МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
| N 60/5 від 21.11.2000 | Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2000 р. за N 846/5067 |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
21.11.2000 N 60/5 ( z0845-00 )
( Перелік діє до набрання чинності Сімейним кодексом України згідно з Наказом Міністерства юстиції N 4/5 від 17.01.2003 )( Перелік документів відділів реєстрації актів громадянського стану зі строками їх зберігання втрачає чинність з 01.01.2003 року на підставі Наказу Міністерства юстиції N 94/5 від 04.11.2002 )
| N статті | Найменування документів | Термін зберігання у відділі реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції | Термін зберігання у районному, районному в місті, міському (міст обласного значення) управлінні юстиції |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Керівництво та контроль | |||
| 1 | Копії нормативно-правових актів з питань діяльності органів реєстрації актів громадянського стану (постанов Верховної Ради України, указів Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, актів органів місцевого самоврядування та місцевих державних адміністрацій, які стосуються безпосередньої діяльності органів реєстрації актів громадянського стану) | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба |
| 2 | Листи (методичні рекомендації, роз'яснення тощо) Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба |
| 3 | Документи (огляди, інформації тощо) з питань реєстрації актів громадянського стану з іноземцями та особами без громадянства | Постійно | Постійно |
| 4 | Документи (довідки, доповідні записки тощо) перевірок роботи органів реєстрації актів громадянського стану | 5 років | 5 років |
| 5 | Документи (довідки, акти, службові записки) ревізій органів реєстрації актів громадянського стану, проведених фінансовими органами | 5 років | 5 років |
| 2. Організаційні питання | |||
| 6 | Положення про відділ реєстрації актів громадянського стану та розподіл обов'язків між працівниками відділу реєстрації актів громадянського стану | 3 роки після заміни новим | 3 роки після заміни новим |
| 7 | Плани роботи відділу реєстрації актів громадянського стану | 1 рік | 1 рік |
| 8 | Звіти про реєстрацію актів громадянського стану (форма 97, форма 97-А та додаток до неї) | 5 років | 5 років |
| 9 | Звіти про витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану | Постійно | Постійно |
| 10 | Документи (протоколи засідань, рішення тощо), пов'язані з організацією роботи кваліфікаційної комісії | 5 років | 5 років |
| 11 | Документи (навчальні програми, плани, довідки, відомості тощо) про підвищення ділової кваліфікації працівників відділів реєстрації актів громадянського стану та посадових осіб виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад | 5 років | 5 років |
| 12 | Документи (положення, перелік, тарифи та інші), пов'язані з організацією роботи щодо надання працівниками відділів реєстрації актів громадянського стану додаткових платних послуг правового та технічного характеру | До заміни новими | До заміни новими |
| 13 | Документи (виступи, статті, доповіді тощо) щодо правової пропаганди серед населення | 3 роки | 3 роки |
| 14 | Документи (огляди, інформації, довідки тощо) узагальнення практики роботи органів реєстрації актів громадянського стану | 3 роки | 3 роки |
| 15 | Номенклатура справ відділу реєстрації актів громадянського стану | До заміни новою | До заміни новою |
| 16 | Журнал особистого прийому громадян керівником відділу реєстрації актів громадянського стану | 5 років | 5 років |
| 17 | Журнал обліку звернень громадян, що надійшли до відділу відповідно до Закону України "Про звернення громадян" | 5 років | 5 років |
| 18 | Звернення громадян, що надійшли до відділу реєстрації актів громадянського стану відповідно до Закону України "Про звернен- ня громадян": | ||
| а) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі органів реєстрації актів громадянського стану, усунення недоліків та зловживань, | Постійно | 10 років | |
| б) особистого та другорядного характеру | 5 років | 5 років | |
| 3. Реєстрація актів громадянського стану | |||
| 19 | Книги реєстрації актів про народження (у тому числі поновлених записів) | 75 років | 75 років |
| 20 | Медичні довідки та списки про народження дітей, заяви про реєстрацію народження дитини | - | 3 роки |
| 21 | Заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, про внесення відомостей про батька до запису акта про народження дитини | - | 3 роки |
| 22 | Акти, протоколи, довідки, що представлені у зв'язку з реєстрацією знайденої дитини | - | 20 років |
| 23 | Копії рішень органів опіки та піклування з питань присвоєння або зміни дитині прізвища або імені | - | 3 роки |
| 24 | Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв'язку з народженням дитини | - | 3 роки |
| 25 | Корінці довідок про реєстрацію народження дитини до органів соціального захисту | - | 3 роки |
| 26 | Книги реєстрації актів про смерть | 75 років | 75 років |
| 27 | Документи (лікарське свідоцтво, висновок та інші), які є підставою для реєстрації смерті, а також списки дітей, померлих у віці до одного року | - | 3 роки |
| 28 | Копії рішень судів про оголошення громадянина померлим, встановлення факту смерті або реєстрації смерті | - | 3 роки |
| 29 | Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв'язку зі смертю | - | 3 роки |
| 30 | Книги реєстрації актів про одруження | 75 років | 75 років |
| 31 | Заяви громадян про одруження, а також документи, необхідні для реєстрації шлюбу з іноземцями та особами без громадянства | - | 3 роки |
| 32 | Заяви осіб, які не з'явилися на реєстрацію шлюбу | - | 3 роки |
| 33 | Журнал обліку заяв про одруження | - | 3 роки |
| 34 | Книги реєстрації актів про розірвання шлюбу | 75 років | 75 років |
| 35 | Заяви громадян про розірвання шлюбу та документи, пов'язані з цією реєстрацією (копії рішень судів (витягів з рішень) про розірвання шлюбу, про визнання громадян безвісно відсутніми, недієздатними, а також копії вироків суду (виписки з вироків) про засудження громадян до позбавлення волі на строк не менше трьох років, квитанції про сплату держмита тощо) | - | 3 роки |
| 36 | Заяви осіб, які не з'явилися на реєстрацію розірвання шлюбу | - | 3 роки |
| 37 | Журнал обліку заяв про розірвання шлюбу | - | 3 роки |
| 38 | Заяви подружжя про поновлення шлюбу у випадку, коли з'явився один з подружжя, визнаний раніше судом безвісно відсутнім, та копія рішення (ухвали) суду про скасування такого рішення | - | 3 роки |
| 39 | Повідомлення про реєстрацію розірвання шлюбу, проведену іншими відділами реєстрації актів громадянського стану | 1 рік | - |
| 40 | Книги реєстрації актів про встановлення батьківства | 75 років | 75 років |
| 41 | Заяви про встановлення батьківства та документи, пов'язані з проведенням цієї реєстрації | - | 20 років |
| 42 | Журнал реєстрації заяв про реєстрацію встановлення батьківства | - | 3 роки |
| 43 | Книги реєстрації актів про переміну прізвища, імені та по батькові | 75 років | 75 років |
| 44 | Журнали обліку заяв громадян про переміну прізвища, імені, по батькові | - | 10 років |
| 45 | Матеріали про переміну прізвища, імені, по батькові (заява, копії свідоцтв, записів актів, висновок, повідомлення про внесення змін та інші) | - | 10 років |
| 46 | Книги реєстрації поновлених актів громадянського стану | 75 років | 75 років |
| 47 | Копії рішень судів про встановлення фактів реєстрації актів громадянського стану | - | 5 років |
| 48 | Копії рішень судів про усиновлення, про скасування усиновлення або визнання його недійсним | - | 5 років |
| 49 | Повідомлення про внесення змін до записів актів про народження у зв'язку з усиновленням | 5 років | - |
| 50 | Повідомлення про внесення змін, доповнень та виправлень до записів актів громадянського стану, отримані від інших відділів реєстрації актів громадянського стану | 3 роки | - |
| 51 | Алфавітні журнали до книг реєстрації актів громадянського стану | 75 років | 75 років |
| 52 | Журнали обліку заяв про внесення змін, доповнень та виправлень до записів актів громадянського стану | - | 5 років |
| 53 | Матеріали про внесення змін, доповнень та виправлень до записів актів громадянського стану | - | 5 років |
| 54 | Журнали обліку заяв про поновлення втрачених записів актів громадянського стану, у тому числі про реєстрацію народження з пропуском установленого строку | - | 5 років |
| 55 | Документи про поновлення втрачених записів актів громадянського стану (заяви, повідомлення про відсутність записів актів, копії свідоцтв, висновок та інші) і матеріали перевірок за заявами про реєстрацію народження з пропуском установленого строку | - | 5 років |
| 56 | Журнали обліку заяв про анулювання записів актів громадянського стану | 1 рік | 1 рік |
| 57 | Матеріали про анулювання записів актів громадянського стану, у тому числі рішення судів | 10 років | 10 років |
| 58 | Заяви громадян про видачу повторних свідоцтв, довідок про реєстрацію актів громадянського стану та запити установ, організацій та підприємств про видачу копій записів актів громадянського стану | 1 рік | 1 рік |
| 59 | Журнал обліку та видачі довідок про проведену реєстрацію акта громадянського стану | 1 рік | 1 рік |
| 60 | Журнал обліку виданих громадянам України та особам без громадянства довідок про сімейний стан для подальшого їх використання за кордоном | 3 роки | 3 роки |
| 61 | Свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану, що надійшли з інших органів реєстрації актів громадянського стану і не були вручені заявникам | 1 рік | 1 рік |
| 62 | Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану | Постійно | Постійно |
| 63 | Книги обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу реєстрації актів громадянського стану працівникам відділу | Постійно | Постійно |
| 64 | Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану за видами | Постійно | Постійно |
| 65 | Книги особових рахунків з обліку бланків свідоцтв | Постійно | Постійно |
| 66 | Книги обліку бланків свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів громадянського стану для вручення громадянам | Постійно | Постійно |
| 4. Діловодство та архів | |||
| 67 | Книги обліку поштових витрат, квитанції на відправку рекомендованої кореспонденції | 1 рік | 1 рік |
| 68 | Справа архівного фонду, описи документів | Постійно | Постійно |
| 69 | Довідки обласного державного архіву про підтвердження або відсутність проведеної реєстрації акта громадянського стану, на підставі яких видаються повторні свідоцтва | 10 років | 10 років |
| 70 | Копії повідомлень, надісланих обласними управліннями юстиції до державних архівів про видачу повторних свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану | 3 роки | 3 роки |
| 71 | Акти про прийняття бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану | Постійно | Постійно |
| 72 | Акти про знищення бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану | Постійно | Постійно |
| 73 | Акти приймання-передавання документів та матеріальних цінностей відділу реєстрації актів громадянського стану у зв'язку зі зміною кадрів | Постійно | Постійно |
| 74 | Журнали реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції | 3 роки | 3 роки |
| 75 | Акти про знищення других примірників книг реєстрації актів громадянського стану у зв'язку з передачею перших примірників до державного архіву | Постійно | Постійно |
| 76 | Акти про передачу на зберігання до державного архіву книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг | Постійно | Постійно |
| Директор Департаменту у справах цивільного стану громадян | В.В.Кунда |