Про затвердження Порядку подання та обігу електронних документів державному реєстратору юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

Відповідно до частини другої статті 7 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців"

1. Затвердити Порядок подання та обігу електронних документів державному реєстратору юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, що додається.

3. Технічному адміністратору Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців забезпечити розробку та розміщення на офіційному веб-сайті Державної реєстраційної служби України всієї необхідної інформації щодо електронного формату вихідних документів (на основі відкритого стандарту XML), а також програми формування та подання документів, необхідних суб'єкту підприємницької діяльності для проведення державної реєстрації, передбаченої Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

4. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Державній реєстраційній службі України (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома державних реєстраторів виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій та забезпечити його належне виконання.

6. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

7. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі довести цей наказ до відома нотаріусів та забезпечити його належне виконання.

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

1.1. Цей Порядок установлює загальні принципи подання електронних документів для проведення державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців з використанням телекомунікаційних мереж загального користування та обігу цих документів.

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

електронна відмітка державного реєстратора про проведення державної реєстрації юридичної особи - електронний документ, який є невід'ємною частиною засвідчених електронним цифровим підписом державного реєстратора установчих документів та містить інформацію про проведення державної реєстрації юридичної особи, визначену пунктом 1 описів штампів для проставляння державним реєстратором юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців відміток на установчих документах при проведенні реєстраційних дій, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 20 січня 2012 року N 113/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23 січня 2012 року за N 89/20402 (із змінами);

заявник - особа, яка подає державному реєстратору юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - державний реєстратор) електронні документи для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців";

індивідуальний обліковий запис заявника - запис, який створюється заявником шляхом реєстрації на Реєстраційному порталі та використовується для ідентифікації заявника на Реєстраційному порталі, перегляду заявником інформації про стан розгляду направлених ним електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця, а також для отримання заявником електронних документів, які направлені йому державним реєстратором.

Реєстраційний портал - програмне забезпечення, представлене у формі Інтернет-сторінки, що забезпечує формування та подання документів, необхідних для проведення державної реєстрації юридичних осіб або фізичних осіб - підприємців, передбаченої Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

Інші терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

1.3. Електронні документи (заяви) для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця подаються державному реєстратору заявником особисто або передаються нотаріусом відповідно до пункту 17 статті 34 Закону України "Про нотаріат".

1.4. Державний реєстратор направляє заявнику документи шляхом надання доступу до них на Реєстраційному порталі.

1.5. Заявник одержує інформацію про стан розгляду поданих ним електронних документів, а також направлені йому державним реєстратором документи шляхом доступу до цієї інформації (цих документів) на Реєстраційному порталі.

2.1. Заповнення реєстраційної картки та подання електронних документів здійснюються за допомогою Реєстраційного порталу.

2.2. Інші електронні документи, які відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" подаються державному реєстратору для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця, створюються за допомогою Реєстраційного порталу у вигляді файлів, які містять відскановані з паперових носіїв образи документів.

Паперові носії документів повинні бути оформлені відповідно до вимог статті 8 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

2.3. Сканування паперових носіїв документів здійснюється з урахуванням таких вимог:

формат готового файла: компресований багатосторінковий TIFF.

Документи, які містять більше однієї сторінки, скануються в один файл.

Відскановані документи повинні бути придатні для сприйняття їх змісту людиною.

2.4. Кожен електронний документ, крім документа, що посвідчує повноваження уповноваженої особи, засвідчується електронним цифровим підписом заявника.

У разі якщо електронні документи передаються нотаріусом, такі документи, крім документа, що посвідчує повноваження уповноваженої особи, засвідчуються електронним цифровим підписом нотаріуса.

Посилений сертифікат відкритого ключа електронного цифрового підпису нотаріуса повинен містити відомості, що підписувач є нотаріусом.

2.5. До реєстраційної картки, заповненої через Реєстраційний портал, додаються:

опис вкладення, який включає: перелік електронних документів, що направляються державному реєстратору; відомості про реквізити рекомендованого листа, яким державному реєстратору надіслана нотаріально засвідчена письмова згода батьків (усиновлювачів), або піклувальника, або органу опіки та піклування - для заявника - фізичної особи, який досяг шістнадцяти років і має бажання провадити підприємницьку діяльність;

примірник установчих документів, засвідчений електронними цифровими підписами засновників юридичної особи, крім випадків, якщо юридична особа створюється та діє на підставі модельного статуту, - для юридичних осіб;

відскановані з паперових носіїв реєстраційна картка на проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця, яка заповнена та підписана заявником, та примірник установчих документів, крім випадків, якщо юридична особа створюється та діє на підставі модельного статуту, - для електронних документів (заяв), які передаються державному реєстратору нотаріусом відповідно до пункту 17 статті 34 Закону України "Про нотаріат";

інші документи - у випадках, передбачених Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

Опис вкладення формується автоматично Реєстраційним порталом.

Після подання електронних документів вони блокуються для редагування.

2.6. Нотаріально засвідчену письмову згоду батьків (усиновлювачів), або піклувальника, або органу опіки та піклування заявник надсилає державному реєстратору рекомендованим листом.

2.7. Перелік акредитованих центрів сертифікації ключів, ключі електронного цифрового підпису яких сумісні з Реєстраційним порталом, публікуються на офіційному веб-сайті центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та веб-сайті технічного адміністратора Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців - державного підприємства "Інформаційно-ресурсний центр".

3.1. Державний реєстратор перевіряє наявність електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця за допомогою програмного забезпечення ведення Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців не рідше двох разів на день (у першій та другій половині робочого дня).

3.2. Під час відкриття державним реєстратором електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця заявнику автоматично надсилається повідомлення про підтвердження факту одержання електронних документів державним реєстратором у електронній формі.

3.3. Державний реєстратор здійснює розгляд електронних документів та проводить державну реєстрацію юридичної особи або фізичної особи - підприємця у порядку, установленому Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

Електронні документи розглядаються у порядку черговості їх надходження.

3.4. Повідомлення про підтвердження факту одержання електронних документів державним реєстратором, про залишення поданих документів без розгляду та про відмову у проведенні державної реєстрації, а також установчі документи надсилаються заявнику в електронній формі.

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців надсилається заявнику у вигляді електронного документа та на паперовому носії за вказаною заявником адресою рекомендованим листом.

3.5. Повідомлення про залишення поданих документів без розгляду та про відмову у проведенні державної реєстрації, виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, установчі документи, електронна відмітка державного реєстратора про проведення державної реєстрації юридичної особи засвідчуються електронним цифровим підписом державного реєстратора.

3.6. Повідомлення про залишення поданих документів без розгляду та про відмову у проведенні державної реєстрації на паперовому носії видається (надсилається) державним реєстратором заявнику на підставі відповідної заяви протягом трьох робочих днів з дня отримання такої заяви.

3.7. Установчі документи з відміткою державного реєстратора про проведення державної реєстрації юридичної особи на паперовому носії видаються (надсилаються) державним реєстратором заявнику на підставі відповідної заяви, до якої додається примірник установчих документів, який відповідає вимогам частини третьої статті 7 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", протягом трьох робочих днів з дня отримання такої заяви.