Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України

Відповідно до пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України, що додаються.

2. Підпункт 2 пункту 1 наказу Міністерства юстиції України від 07 червня 2017 року № 1829/5 "Про затвердження Правил ведення діловодства та архіву в органах державної виконавчої служби та приватними виконавцями", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 08 червня 2017 року за № 699/30567, викласти в такій редакції:

"2) Примірна номенклатура справ приватного виконавця.".

3. Номенклатуру справ приватного виконавця, затверджену наказом Міністерства юстиції України від 07 червня 2017 року № 1829/5, зареєстровану в Міністерстві юстиції України 08 червня 2017 року за № 699/30567, викласти в новій редакції, що додається.

4. Державному підприємству "Національні інформаційні системи" (Бережний О.) разом з Департаментом державної виконавчої служби Міністерства юстиції України (Кисельов М.) у тримісячний строк з дня набрання чинності цим наказом вжити заходів для забезпечення реалізації цього наказу.

5. Директорату правосуддя та кримінальної юстиції Міністерства юстиції України (Олійник О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України з питань виконавчої служби Гайченка А.

 

 

1. Внести до Положення про автоматизовану систему виконавчого провадження, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 05 серпня 2016 року № 2432/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 серпня 2016 року за № 1126/29256, такі зміни:

1) абзаци другий, третій пункту 2, пункт 4 розділу IX виключити;

2) у тексті цього Положення слова "Про електронні довірчі послуги" замінити словами "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

2. Внести до Правил ведення діловодства та архіву в органах державної виконавчої служби та приватними виконавцями, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 07 червня 2017 року № 1829/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08 червня 2017 року за № 699/30567, такі зміни:

1) у розділі II:

абзац четвертий пункту 7 після слова "банків" доповнити словами ", небанківських надавачів платіжних послуг";

пункт 8 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Факт передачі документів та отримання їх державним, приватним виконавцем фіксується шляхом проставлення відповідальною особою органу державної виконавчої служби, приватним виконавцем (відповідальною особою приватного виконавця) відмітки в Системі у журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції, реєстрації документів про відкриття виконавчого провадження, обліку виконавчих проваджень із зазначенням інформації про виконавця та дати передачі документа.";

в абзаці п'ятому пункту 9 слова та цифру "(рекомендованих поштових відправлень) (додаток 7)" замінити словами та цифрами "відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 10 жовтня 2023 року № 1071), за формою, визначеною оператором поштового зв'язку";

пункт 10 викласти в такій редакції:

"10. Процедура ведення журналів, передбачених цим розділом (крім розносної книги для місцевої кореспонденції), здійснюється в електронній формі в Системі.

Відповідальна особа органу державної виконавчої служби, приватний виконавець (відповідальна особа приватного виконавця) мають сформувати та зберегти в Системі журнали, передбачені цим розділом (крім розносної книги для місцевої кореспонденції), не пізніше 05 січня року, наступного після звітного періоду.";

2) у розділі III:

у пункті 2 цифру "8" замінити цифрою "7";

у пункті 3 слова "під підпис у журналі обліку виконавчих проваджень" замінити словами ", про що відповідальною особою в Системі у відповідному журналі проставляється відмітка";

у пункті 5 цифри "9", "10" замінити цифрами "8", "9" відповідно;

3) пункт 2 розділу IV доповнити новим абзацом такого змісту:

"Організація роботи з електронними документами у діловодстві та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання здійснюється з урахуванням Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами).";

4) пункт 2 розділу VII доповнити новим абзацом такого змісту:

"Журнали, ведення яких передбачено в електронній формі, зберігаються в Системі.";

5) пункт 5 розділу IX після слів "зберігання документів" доповнити словами ", розділом V Порядку роботи з електронними документами";

6) у розділі X:

у пункті 2 цифри "11" замінити цифрами "10";

у пункті 3 цифри "12" замінити цифрами "11";

у пункті 8 цифри "VIII" замінити цифрами "IX";

7) в абзаці другому пункту 4 розділу XI цифри "13" замінити цифрами "12";

8) у графі 8 додатка 2 до цих Правил слова "Відмітка про прийняття вхідного документа виконавцем (дата прийняття)" замінити словами "Відмітка про передачу вхідного документа виконавцю (дата передачі)";

9) у графі 9 додатка 3 до цих Правил слова "Дата отримання виконавцем виконавчого документа" замінити словами "Відмітка про дату передачі виконавцю виконавчого документа";

10) у графі 6 додатка 4 до цих Правил слова "Дата отримання виконавцем виконавчого документа, підпис виконавця" замінити словами "Відмітка про дату передачі виконавцю виконавчого документа";

11) додаток 7 до цих Правил виключити.

У зв'язку з цим додатки 8 - 13 вважати відповідно додатками 7 - 12.

 

 

1. Примірна номенклатура справ приватного виконавця (далі - Номенклатура) установлює склад справ, що утворюються в діловодстві приватного виконавця.

2. Незалежно від Номенклатури кожен приватний виконавець повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.

При цьому заголовки справ конкретизуються і уточнюються (вказують авторів, види документів тощо). До індивідуальної номенклатури справ дозволяється включати також заголовки справ, що не передбачені Номенклатурою.

Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі справ дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи, зазначені в Номенклатурі. Подрібнення справ може здійснюватися і за кореспондентами.

3. Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця складається у двох примірниках. Перший примірник (недоторканний) зберігається у відповідній справі приватного виконавця, другий - використовується приватним виконавцем як робочий.

4. Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця погоджується з експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України один раз на п'ять років.

5. Строки зберігання справ, передбачені Номенклатурою, переносяться до індивідуальної номенклатури справ приватного виконавця. Скорочувати строки зберігання не дозволяється. Для документів строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).

Якщо строки зберігання справ не встановлено Номенклатурою та Переліком типових документів, приватний виконавець погоджує ці строки з експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка "Строк зберігання встановлено (назва ЕК міжрегіонального управління (протокол № ___ від ____________).

6. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи (наприклад, 02 - 01, де 02 - найменування напряму діяльності, 01 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу).

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі.

У другій графі наводиться заголовок справи, який повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);

стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);

назва адміністративно-територіальної одиниці, з якою пов'язаний зміст документа;

дата (період), до якої (якого) належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається узагальнений термін "документи", а основні види документів, згруповані у справі, зазначаються в дужках.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час розміщення заголовків справ в індивідуальній номенклатурі справ враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від державних органів, громадян, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до індивідуальної номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом.

Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення календарного року, коли стає відомо, яка кількість справ утворилася у минулому календарному році.

У четвертій графі вказуються строки зберігання і посилання на статті Номенклатури або Переліку типових документів з урахуванням приміток ("Після закінчення журналу та повернення документів", "Після заміни новими" тощо).

У п'ятій графі робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи тощо.

7. У кінці календарного року індивідуальна номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом приватного виконавця.