Про затвердження Порядку подання та обігу електронних документів державному реєстратору юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

Відповідно до частини другої статті 7 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців"

1. Затвердити Порядок подання та обігу електронних документів державному реєстратору, що додається.

3. Технічному адміністратору Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців забезпечити розробку та розміщення на офіційному веб-сайті Державної реєстраційної служби України всієї необхідної інформації щодо електронного формату вихідних документів (на основі відкритого стандарту XML), а також програми формування та подання документів, необхідних суб'єкту підприємницької діяльності для проведення державної реєстрації, передбаченої Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

4. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Державній реєстраційній службі України (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома державних реєстраторів виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій та забезпечити його належне виконання.

6. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

7. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі довести цей наказ до відома нотаріусів та забезпечити його належне виконання.

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

1.1. Цей Порядок установлює загальні принципи подання електронних документів для проведення державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців з використанням телекомунікаційних мереж загального користування та обігу цих документів.

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

заявник - особа, яка подає державному реєстратору електронні документи для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців";

унікальний ідентифікатор - логічна послідовність символів, за допомогою яких заявник переглядає на офіційному веб-сайті спеціально уповноваженого органу з питань державної реєстрації (далі - веб-сайт) інформацію про стан розгляду направлених ним електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця, а також отримує електронні документи, які направлені йому державним реєстратором.

Інші терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

1.3. Електронні документи (заяви) для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця подаються державному реєстратору заявником особисто або передаються нотаріусом відповідно до пункту 17 статті 34 Закону України "Про нотаріат".

1.4. Державний реєстратор направляє заявнику документи шляхом надання доступу до них на веб-сайті.

1.5. Заявник одержує направлені йому державним реєстратором документи шляхом доступу до них на веб-сайті за унікальним ідентифікатором.

2.1. Заповнення реєстраційної картки здійснюється за допомогою програми формування та подання документів, необхідних суб'єкту підприємницької діяльності для проведення державної реєстрації, передбаченої Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" (далі - програма формування та подання документів), розміщеної на веб-сайті.

2.2. Інші електронні документи, які відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" подаються державному реєстратору для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця, створюються за допомогою програми формування та подання документів у вигляді файлів, які містять відскановані з паперових носіїв образи документів.

Паперові носії документів повинні бути оформлені відповідно до вимог статті 8 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

2.3. Сканування паперових носіїв документів здійснюється з урахуванням таких вимог:

формат зображення: чорно-біле;

роздільна здатність: 150 х 150 точок на дюйм;

глибина кольору: 4 біт;

формат готового файла: компресований багатосторінковий TIFF.

Документи, які містять більше однієї сторінки, скануються в один файл.

Відскановані документи повинні бути придатні для сприйняття їх змісту людиною.

2.4. Кожен електронний документ, крім документа, що посвідчує повноваження уповноваженої особи, засвідчується електронним цифровим підписом заявника, сумісним з програмою формування та подання документів.

У разі якщо заява в електронній формі про проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця передається нотаріусом, така заява та електронні документи, що додаються до неї, крім документа, що посвідчує повноваження уповноваженої особи, засвідчуються електронним цифровим підписом нотаріуса, сумісним з програмою формування та подання документів.

Посилений сертифікат відкритого ключа електронного цифрового підпису нотаріуса повинен містити відомості, що підписувач є нотаріусом.

2.5. На кожний електронний документ формуються:

файл, який містить документ;

файл, який містить електронний цифровий підпис заявника або нотаріуса, крім документа, що посвідчує повноваження уповноваженої особи.

2.6. Файли, зазначені у пункті 2.5 цього розділу, включаються у zip-архів засобами програми формування та подання документів.

До zip-архіву додатково включаються файли, які містять:

опис вкладення, який включає: перелік електронних документів, що направляються державному реєстратору; відомості про реквізити рекомендованого листа, яким державному реєстратору надіслана нотаріально засвідчена письмова згода батьків (усиновлювачів), або піклувальника, або органу опіки та піклування - для заявника - фізичної особи, яка досягла шістнадцяти років і має бажання провадити підприємницьку діяльність; відомості про реквізити рекомендованого листа, яким державному реєстратору надіслано примірник оригіналу установчих документів для поставлення відмітки державного реєстратора про проведення державної реєстрації юридичної особи, крім випадків, якщо юридична особа створюється та діє на підставі модельного статуту;

відскановану з паперового носія реєстраційну картку на проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця, яка заповнена та підписана заявником, - для електронних документів (заяв), які передаються державному реєстратору нотаріусом відповідно до пункту 17 статті 34 Закону України "Про нотаріат".

Опис вкладення формується автоматично засобами програми формування та подання документів.

2.7. Нотаріально засвідчену письмову згоду батьків (усиновлювачів), або піклувальника, або органу опіки та піклування, а також примірник оригіналу установчих документів заявник надсилає державному реєстратору рекомендованим листом.

3.1. Подання державному реєстратору електронних документів здійснюється шляхом направлення сформованого zip-архіву через веб-сайт.

3.2. Після направлення zip-архіву виконується його форматно-логічний контроль на наявність опису вкладення та файлів відповідно до нього, чинність посиленого сертифіката відкритого ключа під час накладення електронного цифрового підпису, відсутність викривлення файлів, відповідність установленому формату вихідних документів, можливість встановлення місця проведення державної реєстрації.

3.3. Якщо за результатами форматно-логічного контролю виявлено будь-які невідповідності даних, зазначених у пункті 3.2 цього розділу, заявнику або нотаріусу автоматично надсилається повідомлення про виявлені невідповідності. У такому випадку zip-архів у подальшу обробку не приймається.

3.4. У разі позитивного проходження форматно-логічного контролю автоматично надсилаються:

заявнику або нотаріусу - повідомлення в електронній формі, яке містить унікальний ідентифікатор;

державному реєстратору за місцем проведення державної реєстрації - електронні документи для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця.

4.1. Державний реєстратор перевіряє наявність електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця за допомогою програмного забезпечення ведення Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців не рідше двох разів на день (у першій та другій половині робочого дня).

4.2. Під час відкриття державним реєстратором електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця заявнику автоматично надсилається повідомлення про підтвердження факту одержання електронних документів державним реєстратором у електронній формі.

4.3. Державний реєстратор здійснює розгляд електронних документів та проводить державну реєстрацію юридичної особи або фізичної особи - підприємця у порядку, установленому Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

Електронні документи розглядаються у порядку черговості їх надходження.

4.4. Повідомлення про підтвердження факту одержання електронних документів державним реєстратором, про залишення поданих документів без розгляду та про відмову у проведенні державної реєстрації надсилаються заявнику в електронній формі.

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців надсилається заявнику у вигляді електронного документа та на паперовому носії за вказаною заявником адресою рекомендованим листом.

Примірник оригіналу установчих документів з відміткою державного реєстратора про проведення державної реєстрації юридичної особи видається (надсилається рекомендованим листом) заявнику після проведення державної реєстрації юридичної особи, але не пізніше наступного робочого дня з дати отримання від заявника примірника оригіналу установчих документів.

4.5. Повідомлення про залишення поданих документів без розгляду та про відмову у проведенні державної реєстрації, виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців засвідчуються електронним цифровим підписом державного реєстратора.

4.6. Повідомлення про залишення поданих документів без розгляду та про відмову у проведенні державної реєстрації на паперовому носії видається (надсилається) державним реєстратором заявнику на підставі відповідної заяви протягом трьох робочих днів з дня отримання такої заяви.