Про затвердження Інструкції про порядок забезпечення коштами в іноземній валюті діяльності Міністерства оборони України та Збройних Сил України

Відповідно до Закону України "Про порядок здійснення розрахунків в іноземній валюті" , Декрету Кабінету Міністрів України від 19 лютого 1993 року № 15-93 "Про систему валютного регулювання і валютного контролю", постанов Кабінету Міністрів України від 04 березня 1996 року № 287 "Про затвердження Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання та стажування" (із змінами), від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (із змінами) та з метою встановлення порядку забезпечення коштами в іноземній валюті діяльності Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України, видів Збройних Сил України, інших органів військового управління, військових частин, національних контингентів та національного персоналу, військових навчальних закладів, установ та організацій Міністерства оборони України

1. Затвердити Інструкцію про порядок забезпечення коштами в іноземній валюті діяльності Міністерства оборони України та Збройних Сил України, що додається.

2. Начальнику Генерального штабу - Головнокомандувачу Збройних Сил України у разі зміни розмірів щомісячної грошової винагороди в іноземній валюті організовувати внесення відповідних змін до штатів підрозділів, що входять до складу національних контингентів України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Цей наказ подати в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок направлення за кордон у службові відрядження, на навчання військовослужбовців, державних службовців та працівників Міністерства оборони України (далі - Міноборони), Збройних Сил України, забезпечення їх, а також національних контингентів, національного персоналу та інших підрозділів Збройних Сил України, які беруть участь в операціях з підтримання миру та безпеки коштами в іноземній валюті.

1.2. Забезпечення готівковими коштами в іноземній валюті діяльності Міноборони та Збройних Сил України на території України покладається на Фінансове управління Генерального штабу Збройних Сил України.

2.1. Військовослужбовці, державні службовці та працівники (далі - військовослужбовці (працівники)), направлені у відрядження за кордон, забезпечуються коштами у порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (із змінами) (далі - постанова Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98).

2.2. Військовослужбовці (працівники) за рахунок бюджетних коштів можуть відряджатися за кордон для участі у переговорах, консультаціях, відвідуваннях військових та інших об’єктів, конференціях, симпозіумах, семінарах, засіданнях, брифінгах, спільних (багатонаціональних) військових навчаннях (командно-штабних навчаннях, тренуваннях, комп’ютерних навчаннях), випробуваннях озброєння та військової техніки, виставках (презентаціях), інспекціях, місіях спостережних польотів та контролі обробки їх матеріалів, проведенні аудиту, рекогносцировках районів виконання завдань українським національним контингентом, перевірках національних контингентів, навчанні у навчальних закладах (навчальних центрах фахових або мовних курсах), стажуваннях, спортивних змаганнях, засіданнях міжнародних спортивних комітетів, Генеральній асамблеї військового спорту, фестивалях оркестрів.

2.3. Військовослужбовці (працівники) можуть відряджатися за кордон у складі делегацій, підрозділів, екіпажів, команд, робочих груп, оркестрів, інспекційних та (або) оперативних груп, а також в одиночному порядку (далі - делегація).

2.4. Рішення про службове відрядження Міністра оборони України приймається відповідно до чинного законодавства України.

2.5. Рішення про відрядження військовослужбовців (працівників) за кордон приймає Міністр оборони України, заступники Міністра оборони України, начальник Генерального штабу - Головнокомандувач Збройних Сил України або заступники начальника Генерального штабу Збройних Сил України відповідно до наданих повноважень.

2.6. Рішення про відрядження за кордон приймаються на підставі плану заходів міжнародного співробітництва на відповідний рік та обґрунтованої доповіді керівника структурного підрозділу, Генерального штабу Збройних Сил України (далі - Генштаб), іншого органу військового управління. Доповідь подається на розгляд не пізніше ніж за два тижні до початку планового заходу або відразу після отримання необхідної інформації стосовно планового (позапланового) заходу.

У доповіді викладаються:

найменування заходу, мета заходу, місце та строки проведення заходу, відповідність плану заходів міжнародного співробітництва на рік, а для позапланового заходу - пояснення доцільності проведення з обов’язковим зазначенням, за рахунок якого фінансового ресурсу пропонується забезпечити захід;

склад делегації із зазначенням військових звань (рангів для державних службовців) та посад членів делегації;

результати, які очікуються;

пропозиції щодо транспортування делегації;

фінансові умови проведення заходу, джерело фінансування із зазначенням бюджетної програми (підпрограми), коду економічної класифікації видатків та статті витрат кошторису Міноборони;

строк відрядження з урахуванням руху транспорту;

інші питання щодо організації проведення заходу (за наявності).

До доповіді обов’язково додаються:

директиви (технічні завдання), крім випадків направлення у відрядження військовослужбовців (працівників) на навчання;

розрахунок потреби коштів на проведення заходу;

витяг з переліку заходів міжнародного співробітництва у Збройних Силах України на два місяці;

отриманий лист-запрошення від приймаючої сторони (за винятком заходів, передбачених договорами у галузі контролю над озброєннями).

Розрахунок потреби в коштах на відрядження здійснюється Фінансовим управлінням Генерального штабу Збройних Сил України (далі - Фінансове управління) на підставі проекту доповіді, директиви (технічного завдання), витягу з переліку заходів міжнародного співробітництва у Збройних Силах на два місяці та листа-запрошення від приймаючої сторони (копії з перекладом). У розрахунку зазначаються всі напрями видатків та визначається джерело їх покриття (бюджетна програма (підпрограма), код економічної класифікації видатків , стаття витрат кошторису Міноборони).

Доповіді про відрядження, що не потребують витрат бюджетних коштів, повинні містити фразу: "Без витрат бюджетних коштів з боку Міністерства оборони України".

Бронювання квитків на всі види транспорту здійснюється особисто членами делегації після визначення способу транспортування та складання розрахунку потреби в коштах на відрядження за погодженням з Фінансовим управлінням.

2.7. Строк відрядження визначається рішенням відповідного керівника, визначеного у пункті 2.5 цього розділу.

З дозволу керівника, визначеного у пункті 2.5 цього розділу, може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від військовослужбовця (працівника)) за наявності підтвердних документів в оригіналі.

Строк відрядження військовослужбовців (працівників) не може перевищувати 60 календарних днів (за винятком відрядження на навчання).

Якщо під час відрядження військовослужбовець (працівник) захворів, після його повернення документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в закладах охорони здоров’я Міноборони на:

листок непрацездатності встановленого в Україні зразка - для працівників;

довідку лікаря (фельдшера) - для військовослужбовців.

Обмін здійснюється на підставі перекладених державною мовою та засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за кордоном.

Рішення про продовження строку відрядження приймає той керівник, який надав дозвіл на відрядження.

2.8. Військовослужбовець (працівник), направлений у відрядження за кордон, забезпечується грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у вільно конвертованій валюті або в національній валюті в межах виділених бюджетних призначень на відповідний рік та згідно з фінансовими умовами проведення заходу.

Після прийняття відповідного рішення про відрядження Фінансовим управлінням здійснюється придбання іноземної валюти через банк.

Аванс на відрядження може зараховуватись на картковий рахунок корпоративних платіжних карток, що відкривається військовослужбовцю (працівнику) після прийняття рішення Міністром оборони України. Підставою для прийняття рішення Міністром оборони України є належним чином обґрунтована доповідь.

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

Для оплати витрат, що пов’язані із відрядженням за кордон та здійснюються на території України, аванс видається в національній валюті.

2.9. За час перебування у відрядженні військовослужбовцю (працівнику) відшкодовуються витрати на:

проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортових зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях в межах, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення, встановлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором, та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та на оплату податку на додану вартість);

побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається військовослужбовець (працівник), визначених у додатку 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 , за всі дні проживання;

бронювання місць у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

оформлення закордонних паспортів;

оформлення дозволів на в’їзд (віз);

оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого військовослужбовця (працівника) або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу при здійсненні відрядження) за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається військовослужбовець (працівник), або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;

обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат);

оплату службових телефонних розмов (у розмірах, погоджених з керівником, визначеним у пункті 2.5 цього розділу);

оплату комісійних витрат у разі обміну валюти;

інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат).

2.10. Усі витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, у тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого військовослужбовця (працівника), у тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів.

2.11. Відшкодовування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми "чайових" (за винятком випадків, коли суми таких "чайових" входять до рахунку згідно із законами держави перебування), а також плата за видовищні заходи не здійснюються.

2.12. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Витрати на проїзд залізницями в державах Азії та Африки відшкодовуються за тарифами 1-го класу.

Відрядженому військовослужбовцю (працівникові) відшкодовуються витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що військовослужбовцю (працівникові) керівником, визначеним у пункті 2.5 цього розділу, затверджено маршрут пересування.

У разі потреби пересування територією держави відрядження керівник, визначений у пункті 2.5 цього розділу, визначає відрядженому військовослужбовцю (працівникові) вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо вид транспорту не визначено, військовослужбовець (працівник) самостійно приймає рішення про вибір виду транспорту з урахуванням необхідності економного використання бюджетних коштів.

Витрати за користування таксі або оренду автомобільного транспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу Міністра оборони України (згідно з підтвердними документами). Для отримання такого дозволу перед початком відрядження керівник, визначений у пункті 2.5 цього розділу, зазначає про необхідність користування таксі або оренди автомобільного транспорту в доповіді для прийняття рішення про відрядження.

Якщо військовослужбовець (працівник) вимушено користувався послугами таксі або орендував автомобільний транспорт, відшкодування витрат здійснюється з дозволу Міністра оборони України, для отримання якого після відрядження подається доповідь.

Витрати на проїзд відрядженого військовослужбовця (працівника) у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника, визначеного у пункті 2.5 цього розділу, згідно з оригіналами підтвердних документів.

Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується військовослужбовець (працівник), відшкодовуються з дозволу керівника, визначеного у пункті 2.5 цього розділу, згідно з оригіналами підтвердних документів.

Рішення про відшкодування витрат Міністру оборони України на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка, а також витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 , приймається особами, з якими службове відрядження було погоджено.

2.13. Відрядженому військовослужбовцю (працівникові) понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

2.14. Витрати у зв’язку з поверненням відрядженим військовослужбовцем (працівником) квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника, який приймав рішення на відрядження, і лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість таких витрат.

2.15. У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера);

копія частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);

оригінали відривних частин посадкових талонів пасажира.

У разі відсутності (втрати) оригіналу відривної частини посадкового талона відшкодування витрат здійснюється на підставі листа (акта, довідки) компанії-продавця, яким підтверджується перевезення військовослужбовця (працівника) за визначеними у електронному квитку маршрутом та датою.

Відшкодування витрат, пов’язаних з отриманням листа (акта, довідки) компанії-продавця щодо підтвердження перевезення військовослужбовця (працівника), за визначеними у електронному квитку маршрутом та датою, не здійснюється.

У разі коли авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт-довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, в якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого військовослужбовця (працівника), вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою.

2.16. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу та відповідно до затвердженого керівником, визначеним у пункті 2.5 цього розділу, маршруту. У маршруті руху автомобіля вказуються пункт виїзду, пункт призначення та транзитні пункти, відстань у кілометрах, запланована витрата пального на весь маршрут, список військовослужбовців (працівників), що планують пересуватися автомобілем, із визначенням старшого автомобіля.

Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

2.17. З дозволу Міністра оборони України відрядженому військовослужбовцю (працівнику) можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні суми відшкодування витрат на найм житлового приміщення та на службові телефонні розмови. Дозвіл Міністра оборони України на відшкодування витрат в іноземній валюті понад суми, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 , оформлюється письмово за довільною формою на підставі обґрунтованої доповіді відповідного керівника до початку відрядження або після його завершення.

Військовослужбовцям (працівникам) відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:

надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

переміщення страхувальника на територію України для надання йому медичної допомоги;

відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші, пов’язані з цим, витрати.

У разі коли правилами в’їзду та перебування в державі, до якої відряджається військовослужбовець (працівник), встановлені вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому строк дії договору страхування повинен відповідати строку відрядження.

Якщо в державі, до якої відряджається військовослужбовець (працівник), медична допомога надається іноземним громадянам безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовується.

Інформація про надання медичних послуг громадянам України за кордоном та про держави, у разі відрядження до яких громадянам України надається невідкладна медична допомога на безоплатній основі, розміщується на офіційних веб-сайтах Міністерства закордонних справ України та Міністерства охорони здоров’я України.

2.18. Крім зазначених у пунктах 2.9-2.17 цього розділу витрат, відрядженому військовослужбовцю (працівникові) відповідно до Податкового кодексу України відшкодовуються не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням.

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування військовослужбовця (працівника) у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові витрати в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 .

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових витрат проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до пункту постійної дислокації, що зараховуються як два дні.

2.19. Фактичний час перебування військовослужбовця (працівника) у відрядженні за кордоном визначається:

2.19.1. У разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), згідно з відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), що проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, яка здійснює прикордонний контроль, за особистим зверненням військовослужбовця (працівника) щодо проставляння такої відмітки.

2.19.2. У разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), згідно з відмітками в посвідченні про відрядження та датами відправлення до місця відрядження поза межами України (датами прибуття в Україну) транспортного засобу, вказаними в проїзних документах, або згідно з відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює). При цьому добові в іноземній валюті виплачуються з дня відправлення транспортного засобу за межі України, вказаного у проїзному документі, по день прибуття в Україну включно.

2.19.3. У разі відсутності посвідчення про відрядження та відміток відповідно до підпункту 2.19.1 пункту 2.19 цього розділу добові витрати відрядженому військовослужбовцю (працівникові) не відшкодовуються.

Військовослужбовці (працівники), які відряджаються за кордон на літаках, суднах Збройних Сил України, дата перетину кордону може визначатися згідно з польотними листами або витягами з бортового журналу відповідно.

При відрядженні військовослужбовця (працівника) строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

2.20. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються за правилами, визначеними в підпунктах 16.2-16.8 пункту 16 розділу III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон , затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (із змінами).

2.21. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця (працівника), відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, йому зменшується виплата добових витрат на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, виплата добових витрат військовослужбовцю (працівнику) не проводиться.

2.22. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, в подальшому відшкодовує Міноборони вартість харчування військовослужбовця (працівника) під час проведення заходу, військовослужбовцю (працівнику) виплачуються добові в повному обсязі відповідно до чинного законодавства України.

2.23. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, в подальшому відшкодовує Міноборони вартість понесених витрат, відповідний орган військового управління надсилає стороні, що приймає, заявку на відшкодування витрат разом з копіями підтвердних документів про витрати та рахунок-фактуру (іноземною мовою), оформлений Фінансовим управлінням.

2.24. Після повернення з відрядження військовослужбовець (працівник) зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до основного місця служби (роботи), подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт. Звіт затверджується начальником Фінансового управління. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню військовослужбовцем (працівником) до каси або зарахуванню на банківський рахунок Фінансового управління у грошових одиницях, в яких було надано аванс.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений військовослужбовець (працівник) отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня (банківського дня, наступного за днем прибуття до основного місця служби (роботи)) після завершення відрядження.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений військовослужбовець (працівник) застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин начальник Фінансового управління може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із звітом подаються документи (оригінали):

що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкова або безготівкова);

один примірник посвідчення про відрядження або засвідчені гербовою печаткою ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого військовослужбовця (працівника), відмітками про перетин кордону України у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд);

засвідчені гербовою печаткою ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого військовослужбовця (працівника), відмітками про перетин кордону України і візою держави відрядження у разі відрядження до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд).

2.25. Якщо військовослужбовець (працівник) отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси Фінансового управління зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

У разі неповернення військовослужбовцем (працівником) залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього Фінансовим управлінням у встановленому чинним законодавством порядку.

2.26. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день проведення остаточних розрахунків. Виплата зазначених коштів здійснюється до закінчення третього банківського дня після затвердження начальником Фінансового управління звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження або у вільно конвертовану валюту перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється, виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі якщо підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження надано не на повну суму витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, різниця суми витрат розраховується, виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Якщо Національним банком України офіційний курс гривні до валюти країни, до якої був відряджений військовослужбовець (працівник), не встановлюється, крос-курс розраховується за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлюється національним банком країни відрядження до долара США.

2.27. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс військовослужбовцю (працівнику), який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

2.28. Для окремих категорій працівників встановлюється надбавка до затверджених сум добових витрат в іноземній валюті, наведених у додатку 2 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 .

2.29. Курсантам військових навчальних закладів, військовослужбовцям строкової служби відшкодування витрат, понесених у відрядженні, здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 , а добові витрати відшкодовуються за рішенням Міністра оборони України.

2.30. Військовослужбовцям (працівникам), що прибувають з іншої місцевості для отримання закордонних паспортів, інструктажу та в подальшому відбувають у відрядження за кордон, всі витрати, пов’язані з відрядженням у межах України, оплачуються за рахунок тих самих статей витрат кошторису Міноборони та бюджетних програм (підпрограм), що і відрядження поза межами України. У доповідях, що подаються для прийняття рішення про відрядження, обов’язково вказується загальний строк відрядження з урахуванням руху автомобільного, залізничного, водного, повітряного транспорту і часу на пересадки та окремо строк відрядження поза межами України.

1.1. Розпорядниками бюджетних коштів для фінансового забезпечення національних контингентів є:

Міноборони в особі Міністра оборони України (головний розпорядник бюджетних коштів);

Генеральний штаб Збройних Сил України в особі начальника Генерального штабу - Головнокомандувача Збройних Сил України (розпорядник бюджетних коштів нижчого рівня);

національні контингенти в особі командирів національних контингентів (розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня).

Розпорядники коштів реалізують свої функції через Департамент фінансів Міністерства оборони України, Фінансове управління, фінансові служби національних контингентів відповідно.

1.2. Національним контингентам заборонено здійснювати запозичення в будь-якій формі або надавати за рахунок бюджетних коштів позики юридичним і фізичним особам.

1.3. Усі отримані кошти національні контингенти зберігають на банківських рахунках, які відкриваються в банках за кордоном, за винятком коштів, які отримані з цих банківських рахунків, або як асигнування готівкою від Фінансового управління в касі національного контингенту. Усі без винятку отримані матеріальні цінності відображаються у відповідних облікових регістрах.

2.1. Забезпечення коштами в іноземній валюті національних контингентів здійснюється для забезпечення їх потреб поза межами України.

2.2. Фінансове управління іноземну валюту для забезпечення національних контингентів отримує від органів Державної казначейської служби України через банківські рахунки шляхом конвертації бюджетних асигнувань, отриманих від Департаменту фінансів Міністерства оборони України.

2.3. Для оплати зобов’язань, пов’язаних із функціонуванням національних контингентів за кордоном, та виплати щомісячної грошової винагороди в іноземній валюті військовослужбовцям Збройних Сил України зі складу національних контингентів Фінансове управління здійснює окремі видатки, передбачені розділом VII Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 грудня 2012 року № 1407, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 січня 2013 року за № 130/22662.

2.4. Фінансове управління подає до Державної казначейської служби України заявку-доручення на забезпечення іноземною валютою Державною казначейською службою України за формою згідно з додатком 23 до Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 грудня 2012 року № 1407, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 січня 2013 року за № 130/22662.

2.5. За операціями, проведеними в іноземній валюті, Фінансове управління складає довідку про операції в іноземній валюті за формою, наведеною у додатку до Порядку відображення в обліку операцій в іноземній валюті , затвердженого наказом Державного казначейства України від 24 липня 2001 року № 126, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06 серпня 2001 року за № 670/5861, та надає її Державній казначейській службі України до закінчення звітного періоду.

2.6. Забезпечення національних контингентів іноземною валютою здійснюється на підставі:

кошторису;

планів асигнувань загального фонду бюджету;

розрахунків, які обґрунтовують показники видатків, що включаються до проекту кошторису.

2.7. Фінансування готівковою іноземною валютою здійснюється під час направлення національного контингенту та планових ротацій повноважним представником Фінансового управління, який визначається рішенням начальника Генерального штабу - Головнокомандувача Збройних Сил України за поданням начальника Фінансового управління.

2.8. Для забезпечення національних контингентів готівковою іноземною валютою:

командування видів Збройних Сил України, відповідальне за підготовку та переміщення національних контингентів до району виконання завдань за призначенням, розробляє та подає на затвердження командувачу виду Збройних Сил України обґрунтований належним чином проект переліку товарно-матеріальних цінностей (у кількісних та вартісних показниках), які підлягають придбанню за межами України у готівковій іноземній валюті, погодженого з Фінансовим управлінням, службами забезпечення Збройних Сил України, у віданні яких знаходиться відповідна номенклатура товарів, та відповідальним за формування і виконання бюджетної програми (підпрограми), за рахунок коштів якої здійснюватиметься закупівля;

Фінансове управління готує та подає на затвердження начальнику Генерального штабу - Головнокомандувачу Збройних Сил України пропозиції щодо:

обсягу готівкових коштів в іноземній валюті, які підлягають вивезенню за межі України для забезпечення національних контингентів іноземною валютою;

способів забезпечення готівковою іноземною валютою національних контингентів;

кандидатури повноважного представника на вивезення коштів за межі України, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Командир національного контингенту подає до Фінансового управління заявку на потребу в коштах на відповідний період з покупюрною розбивкою.

2.9. Фінансове управління оформлює довіреність на повноважного представника щодо вивозу готівкової іноземної валюти із зазначенням суми коштів, що підлягають вивезенню.

2.10. Командування виду Збройних Сил України, відповідальне за підготовку та направлення національних контингентів до району виконання завдань за призначенням, забезпечує повноважного представника:

озброєною охороною від банка, в якому отримується готівка, до пункту перетину Державного кордону України;

транспортним засобом.

2.11. Командир національного контингенту:

забезпечує повноважного представника транспортирним засобом та озброєною охороною від пункту перетину державного кордону країни перебування до каси національного контингенту;

повноважний представник зобов’язаний здати готівкові кошти в касу національного контингенту в день прибуття у пункт постійної дислокації національного контингенту.

3.1. Права та обов’язки посадових осіб національних контингентів щодо ведення фінансового господарства визначені в Положенні про військове (корабельне) господарство Збройних Сил України , затвердженому наказом Міністра оборони України від 16 липня 1997 року № 300, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 22 грудня 1997 року за № 615/2419 (із змінами).

3.2. Командир національного контингенту зобов’язаний щотижня надавати письмову доповідь до Фінансового управління про стан фінансового господарства, у якій зазначати:

залишок коштів на банківських рахунках та в касі національного контингенту;

інформацію про відкриті банківські рахунки, наявність дебіторської та кредиторської заборгованості.

3.3. Командир національного контингенту відповідає за:

здійснення видатків за цільовим призначенням, відповідність їх обсягів затвердженим кошторисам, планам асигнувань загального фонду бюджету національного контингенту;

погодження всіх проектів договорів з Фінансовим управлінням;

забезпечення озброєною охороною (не менше двох осіб), транспортним засобом (з визначенням резервного на випадок виходу з ладу основного транспортного засобу) та засобами зв’язку начальника фінансової служби контингенту під час доставки готівки в касу;

своєчасність та повноту оприбуткування готівки, про що робиться відповідний запис у касовій книзі.

3.4. Начальник штабу, заступники (помічники) командира національного контингенту і начальники служб відповідають за своєчасне та правильне визначення потреб у коштах підпорядкованих служб, а також за законне та ефективне використання коштів, що знаходяться у їх розпорядженні.

3.5. Начальник штабу, заступники (помічники) командира національного контингенту і начальники служб зобов’язані:

у встановлені командиром національного контингенту строки складати розрахунки, які обґрунтовують показники видатків, що входять до проектів кошторисів;

планувати заходи діяльності відповідно до компетенції, у межах доведених обсягів видатків та затверджених кошторисних призначень на відповідні цілі;

у межах компетенції завчасно подавати рапорти на ім’я командира контингенту, погоджені начальником фінансової служби національного контингенту, про необхідність закупівлі товарів (робіт, послуг);

забезпечувати неофіційний переклад всіх платіжних документів та додатків до них державною мовою за зверненням начальника фінансової служби національного контингенту.

3.6. Начальник штабу національного контингенту чи інша посадова особа, яка очолює підрозділ з обліку особового складу, забезпечує передачу начальнику фінансової служби національного контингенту необхідних для розрахунків щомісячної грошової винагороди відомостей про чисельність особового складу, наказів про прибуття і вибуття, про наліт військовослужбовців льотного складу національного контингенту, про безпосередню участь у розмінуванні місцевості, документів, що підтверджують перетин Державного кордону України, переміщення, а також організовує перевірку відповідності роздавальних відомостей для виплати щомісячної грошової винагороди, передбаченої постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2006 року № 401 "Деякі питання забезпечення діяльності національних контингентів і національного персоналу, що утримуються за рахунок державного бюджету" (із змінами), обліковому складу та штату національного контингенту.

За правильність і своєчасну передачу штабом національного контингенту в фінансову службу національного контингенту довідок та інших документів, за перевірку відповідності видаткових відомостей обліковому складу і штату національного контингенту відповідає начальник штабу чи інша посадова особа, яка очолює облік особового складу.

3.7. Начальник фінансової служби національного контингенту підпорядковується командиру національного контингенту і разом з ним організовує фінансове господарство, забезпечує коштами потреби контингенту та використовує їх за цільовим призначенням.

3.8. Начальник фінансової служби національного контингенту зобов’язаний:

організовувати та вести фінансове господарство у повному обсязі та згідно з чинним законодавством України;

щотижня доповідати командиру про стан фінансового господарства;

щомісяця до 3 числа поточного місяця подавати до Фінансового управління списки на зарахування військовослужбовцям з числа національних контингентів щомісячної грошової винагороди в іноземній валюті;

одержувати готівкову іноземну валюту в касі національного контингенту з урахуванням забезпечення невідкладних потреб;

вживати заходів щодо збереження готівкових коштів в іноземній валюті з урахуванням кліматичних умов перебування контингенту;

у місячний строк після завершення ротації національного контингенту передавати на зберігання документи до Фінансового управління та Галузевого державного архіву Міністерства оборони України.

3.9. Начальник фінансової служби національного контингенту, одержавши наказ, який суперечить чинному законодавству України щодо використання коштів, повинен письмово доповісти про це командиру національного контингенту. У разі письмового підтвердження командиром національного контингенту відданого ним наказу виконує його, про що у одноденний строк інформує начальника Фінансового управління.

3.10. Наказом командира національного контингенту призначається склад внутрішньої перевірної комісії з фінансового господарства.

4.1. Кошти в іноземній валюті виділяються національному контингенту Фінансовим управлінням відповідно до кошторису Міноборони та спрямовуються тільки на ті потреби, на які вони призначені, відповідно до затвердженого кошторису, плану асигнувань, кодів економічної та програмної класифікації видатків та статей витрат кошторису Міноборони. Вони використовуються національним контингентом в період того бюджетного року, на який призначені.

4.2. Залишки невикористаних коштів загального фонду, які утворилися на кінець року, використовуються відповідно до пункту 7.8 розділу VII Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 грудня 2012 року № 1407, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 січня 2013 року за № 130/22662.

4.3. Відповідно до Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 грудня 2012 року № 1407, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 січня 2013 року за № 130/22662, на кінець бюджетного періоду національний контингент формує показники залишків валютних коштів, виділених з державного бюджету на утримання національного контингенту. На суму залишків відпрацьовуються пропозиції щодо кодів економічної класифікації видатків та статей витрат кошторису Міноборони для відкриття асигнувань у поточному році на суму залишків та в межах показників кошторису на поточний рік, на підставі яких подається заявка на відкриття асигнувань з поміткою "в межах залишку на початок року".

4.4. Фінансове управління опрацьовує надані пропозиції та надсилає до національного контингенту повідомлення про відкриття асигнувань з поміткою "коригування відкритих асигнувань".

4.5. Національний контингент використовує залишки коштів, які склались на початок року, у поточному бюджетному році за призначенням у межах затвердженого кошторису.

4.6. Фінансове управління повідомляє Державну казначейську службу України, Департамент фінансів Міністерства оборони України та відповідального за формування та виконання бюджетної програми (підпрограми), за якою здійснювалися видатки на утримання національного контингенту, про суми залишків коштів у касах та на банківських рахунках національних контингентів відповідно до Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 грудня 2012 року № 1407, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 січня 2013 року за № 130/22662.

4.7. Зазначені в повідомленні залишки коштів відображаються у формах річної фінансової звітності Фінансового управління.

5.1. Фінансове планування у національному контингенті здійснюється відповідно до вимог Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 року № 228 (зі змінами).

5.2. Начальники служб національного контингенту у процесі фінансового планування відповідно до своїх повноважень зобов’язані:

визначати та обґрунтовувати потребу в коштах на наступний бюджетний рік у національній валюті з еквівалентом в іноземній валюті;

розробляти плани своєї діяльності та відпрацьовувати розрахунки, що обґрунтовують показники кошторису в метричній системі (кілограми, тонни, метри, літри).

5.3. Підставою для складання проектів кошторисів, розрахунків, які обґрунтовують показники видатків національного контингенту, є:

накази та директиви Міністра оборони України щодо проведення ротацій;

положення міжнародних договорів, що стосуються національного контингенту;

норми і тарифи на послуги, що надаються на підставі міжнародних договорів.

5.4. Національний контингент всі фінансово-планові документи та планові документи на постачання матеріальних цінностей в одному примірнику (крім проектів кошторисів та розрахунків, які обґрунтовують показники видатків, що подаються у двох примірниках) подає електронними засобами передачі інформації до Фінансового управління та служб забезпечення відповідних органів військового управління.

До усіх фінансово-планових документів долучається пояснювальна записка з посиланням на норми, тарифи, ціни, вимоги міжнародних договорів.

5.5. Видатки на придбання обладнання, капітальний та поточний ремонт приміщень передбачаються лише, якщо проведення таких ремонтів за рахунок України передбачено відповідними міжнародними договорами.

5.6. Затвердження кошторисів, планів асигнувань загального фонду бюджету та розрахунків, які обґрунтовують показники видатків, здійснюється шляхом їх підписання начальником Фінансового управління (із зазначенням дати) та скріпленням відбитком гербової печатки. Зазначені документи затверджуються у двох примірниках, один з яких повертається до національного контингенту під час ротації, а другий залишається у Фінансовому управлінні. До проведення ротації у національний контингент надсилається електронна фотокопія зазначених документів.

5.7. На підставі затверджених кошторисів, планів асигнувань загального фонду бюджету та розрахунків, які обґрунтовують показники видатків, начальником фінансової служби національного контингенту складається план використання коштів, який підписується начальниками служб та затверджується командиром національного контингенту. Цей план є підставою для використання коштів начальниками служб, а начальнику фінансової служби національного контингенту - для контролю за використанням коштів. Окремі плани по службах не складаються.

5.8. Контроль за здійсненням видатків, відповідність їх обсягів затвердженим кошторисам, планам асигнувань загального фонду бюджету національного контингенту здійснюють командир та начальник фінансової служби національного контингенту.