Про затвердження Інструкції про ведення обліку й оформлення операцій із зерном і продуктами його переробки на хлібоприймальних та зернопереробних підприємствах

7.1. Для контролю за зберіганням зерна і визначенням закономірності убутку в масі зерна на зернових складах ведеться кількісно-якісний облік зерна в розрізі культур, класів, років урожаю, місць зберігання та матеріально відповідальних осіб.

7.2. Зерно власника, прийняте на тимчасове зберігання, розміщується окремо, але в разі відсутності складської місткості може розміщуватися разом з однорідним за якістю зерном інших власників, знеособлено.

7.3. Складський облік (форма N ЗХС-37) ведеться загальний за обліковими партіями з додатком реєстру руху та залишків за власниками, що відповідає формі N ЗХС-37 (кожного дня при русі зерна). Складський облік за формою N ЗХС-37 ведеться кожною матеріально відповідальною особою за усіма обліковими партіями зерна та за тарою, що зберігаються у матеріально відповідальної особи. До форми N ЗХС-37 бухгалтерією підприємства додається додаток "Реєстр руху та залишків зерна" за власниками за формою N ЗХС-37 (з відміткою виду руху зерна - видатки, надходження, переоформлення).

У звіті за формою N ЗХС-37 за кожним видом зерна і тари вказується за добу: залишок їх на початок дня, надходження та видатки за день і залишок на кінець дня.

7.4 При надходженні зерна з інших підприємств матеріально відповідальна особа оприбутковує у своєму звіті форми N ЗХС-37 кількість, що фактично виявилася при зважуванні.

7.5. У книгах кількісно-якісного обліку форми N 36 надходження зерна оприбутковується за кількістю згідно з формою N ЗХС-37 та первинними обліковими документами.

7.6. Нестачі (лишки) хлібопродуктів у порівнянні з документами відправника списуються (оприбутковуються) матеріально відповідальною особою підприємства-вантажоотримувача за звітом форми N ЗХС-37 на підставі приймальних актів форм N 14, N 15, комерційних актів або залізничних (водних) накладних.

7.7. Відвантаження (видатки) зерна записують у "видатки" за фактичною вагою.

7.8. Складські звіти складаються у двох примірниках. Перший разом із первинними документами матеріально відповідальна особа здає бухгалтеру кількісно-якісного обліку, який перевіряє правильність складання складського звіту, наявність первинних та інших передбачених цією інструкцією документів, факт приймання звіту і документів бухгалтер засвідчує своїм підписом на другому примірнику складського звіту, який залишається у матеріально відповідальної особи. Нумерація складських звітів починається із маркетингового року (із першого дня надходження зерна нового урожаю) або після інвентаризації партій. У звітності обов'язково зазначається рік урожаю партії зерна, що зберігається.

7.9. При проведенні інвентаризації відомості зважувань списуються у видатки за діючою звітністю та оприбутковуються за відкритими після інвентаризації складськими звітами.

Підчищення і помарки у звітах не допускаються. При виявленні в звітах неправильних записів вони підлягають перескладанню.

7.10. Кількісно-якісний облік (форма N 36) ведеться в загальних книгах кількісно-якісного обліку та окремо за кожним особовим рахунком власника таким чином:

форма N 36 - загальна, в яку на підставі первинних документів, що додаються до загального складського звіту форми N 37, заносяться дані про рух хлібопродуктів при надходженні на підприємство та відпуск за його межі, списання відходів, відпуск у переробку згідно з відомостями зважування форми N 171а або N 171б;

форма N 36 - на кожного окремого власника (особові рахунки), в яку на підставі первинних документів, що додаються до форми ЗХС N 37 в розрізі власників, заносяться дані про рух хлібопродуктів власника (надходження на підприємство та відпуск за його межі, переоформлення, списання відходів при проведенні доробки зерна, відпуск у переробку). Кількісно-якісні показники переоформлення в надходженні та видатковій частині усіх особових рахунків партії повинні бути ідентичні.

7.11. Зерно, крім упакованого в мішки стандартною масою, враховується в книгах кількісно-якісного обліку із зазначенням фізичної маси, фактичної вологості та смітної домішки; щодо кукурудзи в качанах - із зазначенням фізичної маси кукурудзи в качанах, вологості зерна і вологості качанів, виходу зерна з качанів. Продукція в нестандартному пакуванні - за кількістю місць, масою і вологістю.

Облік відходів I, II і III категорій у книгах форми N 36 ведеться за масою.

7.12. Загальні книги кількісно-якісного обліку ведуться за місцями зберігання, а при необхідності - за групою зерносховищ, що знаходяться на обліку однієї матеріально відповідальної особи з особовими рахунками на кожну культуру, клас, з виділенням кожної партії сортового насіння, сортів пивовареного ячменю, натуральних сумішей зерна, а для борошна і круп за кожним сортом і видом.

Горох жовтий і зелений, горох сірий та суміш типів (підтипів) у складському, кількісно-якісному і бухгалтерському обліку обліковуються за типами.

7.13. Кількісно-якісний облік комбікормів ведеться за видами.

7.14. Складський облік комбікормів ведеться за кожним рецептом окремо.

7.15. Продукти, які отримані при очищенні, переробці зерна і калібруванні кукурудзи, обліковуються в книгах кількісно-якісного обліку форми N 36 окремо за видами відповідно до "Класифікації продуктів, які отримані при очищенні, переробці зерна і калібруванні кукурудзи на підприємствах галузі хлібопродуктів" (додаток 3).

7.16. Зернова суміш від первинної доробки повинна розміщуватися в складах і обліковуватись окремо залежно від культури та класу зерна, від якого вона отримана.

7.17. Відходи I категорії обліковуються за такими видами:

а) зернові відходи з вмістом зерна більш 30 до 50% включно, окремо від зернових і олійних культур;

б) зернові відходи з вмістом зерна більш 10 до 30% включно, окремо від зернових і олійних культур;

в) борошняні витряски і борошняні змітки;

г) пил оббивний білий.

7.18. Продукція, яка запакована в мішки стандартною масою, у випадках розтарування для відпуску через склади безтарного зберігання (бункера) за фактичною масою підлягає обліку в книгах кількісно-якісного обліку за кількістю місць, масою і вологістю. На таку продукцію зерновим складом складаються акти зачистки за формою N 30, які затверджуються Держсільгоспінспекцією.

7.19. Облік ведеться в книгах кількісно-якісного обліку (форма N 36) в ручному або електронному вигляді з обов'язковим підтвердженням паперовими носіями за формою, наведеною у додатку 9.

7.20. При веденні кількісно-якісного обліку в електронному вигляді кожна сторінка повинна мати порядкову нумерацію, завірятися підписом головного бухгалтера та відповідальною особою за ведення форми N 36; друкування форми N 36 за наявності руху проводиться щоденно. Роздрукована загальна форма N 36 щомісяця звіряється з первинними документами та з даними особових рахунків зберігачів, підписується головним бухгалтером, начальником ВТЛ, прошнуровується та скріплюється печаткою підприємства.

7.21. Ведення кількісно-якісного обліку покладається на спеціально виділеного керівником підприємства кваліфікованого спеціаліста.

7.22. На обкладинці книги форми N 36, що видається спеціалісту, який веде книгу, повинні бути зазначені: назва підприємства, номер книги, культура, на яку заведена книга, клас, прізвище, ім'я, по батькові матеріально відповідальної особи.

7.23. Записи в книзі форми N 36 за особовими рахунками власників повинні відображати операції за надходженням, відпуском та переоформленням.

7.24. Оприбуткування та видатки проводяться відповідно до первинних прибутково-видаткових документів: перелік реєстрів накладних форм NN ЗХС-5, ЗХС-3, ЗХС-4, приймальний акт на багатовагонне (баржеве) надходження зерна (форма N 14), відомості залізничних і водних накладних на їх відвантаження (форма N 20). У цьому разі підраховані в зазначених вище документах підсумки центнеро-відсотків за вологістю і смітною домішкою наводяться в графах 9, 10, 13, 14, а графи 5 і 6 не заповнюються.

7.25. Записи за обліком недовантаження і перевантаження зерна згідно з претензіями вантажоодержувачів проводяться у видатковій частині книги (форма N 36):

перевантаження - чорним записом на збільшення видатків;

недовантаження - червоним записом на зменшення видатків.

7.26. Записи в книгах форми N 36 проводяться щодня, але не пізніше дня, наступного за операційним.

У графах 9 і 13 вказуються центнеро-відсотки за вологістю, а в графах 10 і 14 - центнеро-відсотки за смітною домішкою (маси, помноженої на % вологості чи смітної домішки).

Центнеро-відсотки проставляються в цілих одиницях, частки менше 0,5 - відкидаються, а 0,5 і більше - приймаються за одиницю.

Показники вологості і смітної домішки записуються в книгах форми N 36 з точністю до 0,1%.

7.27. Середньозважена якість за вологістю і смітною домішкою за визначений період часу визначається шляхом ділення суми центнеро-відсотків на масу зерна чи продукції, зазначену в графах 8 чи 12 форми N 36 за той самий період. Середньозважена якість визначається з точністю до 0,01%.

7.28. Підсумки за графами 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 і 14 форми N 36 виводяться щодня за місяць з початку надходження. В графах 15 і 16 форми N 36 записується залишок (до залишку попереднього періоду додається надходження і віднімається видаток). Залишок визначається щодня, якщо протягом дня були операції з надходження та відпуску.

Довідково на полях форми N 36 (після залишку) відображається попереднє списання втрати від зниження вологості при сушінні (у кілограмах).

7.29. В графі 17 форми N 36 матеріально відповідальна особа щодекади засвідчує своїм підписом достовірність виведених залишків.

7.30. Головний бухгалтер, заступник керівника з якості (начальник ВТЛ) щомісяця перевіряють правильність записів у книгах форми N 36: перший - у частині центнеро-відсотків і залишків, другий і третій - у частині показників якості. Про перевірку робиться запис в особових рахунках книги форми N 36.

7.31. Якщо книги кількісно-якісного обліку ведуться вручну, всі записи в книгах форми N 36 здійснюються ручкою.

На заводах (цехах) з оброблення гібридного і сортового насіння кукурудзи кількісно-якісний облік кукурудзи в качанах ведеться в книгах за формою N 36а.

7.32. Нестачі (лишки) зерна у порівнянні з документами відправника списуються (оприбутковуються) матеріально відповідальною особою підприємства-отримувача в книгах кількісно-якісного обліку форми N 36 на підставі приймальних актів форм N 14, N 15, комерційних актів або залізничних (водних) накладних.

7.33. У книгах кількісно-якісного обліку якість зерна і продукції, що надійшла від інших підприємств, записується за даними:

ВТЛ одержувача - при надходженні вантажу без документів про якість (за наявності претензій - за результатами арбітражу);

ВТЛ одержувача, коли при порівнянні з документами відправника розбіжності в якості не перевищують норми допустимих відхилень;

документа Держсільгоспінспекції, коли при порівнянні з даними відправника розбіжності в якості перевищують норми допустимих відхилень;

посвідчення про якість відправника, коли розбіжності в якості понад допустимі відхилення не оскаржувались;

нового документа про якість, виписаного за результатами акта спільного визначення якості зерна.

7.34. Внесення змін до книг форми N 36 про результати остаточного визначення якості відвантаженого зерна є обов'язковим для двох сторін.

Якість зерна, вивезеного з підзвітних підприємств, відображається в книгах форми N 36 (основного та підзвітного) за даними ВТЛ основного підприємства.

Кожна реалізована партія зерна списується в книгах кількісно-якісного обліку на підставі товарно-транспортних накладних, накладних на переміщення (форма N 19) та документів, що засвідчують якість.

7.35. При переміщенні зерна з одних сховищ в інші, розташованих на одній території підприємства, де різні матеріально відповідальні особи, в книгах кількісно-якісного обліку списується у видаток і оприбутковується та сама маса із зазначенням показників якості, визначених ВТЛ.

7.36. Продукція в мішках стандартною масою, яка піддавалася доробці на підприємстві в зв'язку з порушенням заводського пакування чи пакування іноземного постачальника, відпускається споживачам за масою і підлягає обліку в книгах кількісно-якісного обліку згідно з актами на доробку форми N 32 за кількістю місць, фактичною масою і вологістю, визначеною ВТЛ.

Після повної реалізації партії доробленої продукції складається акт зачистки форми N 30, який розглядається і затверджується Держсільгоспінспекцією.

7.37. Відходи на підставі актів на очищення і доробку (форма N 32 і форма N 34) списуються з рахунку зерна в книгах кількісно-якісного обліку за фактичною масою та якістю і оприбутковуються за місцем їх зберігання.

7.38. Вологість відходів III категорії не визначається ВТЛ. У книзі кількісно-якісного обліку відходи III категорії списуються з рахунку основної культури із врахуванням її вологості до доробки, зазначеної в акті на очищення зерна (форма N 34).

7.39. На елеваторах і підприємствах, що мають зерноочисні машини і механізовані лінії, де за технологічною схемою отримані при операціях із зерном відходи за культурами не розділяються, їх списання з основних культур проводиться пропорційно до маси зниження смітної та зернової домішок кожної доробленої культури зерна.

7.40. Загальна маса відходів визначається зважуванням і оформляється актом форми N 34.

Аналогічно проводиться операція з розподілу відходів між власниками при очищенні загальної партії.

Приклад розподілу загальної отриманої кількості відходів за культурами чи власниками наведено в додатку 10.

7.41. Аспіраційний пил списується пропорційно масі переміщеного (приймання, відпуск, внутрішнє переміщення) зерна за культурами та за власниками згідно з актом розподілу.

При списанні аспіраційного пилу у видатках в книгах кількісно-якісного обліку вказується середньозважена вологість культури при переміщенні її за відповідний період. Зачистки пилових камер проводяться не рідше одного разу на місяць.

7.42. При повному використанні кожної партії зерна, що обліковується окремо (крім упакованої в мішки стандартною масою), чи при наявності незначних залишків зерна і насіння олійних культур (в механізованих складах, обладнаних стаціонарними вагами, - менше 200 т, немеханізованих - менше 70 т і на складах підзвітного підприємства - менше 15 т) матеріально відповідальна особа і головний бухгалтер доповідають письмово про це керівнику підприємства, який доручає комісії із зачистки перевірити повноту зачистки і організувати оформлення зачистки партії чи забезпечити переважування залишків із складанням акта зачистки в установленому порядку.

7.43. Переважування сортового насіння зернових і олійних культур проводиться в тих випадках, коли залишки окремих партій становлять менше 10 т.

7.44. Залишки зважуються за участю матеріально відповідальної особи і комісії, призначеної керівником підприємства.

7.45. До початку заготівель зерна нового врожаю всі партії зерна і насіння олійних культур із залишком менше 200 т повинні бути переважені, а результати оформлені актами зачистки.

7.46. Не допускається об'єднання особових рахунків зерна і насіння олійних культур нового і старого врожаїв, які не були проінвентаризовані.

Змішування партій допускається у випадках згідно з пунктами 3.14 і 3.15 "Инструкции по хранению зерна, маслосемян, муки и крупы", затвердженої наказом Міністерства хлібопродуктів СРСР від 24.06.88 N 185.

7.47. При передачі хлібопродуктів однієї матеріально відповідальної особи іншій участь у переважуванні зерна і продукції обох матеріально відповідальних осіб обов'язкова.

7.48. У книгах кількісно-якісного обліку особові рахунки зачищених і перевірених інспектором Держсільгоспінспекції партій закриваються бухгалтерією після затвердження актів зачистки начальником Держсільгоспінспекції.

Нові рахунки перевірених партій відкриваються згідно з фактичним залишком, встановленим при переважуванні, та фактичною якістю, визначеною ВТЛ.

7.49. Претензії вантажоодержувачів, що надійшли за недовантаження і перевантаження зерна, відвантаженого до зачистки чи інвентаризації, а також відвантаженого за участю інвентаризаційної комісії, відображаються в книзі кількісно-якісного обліку старого особового рахунку даної культури, в зв'язку з чим перескладається акт зачистки. У перескладеному акті маса за рядком: "залишок за переважуванням на 20___рік" не змінюється; маса за рядком "видача з 20___року до 20___року" зменшується на масу недовантаження чи збільшується на масу перевантаження.

Перескладений акт подається на затвердження в Держсільгоспінспекцію.

7.50. На комбікормових підприємствах побічні продукти, що надійшли для переробки, розміщуються в складах сировини і враховуються в книгах кількісно-якісного обліку. Облік побічних продуктів за культурами, від яких ці продукти отримані, слід вести відповідно до фактичного розміщення їх у складах сировини залежно від умов кожного підприємства. Зерносуміші злакових і бобових культур слід розміщувати в складах сировини і враховувати окремо.

7.51. На кожну однорідну партію зерна, насіння і продукції лабораторією виписуються штабельні ярлики (форм N 77, N 78 і N 91), які знаходяться в складі біля партій, що зберігаються.

7.52. Порядкові номери штабелям присвоюються в порядку надходження партій, починаючи з 1 січня кожного року. Присвоювати штабелям однакові номери протягом року не допускається.

7.53. Склад продукції розділяють на відділення (секції), які отримують постійний порядковий номер, що в штабельному ярлику позначають у вигляді знаменника; чисельником проставляють порядковий номер штабеля.

За наявності декількох складів для продукції ведуть нумерацію відділень (секцій), починаючи з першого номера в складі N 1 і закінчуючи останнім номером відділення (секції) в останньому складі.

7.54. За продукцією в мішках стандартною масою ведеться повагонний штабельний облік. Для цього розміщення продукції, яка надходить залізницею, проводиться у повагонних штабелях.

7.55. Об'єднання різних розпочатих штабелів і перекладання продукції з одного штабеля в інший не допускається.

7.56. Кожному розвантаженому вагону з продукцією присвоюється штабельний порядковий номер, який вказується в приймальному акті, штабельному ярлику і в документах на відпуск.

На підставі цих даних працівник, який веде штабельний облік, перевіряє відповідність фактичної наявності продукції залишкам за даними повагонного обліку.

7.57. Борошно і крупи, що надходять з вибійного відділення підприємства до складу, складаються в штабелі за датами позмінного виробітку не більше вагонної партії.

7.58. Після відпуску партії продукції штабельні ярлики завіряються підписом матеріально відповідальної особи і передаються у ВТЛ, де зберігаються протягом одного року.

1.1. Зачистка партій зерна і продукції проводиться комісією в складі керівника підприємства, начальника ВТЛ і головного бухгалтера за участю матеріально відповідальної особи і оформляється актом зачистки (форма N 30 чи форма N 30а). До акта зачистки додається розшифрування підсумків за особовими рахунками зберігачів.

1.2. У тих випадках, коли при повному використанні партій зерна чи при перевірці їх наявності шляхом переважування не встановлено лишків і нестач та немає зволоження чи збільшення смітної домішки, а також коли підвищення вологості чи смітної домішки за поясненням комісії не призведе до збільшення маси, акти зачистки за формою N 30 не складаються, партія зачищається безрезультатно.

1.3. За партіями зерна, за якими закінчено операції без складання актів зачистки, головний бухгалтер зобов'язаний довести до відома держінспектора Держсільгоспінспекції при черговому відвідуванні ним підприємства. Держінспектор Держсільгоспінспекції перевіряє достовірність даних кількісно-якісного обліку і свій висновок викладає в особовому рахунку книги кількісно-якісного обліку форми N 36. Якщо при перевірці виявиться, що показники не відповідають дійсності, то після уточнення складається новий акт зачистки, що розглядається і затверджується Держсільгоспінспекцією.

1.4. Партії хлібопродуктів, зачищені безрезультатно, оформлюються відомістю, яка підписується членами комісії із зачистки та включається у звітність у такому самому порядку, як і акти зачистки.

1.5. Не рідше двох разів на рік (1 липня і 1 листопада) комісія із зачистки за наказом керівника підприємства проводить суцільну перевірку наявності продукції в мішках стандартною масою підрахунком кількості місць і маси.

Результати поточної зачистки та інвентаризації оформлюються актом інвентаризації борошна і круп (форма N 172) без складання акта зачистки. При цьому списання убутку за рахунок зниження вологості та природних втрат при зберіганні і перевезеннях не проводиться.

1.6. При заміні матеріально відповідальної особи обов'язково проводиться переважування зерна і продукції. Акти зачистки складаються в тому самому порядку, що і при поточних зачистках.

1.7. У разі тривалого захворювання, смерті чи звільнення матеріально відповідальної особи приймання наявного зерна і продукції новопризначеною матеріально відповідальною особою проводиться за участю комісії, призначеної керівником підприємства, з обов'язковим визначенням кількості та якості зерна та продукції.

Результати переважування заносяться у відомість відважувань, що підписується особами, які були присутніми при переважуванні.

1.8. Комісія із зачистки сховищ у присутності матеріально відповідальної особи повинна перевірити, що партія зерна чи продукції, яка зачищається, дійсно витрачена повністю.

1.9. У п'ятиденний строк після закінчення переважування чи повної видачі зерна і продукції комісія із зачистки сховищ встановлює їхні результати на підставі таких документів:

книг кількісно-якісного обліку, особових рахунків;

складських звітів і первинних прибутково-видаткових документів: реєстрів накладних, переліків реєстрів накладних, складських квитанцій, накладних (залізничних, водних та коносаментів), товарно-транспортних накладних, актів на знищення непридатних відходів та інших;

комерційних актів і документів на розбіжності за масою і якістю;

посвідчень про якість, карток аналізу і журналів реєстрації лабораторних аналізів.

1.10. Списання убутку зерна і продукції (в тому числі побічних продуктів) за рахунок покращення якості і норм убутку при зберіганні до складання та затвердження акта зачистки не допускається.

1.11. Розмір нестачі зерна і продукції визначається як різниця між залишком за бухгалтерським обліком і фактичним залишком, установленим у результаті переважування.

Обґрунтованість втрати встановлюється відповідно до досягнутого при зберіганні та доопрацюванні поліпшення якості та норм природного убутку при зберіганні. Проведені операції з очищення і доопрацювання зерна підтверджуються актами встановленої форми (форма N 32, форма N 34).

1.12. Обґрунтованість зміни маси зерна і продукції залежно від зміни їх якості встановлюється таким чином:

а) розмір убутку у масі від зниження вологості не повинен перевищувати різниці, що виходить при зіставленні показників вологості за надходженням і видатком зерна з перерахуванням цієї різниці за формулою

б) убутки в масі від зниження смітної домішки понад списані за актами доробки придатні та непридатні відходи не повинні перевищувати різниці, що одержана при зіставленні показників смітної домішки за надходженням і видатком зерна з перерахуванням за формулою

1.13. Списання убутку за формулою (4) може проводитися тільки в розмірі не більше 0,2%. Списання втрат понад 0,2 % може бути проведено тільки з дозволу керівника підприємства та згідно з висновком комісії із зачистки партій зерна і продукції. За партіями зерна, що не підлягали доопрацюванню чи переміщенням механізмами в процесі зберігання, списання за рахунок зниження смітної домішки не допускається.

1.14. Природний убуток зерна при зберіганні розраховується згідно з нормами природного убутку, затвердженими постановою Державного комітету СРСР по матеріально-технічному забезпеченню від 07.01.86 N 4 та введеними в дію наказом Міністерства хлібопродуктів СРСР від 28.01.86 N 23 "Об утверждениии норм естественной убыли зерна, продуктов его переработки, семян трав, кормов травяных, искусственно высушенных и семян масличных культур при хранении на предприятиях системы Министерства хлебопродуктов СССР".

1.15. Середній строк зберігання в днях даної партії зерна, продукції та комбікормів визначається шляхом ділення суми щоденних залишків на масу надходження партії (приклад наведено в додатку 11).

Норми природного убутку при зберіганні зерна, продукції і комбікормів застосовуються до їх загальної кількості за видатком і залишком за актами зачистки.

1.16. У разі, якщо за окремою партією зерна встановлено підвищення вологості чи збільшення кількості смітної домішки, комісія із зачистки складу детально перевіряє причини зміни якості, дає висновок про причетність матеріально відповідальної особи до погіршення якості та відсутності відповідного лишку.

При відсутності лишку або якщо він менший, ніж повинен бути в результаті погіршення якості, нарахування різниці в масі проводиться у разі, якщо погіршення якості призводить до збільшення маси за рахунок зволоження або підмішування стороннього сміття чи зерна інших культур, віднесених за ГОСТ, ДСТУ до смітної домішки.

Нарахування різниці в масі проводиться за формулою

де X - відсоток збільшення ваги;

а - показник вологості і смітної домішки за надходженням і залишком;

б - показник вологості і смітної домішки за видатком і залишком.

Приклад нарахування різниці в масі наведено в додатку 12.

1.17. У разі, якщо буде встановлено, що підвищення вологості та смітної домішки зачищеної або проінвентаризованої партії зерна пояснюється результатом неточного визначення якості при прийманні, відпуску зерна або іншими причинами, які не повинні привести до збільшення маси зерна, держінспектор Держсільгоспінспекції свій висновок про наявність чи відсутність підстави для нарахування різниці в масі викладає у формі N 30 і повідомляє начальника Держсільгоспінспекції для прийняття рішення при затвердженні результатів зачистки партії зерна.

1.18. Після перевірки достовірності кількісних і якісних показників за первинними документами і підрахунків у книзі кількісно-якісного обліку комісія складає акт зачистки (форма N 30 чи форма N 30а) у трьох примірниках і надає його на затвердження керівнику підприємства.

1.19. При виявленні лишків комісією по зачистці бухгалтерія оприбутковує їх згідно з результатами переважування. Розподіл лишків проводиться за особовими рахунками поклажодавців пропорційно кількості і якості зерна з оформленням актів-розрахунків. Реалізація лишків проводиться тільки після затвердження актів зачистки.

1.20. "Невикористане право" для списання зерна - це різниця між розрахунковим і фактичним убутком маси зерна в результаті поліпшення його якості за вологістю та сміттєвою домішкою при обробці та зберіганні.

Комісія із зачистки повинна дати чітке роз'яснення причин виникнення "невикористаного права" для списання хлібопродуктів, повідомити про вжиті заходи щодо попередження та усунення передумов створення "невикористаного права".

За висновком держінспектора Держсільгоспінспекції визначає можливість зачищення партії.

1.21. Маса зерна чи продукції вказується в актах зачистки в кілограмах, середньозважені показники вологості та смітної домішки - з точністю до 0,01%.

1.22. Актам зачистки й актам-розрахункам присвоюються порядкові номери відповідно до їх реєстрацій щорічно, починаючи з 1 січня і до 31 грудня. Датою акта зачистки чи акта-розрахунку є день його підписання комісією. Якщо зачистка проведена без участі матеріально відповідальної особи, комісія вказує про це в акті зачистки чи акті-розрахунку з поясненням причини.

1.23. В актах зачистки чи актах-розрахунках вказується вид зерна, рік його урожаю, вид і сорт продукції відповідно до запису в книзі кількісно-якісного обліку, а також місце зберігання, прізвище, ім'я та по батькові матеріально відповідальної особи.

1.24. У пунктах 1 і 7 форми N 30 вказуються:

а) маса, виявлена в наявності при переважуванні під час інвентаризації чи перевірці невеликих залишків, оформлена відомостями відважувань і актами;

б) якість (вологість і смітна домішка) - за даними лабораторного аналізу проб, відібраних під час переважувань.

Вказувати в цих пунктах залишки, виведені шляхом розрахунків із врахуванням оборотів після переважувань, не допускається.

1.25. У пунктах 2 і 4 форми N 30 вказуються (на підставі даних книг кількісно-якісного обліку): маса прийнятого і відпущеного зерна, дати початку і закінчення приймання та відпуску, середньозважені показники вологості та смітної домішки.

1.26. У пунктах 5 і 6 форми N 30 вказуються загальна маса, середньозважена вологість, смітна домішка отриманих при очищенні на машинах та переміщенні зерна механізмами побічних продуктів і відходів I, II і III категорій, що підлягають списанню.

1.27. У пункті 10 форми N 30 вказується різниця в масі, нарахована у зв'язку із збільшенням вологості та смітної домішки. Підстави для нарахування різниці в масі, що випливають з погіршення якості, зазначаються в пункті 17 форми N 30 чи в спеціальному додатку до акта зачистки.

1.28. У пункті 12 форми N 30 вказуються: номери і дати всіх актів доробки та сушіння, вид доробки, маса зерна, відпущеного на доопрацювання, маса отриманих при цьому побічних продуктів і відходів.

Довідково зазначається маса зерна, переміщеного механізмами в процесі приймання, відпуску, відвантаження і зберігання.

Якщо кількість рядків буде недостатньою для перерахування всіх актів на доопрацювання, до акта зачистки додається перелік актів доопрацювання, а в пункті 12 форми N 30 вказується: "Перелік актів на доопрацювання додається". Перелік актів підписується всіма членами комісії із зачистки і матеріально відповідальними особами.

1.29. У пункті 13 форми N 30 вказується середній термін зберігання:

у днях при терміні зберігання до 3 місяців;

у місяцях при зберіганні понад 90 діб.

Середній термін зберігання обчислюється згідно з пунктом 1.15 глави 1 розділу VIII цієї Інструкції.

1.30. У підпунктах "а", "б" і "в" пункту 14 форми N 30 вказуються убутки у масі зерна від зниження вологості та смітної домішки і природний убуток при зберіганні.

1.31. У підпункті "г" пункту 14 форми N 30 вказуються убутки у масі за рахунок зміток.

1.32. У пункті 15 форми N 30 вказується нестача, яка не виправдовується поліпшенням якості, нормами природного убутку при зберіганні, або фактичний лишок, зазначений у пункті 11 форми N 30.

1.33. У пункті 17 форми N 30 комісія із зачистки викладає (після ретельної перевірки) причини утворення лишків або нестач, не виправданих поліпшенням якості і нормами природних втрат.

1.34. Акт зачистки підписується всіма членами комісії із зачистки і матеріально відповідальною особою.

1.35. На кукурудзянооброблювальних підприємствах після закінчення обробки кожної партії кукурудзи проводиться зачистка місця зберігання цієї партії і виробничого корпусу.

1.36. На кукурудзянооброблювальних підприємствах, де маса відпущеної у виробництво кукурудзи в качанах обчислюється обмірюванням кукурудзи, завантаженої в сушильні камери, зачистка місць зберігання, що підпорядковані начальнику виробництва, і визначення результатів зачистки проводяться шляхом зіставлення маси кукурудзи в качанах і в зерні і їх середньозваженої вологості - за надходженням з масою отриманих з обробки зерна кукурудзи (включаючи дрібнозерне), відходів і стержнів і їх середньозваженої вологості - згідно з видатками.

У цих випадках акти зачистки складаються за формою N 30а на кожну партію кукурудзи окремо.

1.37. На підприємствах, де за технологічною схемою відходи, отримані при обробці кукурудзи кожного сорту і гібриду, розділити неможливо, їх розподіл за сортами і гібридами проводиться пропорційно масі, спрямованій в обмолот кукурудзи в качанах того чи іншого сорту і гібриду.

При складанні актів зачистки використовуються:

за надходженням - дані книг кількісно-якісного обліку кукурудзи в качанах (форма N 36а); за видатком - дані книг кількісно-якісного обліку насіння кукурудзи (форма N 36а) і накопичувальної відомості про отримані з виробництва відбраковану і дрібнозерну кукурудзу, стержні та відходи. При цьому слід мати на увазі, що маса відбракованої кукурудзи, яка повернута підприємству, вказується за рядком 5а акта зачистки.

1.38. Механічні втрати кукурудзи в процесі обробки можуть бути прийняті до списання за актом зачистки в межах 0,2% від маси переданої у виробництво кукурудзи.

1.39. Для перевірки правильності проведених операцій з обмолоту кукурудзи в початках порівнюється "лабораторний вихід" з фактично отриманою кількістю зерна кукурудзи та всіх видів продуктів обмолоту. Різниця в масі не повинна перевищувати норм допустимих відхилень, передбачених нормативною документацією.

Акти зачистки (форма N 30а) складаються комісією із зачистки партій зерна і продукції та затверджуються керівником підприємства.

1.40. Списання убутку в масі кукурудзи за рахунок зниження вологості та норм природних втрат при зберіганні проводиться бухгалтерією після одержання акта зачистки, затвердженого керівником підприємства.

1.41. Залежно від ступеня зіпсованості зерно може мати такі ступені дефектності:

1.41.1. До першого ступеня дефектності (зерно з солодовим, кислим запахом) відносять партії зерна, що вийшли зі стану спокою та проявляють посилені фізіологічні процеси (дихання), внаслідок яких утворюється сприятливе середовище для життєдіяльності грибків на поверхні зерна. Такі партії є не стійкими до зберігання без відповідної доробки, але можуть бути використані на продовольчі цілі.

1.41.2. До другого ступеня дефектності (зерно з плісняво-затхлим запахом) відносять зерно з різними ступенями впливу пліснявих грибків.

1.41.3. До третього ступеня дефектності (зерно з гнилісно-затхлим запахом) відносять партії зерна з сильним процесом розпаду головним чином білків та жирів.

1.41.4. До четвертого ступеня дефектності (зерно з гнилісним запахом з повністю зміненою оболонкою, буро-чорного або чорного кольору та потемнілим ендоспермом) відносять партії зерна, які самозігрівалися внаслідок високої вологи та температури.

1.42. Визначення ступеня дефектності не проводиться для олійних культур.

1.43. Зерно, яке має різний ступінь дефектності (псування), обліковується і розміщується окремо.

1.44. Придатність дефектного зерна до використання визначається за висновками:

на продовольчі цілі - органів санітарного нагляду;

на кормові цілі - органів ветеринарного нагляду.

1.45. Маса зіпсованого зерна, яке за висновком Держсільгоспінспекції має четвертий ступінь дефектності та не може бути використане на технічні цілі, відображається в обліку і звітності як невиправдана нестача.

1.46. Розсипи зерна і продукції повинні збиратися і доопрацьовуватися.

1.47. Наявність зміток оформлюється актом, в якому зазначаються:

а) фактична маса, визначена шляхом зважування;

б) якість зміток (вміст нормального зерна, зернової і смітної домішок, вологості) - за аналізом ВТЛ;

в) якість зерна, з якого утворилися змітки.

1.48. Акт підписується матеріально відповідальною особою, начальником ВТЛ і затверджується керівником підприємства.

1.49. Змітки оприбутковуються за місцем їх зберігання. Списання зміток з кількісно-якісного обліку форми N 36 зерна, борошна і круп у мішках нестандартною масою проводиться за оформленими актами.

1.50. Списання зміток з кількісно-якісного обліку зерна проводиться з урахуванням якості зерна (за смітною домішкою), з якого вони утворилися.

Списання проводиться за формулою

де X - маса зерна, що підлягає списанню за рахунок зміток, кг;

а - маса зміток, кг;

б - нормальне зерно і зернова домішка в змітках, %;

в - смітна домішка в зерні, з якого утворилися змітки, %.

1.51. Кількісно-якісний облік вироблених на комбікормових підприємствах білково-вітамінних добавок (далі - БВД) і преміксів, що надходять з інших підприємств, ведеться за масою і вологістю в книгах (форма N 36).

1.52. За використаними і проінвентаризованими партіями БВД і преміксів списання втрат у масі проводиться за актами зачистки з урахуванням зниження вологості при зберіганні та відноситься на витрати виробництва.

1.53. Акти зачистки на БВД і премікси затверджуються керівником підприємства.

1.54. При випробовуванні елеваторів, що вводяться в дію, використовується зерно пониженої якості з наявного на підприємстві.

Результати опробування комісія оформляє актом, який затверджується керівником підприємства.

1.55. Перевірка шляхом переважувань усього наявного зерна і перерахування продукції у стандартній тарі проводиться відповідно до наказу Міністерства заготівель СРСР від 10.07.81 N 202 "Об утверждении Инструкции о порядке инвентаризации зерна, продуктов его переработки, семян масличных культур и трав на предприятиях хлебопродуктов Министерства заготовок СССР", Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 N 69, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 26.08.94 за N 202/412 (із змінами).

2.1. При проведенні перевірок підприємств держінспектор Держсільгоспінспекції має право одержувати інформацію, необхідну для перевірки дотримання правильності визначення якості зерна, продукції і відходів, ведення кількісно-якісного обліку зерна, своєчасного складання актів зачистки, дотримання санітарного стану та інше.

2.2. У випадку виявлення порушень порядку зберігання хлібопродуктів, визначення їх якості, ведення кількісно-якісного обліку чи інших порушень держінспектор Держсільгоспінспекції надає припис про усунення виявлених недоліків і порушень.

2.3. Держінспектор Держсільгоспінспекції при встановленні фактів невиконання його припису повідомляє про це начальника Держсільгоспінспекції.

2.4. При розгляді актів зачистки для обґрунтування висновку інспектор Держсільгоспінспекції зобов'язаний перевірити:

наявність в актах зачистки всіх передбачених показників та відповідних підписів;

відповідність кількісних і якісних показників актів зачистки даним обліку і первинних документів;

акти на очищення і знищення відходів III категорії, правильність списання відходів з рахунку зерна;

вибірково посторінкові підсумки в книгах кількісно-якісного обліку форми N 36 та правильність підрахунку центнеро-відсотків;

загальну форму N 36 і порівняти з підсумковими даними розшифрування, доданого до акта зачистки і складеного на підставі особових рахунків власників;

вибірково правильність розрахунків із зберігачами;

обґрунтованість висновку комісії про причини утворення нестач чи лишків.

2.5. При виявленні помилок в обліку перевірка первинних даних проводиться працівниками підприємства в присутності держінспектора Держсільгоспінспекції. Невірно складені, неправильно оформлені акти зачистки, акти з виправленнями і помарками підлягають перескладанню. Акти зачистки перескладаються комісією відповідно до термінів, встановлених держінспектором Держсільгоспінспекції.

2.6. Результати перевірки і свій висновок за актом зачистки держінспектор Держсільгоспінспекції викладає в своєму висновку з відображенням у ньому:

відповідності кількісних і якісних показників акта зачистки записам книг кількісно-якісного обліку за прибутковими і видатковими документами;

відображає убутки маси зерна і продукції, які підлягають списанню за рахунок зниження вологості, смітної домішки і норм природного убутку при зберіганні.

2.7. За партіями, в яких були виявлені випадки крадіжки чи псування, кількість вкраденого чи знищеного зерна не може прийматися до списання, а повинна розглядатися як невиправдана нестача.

2.8. Не допускається зерновим складам проводити списання убутку у масі зерна за рахунок покращення якості і норм убутку при зберіганні без затвердження списання актом зачистки.

Складений з дотриманням вимог цієї Інструкції акт зачистки є єдиним документом для списання убутку зерна і продукції за рахунок зниження вологості і смітної домішки та норм природного убутку при зберіганні.

2.9. Начальник Держсільгоспінспекції за клопотанням керівника підприємства і висновком держінспектора Держсільгоспінспекції має право дозволити залік наявних лишків для покриття виявленої нестачі при встановленні зв'язку між партіями, за якими утворилися нестачі чи лишки.

2.10. Перекриття нестач зерна лишками борошна, крупів і комбікормів не допускається.

2.11. Не допускається зарахування лишків продукції (комбікормів) у покриття нестач зерна та інших видів сировини.

2.12. На комбікормових підприємствах забороняється перекриття нестач зерна лишками сировини незернового походження.

2.13. Клопотання про перекриття нестач лишками та про складання одного акта зачистки на декілька партій зерна можуть порушуватися підприємствами перед Держсільгоспінспекцією не пізніше 20-денного строку після затвердження останнього акта зачистки, згідно з яким подано клопотання.

2.14. Згідно з клопотанням керівника підприємства і за висновком держінспектора Держсільгоспінспекції начальник Держсільгоспінспекції має право дозволити складання одного акта зачистки на дві або декілька партій зерна і продукції, які зберігались у одного або різних матеріально відповідальних осіб, якщо ці партії мали зв'язок між собою та враховувалися в одному інвентаризаційному періоді.

Розрахунок залікової маси проводиться при прийманні зерна на зберігання, здійснюється у реєстрах форм N ЗХС-3, З ХС-4 і відображається у відповідному складському документі. При переоформленні залікова (розрахункова) маса не розраховується, якщо воно проводиться після доробки зерна.

Залікова маса зерна застосовується для проведення усіх видів грошових розрахунків, в тому числі для заставних закупівель.

Залікова (розрахункова) маса зерна - це фізична маса зернової культури (крім кукурудзи в качанах), зменшена на розрахункову величину маси відхилень до кондицій вмісту вологи та смітної домішки у зерні, що зазначені у договорі на зберігання: