Про затвердження Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів, Переліку документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання

Відповідно до статті 23 Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" та Сімейного кодексу України

1. Затвердити та ввести в дію з 1 січня 2003 року Умови зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядок передачі цих книг на зберігання до державних архівів, а також Перелік документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання (додаються).

2. Визнати такими, що втратили чинність, Умови зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг у відділах реєстрації актів громадянського стану та порядок передачі цих книг на зберігання до державних архівів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 21 листопада 2000 року N 60/5 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2000 року за N 845/5066, а також Типовий перелік документів відділів реєстрації актів громадянського стану зі строками їх зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 21 листопада 2000 року N 60/5 та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2000 року за N 846/5067 .

3. Директору Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунді В.В. надіслати зазначені Умови Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції для застосування в роботі підвідомчих державних органів реєстрації актів цивільного стану відповідного регіону.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря Міністерства юстиції України Єфіменка Л.В. та директора Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунду В.В.

1.1. Відповідно до статті 23 Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" ці Умови встановлюють порядок зберігання, а також передачі відділами реєстрації актів цивільного стану до державних архівів книг державної реєстрації актів цивільного стану, які містять перші примірники актових записів цивільного стану, і метричних книг, складених до утворення чи поновлення державних органів реєстрації актів цивільного стану (далі - метричні книги).

1.2. Книги реєстрації актів цивільного стану та метричні книги є однією із складових частин Національного архівного фонду України.

Книги реєстрації актів цивільного стану, які містять перші примірники актових записів цивільного стану, та метричні книги після сімдесяти п'яти років з дня їх складання передаються відділами реєстрації актів цивільного стану на постійне зберігання до відповідних державних архівів.

1.3. Перебіг строку зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану починається з року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану та метричних записів, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п'ятого) року їх зберігання.

Перебіг терміну зберігання об'єднаних книг реєстрації актів цивільного стану у відділах реєстрації актів цивільного стану починається з року, наступного за роком складання останніх з тих записів, що ввійшли до книги реєстрації актів цивільного стану.

2.1. Актові записи цивільного стану підбираються та брошуруються у книги в хронологічному порядку за видами тим відділом реєстрації актів цивільного стану, на зберіганні якого перебувають ці записи, за районами (містами), а в середині району - в алфавітному порядку - за виконавчими органами сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) рад.

Книги реєстрації актів цивільного стану складаються у двох примірниках, в одному з яких розміщуються перші примірники, а в другому - другі примірники актових записів цивільного стану.

У кожній книзі реєстрації актів цивільного стану зосереджується близько 250 аркушів записів одного виду актів цивільного стану в межах календарного року. Якщо протягом року записів одного виду недостатньо, то допускається об'єднання книг реєстрації актів за кілька років.

2.2. Перші примірники книг реєстрації актів цивільного стану, складені на території даного району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) рад, а також метричних книг зберігаються у районному (міському) відділі реєстрації актів цивільного стану.

Другі примірники книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг, складених на території України, області (міста), зберігаються у відділі реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

Книги реєстрації актів цивільного стану систематизуються і розкладаються в архівосховищах у хронологічному порядку за роками, у межах років - за видами (умовні знаки 1, 1 П, 2, 3, 4, 5, 6 П (додаток 1)), а метричні книги - за видами записів у хронологічному порядку.

2.3. Перші примірники актових записів цивільного стану разом з документами, які є підставою для реєстрації і надійшли через Міністерство закордонних справ України з дипломатичних представництв та консульських установ України, зберігаються у відділі реєстрації актів цивільного стану Київського міського, а другі примірники - у відділі реєстрації актів цивільного стану Київського обласного управлінь юстиції.

2.4. Перші примірники метричних книг полкових церков, кірх, костьолів, мечетей та синагог, складених на території даного району (міста), зберігаються у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, а другі - у відділах реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

2.5. Книги реєстрації актів цивільного стану в обов'язковому порядку беруться в оправу, з урахуванням вимог пунктів 5.1.20, 5.1.21 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. N 16 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 р. N 407/5598, і нумеруються простим м'яким олівцем у правому верхньому куті.

Кожна книга реєстрації актів цивільного стану починається відповідною титульною сторінкою.

Після титульної сторінки оформляється зміст книги. У змісті в алфавітному порядку зазначаються найменування районів, міст, виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, номери актових записів та аркуші книг, де містяться записи.

У кінці книги на окремому чистому аркуші робиться засвідчувальний напис, який підписується керівником відділу реєстрації актів цивільного стану або завідувачем архіву і скріплюється мастиковою печаткою. Після закінчення оформлення книги її заносять до журналу обліку книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг (фондової книги) (додаток 2).

Книга актів цивільного стану, у якій вміщені актові записи одного виду за кілька років, заноситься до журналу обліку книг реєстрації актів цивільного стану за останній рік складання.

Журнал обліку книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг прошивається та нумерується простим м'яким олівцем у правому верхньому куті. У кінці журналу на окремому чистому аркуші робиться засвідчувальний напис, який підписується керівником відділу реєстрації актів цивільного стану або завідувачем архіву і скріплюється мастиковою печаткою.

На корінці книги актів цивільного стану згори зазначаються умовний знак (додаток 1) виду актового запису цивільного стану, початкові та остаточні дати складання записів, номер книги за порядком відповідно до фондової книги, найменування районів, міст, районів у містах, у яких складені записи.

2.6. На всі види актових записів цивільного стану відділи реєстрації актів цивільного стану заводять алфавітні книги, а за наявності автоматизованої системи записи вводяться до комп'ютера.

Відомості про проведену відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції реєстрацію вносяться до алфавіту зразу ж після реєстрації акта цивільного стану, а про реєстрацію у виконавчих органах сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) радах - щомісяця при здачі відповідного звіту про проведену реєстрацію.

При цьому відомості про проведену реєстрацію одруження (розлучення) уносяться щодо обох з подружжя як на дошлюбне прізвище, так і на прізвище, обране після одруження (розлучення). Також до алфавітних книг уносяться відповідні доповнення, якщо у випадках, передбачених чинним законодавством, унесені зміни до актового запису в графі "Прізвище".

3.1. Книги реєстрації актів цивільного стану і метричні книги зберігаються у відділах реєстрації актів цивільного стану впродовж 75 років з часу їх складання.

Після закінчення 75 років перші примірники книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг передаються відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

Разом з книгами реєстрації актів цивільного стану та метричними книгами передаються довідково-пошукові матеріали до них (алфавітні книги, комп'ютерні бази даних).

Передача книг реєстрації актів цивільного стану і довідково-пошукових матеріалів до них (алфавітів) оформлюється актом (додаток 3), який засвідчується підписами керівників відділів реєстрації актів цивільного стану, що передають та приймають документи, та мастиковими печатками.

Відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції провадить звірку книг реєстрації актів цивільного стану шляхом порівняння (зіставляння) першого та другого примірників кожного актового запису цивільного стану.

Якщо перший примірник актового запису цивільного стану не містить виправлень та змін, які внесені до другого примірника актового запису цивільного стану у випадках, передбачених законодавством, то до першого примірника актового запису цивільного стану вносяться відповідні виправлення та зміни.

Запис про внесення виправлень чи змін у даному разі повинен містити, крім реквізитів документа, на підставі якого вони були внесені, також указівку про те, що виправлення чи зміни внесені до першого примірника актового запису цивільного стану при звірці з другим примірником актового запису цивільного стану. Проведений запис засвідчується підписом керівника відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та мастиковою печаткою.

Якщо в книгах реєстрації актів цивільного стану, складених з перших примірників актових записів цивільного стану, не вистачає актових записів цивільного стану або вони непоправно пошкоджені, то ці книги розшиваються та доповнюються актовими записами, яких не вистачає, а пошкоджені актові записи замінюються на ті записи, які краще збереглися. Необхідні для доповнення та заміни актові записи цивільного стану вилучаються з книг реєстрації актів цивільного стану, складених з других примірників актових записів цивільного стану.

На сторінці, що містить засвідчувальний напис щодо кількості прошитих, пронумерованих та скріплених печаткою аркушів у книзі реєстрації актів цивільного стану, проставляється відмітка про проведення звірки, яка засвідчується підписом керівника відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та мастиковою печаткою. Можливе здійснення такої відмітки шляхом проставляння відповідного штампа, який засвідчується аналогічним чином (додаток 4).

Якщо книга реєстрації актів цивільного стану була розшита з метою доповнення актовими записами, яких не вистачає, або заміни в ній пошкоджених актових записів, то вона знову прошивається, нумерується, засвідчується підписом керівника відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції та мастиковою печаткою.

Відмітка щодо проведення звірки в цьому разі повинна містити відомості про доповнення книги реєстрації актів цивільного стану актовими записами, яких не вистачало, та щодо заміни в ній пошкоджених актових записів цивільного стану і може бути проведена шляхом проставляння відповідного штампа, який засвідчується аналогічним чином (додаток 5).

3.2. Відділи реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції передають у державні архіви книги реєстрації актів цивільного стану та метричні книги за описом форми (додаток 6) та оформляють передачу актом за формою наведеною цими Умовами (додаток 7).

Разом з книгами реєстрації актів цивільного стану та метричними книгами до державних архівів передаються довідково-пошукові матеріали до них (алфавітні книги, комп'ютерні бази даних).

Описи документів постійного зберігання, які передаються до державних архівів, складаються щорічно в чотирьох примірниках на аркуші формату А4 (210х297), схвалюються експертною комісією (ЕК) відповідного управління юстиції та затверджуються керівником відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції.

Описи також подаються на розгляд експертно-перевірній комісії (ЕПК) відповідної державної архівної установи.

Описи метричних книг, що передаються до державного архіву, складаються окремо.

Описи документів, які постійно зберігаються у відділах реєстрації актів цивільного стану, складаються щорічно в чотирьох примірниках на аркуші формату А4 (210х297), схвалюються експертною комісією (ЕК) відповідного управління юстиції та затверджуються керівником відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції.

Можливе складання окремого опису книг реєстрації актів цивільного стану, складених з актових записів цивільного стану одного виду, що передаються до державного архіву.

Акт про передачу документів до державних архівів складається у двох примірниках на аркуші формату А4 (210х297).

Три примірники опису та один примірник акта залишаються в державних архівах, четвертий примірник опису разом з другим примірником акта повертаються у відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

3.3. Для передання та прийняття книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг утворюється комісія у складі не менше 3 осіб з представників:

відділу реєстрації актів цивільного стану, у якому зберігалися книги реєстрації актів цивільного стану, складені з перших примірників записів актів цивільного стану;

відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, який здійснює передачу до державного архіву книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг;

державного архіву.

Комісія перевіряє фізичний та санітарний стан книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг. Виявлені недоліки підлягають обов'язковому усуненню (дезінфекція, знепилення, реставрація і таке інше). Усунення провадиться відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

3.4. Після передання книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг до державних архівів другі примірники цих книг, які залишились у відділах реєстрації актів цивільного стану, а також пошкоджені перші примірники актових записів цивільного стану, які були замінені, підлягають знищенню.

Акт про відбір до знищення книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг затверджується керівником відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції.

Знищення провадиться шляхом спалення або подрібнення. При знищенні шляхом подрібнення паперова маса направляється для утилізації. Не допускається утилізація книг реєстрації актів цивільного стану та актових записів цивільного стану в цілому вигляді.

3.5. При зверненні громадян до відділу реєстрації актів цивільного стану з питання видачі повторного свідоцтва в тих випадках, коли актовий запис цивільного стану вже передано на зберігання до державного архіву, відділ реєстрації актів цивільного стану витребовує з державного архіву архівну довідку, на підставі якої виписує свідоцтво і видає його заявнику в установленому законодавством порядку. При цьому архівна довідка повинна містити всі дані, які наведені на лицьовому боці актового запису цивільного стану й потрібні для оформлення відповідного свідоцтва про реєстрацію акта цивільного стану.

3.6. При необхідності внесення змін, доповнень та виправлень в актові записи цивільного стану, які зберігаються в державних архівах, відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції надсилає повідомлення до державного обласного (міського) архіву або Центрального державного історичного архіву в м. Києві, який у 10-денний термін уносить зміни у відповідні метричні книги, та після цього готує архівну довідку з унесеними змінами, яку надсилає до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції. На підставі архівної довідки відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції видає повторне свідоцтво.

3.7. Документи (матеріали перевірок, висновки, рішення судів, заяви громадян), на підставі яких уносяться зміни, доповнення та виправлення в актові записи цивільного стану, а також поновлено втрачені записи в порядку, який затверджується Мін'юстом, зберігаються впродовж 10 років у відділі реєстрації актів цивільного стану, який вніс зміну, доповнення, виправлення або поновив актовий запис.

Документи (матеріали перевірок, висновки, рішення судів, заяви громадян), на підставі яких анульовано актовий запис, а також які отримані з районних, міських відділів реєстрації актів цивільного стану, у разі потреби внесення змін, доповнень та виправлень до актових записів цивільного стану, які передані до державних архівів, зберігаються впродовж 10 років у відділі реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

Після закінчення вказаного строку документи (матеріали та висновки, заяви громадян, рішення судів) знищуються в установленому законодавством порядку.

3.8. Документи, які накопичилися в процесі діяльності державних органів реєстрації актів цивільного стану, зберігаються відповідно до Переліку документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строком їх зберігання, який затверджується Міністерством юстиції України.

4.1. Для забезпечення збереження книг реєстрації актів цивільного стану, а також метричних книг і створення необхідних умов для роботи з ними відділу реєстрації актів цивільного стану виділяється спеціально обладнане для цього приміщення.

Архівосховища повинні бути ізольованими від інших приміщень і санітарнотехнічних комунікацій, відповідати нормам схоронності документів. Сховища книг реєстрації актів цивільного стану відокремлюються від робочих кімнат архівосховища. На вікнах першого поверху архівосховища встановлюються металеві грати.

Приміщення, виділені під архівосховища, повинні відповідати протипожежним нормам.

За відсутності спеціального приміщення для архівосховища у відділі реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського (міст обласного значення) управлінь юстиції книги реєстрації актів цивільного стану і метричні книги повинні зберігатися в металевих шафах.

4.2. Архівосховища обладнуються металевими стелажами, які встановлюються на відстані 45 см від стін; якщо торці стелажів торкаються стін, то встановлюються обмежувачі, які унеможливлюють укладення книг щільно до стін.

Відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа повинна бути не менше 20 см. Ширина основних проходів між стелажами може досягати 1 - 1,2 м, решти проходів - 70 - 80 см. Для зменшення впливу світла на архівні книги стелажі рекомендується встановлювати перпендикулярно до стін у простінках між віконними прорізами. Висота стелажа - 2,2 м, відстань між полицями - 40 см.

5.1. У приміщенні архівосховища встановлюється спеціальний режим зберігання, тобто певні технічні і санітарно-гігієнічні умови, які забезпечують найкраще збереження книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг, а також необхідні умови для роботи з ними.

5.2. В архівосховищах рекомендується підтримувати постійну температуру в межах від +17 до +19 градусів і відносну вологість повітря від 50 до 65%.

Для контролю за температурою і вологістю повітря в архівосховищі встановлюються термометри і гігрометри або психрометри, згідно з показаннями яких уживаються заходи до забезпечення нормальної температури і вологості повітря.

5.3. Для охорони архівосховища від пилу необхідно:

забезпечити максимальну герметичність архівосховища й обладнати вентиляційну систему протипиловими фільтрами;

періодично проводити знепилювання документів за допомогою пилососів і практикувати вологе прибирання підлоги не менш одного разу на тиждень;

для ретельної обробки приміщення архівосховища встановити один санітарний день на місяць.

5.4. В архівосховищах забороняється паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

5.5. Двері архівосховища в неробочий час зачиняються, опечатуються або пломбуються. Печатка або пломбір зберігаються у керівника відділу реєстрації актів цивільного стану або в співробітника, відповідального за архівосховище. Архівосховище відчиняється і зачиняється в їх присутності. Забезпечується зовнішня охорона архівосховища.

5.6. Вхід у приміщення архівосховища та ознайомлення із записами в книгах реєстрації актів цивільного стану та метричних книгах дозволяється тільки працівникам відділів реєстрації актів цивільного стану. Про наявність архівного фонду населення може дізнатися з довідково-інформаційного матеріалу.

5.7. У разі пожежі, повені чи іншого стихійного лиха, а також зловмисного проникнення в приміщення архіву сторонніх осіб складається відповідний акт з участю представника відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ, технічного нагляду, державного архіву тощо) і вживаються заходи щодо охорони матеріалів.

5.8. Забезпечення належних умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції покладається на відповідні управління юстиції.

1 - актовий запис про народження ;

1 П - поновлений актовий запис про народження;

2 - актовий запис про смерть;

3 - актовий запис про одруження;

4 - актовий запис про розірвання шлюбу;

5 - актовий запис про переміну прізвища, імені, по батькові;

6 П - поновлені актові записи цивільного стану (про смерть, одруження, розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові).

Примітки:

справа - книга реєстрації актів цивільного стану (метрична книга), алфавітні книги;

індекс справи - номер, який присвоюється книзі актових записів цивільного стану (метричній книзі) відповідно до виду актових записів цивільного стану та його порядкового номера;

заголовок справи - найменування книги актових записів цивільного стану (метричної книги).