пошуку за кодом доступу, наданим/введеним представником клієнта або безпосереднього доступу.